Categoria: Time management

Gestire clienti multipli senza perdere deadline

Sapere gestire clienti multipli è una sfida quotidiana. Senza strumenti adeguati, rischi di compromettere rapporti con la clientela, perdere clienti attuali e non riuscire a valorizzare prodotti o servizi.

Esploriamo come ottimizzare la gestione dei clienti sfruttando le migliori pratiche del customer relationship management e i vantaggi di Twproject.

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Gestione dei clienti: le fondamenta per una gestione efficace

Prima di addentrarci nelle funzionalità di Twproject, è fondamentale riconoscere che la tecnologia è un facilitatore.

Alla base di una gestione clienti efficace e del rispetto delle scadenze ci sono principi e abitudini che ogni professionista e team dovrebbe adottare. Queste strategie generali di gestione creano il terreno fertile su cui qualsiasi strumento potrà prosperare.

Uno dei maggiori generatori di ritardi e insoddisfazione è la mancanza di chiarezza fin dall’inizio.

Per questo, ogni progetto dovrebbe iniziare con un contratto o una proposta chiara che delinei con precisione lo scopo del lavoro, ciò che sarà consegnato, le scadenze chiave e le modalità di revisione.

Questo approccio riduce drasticamente le possibilità di richieste aggiuntive fuori ambito e di malintesi. Inoltre, è cruciale stabilire fin da subito come e quando avverranno le comunicazioni: se via email, tramite una piattaforma dedicata o con riunioni settimanali, definire questo in anticipo eviterà la frammentazione delle informazioni e le attese inattese.

Mantenere i clienti informati è tanto importante quanto fare il lavoro. Non aspettate che il cliente chieda aggiornamenti; inviate comunicazioni proattive sullo stato di avanzamento, anche se brevi.

Questo non solo rassicura il cliente ma dimostra anche la vostra professionalità e il controllo che avete sul progetto. Se si verifica un ritardo o un problema, la trasparenza è la chiave: comunicatelo immediatamente, spiegando la situazione, le cause e, soprattutto, la soluzione proposta o le nuove tempistiche. Una comunicazione onesta e tempestiva costruisce una fiducia solida e duratura.

Con più progetti in ballo, la capacità di prioritizzare è vitale. Uno strumento utile è la Matrice di Eisenhower, un semplice sistema per classificare i compiti in base a “urgente/non urgente” e “importante/non importante”.

Eisenhower

Questo ti aiuterà a identificare cosa richiede attenzione immediata e cosa può essere pianificato o delegato. Ricorda inoltre di suddividere i grandi progetti in task più piccoli e gestibili, assegnando a ciascuno una mini-scadenza; questo rende il progresso più tangibile e facile da monitorare.

3 suggerimenti per gestire clienti multipli

1. Centralizza la gestione delle relazioni su ogni cliente

Nel lavoro quotidiano, le informazioni su ogni cliente tendono a disperdersi: email in una casella, appuntamenti in un calendario personale, note in fogli Excel e feedback nei canali di chat. Questo caos informativo ostacola la continuità, indebolisce i rapporti con la clientela e rende difficile offrire un’esperienza coerente sia ai clienti attuali che ai nuovi clienti.

Per questo, la gestione dei clienti deve partire da un approccio centralizzato. Avere tutto lo storico delle interazioni, dei documenti e delle decisioni in un unico punto consente di costruire relazioni più solide e tempestive.

Con Twproject, invece, puoi usare il project management come un vero software CRM, centralizzando l’intero processo di relazione:

  • Salvataggio dei lead: ogni nuovo contatto, ad esempio “Mario Rossi di XX SPA”, può essere immediatamente inserito come risorsa senza licenza attiva. In questo modo, puoi memorizzare dati essenziali (nome, azienda, note personali) senza limiti.
  • Fase di contatto e To‑Do dedicati: da quel momento, crei un To‑Do come promemoria (es. richiamare Mario Rossi tra una settimana), collegato direttamente alla risorsa. Puoi allegare documenti, commentare con @team e assegnare la responsabilità a un collega, ricevendo una notifica alla scadenza.
  • Monitoring via Gantt CRM: la fase di prevendita diventa un progetto tracciabile. Grazie al Gantt interattivo, puoi aggiungere fasi, sottofasi, dipendenze e monitorare tempistiche, budget e avanzamento fin da subito.
  • Conversione automatica in progetto operativo: quando il lead diventa cliente, il progetto di prevendita può essere convertito in un progetto operativo mantenendo tutta la cronologia, costi e ore già registrate.

Benefici concreti:

  • Centralizzazione delle interazioni: tutte le email, i documenti, i commenti e le attività sono collegate direttamente alla risorsa; migliora la coerenza e favorisce i rapporti con la clientela.
  • Storico completo del cliente: ogni decisione, to‑do o feedback è accessibile con un click, aumentando la qualità della gestione delle relazioni.
  • Efficienza senza soluzione di continuità: passaggio fluido da lead a progetto operativo, senza perdite di informazioni o duplicazione di dati.

2. Pianifica attività commerciali e timeline con precisione

Per chi deve gestire clienti multipli, la precisione nella pianificazione è tutto. Quando si lavora su progetti diversi con clienti attuali o nuovi clienti, anche un piccolo ritardo può compromettere i rapporti con la clientela o far perdere opportunità di business.

Twproject ti permette di gestire la pianificazione con estrema accuratezza, trasformando la tua pipeline commerciale in un flusso di lavoro strutturato, tracciabile e collaborativo.

Pianificazione dettagliata delle attività con dipendenze e milestone nel diagramma di gantt di Twproject

 Ecco come Twproject può aiutarti nella pianificazione:

  • Gantt e Kanban interattivi: puoi costruire una timeline visiva per ogni cliente e/o progetto, con task, sotto-task e milestone ben definite. Il Gantt è dinamico, quindi ogni cambiamento in un’attività aggiorna automaticamente le dipendenze collegate.
  • Gestione delle risorse e carichi di lavoro: il sistema calcola la disponibilità di ogni risorsa, aiutandoti ad assegnare i task giusti alle persone giuste, evitando sovraccarichi o rallentamenti nelle fasi più critiche.
  • To-Do commerciali personalizzati: puoi creare attività per l’intero ciclo di vendita, dalla prima call alla firma del contratto, fino al post-vendita. Ogni attività è tracciabile per tempo speso, esito e follow-up, rendendo la gestione dei clienti una procedura replicabile e misurabile.
  • Scadenze e notifiche automatiche: Twproject invia promemoria e alert per evitare che qualcosa vada dimenticato. Questo può portare a una drastica riduzione dei ritardi e a una migliore reattività verso i propri clienti.

Con Twproject, la gestione del tempo e delle attività commerciali non è più un processo “creativo”, ma una strategia precisa e scalabile. Questo può essere il vantaggio competitivo decisivo per chi deve gestire clienti in contemporanea, evitando errori, ritardi e inefficienze.

3. Usa strumenti scalabili per la gestione dei clienti

Quando il tuo portafoglio cresce e aumentano nuovi clienti, serve un sistema flessibile, intuitivo e capace di scalare. Twproject è una piattaforma che può aiutarti a gestire da piccole a grandi realtà mantenendo ordine, visibilità e controllo.

Ecco perché Twproject risulta scalabile nella gestione dei clienti:

  • Gestione simultanea di molteplici progetti: puoi avviare campagne o commesse diverse per propri clienti (marketing, IT, consulenza) senza perdere traccia di budget, tempi e risorse.
  • Dashboard e report dinamici: crea viste personalizzate per monitorare ore lavorate, avanzamento, costi e redditività per ogni cliente. Questo facilita la presa di decisioni strategiche .
  • Allocazione risorse intelligente: grazie alla gestione carichi e disponibilità, Twproject ti mostra chi è libero o sovraccarico, permettendo di ottimizzare il team sulle attività commerciali e operative.
  • Supporto metodologie multiple: che tu preferisca Gantt, Kanban o approcci Agile, Twproject si adatta al tuo workflow senza richiedere piattaforme esterne.
  • Crescita senza costi nascosti: è possibile aggiungere risorse non licenziate (lead, contatti) per gestire il CRM, senza incidere su costi di licenza.

Concludendo, saper gestire clienti multipli significa:

  • organizzare flussi
  • strutturare processi
  • adottare un software CRM o una piattaforma come Twproject che rende intelligente la gestione dei clienti.

Twproject può aiutarti a trasformare la complessità in opportunità, semplificando la gestione delle relazioni, evitando ritardi e migliorando l’efficienza.

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Gestione dei tempi di progetto: 5 strategie per rispettare le scadenze

Nel processo di gestione del progetto, il tempo è una risorsa preziosa quanto il budget o le competenze tecniche. Rispettare le scadenze è una delle sfide più critiche del project management moderno.

Che si tratti di progetti IT, di marketing o ingegneristici, il rispetto dei tempi previsti incide direttamente sulla qualità dei risultati e sulla soddisfazione del cliente.

Vediamo 5 strategie efficaci per una gestione dei tempi di progetto davvero puntuale e sostenibile.

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5 strategie per rispettare le scadenze nella gestione dei tempi di progetto

1. Inizia con una pianificazione dettagliata

Il primo passo per rispettare le scadenze è costruire una pianificazione del progetto robusta e strutturata. Questo non significa solo elencare le attività da svolgere, ma comprenderne a fondo contenuto, dipendenze e priorità.

Ogni progetto deve essere scomposto in ogni attività che lo compone, stimando per ciascuna:

  • la durata prevista,
  • le risorse coinvolte,
  • i vincoli temporali o tecnici.

Una pianificazione efficace può essere realizzata attraverso la struttura di ripartizione del lavoro (Work Breakdown Structure), che consente di frammentare il progetto in unità più piccole, controllabili e assegnabili. Questo approccio migliora la chiarezza, facilita la comunicazione con i membri del team e rende più semplice l’identificazione di eventuali colli di bottiglia.

A supporto di questa struttura, strumenti visivi come il diagramma di Gantt sono fondamentali: rappresentano graficamente la sequenza temporale delle attività, le dipendenze tra di esse e i punti critici.

In Twproject il Gantt è interattivo e dinamico: modificando un’attività, si aggiornano automaticamente tutte le dipendenze, rendendo il piano di progetto sempre allineato alla realtà.

gantt chart project software management twproject

Infine, prendi in considerazione anche i margini di sicurezza e le fasi di revisione: la gestione dei progetti non è un processo statico, ma un equilibrio costante tra pianificazione e adattamento.

Una pianificazione del progetto ben fatta può essere la differenza tra un progetto che rispetta i tempi previsti e uno che deraglia già nelle prime fasi. Per questo, dedicare tempo e attenzione a questo passaggio iniziale deve essere una priorità assoluta.

2. Coinvolgi attivamente il team

Nel processo di gestione del progetto, nulla funziona senza il coinvolgimento dei membri del team. Coinvolgerli nella fase di pianificazione del progetto aumenta l’accuratezza delle stime e l’adesione agli obiettivi.

Le responsabilità devono essere chiare e condivise. Le attività possono essere distribuite in base a competenze e disponibilità, evitando sovraccarichi che causano ritardi.

3. Monitora l’avanzamento in tempo reale

Una volta definito il piano di progetto, il lavoro non è finito: inizia la fase più delicata del processo di gestione del progetto: il monitoraggio.

Anche la migliore pianificazione del progetto può incontrare imprevisti, per questo è essenziale monitorare lo stato di avanzamento con continuità.

Twproject offre funzionalità avanzate per il controllo in tempo reale: dashboard personalizzabili, diagrammi di Gantt dinamici e notifiche che permettono di seguire l’evoluzione del progetto giorno per giorno. Grazie a questi strumenti, eventuali colli di bottiglia possono essere identificati e risolti prima che compromettano i tempi previsti.

Un elemento chiave è il confronto tra dati pianificati ed effettivi: sapere se un’attività deve essere già completata o è in ritardo può essere decisivo per agire tempestivamente. Questo tipo di controllo continuo aumenta la reattività del team e consente al project manager di prendere decisioni informate e rapide.

Inoltre, la trasparenza sulle attività in corso migliora la collaborazione tra i membri del team, che possono visualizzare in tempo reale il contributo proprio e altrui all’interno del ciclo di vita del progetto. Questo allineamento operativo riduce incomprensioni, migliora la comunicazione e mantiene alta la motivazione.

Infine, prendi in considerazione la possibilità di impostare alert automatici per quando le attività superano le soglie temporali o di budget: anche questi strumenti possono essere parte integrante di un sistema di gestione dei progetti veramente proattivo.

4. Assegna correttamente le risorse

Una gestione dei progetti efficace passa anche (e soprattutto) attraverso una corretta allocazione delle risorse necessarie. Un piano di progetto realistico deve essere costruito considerando attentamente chi farà cosa, con quali strumenti e in quali condizioni operative.

Le risorse possono essere di natura diversa:

  • Umane, ovvero i membri del team che eseguono le attività;
  • Materiali, come attrezzature, software o materiali di consumo;
  • Finanziarie, ossia il budget disponibile per ogni fase del progetto.

Attribuire le risorse in modo arbitrario o troppo ottimistico può essere fatale: porta a sovraccarichi di lavoro, rallentamenti, stress per il team e, inevitabilmente, a un mancato rispetto dei tempi previsti.

Per questo, è fondamentale prendere in considerazione:

  • la reale disponibilità delle persone (inclusi permessi, ferie o altri impegni)
  • eventuali picchi di lavoro stagionali o ciclici
  • le criticità ricorrenti emerse da progetti passati.

Twproject supporta la gestione dei progetti anche da questo punto di vista: offre una panoramica chiara delle risorse impegnate, libere o in conflitto. Grazie a viste interattive e filtri dinamici, puoi sapere in ogni momento se una risorsa è sotto-utilizzata o sovraccarica, evitando colli di bottiglia prima ancora che si formino.

Un altro elemento chiave è il legame tra struttura di ripartizione del lavoro e allocazione risorse: suddividere correttamente ogni attività consente di attribuirla alla persona o al team più adatto, ottimizzando il rendimento e minimizzando i tempi.

Infine, ricorda che una buona allocazione deve essere anche flessibile. Durante il ciclo di vita del progetto, potrebbero emergere nuove esigenze o cambiamenti nel carico di lavoro. Un sistema come Twproject può essere lo strumento ideale per aggiornare in tempo reale la distribuzione delle risorse, mantenendo sempre il controllo del progetto.

5. Adatta il piano durante il ciclo di vita

Nel processo di gestione del progetto, l’adattabilità è tanto importante quanto la precisione iniziale. Il ciclo di vita del progetto deve essere considerato come un flusso dinamico, in continua evoluzione, piuttosto che come una sequenza rigida di fasi predefinite.

Anche la migliore pianificazione del progetto, supportata da un ottimo diagramma di Gantt e da una solida struttura di ripartizione del lavoro, può essere messa alla prova da fattori imprevisti: cambi nelle priorità aziendali, assenze improvvise, difficoltà tecniche o modifiche nei requisiti del cliente.

In questi casi, il piano di progetto deve essere rivisto in modo agile. Ignorare i ritardi o forzare il piano originale porta solo a un effetto domino che compromette l’intero progetto. La soluzione? Intervenire subito per riorganizzare ogni attività interessata, valutando le nuove dipendenze, le risorse necessarie e i tempi previsti aggiornati.

Strumenti come Twproject offrono la flessibilità necessaria per farlo in tempo reale. Grazie alla gestione visiva delle attività, puoi monitorare lo stato di avanzamento e adattare rapidamente il percorso, coinvolgendo i membri del team e ridistribuendo le responsabilità senza perdere di vista l’obiettivo finale.

Prendi in considerazione anche il valore del feedback continuo. Rivedere il piano sulla base delle informazioni raccolte lungo il percorso non solo migliora l’esecuzione corrente, ma contribuisce anche ad affinare le metodologie future all’interno della tua strategia di gestione dei progetti.

L’adattamento non è un segno di errore, ma di maturità progettuale: la capacità di correggere la rotta è ciò che distingue un team flessibile ed efficiente da uno rigido e inefficace.

