Quando le cose si fanno difficili, abbandonare un progetto può diventare una soluzione rapida.
Tuttavia, un progetto non si deteriora da un giorno all’altro, ma attraverso un periodo di transizione; periodo che dovrebbe essere impiegato per riprendere in mano le redini.
È un compito estremamente impegnativo che richiede attenzione specifica, gestione, leadership, e soprattutto un buon software di project management, per gestire con successo una fase che può essere molto problematica.
Un progetto è considerato di successo quando soddisfa il suo obiettivo in termini di qualità, tempistica, budget e ambito.
Al contrario, un progetto diventa problematico quando si supera il limite di tolleranza accettabile in relazione a qualità, budget e ambito.
In questo caso è richiesto uno sforzo per definire un possibile piano di recupero e una risoluzione per evitare il totale fallimento.
Non tutti i problemi che sorgono durante il ciclo di vita di un progetto sono sufficientemente significativi da rendere il progetto “problematico”.
Pertanto, è molto importante comprendere il limite di tolleranza accettabile affinché non si attivi l’allarme inutilmente.
Un project manager in questo caso svolge un ruolo significativo nell’affrontare le cause del progetto in difficoltà e nel gestire efficacemente il processo di recupero.
Quando si incontrano delle criticità, infatti, la reazione più comune è quella di ignorare la situazione o agire avventatamente, sperando di salvare il progetto.
Sfortunatamente tali azioni il più delle volte causano più danni che benefici e finiscono per richiedere più tempo del necessario per salvare il progetto.
Per un project manager ammettere di avere un progetto in difficoltà e stabilire il giusto corso di azioni per rimetterlo in carreggiata è una delle sfide più difficili dal punto di vista psicologico.
Abbandonare un progetto non è sempre una sconfitta
Molti project manager considerano la chiusura anticipata di un progetto come un fallimento.
Tuttavia, in realtà, riconoscere che un progetto non è più valido e scegliere di interromperlo può essere la scelta più sensata.
Continuare a investire in un’iniziativa che non vale più la pena può causare danni e problematiche sempre più importanti.
Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere più sensato abbandonare un progetto piuttosto che tentare di portarlo avanti:
· Obiettivi non più allineati con la strategia aziendale
· Fattori esterni che rendono il progetto obsoleto, irrilevante o impossibile da portare avanti.
Nel mondo del project management, prendere decisioni difficili fa parte del gioco. Tra queste, una delle più delicate riguarda appunto la decisione di abbandonare un progetto.
Riconoscere quando un’iniziativa non è più vantaggiosa è fondamentale per evitare spreco di risorse, tempo e denaro.
Il ruolo di Twproject nella valutazione di un progetto
Ecco alcune delle funzionalità che possono aiutare nella valutazione di un progetto:
1.Monitoraggio delle performance
Grazie agli indicatori di performance (KPI) è possibile verificare se il progetto sta rispettando i parametri prestabiliti. Questi dati possono essere diversi a seconda del tipo di progetto che si sta seguendo e Twproject permette di personalizzare questo aspetto.
2.Analisi dei costi e gestione del budget
Uno dei motivi principali per cui i progetti vengono abbandonati è il superamento del budget. Twproject permette di tracciare tutte le spese e confrontarle con il budget iniziale, individuando rapidamente le aree critiche e consentendo di prendere decisioni tempestive.
3.Valutazione del carico di lavoro del team
Se un progetto sta assorbendo troppe risorse e causando stress nel team, potrebbe essere il caso di rivedere la divisione del lavoro. Grazie alle funzionalità di gestione del workload, Twproject aiuta a visualizzare il carico di lavoro di ogni membro del team, evitando squilibri e sovraccarichi.
4.Analisi del rischio
Twproject permette di identificare e valutare i principali fattori di rischio del progetto. Se il livello di rischio supera i benefici attesi, è un segnale che potrebbe essere più vantaggioso interrompere i lavori.
5.Reportistica e dashboard personalizzabili ed in tempo reale
Avere una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto è essenziale per permettere al project manager di prendere decisioni informate. Twproject fornisce dashboard personalizzabili e report dettagliati che aiutano a valutare la situazione in modo oggettivo e basato su dati in tempo reale.
Ecco quindi come un software di project management può essere un valido alleato nel processo di valutazione di un progetto.
Non è necessario arrendersi al primo ostacolo: grazie a Twproject, che fornisce dati concreti e aggiornati sulle performance del progetto, è possibile valutarne con precisione la sostenibilità prima di prendere una decisione.
Usare questa innovativa tecnologia per fare chiarezza consente di prendere decisioni informate, ottimizzare le risorse e concentrarsi su progetti che possono generare reale valore per l’organizzazione.
Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!
Organizzare e pianificare le attività di project management è un aspetto cruciale che, se non eseguito correttamente, può portare un progetto al collasso.
Essere flessibili e aperti al cambiamento aiuterà a mantenere il progetto in carreggiata e a superare eventuali ostacoli.
Vediamo in questo articolo come assegnare le attività di project management per garantire una pianificazione efficiente del progetto.
Importanza di assegnare le attività nel project management
In qualsiasi progetto, il successo o il fallimento spesso dipendono da quanto efficientemente vengono assegnati compiti e responsabilità.
Un’assegnazione corretta assicura che ogni membro del team di progetto sappia esattamente cosa deve fare, come e quando.
I task aiutano devono essere assegnati anche in base a punti di forza e di debolezza dei membri del team.
Assegnando le attività in base alle loro competenze ed esperienze, è possibile massimizzare il loro potenziale e migliorare le prestazioni complessive.
Quando i membri del team sono consapevoli delle loro responsabilità specifiche, è più probabile che si assumano la responsabilità delle proprie attività e lavorino per raggiungere gli obiettivi del progetto.
In sintesi, una corretta assegnazione delle attività porta a una migliore gestione del tempo, a una maggiore efficienza e a una migliore qualità del lavoro.
Fattori da considerare per l’assegnazione delle attività di project management
Quando si tratta di assegnare compiti e responsabilità per la pianificazione del progetto, ci sono diversi fattori che dovrebbero essere presi in considerazione:
1.Obiettivi del progetto
Il primo fattore da considerare sono gli obiettivi generali del progetto. Ogni compito e responsabilità dovrebbe allinearsi a questi obiettivi per garantire che tutti lavorino per raggiungere lo stesso traguardo. Ciò aiuta anche a stabilire le priorità dei compiti e a determinare quali membri del team sono più adatti per determinate responsabilità.
2.Punti di forza e competenze individuali
È importante considerare i punti di forza e le competenze di ogni membro del team quando si assegnano compiti. Ciò aiuterà a delegare compiti alla persona più qualificata, assicurando che il lavoro venga completato in modo efficiente ed efficace.
3.Vincoli di tempo
Un altro fattore da tenere a mente sono i vincoli di tempo del progetto. Alcune attività potrebbero avere scadenze più rigorose di altre, quindi è importante assegnarle di conseguenza e preventivare tempo sufficiente a ciascun membro del team per completare i propri task.
4.Costi e spese
Le risorse devono essere preventivate a seconda del loro costo orario. Per ogni attività è quindi fondamentale considerare l’impatto di questi costi sul budget di progetto.
5.Disponibilità delle risorse
La gestione delle risorse è un altro elemento fondamentale, per garantire l’efficacia del progetto. Se un membro del team assegnato ad un determinato compito è in vacanza, i lavoro non andrò avanti e questo potrà causare un ritardo dell’intero progetto. ll project manager deve quindi considerare attentamente la disponibilità di ogni risorsa.
