New Twproject Release 7.1.008 – Assegnazioni e carico per dipartimento

Nonostante il periodo estivo il team di sviluppo di Twproject non si è certo fermato ed oggi rilasciamo una nuova versione che siamo certi apprezzerete molto. Questo nuovo rilascio, gratuito per tutti i clienti, include un’importante novità sul carico di lavoro ed in particolare sull’uso del dipartimento sui progetti, ma vediamo tutti i particolari.

In Twproject è sempre stato possibile assegnare un dipartimento su un progetto, ma l’assegnazione aveva la sola funzione di dare, a tutti coloro che vi appartenevano, specifici permessi sul progetto stesso.

Da oggi, questa assegnazione avrà un valore ancora maggiore.

Ma questa release non include solo questa importante modifica, abbiamo infatti anche potenziato notevolmente la gestione finanziaria di Twproject, rendendola più adatta a realtà aziendali fortemente strutturate.

Inoltre sono inclusi numerosi bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Questo aggiornamento è gratuito per tutti gli utenti di Twproject ed include aggiornamenti al database. È consigliato quindi un backup completo dell’applicazione prima di effettuare l’upgrade.

Vediamo adesso le novità in dettaglio.

Nuove funzionalità

Assegnazioni di dipartimento

Questa nuova importante modifica comporta diversi migliorie.

Come abbiamo già detto l’assegnazione di un dipartimento al progetto è sempre stato possibile, ma la funzione era solo quella di concedere i permessi alle persone che facevano parte del dipartimento/reparto (i permessi sono quelli dati dal ruolo con cui è assegnato il dipartimento).

Le risorse non potevano registrare ore lavorate sul dipartimento, ma richiedevano un propria assegnazione.

Da oggi questo sarà possibile! Appartenere ad un dipartimento assegnato su un progetto vi darà la possibilità di rendicontare direttamente su questa assegnazione, potrete vedere il progetto e lavorare con i ToDo.

Questa grande modifica vi permetterà di poter assegnare un dipartimento senza preoccuparvi di chi si occuperà delle attività nello specifico sapendo che tutti coloro che vi appartengo sono su di esso completamente operativi.

In ambienti di lavoro in cui ci sono team di grandi dimensioni e in cui si tenda a lavorare in modalità agile, risulterà molto comodo avere una sola assegnazione sui cui tutti rendicontano.

Anche l’assegnazione di un ToDo ad una persona non creerà più un’assegnazione alla persona se quella persona fa parte di un reparto/team già assegnato sul progetto.

Nelle interfacce di analisi del worklog comunque è mostrato il dettaglio delle persone che hanno rendicontato sull’assegnazione di dipartimento, restando immutate tutte le procedure di analisi, controllo ed approvazione.

Si tratta di un nuovo comportamento di default di Twproject e non ha quindi bisogno di essere attivato.

Di conseguenza in tutte le interfacce in cui sono mostrate le proprie assegnazioni o in cui è possibile registrare i propri worklog, oltre alle assegnazioni personali, sono mostrate anche quelle del reparto di diretta appartenenza, con la possibilità di rendicontare su di esse.

Qualora invece una persona abbia sulla stessa fase anche un propria assegnazione nominale, quella di reparto viene ignorata e mostrata solo quella personale.

Carico di lavoro del dipartimento

Ovviamente questa modifica, che da al dipartimento un’importanza ancora maggiore rispetto a quella avuto finora, non poteva rimanere incompleta e per questo è stato aggiunto anche il calcolo del carico ottimizzato sul dipartimento nel suo complesso.

Finora era possibile visualizzare solo il carico di lavoro delle persone; con questa versione diventa possibile anche per i dipartimenti.

Il calcolo del carico di lavoro considera molti parametri quali le date, lo stato e la tipologia dei progetti, la stima delle assegnazioni, le ore pianificate attraverso il piano e/o i ToDo, le ore effettivamente lavorabili al netto di permessi/ferie/malattie, le ore già lavorate su ogni singola assegnazione, per ogni persona che appartiene al dipartimento. Una volta estratti questi dati l’algoritmo cerca di ottimizzare l’allocazione delle risorse in modo da ottenere un carico il più verosimile possibile, sulla base dei dati di cui si è a disposizione:

Ore lavorate dalla risorsa (sia persona che dipartimento)
Capacità lavorativa per quel giorno. È la somma delle capacità di tutte le risorse che appartengono al dipartimento; tiene conto dell’orario lavorativo (part time orizzontali o verticali) e può quindi essere diversa di giorno in giorno.
Carico complessivo calcolato come somma di tutti i contributi.

I colori sono assegnati sulla base della fase/progetto. Se più risorse sono assegnate alla stessa fase/progetto il box rappresenta il totale di tutti i contributi.

Le indisponibilità, riportate in fondo alla barra in colore rosa pallido, sono ferie, permessi, etc., inserite nell’agenda di Twproject indicandone la tipologia.

Per maggiori dettagli sull’algoritmo implementato da Twproject per tale calcolo, ti consigliamo la lettura di questo post relativo al carico di lavoro delle risorse.

Gestione potenziata dei costi

Veniamo adesso alla parte relativa al potenziamento dei costi.

Budget di progetto

Sono state inserite diverse configurazioni attivabili, a spente di default che vi permettono un maggiore controllo su budget e stime.

L’attivazione del parametro BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN fa sì che l’applicazione impedisca l’inserimento di costi finanziari, o derivanti dalle risorse assegnate, se questi superano il budget assegnato. Inoltre la somma del budget distribuito sulle fasi deve rispettare quello definito sul livello superiore.

Questo comportamento ha lo scopo di facilitare l’attività di pianificazione finanziaria del project manager, che viene quindi guidato da Twproject nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile per ogni singola fase di progetto.

Se analizziamo quindi in dettaglio il controllo esercitato dal budget, vediamo che:

ogni sotto-fase non può avere un budget superiore a quello della fase cui appartiene (overflow) e, allo stesso modo, il budget di un nodo padre non può essere inferiore alla somma dei budget delle proprie sotto-fasi (underflow).

i costi stimati di una fase non potranno essere superiori al budget della fase relativa così come i costi derivanti dal lavoro delle risorse assegnate (costo orario della risorsa moltiplicato per le ore di lavoro stimate sulla sua assegnazione).

i costi reali, a loro volta, sono sottoposti al controllo dei costi stimati cui devono necessariamente riferirsi e che non possono di fatto superare.

le spese personali sono vincolate al proprio budget personale il quale contribuisce a sua volta ad erodere il budget della fase.

Per meglio orientarsi nella gestione finanziaria, Twproject mostra per ogni nodo il budget destinato a tutte le sue eventuali sotto-fasi, oltre al residuo ancora utilizzabile (valore dato dal budget sulla fase cui vengono sottratti quanto assegnato alle sotto-fasi ed i costi della fase stessa).

Come accennato, per simmetria con l’overflow, si controlla anche l’underflow, per cui non è permesso modificare un budget già inserito al di sotto di quanto già distribuito o stimato e, allo stesso modo, non è possibile abbassare un costo stimato al di sotto del reale già sostenuto.

Sono stati creati due nuovi permessi per la gestione del budget.

Gestione del costo orario delle risorse USE_REAL_RESOURCE_COST

Twproject ha due indicazioni del costo orario: una sulla risorsa, l’altra sull’assegnazione.

Questo per poter differenziare il costo dei propri dipendenti per l’azienda (costo sulla risorsa) dal valore con cui la risorsa stessa è “venduta” ad un cliente (costo sull’assegnazione).

Nel caso però fosse necessario o più comodo utilizzare sempre il costo della risorsa, è stato introdotto questo nuovo flag, la cui attivazione disabilita il costo orario sull’assegnazione che viene quindi ignorato.

Come conseguenza, un eventuale cambio del costo orario sulla risorsa sarà propagato immediatamente a tutte le assegnazioni dei task aventi stato attivo o in attesa. Viene anche attivata la visualizzazione dei costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e delle stime, attualizzate sul nuovo costo.

Il costo di worklog storicizzato (costo reale) è dato dalla somma dei costi dei singoli worklog al costo orario della risorsa alla data di inserimento, mentre il costo stimato è dato dal costo orario storicizzato, su quanto effettivamente registrato, e dal costo corrente per la parte restante:

costo reale worklog + (ore stimate – ore fatte) * costo orario attuale

Da notare che in caso di cambio del costo orario di una risorsa la pagina dei costi del progetto andrà interpretata tenendo conto del calcolo sopra indicato, non semplicemente facendo la moltiplicazione del costo orario x le ore.

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Collegata alla gestione del budget di progetto, ma indipendente da esso, è il blocco della registrazione dei worklog in caso di sforamento delle ore previste.

Una volta attivata questa proprietà, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza rispetto alla stima; quindi, in caso di ore non stimate, l’inserimento di worklog viene disabilitato.

Nel caso di assegnazione a dipartimento (vedi paragrafo successivo) il blocco è attivato sul totale di ore inserite da tutto il team.

In caso di sforamento, un alert avverte dell’errore e mostra il numero residuo di ore inseribili.

Si noti che questo blocco non prende in considerazione lo sforamento del budget previsto (sempre che la funzionalità sia attiva), ma la sola stima sull’assegnazione; questo per non bloccare le normali attività lavorative in caso di cambi di costo orario delle risorse.

La proprietà WORKLOG_ROUNDING_TO controlla invece l’arrotondamento della consuntivazione a ‘n’ minuti prestabiliti. Il valore 0 (default) non arrotonda e quindi disattiva la proprietà.

Gestione dei centri di costo

Sempre in ottica di semplificare la gestione di grandi team e progetti complessi sono state introdotte diverse novità relative ai centri di costo.

Propagazione centri di costo

Un nuovo comportamento di default, fa sì che quando viene cambiato il centro di costo su un task o risorsa, tutti i “figli” aventi il vecchio centro di costo sono aggiornati al nuovo. Se però un figlio ne aveva uno diverso, questo non viene modificato.

Scelta tipologia centro di costo
USE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

La sua attivazione comporta la comparsa nell’editor del centro di costo di un nuovo menù a tendina, la “tipologia”, avente due soli valori, progetto e risorsa, ed i drop-down di task e risorsa mostreranno solo i rispettivi centri di costo.

Ereditarietà del centro di costo
COSTS_INHERIT_COST_CENTER

Questa nuova custom feature è stata introdotta per far si che i costi aggiuntivi di progetto ereditino il centro di costo dalla fase, senza possibilità di modifica.

Sicurezza

Con questo rilascio abbiamo introdotto 5 nuovi permessi relativi alla gestione sulle fasi/progetti del budget, dei ricavi e del centro di costo.

La procedura di aggiornamento dell’applicazione li aggiunge automaticamente a tutti i ruoli esistenti che abbiano però i permessi analoghi sui costi.

Per aumentare la sicurezza, la ownership delle fasi di progetto verrà automaticamente ereditata dal nodo padre.