Rispettare le scadenze non è solo una questione di puntualità, ma un indice di qualità nella gestione dei progetti. Investire in una solida pianificazione del progetto, coinvolgere i membri del team, monitorare lo stato di avanzamento e adattarsi durante il ciclo di vita del progetto sono azioni che fanno la differenza. Con strumenti come Twproject, ogni attività può essere gestita in modo integrato e flessibile, garantendo il rispetto dei tempi previsti e la soddisfazione degli stakeholder.

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I migliori software di monitoraggio dei tempi di lavoro del 2025

Sei alla ricerca di un software che ti aiuti nella gestione e monitoraggio dei tempi di lavoro del tuo team? Ecco una lista che fa al caso tuo.

Il monitoraggio del tempo è la principale risorsa strategica nella gestione di qualsiasi progetto.

Tuttavia, il time management non è mai una sfida semplice, né nella vita quotidiana né nel contesto aziendale.

Per i project manager e i team leader, la capacità di monitorare non solo il proprio tempo, ma anche quello delle risorse coinvolte nei vari task e deliverable, è essenziale. Un approccio strutturato alla gestione del tempo permette di ottimizzare i processi, migliorare il workflow e ridurre i colli di bottiglia operativi.

I benefici di un efficace monitoraggio dei tempi di lavoro sono molteplici:

  • Aumento della produttività grazie alla riduzione del time waste e alla corretta allocazione delle risorse.
  • Rispetto delle milestone e delle deadline, evitando slittamenti e garantendo un project delivery puntuale.
  • Maggiore consapevolezza del valore delle attività, facilitando il resource management e la prioritizzazione dei task.
  • Pianificazione più accurata, con stime dei tempi di esecuzione basate su dati reali e non su supposizioni.
  • Migliore collaborazione e accountability, assicurando trasparenza sulle responsabilità e sulle performance del team.

E se questi vantaggi non bastano, considera che una gestione efficace del tempo è il pilastro fondamentale di qualsiasi metodologia di project management, dal Waterfall all’Agile, fino al Kanban o allo Scrum.

In definitiva, il controllo delle tempistiche non è solo un’attività operativa, ma un vero e proprio asset strategico per garantire il successo e la sostenibilità di qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione o settore.

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Tuttavia il monitoraggio dei tempi di progetto presenta una sfida critica: la costanza.

Spesso, la mancanza di un framework strutturato porta all’adozione di strumenti inadeguati o di soluzioni frammentarie, compromettendo l’efficacia del workflow management.

Per un monitoraggio dei tempi di lavoro efficace, è fondamentale che tutto il team si impegni nella registrazione accurata dei tempi, integrandola nei processi quotidiani senza impattare negativamente sulle operazioni.

L’analisi regolare dei dati raccolti consente di individuare inefficienze e migliorare la pianificazione, mentre la capacità di adattarsi e modificare la strategia, quando necessario, permette di ottimizzare il metodo di lavoro e massimizzare la produttività.

Un software di time management non è solo uno strumento di registrazione, ma un vero alleato del project manager. Oltre a tracciare il tempo, fornisce insight strategici per l’allocazione delle risorse e di conseguenza la fattibilità tecnica dei progetti.

Tuttavia, non tutti i software funzionano allo stesso modo: sperimentarne diversi è essenziale per individuare quello che meglio si adatta alle esigenze specifiche del team e della metodologia adottata.

Le diverse tipologie dei software di monitoraggio dei tempi

Le piattaforme per il monitoraggio delle tempistiche e la creazione dei timesheet si distinguono principalmente in due categorie: da un lato, esistono strumenti basilari che consentono esclusivamente la registrazione del tempo impiegato nelle attività; dall’altro, ci sono soluzioni più avanzate che integrano il tracciamento delle ore di lavoro con funzionalità di project management, come la pianificazione delle attività, l’allocazione delle risorse e l’analisi delle performance.

La scelta ideale è quella di adottare un software di time management che si integri con strumenti di project planning, così da ottenere una visione completa dell’andamento dei progetti.

Questo approccio permette di coinvolgere tutte le parti interessate e di trasformare la gestione dei tempi in un tassello fondamentale per l’ottimizzazione del workflow complessivo.

Un caso concreto? L’utilizzo dei timesheet storici per stimare con precisione i costi delle attività future e definire in modo accurato il budget di progetto.

La classifica dei software di monitoraggio dei tempi del 2025

Quali sono dunque gli strumenti che rispondono all’esigenza di combinare il monitoraggio dei tempi con altri aspetti di gestione dei progetti? Quali hanno inoltre un’altra caratteristica vantaggiosa, ossia la flessibilità?

Abbiamo provato diversi dei software più rinomati sul mercato, focalizzati sulla registrazione e il monitoraggio dei tempi di lavoro nei progetti, e abbiamo creato una classifica basata sulle loro performance.

1. Twproject

Twproject, software di monitoraggio dei tempi di lavoro

Twproject è uno strumento che si distingue per la sua flessibilità nella gestione dei timesheet, offrendo diverse modalità di registrazione per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni utente.

La piattaforma consente di monitorare continuamente i worklog in tempo reale, identificando eventuali scostamenti rispetto ai tempi pianificati e permettendo di apportare modifiche in modo rapido.

I dati registrati sono facilmente esportabili, consentendo di selezionare informazioni per persona, progetto, cliente, date e altro, per una gestione dettagliata.

Questi dati si integrano perfettamente con ogni fase del ciclo di vita del progetto in Twproject, dalla pianificazione all’esecuzione, fino alla fase finale di fatturazione dei lavori svolti.

Inoltre, Twproject dispone di un sistema di notifiche che aiuta a ricordare di registrare i propri worklog, garantendo che nessuna informazione venga trascurata.

Caratteristiche principali:

  • Modalità di registrazione: Inserisci le ore con fogli presenza, cronometro o ToDo assegnati.
  • Accesso alla registrazione: Registra worklog da qualsiasi pagina, inclusi dashboard, progetti, fasi e ToDo.
  • Calendario: Personalizzabile per intervalli settimanali, bisettimanali o mensili, integrato con i timesheet.
  • ToDo: Facile da usare, consente l’inserimento manuale o con timer delle ore per ogni attività.
  • Costi: Budgeting automatico con ore di lavoro sulle fasi della WBS, confronto tra lavoro stimato e svolto.
  • Ricavi: Differenzia tra ricavi stimati e fatturati, consente il salvataggio dei documenti di fatturazione.
  • Gestione dei worklog: Visualizzazione e approvazione dei worklog da parte del project manager.
  • Carico di lavoro: Pianificazione anticipata in base ai worklog, disponibilità e assenze, con rimodulazione delle assegnazioni.
  • Pianificazione progetti: Le ore lavorate contribuiscono alla pianificazione per progetti simili. Dettaglia le fasi del progetto e le attività assegnate.
  • Gantt interattivo: Pianifica fasi, scadenze e milestone tramite diagramma di Gantt.
  • Statistiche: Grafici sui worklog inseriti, correlati ai costi e visibili in qualsiasi momento del progetto.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è la piattaforma collaborativa ideale, integrando il monitoraggio dei tempi in un contesto più ampio. Offre ai manager il controllo su budget, carico di lavoro, statistiche, e permette ai lavoratori di monitorare costantemente l’uso del loro tempo. Si adatta perfettamente a qualsiasi team.

Contro: Nessun contro, solo vantaggi!

Il software collaborativo più completo e flessibile per il monitoraggio dei tempi di lavoro: si adatta a ogni esigenza e combina gestione tempistiche e progetti.

2. Toggl

Toggl è un software di monitoraggio dei tempi adatta per chi cerca una gestione del tempo agile ma efficace.

Il suo obiettivo principale è fornire una visione delle ore lavorate su vari progetti, aiutando le aziende a comprendere meglio la distribuzione delle risorse e a ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro.

Questo strumento è molto apprezzato per la sua interfaccia pulita, ma può risultare un po’ complesso per chi è alle prime armi, specialmente se non si è già abituati all’uso di software per il time tracking.

In particolare, Toggl offre una panoramica dettagliata delle attività svolte e un sistema di report avanzato che facilita l’analisi della produttività e l’identificazione delle aree di miglioramento.

Caratteristiche principali:

  • Timer semplice per il tracking delle ore
  • Report personalizzati per analizzare l’uso delle risorse
  • Integrazioni con altre piattaforme di project management (come Trello e Asana)
  • Pianificazione visiva con una dashboard chiara
  • Esportazione dei dati per analisi esterne

Prezzo: A partire da 9 $ utente / mese.

Pro: Toggl è ideale per team e freelancer che cercano una soluzione semplice e veloce per il monitoraggio dei tempi. La sua dashboard ben progettata offre una chiara visione del tempo impiegato in ogni attività, facilitando l’ottimizzazione delle risorse.

Contro: Sebbene l’interfaccia sia buona, l’esperienza di navigazione potrebbe risultare un po’ lenta in alcune funzioni. Inoltre, manca di strumenti avanzati per la pianificazione futura dei progetti.

Uno strumento utile per chi cerca una gestione snella dei tempi, ma che potrebbe richiedere un po’ di esperienza per sfruttarne appieno le potenzialità.

3. Timey App

Timey

Timey App è una piattaforma disponibile sia come app web che mobile, pensata per il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in modo collaborativo.

Progettata per supportare sia singoli utenti che team, permette di tenere traccia del tempo impiegato su varie attività e progetti, oltre a facilitare l’organizzazione e la gestione efficiente delle attività. Tuttavia, potrebbe risultare un po’ limitata in termini di funzionalità avanzate per team più grandi o con esigenze particolarmente complesse.

Caratteristiche principali:

  • Monitoraggio tempi: registra facilmente ingressi, uscite e pause per una gestione precisa del lavoro.
  • Gestione progetti Kanban: visualizza e sposta i progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
  • Panoramica progetto: centralizza tutte le informazioni del progetto, monitorando attività, orari e traguardi.
  • Pianificazione ferie: gestisci le richieste di ferie, permessi e malattia del team.
  • Fatturazione: crea e invia fatture, monitora pagamenti e aggiungi sconti o tasse.

Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.

Pro: Timey rende facile il monitoraggio del tempo, migliorando l’efficienza per singoli utenti e team. La sua interfaccia semplice e la compatibilità mobile garantiscono un processo fluido e preciso.

Contro: Pur essendo uno strumento valido, potrebbe richiedere un po’ di tempo per chi è alle prime armi con questo tipo di software. Per sfruttarlo al meglio, potrebbero essere utili tutorial o sessioni di formazione.

Una soluzione software per aziende o professionisti esperti che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.

4. Clockify

clockify

Clockify è un’applicazione per il monitoraggio del tempo e la creazione di timesheet, che consente di gestire e rendere fatturabili le ore lavorate su diversi progetti. È uno strumento utile per singoli utenti e team che desiderano ottimizzare la gestione del tempo e ottenere report dettagliati sulle prestazioni.

Offre funzionalità aggiuntive come l’integrazione con i calendari, la gestione delle ferie, e la possibilità di monitorare i movimenti degli utenti sul territorio. Con il suo sistema di report personalizzabili, permette di raccogliere e analizzare i dati relativi al lavoro svolto..

Caratteristiche principali:

  • Time tracker: cronometro o manuale per registrare le ore lavorate e segnare come fatturabili.
  • Calendario: integrazione con Google e Microsoft Calendar, gestione ferie con approvazione.
  • Funzione “chiosco”: log-in per monitorare i tempi di lavoro su progetti specifici.
  • Dashboard: visualizzazione delle statistiche di utilizzo del tempo del team.
  • Report: esportazione dei dati in base a diversi criteri.
  • Gestione progetti: assegnazione task e vista semplificata del carico lavoro.
  • Budget: inserimento spese aggiuntive e creazione di ricevute per i clienti.
  • Mappe: monitoraggio degli spostamenti degli utenti sul territorio per team in mobilità.

Prezzo: piano base a partire da 3.99 $ utente/mese.

Pro: Facile da usare, accessibile su più dispositivi, buona app mobile.

Contro: Poche opzioni di personalizzazione, non adatto a team grandi o con più dipartimenti; assente il Gantt.

Uno strumento nato con la sola funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso alcune funzioni basiche di project management.

5. Harvest

Harvest

Harvest è un software per la gestione dei timesheet, progettato principalmente per integrarsi con la gestione del budget e la fatturazione. Le sue funzionalità principali si concentrano sul monitoraggio del tempo e la creazione di report, ma molte altre caratteristiche sono ottenibili tramite integrazioni con altri sistemi.

È una soluzione ideale per liberi professionisti o piccoli team che necessitano di un tool semplice e efficace per gestire i propri progetti e le relative finanze.

Sebbene non offra un ampio supporto per la gestione del carico di lavoro, fornisce strumenti di analisi per monitorare il progresso dei progetti e tenere traccia dei budget e delle spese.

Caratteristiche principali:

  • Progetti: crea progetti per cliente, suddivisi in tre tipi: a consumo, con costo fisso e non fatturabili.
  • Registrazione tempo: timer o registrazione manuale tramite planner settimanale.
  • Budget: imposta il budget per progetto in ore o denaro, con aggiunta di spese extra.
  • Invoicing: crea fatture dalle ore lavorate sui progetti.
  • Grafici: visualizza l’andamento delle entrate, uscite e ore lavorate (fatturabili e non).
  • Gestione team: riepilogo delle ore svolte e monitoraggio degli sforamenti, ma senza funzioni di riallocazione compiti.

Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.

Pro: Offre analisi dettagliate e scenari “what-if” per una reportistica avanzata.

Contro: La gestione dei progetti è strettamente legata ai clienti, limitando la flessibilità per team che lavorano in modo diverso. Inoltre, non consente di segnare le ore a più livelli (ad esempio, per fasi o per l’intero progetto).

Un software adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica e finanziaria, pur peccando in rigidità.

6. ActiveCollab

ActiveCollab

ActiveCollab è uno strumento di gestione progetti con time tracking che consente di monitorare i tempi di lavoro suddivisi per progetto, cliente, ambito e assegnatario, offrendo una panoramica completa delle attività. È ideale per chi desidera tracciare ogni fase di lavoro, dal singolo task al budget complessivo.

Il sistema consente di creare progetti con descrizione, categoria e cliente, oltre a gestire task assegnati e monitorare i tempi con un cronometro attivabile dal project manager. È possibile aggiungere ore al timesheet in un secondo momento, mentre il sistema fornisce report dettagliati, anche se poco personalizzabili, sui progressi e un budget che distingue tra ore lavorate e stimate.

Caratteristiche principali:

  • Gestione progetti: crea progetti con cliente, descrizione e categoria. Possibilità di nascondere attività ai clienti.
  • Gestione task: assegnazione di task con scadenze.
  • Cronometro: attivabile dal project manager per il monitoraggio delle ore.
  • Timesheet: aggiunta manuale delle ore e visualizzazione delle ore in eccesso o in difetto.
  • Gestione risorse: creazione di profili con costi orari personalizzati.
  • Report: filtrabili per periodo, cliente o tipo di progetto.
  • Budget: confronto tra ore lavorate e stimate e calcolo del totale fatturabile.

Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: Piattaforma con strumenti completi e facili da usare.

Contro: Report e interfacce non molto personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.

Uno strumento adatto a diverse tipologie di professionisti e aziende. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.

7. Sunsama

Sunsama

Sunsama è un software progettato per la gestione dei task, basato su metodologia agile. Si concentra sulla pianificazione e sul tracciamento delle attività utilizzando principalmente la kanban board, integrando le tempistiche all’interno di un flusso di lavoro altamente personalizzabile.