6.Comunicazione e collaborazione
Quando si assegnano le attività, è fondamentale considerare come i membri del team comunicheranno e collaboreranno tra loro. Un buon piano di progetto prevede chiare linee guida su chi supervisionerà le attività e come verranno condivisi gli aggiornamenti tra il team.
7.Flessibilità e adattabilità
È importante tenere presente che la pianificazione e la gestione dei progetti non è inciso nella pietra. Possono sorgere cambiamenti o sfide inaspettate, quindi è essenziale assegnare attività e responsabilità in un modo che consenta flessibilità e adattabilità. Ciò garantirà che il progetto rimanga in carreggiata e possa facilmente adattarsi a qualsiasi circostanza imprevista.
8. Gestione dei rischi Una corretta gestione dei rischi aiuta a identificare e prevenire possibili problemi che potrebbero compromettere il progetto. Un buon project manager deve essere in grado di valutare le minacce potenziali e adottare misure preventive per ridurre gli impatti negativi sullo sviluppo delle attività.
Perché scegliere un software di project management per assegnare le attività?
Come abbiamo visto, la gestione delle attività è più che creare una lista di cose da fare e barrare i task a mano a mano che vengono completati.
Nel mondo del lavoro moderno, caratterizzato da progetti complessi e da una crescente necessità di coordinare team distribuiti in diverse aree geografiche, l’uso di un software di project management per assegnare le attività è diventato essenziale.
Uno dei principali benefici è la chiara definizione dei compiti e delle responsabilità.
Con questo software dedicato, ogni attività può essere assegnata in modo dettagliato, indicando priorità, scadenze e risorse necessarie. Ciò elimina la confusione su chi deve fare cosa e riduce il rischio di sovrapposizioni o compiti dimenticati.
Inoltre, permette ai manager di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività, identificando eventuali colli di bottiglia e intervenendo tempestivamente per risolverli.
Un altro vantaggio fondamentale è la centralizzazione delle informazioni.
Twproject consente di raccogliere in un’unica piattaforma tutti i dati relativi a un progetto, inclusi documenti, conversazioni e aggiornamenti. Questo facilita la comunicazione tra i membri del team e riduce la necessità di meeting superflui per ottenere informazioni aggiornate.
Inoltre, grazie a strumenti come il diagramma di Gantt, i progetti possono essere organizzati in modo visuale, permettendo di identificare eventuali ritardi o sovraccarichi.
Questo tool di project management offre funzionalità di reportistica avanzata che permettono di analizzare le prestazioni del team e individuare aree di miglioramento.
Grazie alla raccolta di dati e alla creazione di report visivi, il project manager potrà valutare l’efficacia delle strategie adottate e ottimizzare i flussi di lavoro in base a metriche concrete.
Diventa evidente quindi come un software di project management per assegnare le attività di project management significa migliore organizzazione, maggiore trasparenza, automazione dei processi e collaborazione ottimizzata.
Investire in un software di questo tipo non è solo una scelta strategica, ma una necessità per rimanere competitivi in un mercato sempre più dinamico.
Sei alla ricerca di un software che ti aiuti nella gestione e monitoraggio dei tempi di lavoro del tuo team? Ecco una lista che fa al caso tuo.
Il monitoraggio del tempo è la principale risorsa strategica nella gestione di qualsiasi progetto.
Tuttavia, il time management non è mai una sfida semplice, né nella vita quotidiana né nel contesto aziendale.
Per i project manager e i team leader, la capacità di monitorare non solo il proprio tempo, ma anche quello delle risorse coinvolte nei vari task e deliverable, è essenziale. Un approccio strutturato alla gestione del tempo permette di ottimizzare i processi, migliorare il workflow e ridurre i colli di bottiglia operativi.
I benefici di un efficace monitoraggio dei tempi di lavoro sono molteplici:
Aumento della produttività grazie alla riduzione del time waste e alla corretta allocazione delle risorse.
Rispetto delle milestone e delle deadline, evitando slittamenti e garantendo un project delivery puntuale.
Maggiore consapevolezza del valore delle attività, facilitando il resource management e la prioritizzazione dei task.
Pianificazione più accurata, con stime dei tempi di esecuzione basate su dati reali e non su supposizioni.
Migliore collaborazione e accountability, assicurando trasparenza sulle responsabilità e sulle performance del team.
E se questi vantaggi non bastano, considera che una gestione efficace del tempo è il pilastro fondamentale di qualsiasi metodologia di project management, dal Waterfall all’Agile, fino al Kanban o allo Scrum.
In definitiva, il controllo delle tempistiche non è solo un’attività operativa, ma un vero e proprio asset strategico per garantire il successo e la sostenibilità di qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione o settore.
Tuttavia il monitoraggio dei tempi di progetto presenta una sfida critica: la costanza.
Spesso, la mancanza di un framework strutturato porta all’adozione di strumenti inadeguati o di soluzioni frammentarie, compromettendo l’efficacia del workflow management.
Per un monitoraggio dei tempi di lavoro efficace, è fondamentale che tutto il team si impegni nella registrazione accurata dei tempi, integrandola nei processi quotidiani senza impattare negativamente sulle operazioni.
L’analisi regolare dei dati raccolti consente di individuare inefficienze e migliorare la pianificazione, mentre la capacità di adattarsi e modificare la strategia, quando necessario, permette di ottimizzare il metodo di lavoro e massimizzare la produttività.
Tuttavia, non tutti i software funzionano allo stesso modo: sperimentarne diversi è essenziale per individuare quello che meglio si adatta alle esigenze specifiche del team e della metodologia adottata.
Le diverse tipologie dei software di monitoraggio dei tempi
Le piattaforme per il monitoraggio delle tempistiche e la creazione dei timesheet si distinguono principalmente in due categorie: da un lato, esistono strumenti basilari che consentono esclusivamente la registrazione del tempo impiegato nelle attività; dall’altro, ci sono soluzioni più avanzate che integrano il tracciamento delle ore di lavoro con funzionalità di project management, come la pianificazione delle attività, l’allocazione delle risorse e l’analisi delle performance.
La scelta ideale è quella di adottare un software di time management che si integri con strumenti di project planning, così da ottenere una visione completa dell’andamento dei progetti.
Questo approccio permette di coinvolgere tutte le parti interessate e di trasformare la gestione dei tempi in un tassello fondamentale per l’ottimizzazione del workflow complessivo.
Un caso concreto? L’utilizzo dei timesheet storici per stimare con precisione i costi delle attività future e definire in modo accurato il budget di progetto.
La classifica dei software di monitoraggio dei tempi del 2025
Quali sono dunque gli strumenti che rispondono all’esigenza di combinare il monitoraggio dei tempi con altri aspetti di gestione dei progetti? Quali hanno inoltre un’altra caratteristica vantaggiosa, ossia la flessibilità?
Abbiamo provato diversi dei software più rinomati sul mercato, focalizzati sulla registrazione e il monitoraggio dei tempi di lavoro nei progetti, e abbiamo creato una classifica basata sulle loro performance.
Twproject è uno strumento che si distingue per la sua flessibilità nella gestione dei timesheet, offrendo diverse modalità di registrazione per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni utente.
La piattaforma consente di monitorare continuamente i worklog in tempo reale, identificando eventuali scostamenti rispetto ai tempi pianificati e permettendo di apportare modifiche in modo rapido.