In questo modo, se anche la singola fase di progetto avrà un responsabile diverso (ad es. un project manager junior) rispetto al progetto principale, tale responsabile non acquisirà di default la ownership su tutti gli aspetti della fase, come i costi, ecc.

Molte altre novità

Kanban: aggiunta la ricerca in ogni colonna.

Lista assegnazioni: la stampa include ora anche tutti gli eventuali campi personalizzati.

Carico operatori: nel popup di dettaglio abbiamo aumentato e migliorato le informazioni di riepilogo.

Task aventi stato indefinito: la loro percentuale di avanzamento è sempre azzerata e non vengono presi in considerazione nel calcolo di avanzamento del progetto.

Ma tutto questo non è che un breve estratto di quanto puoi trovare in Twproject 7.1.007!

Con questa release Twproject ha approntato davvero tante altre migliorie al sistema e bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

New Twproject Release 7.1.004 – Tutte le tipologie di dipendenze sul Gantt

Dopo mesi di studio e implementazione siamo davvero felici di annunciare che è stata rilasciata una nuova versione di Twproject che include, tra le varie ottimizzazioni, un particolare passo in avanti sull’utilizzo del diagramma di Gantt.

Il Gantt sviluppato da Twproject è indubbiamente uno dei migliori sul mercato attuale in quanto a flessibilità e interazione con le altre pagine dell’applicazione.

È inoltre uno dei pochi che permette di fare ogni sorta di test sulla durata e dipendenza delle fasi dei progetti e salvare le modifiche apportate solo in un secondo momento, rivelandosi dunque uno strumento utile non solo durante la condivisione delle tempistiche ma anche in fase di studio delle stesse.

Come sempre la nuova release sarà a beneficio immediato di tutti i nostri clienti che potranno iniziare a utilizzare le nuove funzionalità da subito!

Le dipendenze nel Gantt

Secondo definizione, nell’ambito del project management si intende per “dipendenza” la relazione che intercorre tra due attività di un progetto o tra un’attività e una milestone (un punto preciso che definisce l’inizio o la fine di una fase rilevante).

Le dipendenze permettono dunque di collegare una fase alla successiva in modo da indicare che esse sono consequenziali.

Introduzione di nuove tipologie di dipendenze sul Gantt

Fino ad ora in Twproject, le dipendenze tra le fasi di progetto che l’utente poteva inserire erano di un’unica tipologia, la cosiddetta classica Finish to start (FS). Ciò significa che l’attività A deve finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non può iniziare prima che A sia conclusa.

Ma approfondendo questa tematica e anche grazie al feedback dei nostri clienti, ci siamo resi conto che limitare le possibili relazioni esistenti tra le fasi di un progetto a questa classica tipologia di dipendenza era riduttivo. Esistono infatti ulteriori relazioni che possono svilupparsi tra le attività da svolgere e che sono state teorizzate nei principi del project management. Vediamole nel dettaglio:

La tipologia di relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Se ad esempio l’attività B il completamento della scrittura di un libro e l’attività A è la stesura dell’ultimo capitolo, risulta chiaro che A deve necessariamente finire perché anche B possa dirsi conclusa.

Ancora, si dà il caso che una certa attività non possa iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata, e in questo caso la relazione sarà di tipo Start to start (SS). Un classico esempio è l’attività di project management (B) di un progetto che non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso (A).

Infine, un caso molto specifico è rappresentato dall’ultima tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF) che è probabilmente la più complessa da comprendere e che si applica solo in determinati contesti. In questo caso l’attività A deve iniziare prima che B finisca, o in altri termini B non può finire finche A non sarà iniziata. Un simile scenario può presentarsi ad esempio in fase di cambio turno in un impianto di produzione i cui macchinari hanno bisogno di costante monitoraggio. Il turno iniziale (A) non potrà dirsi concluso se non sarà già iniziato il turno successivo (B) pena la messa a rischio dell’impianto.

Siamo quindi felicissimi di annunciare che nella nuova release di Twproject abbiamo introdotto la possibilità di assegnare alle fasi di progetto tutte suddette tipologie di dipendenze.

Dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, potrai eventualmente modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione.

L’applicazione del concetto di “elasticità”

Un altro importante cambio di paradigma, che ci rende molto fieri del nostro lavoro, è rappresentato dall’aver reso “elastiche” tutte le nuove dipendenze aggiunte.

Se infatti fino ad oggi l’assegnazione di una dipendenza sanciva il susseguirsi lineare di un’attività dopo l’altra, sappiamo bene che nel mondo reale non sempre le fasi si avvicendano in successione, senza sovrapposizioni o tempi vacanti.

È per questo che noi di Twproject abbiamo deciso di permettere all’utente di gestire liberamente questa elasticità.

Da ora dunque quando si inserisce una dipendenza questa sarà salvata in un primo momento con la tipologia FS hard di default. Ma questa classica dipendenza “rigida” potrà essere convertita in “elastica” e con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono anche non essere cronologicamente conseguenti e allontanarsi lasciando eventuali spazi vuoti tra esse, o sovrapporsi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questo rappresenta una grossa novità in termini di aderenza alla realtà dei fatti quando si porta avanti un progetto concreto e rafforza il concetto di delega che in Twproject è centrale.

Questa elasticità infatti introduce maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto che non necessariamente comportano uno slittamento delle fasi conseguenti.

Immaginate un’albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e poi uno specifico per ogni fase, uno per la fase di analisi(PMA), progettazione(PMG) e produzione(PMD), queste fasi sono legate da una dipendenza FS (Finish to Start).

Il PM può definire una durata totale di progetto e assegnare alle fasi una durata specifica, grazie alle dipendenze elastiche, può, seppur mantenendo la logica delle dipendenze, creare un lag tra le fasi e lasciare quindi ai pm di fase PMA, PMG e PMD maggiore liberta di azione (spostamento data fine e inizio) senza interferire sulle date complessive!

Questo non era possibile prima, poichè uno spostamento di una data fine, per esempio della fase di analisi, avrebbe necessariamente comportato uno slittamento delle fasi conseguenti, fasi su cui PMA non ha nessun diritto.

Altre novità

Ma non finisce qui. Con questa release Twproject ha approntato davvero tante migliorie al sistema, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Eccone un assaggio:

Revenues: è stato introdotto un utile strumento per trasformare in ricavo effettivo un valore stimato, in modo da facilitare ulteriormente l’inserimento di queste voci.

Worklog: sono stati stati aggiunti i filtri per ToDo e per progetto nel foglio di analisi dei worklog e inoltre sul timesheet è stata aggiunta un colonna con la somma dei worklog totali su una fase o progetto.

Sicurezza dei ruoli: abbiamo reso ancora più sicuri i permessi sulla gestione dei task in relazione all’inserimento dei costi e dei form.

Agenda: varie migliorie hanno riguardato l’agenda, tra cui la possibilità di visualizzare la durata dei ToDo, e inoltre gli eventi inseriti in agenda sono stati integrati in una riga dedicata sul planner dei ToDo e delle risorse.

Dunque, non perder tempo e vai subito a scoprire quanto queste ultime innovazioni di Twproject potranno giovare all’efficienza del tuo lavoro!

Tutti i clienti che utilizzano Twproject in cloud avranno l’aggiornamento in automatico nei prossimi giorni, mentre coloro che hanno Twproject installato sui propri server posso trovare i nuovi installer qui.

La gestione dei ricavi con Twproject: una soluzione ottimale

Leggendo questo articolo, scoprirai quanto è vantaggiosa la gestione dei ricavi con Twproject, e alcuni trucchi per metterla in pratica al meglio.

L’analisi dettagliata e costante dei flussi finanziari di un’azienda è il principale strumento per non andare in perdita, e in generale per non incorrere in eventi spiacevoli che col tempo potrebbero facilmente degenerare.

Ma perché è così importante programmare periodici controlli di questi flussi?

Perché per gestire bene un’azienda bisogna spesso giocare in anticipo, prevedere le mosse e avere ben chiare le previsioni di andamento futuro.

Per farlo, è necessario conoscere nel dettaglio il potenziale economico dei progetti in corso, così da fare i giusti investimenti e non brancolare nel buio.

A tal fine è fondamentale avere uno strumento che aggreghi i costi e i ricavi, ed è qui che entra in gioco la gestione di questi fattori con Twproject.

Abbiamo visto di recente quanto è semplice tenere sotto controllo i costi dei tuoi progetti.

Ora è arrivato il momento di concentrarsi sulla registrazione delle entrate. Farlo con Twproject è davvero molto facile e veloce.

Valori stimati ed effettivi

Quello che caratterizza l’analisi del cash flow in Twproject è la possibilità di differenziare sempre tra flussi stimati e reali.

Ciò vale sia per le uscite che per le entrate.

Infatti, come avviene nella scheda dei costi, anche per quanto riguarda i ricavi potrai aggiungere tutte le entrate previste, ottenendo quindi un probabile andamento di questo cruciale aspetto.

Come procedere

Per prima cosa inserisci tutti i ricavi che pensi di ottenere, con una data presunta.

In un secondo momento inserirai i ricavi effettivi e se vuoi potrai anche allegare il documento di fatturazione.

Twproject ti offre anche la possibilità di convertire velocemente una previsione in un ricavo effettivo con un semplice click se valore e data sono stati rispettati. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo!

I ricavi inoltre possono essere inseriti in ogni nodo dell’albero di progetto e il totale sarà riportato nel nodo principale alla voce “totale sui figli”

Il diagramma di andamento (flusso di cassa)

Via via che inserisci i tuoi dati vedrai comporsi il flusso finanziario o flusso di cassa del tuo progetto con un diagramma lineare che aggrega entrate e uscite.

Inoltre, qui troverai anche il grafico relativo solo all’andamento dei ricavi e che mostra il gap tra reali e stimati.

Ricordati di inserire sempre delle date in modo che i tuoi diagrammi siano quanto più accurati!

E ricordati che il flusso di cassa è visibile in ogni nodo dell’albero per cui non avrai solo un andamento generale del progetto ma anche un dettaglio specifico fase per fase, a seconda di come vorrai tracciare i dati.

Come puoi vedere, anche in questo caso Twproject ti offre la soluzione per lasciare tutti i fogli di calcolo alle spalle e per gestire tutti gli aspetti relativi all’andamento finanziario in un’unica piattaforma.

Un vantaggio sotto tanti aspetti

Grazie ai grafici di progetto X-BRAIN adesso tiene sotto controllo i costi effettivi ed i ricavi rispetto a quanto previsto.

Leggi l’intervista a X-Brain e scopri come gestisce i ricavi sui progetti con Twproject

1. L’importanza della previsione nella gestione dei ricavi

Attualmente se si utilizza un qualsiasi software per la fatturazione elettronica è normale avere le fatture già gestite e salvate online, ma non ci sono strumenti che ti permettono di differenziare tra ricavi previsti ed effettivi e sopratutto che ti danno questa informazione relativa ad uno specifico progetto.