Le sue funzionalità principali offrono una gestione dei task versatile, inclusa la possibilità di assegnare e pianificare attività a lungo termine, mentre il carico degli operatori viene monitorato per evitare sovraccarichi. Sunsama si distingue per l’attenzione al benessere degli utenti e una gestione equilibrata dei tempi di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Personalizzazione: opzioni di pianificazione e gestione dei tempi altamente adattabili.
  • Task management: aggiunta e assegnazione di task con opzioni di vista kanban, incluse attività routinarie.
  • Date di inizio e fine: impostabili a piacere per ogni task.
  • Channels: aree di lavoro per organizzare i task, con possibilità di sub-channels.
  • Archivio: personalizzabile o automatico per il salvataggio delle attività passate.
  • Carico operatori: segnalazione di sovraccarico in caso di superamento delle ore previste.
  • Review settimanale: analisi degli obiettivi raggiunti.

Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.

Pro: Buon tool per una gestione personale dei tempi di lavoro e il benessere dell’utente.

Contro: Meno adatto per progetti complessi di gruppo e collaborazione su larga scala.

Un’applicazione che si ispira alla filosofia agile sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.

Conclusioni

Abbiamo esplorato diversi strumenti utili per manager e dipendenti, che permettono di monitorare il tempo impiegato in compiti, progetti e altre attività. La scelta giusta è fondamentale per migliorare le decisioni aziendali, aumentando così produttività e profittabilità.

L’obiettivo è individuare uno strumento che si adatti alle necessità individuali, tenendo conto delle specifiche necessità e, al contempo, integrandosi perfettamente nei processi aziendali, in modo che il monitoraggio del tempo non resti un’attività isolata.

Speriamo di aver dimostrato che il time management non è una corsa contro il tempo, ma un processo di apprendimento continuo, che porta a una gestione sempre più efficace delle risorse.

Con Twproject, ogni risorsa può seguire il proprio metodo di registrazione, mentre il project manager può facilmente raccogliere e analizzare i dati, poiché sono già completamente integrati nella gestione del progetto.

Se pensi che anche questa sia la tua esigenza principale, prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e scopri come ottimizzare la tua gestione dei tempi di lavoro.

I calendari aziendali multipli per lavoratori flessibili

I calendari aziendali sono strumenti utili per tenere traccia delle riunioni, delle scadenze e dei traguardi da raggiungere. Possono aiutare a visualizzare il programma di vari progetti e ricordarsi di eventi importanti per il team, come i periodi di ferie dei colleghi.

Il problema è che troppo spesso si gestiscono più calendari contemporaneamente che non sono neanche integrati fra loro. Questa mancanza di sincronizzazione può portare a confusione e scadenze mancate.

Poiché la gestione del tempo determina i risultati di un progetto, l’utilizzo di calendari aziendali multipli assume un ruolo fondamentale. Diventa infatti una risorsa potente per organizzare le attività, coordinare il team e garantire la consegna tempestiva dei progetti.

Cerchiamo di capirne di più in questo articolo.

INDICE DEI CONTENUTI

Perché il calendario multiplo è importante nella gestione dei progetti?

I calendari tradizionali sono sicuramente utili per creare una pianificazione e visualizzare il passare del tempo, ma non sono ideali per i team che gestiscono più progetti contemporaneamente e che hanno necessità di apportare modifiche alla pianificazione.

L’utilizzo di calendari aziendali multipli offre numerosi vantaggi:

Chiara visibilità delle attività

Il primo vantaggio è sicuramente quello di visualizzare tutti i task, eventi e traguardi in un unico posto. Il project manager può vedere a colpo d’occhio non solo l’attività, ma anche il membro del team assegnato e le tempistiche associate a quel lavoro specifico.

Inoltre, è possibile monitorare i progressi del team e identificare velocemente i colli di bottiglia prima che facciano deragliare il progetto.

Comunicazione migliorata

I calendari aziendali multipli sono facilmente condivisi dei vari dipartimenti dell’organizzazione, il che migliora significativamente la comunicazione interna per un migliore coordinamento del lavoro.

I membri del team possono collaborare senza problemi su diverse attività pianificate all’interno di un calendario mentre i project manager e i supervisori possono trasmettere informazioni vitali e viceversa. Questo è particolarmente importante nel caso di lavoratori da remoto.

Migliore pianificazione

I calendari aziendali multipli consentono al project manager di pianificare accuratamente la sequenza temporale di uno o più progetti organizzando le attività in modo sequenziale. È possibile così impostare scadenze chiare anche in base alle dipendenze tra le attività.

Allocazione efficiente delle risorse

L’utilizzo efficiente delle risorse rimane uno degli obiettivi più importanti dei project manager in tutti i settori.

Utilizzando i calendari aziendali multipli, i project manager possono utilizzare in modo ottimale le risorse disponibili assegnando i compiti alle persone giuste in base alla loro disponibilità e al loro carico di lavoro.

Una distribuzione equa ed uniforme incoraggia il coinvolgimento dei dipendenti e incrementa la soddisfazione sul lavoro, il che aumenta la produttività e, a lungo termine, il legame con l’azienda.

Perché utilizzare un software di project management per la creazione di un calendario di progetto

Molti potranno pensare che utilizzare Excel o Google Calendar è sufficiente per creare e gestire calendari di progetto. Questi sono sicuramente dei buoni strumenti, ma fino ad un certo punto.

Vediamo quali sono le loro limitazioni:

Limitazioni del calendario in Excel

Excel è uno degli strumenti di calcolo preferiti dalle aziende. Tuttavia, rispetto ad un calendario di gestione del progetto, Excel presenta le seguenti limitazioni:

  • Mancanza di controllo e sicurezza: Excel non è facile da usare e l’app rallenta se i dati sono troppo grandi. Inoltre, è uno strumento autonomo che non offre un controllo adeguato poiché c’è sempre il rischio di errori quando vengono apportate modifiche manuali.
  • Difficile tenere traccia dell’avanzamento del progetto: Excel non è l’ideale per i team di gestione del progetto perché non è possibile tenere traccia facilmente dell’avanzamento del progetto.
  • Non progettato per il lavoro collaborativo: Excel non offre gli strumenti di collaborazione essenziali richiesti oggi sia dai team in ufficio che da quelli remoti.

Limitazioni del calendario di Google

Sebbene Google Calendar sia un ottimo strumento per pianificare riunioni e appuntamenti, presenta le seguenti limitazioni per quanto riguarda la gestione dei progetti.

  • Funzionalità limitate di gestione dei progetti: perché i team di progetto dovrebbero utilizzare uno strumento limitato come Google Calendar rispetto ad un software di project management con un’ampia gamma di funzionalità? Google Calendar, infatti, non dispone di molte funzionalità essenziali di cui i team di progetto necessitano nel lavoro quotidiano.
  • Nessuna gestione delle attività: Google Calendar non fornisce la possibilità di gestire delle attività, rendendo difficile per i project manager assegnare task e responsabilità, fissare scadenze e monitorare i progressi in ogni fase.
  • Personalizzazione limitata: Google Calendar offre opzioni di personalizzazione limitate e la sua interfaccia è troppo semplice e basica quando si tratta di progetti più complessi.

Twproject: la rivoluzione dei calendari aziendali multipli

Twproject ha introdotto recentemente i calendari aziendali multipli. In precedenza, permetteva la definizione di un solo calendario aziendale, ma ora è possibile creare e assegnare calendari distinti per ogni progetto e risorsa.

calendari aziendali multipli

Questa innovazione è fondamentale per aziende con reparti diversi o filiali in paesi esteri, che hanno esigenze lavorative differenti e che seguono calendari festivi diversi.

I project manager possono configurare i calendari, inclusi giorni lavorativi e festività, adattandosi alle esigenze specifiche delle risorse. Ad ogni risorsa possono essere assegnati vari calendari, come anche ai progetti o alle singole fasi.

calendar holidays

La nuova funzionalità migliora, quindi, la flessibilità e la precisione della pianificazione delle attività. Gli utenti possono impostare i calendari tramite il diagramma di Gantt e visualizzare gli effetti delle modifiche immediatamente.

Grazie ai calendari aziendali multipli di Twproject, sarà possibile ottimizzare la gestione dei tempi di lavoro e aumentare la flessibilità nella pianificazione delle risorse.

I calendari di Twproject porteranno ordine nel caos incentivando il coordinamento, la pianificazione intelligente e l’efficienza del flusso del lavoro.

Prova questa e altre funzionalità gratuitamente per 15 giorni. 

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Perché investire in un software di gestione magazzino

L’utilizzo di un software di gestione magazzino per un controllo efficiente è fondamentale per il successo di un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Sia piccole che grandi imprese devono affrontare la sfida quotidiana nell’ottimizzare l’inventario, razionalizzare l’evasione degli ordini e migliorare l’efficienza operativa complessiva.

Un software di gestione del magazzino può trasformare le operazioni aziendali semplificando i processi, migliorando l’efficienza e riducendo le spese.

Vediamo di capirne di più in questo articolo.

INDICE DEI CONTENUTI

Quali sono i benefici di un software di gestione del magazzino?

1.  Migliore gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario è uno dei punti focali di un software di gestione di magazzino. Grazie a questo strumento è possibile vedere in tempo reale i livelli delle scorte e decidere se e quando un rifornimento diventa necessario.

Inoltre, può monitorare i movimenti di magazzino, in modo da sapere dove si trova ogni articolo in magazzino diminuendo le possibilità di smarrimento.

Un software di gestione magazzino calcola il lead time, i budget e la tendenza del carico interno per ricavare suggerimenti intelligenti per gli ordini di inventario.

2.  Maggiore efficienza

Un software di gestione magazzino può ridurre le procedure manuali di immissione dati, diminuendo gli errori e migliorando l’efficienza della gestione.

Inoltrepermette di ottenere una visione in tempo reale delle scorte, consentendo di prendere decisioni informate sui rifornimenti. Questo è particolarmente utile per evitare situazioni di sotto scorta o di sovraccarico, che possono influire negativamente sulle operazioni aziendali.

Un altro vantaggio significativo è la capacità di monitorare i movimenti di magazzino. Con un sistema di gestione efficace, è possibile tracciare ogni spostamento di prodotto all’interno del magazzino, dal momento in cui arriva fino a quando viene spedito al cliente. Questa tracciabilità riduce il rischio di smarrimento e furto, assicurando che ogni articolo sia sempre localizzabile.

Un software gestionale avanzato utilizza algoritmi di previsione per suggerire ordini di rifornimento basati su dati storici e tendenze attuali. Questo approccio consente di ottimizzare il processo di ordinazione, riducendo i costi associati all’inventario in eccesso e minimizzando le interruzioni causate dalla carenza di prodotti. Inoltre, può calcolare automaticamente il lead time per ogni prodotto, garantendo che gli ordini vengano effettuati nel momento ottimale.

3.  Migliore servizio clienti

Troppi reclami al servizio clienti possono danneggiare la reputazione di un’azienda e, di conseguenza, ridurre i profitti. Se si dispone di un sistema difettoso per l’evasione degli ordini, si corre il rischio di inviare gli articoli all’indirizzo sbagliato, inviare quantità errate o, peggio ancora, esaurire le scorte.

Il software di gestione magazzino può reagire in modo rapido e corretto alle richieste di disponibilità dei prodotti dei clienti con informazioni sull’inventario in tempo reale. In questo modo è possibile trovare e trasportare rapidamente gli articoli ai consumatori, migliorando l’evasione degli ordini e la soddisfazione del cliente.

4.  Maggior risparmio

Un software di gestione magazzino può far risparmiare sulle spese in numerosi modi. La raccolta e l’imballaggio più rapidi aumentano la produttività e riducono le spese di manodopera.

La riduzione delle carenze e delle scorte in eccesso riduce i costi di inventario. Offrendo accesso in tempo reale ai livelli dell’inventario, è possibile prendere scelte migliori riguardo al rifornimento degli articoli, riducendo le spese per il mantenimento dell’inventario aggiuntivo e prevenendo la carenza di scorte.

5.  Migliore gestione dei dati

Il primo passo verso una maggiore efficienza è la riduzione della documentazione cartacea e degli elenchi manuali. Anche per i magazzini più piccoli, affidarsi a processi basati su carta e penna può rallentare il processo e il rischio di errori aumenta esponenzialmente.

Un sistema di gestione magazzino può quindi aiutare le aziende ad automatizzare e migliorare le pratiche di gestione dei dati. In questo modo, un’impresa può raccogliere, archiviare e analizzare dati vitali sulle sue operazioni, che successivamente la aiuteranno a fare scelte consapevoli.

6.  Migliore efficienza dei dipendenti

Lo stipendio del personale si trova fra i costi più consistenti di un magazzino. Con l’automazione che un software di gestione magazzino porta, gli sforzi dei dipendenti possono essere ottimizzati.

L’analisi dell’efficienza del movimento e dei singoli dipendenti porta a modelli di movimento migliori. Il nuovo sistema consentirà di seguire percorsi di prelievo ideali attraverso il magazzino in modo che ogni membro del personale possa coprire più terreno in modo più efficace.

Gestione del magazzino con Twproject

Twproject è un software di project management che può essere facilmente integrato con software per la gestione di un magazzino.

Grazie alle sue numerose features personalizzabili questo sistema rappresenta una soluzione completa per le aziende che desiderano semplificare i propri processi di gestione dell’inventario.

Sappiamo bene che gestire un magazzino non è un compito facile; le operazioni da gestire sono numerose ed eventuali errori o inefficienze possono portare a costosi ritardi ed errori.

Tuttavia, con l’utilizzo di Twproject, la gestione del magazzino può diventare più snella ed efficiente.

Twproject può aiutarti a gestire tutto il processo , la logistica, la spedizione ed il personale.

Ogni magazzino è diverso e un buon software dovrebbe essere in grado di adattarsi e coprire tutti i processi e le esigenze di qualità.

In conclusione, investire in un software di gestione magazzino, insieme ad un software di gestione progetti come Twproject può trasformare radicalmente le operazioni di un magazzino, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e migliorando la soddisfazione del cliente.

Le aziende di ogni dimensione possono utilizzare questo strumento per ottenere un vantaggio competitivo nel mercato, garantendo una gestione ottimale delle risorse e delle operazioni.

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Sfruttare al massimo il tempo: strategie di time planning

Conoscere le migliori strategie di time planning è importante per poter eseguire al meglio il lavoro.

Il tempo non è dalla propria parte quando si tratta di gestione dei progetti, quando il lavoro si accumula e le scadenze si avvicinano rapidamente.

La gestione del tempo di progetto richiede attività di pianificazione, programmazione, monitoraggio e controllo durante tutto il ciclo di vita del progetto.

E proprio in questo articolo parleremo di come sfruttare al massimo il tempo e delle migliori strategie di time planning.

INDICE

Perché la gestione del tempo è importante in un progetto?

I progetti possono essere intimidatori: c’è molto da fare con poco tempo a disposizione e agli stakeholder i ritardi non piacciono.

Una corretta gestione del tempo di un progetto permette di suddividere il lavoro in parti più gestibili assegnando ciascuna attività ad una sequenza temporale precisa.

Questa suddivisione è fondamentale per identificare e distinguere i task importanti dai task urgenti e meno urgenti. Spesso, la pressione di completare i task urgenti può portare a trascurare quelli più strategici e cruciali per il successo a lungo termine del progetto. Pertanto, è essenziale avere una chiara comprensione delle priorità e dedicare il giusto tempo a ciascuna attività.

Una gestione efficiente del tempo non implica solo il rispetto delle scadenze, ma influenza anche la qualità del lavoro, la soddisfazione del team e la percezione da parte del cliente.

Sapere quando dire di no a richieste che non aggiungono valore al progetto o che possono essere un’inutile distrazione è una competenza chiave. Spesso, per evitare sovraccarichi e per rispettare il tempo limite, un project manager deve saper rifiutare nuove attività o di ridistribuire i compiti all’interno del team.

6 strategie di time planning nel project management

La gestione efficace del tempo è una delle competenze più critiche per un project manager.

In un ambiente di lavoro in cui le scadenze stringenti e le aspettative elevate sono la norma, saper pianificare e gestire il tempo può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto.

Ogni progetto presenta le proprie sfide e peculiarità, ma esistono strategie comprovate che possono aiutare a ottimizzare l’uso del tempo, garantendo che tutte le attività vengano completate nei tempi previsti e con la qualità richiesta.