I dati registrati sono facilmente esportabili, consentendo di selezionare informazioni per persona, progetto, cliente, date e altro, per una gestione dettagliata.
Questi dati si integrano perfettamente con ogni fase del ciclo di vita del progetto in Twproject, dalla pianificazione all’esecuzione, fino alla fase finale di fatturazione dei lavori svolti.
Inoltre, Twproject dispone di un sistema di notifiche che aiuta a ricordare di registrare i propri worklog, garantendo che nessuna informazione venga trascurata.
Caratteristiche principali:
Modalità di registrazione: Inserisci le ore con fogli presenza, cronometro o ToDo assegnati.
Accesso alla registrazione: Registra worklog da qualsiasi pagina, inclusi dashboard, progetti, fasi e ToDo.
Calendario: Personalizzabile per intervalli settimanali, bisettimanali o mensili, integrato con i timesheet.
ToDo: Facile da usare, consente l’inserimento manuale o con timer delle ore per ogni attività.
Costi: Budgeting automatico con ore di lavoro sulle fasi della WBS, confronto tra lavoro stimato e svolto.
Ricavi: Differenzia tra ricavi stimati e fatturati, consente il salvataggio dei documenti di fatturazione.
Gestione dei worklog: Visualizzazione e approvazione dei worklog da parte del project manager.
Carico di lavoro: Pianificazione anticipata in base ai worklog, disponibilità e assenze, con rimodulazione delle assegnazioni.
Pianificazione progetti: Le ore lavorate contribuiscono alla pianificazione per progetti simili. Dettaglia le fasi del progetto e le attività assegnate.
Gantt interattivo: Pianifica fasi, scadenze e milestone tramite diagramma di Gantt.
Statistiche: Grafici sui worklog inseriti, correlati ai costi e visibili in qualsiasi momento del progetto.
Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.
Pro: Twproject è la piattaforma collaborativa ideale, integrando il monitoraggio dei tempi in un contesto più ampio. Offre ai manager il controllo su budget, carico di lavoro, statistiche, e permette ai lavoratori di monitorare costantemente l’uso del loro tempo. Si adatta perfettamente a qualsiasi team.
Contro: Nessun contro, solo vantaggi!
Il software collaborativo più completo e flessibile per il monitoraggio dei tempi di lavoro: si adatta a ogni esigenza e combina gestione tempistiche e progetti.
Toggl è un software di monitoraggio dei tempi adatta per chi cerca una gestione del tempo agile ma efficace.
Il suo obiettivo principale è fornire una visione delle ore lavorate su vari progetti, aiutando le aziende a comprendere meglio la distribuzione delle risorse e a ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro.
Questo strumento è molto apprezzato per la sua interfaccia pulita, ma può risultare un po’ complesso per chi è alle prime armi, specialmente se non si è già abituati all’uso di software per il time tracking.
In particolare, Toggl offre una panoramica dettagliata delle attività svolte e un sistema di report avanzato che facilita l’analisi della produttività e l’identificazione delle aree di miglioramento.
Caratteristiche principali:
Timer semplice per il tracking delle ore
Report personalizzati per analizzare l’uso delle risorse
Integrazioni con altre piattaforme di project management (come Trello e Asana)
Pianificazione visiva con una dashboard chiara
Esportazione dei dati per analisi esterne
Prezzo: A partire da 9 $ utente / mese.
Pro: Toggl è ideale per team e freelancer che cercano una soluzione semplice e veloce per il monitoraggio dei tempi. La sua dashboard ben progettata offre una chiara visione del tempo impiegato in ogni attività, facilitando l’ottimizzazione delle risorse.
Contro: Sebbene l’interfaccia sia buona, l’esperienza di navigazione potrebbe risultare un po’ lenta in alcune funzioni. Inoltre, manca di strumenti avanzati per la pianificazione futura dei progetti.
Uno strumento utile per chi cerca una gestione snella dei tempi, ma che potrebbe richiedere un po’ di esperienza per sfruttarne appieno le potenzialità.
Timey App è una piattaforma disponibile sia come app web che mobile, pensata per il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in modo collaborativo.
Progettata per supportare sia singoli utenti che team, permette di tenere traccia del tempo impiegato su varie attività e progetti, oltre a facilitare l’organizzazione e la gestione efficiente delle attività. Tuttavia, potrebbe risultare un po’ limitata in termini di funzionalità avanzate per team più grandi o con esigenze particolarmente complesse.
Caratteristiche principali:
Monitoraggio tempi: registra facilmente ingressi, uscite e pause per una gestione precisa del lavoro.
Gestione progetti Kanban: visualizza e sposta i progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
Panoramica progetto: centralizza tutte le informazioni del progetto, monitorando attività, orari e traguardi.
Pianificazione ferie: gestisci le richieste di ferie, permessi e malattia del team.
Fatturazione: crea e invia fatture, monitora pagamenti e aggiungi sconti o tasse.
Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.
Pro: Timey rende facile il monitoraggio del tempo, migliorando l’efficienza per singoli utenti e team. La sua interfaccia semplice e la compatibilità mobile garantiscono un processo fluido e preciso.
Contro: Pur essendo uno strumento valido, potrebbe richiedere un po’ di tempo per chi è alle prime armi con questo tipo di software. Per sfruttarlo al meglio, potrebbero essere utili tutorial o sessioni di formazione.
Una soluzione software per aziende o professionisti esperti che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.
Clockify è un’applicazione per il monitoraggio del tempo e la creazione di timesheet, che consente di gestire e rendere fatturabili le ore lavorate su diversi progetti. È uno strumento utile per singoli utenti e team che desiderano ottimizzare la gestione del tempo e ottenere report dettagliati sulle prestazioni.
Offre funzionalità aggiuntive come l’integrazione con i calendari, la gestione delle ferie, e la possibilità di monitorare i movimenti degli utenti sul territorio. Con il suo sistema di report personalizzabili, permette di raccogliere e analizzare i dati relativi al lavoro svolto..
Caratteristiche principali:
Time tracker: cronometro o manuale per registrare le ore lavorate e segnare come fatturabili.
Calendario: integrazione con Google e Microsoft Calendar, gestione ferie con approvazione.
Funzione “chiosco”: log-in per monitorare i tempi di lavoro su progetti specifici.
Dashboard: visualizzazione delle statistiche di utilizzo del tempo del team.
Report: esportazione dei dati in base a diversi criteri.
Gestione progetti: assegnazione task e vista semplificata del carico lavoro.
Budget: inserimento spese aggiuntive e creazione di ricevute per i clienti.
Mappe: monitoraggio degli spostamenti degli utenti sul territorio per team in mobilità.
Prezzo: piano base a partire da 3.99 $ utente/mese.
Pro: Facile da usare, accessibile su più dispositivi, buona app mobile.
Contro: Poche opzioni di personalizzazione, non adatto a team grandi o con più dipartimenti; assente il Gantt.
Uno strumento nato con la sola funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso alcune funzioni basiche di project management.
Harvest è un software per la gestione dei timesheet, progettato principalmente per integrarsi con la gestione del budget e la fatturazione. Le sue funzionalità principali si concentrano sul monitoraggio del tempo e la creazione di report, ma molte altre caratteristiche sono ottenibili tramite integrazioni con altri sistemi.