Questo ti permetterà di individuare realmente quei progetti che non rispettano il piano di fatturazione o le cui entrate non superano le uscite.

Questo è un aspetto cruciale per analizzare le deviazioni dalla baseline di progetto e affinare le tecniche per fare previsioni più accurate.

2. La trasferibilità dei dati dei ricavi

Di conseguenza, è chiaro che questo è un ottimo strumento anche per affinare le strategie aziendali e utilizzare i dati reali di un progetto anche su progetti simili da programmare per il futuro.

Avere la situazione dei tuoi ricavi in tempo reale non solo ti aiuterà a non sforare il budget in corso d’opera ma sarà utile anche quando vorrai stimare il budget di nuovi progetti.

3. La condivisione di responsabilità

Potrai scegliere chi e con quale livello di profondità potrà accedere ai dati sui flussi finanziari, facendo in modo che anche il monitoraggio di questo aspetto diventi un lavoro di squadra.

Condividendo i dati con il tuo team, potrai responsabilizzare i diretti interessati, siano essi capi di progetto o incaricati dello svolgimento delle singole fasi, o decidere di lasciare questo aspetto a figure ben definite.

La sicurezza di Twproject è estremamente raffinata e puoi definire tu chi avrà la possibilità di interagire con i costi e ricavi di progetto.

Hai visto quanto è utile e semplice la gestione dei ricavi con Twproject? Dunque, non perdere altro tempo prezioso e fai una prova gratuita per sperimentare quanto hai letto qui.

Se ti va, condividi la tua esperienza con noi e facci sapere come è andata.

Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

INDICE DEI CONTENUTI

L’importanza della consuntivazione
Timesheet
Time counter
Dalla to-do list
Una soluzione facile e adatta a tutti

Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
Non perdere altro tempo prezioso e inizia subito a tenere traccia del tuo lavoro!

Costi di progetto: tutto sotto controllo

Un progetto di successo deve non solo rispettare i tempi, ma anche il proprio budget.

In questo articolo vedremo come Twproject gestisce i costi di progetto.

Il costo complessivo di un progetto dipende principalmente dall’ambito di applicazione; l’elenco delle voci che concorrono al totale sarà molto diversa tra un progetto di consulenza, un progetto di costruzione di un edificio o un progetto di R&D.

Possiamo identificare due categorie di costi: quelli che afferiscono alle persone coinvolte (risorse) e quelli legate ai beni materiali (o servizi “a corpo”) necessari all’esecuzione del progetto.

Per le risorse avremo sia costi del lavoro svolto (semplificando: ore lavorate x costo orario) sia gli eventuali costi sostenuti dalla risorsa per lo svolgimento del lavoro (note spesa).

Per tutte queste voci Twproject raccoglie sia i valori stimati che i valori effettivi. Questi dati incrociati con il budget previsto daranno un quadro completo dell’andamento del progetto dal punto di vista economico.
Una semplice gestione dei ricavi previsti e reali consentirà anche una stima sul flusso di cassa.

Vediamo in dettaglio come si ottengono questi risultati.

Risorse: il costo orario

Ogni risorsa ha il proprio costo orario che dipende da molti fattori (mansioni, anzianità, etc.). La sua definizione esula dai compiti del PM.
Una volta determinato questo costo si potrà inserirlo nella scheda utente:

È abbastanza comune inserire un costo “standardizzato” invece che l’effettivo costo della risorsa, cosi facendo si risolve il problema del calcolo esatto che potrebbe essere complesso.
In questo editor si può anche attribuire la risorsa ad un centro di costo per un’analisi cross-progetto.

Per semplificare l’aggiornamento dei dati, in Twproject, sia il costo orario che il centro di costo (ma anche l’orario di lavoro) possono essere definiti a livello di risorsa, reparto o azienda; in questo modo il valore verrà ereditato se non è diversamente specificato.

Il costo della risorsa si inserirà una sola volta, in quanto rappresenta il “costo aziendale” e sarà lo stesso su tutti i progetti in cui questa risorsa sarà convolta.

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Su ogni progetto, fase, sotto-fase, etc. si possono indicare le risorse che sono coinvolte tramite l’assegnazione.
In fase di assegnazione si specificano le ore di attività previste sul progetto (100 nell’esempio sottostante).

Progetto: fase di assegnazione di una risorsa

L’inserimento delle ore previste, genererà sulla risorsa con il relativo costo orario, il costo stimato di tale assegnazione.

Ogni volta che una risorsa inserirà le ore lavorate sul progetto, una fase o un ToDo, il totale verrà aggiornato sul progetto, generando quindi un costo reale che poi potremo comparare con quello inserito in fase di stima.

In Twproject ci sono molti modi per inserire le ore lavorate; il timesheet (settimanale, bi-settimanale, mensile), i comodi pulsanti start/stop su progetti e ToDo, alla chiusura di un ToDo etc.
È un’operazione molto semplice e veloce.

La singola registrazione delle ore lavorate porta con sé il costo orario della risorsa al momento dell’inserimento e il rispettivo centro di costo.

Costi delle risorse: le note spese

Una voce di spesa anch’essa legata alle risorse è quella delle note spese.
In alcune tipologie di progetto è una voce di costo non trascurabile e con Twproject è possibile tenerne conto sia in fase di stima che di rendicontazione.

Note spese e costo del lavoro chiudono la parte relativa alle risorse.
Il cruscotto riassuntivo si presenta in questo modo:

Per ogni risorsa troviamo le ore stimate, le ore lavorate, il costo orario, gli importi equivalenti, budget personale e totale spese sostenute.
Infine, il costo complessivo stimato e il costo reale per ogni risorsa.
Ogni sforamento è ben visibile, segnalato in rosso.
Se il progetto è suddiviso in fasi, l’ultima riga riporterà stime e costi sull’intero albero sottostante.
Stime e costi potranno essere strutturati per seguire la scomposizione WBS (Work Break-down Structure) semplificandone l’analisi.
La navigazione tramite WBS mostrerà a colpo d’occhio dove sono presenti discrepanze tra stima ed effettivo:

Twproject è stata la nostra scelta numero 1 come strumento di gestione dei progetti, perché ha fornito un’eccellente combinazione tra la pura gestione dei progetti e la vista dei budget e del controllo dei costi.

Leggi l’intervista a Temera e scopri come è arrivata a scegliere Twproject per la gestione dei costi di progetto

Costi addizionali di progetto

In questa categoria rientrano tutti quei costi che non sono dipendenti dalle attività delle risorse.
Esempi tipici: materiali, costi di licenze, consulenze esterne a corpo, fornitori, canoni noleggio etc.
Per ognuna di queste voci si potrà inserire valore stimato ed effettivo, classificazione, centro di costo, un eventuale allegato etc.:

Anche in questo caso una tabella riassumerà i valori per questo progetto/fase con una riga riassuntiva per i dati delle sotto-fasi:

Budget di progetto

Finora abbiamo confrontato i valori stimati con l’effettivo costo.
Twproject ci consente di aggiungere una dimensione, il budget di progetto.
Il budget di progetto può avere significati ed usi differenti a seconda dell’obiettivo che ci prefiggiamo di raggiungere.
Un uso molto comune, che viene adottato da aziende che lavorano su commessa, è che il “budget” rappresenti il “costo al cliente”. In questa accezione la tabella riepilogativa risulta abbastanza chiara:

Sulla riga “Forecast” leggerò il margine previsto per l’intera commessa. E’ il dato che arriva al PM dalla trattativa commerciale.
Sulla riga “Estimated” leggerò quanto margine ho ancora per rimanere nello stimato: a seconda della fase del progetto (inizio, in corso o completato) può essere utilizzato in modi differenti, ma in ogni caso è dipendente dalla qualità delle stime fatte dal PM (o dal team di progetto).
Anche l’ultima riga “Actual“, assume significati differenti a seconda della fase, ma al completamento ci dirà con che marginalità avremo “portato a casa” la commessa.

Anche per quello che riguarda il budget, è possibile indicarlo sia a livello di progetto che di fasi/sottofasi.
Questo approccio, soprattutto su progetti molto complessi, insieme alla raffinata gestione della sicurezza di Twproject, consente di implementare un meccanismo di delega, in cui i PM delle fasi sottostanti possono gestire un proprio budget.

Con Twproject potrai analizzare i costi, le note spesa e le ore lavorate cross-progetto con dei tools dedicati. Naturalmente è previsto anche un export in Excel per gli estimatori 🙂

È bene ricordare che tutte le modifiche di costi, budget, ore inserite, note spese etc. sono registrati giornalmente nelle statistiche di progetto, per cui è sempre possibile andare a vedere quale era la situazione in una determinata data:

Per contestualizzare i costi con gli altri parametri di progetto (date, avanzamento, ToDo, ore lavorate etc.), la pagina delle statistiche con l’uso dello slider vi permetterà di avere un quadro completo ad un qualunque punto nel passato:

Complementare alla gestione dei costi, Twproject prevede anche la gestione dei ricavi, ma affronteremo questa parte in un post dedicato.

Prova gratuitamente Twproject per avere sempre i costi di progetto sotto controllo senza complicazioni.

New Twproject Release 7.0.009 – Autenticazione a due fattori

Con questa release abbiamo compiuto grandi passi avanti ai fini della sicurezza di navigazione e protezione dei dati.

Infatti, è stata implementata un’autenticazione a due fattori, ad oggi il sistema più sicuro per la sicurezza degli account, con una password temporanea collegata al proprio dispositivo.

Vogliamo perciò parlarti brevemente di questa novità, sia per spiegarti cosa cambierà da oggi, sia per avvalorare questa scelta con le sue implicazioni.

INDICE DEI CONTENUTI

L’autenticazione multi-fattoriale (MFA)
Accesso con One Time Password (OTP)
Altre novità in fatto di sicurezza
Prova subito le novità di questa release

L’autenticazione multi-fattoriale (MFA)

Secondo il National Institute of Standards and Technology (NIST), l’MFA è un metodo di autenticazione che richiede più di un singolo fattore di autenticazione per accedere a un sito web, a un’applicazione o a un sistema.

Il metodo multi-fattoriale è uno dei pilastri della sicurezza informatica moderna. A causa dell’aumento delle minacce digitali e delle violazioni dei dati, è fondamentale cercare soluzioni più robuste per proteggere le informazioni sensibili.

L’MFA risponde a questa necessità, introducendo diversi livelli di verifica per evitare accessi non autorizzati.

Ma vediamo nel dettaglio come funziona questa nuova autenticazione a due fattori in Twproject.

Accesso con One Time Password (OTP)

Una OTP è una password temporanea generata da un’applicazione esterna e che consente di evitare alcune tipologie di attacchi informatici, come il phishing e il furto di password.

autenticazione a due fattori - primo passaggio

L’uso dell’OTP garantisce sicurezza non solo dentro l’account al quale si sta accedendo, ma anche nei confronti di altre applicazioni per le quali l’utente avrebbe potuto utilizzare in maniera un po’ avventata la stessa password.

