Categoria: Gestione Risorse

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!

Ti sarà capitato di gestire un progetto la cui pianificazione è stata fatta in modo errato, non in linea con le aspettative del cliente, con il brutto risultato di arrivare a fine progetto in ritardo e magari anche fuori budget.
E’ vero, le aziende si stanno rinnovando, i gruppi di lavoro sono eterogenei e distribuiti, sempre più flessibili, e spesso, questa flessibilità obbliga ogni project manager a rivedere i propri processi nell’ottica di rendere anch’essi più flessibili, ma per fortuna le metodologie agili arrivano in tuo soccorso e ti aiutano a risolvere esattamente questo problema.

Negli anni 90, infatti, si riscontrava uno scostamento significativo dei progetti dalla pianificazione e soprattutto, dalle esigenze del cliente, in particolare nel settore dello sviluppo software che utilizzava l’approccio di gestione standard waterfall.
Adesso, come allora, le aziende pianificano e stimano il progetto in base ai requisiti stabiliti inizialmente facendo un solo rilascio finale del prodotto che spesso porta alla luce incomprensioni e fraintendimenti iniziali. I progetti, cosi gestiti, spesso terminano in ritardo e fuori budget.

Le metodologie agili, come lo SCRUM, nascono quindi dalla necessità di allontanare il progetto dalla parte pianificata e contrattualizzata per avvicinarlo al cliente, alle sue necessità e alla sua soddisfazione, durante tutto il processo di sviluppo.
Un’azienda che decide di utilizzare questa tecnica riesce a minimizzare i rischi tenendo sotto controllo l’andamento del progetto. Coinvolgendo il team ed il cliente durante tutto il processo è molto più facile rimanere allineati alla pianificazione e rimanere quindi nei tempi previsti e soprattutto nel budget.

Cosa è il metodo SCRUM?

Sicuramente la più famosa delle metodologie agili, è un frame work, quindi un’insieme di procedure, per la gestione iterativa del processo di sviluppo a partire da un set predefinito di attività.
Questo metodo si basa sull’idea di raffinare iterazione dopo iterazione, l’idea iniziale del cliente, secondo quello che viene rilasciato di volta in volta e al suo feedback.

All’inizio del progetto si definisce una lista di attività(backlog), ciclicamente se ne seleziona un sottoinsieme prioritizzato, realizzabile in circa 1-2 settimane(sprint), lo si realizza e lo si sottopone al cliente per il test. Ogni sprint prevede delle riunioni per la prioritizzazione delle attività, per la condivisione dell’andamento dei lavori, e per una revisione ed analisi finale. Questi cicli si ripetono fino alla conclusione di tutte le attività.
Lo scopo dello SCRUM è far si che non ci siano fraintendimenti, che il cliente possa intervenire ciclicamente per orientare il prodotto nella giusta direzione senza brutte sorprese alla fine del progetto.

Può non esistere quindi una data di rilascio finale, il progetto si chiude quando la lista delle attività è vuota e il cliente è soddisfatto.
Questo frame work facilita anche la stima del progetto, di fatto non ne richiede una stima complessiva e totale ma prevede una stima ciclica che tutela sia il cliente che l’azienda da stime incorrette: se il cliente ha un budget limitato sarà limitata la sua lista delle attività, se il cliente ha budget infinito potrà raffinare e aggiungere attività fino alla realizzazione completa del progetto in accordo con l’azienda.

Perché utilizzare un metodologia agile?

Anche se la metodologia SCRUM nasce nell’ambito dello sviluppo software può essere di aiuto a moltissime aziende, non solo entrando nel dettaglio del frame work ma abbracciandone la filosofia generale.

Abbiamo applicato recentemente il metodo scrum nel marketing digitale riscontrando come questo funzioni e risolva problemi quotidiani in aziende di quello specifico settore, per esempio:

1) Definire una lista di requisiti/attività/desiderata con il cliente il più dettagliata possibile: questo ti aiuterà a stimare l’effort del progetto, a far comprendere al cliente eventuali criticità e a tutelarti da possibili richieste extra.