È una soluzione ideale per liberi professionisti o piccoli team che necessitano di un tool semplice e efficace per gestire i propri progetti e le relative finanze.
Sebbene non offra un ampio supporto per la gestione del carico di lavoro, fornisce strumenti di analisi per monitorare il progresso dei progetti e tenere traccia dei budget e delle spese.
Caratteristiche principali:
Progetti: crea progetti per cliente, suddivisi in tre tipi: a consumo, con costo fisso e non fatturabili.
Registrazione tempo: timer o registrazione manuale tramite planner settimanale.
Budget: imposta il budget per progetto in ore o denaro, con aggiunta di spese extra.
Invoicing: crea fatture dalle ore lavorate sui progetti.
Grafici: visualizza l’andamento delle entrate, uscite e ore lavorate (fatturabili e non).
Gestione team: riepilogo delle ore svolte e monitoraggio degli sforamenti, ma senza funzioni di riallocazione compiti.
Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.
Pro: Offre analisi dettagliate e scenari “what-if” per una reportistica avanzata.
Contro: La gestione dei progetti è strettamente legata ai clienti, limitando la flessibilità per team che lavorano in modo diverso. Inoltre, non consente di segnare le ore a più livelli (ad esempio, per fasi o per l’intero progetto).
Un software adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica e finanziaria, pur peccando in rigidità.
ActiveCollab è uno strumento di gestione progetti con time tracking che consente di monitorare i tempi di lavoro suddivisi per progetto, cliente, ambito e assegnatario, offrendo una panoramica completa delle attività. È ideale per chi desidera tracciare ogni fase di lavoro, dal singolo task al budget complessivo.
Il sistema consente di creare progetti con descrizione, categoria e cliente, oltre a gestire task assegnati e monitorare i tempi con un cronometro attivabile dal project manager. È possibile aggiungere ore al timesheet in un secondo momento, mentre il sistema fornisce report dettagliati, anche se poco personalizzabili, sui progressi e un budget che distingue tra ore lavorate e stimate.
Caratteristiche principali:
Gestione progetti: crea progetti con cliente, descrizione e categoria. Possibilità di nascondere attività ai clienti.
Gestione task: assegnazione di task con scadenze.
Cronometro: attivabile dal project manager per il monitoraggio delle ore.
Timesheet: aggiunta manuale delle ore e visualizzazione delle ore in eccesso o in difetto.
Gestione risorse: creazione di profili con costi orari personalizzati.
Report: filtrabili per periodo, cliente o tipo di progetto.
Budget: confronto tra ore lavorate e stimate e calcolo del totale fatturabile.
Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: Piattaforma con strumenti completi e facili da usare.
Contro: Report e interfacce non molto personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.
Uno strumento adatto a diverse tipologie di professionisti e aziende. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.
Sunsama è un software progettato per la gestione dei task, basato su metodologia agile. Si concentra sulla pianificazione e sul tracciamento delle attività utilizzando principalmente la kanban board, integrando le tempistiche all’interno di un flusso di lavoro altamente personalizzabile.
Le sue funzionalità principali offrono una gestione dei task versatile, inclusa la possibilità di assegnare e pianificare attività a lungo termine, mentre il carico degli operatori viene monitorato per evitare sovraccarichi. Sunsama si distingue per l’attenzione al benessere degli utenti e una gestione equilibrata dei tempi di lavoro.
Caratteristiche principali:
Personalizzazione: opzioni di pianificazione e gestione dei tempi altamente adattabili.
Task management: aggiunta e assegnazione di task con opzioni di vista kanban, incluse attività routinarie.
Date di inizio e fine: impostabili a piacere per ogni task.
Channels: aree di lavoro per organizzare i task, con possibilità di sub-channels.
Archivio: personalizzabile o automatico per il salvataggio delle attività passate.
Carico operatori: segnalazione di sovraccarico in caso di superamento delle ore previste.
Review settimanale: analisi degli obiettivi raggiunti.
Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.
Pro: Buon tool per una gestione personale dei tempi di lavoro e il benessere dell’utente.
Contro: Meno adatto per progetti complessi di gruppo e collaborazione su larga scala.
Un’applicazione che si ispira alla filosofia agile sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.
Conclusioni
Abbiamo esplorato diversi strumenti utili per manager e dipendenti, che permettono di monitorare il tempo impiegato in compiti, progetti e altre attività. La scelta giusta è fondamentale per migliorare le decisioni aziendali, aumentando così produttività e profittabilità.
L’obiettivo è individuare uno strumento che si adatti alle necessità individuali, tenendo conto delle specifiche necessità e, al contempo, integrandosi perfettamente nei processi aziendali, in modo che il monitoraggio del tempo non resti un’attività isolata.
Speriamo di aver dimostrato che il time management non è una corsa contro il tempo, ma un processo di apprendimento continuo, che porta a una gestione sempre più efficace delle risorse.
Con Twproject, ogni risorsa può seguire il proprio metodo di registrazione, mentre il project manager può facilmente raccogliere e analizzare i dati, poiché sono già completamente integrati nella gestione del progetto.
Se pensi che anche questa sia la tua esigenza principale, prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e scopri come ottimizzare la tua gestione dei tempi di lavoro.
Il modello Tuckman prende il nome dallo psicologo Bruce Wayne Tuckman, che nel 1965 sviluppò questa teoria per spiegare le dinamiche di sviluppo dei gruppi di lavoro.
Il suo studio si basa sull’osservazione di team in diversi contesti e sulle sfide che affrontavano durante la loro evoluzione.
Il modello Tuckman è uno strumento per comprendere le cinque fasi dello sviluppo del team che sono:
1. Forming
2. Storming
3.Norming
4.Performing
5. Adjourning
Questo sistema descrive quindi queste cinque fasi prevedibili che un team attraversa e spiega come è possibile usarle per migliorare il funzionamento della squadra. E’ tuttora ampiamente utilizzato in ambito aziendale, educativo e nel project management per comprendere e ottimizzare le dinamiche di gruppo.
Sebbene ogni team sia diverso e progredisca al proprio ritmo, queste fasi funzionano come una guida per i project manager durante il ciclo di vita del progetto.
Comprendere dove potrebbero trovarsi i membri del team sulla scala consentirà al project manager di gestire i dipendenti in modo più efficace sia come individui che come unità collettiva.
Vediamo le cinque fasi del modello Tuckman nel dettaglio.
Tuckman e le fasi di sviluppo del gruppo
1.Forming (incertezza, nervosismo, curiosità ed entusiasmo)
Nella fase di formazione, i membri del team stanno appena iniziando a conoscersi, a imparare i loro ruoli nel gruppo e i loro compiti individuali.
Tutto è ancora molto incerto; nessuno sa ancora bene cosa dovrebbe fare, come dovrebbe comportarsi o persino chi sono gli altri membri del gruppo.
E’ un po’ come la prima volta in un nuovo ambiente: i dipendenti potrebbero guardarsi intorno e chiedersi se si trovano nell’ambiente giusto o se i loro compagni di squadra siano all’altezza.
In questa fase è importante che i membri del team vengano incoraggiati a conoscere i loro compagni di squadra e a scoprire i loro punti di forza e di debolezza.
La fase di formazione prevede anche di dare un’occhiata agli aspetti fondamentali del progetto: obiettivi, attività, scadenze, ecc.
E’ importante che l’intero team familiarizzi con questi concetti fondamentali prima di passare alla seguente fase di Storming.