Da oggi, per entrare nel tuo account di Twproject troverai la classica maschera di login, con il nome utente e la solita password statica che ha scelto per accedere.

Ma a questo primo passaggio ne seguirà un altro, rapido, che senza sforzo ti consentirà di proteggere il tuo account da accessi non autorizzati.

autenticazione a due fattori - secondo passaggio

Ecco la seconda maschera di accesso, che dopo aver riconosciuto il tuo utente chiederà di inserire la OTP temporanea che potrai generare da qualunque applicazione di autenticazione disponibile sul tuo telefono.

Altre novità in fatto di sicurezza

Se ci conosci, sai quanto è importante per noi di Twproject la sicurezza. Ma è altrettanto importante che nel portare avanti misure per garantirla, non venga appesantita l’esperienza di navigazione dell’utente.

Fondamentalmente, la sicurezza di Twproject si basa sui ruoli: avere un ruolo significa ottenere la possibilità di fare una certa operazione, (creare un progetto, inserire worklog, visualizzare una risorsa…). Ciascuna di queste abilità è detta “permesso” e il ruolo è una collezione di permessi.

I ruoli di Twproject sono altamente flessibili e personalizzabili a seconde delle esigenze.

Con questa release abbiamo esteso ulteriormente la varietà dei permessi, per garantire una distribuzione dei compiti all’interno del team davvero efficiente.

Per un maggiore dettaglio, puoi vedere tutto quello che è stato fatto nella pagina del changelog.

Prova subito le novità di questa release

Ma non è tutto: Twproject lavora costantemente per migliorarsi, rispondendo prontamente all’esigenze dei clienti e alle istanze che vengono sollevate dai nostri studi e ricerche.

Le nuove release sono sempre disponibili per tutti gli utenti in tempo reale e in automatico.

E dunque, se vuoi unirti a noi e iniziare a gestire i tuoi progetti in massima sicurezza e praticità, fai una prova gratuita con Twproject: avrai il nostro team di supporto a disposizione per ogni dubbio o richiesta particolare.

I “To Do”: il modo agile per gestire un progetto

Grazie ai “to do”, ovvero il modo agile per gestire un progetto, alcune aziende sono in grado di rielaborare i propri prodotti in un breve periodo di tempo, mentre altre impiegano anni per farlo.

INDICE DEI CONTENUTI

Che cos’è la gestione agile del progetto?
I 4 valori fondamentali dell’agile
I 6 to do della metodologia Agile
1. Pianificazione del progetto
2. Creazione della roadmap del prodotto
3. Pianificazione del rilascio
4. Pianificazione dello sprint
5. Riunioni giornaliere
6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Mentre i team che seguono un processo di sviluppo “tradizionale”, come il Waterfall, trascorreranno mesi o anni a costruire un prodotto prima di mostrarlo agli utenti, la metodologia Agile capovolge questo processo.

Una ricerca del Project Management Institute ha rilevato che le organizzazioni Agile hanno il 65% di probabilità di completare i progetti in tempo rispetto al 40% delle aziende tradizionali.

La gestione agile dei progetti è una filosofia di prodotto che si basa sul movimento veloce, sul rilascio frequente e sull’apprendimento dai consumatori. E sembra funzionare.

Vediamo quindi in questo articolo di capire come funzionano i “to do”, il modo agile per gestire un progetto.

Che cos’è la gestione agile del progetto?

L’agile project management è un approccio iterativo alla gestione dei progetti. Esso prevede la scomposizione di progetti di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili che vengono completate in brevi sprint.

I team che adottano la metodologia Agile sono in grado di completare il lavoro più velocemente. Non solo…Riescono anche ad adattarsi ai mutevoli requisiti di un progetto e ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

Come suggerisce il nome stesso “agile”, questa metodologia consente ai team di essere meglio attrezzati per essere flessibili e cambiare rapidamente direzione.

Sono, in particolare, le aziende di sviluppo software e le agenzie di marketing ad adottare questa metodologia. Queste Aziende sono, infatti, particolarmente consapevoli della tendenza ai cambiamenti del mercato e delle parti interessate.

Ciò non significa però che questo approccio non possa essere applicato anche ad altri settori.

I 4 valori fondamentali dell’agile

Il Manifesto Agile dichiara che questa metodologia segue 4 valori fondamentali:

Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti. Per quanto la tecnologia diventi sofisticata, l’elemento umano ricoprirà un ruolo più importante in qualsiasi tipo di gestione del progetto. Fare troppo affidamento su processi e strumenti comporta l’incapacità di adattarsi a circostanze mutevoli.
Il software funzionante più che la documentazione esaustiva. Per quanto importante sia la documentazione, il software funzionante è al di sopra. Questo valore consiste nel fornire ai membri del team esattamente ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro, senza sovraccaricarli.
La collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti. I clienti sono una delle risorse più importanti di un’azienda. Coinvolgerli durante tutto il ciclo di vita del progetto garantisce che il prodotto finale soddisfi al meglio le loro richieste.
Rispondere al cambiamento più che seguire un piano. Questo valore è uno dei maggiori scostamenti dalla tradizionale gestione dei progetti. Storicamente, il cambiamento era visto come un evento da evitare. Al contrario, la metodologia agile consente il cambiamento continuo per tutta la vita di un determinato progetto. Ogni sprint offre un’opportunità per la revisione e la correzione del percorso.

Gestire un progetto in modalità agile prevede quindi il seguire una serie di passi per arrivare alla conclusione del progetto a partire da una lista di requisiti. L’applicazione di questa metodologia è molto più semplice se ci si affida ad un software che ti aiuta a tenere tutto sotto controllo.

Gestisci i progetti in modo agile!

In Twproject trovi tutte le funzionalità necessarie per gestire i tuoi progetti in modalità agile senza perdere di vista le informazioni e lo stato complessivo del tuo progetto.

Prova anche tu Twproject

I 6 to do della metodologia Agile

L’agile project management sicuramente rimuove parte della struttura e della rigidità della gestione dei progetti tradizionale. Questo non significa però che non ci siano processi da seguire.

Ecco i 6 “to do”, il modo agile per gestire un progetto, sono:

1. Pianificazione del progetto

Come con qualsiasi progetto, prima di iniziare il team dovrebbe comprendere l’obiettivo finale. In poche parole, si tratta di porsi la seguente domanda: “qual è l’obiettivo finale di questo progetto Agile e come si raggiungerà?” Qui è possibile sviluppare un ambito di progetto, ma lo scopo dell’utilizzo della gestione Agile è quello di essere flessibile. Ne consegue che l’ambito del progetto non dovrebbe essere visto come immutabile.

2. Creazione della roadmap del prodotto

Una roadmap è una lista delle caratteristiche che andranno a costituire il prodotto finale. Non si pianificherà ogni passaggio nel dettaglio, ma si identificheranno e stimeranno approssimativamente le tempistiche e gli sforzi.

Con Twproject puoi definire la roadmap utilizzando una lista dei ToDo che ti permette di prioritizzare le attività assegnarle alle risorse stabilendo anche un effort.

3. Pianificazione del rilascio

Nella tradizionale gestione dei progetti a cascata, esiste una data di rilascio in seguito allo sviluppo di un intero progetto. Quando si utilizza Agile invece, il progetto utilizza cicli di sviluppo più brevi, gli sprint, dove vengono rilasciate funzionalità alla fine di ogni ciclo.

4. Pianificazione dello sprint

Prima dell’inizio di ogni sprint, le parti interessate devono tenere una riunione di pianificazione dello sprint stesso. Qui viene determinato cosa e come sarà realizzato da ciascuno durante quello sprint.

Utilizzando un software di project management flessibile come Twproject, protrai gestire tutti i requisiti del cliente, suddividendoli in sprint, grazie al al nostro Kanban multidimensionale, che ti permette di riorganizzare le attività, anche per stato, priorità e risorsa.

5. Riunioni giornaliere

Per supportare il team nel lavoro previsto durante ogni sprint e valutare se è necessario apportare modifiche, vengono organizzate brevi riunioni quotidiane, chiamate stand-ups. Durante questi incontri, ogni partecipante esporrà brevemente ciò che ha realizzato il giorno prima, su cosa lavorerà quel giorno e se ci sono dei blocchi che possono influire il lavoro.

6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Dopo la fine di ogni sprint, il team sarà coinvolto in un meeting retrospettivo riguardante lo sprint. Qui verrà discusso cosa è andato bene, cosa si potrebbe migliorare, se il carico di lavoro era ben distribuito oppure no.

Output di qualità superiore, clienti e utenti più soddisfatti e morale del team migliorato: ciò che promette la metodologia agile può sembrare troppo bello per essere vero.

Anche in questo caso Twproject ti viene in aiuto, gestendo i meeting integrati al progetto, anche con la possibilità di trasformare la minuta in cose pratiche da fare.

Affinché l’agile project management abbia un impatto positivo, è necessario supporto, adesione e persone preparate all’interno del team.

Inoltre, l’implementazione di un software di project management in grado di supportare le pratiche agili è essenziale per raggiungere il successo.

Le aziende ed i team che utilizzano la metodologia agile correttamente sperimentano enormi vantaggi, fra cui processi di lavoro semplificati e rapida innovazione, vuoi provare anche tu?

New Twproject Release 7.0.007 – Una Kanban board sempre più completa e interattiva

Con questa release abbiamo apportato delle importanti novità alla nostra Kanban board e siamo certi che anche tu le troverai utilissime!

Twproject offre delle ottime soluzioni ai team che lavorano in maniera agile e il suo fiore all’occhiello è proprio la lavagna Kanban, che si contraddistingue per flessibilità ed efficienza.

Ad esempio, consente di personalizzare l’ordinamento delle colonne: oltre al metodo classico per priorità, puoi anche ordinare per progetto, per assegnatario, per stato e tipologia.

Ma veniamo alle novità introdotte con questa ultima release, di cui come sempre potrai trovare un report dettagliato nel nostro changelog.

Vista espansa e vista compatta delle schede

Sappiamo che ognuno ha il suo stile nella composizione dei ToDo: c’è chi è sintetico e asciutto e chi non risparmia dettagli e precisazioni.

E dunque la vista completa di tutte le informazioni contenute in un ToDo può essere o meno compresa in una scheda della nostra Kaban board. Nel caso non lo sia, possiamo scegliere se attivare la modalità “Vista espansa“, che mostra in anteprima l’intero contenuto del ToDo.

vista espansa dei ToDo nelle schede della Kanban board

Viceversa, se non spuntiamo l’opzione, vedremo un’anteprima della descrizione nella scheda, che dunque risulterà più compatta.

Questa novità nella scelta di visualizzazione consente di lavorare in maniera personalizzata e di conseguenza più agile, obiettivo primario di Twproject.

Introduzione di link e id progetto nella scheda

Altra piccola ma preziosa novità che introduciamo con questa release è la presenza del codice identificato (ID) di progetto e del link diretto alla sua pagina principale.