Di seguito, esploreremo cinque strategie fondamentali di time planning nel project management, che vi aiuteranno a gestire meglio il vostro tempo e a migliorare la vostra efficienza complessiva.

Queste strategie permetteranno di mantenere sotto controllo il tempo limite e mantenere il focus sulle priorità.

1. Avere un piano di progetto ben definito

Un piano di progetto ben definito ha un impatto positivo su tutte le fasi del progetto, dall’inizio alla fine.

E’ la base su cui si costruisce l’intero processo di gestione del progetto.

Senza una chiara roadmap, è facile perdere di vista le priorità, sprecare tempo in attività non essenziali e trovarsi a gestire emergenze che potrebbero essere evitate con una pianificazione accurata.

Quando si esegue qualcosa senza un’idea chiara, si perde molto tempo a discutere su cosa fare, come farlo, ecc. Questo approccio caotico è spesso la causa principale dell’abuso di tempo in un progetto.

Diventa fondamentale quindi investire del tempo inizialmente per definire un piano di progetto adeguato. In questo modo, il project manager non solo conduce una conversazione produttiva con le parti interessate che definirà la struttura del progetto a venire, ma può adottare misure attive per eliminare molte delle comuni perdite di tempo che potrebbero verificarsi.

piano di progetto

2. Stimare il tempo in modo accurato

Stimare il tempo in modo realistico è fondamentale per creare un programma realizzabile. Ecco alcuni consigli per migliorare la precisione delle stime:

  • Suddividere le attività in compiti ancora più piccoli: più piccola è l’attività, più facile sarà stimare il tempo necessario per completarla. Le To-Do List sono strumenti semplici ma potenti che possono essere di grande aiuto per suddividere le specifiche attività in compiti più piccoli e gestibili.
  • Considerare la propria esperienza passata: Se avete lavorato a progetti simili in passato, utilizzate la vostra esperienza per stimare il tempo necessario per le attività simili.
  • Consultare gli esperti: Parlate con altri membri del team che hanno esperienza in aree specifiche del progetto per ottenere le loro stime.
  • Utilizzare tecniche di stima: Esistono diverse tecniche di stima, come il Delphi Method o il Planning Poker, che possono aiutare a ottenere stime più accurate.
  • Aggiungere buffer di tempo: È sempre meglio sovrastimare leggermente il tempo necessario piuttosto che sottovalutarlo. Aggiungete un buffer del 20-30% alle vostre stime per tenere conto di eventuali imprevisti.

3. Coinvolgere e comunicare in modo efficace con le parti interessate

Alcuni dei maggiori problemi legati al tempo che i project manager devono affrontare sono i ritardi nella comunicazione.

Il modo migliore per mantenere attiva la comunicazione di tutte le parti interessate è trovare modi per mantenerle coinvolte nel progetto. È essenziale, quindi, stabilire canali di comunicazione chiari e preferiti per ogni parte interessata.

Alcuni possono preferire aggiornamenti via email, altri potrebbero preferire riunioni faccia a faccia o videoconferenze. Adattarsi ai canali di comunicazione preferiti delle parti interessate aiuta a garantire che le informazioni vengano ricevute e comprese correttamente.

Questo permette di captare per tempo eventuali dubbi o cambi di priorità da parte delle parti interessate e di agire di conseguenza.

L’invio di e-mail regolari, settimanali o mensili, con una panoramica delle attività svolte è uno degli approcci più utilizzati.

L’invio di aggiornamenti regolari, come report settimanali o mensili, aiuta a mantenere tutti allineati e a identificare tempestivamente eventuali problemi o cambiamenti nelle priorità. Questi aggiornamenti dovrebbero includere informazioni sui task importanti e task urgenti, le scadenze imminenti e eventuali problemi riscontrati.

4. Rimanere flessibili

Quando si lavora attivamente ad un progetto, soprattutto di grandi dimensioni, un imprevisto può essere sempre dietro l’angolo. Per questo motivo, un project manager deve affrontare ogni situazione con flessibilità e adattabilità. Dovrebbe essere in grado di aggirare le priorità e affrontare i problemi man mano che si presentano, senza perdere di vista il progetto originale.

Tuttavia, nonostante gli evidenti vantaggi derivanti da una forte flessibilità, in alcune situazioni, un project manager dovrebbe incoraggiare il proprio team ad attenersi al piano, anche in periodi di forte stress. Spetta sempre al project manager determinare quali scenari richiedono un processo rigoroso e quali richiedono flessibilità.

Indipendentemente dall’approccio, il coordinatore deve assicurarsi di prendere sempre decisioni tenendo presente la tempistica del progetto.

5. Sviluppare un’adeguata struttura di ripartizione del lavoro

Scomporre i grandi risultati finali di un progetto in attività gestibili e misurabili permette di gestire in maniera efficace il tempo a disposizione.

Questo processo di suddivisione dei compiti più grandi in compiti più piccoli e più facili da gestire può essere completato in modo più efficace attraverso lo sviluppo di una “struttura di suddivisione del lavoro” (WBS).

Affidarsi ad una struttura del genere permette di ridurre al minimo le perdite di tempo oltre ad aiutare a ridurre lo stress che accompagna i risultati finali su larga scala.

Vediamo quali sono gli step per creare una WBS:

  • Suddivisione in deliverable: il primo passo nella creazione di una WBS è identificare i deliverable principali del progetto. Questi sono i risultati tangibili che il progetto deve produrre. Una volta identificati, ogni deliverable può essere ulteriormente suddiviso in attività più piccole e gestibili. Questa suddivisione aiuta a chiarire ciò che deve essere fatto per completare ogni parte del progetto e a mantenere il focus sui task importanti.
  • Definizione dei task: Ogni deliverable e sotto-deliverable viene suddiviso in task specifici. Questi task devono essere descritti chiaramente, con obiettivi precisi e criteri di completamento definiti. I task urgenti devono essere identificati e gestiti con particolare attenzione per garantire che non compromettano il progresso del progetto. La chiarezza nella definizione dei task aiuta a prevenire confusioni e a mantenere il team allineato.
  • Allocazione delle responsabilità: Una volta definiti i task, è importante assegnare le responsabilità per ciascun task ai membri del team. Ogni task deve avere un responsabile chiaramente identificato, che sarà incaricato di garantire il completamento del task entro il tempo limite stabilito. Questa assegnazione di responsabilità aiuta a mantenere il team motivato e responsabile.
  • Sequenziamento delle attività: Il sequenziamento delle attività all’interno della WBS è cruciale per garantire che il lavoro proceda in modo logico e efficiente. Alcuni task possono essere eseguiti in parallelo, mentre altri devono essere completati in sequenza. Identificare queste dipendenze aiuta a prevenire colli di bottiglia e a mantenere il progetto nei tempi previsti.
  • Stima dei tempi e delle risorse: Ogni task nella WBS deve avere una stima dei tempi e delle risorse necessari per il completamento. Questa stima deve essere realistica e basata su una valutazione accurata delle esigenze del progetto. Stime accurate sono fondamentali per evitare ritardi e sovraccarichi di lavoro. L’assegnazione di tempi limite realistici per ciascun task aiuta a mantenere il progetto sotto controllo.
  • Monitoraggio e aggiornamento continuo: La WBS non è un documento statico. Deve essere monitorata e aggiornata regolarmente per riflettere i progressi del progetto e affrontare eventuali cambiamenti o imprevisti. Il monitoraggio continuo consente di identificare tempestivamente eventuali deviazioni dal piano originale e di adottare misure correttive. Questo processo dinamico aiuta a mantenere il progetto allineato con gli obiettivi iniziali e a rispettare i tempi.

Utilizzare strumenti e software di gestione dei progetti come Twproject può facilitare lo sviluppo e la gestione della WBS. Il software aiuta a creare, visualizzare e aggiornare la WBS in modo efficace. Questo offre funzionalità avanzate per la gestione delle dipendenze, il monitoraggio dei progressi e la comunicazione con il team.

6. Evitare riunioni non necessarie

Le riunioni non necessarie sono una delle perdite di tempo più comuni nei progetti di tutti i settori. Potrebbe trattarsi di riunioni programmate all’inizio di un progetto ma diventate meno necessarie con il passare del tempo. Indipendentemente dal formato, questi meeting superflui possono causare una grande perdita di tempo ed è responsabilità del project manager individuarli e modificarli o eliminarli.

In caso invece di riunioni necessarie, è fondamentale stabilire un ordine del giorno prima del meeting, in modo che tutti sappiano che cosa esattamente deve essere affrontato durante l’incontro.

Time planning: sfrutta al massimo il tempo grazie a Twproject

Abbiamo visto come un time planning efficiente sia fondamentale nella gestione dei progetti.

E’ chiaro che il project manager non può coordinare tutto da solo, ma deve avvalersi di uno strumento adeguato.

Twproject, uno dei migliori software di project management del mercato, è in grado di fornire esattamente il tipo di supporto di cui ha bisogno un coordinatore di progetto. Fornisce dati in tempo reale per tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività e risorsa, consentendo di monitorare i progressi in tempo reale.

Inoltre, permette di organizzare tutte le attività su un diagramma di Gantt, individuare le dipendenze e impostare le sequenze temporali più ottimali.

Gantt chart in Twproject

In questo modo sarà possibile scoprire immediatamente se il progetto sta andando fuori programma. In poche parole, l’utilizzo di un software come Twproject permetterà di:

  • Migliorare la produttività dell’intero team;
  • Individuare e svolgere più facilmente i compiti assegnati;
  • Avere più tempo a disposizione;
  • Diminuire notevolmente lo stress lavorativo.

Twproject è altamente adattabile e scalabile, il che lo rende adatto a progetti di qualsiasi dimensione e complessità. Che si tratti di un piccolo team che lavora su un progetto breve o di un grande gruppo distribuito su più progetti a lungo termine, Twproject può essere configurato per soddisfare le esigenze specifiche del team e del progetto.

Con funzionalità avanzate per la gestione dei task, il monitoraggio del tempo dei progetti e delle risorse, la comunicazione e la reportistica, Twproject permette ai project manager di avere sempre il controllo totale del progetto, migliorando la produttività e riducendo lo stress lavorativo.

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Calcolo ore lavorative delle risorse: ecco come fare

Il calcolo delle ore lavorative delle risorse umane in un’azienda può essere un argomento caldo, sia per i dipendenti sia per i datori di lavoro che potrebbero essere impauriti dalla matematica che vi sta dietro.

In questo articolo cercheremo di fare chiarezza fra quello che è l’orario lavorativo e non, i tipi di orario, le difficoltà più comuni che le aziende devono affrontare e, soprattutto, la soluzione a questo spesso spinoso problema.

 

INDICE

Calcolo ore lavorative: chiariamo le differenze tra orario di lavoro e non lavorativo

L’orario di lavoro è quello in cui al dipendente è richiesto di essere in servizio, non solo sul posto di lavoro, ma anche in altri luoghi purché impegnato in attività legate al lavoro.

Anche se si tratta di una definizione piuttosto elementare, le cose possono diventare un po’ più complicate quando si ha un team che si deve spostare in luoghi diversi, come i cantieri edili.

In generale, la prassi dice che quando un dipendente si reca al lavoro, ovvero quello che potrebbe costituire il luogo designato per la giornata, si tratta di ore non lavorative.

Tuttavia, se un dipendente ha timbrato il cartellino per la giornata e gli viene chiesto di trasportare del materiale ad un altro luogo, quello rientra nell’inizio e fine dell’orario di lavoro. Il tempo reale di viaggio deve essere comunque retribuito.

Per quanto riguarda le ore non lavorative il discorso è più semplice; questi sono i momenti in cui il dipendente non lavora, come le pause o le ore fuori servizio.

E per quanto concerne la formazione? Solitamente, quando un’azienda chiede ai propri dipendenti di ottenere una formazione specifica, è necessario che questa retribuisca i propri dipendenti per quelle ore.

Al contrario, se un dipendente è interessato a seguire un corso in maniera volontaria, anche se tale formazione avvantaggerà il suo datore di lavoro, non conterà come orario lavorativo.

Tipologie di orari di lavoro

Esistono diversi tipi di orari di lavoro e questi determinano il modo in cui le ore lavorative vengono classificate nei confronti di un dipendente.

calcolo ore di lavoro

1. Orario part-time: l’orario part-time è inferiore dell’orario a tempo pieno definito da un datore di lavoro. Il part-time può ricoprire percentuali diverse, come 50% o 75% rispetto al tempo pieno. E’ molto importante cercare di rispettare questo orario ed evitare gli straordinari. Il pericolo di far lavorare dipendenti part-time per un numero di ore vicino o uguale a quello dei dipendenti a tempo pieno è che potrebbero iniziare a risentirsi di non ricevere gli stessi vantaggi.

2. Orario a tempo pieno: si tratta del tempo massimo che i dipendenti possono lavorare in un determinato periodo di tempo. Lo standard in Italia è di 40 ore per 5 giorni, cioè 8 ore al giorno. Tuttavia, le aziende di tutto il mondo stanno iniziando a istituire settimane lavorative di 4 giorni con le stesse aspettative in termini di orario.

3. Straordinari: per ore straordinarie si intendono le ore lavorate oltre alle 40 ore settimanali previste dal contratto a tempo pieno. Le ore di straordinario, teoricamente, vengono retribuite maggiormente rispetto alle ore tradizionali. In alcune aziende, le ore straordinarie non vengono retribuite, ma si accumulano nella cosiddetta “banca ore” che può essere utilizzata in un secondo momento per ottenere ore o giorni feriali aggiuntivi.

Calcolo ore lavorative delle risorse: come farlo con Twproject

Twproject, uno dei software di project management più efficienti del mercato, che permette ai manager di risolvere in maniera semplice il calcolo delle ore di lavoro.

Per calcolare il carico di lavoro vengono considerati molti parametri, fra cui:

  • Stato del progetto
  • Ore pianificate
  • Ore già lavorate
  • Ore effettivamente lavorabili considerando ferie, permessi o malattie

…E molto altro.

Avendo questi dati un project manager potrà quindi stabilire:

  • Le ore lavorate da una risorsa specifica o da un dipartimento in generale
  • La capacità lavorativa per un particolare giorno
  • Il carico di lavoro complessivo

 

calcolo ore di lavoro

 

Il software consente di tenere sotto controllo in tempo reale i worklog inseriti, evidenziando eventuali scostamenti rispetto al piano.

È possibile individuare le ore lavorate per singolo compito, per progetto e per collaboratore.

Possiamo inoltre assegnare interi dipartimenti ad un progetto e dunque avere un’unica assegnazione su cui tutti possono rendicontare.

Analisi e approvazione dei worklog

In un secondo momento, i worklog inseriti potranno essere monitorati, analizzati e approvati dal capo progetto.

Attraverso gli strumenti di analisi che offre Twproject, il project manager può vedere agilmente il totale di ore registrate per ogni progetto da ciascun dipendente in un determinato lasso di tempo, selezionabile attraverso filtri di ogni sorta.

Ogni worklog registrato risulta in stato di approvazione e il capo progetto può approvarlo o segnarlo come fatturato.

I dati possono poi essere stampati o esportati.

Ancora più in dettaglio, con lo strumento di approvazione dei worklog, viene mostrato ciascun singolo worklog inserito su ogni progetto dai dipendenti selezionati.

Qui, oltre a cambiare lo status, il project manager se ne ha necessità può liberamente agire sulle ore lavorate, spostarle agilmente tra giorni e progetti, modificarne totale o descrizione.

approvazione del calcolo delle ore lavorate

Queste tipo di analisi dei dati mostrano in maniera immediata l’andamento del lavoro su fasi e progetti per dipartimento o per singoli dipendenti e  semplificano enormemente la contabilità.

Rendicontazione

Oltre alle stime orarie, Twproject permette di monitorare attentamente anche il budget. Attivando una funzionalità apposita, in caso di sforamento delle ore previste, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza.

Nel caso in cui si sfori, una notificazione di errore apparirà e verrà mostrato il numero residuo di ore inseribili (se è il caso).