2.Storming (frustrazione, conflitto e competizione)
La fase di Storming è spesso la più scomoda.
Qui il team comincia a rendersi conto che non sta lavorando bene come dovrebbe e che le personalità individuali possono influenzare la produttività.
In questa fase emergono diversi punti di vista, che possono portare a conflitti ma anche a una maggiore comprensione reciproca.
I membri del team iniziano a confrontarsi su strategie, metodi di lavoro e aspettative, generando a volte tensioni che, se non gestite correttamente, possono ostacolare la collaborazione.
Questa fase è caratterizzata da discussioni accese, incomprensioni e talvolta competizione tra i membri. Tuttavia, è un momento cruciale in cui il gruppo inizia a stabilire dinamiche di lavoro più chiare.
Il project manager ha un ruolo chiave nel facilitare la comunicazione, risolvere i conflitti e incoraggiare un clima di fiducia reciproca, affinché le divergenze diventino opportunità di crescita piuttosto che ostacoli.
Per superare con successo la fase di Storming, è essenziale che il team impari a gestire le emozioni, a sviluppare un ascolto attivo e a trovare soluzioni condivise. Stabilire regole di comunicazione efficaci, incoraggiare la condivisione di idee e favorire il dialogo aperto aiuta a trasformare questa fase critica in un passaggio produttivo verso la crescita del gruppo.
Il pensiero passa da se stessi come individui responsabili solo della propria parte del progetto al riconoscere di essere parte di un gruppo, e che ogni membro è responsabile del prodotto finale.
3.Norming (cooperazione, supporto e risoluzione dei problemi)
A questo punto, le cose si sono amalgamate e il team è ora coeso.
I membri del team hanno superato la fase di conflitto e iniziano a sviluppare relazioni più stabili e collaborative. La fiducia reciproca cresce e si instaurano dinamiche di supporto e rispetto.
I dipendenti si sentono a loro agio e vanno (nella maggior parte dei casi) d’accordo tra loro. La comunicazione diventa più aperta ed efficace, con i membri che si ascoltano attivamente e cercano soluzioni ai problemi in modo costruttivo.
Il team è ora più produttivo e concentrato sul raggiungimento degli obiettivi comuni, è più autogestito poiché il gruppo ha stabilito una leadership condivisa.
Leadership condivisa è un elemento chiave di questa fase: i membri del team si sentono più coinvolti nelle decisioni e nella gestione del lavoro. Ciò favorisce un senso di responsabilità collettiva e aiuta a mantenere la motivazione alta.
Per rafforzare ulteriormente la coesione del team, è utile implementare attività di team building, che permettono di consolidare i rapporti interpersonali e migliorare la collaborazione. Inoltre, il project manager deve continuare a monitorare il gruppo, fornendo supporto e feedback positivi per mantenere un ambiente di lavoro sereno e produttivo.
4.Performing (creatività, innovazione e consegna)
In questa fase c’è un alto livello di fiducia e creatività, c’è unità di scopo e impegno e il team comprende gli obiettivi. I membri del team hanno ormai sviluppato un metodo di lavoro ben definito e possono operare con autonomia ed efficienza.
Lavorano insieme in maniera fluida, con un equilibrio tra competenze individuali e collaborazione di gruppo.
Il conflitto viene gestito in modo costruttivo e il team è in grado di raggirare le difficoltà per trovare soluzioni.
Il problem solving diventa una pratica quotidiana, e il gruppo affronta sfide con spirito innovativo e determinazione. Ogni membro si sente parte integrante del progetto e contribuisce attivamente al successo collettivo.
A questo punto la produttività raggiunge il suo picco; il team ha imparato a comunicare in modo efficace e tutti i dipendenti lavorano insieme per raggiungere i risultati con entusiasmo. Il leader assume un ruolo di supporto più che di gestione, fornendo linee guida e strumenti per ottimizzare il lavorosenza dover intervenire costantemente.
Questa fase è anche il momento in cui il team può sperimentare nuovi approcci e strategie, aumentando la propria capacità di innovare. Il senso di appartenenza e la fiducia reciproca sono ai massimi livelli, rendendo il gruppo resiliente e altamente performante.
Il project manager deve assicurarsi che le cose procedano senza intoppi. Ciò significa tenere riunioni e check-in regolari in modo da mantenere tutti sulla buona strada.
Questa fase può durare anni, ma se un membro del team se ne va o uno nuovo si unisce, molto probabilmente si dovrà ripartire dall’inizio.
5.Adjourning (riflessione, realizzazione e scioglimento)
Questa è l’ultima fase del modello Tuckman ed è caratterizzata dalla preparazione del team allo scioglimento.
Ciò significa che tutte le attività sono state completate o sono nelle fasi finali di completamento.
Durante questa fase, i membri del team iniziano a concentrarsi sui propri obiettivi, piuttosto che su quelli di gruppo.
Potrebbero iniziare a pensare a come lavorare con un altro gruppo o se vogliono continuare a lavorare con le stesse persone in un nuovo progetto.
Alcuni membri possono provare soddisfazione e orgoglio per il lavoro svolto, mentre altri potrebbero sperimentare un senso di perdita per la conclusione di un’esperienza lavorativa intensa.
In questa fase, è importante condurre un debriefing per raccogliere feedback e identificare aree di miglioramento. Il project manager può facilitare sessioni di riflessione, celebrando i successi del team e garantendo che i membri si sentano valorizzati per il loro contributo.
L’applicazione del modello Tuckman nel software di project management
Come visto, il modello Tuckman identifica le cinque fasi fondamentali nello sviluppo di un team ed è ampiamente utilizzato nel project management per migliorare la gestione delle dinamiche di gruppo.
Questo modello trova una forte applicazione nel software project management, in quanto permette di comprendere le dinamiche di squadra e ottimizzare il lavoro collaborativo.
Nella fase di Forming, ad esempio, questo strumento può supportare nella definizione di ruoli, obiettivi e attività, offrendo una visione chiara del progetto.
Durante la fase di Storming, invece, le funzionalità di gestione delle attività e comunicazione interna aiutano a risolvere conflitti e migliorare la cooperazione.
Nella fase di Norming, Twproject contribuisce a favorisce il coordinamento del team, mentre nella fase di Performing, dashboard e automazioni migliorano la produttività e il monitoraggio dei progressi.
Infine, nella fase successiva di Adjourning, Twproject permette di raccogliere feedback, archiviare documenti e analizzare le lezioni apprese, facilitando la chiusura del progetto.
Grazie a Twproject, il team può quindi affrontare le sfide in modo più strutturato, mantenendo alta l’efficienza e garantendo il successo dei progetti.
Cosa fai quando hai una decisione importante da prendere? Fai un elenco dei pro e contro? Lanci una moneta? Rimandi sperando che qualcun altro finisca per prendere la decisione per te?
Sicuramente esistono molti modi per fare delle scelte, abbiamo ad esempio già parlato del processo decisionale collaborativo, ma quando si tratta di considerare con oggettività tutti i fattori importanti che fanno parte della decisione, esiste un metodo che regna sovrano: la matrice decisionale.
Sono in molti a spaventarsi quando si parla di applicare la matrice decisionale. Posso però assicurarvi che, una volta compresi i meccanismi e i fondamenti, il suo utilizzo è in realtà più semplice di quello che si immagina.
Quando usare una matrice decisionale (e quando non farlo)?