Questa introduzione nasce dalla esigenza riferitaci da alcuni clienti che volevano poter utilizzare la Kanban board e al contempo consultare i dati di progetto.

Rendere le schede della Kanban interattive e con aree cliccabili è stata dunque la svolta per consentire questo tipo di operazioni.

La pagina del progetto si apre su un nuovo tab e dunque consente una vista in parallelo.

Inserimento diretto del worklog sulla Kanban board

Sempre nell’ambito dei perfezionamenti all’interattività delle schede del Kanban, ecco ancora un’altra nuova possibilità che ti forniamo con questo nuovo rilascio.

Si tratta della possibilità di inserire il log giornaliero direttamente dalla scheda della lavagna Kanban di Twproject, un’operazione che aiuta a ottimizzare i tempi di lavoro.

Cliccando sull’icona apposita si apre infatti la classica finestra di inserimento dei worklog, che possono essere inseriti più agilmente.

Questo miglioramento viene incontro a chi si trova a svolgere due operazioni contemporaneamente – il controllo delle attività in corso e la registrazione dei tempi di lavoro, ad esempio – e vuole in questo modo ottimizzarne le tempistiche.

Conclusioni

Come per ogni nuovo rilascio, ne approfittiamo per pubblicare diverse migliorie e sistemare eventuali errori, che elenchiamo sempre con precisione.

In tutto questo, il feedback dei nostri utenti è il fattore fondamentale per continuare a crescere e migliorarci sempre.

Twproject crede fermamente che consentire a ciascuno di lavorare nel modo in cui gli è più congeniale sia una priorità, ed è per questo che la flessibilità di cui abbiamo dotato la nostra lavagna Kanban è senza pari tra i competitor.

Ecco infine un video tutorial per fare un breve ripassino su come utilizzare la Kanban board in Twproject. È davvero semplice e intuitivo!

Per scoprire questo e tante altri strumenti utili al monitoraggio dei tuoi progetti, puoi provare Twproject gratis per 15 giorni. Inizia ora e scopri quanto è utile!

Motivare e Monitorare l’uso di uno strumento: user scores

Perché un software di gestione progetti come Twproject sia davvero efficace è necessario che tutti coloro a cui esso è destinato lo usino. Ma come valutare se e quanto il software è davvero usato?

La domanda è apparentemente semplice, ma la risposta non lo è altrettanto.

Noi di Twproject abbiamo provato, nella nuova release, a dare una risposta efficace, vediamo come:

Twproject è uno software di project management ricco di funzionalità che vengono usate da profili utente diversi: i Project Managers, Workers, Supervisors giusto per citare quelli più noti.

Ognuno di questi profili utilizza strumenti diversi, ha diverse modalità di fruizione ed ha esigenze peculiari: ad esempio un “Worker” quando accede a Twproject vuole sapere su cosa lavorare e quando.
Un Project Manager vorrebbe sapere come stanno andando i progetti in cui è coinvolto, e sapere se il team sta lavorando ad un livello di carico sostenibile oppure è in affanno. Un Supervisor (leggi AD o CEO) è più interessato ad una visione complessiva sui progetti aperti/chiusi, i loro valori economici ed a tenere sotto controllo un portfolio di progetti chiave.

Misurare quindi “l’utilizzo” con un semplice contatore di numero di login o di tempo di connessione sarebbe semplicistico e non efficace.

Nella versione 7 di Twproject abbiamo quindi introdotto un meccanismo di analisi che consente non solo di misurare l’uso dello strumento, ma anche l’attinenza ad alcune buone pratiche di project management.

L’elaborazione di questi dati complessi viene poi sintetizzata in due semplici widget “motivazionali” che mostrano i punteggi degli utenti.

L’innesco di una sana “competizione” tra gli utenti ad usare meglio Twproject e gestire meglio i propri progetti è un aspetto non trascurabile.

In questo post esamineremo in dettaglio il funzionamento di questo nuovo strumento.

La raccolta dei dati

Per poter fare delle statistiche servono dei buoni dati.
Chiariamo subito che la raccolta di queste informazioni avviene all’interno del database del vostro Twproject; i dati sono vostri e NON lasciano il vostro server. La raccolta di queste informazioni serve a te, per sapere come i tuoi utenti utilizzano Twproject e gestiscono i loro progetti, nel totale rispetto della privacy. Se questa funzionalità non fosse interessante per voi potrete semplicemente disabilitarla.

Twproject raccoglie con cadenza prefissata (giornalmente di default) una serie di indicatori per ogni utente come tempo di utilizzo reale dello strumento, ore pianificate, ore registrate ed ore lavorabili che sono indicatori di base, non legati ad un concetto di “qualità”.
Ci sono poi degli indicatori più legati all’operatività come numero di ToDo chiusi, ToDo creati, chat usata.
Altri indicatori invece servono a misurare l’attinenza tra quanto pianificato e quanto fatto; come la % di copertura di ore fatte su previste, numero di ToDo pianificati che sono stati chiusi. Questi indicatori sono validi per tutti i profili, ma sono più significativi per gli operativi.
Ci sono inoltre indicatori destinati ai profili gestionali come progetti/fasi scadute, ToDo scaduti, budget sforati.

Tecnicamente questa attività viene svolta dal job “UsageHistoryBuilder”.

Il calcolo del punteggio

Giornalmente i dati raccolti vengono elaborati e calcolato lo score utente utilizzando una media mobile su n giorni (con n configurabile).

Naturalmente l’importanza che si dà ad ognuno dei parametri descritti sopra dipende da come la vostra azienda lavora: se più agile e quindi orientata ai ToDo quei parametri dovrebbero avere più “peso” rispetto ad altri.

Abbiamo quindi messo a disposizione un tool per la configurazione di tali “pesi”, eccone alcuni:

Il punteggio è calcolato nel seguente modo: chi ha fatto il valore massimo per un certo indicatore prende quanto previsto per il peso, chi ha fatto il valore minimo prende comunque qualche punto. Es.: l’operatore “a” ha chiuso 100 ToDo, “b” ne ha chiusi 30. Dato che il “peso” per i ToDo chiusi è 100, “a” prenderà 100, “b” 30

Da notare che alcuni pesi sono negativi, ovvero sono delle “penalità“. Se io ho lasciato “scadere” dei ToDo, anzi sono l’operatore che ne ha lasciati scadere di più, avrò una penalità di 100 punti.
Le penalità sono pensate incentivare il rispetto per gli indicatori di qualità del progetto, date, milestones, budget, stime, pianificazione.

Variando i pesi nel corso del tempo si può incentivare l’uso e le buone pratiche di gestione del lavoro.

Tecnicamente questa attività è fatto dal job “UsersScoreBuilder”.

Conclusione

Questi due semplici widget in realtà si basano su una raccolta di informazioni che può essere utilizzata anche per ulteriori analisi più approfondite.

Questo perché ogni azienda può avere bisogno di estrapolare dati diversi relativi all’uso del sistema, che possano permettergli di intervenire per tempo in caso di abbandono.

Questo strumento è pensato per essere esteso ed accogliere nuove “dimensioni”, per cui se avete un’idea per qualche altro indicatore fateci sapere cosa ne pensate 🙂

Se ancora non state usando Twproject per gestire i vostri progetti è ora di provare!

Chat di progetto: come usarla per motivare il team

Usare una chat di Team durante la realizzazione di un progetto per velocizzare le comunicazioni e migliorare i risultati? Non solo può essere utile, ma direi che oggi è diventato quasi indispensabile.

Dai pittogrammi scolpiti nella pietra alle ultime app di chat, gli esseri umani trovano modi sempre migliori e rapidi per comunicare.

Non sorprende che MSN Messenger, ad esempio, sia stata una delle app più utilizzate negli anni ’90, mentre le app di messaggistica come WhatsApp e LINE stanno diventando immancabili all’interno dei nostri smartphone.

Non c’è niente da fare, ci piace parlare e comunicare, soprattutto rapidamente.

Per un Team di progetto, le e-mail richiedono un tempo di risposta generalmente relativamente lungo ed un titolo. Le videochiamate, di contro, possono essere frustranti da programmare, proprio come una riunione faccia a faccia. La chat di progetto invece semplifica tutto questo.

Scrivere un messaggio veloce e ottenere una risposta altrettanto rapida o anche solo un emoji serve spesso a rassicurarsi e a continuare con il lavoro, magari con un sorriso sulle labbra. Niente di complicato e nessuna perdita importante di tempo.

È così che oggi parliamo con amici e parenti! Perché quindi non applicare questo metodo anche sul posto di lavoro?

INDICE DEI CONTENUTI

Perché utilizzare una chat di progetto all’interno del team?
La comunicazione ottimale con uno strumento di chat

Le migliori app di chat di oggi consentono di organizzare conversazioni di gruppo su più argomenti. Non solo… consentono anche di cercare negli archivi dell’organizzazione per vedere se una domanda ha già avuto risposta e accelerare le interazioni con i robot sfruttando le integrazioni presenti nelle stesse app e nei software.

Perché utilizzare una chat di progetto all’interno del team?

Ci sono tanti modi per parlare con il team, dalle e-mail alle telefonate tradizionali, dalle videoconferenze fino ai social network. Anche gli SMS potrebbero funzionare in alcuni casi.

La chat di gruppo è simile ai già citati strumenti, ma ha una marcia in più. Il suo principale vantaggio è che mantiene tutte le comunicazioni dell’organizzazione in un unico posto e rende facile a tutti parlare. E se si dovesse aver bisogno dire qualcosa ad un singolo componente del Team senza disturbare gli altri? Nessun problema! La comunicazione può avvenire attraverso chat di gruppo ma anche grazie a chat private.

Attraverso l’uso delle chat come strumento di lavoro del Team, non è più necessario cercare l’indirizzo e-mail di un membro perdendo tempo. Tutti sono a portata di un tocco, anche sul telefono.

Se una chiamata può apparire più semplice, bisogna pensare che le chat di gruppo includono spesso l’opzione di chiamate in conferenza, chat video e strumenti di condivisione dello schermo che rendono lo strumento ancora più efficace.

Di solito, usando lo strumento della chat come strumento di lavoro, è opportuno creare sia un gruppo generale per discussioni casuali, che gruppi per ogni team di lavoro. Si possono creare gruppi anche per argomenti specifici di cui l’organizzazione ha necessità di discutere e comunicare. Spesso capita di avere anche uno o più gruppi di argomenti divertenti e leggeri come barzellette, musica, compleanni, ecc. Questi gruppi, apparentemente lontani dagli scopi lavorativi, risultano invece spesso vincenti per creare affiatamento nel team.

I gruppi in genere sono pubblici e tutti vi possono partecipare. Grazie ai messaggi privati, invece, è possibile comunicare direttamente con un collega o chattare con un gruppo più piccolo e riservato, lontano dalle discussioni di gruppo. Spesso, questi piccoli gruppi, vengono creati solo temporaneamente per risolvere piccole problematiche contingenti che coinvolgono pochi elementi del Team.