Un’altra opzione di default che può essere molto utile ai project manager nel calcolo delle ore lavorative è quella che riguarda il centro di costo. Nel caso in cui si cambi il centro di costo di un’attività o di una risorsa specifica, tutti i task derivati verranno aggiornati al nuovo centro di costo.

Overview del lavoro di tutto il team

Per avere una vista d’insieme del lavoro svolto dalla propria squadra di lavoro in termini di giorni e ore lavorate, Twproject offre una chiara panoramica sul lavoro di ciascun membro del team.

Da qui è possibile visualizzare il carico di lavoro non solo sulle persone, ma anche su interi dipartimenti.

registrare ore di lavoro

Un ulteriore vantaggio di Twproject è la sua visualizzazione grafica che suddivide le varie fasi con colori diversi. In questo modo qualsiasi variabile del carico di lavoro, come le ferie di un dipendente, può essere facilmente individuata.

Conclusioni

Il monitoraggio del tempo lavorativo tramite Twproject è dunque importante per aziende e dipendenti perché:

• Migliora la produttività: consente di misurare il tempo impiegato in attività specifiche;

• Migliora la precisione della fatturazione: la fatturazione non lascia spazio ad errori in quanto può significare anche ripercussioni legali. Un calcolo delle ore lavorative corretto garantisce che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti e che l’azienda non subisca pagamenti in eccesso o perdite;

• Migliora il time management: l’utilizzo di Twproject per il calcolo delle ore lavorative permette al gestore di progetto di risparmiare il tempo che si impiegherebbe a calcolare il tutto manualmente;

• Migliora la flessibilità: sempre più aziende stanno passando al lavoro da remoto. L’utilizzo di un software di project manager non solo rende possibile tale flessibilità, ma la fa anche funzionare.

In conclusione, l’efficace gestione e calcolo delle ore lavorative è cruciale per il successo di qualsiasi azienda.

Utilizzare strumenti come Twproject non solo semplifica questo processo, ma migliora anche la produttività, l’accuratezza nella fatturazione e la gestione del tempo, riducendo il rischio di errori e disguidi.

L’adozione di tali tecnologie consente alle aziende di rimanere competitive in un mercato sempre più dinamico e orientato alla flessibilità, garantendo allo stesso tempo la trasparenza e la giustizia per i lavoratori.

La capacità di tenere traccia delle ore lavorative in tempo reale e con metodi precisi è quindi non solo una necessità operativa, ma un vero e proprio investimento nel futuro dell’organizzazione.

 

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Calcolo ore lavorative: chiariamo le differenze tra orario di lavoro e non lavorativo

L’orario di lavoro è quello in cui al dipendente è richiesto di essere in servizio, non solo sul posto di lavoro, ma anche in altri luoghi purché impegnato in attività legate al lavoro.

Anche se si tratta di una definizione piuttosto elementare, le cose possono diventare un po’ più complicate quando si ha un team che si deve spostare in luoghi diversi, come i cantieri edili.

In generale, la prassi dice che quando un dipendente si reca al lavoro, ovvero quello che potrebbe costituire il luogo designato per la giornata, si tratta di ore non lavorative.

Tuttavia, se un dipendente ha timbrato il cartellino per la giornata e gli viene chiesto di trasportare del materiale ad un altro luogo, quello rientra nell’inizio e fine dell’orario di lavoro. Il tempo reale di viaggio deve essere comunque retribuito.

Per quanto riguarda le ore non lavorative il discorso è più semplice; questi sono i momenti in cui il dipendente non lavora, come le pause o le ore fuori servizio.

E per quanto concerne la formazione? Solitamente, quando un’azienda chiede ai propri dipendenti di ottenere una formazione specifica, è necessario che questa retribuisca i propri dipendenti per quelle ore.

Al contrario, se un dipendente è interessato a seguire un corso in maniera volontaria, anche se tale formazione avvantaggerà il suo datore di lavoro, non conterà come orario lavorativo.

Tipologie di orari di lavoro

Esistono diversi tipi di orari di lavoro e questi determinano il modo in cui le ore lavorative vengono classificate nei confronti di un dipendente.

calcolo ore di lavoro

1. Orario part-time: l’orario part-time è inferiore dell’orario a tempo pieno definito da un datore di lavoro. Il part-time può ricoprire percentuali diverse, come 50% o 75% rispetto al tempo pieno. E’ molto importante cercare di rispettare questo orario ed evitare gli straordinari. Il pericolo di far lavorare dipendenti part-time per un numero di ore vicino o uguale a quello dei dipendenti a tempo pieno è che potrebbero iniziare a risentirsi di non ricevere gli stessi vantaggi.

2. Orario a tempo pieno: si tratta del tempo massimo che i dipendenti possono lavorare in un determinato periodo di tempo. Lo standard in Italia è di 40 ore per 5 giorni, cioè 8 ore al giorno. Tuttavia, le aziende di tutto il mondo stanno iniziando a istituire settimane lavorative di 4 giorni con le stesse aspettative in termini di orario.

3. Straordinari: per ore straordinarie si intendono le ore lavorate oltre alle 40 ore settimanali previste dal contratto a tempo pieno. Le ore di straordinario, teoricamente, vengono retribuite maggiormente rispetto alle ore tradizionali. In alcune aziende, le ore straordinarie non vengono retribuite, ma si accumulano nella cosiddetta “banca ore” che può essere utilizzata in un secondo momento per ottenere ore o giorni feriali aggiuntivi.

Calcolo ore lavorative delle risorse: come farlo con Twproject

Twproject, uno dei software di project management più efficienti del mercato, che permette ai manager di risolvere in maniera semplice il calcolo delle ore di lavoro.

Per calcolare il carico di lavoro vengono considerati molti parametri, fra cui:

  • Stato del progetto
  • Ore pianificate
  • Ore già lavorate
  • Ore effettivamente lavorabili considerando ferie, permessi o malattie

…E molto altro.

Avendo questi dati un project manager potrà quindi stabilire:

  • Le ore lavorate da una risorsa specifica o da un dipartimento in generale
  • La capacità lavorativa per un particolare giorno
  • Il carico di lavoro complessivo

 

calcolo ore di lavoro

 

Il software consente di tenere sotto controllo in tempo reale i worklog inseriti, evidenziando eventuali scostamenti rispetto al piano.

È possibile individuare le ore lavorate per singolo compito, per progetto e per collaboratore.

Possiamo inoltre assegnare interi dipartimenti ad un progetto e dunque avere un’unica assegnazione su cui tutti possono rendicontare.

Analisi e approvazione dei worklog

In un secondo momento, i worklog inseriti potranno essere monitorati, analizzati e approvati dal capo progetto.

Attraverso gli strumenti di analisi che offre Twproject, il project manager può vedere agilmente il totale di ore registrate per ogni progetto da ciascun dipendente in un determinato lasso di tempo, selezionabile attraverso filtri di ogni sorta.

Ogni worklog registrato risulta in stato di approvazione e il capo progetto può approvarlo o segnarlo come fatturato.

I dati possono poi essere stampati o esportati.

Ancora più in dettaglio, con lo strumento di approvazione dei worklog, viene mostrato ciascun singolo worklog inserito su ogni progetto dai dipendenti selezionati.

Qui, oltre a cambiare lo status, il project manager se ne ha necessità può liberamente agire sulle ore lavorate, spostarle agilmente tra giorni e progetti, modificarne totale o descrizione.

approvazione del calcolo delle ore lavorate

Queste tipo di analisi dei dati mostrano in maniera immediata l’andamento del lavoro su fasi e progetti per dipartimento o per singoli dipendenti e  semplificano enormemente la contabilità.

Rendicontazione

Oltre alle stime orarie, Twproject permette di monitorare attentamente anche il budget. Attivando una funzionalità apposita, in caso di sforamento delle ore previste, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza.

Nel caso in cui si sfori, una notificazione di errore apparirà e verrà mostrato il numero residuo di ore inseribili (se è il caso).

Un’altra opzione di default che può essere molto utile ai project manager nel calcolo delle ore lavorative è quella che riguarda il centro di costo. Nel caso in cui si cambi il centro di costo di un’attività o di una risorsa specifica, tutti i task derivati verranno aggiornati al nuovo centro di costo.

Overview del lavoro di tutto il team

Per avere una vista d’insieme del lavoro svolto dalla propria squadra di lavoro in termini di giorni e ore lavorate, Twproject offre una chiara panoramica sul lavoro di ciascun membro del team.

Da qui è possibile visualizzare il carico di lavoro non solo sulle persone, ma anche su interi dipartimenti.

registrare ore di lavoro

Un ulteriore vantaggio di Twproject è la sua visualizzazione grafica che suddivide le varie fasi con colori diversi. In questo modo qualsiasi variabile del carico di lavoro, come le ferie di un dipendente, può essere facilmente individuata.

Conclusioni

Il monitoraggio del tempo lavorativo tramite Twproject è dunque importante per aziende e dipendenti perché:

• Migliora la produttività: consente di misurare il tempo impiegato in attività specifiche;

• Migliora la precisione della fatturazione: la fatturazione non lascia spazio ad errori in quanto può significare anche ripercussioni legali. Un calcolo delle ore lavorative corretto garantisce che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti e che l’azienda non subisca pagamenti in eccesso o perdite;

• Migliora il time management: l’utilizzo di Twproject per il calcolo delle ore lavorative permette al gestore di progetto di risparmiare il tempo che si impiegherebbe a calcolare il tutto manualmente;

• Migliora la flessibilità: sempre più aziende stanno passando al lavoro da remoto. L’utilizzo di un software di project manager non solo rende possibile tale flessibilità, ma la fa anche funzionare.

In conclusione, l’efficace gestione e calcolo delle ore lavorative è cruciale per il successo di qualsiasi azienda.

Utilizzare strumenti come Twproject non solo semplifica questo processo, ma migliora anche la produttività, l’accuratezza nella fatturazione e la gestione del tempo, riducendo il rischio di errori e disguidi.

L’adozione di tali tecnologie consente alle aziende di rimanere competitive in un mercato sempre più dinamico e orientato alla flessibilità, garantendo allo stesso tempo la trasparenza e la giustizia per i lavoratori.

La capacità di tenere traccia delle ore lavorative in tempo reale e con metodi precisi è quindi non solo una necessità operativa, ma un vero e proprio investimento nel futuro dell’organizzazione.

 

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Dal time management allo schedule management nei progetti

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività del progetto e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder

Attraverso un’accurata schedulazione, i project manager possono garantire che ogni fase del progetto sia attentamente pianificata e monitorata, migliorando la probabilità di successo e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili.

In questo articolo esploreremo i vari aspetti dello schedule management, essenziale per garantire il successo di un progetto.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

Schedule Management: La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave“.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

durata delle fasi di progetto su diagramma di Gantt

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

  1. Cosa deve essere fatto?
  2. Entro quando sarà fatto?
  3. Chi lo farà?
to do list schedule management

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

  • Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
  • Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
  • Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
  • Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

  • Pianificazione dello sviluppo;
  • Controllo;
  • Pianificazione delle modifiche.

Schedule Management: Pianificazione dello sviluppo

La pianificazione dello sviluppo nello schedule management è un aspetto cruciale per il successo di un progetto.

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

  • Come sarà misurato il programma?
  • Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
  • Chi lo misurerà?
  • Quanto spesso verrà misurato?

Per misurare il progresso del progetto, è importante definire chiaramente le metodologie di misurazione.

Queste possono includere tecniche come Earned Value Management (EVM), che integra misure di tempo e costi per fornire una visione completa del progresso del progetto rispetto alla timeline del progetto.

Identificare chi sarà responsabile della misurazione è cruciale per garantire la precisione e la coerenza dei dati raccolti.

Spesso, il project manager o un membro del team dedicato al controllo della qualità può essere incaricato di questo compito. È essenziale che questi siano formati nell’uso degli strumenti e delle tecniche di monitoraggio.

La frequenza delle misurazioni deve essere stabilita in modo tale da fornire dati tempestivi e utili per il decision-making.

Le misurazioni potrebbero essere condotte settimanalmente, mensilmente, o in corrispondenza delle principali milestone del progetto. La frequenza dovrebbe essere sufficiente a identificare e affrontare rapidamente eventuali problemi.

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

schedule management, time management                                                                                                                                Grazie per l’mmagine a  Watch List

Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

  • Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
  • Di quanto preavviso si ha bisogno?
  • Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso nel modo più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

In conclusione, una corretta schedulazione supportata da un software di project management efficace come Twproject, permette al team di progetto di lavorare in modo coordinato, monitorando i progressi e adattandosi alle variazioni in tempo reale.

Questa combinazione di competenze e strumenti tecnologici non solo facilita il rispetto delle scadenze, ma migliora anche la qualità complessiva del progetto e la soddisfazione degli stakeholder.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.

Inizia a gestire i tuoi progetti.

Prova Twproject!

I migliori software di time management del 2023-2024

Sei alla ricerca di un software che ti aiuti a gestire il time management nella tua azienda? Allora sei nel posto giusto.

Il nostro tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E fin qui possiamo dirci tutti d’accordo.

Ma si sa che non è facile imparare a gestire il tempo e questo è valido nella vita tanto quanto sul posto di lavoro.

Per chi ha l’esigenza lavorativa di monitorare, oltre ai propri tempi, anche quelli del proprio team, trovare delle modalità efficienti di approccio a questa attività è fondamentale: ci aiuterà a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere e la soddisfazione aziendale.

Ne consegue che i vantaggi di un monitoraggio accurato delle tempistiche nei progetti lavorativi sono molteplici:

  • la riduzione dello stress lavorativo e l’incremento della produttività
  • il rispetto delle scadenze
  • la valutazione sul valore delle attività in cui investi più tempo
  • il calcolo preciso dei tempi impiegati per svolgere attività tipiche e dunque più consapevolezza nello stilare preventivi
  • infine, e ciò vale per i team di qualunque dimensione, a tutto questo si aggiungerà la condivisione delle responsabilità nel lavoro svolto

E se questo elenco di vantaggi non ti basta, dai un’occhiata all’elenco esaustivo del motivi per cui il time management è un’attività fondamentale per la tua azienda.

Probabilmente il time management è una delle principali attività di monitoraggio di qualsiasi azienda, dalla più piccola fino alla più grande e strutturata.

INDICE

Ma ha un punto debole, ovvero la costanza: non sempre ne abbiamo a sufficienza per trovare gli strumenti giusti e dunque rischiamo di ricorrere a soluzioni provvisorie o incoerenti.

Dunque, occorrono sforzi condivisi, pazienza nell’implementare la registrazione e il monitoraggio, regolarità nel metterli in atto e portarli avanti nel tempo, ma anche coraggio nel cambiare strada quando ci si accorge che le cose non funzionano come dovrebbero.

Un software di time management è come un compagno di viaggio che ci affianca e ci guida in questo compito.

Bisogna sperimentarne diversi per trovare quello ideale poiché, seppur somigliandosi, non tutti funzionano allo stesso modo.

Due macro-tipologie di software di time management

Le piattaforme che monitorano le tempistiche e permettono di creare i timesheet si dividono principalmente in due categorie:

  1. semplici app per la registrazione dei tempi
  2. soluzioni comprensive per la gestione dei progetti di lavoro, che integrano anche altre funzionalità.

Il nostro consiglio è di combinare un software di time management con altri di pianificazione, quindi scegliere uno strumento appartenente alla seconda categoria.

In questo modo tutte le parti in gioco sono coinvolte e i tempi di lavoro sono un pezzo del puzzle che si integra con gli altri, utile ad analizzare il funzionamento dei progetti e del gruppo di lavoro nel suo complesso.

Un esempio su tutti?

Il classico caso in cui i timesheet passati vengono utilizzati per stimare il costo di attività future e pianificare il budget di nuovi progetti in maniera accurata.

Avevamo già esposto qui i numerosi vantaggi e le tecniche che potrai mettere in atto utilizzando uno strumento completo di time management all’interno della più ampia cornice di gestione integrale dei progetti.

La nostra classifica

Ed eccoci giunti al sodo. Quali sono i migliori strumenti sul mercato?