Una matrice decisionale è uno strumento estremamente utile e versatile. Può aiutare non solo a prendere decisioni complesse, ma anche a stabilire le priorità delle attività, risolvere i problemi e creare argomenti per difendere una decisione già presa.
Avevamo già parlato dei criteri per stabilire le priorità dei progetti, ma qui parliamo di uno strumento decisionale ideale se si sta discutendo tra alcune soluzioni comparabili che hanno ciascuna criteri multipli quantitativi.
Il processo della matrice decisionale viene utilizzato al meglio quando si decide qualcosa che non è legato ad un’emozione, poiché si tratta di uno strumento logico.
È quindi preferibile utilizzarla quando è necessario valutare una situazione da un punto di vista logico e disporre di variabili comparabili sufficienti per effettuare un’analisi ponderata.
La matrice può essere utilizzata da sola, ma anche in combinazione con altri strumenti e tecniche decisionali.
Cos’è esattamente una matrice decisionale?
Una matrice decisionale è una tabella che aiuta a visualizzare un chiaro vincitore tra le diverse opzioni.
Per creare la matrice, è necessario determinare quali criteri sono importanti nel prendere la decisione finale e quindi assegnare un peso o valore a ciascun criterio.
Ciò consente di dare la priorità ai fattori che contano di più e, di conseguenza, identificare matematicamente quale delle opzioni è la migliore del caso.
Vediamo nel dettaglio quali sono i passaggi fondamentali per utilizzare una matrice decisionale al meglio.
Come creare una matrice decisionale
Una matrice decisionale èsemplice ma potente per affrontare decisioni complesse in modo strutturato e razionale.
Attraverso una serie di passaggi guidati, questo metodo ti consente di confrontare diverse opzioni in base a criteri oggettivi e ponderati.
Un modello di matrice decisionale ti permette non solo di visualizzare chiaramente le alternative disponibili, ma anche di attribuire un valore concreto a ciascun fattore coinvolto, così da aiutarti a valutare quale scelta sia effettivamente la più vantaggiosa.
Immagina di dover scegliere tra tre fornitori diversi per un progetto chiave. Ognuno ha vantaggi e svantaggi. Con una matrice decisionale, puoi mettere tutto nero su bianco, dare un peso ai fattori che contano davvero per te – e scegliere con sicurezza.
Vediamo insieme, passo dopo passo, come costruirla.
1) Chiarire il problema
Il primo passo è quello di inserire la decisione da prendere o domanda nella casella decisionale. Questa dichiarazione deve essere specifica e chiara per tutti.
Facciamo un esempio pratico e immaginiamo, ad esempio, che bisogna fare la scelta fra il revisionare una vecchia macchina o acquistarne una nuova. Formulate la domanda corretta e mettetela nella casella decisione da prendere!
2) Valutare i Fattori decisionali
In questo passaggio è necessario fare un brainstormingsui criteri di selezione per la decisione da prendere.
In breve, bisognerà rispondere alla domanda: quali sono i fattori che aiuteranno a prendere la decisione giusta? Oppure, quali sono i fattori critici di successo che è necessario soddisfare?
Nell’esempio scelto al passaggio precedente, i fattori che avrebbero un grande impatto nella decisione sono:
In quanto tempo possiamo ottenere un ritorno sull’investimento originale? Chiaramente, più veloce è, meglio è!
Flusso di cassa – In che modo ogni opzione influenzerà in termini di liquidità in banca?
Tempistiche – quanto tempo “si perde” in ogni scenario?
3) Aggiungere le opzioni
Ora è il momento di confrontare le diverse opzioni disponibili. Queste sono, in altre parole, le soluzioni ai problemi.
Nel nostro esempio abbiamo due opzioni:
Revisionare la vecchia auto
Comprare un’auto nuova
4) Assegnare un Peso di ciascun fattore decisionale
È chiaro che in ogni decisione, alcuni fattori avranno più importanza di altri e per questo motivo, è necessario creare un punteggio ponderato.
Ad ogni singolo fattore decisionale si da quindi un punteggio da 1 a 5 (1 è la minima importanza, 5 è la massima)
È assolutamente importante cercare di non attribuire a ciascun fattore decisionale lo stesso peso, altrimenti l’intera analisi non si potrà effettuare.
Se si ha difficoltà nel trovare diversi punteggi, una soluzione è di estendere la scala da 1 a 10, in modo da aiutarti a valutare ogni fattore ancora più profondamente.
5) Aggiungere punteggi per ciascuna opzione
Lo stesso processo fatto precedentemente, si fa ora rispetto a ciascuna opzione.
Anche qui si assegna un punteggio da 1 a 5 e, se non è sufficiente, si può usare una scala da 1 a 10.
6) Scegliere il punteggio più alto
Una volta ottenuti i punteggi in base a tutti i fattori e per ciascuna delle opzioni disponibili, il passaggio successivo è selezionare come vincitore il punteggio più alto.
La matrice decisionale: Conclusioni
Per concludere, la matrice decisionale consente di misurare le opzioni rispetto a ciò che è importante e, soprattutto, di farlo in modo obiettivo e pragmatico.
Questo procedimento elimina la complessità dell’analisi e le decisioni risultano molto più facili da prendere quando si semplificano le cose.
In altre parole, la matrice decisionale consente di concentrarsi su ciò che conta davvero.
È importante inoltre tenere presente che una matrice decisionale non è l’unico strumento decisionale disponibile. Ad esempio, a volte funziona anche un semplice elenco di pro e contro.
Tuttavia, per una decisione in cui si hanno più opzioni e caratteristiche diverse da considerare, una matrice decisionale può fare luce (oggettivamente e matematicamente) sulla scelta migliore.
Se vuoi applicare questi principi nella gestione dei tuoi progetti quotidiani, Twproject ti offre gli strumenti giustiper prendere decisioni consapevoli e condivise.
Anche senza una funzione specifica per la matrice decisionale, puoi sfruttare funzionalità come l’analisi SWOT, la gestione dei rischi e la valutazione delle priorità per affrontare le tue decisioni in modo strutturato, con il supporto del team e una visione completa.
Con Twproject puoi:
Analizzare pro e contro in modo oggettivo
Identificare punti critici e opportunità
Confrontare scenari e scegliere in modo più informato
Documentare e condividere il processo decisionale con il team
Ogni progetto è fatto di decisioni: con il giusto metodo e gli strumenti adatti, anche le scelte più complesse diventano un percorso condiviso, chiaro e gestibile.
Questo approccio si concentra sull’identificazione e la gestione delle risorse critiche all’interno di un progetto per ottimizzare la pianificazione del progetto, ridurre i ritardi e migliorare il completamento nei tempi previsti.
A differenza del metodo Critical Path che si focalizza sulle attività critiche basandosi solo su durata e dipendenze, il Critical Chain method tiene conto anche della disponibilità delle risorse.
Uno degli elementi chiave della metodologia Critical Chain è la gestione dei buffer per mitigare i rischi legati all’incertezza. Questi sono tre:
· Project Buffer: che viene inserito alla fine del progetto per assorbire eventuali ritardi accumulati durante il lavoro.
· Feeding Buffer: che viene inserito tra le attività non critiche per evitare che eventuali ritardi dei task secondari affettino il percorso principale.
· Resource Buffer: che garantisce che le risorse siano disponibili al momento giusto. Un’altra caratteristica distintiva del Critical Path è la riduzione del multitasking.
In molte aziende le risorse vengono assegnate a più progetti o attività contemporaneamente, il che causa continui cambi e possibile perdita di produttività ed efficienza.