Le chat offrono quindi un posto per tutto, dalle conversazioni casuali ai messaggi privati. Ciò consentirà di risparmiare tempo e, auspicabilmente, stimolerà discussioni produttive. Le chat, come già detto, a volte si trasformano anche in strumenti ludici. Può capitare che si attuino ad esempio sciocche guerre con GIF, che manterranno l’organizzazione un posto divertente dove lavorare, aumentando la motivazione e l’affiatamento in ufficio.

Per quanto la chat possa risultare un elemento straordinariamente efficace per un gruppo di progetto, è però essenziale comprendere che non sostituisce l’e-mail. Pensare di usare la chat del Team per tutto può risultare un grave errore ed è quindi utile e necessario sapere bene quando utilizzare l’una e quando utilizzare l’altra.

Vediamo quali sono i vantaggi che si possono ottenere iniziando a comunicare attraverso una chat in un gruppo di progetto:

Ridurre drasticamente il volume della posta elettronica, anche fino alla metà. Inviando messaggi direttamente attraverso la chat, si risparmierà tempo ed il team sarà molto più produttivo. Le conversazioni in chat sono molto più focalizzate sull’attività in questione e si raggiungeranno direttamente le persone coinvolte.
Organizzare le informazioni con l’attività corrispondente (chat dedicate), in modo che la comunicazione sia efficace e diretta in quanto copre una specifica attività.
Mantenersi attivi, aprire la comunicazione con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto in quanto è facile da usare, comodo e accessibile a tutti.
Gli incontri sono mirati e più efficaci. Tutto ciò che si può chiarire attraverso la chat significherà ore di lavoro efficace invece di riunioni inutili.
Promuovere il monitoraggio e il controllo della pianificazione. Se il team entra e segue le conversazioni sulle attività, avrà il progetto a portata di mano. Sarà più facile e più comodo vedere di cosa si parla e seguire il processo e la pianificazione. Si eviteranno così domande inutili, dubbi e perdite di tempo.

La comunicazione ottimale con uno strumento di chat

Capita a volte che alcuni membri del Team facciano confusione sulle modalità di uso della chat. E’ quindi utile stabilire quali sono le caratteristiche fondamentali per una comunicazione ottimale con questo strumento:

Chat individuale: permette di connettersi rapidamente con qualsiasi membro del team e comunicare privatamente.
Chat di squadra: utile per non scrivere un’e-mail e mettere tutti gli interessati in CC. In questo modo si posta un aggiornamento sul progetto in uno spazio di squadra e si può essere sicuri che tutte le persone giuste possono accedere alla comunicazione e venire informate immediatamente.
Chat di progetto e contenuto: ogni progetto che si gestisce dovrebbe avere una chat dedicata in modo che le conversazioni possano essere organizzate insieme al contenuto del progetto. Per i progetti più grandi, deve esistere un modo per collegare i thread di chat a risorse specifiche come attività, file, diagrammi o testo.
Chat video / audio di squadra: quando è necessario che le discussioni nel dettaglio avvengano rapidamente, la videoconferenza incorporata è un requisito essenziale.
Indicatori visivi: segnali visivi semplici come indicatori di “percentuale completa” su attività, icone fuori ufficio o reazioni emoji ai commenti aiutano a far sì che il team sia consapevole del progresso, delle persone assenti e degli aggiornamenti che vengono notati.
Triage: come prima cosa al mattino, o al ritorno da una vacanza, bisogna prima affrontare le cose importanti. Una vista chiara di tutte le notifiche non lette e dei progetti da cui provengono aiuterà la persona a decidere ciò che richiede la sua attenzione nell’immediato e cosa invece può aspettare.

In generale, se il team o l’organizzazione hanno bisogno di un’app di chat dedicata o di uno strumento di progetto che includa anche l’opzione di chat, sul mercato esistono una miriade di possibilità.

Gli strumenti più semplici consentono di organizzare chat in conversazioni e parlare in tempo reale, mentre quelli più avanzati consentono di automatizzare le conversazioni con i bot e di effettuare videochiamate quando necessario.

Ad ogni organizzazione la scelta.

Gestisci i progetti con chat integrate

Prova Twproject adesso!

Visual project management

Il Visual Project Management è un approccio interessante per la gestione del progetto. Una strategia di project management progettata per aumentare il successo attraverso la visualizzazione dei componenti del progetto, come dati e attività.

E’ un dato di fatto che le persone ricevono più dell’80% delle informazioni attraverso il senso della vista.

Scriviamo e disegniamo, fin dalla più tenera età, per visualizzare i nostri pensieri, emozioni e cose da ricordare.

Perché non usare quindi questo senso per rendere il lavoro più semplice ed efficiente? La visualizzazione è, infatti, qualcosa che possiamo implementare nella gestione dei progetti.

INDICE DEI CONTENUTI

La gestione visuale del progetto
Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale
Il Visual Project Management come facilitatore
Lo stile Scrum-ban
Accellerare i processi con il Visual Project Management

La gestione visuale del progetto

Adottando una gestione del progetto visuale, team e organizzazioni possono completare progetti di qualsiasi tipo con maggiore velocità ed efficienza.

Il Visual project management diviene, quindi, una tecnica per la gestione del lavoro.

Invece di elencare le attività in “to do list” o di perdere tempo prezioso per rintracciare informazioni nella casella di posta, cartelle di file condivisi e fogli di calcolo, è molto piú facile tracciare il lavoro utilizzando uno strumento di gestione visuale delle attività.

Le funzionalità visive possono essere una risorsa preziosa per qualsiasi stile di progetto, ma sono più comunemente associate a metodi agili come Scrum e Kanban.

In un certo senso, il Visual Project Management prende spunto dalla “cara e vecchia” lavagna di scuola.

La lavagna funge da roadmap, progress tracker e strumento di collaborazione per tutti i tipi di team di sviluppo.

Ecco perhè in TW project oltre all’utilizzo di strumenti visuali di cui abbiamo già a parlato (come per esempio il diagramma di gantt, e la gestione delle issue) abbiamo creato delle vere e proprie lavagne.

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Le lavagne fisiche sono un modo comune per condividere informazioni, ad esempio per raccogliere argomenti per un meeting. In Twproject esistono le “analoghe digitali” delle lavagne fisiche.

Una lavagna è un “open space” dove tutti (quasi tutti, la sicurezza è sempre in background) possono attaccare un messaggio.

Ecco come appare una lavagna usata per un po’.

In qualsiasi momento, durante un progetto si manipolano, trasformano e comunicano centinaia di singoli dati.

Questi dati includono stime del lavoro, spese di capitale e operative, elenchi di attività, metriche prestazionali, calendari, analisi costi-benefici, profili di rischio, dati di tendenza, ecc.

Con l’aumentare della velocità del business e la necessità di concentrarsi su un numero sempre crescente di dati per mantenere sotto controllo l’esecuzione dei progetti, sono necessari strumenti e tecniche nuovi e innovativi per aiutare i project manager.

La visualizzazione di dati e processi complessi si è dimostrata preziosa nel soddisfare tali esigenze.

Il Visual Project Management come facilitatore

Gli strumenti visuali tradizionali come i diagrammi di Gantt, le schede Kanban, i diagrammi di processo, i calendari dei team di progetto, i grafici di organizzazione degli stakeholder e simili sono vantaggiosi a modo loro, ma non raccontano la storia collettiva dello stato generale del progetto.

Complicando la questione, gli sponsor e gli stakeholder chiave del progetto potrebbero non avere più il tempo per lunghe relazioni sullo stato del progetto o riunioni di briefing settimanali.

Le decisioni devono essere prese al momento, con qualsiasi dato disponibile.

Per questo motivo, la tradizionale disciplina di project management che sfrutta processi e documenta approcci in modo “pesante” viene rapidamente abbandonata a favore di metodi più agili.

Alcuni studi hanno anche dimostrato che le informazioni presentate in formati testuali sono inefficaci e inefficienti.

L’occhio umano può vedere schemi visivi 65.000 volte più velocemente su un’immagine piuttosto che in forma tabellare.

Questi fatti hanno quindi portato alla creazione di una nuova nicchia all’interno della comunità di project management conosciuta appunto come Visual Project Management.

Lo stile Scrum-ban

In termini di metodologia attuale, molti degli strumenti visivi che si sono rivelati utili combinano gli aspetti migliori di Kanban e Scrum a cui i team di progetto sono abituati.

Alcuni utenti hanno iniziato a chiamare questo stile “Scrum-ban“.

Le caratteristiche visive comuni includono:

Dashboard in tempo reale
Linea del tempo
Rapporti grafici (Gantt, burndown, ecc.)
Boards (Kanban)
Roadmap del prodotto

[av_notification title=’Scrum-ban’ color=’silver’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’yes’ icon=’ue8b4′ font=’entypo-fontello’]
Il vantaggio chiave di questo nuovo approccio è la velocità, poiché le informazioni critiche del progetto possono essere prodotte, replicate e digerite in modi più efficaci ed efficienti.
[/av_notification]

L’adozione di questo nuovo approccio offre inoltre ulteriori vantaggi distinti ai project manager, ai membri del team e, soprattutto, ai principali stakeholder:

Lo stato delle attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto sono disponibili in una vista unica, a colpo d’occhio e di facile comprensione
Migliora la chiarezza, la visibilità e la comprensione dell’ambito e del piano operativo generale del progetto
Le allocazioni di risorse, o sovra-allocazioni, attraverso il progetto o più progetti, sono chiaramente visibili.
Conseguente al punto precedente: migliore pianificazione e allocazione delle risorse
Gli impatti delle modifiche all’ambito, al piano, alla priorità o alle risorse sono disponibili in tempo reale
Le informazioni vengono fornite in modo tale che chiunque possa accedervi in qualsiasi momento, luogo e modo conveniente
Capacità di isolare le aree problematiche più velocemente

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Il Visual Project Management può accelerare i progressi trasmettendo le informazioni sul progetto in tempo reale in un modo che al quale è più facile accedere, comprendere e condividere.

Il project manager di oggi ha molto più da gestire rispetto al solo ambito di progetto, deliverable, comunicazioni e team.

La gestione visiva del progetto non è in realtà un approccio radicalmente nuovo che stravolge la disciplina.

È solo un insieme di strumenti e tecniche che rafforzano ciò che già sappiamo: le persone lavorano e gestiscono i progetti in modo più efficiente quando hanno una visione chiara di come i componenti del progetto si spostano e si collegano.

Il modo migliore per rappresentare e condividere queste informazioni in tempo reale non è con un elenco un foglio di calcolo o una serie di e-mail, ma un’immagine.

Anche tu hai adottato il visual project management nel tuo lavoro? Raccontaci la tua esperienza.

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Prova Twproject

Una prova vale più di un milione di parole.

Software di gestione progetti: 7 suggerimenti per aiutare il tuo team nel passaggio ad un nuovo software.