Quali sono quelli che dunque rispondono all’esigenza di combinare il time management con altri aspetti di gestione e che hanno un’altra caratteristica a nostro avviso vantaggiosa, ossia la flessibilità? Siamo qui per dirtelo.

Abbiamo testato diversi software, tra i più famosi sul mercato, che abbiano come punto focale l’inserimento e il monitoraggio dei tempi di lavoro, e abbiamo stilato una classifica.

Quindi speriamo che questa potrà esserti utile!

1. Twproject

Twproject Tracciamento tempi di lavoro

Twproject è lo strumento che fa della flessibilità nella registrazione dei timesheet il suo punto di forza.

Con Twproject ogni modalità di inserimento è contemplata, per venire incontro alle esigenze personali.

Infatti la piattaforma offre la possibilità costante di monitorare i worklog registrati in tempo reale, evidenziando gli sforamenti rispetto al pianificato e potendoli eventualmente aggiustare.

I dati registrati possono essere esportati facilmente: per persona, progetto, cliente, date e molto altro ancora.

Questi dati vanno a inserirsi su ogni singolo aspetto della gestione aziendale con Twproject, dalla fase di pianificazione, proseguendo con l’esecuzione e fino alla fase conclusiva di fatturazione del lavoro svolto.

Inoltre, Twproject ha un sistema di notifiche che aiutano a ricordare sempre di registrare i propri worklog, per non perdere nessuna informazione.

Caratteristiche principali:

  • Varia modalità di registrazione: è possibile inserire le ore svolte con fogli presenza che mostrano un intervallo di tempo prescelto, o con un cronometro attivabile all’occorrenza, o ancora attraverso i ToDo assegnati.
  • Vari accessi alla registrazione: in qualunque pagina della piattaforma è possibile inserire i propri worklog, a partire dalla dashboard e proseguendo sulle singole pagine di progetti e fasi, sulla lista di ToDo o ancora sul proprio foglio presenze, con diversi intervalli temporali.
  • Calendario: personalizzabile a livello di intervallo temporale (settimanale, bisettimanale, mensile), integrato con la pagina di timesheet.
  • ToDo: strumento molto flessibile e di facile utilizzo. Attraverso i ToDo il lavoratore può inserire le ore lavorate sulle singole attività, manualmente o con timer. Quando un ToDo viene chiuso si apre automaticamente la finestra per la registrazione dei worklog.
  • Costi: la funzione di budgeting (destinata ai manager dei progetti o delle singole fasi) riporta in automatico le ore di lavoro svolto sui vari nodi della WBS. Nel prospetto dei costi è possibile visualizzare il dettagli delle attività svolte da ciascun lavoratore. Inoltre, si può visualizzare il confronto tra lavoro stimato e lavoro svolto e si possono naturalmente aggiungere i costi addizionali.
  • Ricavi: anche in questa sezione vengono distinti i ricavi stimati da quelli fatturati ed è possibile salvare i documenti di fatturazione.
  • Gestione dei worklog: questa funzione permette di visualizzare l’andamento dei worklog e anche di approvare, da parte del project manager, quelli inseriti dai lavoratori. Di default tutti i worklog hanno status “da approvare”, ma è possibile personalizzare questa opzione a seconda delle esigenze aziendali.
  • Analisi e gestione del carico di lavoro: in base ai tempi di lavoro inseriti, dalla disponibilità, e tenendo conto di eventuali assenze, è possibile pianificare in anticipo il carico degli operatori o di rimodulare le assegnazioni in corso d’opera. Il carico di lavoro in Twproject è molto efficiente e consente di distinguere anche le attività routinarie da quelle dirette sui progetti.
  • Pianificazione progetti: le ore lavorate in determinati progetti possono servire da fonte di pianificazione per progetti simili successivi. Twproject offre strumenti per una pianificazione dettagliata e permette di scomporre il progetto nelle sue singole fasi, assegnando a ciascuna di esse caratteristiche specifiche.
  • Gantt interattivo: il primo è più utile strumento di pianificazione è rappresentato dal diagramma di Gantt, che permette di settare le tempistiche delle fasi, le scadenze, le milestone, eccetera.
  • Pagina statistiche: raccoglie i dati dei worklog inseriti per generare grafici sull’andamento del progetto o delle sue fasi, mettendo questi dati in relazione con i costi. In questa pagina è inoltre possibile visualizzare la situazione in qualunque data dell’arco di vita del progetto in corso.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è lo strumento collaborativo per eccellenza, permette di inserire i timesheet in una cornice più ampia, permette al manager di avere sotto controllo budget, carico operatori, statistiche ecc. e al lavoratore di avere sempre chiaro l’utilizzo del proprio tempo. Inoltre aiuta a non dimenticarsi di inserire le ore lavorate. Si adatta alle esigenze di qualunque team.

Contro: Non rileviamo alcun contro.

Per chi cerca un sistema completo e collaborativo di gestione dei tempi di lavoro, la scelta migliore è Twproject: semplice e adattabile a ogni esigenza, consente di monitorare il lavoro in maniera efficace.

2. Timey App

Timey

Timey App è un’app web e mobile che consente il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in un’ottica collaborativa.

È progettato per aiutare  individui e team a tenere traccia del tempo che dedicano a  diverse attività e progetti, nonché a gestire e organizzare i progetti.

Caratteristiche principali:

  • Monitoraggio dei tempi: Timey semplifica questa attività con funzionalità di timbratura in entrata e in uscita, garantendo una registrazione precisa dell’orario di lavoro. Inoltre, registra facilmente le pause, consentendo un monitoraggio accurato del tempo e una migliore gestione delle risorse.
  • Gestione dei progetti Kanban: puoi visualizzare l’avanzamento del progetto utilizzando le schede Kanban, semplificando la transizione dei progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
  • Panoramica del progetto: puoi conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo con la funzionalità di panoramica del progetto. Monitora attività, orari di lavoro, report e traguardi per garantire che tutto rimanga secondo quanto pianificato.
  • Pianificazione delle ferie: tieni traccia delle richieste di ferie del team, inclusi giorni di assenza, permessi e malattia.
  • Fatturazione ai clienti: crea e invia fatture ai clienti, con la possibilità di monitorare lo stato dei pagamenti e aggiungere sconti o tasse.

Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.

Pro: Timey semplifica il monitoraggio del tempo, ottimizzando il processo per individui e team. La sua interfaccia intuitiva e l’accessibilità mobile svolgono questo compito in modo accurato ed efficiente.

Contro: sebbene sia un buono strumento, potrebbe avere una curva di apprendimento per alcuni utenti che sono nuovi a questo tipo di software. Potrebbero essere necessari corsi di formazione o tutorial per utilizzare appieno le sue funzionalità.

Una soluzione software per professionisti o aziende che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.

3. Clockify

clockify

Clockify è un’applicazione per la registrazione delle ore di lavoro e la creazione di fogli di presenza che permette di monitorare il lavoro tra i vari progetti e renderlo fatturabile.

Fornisce inoltre informazioni sulle abitudini di lavoro e report sulle prestazioni del team.

Caratteristiche principali:

  • Time tracker a cronometro o manuale: permette di registrare i tempi di lavoro e segnarli come fatturabili. I timesheet registrati sono poi editabili in un secondo momento per aggiungere maggiori informazioni.
  • Calendario: integrabile anche con il calendario di Google o Microsoft, offre funzioni di gestione delle ferie con protocollo di richiesta e approvazione.
  • Funzione “chiosco”: permette di creare punti di accesso a cui ci si logga in modo da monitorare i tempi di lavoro su certi progetti. Più utenti possono essere loggati contemporaneamente allo stesso chiosco.
  • Dashoard: permette di visualizzare le statistiche su come il team ha usato il proprio tempo.
  • Report: Permettono di esportare i dati secondo diversi criteri.
  • Schedulazione e gestione progetti: assegnazione di task con una vista di carico degli operatori semplificata; anche la gestione dei progetti ha funzioni basiche.
  • Budget: è possibile inserire spese aggiuntive che vanno a sommarsi ai costi del personale e successivamente creare le ricevute al cliente.
  • Mappe: monitora gli spostamenti degli utenti loggati su un determinato territorio, funzione utile per team che lavorano in mobilità.

Prezzo: licenza basic a partire da 3.99 $ utente/mese.

Pro: User friendly, semplice da usare; accessibilità da vari device e buona versione app mobile.

Contro: poche o quasi nulle customizzazioni. Non adatto a grossi team, aziende con vari dipartimenti ecc. Mancanza del Gantt.

Un’applicazione nata con la funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso altre attività basiche di project management.

4. Harvest

Harvest

Harvest è un sistema web-based di timesheet management che ha una forte connessione con la gestione del budget e della fatturazione. Per altre funzionalità usa invece le integrazioni con altri sistemi paralleli.

Dunque può essere una soluzione conveniente per free lance o piccoli team.

Caratteristiche principali:

  • Progetti: possibile creare progetti suddivisi per cliente, di tre tipologie: a consumo, con costo fisso e non fatturabili. Ogni progetto ha dei task predefiniti ai quali i dipendenti lavorano.
  • Registrazione con timer o manuale, attraverso il planner settimanale. Il cronometro non si interrompe se si cambia finestra o anche se si chiude il browser.
  • Budget per progetto: settabile in ore o denaro. Aggiunta di spese extra.
  • Invoicing: funzionalità con molte opzioni per creare fatture a partire dalle ore lavorate sui progetti.
  • Grafici di riepilogo: grafici lineari o a blocchi per visualizzare l’andamento delle entrate e uscite e delle ore lavorate, divise tra fatturabili e non.
  • Gestione del team: mostra il riepilogo delle ore svolte, segnala gli sforamenti, ma non ha vere e proprie funzioni di workload balancing perché non permette di riallocare i compiti.

Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: Gestione basata sui progetti per cliente: può non essere indicato per team che lavorano diversamente. Non è possibile segnare le ore lavorate a più livelli, ma solo per i task specifici di un progetto, quindi non sulle fasi, non sul progetto in generale, ecc.

Harvest propone strumenti di analisi per il monitoraggio dei tempi ed è adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica, pur peccando in rigidità.

5. TimeCamp

TimeCamp

TimeCamp è un’applicazione per il time tracking che presta attenzione al budgeting dei progetti e alla trasparenza nella comunicazione e gestione dei tempi di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Tipologie di inserimento: con cronometro o con inserimento manuale.
  • Automatizzazioni: inserimento automatico con analisi di url e keyword che permette di individuare il progetto a cui si sta lavorando; funzionalità “idle tracking” che mette automaticamente in pausa il cronometro quando l’utente non è attivo.
  • Status dei timesheet: sono tutti soggetti ad approvazione da parte del responsabile.
  • Visualizzazioni diverse: classica vista timesheet o in stile “calendario”.
  • Report: presenza di oltre venti tipologie di report precostituiti per verificare l’andamento delle produttività del gruppo di lavoro. Possibilità di creare report personalizzati.
  • Fatturazione: a partire dai timesheet dei lavoratori, a cui è possibile applicare diversi costi orari, è possibile creare ed esportare direttamente le fatture.
  • Budget: creazione di un budget con aggiunta di costi previsti. Notifiche in caso di sforamento.

Prezzo: licenza starter a partire da 2.99 $ utente/mese.

Pro: Utile a chi serve strumento basic. Per tutte le altre funzioni di project management si affida a strumenti esterni, consentendo alcune integrazioni.

Contro: Carente nella gestione dei progetti, non presenta funzioni di pianificazione oltre alle tempistiche.

Strumento innovativo e con alcune interessanti automazioni, più adatto a freelance che ad aziende strutturate.

6. Sunsama

Sunsama

Software che utilizza metodologia agile per la gestione dei task e il loro tracciamento. Fa un uso principale della kanban board, al cui interno inserisce le tempistiche.

Caratteristiche principali:

  • Personalizzazione sulle modalità di lavoro: offre molte opzioni di pianificazione personale e gestione dei tempi.
  • Task management: i task possono essere aggiunti dal calendario, che ha una vista stile kanban board, e assegnati (se si vuole) a un channel e poi posizionati al posto giusto nel giorno, nella settimana o nel mese. Ci sono task che possono essere impostati come routinari e aggiunti di default.
  • Date di inizio e fine dei task: possono essere settate a piacere.
  • Channels: sorta di aree all’interno delle quali inserire i propri task. È possibile avere anche dei sub-channels. Altrimenti i task rimangono non categorizzati.
  • Archivio: può essere personalizzabile oppure reso automatico. Nel secondo caso si occupa automaticamente di salvare i task passati.
  • Carico operatori: segnala in rosso se un task assegnato provoca un superamento delle ore di lavoro previste.
  • Review: ha funzionalità di revisione settimanale in cui si analizza il raggiungimento degli obiettivi.

Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.

Pro: Strumento molto attento al benessere personale e a una gestione bilanciata dei tempi di lavoro.

Contro: Sunsama è un buon strumento per la produttività personale. Ma potrebbe non essere la scelta migliore per progetti di gruppo più ampi e per la collaborazione con i colleghi.

La filosofia di lavoro agile si rispecchia in questa applicazione sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.

7. ActiveCollab

ActiveCollab

Strumento di gestione progetti con funzionalità di time tracking che permette di monitorare e gestire i tempi di lavoro, per progetto, per cliente, per ambito o assegnatario.

Caratteristiche principali:

  • Gestione progetti: permette di creare progetti con dati quali descrizione, categoria e cliente. I clienti possono essere inseriti nei progetti ma si può scegliere di nascondere alcune attività alla loro vista. Non sono presenti sotto-fasi di progetto.
  • Gestione task: ogni task ha un assegnatario e una data di consegna.
  • Cronometro: deve essere attivato sui progetti dal project manager e a quel punto permette di monitorare i tempi di lavoro.
  • Timesheet: è possibile anche aggiungere le ore in un secondo momento nel timesheet, che a seconda di quanto dichiarato mostrerà con diversi colori le eventuali ore in eccesso o in difetto.
  • Gestione risorse: possibile creare diverse figure professionali con costo orario personalizzato, e modificare il costo orario a seconda dei singoli clienti.
  • Report: filtrabili per finestra temporale o anche per cliente o tipologia. Mostrano i progressi sul lavoro svolto.
  • Budget: permette di distinguere tra ore lavorate e stimate, anche in percentuale, e di calcolare il totale fatturabile.

Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: buona completezza degli strumenti a disposizione, facilità di apprendimento.

Contro: report e interfacce poco personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.

Un software adatto a diverse tipologie di professionisti e imprese. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.

Conclusioni

Abbiamo dunque visto quali sono i migliori strumenti per aiutare manager e lavoratori a tenere traccia del tempo dedicato a vari compiti, progetti e altre deliverables.

Una buona scelta concorrerà a compiere decisioni aziendali più consapevoli e consentirà un generale innalzamento di produttività e redditività.

Perciò l’ideale è trovare uno strumento che assecondi le singole esigenze, che tenga conto delle peculiarità personali e che allo stesso tempo incorpori quest’attività all’interno di una cornice più ampia, affinché il time tracking non rimanga un elemento a se stante, isolato dal resto dei processi aziendali.

Con Twproject ogni risorsa coinvolta può seguire i propri schemi e registrare il lavoro come meglio crede. Il project manager potrà in un secondo momento analizzare questi dati con facilità, poiché saranno già correttamente integrati sotto ogni aspetto di project management.

Dunque speriamo di averti convinto che time management non equivale a una lotta contro il tempo. Significa al contrario intraprendere un viaggio e imparare lungo il cammino, acquisendo quella pratica che solo la giusta esperienza ti può dare.

Prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e non perdere nessun dettaglio sull’impiego del tuoi tempi di lavoro!

Come utilizzare i timesheet per ottimizzare i progetti

Il timesheet è uno strumento fondamentale del project management, che consente di monitorare e gestire il tempo impiegato per completare un progetto. Ciò aiuta a monitorare l’avanzamento del progetto, valutare la produttività del team e capire quanto il progetto sta costando.