Nel caso del Critical Path method le risorse critiche si concentrano su un’unica attività alla volta, riducendo così i rischi legati al multitasking.
Fra i benefici di questa metodologia possiamo citare una maggiore probabilità di completare il progetto nei tempi previsti, una riduzione del tempo totale di esecuzione e una migliore gestione delle risorse.
Che cos’è il Critical Path Method (CPM)?
Il CPM, metodo del percorso critico, è una tecnica di project management utilizzata per determinare il percorso più lungo di attività interdipendenti, stabilendo così il tempo minimo necessario per completare un progetto.
Il Critical Path Method si è affermato come uno degli strumenti più utilizzati dai project manager per la pianificazione e il controllo delle attività.
Questo metodo si basa sulla costruzione di un diagramma di rete che rappresenta tutti i task necessari per il completamente di un progetto, identificando le loro dipendenze e stimando la durata di ciascuno.
Il cosiddetto critical path, o percorso critico, è la sequenza di attività con la durata totale più lunga che va quindi a determinare la durata minima di completamento del progetto.
Se una qualsiasi attività sul percorso critico subisce un ritardo, l’intero progetto sarà in ritardo, a meno che non vengano attuate delle modifiche alla programmazione.
Nel CPM uno dei concetti fondamentali è quello del “float” o margine di flessibilità.
Il total float rappresenta il tempo massimo di ritardo consentito per un’attività senza impattare la data di completamento del progetto.
Il free float, invece, indica il tempo di ritardo che un’attività può subire senza influenzare l’inizio di un’attività successiva.
Il CPM offre numerosi vantaggi: permette di identificare in modo chiaro le attività critiche per allocare le risorse di conseguenza e consente una pianificazione più accurata permettendo di identificare possibili colli di bottiglia in anticipo.
Nonostante questi vantaggi, il Critical Path method presenta alcune sfide.
Ad esempio, questa metodologia richiede dati precisi sulla durata delle attività, il che non è sempre possibile in ambienti altamente incerti.
E ancora, il CPM non tiene conto delle limitazioni legate alla disponibilità delle risorse, aspetto che viene gestito meglio nel caso della metodologia Critical Chain.
Differenze tra Critical Chain Method e Critical Path Method nella gestione dei progetti
· Priorità:Il metodo della Critical Chain si concentra sulla gestione delle risorse e del buffer, mentre il Critical Path ha il focus sulla gestione delle attività.
· Risorse: Il Critical Path Method è più un’approssimazione rispetto al Critical Chain Method poiché presuppone che tutte le risorse saranno accessibili contemporaneamente. Il CCM si concentra su risorse limitate e impiega risorse accessibili per creare una sequenza temporale realistica.
· Buffer: Come abbiamo visto nel metodo della Critical Chain il buffer viene utilizzato per l’intero progetto, mentre nel caso del Critical Path il tempo aggiuntivo viene applicato alle singole attività.
· Multitasking: il CPM consente il multitasking, il che implica che due attività nel percorso possono essere completate simultaneamente. Al contrario, il CCM non contempla il multitasking.
Critical Chain vs Critical Path: l’utilizzo di un software di project management
L’uso di un software di project management è fondamentale per l’applicazione efficace sia del Critical Path Method (CPM) che del Critical Chain Method (CCM).
Uno strumento di gestione dei progetti permette infatti di migliorare la pianificazione, il monitoraggio e l’ottimizzazione delle risorse.
Questo tool permette di automatizzare il calcolo del percorso critico, visualizzare in tempo reale l’andamento delle attività e migliorare la gestione delle risorse, aumentando così l’efficienza e la probabilità di successo del progetto.
Twproject si adatta perfettamente sia ad una metodologia CPM che ad una CCM. In concreto:
Nel caso del Critical Path Method, Twproject mette a disposizione features che permettono la creazione di diagrammi di rete, definire le dipendenze tra le attività ed identificare così il percorso critico. Grazie a queste funzionalità, il project manager può calcolare automaticamente la durata minima del progetto e individuare le attività che influenzano direttamente la data di completamento. Inoltre, la funzionalità di aggiornamento in tempo reale aiuta il team a monitorare eventuali ritardi e a intervenire rapidamente per mantenere il progetto in carreggiata.
Nel caso del Critical Chain Method, l’uso di Twproject aiuta a gestire in modo efficace le risorse critiche e i buffer di progetto. Con questo strumento sarà possibile allocare le risorse in modo ottimale, evitando il multitasking e garantendo che le attività critiche siano completate senza interruzioni. Inoltre, Twproject fornisce dashboard e report personalizzati per visualizzare i buffer e segnalare tempestivamente eventuali sforamenti di tempo.
Fra CCM e CPM, nessuna metodologia è necessariamente migliore dell’altra.
L’approccio migliore è determinato da vari criteri, tra cui il progetto, il team e la cultura aziendale.
Indipendentemente dalla metodologia scelta, l’utilizzo di un software di project management come Twproject permetterà di aumentare le probabilità di successo nella gestione dei progetti e di lavorare con maggiore efficienza.
Nel mondo del business e della gestione dei progetti, le organizzazioni possono essere generalmente categorizzate in due tipologie: project-driven e project-dependent.
Comprendere questa distinzione è fondamentale per i project manager che devono adattare le proprie strategie e i propri approcci al contesto organizzativo.
Vediamo quindi in questo articolo quali sono le differenze chiave fra i due modelli.
Le organizzazioni project-driven sono quelle il cui core business ruota attorno all’esecuzione e al successo dei loro progetti.
Esempi di queste aziende includono ad esempio:
Studi di architettura o ingegneria e imprese di costruzione
Appaltatori generali e specializzati
Società di sviluppo software
Società di consulenza e servizi professionali.
In queste organizzazioni, ogni progetto è un’entità distinta che genera entrate. La crescita si ottiene selezionando i progetti in base a tipo, dimensioni e potenziale di redditività.
L’attenzione strategica è rivolta quindi all’aggiudicazione di gare d’appalto, all’esecuzione di contratti e alla massimizzazione della redditività per progetto.
Le strategie di allocazione delle risorse sono flessibili, spesso combinando team interni con consulenti esterni, a seconda dei requisiti del progetto.
Poiché ogni progetto contribuisce direttamente ai ricavi e al successo dell’organizzazione in generale, i project manager devono concentrarsi sull’efficienza dei costi, sulla mitigazione del rischio e sul mantenimento delle relazioni con i clienti per garantire contratti futuri.
Organizzazioni project-dependent: cosa sono?
Le organizzazioni project-dependent si impegnano in progetti per supportare le loro principali operazioni commerciali piuttosto che come loro prodotto principale.
Queste aziende forniscono beni o servizi continuativi e utilizzano i progetti per guidare la crescita e il loro vantaggio competitivo.
Alcuni esempi di organizzazioni di questo tipo sono:
Aziende manifatturiere
Servizi bancari e finanziari
Fornitori di trasporti e comunicazioni
Agenzie governative e organizzazioni non profit
In questi contesti, i progetti sono in genere finanziati internamente e mirati a migliorare i processi aziendali, sviluppare nuovi prodotti o implementare iniziative strategiche.
Mentre i progetti sono essenziali per la crescita e l’innovazione, questi non sono l’offerta principale dell’organizzazione al mercato.
La strategia di crescita in questo caso è incentrata sull’espansione del mercato, l’innovazione di prodotto e l’efficienza operativa.