Implementare un nuovo software di gestione progetti non è cosa da poco!

È un processo molto complesso che deve essere affrontato in modo metodico e ponderato.

Devi aver ben presente che si tratta di un vero e proprio cambiamento a livello aziendale. Un cambiamento profondo, soprattutto se riguarda un grande numero di lavoratori e team.

Come tutti i cambiamenti, anche questo cambiamento può suscitare in alcuni una azione di opposizione. Una vera e propria resistenza al cambiamento.

Fortunatamente, esistono diverse strategie da seguire per far sì che i collaboratori si abituino ed accettino il cambiamento.

Oggi ne vediamo alcune.

*****************

“INDICE DEI CONTENUTI”

Prima dell’acquisto

Identificare il bisogno di cambiamento
Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
Finalizzazione dei requisiti

Dopo l’acquisto

Training
User Acceptance Test – UAT
Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
Premiare il team di implementazione
Misurare i risultati
Chiedere feedback

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Per prima cosa è fondamentale contestualizzare il momento di intervento.

Questo perché le strategie, per migliorare l’inserimento del nuovo sistema di gestione attività, possono essere usate in due momenti fondamentali:

Prima della scelta ed acquisto del nuovo software
dopo l’acquisto.

Naturalmente in ogni momento è possibile agire. Vediamo come:

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Il primo passo per facilitare l’adozione da parte dell’utente, in questo caso il lavoratore, di un nuovo strumento di project management consiste nel coinvolgerlo.

Costituire un team per gestire i cambiamenti organizzativi è un’ottima modalità per superare parte della resistenza al cambiamento.

Questo gruppo sarà responsabile della creazione di un piano di cambiamento organizzativo. Il piano verrà progettato per coinvolgere gli stakeholder durante l’implementazione.

Questo gruppo sarà quindi responsabile di tre aspetti chiave:

Identificazione del bisogno di cambiamento
Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
Finalizzazione dei requisiti

Vediamo punto per punto.

Identificare il bisogno di cambiamento

Ciò significa assumere un approccio proattivo al cambiamento e non passivo.

La ricerca attiva di modi e strumenti per migliorare le inefficienze non solo migliorerà l’output, ma sarà anche un ottimo modo per supportare l’evoluzione del project manager nel suo ruolo.

Una strategia organizzativa dovrebbe essere implementata e le iniziative devono essere legate agli obiettivi aziendali.

E’ necessario, inoltre, conoscere gli obiettivi che tutti i team, o l’azienda in generale, stanno cercando di raggiungere e tutti i punti critici che ostacolano il successo.

Individuati gli obiettivi che i team di progetto stanno cercando di raggiungere, si può lavorare per decidere se un nuovo software di project management può aiutare a raggiungere queste mete.

Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate

Per eseguire una corretta analisi dell’impatto sulle parti interessate è essenziale creare un elenco di ogni persona, team e reparto che utilizzerà il nuovo strumento.

Non solo è necessario indicare chi sono gli stakeholder, ma anche come saranno influenzati dal nuovo software.

Ottenere il consenso degli stakeholder è la chiave per un’implementazione di successo.

E’ importante infatti comunicare perché il cambiamento è imprescindibile. Non solo… dovranno anche essere noti quali parametri verranno utilizzati per confrontare i prodotti e chi prenderà la decisione finale per l’acquisto.

Quando le parti interessate sanno perché si sta verificando un cambiamento e in che modo esso avrà un impatto diretto su di loro, è più probabile che siano motivati e coinvolti nei confronti del nuovo strumento.

Le migliori implementazioni prevedono infatti una spiegazione sul perché il nuovo software è in fase di implementazione. Vantaggi deriveranno anche dalla conoscenza dei benefici per tutti e dalla chiarezza sulle tempistiche di implementazione.

Finalizzazione dei requisiti

Dopo aver eseguito l’analisi dell’impatto sugli stakeholder, è necessario avere un’idea dei requisiti richiesti da parte di ciascun stakeholder e del modo in cui si traducono in funzionalità all’interno del nuovo software.

Ad esempio, immaginiamo che il risultato che si sta cercando di ottenere è una pianificazione del miglior progetto, con il quale gli stakeholder vogliono tenere traccia delle competenze dei dipendenti, della disponibilità e del loro rendimento.

n tal caso, le funzionalità chiave che cercherete nel nuovo software includerà la gestione delle risorse con questi determinati criteri.

Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti

Una volta svolta la ricerca, confrontato vari prodotti, tenuto conto delle esigenze e dei requisiti richiesti, il nuovo software di gestione dei progetti viene acquistato ed installato.

Ora inizia la fase di implementazione vera e propria del nuovo strumento di project management all’interno dell’organizzazione.

L’implementazione del software può richiedere un lungo processo iniziale. I benefici che ne conseguiranno a lungo termine, varranno, però, l’impegno in termini di tempo.

Mentre si lavora per implementare un nuovo sistema, ci sono una serie di fattori da considerare. Sono fattori che possono portare indubbi vantaggi. Vediamoli insieme:

1) Training

Quando si implementa un nuovo software di gestione progetti, è buona prassi che la società di software addestri una o diverse persone chiave, in grado di gestire il sistema.

Quella o quelle persone diventano “gli esperti” e saranno, quindi, responsabili dell’insegnamento agli altri.

In alcuni altri casi, è invece preferibile addestrare direttamente tutto il personale che avrà a che fare con il software.

E’ opportuno evitare il disallineamento in merito all’utilizzo del nuovo software. Il disallineamento può essere evitato principalmente creando regole, FAQ e documenti pratici. Si possono, inoltre, limitare i diritti e disporre un numero limitato di amministratori / moderatori.

Per supportare questa fase delicata, in TWproject abbiamo pensato a due aree d’intervento in grado di offfire più soluzioni

Un’area è legata alla formazione diretta, mediante corsi e webinar dedicati alla azienda.

A questo link è possibile trovare tutte e informazioni: https://twproject.com/it/servizi/

L’altra sempre disponibile on line ( sia in italiano, sia in inglese) https://twproject.com/support/it/

Un vero e proprio manuale d’uso, semplice e sempre disponibile, che si aggiorna sulla base delle nuove releise e delle richieste di approfondimento degli utenti.

2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)

Questo è un passo importante da intraprendere. Il fine è quello di garantire che il software funzioni come previsto e per aiutare a trovare eventuali bug.

Sarà importante testare una piccola porzione di dati per vedere se il software elabora correttamente tutte le informazioni e per permettere al personale di abituarsi step by step.

Se il sistema è integrato con altri strumenti software, è necessario assicurarsi che i sistemi comunichino correttamente.

3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro

Quando è il momento di iniziare a passare al nuovo software, è una buona prassi mantenere le informazioni anche all’intero del software fino a quel momento utilizzato.

Questo fa sì che lo staff si abitui all’aspetto generale del nuovo software e crei un maggiore livello di fiducia prima di passare al completo utilizzo.

Per un breve periodo si potranno quindi avere in esecuzione due sistemi in contemporanea.

Possono passare dai 6 ai 12 mesi affinché gli utenti si sentano completamente a proprio agio con il nuovo software. In tale periodo è opportuno che le informazioni storiche siano accessibili.

4) Premiare il team di implementazione

Quando determinati collaboratori hanno lavorato di più per implementare un nuovo software, è una buona idea premiarli.

Una festa, un piccolo bonus, un presente, un “grazie” verbale. Questi gesti possono significare molto. Una gratificazione del genere spesso vale più di un premio in denaro.

5) Misurare i risultati

Dopo che il nuovo software è stato implementato ed è operativo, è una buona idea analizzare e misurare i risultati per monitorare l’andamento.

Questo può includere cose come la capacità di elaborare più ordini in un giorno, la riduzione delle retribuzioni orarie pagate per gli straordinari o altro.

Continuare a monitorare e misurare durante l’anno è una buona prassi per assicurarsi che l’investimento abbia avuto un senso.

6)Chiedere feedback

I problemi sorgono sempre durante le prime fasi di implementazione. E’ assolutamente necessario che il team esponga i problemi a cui va incontro.

Per ricevere suggerimenti e creare un ciclo di feedback positivo, un consiglio è di eseguire un’indagine interna all’incirca un mese dopo l’introduzione del nuovo sistema. L’indagine andrà ripetuta nuovamente dopo tre mesi.

I membri del team si sentiranno ascoltati e il processo porterà a suggerimenti e best practice utili anche per il futuro.

Seguire questi consigli aiuterà sia il project manager che il team a pianificare correttamente il cambiamento.

Fondamentale è comunque assicurarsi che, in generale, le nuove implementazioni non siano disallineate con gli obiettivi aziendali, altrimenti saranno destinate a fallire a priori.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione progetti?

Come hai vissuto questo cambiamento? Raccontaci la tua esperienza e scrivici i tuoi suggerimenti.

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Prova Twproject!

Come Applicare il metodo kanban al project management

Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.

“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.

Oggi questo metodo è di gran moda.

Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.

INDICE DEI CONTENUTI

Che cos’è una Kanban Board?
Cosa sono le carte kanban?
Come utilizzare il metodo Kanban nel project management
Il metodo Kanban nei software

In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.

Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.

I vantaggi del metodo sono diversi.

Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.

Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.

Il kanban è usato spesso da aziende che producono software per la gestione dei bug e delle nuove funzionalità. Noi per esempio usiamo Twproject per gestire lo stato delle nuove funzionalità che vengono introdotte nelle nuove release.

Twproject include strategie di pianificazione più flessibili, output più rapido, maggiore attenzione e trasparenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Prova Twproject gratuitamente adesso!

Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.

Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.

Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.

Che cos’è una Kanban Board?

Una Kanban Board è come una lavagna.

Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.

Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.

Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.

È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.

Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.

Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:

Lavoro/attività in attesa;
Lavoro/attività in corso;
Lavoro/attività completata.

Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.

I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.

Le schede Kanban permettono di:

Visualizzare il flusso di lavoro;
Limitare il numero di attività in corso;
Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
Monitoraggio, adattamento e miglioramento.

Cosa sono le carte kanban?

Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.

Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.

Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.

I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.

Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:

Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
Facilitare la comunicazione in tutto il team;
Informazioni sui documenti;
Aiuto al flusso di lavoro futuro.

Come utilizzare il metodo Kanban nel project management

Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.

In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.

Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.

E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.

Vediamo il perché più nel dettaglio:

Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse

Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.

Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.

Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.

Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.

Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro

Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.

Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.

Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.

Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi

Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.

Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.

Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.

Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.

Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.

Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.

Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.

Il metodo Kanban nei software

Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.

Per questo in Twproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.

I ToDo, che in Twproject sono utilizzate come card, possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.

Esso, infatti, permette di organizzare i ToDo in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.

Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.

Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?

Utilizza la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del tuo progetto

Prova Twproject

Una prova vale più di mille parole.

La sesta edizione del PMbok tradotta anche in italiano

Panoramica generale e differenze rispetto alla quinta edizione.