In questo articolo, vedremo come l’utilizzo dei timesheet possa contribuire a ottimizzare la gestione dei progetti e aumentare la produttività del team.

Cos’è un timesheet e perché è importante

CONTENT

Un timesheet è un documento utilizzato per registrare le ore lavorative svolte da un individuo o da un team. L’utilizzo del timesheet è importante per la gestione del progetto poiché consente di tenere traccia del tempo impiegato per completare le attività previste.

Il timesheet è anche fondamentale per il processo di fatturazione del progetto. Consente di registrare con precisione il tempo dedicato al progetto, il che facilita la fatturazione dei clienti.

Inoltre, consente di individuare eventuali ritardi nell’avanzamento del progetto, fornendo al team la possibilità di intervenire per correggere eventuali problemi.

Come utilizzare i timesheet per migliorare la gestione del progetto: 7 suggerimenti

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è importante definire le attività del progetto e stabilire gli obiettivi di ogni attività. Ciò consentirà di tenere traccia del tempo impiegato per completare ciascuna attività e valutare l’avanzamento del progetto.

Il timesheet è uno strumento presente in Twproject. Questo strumento consente di registrare il tempo impiegato per ciascuna attività, il che consente di tenere traccia dell’avanzamento del progetto in modo preciso.

In Twproject è possibile creare progetti e suddividerli in attività. Per ciascuna attività, si possono definire gli obiettivi e registrare il tempo impiegato per completarli. In questo modo, è possibile monitorare l’avanzamento del progetto in tempo reale.

Inoltre, Twproject consente di generare report sul tempo impiegato per ciascuna attività del progetto. Questo aiuta a valutare la produttività del team e individuare eventuali ritardi nell’avanzamento del progetto.

Per ottimizzare la gestione dei progetti con l’uso dei timesheet, è importante adottare alcune pratiche efficaci. Ecco alcuni consigli per aumentare la produttività del team e migliorare la gestione del tempo del progetto.

1.     Definire le attività del progetto in modo dettagliato

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è importante definire le attività del progetto in modo dettagliato. Ciò significa suddividere il progetto in fasi e attività, e definire chiaramente gli obiettivi e i risultati attesi per ciascuna attività.

In questo modo, il team ha una visione chiara del lavoro da svolgere e può registrare in modo accurato il tempo impiegato per ciascuna attività.

2.     Assegnare le attività al team

Una volta definite le attività del progetto, è importante assegnarle al team in modo chiaro e preciso. Ciò significa definire le responsabilità di ciascun membro del team e assegnare le attività in base alle competenze e alle disponibilità di ciascuno.

In questo modo, il team può lavorare in modo efficace e coordinato, e registrare il tempo impiegato per ciascuna attività in modo preciso.

3.     Registrare il tempo impiegato per ciascuna attività

Una volta assegnate le attività al team, è importante che ciascun membro del team registri il tempo impiegato per completarle. Ciò può essere fatto utilizzando un software di project management come Twproject, che consente di registrare in modo flessibile il tempo speso dall’utente.

In questo modo, il team ha una visione precisa del tempo impiegato per ogni attività e può valutare l’avanzamento del progetto in modo accurato.

4.     Monitorare l’avanzamento del progetto

Utilizzando i timesheet, è possibile monitorare l’avanzamento del progetto in modo accurato. Ciò significa che è possibile verificare se il progetto sta procedendo secondo i tempi previsti e se ci sono eventuali ritardi o problemi da affrontare.

Inoltre, è possibile individuare eventuali attività che richiedono troppo tempo e intervenire per migliorare il processo di lavoro.

5.     Analizzare i dati del timesheet

Una volta registrato il tempo impiegato per ciascuna attività, è importante analizzare i dati del timesheet per individuare eventuali inefficienze nel processo di lavoro e migliorare la gestione del tempo del progetto.

Ad esempio, è possibile individuare le attività che richiedono troppo tempo e cercare di ridurne i tempi di esecuzione o individuare eventuali problemi nell’organizzazione del lavoro e intervenire per migliorare il processo di lavoro.

Inoltre, è possibile utilizzare i dati del timesheet per valutare la produttività del team e individuare eventuali aree di miglioramento.

Ad esempio, individuare i membri del team che impiegano troppo tempo per completare le attività e cercare di migliorare le loro prestazioni o individuare le attività che richiedono competenze specifiche e cercare di formare il team

6.     Utilizzare i timesheet per calcolare i costi del progetto

Oltre a registrare il tempo impiegato per ciascuna attività, i timesheet possono essere utilizzati anche per calcolare i costi del progetto. Ciò significa che è possibile verificare se il progetto sta procedendo secondo il budget previsto e individuare eventuali costi aggiuntivi da affrontare.

Inoltre, si possono utilizzare i dati del timesheet per stimare i costi delle attività future e pianificare il budget del progetto in modo preciso.

7.     Comunicare con il team sull’utilizzo dei timesheet

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è fondamentale comunicare con il team sull’importanza di registrare il tempo impiegato per ciascuna attività. Ciò significa spiegare al team i benefici dell’utilizzo dei timesheet, come ad esempio la possibilità di monitorare l’avanzamento del progetto e individuare eventuali inefficienze nel processo di lavoro.

Inoltre, è importante fornire al team le istruzioni per l’utilizzo del timesheet e supportare i membri del team nel caso di eventuali difficoltà.

In sintesi, l’utilizzo dei timesheet è un’importante componente della gestione del progetto. Consente di monitorare l’avanzamento del progetto, valutare la produttività del team e individuare eventuali problemi che possono rallentare il progetto.

Infine, il timesheet aiuta a mantenere il controllo sulle tempistiche del progetto e a prevenire eventuali problemi prima che si verifichino. Per questo motivo, è importante il suo l’utilizzo nella pianificazione del progetto fin dall’inizio.

Inoltre, il suo utilizzo può anche migliorare la produttività del team. Infatti, registrare il tempo impiegato per ciascuna attività consente di individuare eventuali attività che richiedono troppo tempo e di individuare eventuali inefficienze nell’organizzazione del lavoro.

In questo modo, è possibile intervenire per migliorare il processo di lavoro e aumentare la produttività del team.

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Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

INDICE DEI CONTENUTI

Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

worklog

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

timesheet

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

time counter

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
Non perdere altro tempo prezioso e inizia subito a tenere traccia del tuo lavoro!

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5 punti di forza del time management

Tra i punti di forza del time management possono essere asseriti una maggiore produttività e una riduzione del livello di stress.

Una gestione ottimale del proprio tempo migliora l’equilibrio tra lavoro e vita privata e, di conseguenza, aumenta la felicità.

In questo articolo spiegheremo cosa si intende per gestione del tempo e vedremo nello specifico 5 punti di forza del time management.

INDICE DEI CONTENUTI

Cos’è il time management?

La gestione del tempo, o time management, è la capacità di pianificare e organizzare il proprio tempo tra diverse attività per massimizzare la loro efficacia.

In altre parole: è sapere cosa fare e quando farlo.

Una gestione efficace del tempo significa prendere il controllo della propria giornata e dell’energia raggiungendo gli obiettivi più velocemente e con meno stress.

Ciò permette di gestire al meglio il tempo a disposizione dell’individuo, tenendo conto anche della sua particolare situazione e delle sue caratteristiche individuali.

Padroneggiare la capacità di gestire il tempo permette di contrastare direttamente la procrastinazione e di eliminare la spiacevole sensazione di aver perso il controllo.

Quali sono i punti di forza del time management?

Il time management presenta diversi benefici. Vediamo qui quali sono i suoi 5 principali punti di forza:

1. Meno stress

Assumere il controllo del proprio tempo riduce lo stress e l’ansia perché significa riuscire ad organizzare le attività rispettando le scadenze.

Poiché puoi programmare la giornata, puoi lasciare spazio a irregolarità o problemi che potrebbero causare stress.

Ad esempio, se ritieni che un progetto possa richiedere più tempo di quanto originariamente pianificato, pianifica più tempo per quell’attività.

Dare priorità nella maniera corretta alle attività quotidiane permette di sentirsi meno sopraffatti e stressati da ciò che si deve fare.

Pianificare correttamente le attività e dare loro la giusta priorità, è qualcosa che può essere fatto molto semplicemente sfruttando un software di gestione progetti. Il nostro lavoro infatti non è mai “un’isola” ma è sempre connesso al lavoro dei nostri colleghi.

Utilizzare un software di project management può aiutare a coordinare il lavoro di tutto il team, per esempio, con Twproject, puoi pianificare tutte le fasi di progetto correttamente ed in modo flessibile, puoi inserire tutte le sotto-attività , dando loro la giusta priorità e assegnandole alle giuste risorse.

2. Aumento della produttività

Un efficace time management aumenta la concentrazione e, di conseguenza, migliora la produttività.

Fare troppe cose contemporaneamente può influire sulle tue capacità cognitive, facendoti sentire improduttivo o insoddisfatto dei tuoi progressi.

Organizzare il tuo tempo in modo da completare un’attività prima di iniziarne un’altra può aumentare la tua sicurezza.

Per pianificare meglio la tua giornata lavorativa ed evitare gli sprechi di tempo nel decidere cosa fare o come farlo, esistono diverse tecniche:

3. Migliore qualità del lavoro

Con l’applicazione delle tecniche di gestione del tempo, diventa possibile focalizzarsi maggiormente sul miglioramento della qualità del lavoro.

Questo può anche darti l’opportunità di considerare tutti gli aspetti di un’attività e assicurarti di completarli correttamente.

Quando sei al passo con il tuo lavoro e rispetti un programma, è probabile che i tuoi colleghi e il tuo datore di lavoro si rendano conto che possono contare su di te.

Anche in questo caso, utilizzare un software di project management potrebbe esserti di grande aiuto, con Twproject per esempio, le risorse coinvolte hanno sotto controllo l’andamento delle attività e vedono cioè che è stato fatto e ciò che è da fare.

4. Aumento dell’energia

Uno dei punti di forza più importanti del time management è l’aumento dell’energia e della motivazione.

Quando lavori in maniera disorganizzata, i livelli di energia inevitabilmente diminuiscono e la frustrazione dilaga.

Un’efficace strategia di gestione del tempo consente di sapere quando una specifica attività sarà completata, riducendo la quantità di energia che si spende preoccupandosi per una scadenza.

E ancora, grazie ad un corretto time management è possibile pianificare, in linea generale, quando il lavoro sarà terminato, permettendo così di dedicare spazio anche alla sfera personale.

5. Aumento della fiducia

Quando completi un elenco di compiti, più o meno importanti, che aiutano a raggiungere un obiettivo, diventi più sicuro delle tue capacità lavorative.

Un time management efficace ti permetterà di sentirti meno sopraffatto o stressato.

Il time management aiuta quindi a raggiungere gli obiettivi rispettando le scadenze, riducendo la procrastinazione e aumentando la produttività.

Non è un caso che una corretta gestione del tempo sia strettamente connessa con lo strumento usato per la gestione del lavoro.

Uno strumento che puoi gestire in autonomia ti aiuterà a tenere sotto controllo le tue attività ma non potrà aiutarti a cooperare con i tuoi colleghi per il raggiungimento dell’obiettivo di progetto, con Twproject potrai fare tutto questo, oltre a inserire le ore lavorate sulle attività.

Twproject è uno strumento di gestione dei progetti che non solo aiuta a gestire in modo efficiente tutte le attività, ma tiene anche traccia del tempo di tutti i progetti per assicurarti che tu o il tuo team non superiate la scadenza.  Provalo gratis.

Pianifica il lavoro e gestisci al meglio il tuo tempo.

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L’importanza del time management per una migliore produttività

Buone capacità di time management possono aiutare in ogni area della propria vita.

INDICE DEI CONTENUTI

In particolare, nel lavoro, la gestione del tempo è importante per aiutare a stabilire meglio le priorità e aumentare la produttività.

Gestire il tempo in maniera efficace permette di lavorare in modo più intelligente, fare di più nel minor tempo possibile e cogliere maggiori opportunità.

Vediamo in questo articolo l’importanza del time management per una migliore produttività.

Cos’è il time management?

Il time management, o gestione del tempo, è il processo di organizzazione e gestione delle ore della giornata. 

Una gestione efficace del tempo significa prendere il controllo del proprio tempo e delle proprie energie ottenendo risultati migliori senza troppo stress.

Quando si lavora organizzando al meglio il tempo, si possono ottenere risultati migliori più velocemente e con meno sforzo.

Le abilità essenziali del time management includono la definizione delle priorità, la definizione degli obiettivi e la delega.

I vantaggi del time management

Un buon time management porta con sé diversi vantaggi che permettono di migliorare la produttività. Ecco quali sono i più importanti:

1. Riduzione dello stress

Gestire il tempo in maniera efficace riduce i livelli di stress e l’ansia rendendo una persona più focalizzata e sicura.

Una buona gestione del tempo significa riuscire a rispettare scadenze ravvicinate pianificando al meglio il lavoro senza sentirsi sopraffatti.

2. Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Uno dei vantaggi più importanti del time management è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Chi è in grado di raggiungere un buon compromesso, sarà più produttivo in ufficio e in contemporanea avrà più tempo da dedicare alle relazioni private.

l'importanza del time management

Questo avviene perché una buona gestione del tempo assicura di concentrare gli sforzi sulle priorità più grandi.

3.    Maggiore concentrazione

Un’efficace gestione del tempo aumenta la concentrazione e, di conseguenza, migliora la produttività.

Una maggiore concentrazione consente di individuare maggiori opportunità e di dedicare più tempo alle cose che contano.

4.    Minore procrastinazione

La procrastinazione accade quando non si gestisce il tempo in maniera efficace.

Quando non si è concentrati e non si hanno gli obiettivi ben in mente, è facile cadere nella distrazione.

Buone capacità di gestione del tempo assicurano di avere il controllo sul carico di lavoro e, di conseguenza, aiutano a fermare la procrastinazione.

5.     Aumento dell’energia

Possedere efficaci capacità di time management incrementa i livelli di energia e motivazione.

I bravi gestori del tempo programmano le loro attività e fanno pause regolari durante il giorno, in questo modo non si sentono sopraffatti e la concentrazione rimane alta.

6.     Migliore qualità del lavoro

Avere buone capacità di gestione del tempo permette di evitare lunghi straordinari per rispettare una scadenza.

Poco riposo e un sonno insufficiente o di bassa qualità possono infatti interferire non solo nel lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Il time management permette quindi di gestire le attività al meglio dedicando il giusto spazio al riposo.

Di conseguenza, il lavoro svolto avrà una qualità migliore rispetto ad un risultato raggiunto frettolosamente.

7.     Maggiori opportunità

Uno dei pericoli nascosti di una cattiva gestione del tempo è che uccide le possibilità di ampliare i propri orizzonti e provare cose nuove.

Se si passa la vita correndo da un compito all’altro, non si avrà mai la possibilità di esplorare diverse opportunità.

Con buone capacità di time management sarà possibile avere più tempo libero che potrà essere dedicato a scoprire nuove idee.

8.     Migliore immagine lavorativa

Piuttosto che seguire il flusso di corsa, avere buone capacità di gestione del tempo consente di controllare la propria vita e prendere l’iniziativa sul lavoro.

Con un riposo e un sonno di qualità sufficienti, si sarà in una posizione migliore per prendere decisioni ponderate e sensate in ufficio.

Gli altri se ne accorgeranno e questo aumenterà le opportunità di carriera e promozione.

7 consigli per un time management efficace

Chiunque può apprendere la gestione del tempo e imparare ad organizzare i propri compiti in maniera efficace.

Ecco alcuni consigli per farlo:

1.     Utilizzare un software di project management

La gestione intelligente del tempo è necessaria per i project manager e i team che si destreggiano tra più attività contemporaneamente.

Non utilizzare un buon software di project management che permetta il monitoraggio del tempo, mette tutti in grande svantaggio.

D’altra parte, l’utilizzo di un tale strumento, come TWproject, consente di essere sempre al passo con i tempi e consegnare il lavoro entro le scadenze stabilite senza compromettere la qualità. Forse potrebbe interessarti anche questo articolo dove abbiamo comparato quelli che per noi sono i migliori software di Project Management.