2) Prioritizzare le attività e stimarle con il gruppo di lavoro: questa abitudine può essere di grande aiuto nello svolgimento del progetto, coinvolgendo il team nella stima lo si responsabilizza ottenendo informazioni precise che risiedono solo nella conoscenza dei tecnici. Non solo, il team che stima e prioritizza le attività, di fatto gestisce il suo carico di lavoro e ne diventa maggiormente consapevole. Questa è la migliore strategia per la stima del progetto.

3) Organizzare la gestione in iterazioni produttive: sia che il cliente collabori sia che i cicli siano interni all’azienda, organizzare la produzioni in iterazioni obbliga ogni team a fare il punto della situazione con cadenza regolare, accorgendosi subito di eventuali scostamenti dai desiderata e ritardi.

4) Meeting giornalieri per avanzamento lavori: questa attività, spesso sottostimata, in realtà risulta fondamentale. Aggiornare il team sull’avanzamento del proprio lavoro permette di condividere momenti più stressanti e di aiutarsi in caso di ritardi salvando il progetto dai colli di bottiglia.

La lista dei benefici che si possono avere avvicinandosi alle metodologie agili sono numerose, sia che lo si segua alla lettera, sia che appunto se ne abbracci solo la filosofia. La ciclicità del sistema ti permetterà di migliorare col tempo, capendo con il tuo gruppo di lavoro cosa funziona e cosa no.

Utilizzando un software di project management che supporta questa tecnica sarà ancora più facile organizzare meglio il  tuo lavoro, un software come Twproject, ti può guidare nel miglioramento dei processi interni rendendoti il controllo dei tuoi progetti.

Nonostante ciò che pensa la gente, essere un Project Manager di successo richiede molta creatività. Un project manager deve essere creativo nel gestire le sue risorse e i cali di produttività, emozioni, conflitti e idee, essere creativo nel comunicare con i propri capi, essere creativo nel gestire grandi progetti con ritardi inaspettati…

Quindi, come rimanere creativi anche quando si gestiscono progetti complessi? Ecco alcuni suggerimenti:

Meditare e non rimanere svegli tutta la notte – questo è un buon consiglio in generale. Per essere produttivi e allo stesso tempo creativi, gli studi dimostrano che si deve riposare almeno 6 ore per notte. Oltre a questo, imparare a meditare può insegnarti l’arte della pazienza e a evitare l’accumulo di stress.

Essere una spugna e non aspettare l’ispirazione – le metodologie di project management sono lì per essere provate fino a trovare quella che meglio risponde ai tuoi progetti. Le metodologie Agili, waterfall, GTD, queste sono solo alcuni esempi di ciò che potete sperimentare. Apriti a nuove strategie e impara a percorrere strade nuove, generalmente i team sono positivi verso organizzazioni più strutturate che li fanno sentire più protetti e seguiti. Se hai problemi a gestire i tuoi progetti e a verificare il loro avanzamento, allora puoi usare un software come Twproject che ti consente di lavorare in modi diversi a seconda delle tue necessità.

Credi in te stesso e non fare da solo – anche se sei il project manager non scordarti dell’opinione del tuo team. Credi nelle tue idee e nella tua creatività ma chiedi anche la loro opinione prima di procedere con decisioni importanti. Se una scelta ricadrà anche sul tuo team, sarà più facile se loro avranno partecipato alla decisione finale. Questo rafforzerà il senso di appartenenza al team. Leggi qui per scoprire come il tuo team può aiutarti a lavorare meglio.

Fai attenzione e non saltare i giudizi – i progetti, dall’inizio alla fine, sono un grande processo creativo che richiede la tua costante attenzione. In questo senso, devi fare attenzione a tutto quello che accade nella tua azienda, se c’è un problema che può avere un impatto anche sul tuo progetto, devi agire immediatamente, anche in modo creativo. Non smettere mai di analizzare i tuo ritardi e le loro cause perché può succedere ancora e uno studio attento può aiutarti ad affrontarli in futuro.

Dì “Si, e …” e non dire “Non funzionerà mai”–vai avanti e non discutere – qui stiamo parlando di costruzione del team, perché non puoi essere un project manager di successo se non hai un team innovativo e un team può dare il meglio se tutti sono liberi di esprimersi, e tu, come project manager, devi imparare ad ascoltarli, anche quando non sei d’accordo. Per avere il team più innovativo devi guardare oltre.

“Old pattern only bring to old results”

“New ideas require risk. People need to know it’s safe to express new thinking”

Source Entrepreneur.