Alla fine del 2017 è stato pubblicata la sesta edizione del PMbok in italiano. Partiamo dalla base: che cos’è il PMbok?

Si tratta del Project Management Body of Knowledge, ossia una guida, pubblicata dal Project Management Institute – PMI, che ha lo scopo di documentare, riunire e standardizzare le pratiche generalmente utilizzate e riconosciute nel project management.

Precisiamo che per pratiche “generalmente riconosciute” si intendono quelle pratiche applicabili alla maggior parte dei progetti e sulle quali esiste un consenso diffuso sul loro valore e sulla loro utilità.

Ciò significa che a volte gli ultimi trend di project management promossi da alcuni consulenti, sebbene interessanti dal punto di vista evolutivo, potrebbero non far parte dell’ultima versione di questa guida, perché ancora non rientrano fra le pratiche “generalmente riconosciute”.

Il PMbok si è evoluto nel corso degli anni, facendo il suo debutto con la prima versione nel 1987, fino ad arrivare all’attuale sesta edizione pubblicata nel 2017.

Ma quali sono le modifiche del PMbok dalla quinta edizione a quella attuale?

Riassumiamo i cambiamenti in questo articolo.

INDICE DEI CONTENUTI

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali
Le aree di conoscenza
I tre nuovi processi
6 modifiche nei processi esistenti
Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencati cinque gruppi di processi:

Avvio
Pianificazione
Esecuzione
Monitoraggio e controllo
Chiusura

Questi rimangono invariati nella sesta edizione, ciò che cambia però è il numero di sotto-processi all’interno di ciascun gruppo di processi.

Nella quinta edizione, inoltre, c’erano un totale di 13 capitoli. Nella sesta edizione troviamo invece l’inserimento di un nuovo capitolo che tratta del ruolo del project manager e delle sue funzioni.

Oltre a questo, le abilità e le competenze che un project manager deve possedere sono ora allineate al, così detto, Triangolo del Talento.

Non è infatti sufficiente avere competenze tecniche, ma il dinamismo dell’ambiente di lavoro e le tendenze evoluzionistiche nel settore richiedono che il project manager abbia competenze aggiuntive.

Tra le più rilevanti troviamo:

Gestione strategica e aziendale: È necessario comprendere l’andamento ed il funzionamento del business aziendale per adeguare ad esso il progetto. Il project manager deve quindi possedere le competenze che consentono di analizzare la concorrenza, il mercato, conoscere le implicazioni legali, i modelli di business, ecc.
Capacità di leadership: questa skill è già stata discussa nella quinta edizione del PMbok, ma la nuova le dà una maggiore enfasi. Le capacità di leadership includono intelligenza emotiva, problem solving, team building e capacità di influenzare e motivare la squadra;
Abilità tecniche: riferite principalmente al settore in cui si lavora e alle skills richieste, nello specifico, dal progetto.

PMBOK sesta edizione: Le aree di conoscenza

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencate 10 aree di conoscenza.

Queste ultime sono ancora presenti nella sesta edizione, ma due appaiono con nuovi nomi, come specificato nel seguente elenco:

Integration Management.
Scope Management.
Time Management viene sostituito da Schedule Management.
Cost Management.
Quality Management.
Human Resource Management viene sostituito da Resource Management.
Communications Management.
Risk Management.
Procurement Management.
Stakeholder Management.

Come mai questi due cambiamenti?

Con il nuovo termine Resource Management viene indicata non soltanto la forza lavoro degli esseri umani, ma anche le risorse fisiche (come materiali, attrezzature, licenze, ecc.) che fanno sempre parte di un progetto e contribuiscono al suo successo.

Time Management è stato invece sostituito con Schedule Management per enfatizzare l’importanza della pianificazione e della gestione del progetto.

Inoltre, nella sesta edizione del PMbok, ogni area di conoscenza avrà quattro sezioni aggiuntive:

Key concepts / concetti chiave;
Tailoring considerations: devono aiutare a mettere maggiormente a fuoco i processi importanti di un progetto a seconda delle sue dimensioni e, naturalmente, dell’ambito di lavoro;
Gli sviluppi e le nuove pratiche del project management;
Focus sulla metodologia Agile e adattativa.

PMBOK sesta edizione: I tre nuovi processi

Nella sesta edizione del PMbok in italiano sono elencati 49 processi, ovvero 2 in più della scorsa edizione.

In realtà le modifiche ai processi sono 4 in quanto sono stati aggiunti tre processi mentre uno è stato eliminato.

Nello specifico, il processo Close procurement è stato rimosso perché riferito alla chiusura di contratti di venditori, task che generalmente, nella maggior parte delle organizzazioni, non viene eseguita dai project manager.

Tra i nuovi processi aggiunti troviamo invece:

Manage Project Knowledge / Gestione della conoscenza di un progetto: nato dalla necessità di elaborare i dati del mercato e del business in cui si opera per trasformarli in conoscenza e “saggezza” sulle quali si baseranno determinate decisioni. La conoscenza è un potere che aiuterà il project manager ad utilizzare le tecnologie di elaborazione dei dati e a prendere decisioni sulla base di analisi concrete;
Implement Risk Response / Implementazione della risposta al rischio: sondaggi di PMI hanno affermato che la maggior parte dei fallimenti di progetti sono dovuti a una gestione impropria del rischio. Quindi, implementare la risposta al rischio nella gestione del progetto è un’aggiunta necessaria;
Control Resources / Controllo delle risorse: questo nuovo processo si riferisce al monitoraggio ed al controllo delle diverse risorse presenti nel progetto ed è allineato alla modifica, vista precedentemente, nell’area della conoscenza dalle risorse umane.

PMBOK sesta edizione: 6 modifiche nei processi esistenti

6 processi vengono rinominati nell’attuale edizione del PMbok, anche se il loro contenuto rimane invariato:

Perform Quality Assurance diventa Manage Quality
Plan Human Resource Management diventa Plan Resource Management
Control Communications diventa Monitor Communications
Control Risks diventa Monitor Risks
Plan Stakeholder Management diventa Plan Stakeholder Engagement
Control Stakeholder Engagement diventa Monitor Stakeholder Engagement

Da Perform Quality Assurance a Manage Quality. Si riferisce al fatto che, mentre la garanzia della qualità è un modo per gestire la qualità durante l’esecuzione, in realtà ci sono anche altri aspetti qualitativi da considerare. Questa gestione della qualità complessiva è ciò che riflette la modifica del nome.

Il cambiamento da “Control” a “Monitor” indica che, mentre il progetto viene eseguito, lo monitoriamo per capire cosa sta succedendo e personalizziamo la strategia per soddisfare le mutevoli esigenze.

I punti 5 e 6 sugli stakeholder si riferiscono al fattore essenziale di capire come coinvolgere gli stakeholder per garantire che tutti siano in accordo con i progressi ed i risultati.

Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

La figura del Project Manager sta diventando sempre più importante e si sta diffondendo in tutti i settori; è per questo che aumenta la necessità di certificare le proprie competenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano diventa quindi un testo fondamentale per tutti coloro che si trovano alle prese con un esame ufficiale per ottenere il titolo di Project Manager.

Ad oggi, infatti, esistono cinque certificazioni riconosciute a livello internazionale:

CAPM – Certified Associate in Project Management.
PMP – Project Management Professional.
PgMP – Program Management Professional.
PMI-SP – PMI Scheduling Professional.
PMI-RMP – PMI Risk Management Professional.
PMI-ACP – PMI Agile Certified Practitioner.

Indipendentemente dal tipo di certificazione gli studenti e futuri Project Manager non potranno non avere come riferimento il Pmbok e, di conseguenza, il loro lavoro sarà sicuramente influenzato dai cambiamenti presenti nella sesta edizione del PMbok.

Ma non solo.

Anche un Project Manager certificato deve essere consapevole dei cambiamenti contenuti nella sesta edizione del PMbok in italiano.

Rimanere aggiornati ed al passo con i tempi è la migliore qualità di un professionista serio e competente.

Una lettura attenta della nuova edizione del Pmbok sarà sicuramente utile e fonte di riflessioni interessanti per guidare in maniera efficiente e professionale qualsiasi tipo di progetto.

Lasciaci un tuo commento o una tua impressione sulla nuova edizione del Pmbok.

Prendi confidenza con le fasi del tuo progetto.

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Nuove funzionalità

Assegnazioni di dipartimento

Carico di lavoro del dipartimento

Gestione potenziata dei costi

Budget di progetto

Gestione del costo orario delle risorse USE_REAL_RESOURCE_COST

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Gestione dei centri di costo

Propagazione centri di costo

Scelta tipologia centro di costoUSE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

Ereditarietà del centro di costoCOSTS_INHERIT_COST_CENTER

Sicurezza

Molte altre novità

La nuova release ti aspetta

Le dipendenze nel Gantt

Introduzione di nuove tipologie di dipendenze sul Gantt

L’applicazione del concetto di “elasticità”

Altre novità

La nuova release ti aspetta

INDICE DEI CONTENUTI

Valori stimati ed effettivi

Come procedere

Il diagramma di andamento (flusso di cassa)

Un vantaggio sotto tanti aspetti

1. L’importanza della previsione nella gestione dei ricavi

2. La trasferibilità dei dati dei ricavi

3. La condivisione di responsabilità

Gestisci i tuoi flussi dalla A alla Z con Twproject

INDICE DEI CONTENUTI

L’importanza della consuntivazione

Timesheet

Time counter

Dalla to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Scegli lo strumento più flessibile: prova Twproject.

Risorse: il costo orario

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Costi delle risorse: le note spese

Costi addizionali di progetto

Budget di progetto

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere i costi sotto controllo

INDICE DEI CONTENUTI

L’autenticazione multi-fattoriale (MFA)

Accesso con One Time Password (OTP)

Altre novità in fatto di sicurezza

Prova subito le novità di questa release

La nuova release ti aspetta

INDICE DEI CONTENUTI

Che cos’è la gestione agile del progetto?

I 4 valori fondamentali dell’agile

Gestisci i progetti in modo agile!

I 6 to do della metodologia Agile

1. Pianificazione del progetto

2. Creazione della roadmap del prodotto

3. Pianificazione del rilascio

4. Pianificazione dello sprint

5. Riunioni giornaliere

6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Passa alla gestione agile con Twproject.

Vista espansa e vista compatta delle schede

Introduzione di link e id progetto nella scheda

Inserimento diretto del worklog sulla Kanban board

Conclusioni

Le nuove funzionalità ti aspettano

La raccolta dei dati

Il calcolo del punteggio

Conclusione

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace

INDICE DEI CONTENUTI

Perché utilizzare una chat di progetto all’interno del team?

La comunicazione ottimale con uno strumento di chat

Gestisci i progetti con chat integrate

INDICE DEI CONTENUTI

La gestione visuale del progetto

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Il Visual Project Management come facilitatore

Lo stile Scrum-ban

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Scelta tipologia centro di costo
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Ereditarietà del centro di costo
COSTS_INHERIT_COST_CENTER