2.     Pianificare

La pianificazione gioca un ruolo importante nella gestione del tempo poiché entrambi vanno di pari passo l’uno con l’altro.

È possibile, infatti, sfruttare al meglio il tempo solo quando questo è pianificato a fondo.

Quando si parla di pianificazione, non è necessario seguire una routine rigorosa, significa invece prendere decisioni più intelligenti per conoscere il momento giusto per svolgere le specifiche attività.

 3.     Dare priorità

Dare priorità alle attività quotidiane è la chiave per una gestione del tempo di successo.

È importante concentrarsi sulle proprie priorità per raggiungere gli obiettivi sul lavoro.

La categorizzazione aiuterà a concentrarsi su ciò che deve essere effettivamente fatto prima di tutto il resto.

4.     Evitare il multitasking

Il multitasking è una delle attività che fanno perdere più tempo in assoluto.

Il modo migliore per utilizzare il tempo è scegliere una cosa alla volta e realizzarla prima di passare a quella successiva in base alle priorità.

In questo modo è possibile concentrarsi maggiormente, diminuire le distrazioni e fare meno errori.

5.     Evitare le distrazioni

Nella nostra vita quotidiana, le distrazioni ci costano molte ore preziose in un giorno.

I telefoni cellulari, i colleghi loquaci, i social media sono solo alcune delle comuni perdite di tempo sul lavoro.

Per non lasciare che queste distrazioni prendano piede, è meglio tagliarle completamente.

Per farlo è necessario individuare quali sono i fattori di disturbo che bloccano la produttività ed impostare un orario fisso della giornata a loro dedicato.

6.     Pianificare il tempo di pausa

Fare pause regolari mentre si lavora è un modo efficace per rimanere produttivi tutto il giorno.

Tuttavia, si può cadere nell’errore contrario, cioè fare troppe pause.

Per questo è importante programmarle durante la giornata lavorativa: una breve passeggiata, ascoltare della musica, fare stretching, ecc. tutte queste attività permettono di rilassarsi e tornare al lavoro con più energia.

7.     Individuare le ore più produttive

Diverse ricerche mostrano chiaramente che la nostra giornata è guidata da cicli che influenzano quanto siamo vigili e motivati e questi variano da persona a persona.

Ad esempio, qualcuno potrebbe essere al picco la mattina presto, mentre un altro collega potrebbe concentrarsi meglio durante il pomeriggio.

Il trucco per un buon time management è quindi quello di abbinare il lavoro di massima priorità in base alle ore di produttività più elevate.

È facile vedere che iniziando a migliorare le capacità di time management si può creare un ciclo positivo.

Organizzando i compiti al meglio, la qualità del lavoro incrementerà, le opportunità si faranno più evidenti, il tempo libero aumenterà e ci si sentirà generalmente più carichi e felici.

Una gestione efficace del tempo riduce il sovraccarico e aiuta a stabilire le priorità, assicurando di lavorare in modo più intelligente e raggiungendo gli obiettivi più velocemente.

Pianifica il lavoro e gestisci al meglio il tuo tempo.

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Time reporting: chiarezza e semplicità grazie ad un software

Il time reporting è un componente critico del project management.

INDICE DEI CONTENUTI

Il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore trascorse sulle singole attività e sul progetto nel suo insieme.

E il modo migliore per tenere traccia del tempo è attraverso un software di project management.

Vediamo in questo articolo di capire meglio come funziona.

Perché usare un software per il time reporting?

Come visto prima, il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore impiegate per ogni singola attività e per il progetto in generale.

Questa visibilità aiuta a valutare l’accuratezza delle stime di lavoro e l’efficacia dei dipendenti.

Il time reporting all’interno di un software di gestione dei progetti dovrebbe consentire ai membri del team di aggiungere facilmente voci di tempo alle attività.

Dopo che il tempo è stato registrato, il software dovrebbe anche consentire di visualizzare e stampare i report sulle tempistiche.

Queste funzionalità consentiranno di tenere traccia del carico di lavoro dei membri del team e di comunicare informazioni precise alle parti interessate.

Un software permette di gestire il tempo in modo incredibilmente facile senza gravare con lavoro aggiuntivo e non solo… Sapevi ad esempio che è anche possibile non solo monitorare chi usa effettivamente il software, ma anche motivare con Gadget l’uso dello stesso?

il time reporting

Come funziona il time reporting in un software?

Sembrerà strano ma molte delle domande che ci arrivano da voi riguardano aspetti che per noi sono scontati, come: “ma per tenere conto del tempo devo fare tutto a mano?” oppure “Come faccio a capire velocemente se il progetto è in linea con le previsioni temporali?” (a chi ha fatto questa domanda potrebbe anche interessare questo articolo su come calcolare l’avanzamento dei progetti).

Vi chiediamo scusa se tante volte diamo per scontate queste risposte. Proviamo qui a spiegare in modo più semplice alcuni passaggi.

1. Aggiunta di voci di tempo

Idealmente, un software di project management consentirà di scegliere il modo di  inserire voci di orario che più si adegua al modo di lavorare delle risorse, si potrà per esempio inserirle  manualmente, utilizzare un tracker automatico, o un inserimento contestuale alla chiusura delle attività.

Ci sono pro e contro per ogni opzione, quindi la soluzione migliore dipende dal progetto e soprattutto dalla risorsa.

Il monitoraggio manuale del tempo consente ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire a mano il numero di minuti o ore di lavoro trascorse su di essa.

Il grande vantaggio di questo metodo è che il time tracking può essere completato rapidamente e in qualsiasi momento, senza doversi ricordare di attivare e disattivare un timer.

L’alternativa è utilizzare un tracker per registrare automaticamente il tempo speso su ogni attività.

I dipendenti faranno semplicemente clic su un pulsante del software quando iniziano un’attività e quindi mettono in pausa o arrestano il timer ogni volta che interrompono il lavoro.

2. Tracciamento delle ore

Un software di project management dovrebbe essere in grado di mostrare le work hours in diversi modi:

  • Per attività: questa visualizzazione consente di gestire il lavoro a un livello dettagliato e permette di individuare quali compiti stanno superando il budget o stanno subendo un ritardo.
  • Per progetto: consente di vedere il quadro generale e permette di valutare rapidamente lo stato di avanzamento e le prestazioni del progetto.
  • Per dipendente: permette di monitorare e valutare la produttività e il carico di lavoro a livello individuale. Soprattutto se i collaboratori sono pagati a ore, questa misura diventa particolarmente critica, ma è utile anche per i dipendenti stipendiati. Ad esempio, è possibile confrontare il tempo impiegato da due diversi dipendenti per completare attività simili. Se uno ha impiegato molto più tempo, potrebbe indicare che l’altro ha scoperto un modo migliore per fare le cose o che il primo dipendente ha bisogno di più formazione. E ancora, può essere usato per monitorare e snellire il carico di lavoro. Se uno dei dipendenti ha registrato 60 ore di lavoro e un altro solo 20 ore, potrebbe essere necessario ridistribuire le attività.

3. Creazione di report

Esistono due tipi di report che il software di gestione dei progetti dovrebbe essere in grado di creare:

  • Schede attività
  • Report temporali

Le schede attività consentono ai singoli dipendenti di avere una rapida panoramica delle attività su cui hanno lavorato durante una determinata settimana e delle work hours trascorse lavorando su ciascuna di esse.

Queste schede attività dovrebbero includere:

  • Attività su cui il dipendente ha abilitato il monitoraggio del tempo durante la settimana selezionata,
  • Compiti assegnati al dipendente, che erano programmati per la settimana selezionata,
  • Qualsiasi attività che il dipendente sceglie di aggiungere manualmente alla scheda attività.

Il vantaggio di una scheda attività è che questa permette ad ogni singolo collaboratore di monitorare facilmente i propri progressi.

Inoltre, fornisce un luogo centralizzato per vedere su cosa devono concentrarsi ogni settimana e come stanno andando i loro progressi verso ciascuna di queste attività.

I report temporali sono un tipo di documentazione interessante per il project manager ed altre parti interessate.

Questi dovrebbero essere visualizzabili all’interno del software ed essere scaricabili come file CSV o PDF.

Inoltre, i report orari dovrebbero essere personalizzabili in modo da poterli distinguere per attività, progetti, dipendenti e/o periodi di tempo selezionati.

La scelta dello strumento giusto

A questo punto vi starete chiedendo perché usare un software di project management invece di un semplice time tracker.

La risposta è molto semplice, integrando l’inserimento del tempo nel software di gestione progetti, dove avrai inserito tutti i progetti aziendali, i costi di progetto, le attività, sarai in grado di avere una visione d’insieme di come stia andando il progetto.

Le ore lavorate sono il tassello ultimo che permette al project manager di capire, se budget e stime sono corrette o se un progetto per esempio richiede una ri-pianificazione.

Time monitoring non è semplicemente avere una dashboard bella da vedere, ma permette di osservare come il tempo di lavoro del team è distribuito.

Per scegliere lo strumento che soddisfi effettivamente le aspettative, è necessario sapere quali sono i requisiti di un progetto.

Ecco a quali domande bisogna rispondere:

  • Cosa si sta cercando di ottenere?
  • Il software mi da flessibilità di inserimento ma anche strumenti di monitoraggio e report?

Nella maggior parte delle organizzazioni, i software per il monitoraggio del tempo sono diventati strumenti vitali, in grado di fornire ai leader informazioni per rendere il lavoro più efficiente.

Sebbene il processo di avvio del rilevamento del tempo possa essere complicato inizialmente, i benefici a lungo termine diventeranno presto evidenti sia per i project manager che per i membri del team.

La semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet ha aiutato l’adozione da parte degli utenti poiché il team di Advance ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo

Leggi l’intervista ad Advance e scopri come ha ottimizzato il time reporting con Twproject

In conclusione, il time reporting costituisce la base per aumentare la produttività sul lavoro poiché è possibile ottimizzare solo ciò che si misura.

Resta inteso che il modo migliore per capire è quello di provare a fare! Perché non provi Twproject gratuitamente?

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Tecnica del timeboxing: vantaggi e controindicazioni

Per comprendere cos’è il timeboxing è necessario fare delle riflessioni e rivolgere il nostro pensiero ad una normale giornata di lavoro.

Qual è l’approccio standard quando si ha una lista di cose da fare?

INDICE DEI CONTENUTI

La maggior parte delle persone, così come la maggior parte dei project manager, sceglie un’attività con cui iniziare e ci lavora fino al completamento.

Non è permesso passare a nient’altro fino a quando quel primo compito non sarà terminato con successo.

Solo in seguito si sceglierà un’altra attività e si ripeterà nuovamente il processo.

Questo è il metodo standard di fare le cose, ma è davvero sempre il più efficace?

Che cosa succede se, per esempio, una delle attività nell’elenco delle cose da fare è così ampia e complessa che non si avrà la possibilità di lavorare a nient’altro durante un determinato periodo di tempo?

In questa situazione, la tecnica del timeboxing può aiutare a gestire meglio il tempo.

Che cosa è esattamente il timeboxing?

Già più volte abbiamo parlato della gestione del tempo nei progetti come ad esempio a proposito del metodo GTD oppure a proposito del time management o ancora quando parlammo dello smoothing, ma non abbiamo mai parlato della tecnica del timeboxing.

Il timeboxing è una tecnica molto semplice per gestire il tempo e diventare più produttivi.

L’idea è di assegnare un determinato periodo di tempo a un’attività in anticipo e quindi completare questa attività entro tale intervallo di tempo.

Un esempio concreto è pianificare un’agenda della riunione e determinare in anticipo per quanto tempo si vuole lavorare su ciascun argomento.

Durante la riunione si imposta quindi un timer e quando il tempo è scaduto, si passa all’argomento successivo.

tecnica del timeboxing

Cosa rende efficace il timeboxing?

Il timeboxing è una tattica progettata per aiutare a rimanere concentrati e a compiere progressi significativi concentrandosi sul tempo anziché sulle attività stesse.

Questa tecnica è basata sul principio psicologico chiamato “Legge di Parkinson” che afferma che il lavoro si espande per riempire il tempo per il suo completamento.

Un esempio: se ci si concede una settimana per completare un’attività di due ore, questa attività aumenterà in maniera tale da riempire la settimana intera.

Potrebbe anche non riempire i tempi supplementari con più lavoro, ma solo con stress e tensione derivati dal doverlo fare.

Ecco perché ponendosi un limite di tempo, ci si concentra solo e solamente sullo svolgere l’attività.

Quali sono i vantaggi del timeboxing?

Ovviamente, il senso di urgenza autoimposto accennato sopra è uno dei maggiori vantaggi legati al timeboxing, ma questo approccio porta anche una serie di altri aspetti positivi, tra cui:

  • Focus maggiore: il timeboxing aumenta il livello di attenzione quando si svolge un’attività. Le distrazioni non avranno spazio e la produttività aumenterà.
  • Frequenti opportunità di rivalutazione: la maggior parte delle persone non si prende il tempo per valutare le proprie prestazioni fino alla fine della giornata lavorativa, nel momento in cui si guarda alla propria lista di cose da fare e si vede chiaramente quante ancora ne rimangono. Il timeboxing permette di analizzare e valutare il proprio lavoro quando il tempo è scaduto.
  • Progetti meno stressanti: quando si ha a che fare con un progetto particolarmente complesso e ricco di attività, il lavoro può diventare intimidatorio. Il progetto sembra allungarsi infinitamente e ci si sente sopraffatti. Ecco come il timeboxing diventa utile in questi casi: è molto più facile pensare: “Lavorerò a quest’attività per un’ora”, piuttosto che pensare, “Lavorerò a quest’attività fino a quando non sarà finita”.

 Quanto è difficile implementare il Timeboxing?

Soprattutto quando si un metodo di lavoro che si concentra sulle attività piuttosto che il tempo, quanto sarà difficile capovolgere la prospettiva e utilizzare la tecnica del timeboxing?

Ecco i consigli per iniziare ad applicare il timeboxing nel proprio lavoro e, perché no, anche nella vita di tutti i giorni:

  • Invece di iniziare con un progetto scoraggiante, selezionare un’attività o un lavoro relativamente piccolo e semplice, qualcosa che si può completare in un breve lasso di tempo e senza troppo stress. Nessuno infatti corre una maratona senza prima allenarsi in maniera incrementale.
  • Allo stesso modo, impostare brevi intervalli di tempo quando si inizia ad adottare questa tecnica. La raccomandazione è di iniziare con 15 o 20 minuti per un’attività e, se possibile, di iniziare nella fase in cui si è più attenti, concentrati ed energici.
  • Impostare un timer sul telefono o sul computer e, quando scade il tempo, rispettarlo e concludere il lavoro.
  • Concentrarsi e forzarsi a lavorare, senza alcuna interruzione, per quel lasso di tempo predeterminato. Questa è probabilmente la parte più difficile e significa, in concreto, non rispondere al telefono, non guardare le mail, non navigare in internet e niente small talk con i colleghi.

Al termine, è importante valutare come sono andate le cose e apportare le dovute modifiche per la volta successiva.

Forse è davvero necessario controllare le mail durante l’attività? Forse rispondere al telefono è obbligatorio vista il ruolo aziendale ricoperto?

Seguendo questi passaggi e perfezionandoli con il tempo, sarà possibile implementare efficacemente la tecnica del timeboxing al proprio lavoro.

E’ importante però anche sottolineare che il timeboxing non è una cura miracolosa e non renderà automaticamente più produttivi ed efficienti.

Inoltre, non è adatto a tutti i tipi di attività o riunioni. Ad esempio, quando si tratta di attività creative o brainstorming, è necessario del tempo che spesso non può essere così limitato come nel caso del timeboxing.

È anche importante prestare sempre attenzione alla qualità dei risultati.

Non importa se con o senza timeboxing, l’obiettivo di ogni project manager, team di progetto ed organizzazione in generale, dovrebbe essere sempre un lavoro di alta qualità.

Organizza meglio il tuo tempo.

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