L’assegnazione delle risorse è più stabile, con team dedicati che lavorano su iniziative strategiche.
Per i project manager in questi ambienti, allineare i risultati del progetto con gli obiettivi aziendali strategici è fondamentale.
Project-driven vs project-dependent: differenze nella struttura organizzativa
Le organizzazioni project-driven in genere adottano una struttura a matrice o a progetto in cui i project manager hanno una notevole autorità sulle risorse e sul processo decisionale.
Questa struttura supporta l’agilità e il rapido processo decisionale, necessari per le gare d’appalto competitive e l’esecuzione dinamica dei progetti.
Tuttavia, può anche portare a sfide, fra cui:
Conflitti di risorse tra progetti
Team temporanei
Alta pressione per soddisfare i risultati specifici del contratto
La cultura organizzativa nelle aziende project-driven è spesso imprenditoriale e focalizzata sul cliente; i project manager in questo ambiente devono essere abili nella leadership, nella negoziazione e nella risoluzione dei conflitti.
Al contrario, nelle organizzazioni project-dependent, spesso si opera sotto una struttura a matrice funzionale o bilanciata in cui i project manager lavorano all’interno di gerarchie organizzative predefinite.
Questa struttura promuove stabilità, percorsi di carriera chiari e un utilizzo efficiente delle risorse. Tuttavia, anche qui possono esserci delle sfide, fra cui:
Processi decisionali più lenti a causa di processi di approvazione gerarchici
Autorità limitata per i project manager
Sfide nella collaborazione interdipartimentale
La cultura in queste organizzazioni tende a essere orientata al processo e al rispetto della gerarchia, enfatizzando efficienza, coerenza e allineamento strategico.
I principali rischi
Nelle aziende project-driven i principali rischi sono:
· Incertezza dei ricavi: la dipendenza dalle offerte vincenti può creare flussi di ricavi fluttuanti e, a volte, imprevedibili.
· Gestione delle risorse: bilanciare risorse interne ed esterne richiede agilità strategica che a volte non tutti hanno.
· Scope Creepe aspettative del cliente: un’elevata dipendenza dal cliente può portare a cambiamenti di ambito e sforamenti di costi.
· Pressione competitiva: un’intensa competizione per i contratti richiede innovazione costante ed efficienza nella gestione dei costi.
I rischi nelle aziende project-dependent sono invece:
Allineamento con gli obiettivi strategici: i progetti devono contribuire agli obiettivi aziendali generali, richiedendo un solido allineamento strategico.
Resistenza al cambiamento: i dipendenti abituati alle operazioni di routine possono resistere ai cambiamenti indotti da certi progetti.
Conflitti di allocazione delle risorse: i progetti spesso competono con le priorità operative per le risorse.
Misurazione del ROI a lungo termine: la misurazione del successo del progetto è complessa a causa degli impatti finanziari indiretti.
Project-driven vs project-dependent: l’importanza di Twproject
I project manager devono essere in grado di riconoscere se operano in un’organizzazione project- driven o project-dependent dato che questo ha un impatto significativo sul loro approccio alla leadership e all’esecuzione.
Come abbiamo visto, mentre le organizzazioni project-driven richiedono agilità, attenzione al cliente e gestione della redditività, le organizzazioni project-dependent richiedono allineamento strategico e coinvolgimento degli stakeholder.
Comprendendo queste distinzioni, i project manager possono adattare i loro metodi per massimizzare il successo di un progetto e la crescita organizzativa.
Qualsiasi sia il contesto e la finalità, l’utilizzo di Twproject, software di project management, diventa fondamentale.
Nelle organizzazioni project-driven, che generano ricavi principalmente attraverso l’esecuzione di progetti per clienti esterni, Twproject aiuta a gestire portafogli complessi, monitorare budget e costi in tempo reale, allocare risorse in modo dinamico e mantenere una comunicazione costante con clienti e stakeholder.
Questo approccio garantisce l’efficienza operativa e la redditività di ogni progetto, supportando al tempo stesso decisioni strategiche.
Al contrario, nelle organizzazioni project-dependent, dove i progetti servono a supportare le operazioni principali, Twproject risulta utile per allineare i progetti agli obiettivi aziendali, valutare l’impatto strategico e gestire le dipendenze interfunzionali.
Questo facilita la collaborazione tra dipartimenti, ottimizzando l’uso delle risorse, garantendo che i progetti contribuiscono alla crescita e all’innovazione aziendale.
In entrambi i contesti, un utilizzo efficace di questo strumento di project management aumenta l’efficienza operativa, migliora la comunicazione e facilita il raggiungimento degli obiettivi strategici, rendendolo quindi un tool indispensabile per i project manager.
Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!
La schedulazione di progetto è una delle attività principali della Pianificazione di progetto e rappresenta un processo di pianificazione strutturato per garantire il successo del progetto.
Si riassume in un documento che raccoglie tutto il lavoro necessario per consegnare il progetto in tempo e con successo.
Un progetto, infatti, è composto da molte attività e ogni attività prevede un inizio e una fine. Allo stesso modo, le persone hanno orari diversi e diverse disponibilità. E tutto ciò deve essere incluso razionalmente in una schedulazione di progetto, spesso supportata da diagrammi di Gantt per visualizzare chiaramente tempistiche e dipendenze.
Il programma di gestione del progetto è un documento che delinea il lavoro da svolgere, l’ordine in cui deve essere fatto, quali risorse sono richieste, come saranno distribuite e quanto tempo impiegheranno per svolgere le varie attività. Grazie a strumenti digitali è un ottimo modo per tenere traccia dei progressi e delle modifiche in tempo reale.
La schedulazione di progetto aiuta inoltre i project manager a comunicare e collaborare con i membri del team e le parti interessate e aiuta a mantenere il progetto in carreggiata. Più in particolare, una schedulazione di progetto prevede:
Pietre miliari (o milestones)
Risultati finali (o deliverables)
Compiti richiesti per completare i risultati
Dipendenze tra compiti
Requisiti e allocazione delle risorse
Scadenze, intervalli di tempo e durata delle attività
Come per molti aspetti durante la gestione dei progetti, la schedulazione viene eseguita in vari step.
Quando si crea un programma infatti, i project manager stimano il lavoro, la tempistica e le risorse. Tuttavia, tutte queste informazioni sono soggette a modifiche una volta che il progetto è in corso.
La schedulazione viene in genere creata durante le fasi iniziali del progetto, ma viene dettagliata durante il ciclo di vita del progetto stesso.
Come pianificare un progetto
Tre sono le domande fondamentali per la schedulazione di progetto:
Cosa deve essere fatto?
Quando sarà fatto?
Chi lo farà?
Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare la schedulazione di progetto più nel dettaglio.
Di seguito sono riportati i passaggi necessari per la gestione della pianificazione di un progetto.
1. Pianificare la gestione della schedulazione
In questa fase di avvio si stabiliscono le direttive e le procedure per lo sviluppo, la gestione ed il controllo della schedulazione di progetto.
In fase iniziale è possibile tenere una riunione di brainstorming, in cui eventualmente creare una bozza del programma o redigere un elenco di idee.
Inoltre, durante l’incontro, è utile sollecitare il feedback delle persone che effettivamente lavoreranno al progetto.
I membri del team hanno infatti una visione unica di quanto tempo impiegheranno per eseguire le attività e quali sono le loro capacità e conoscenze.
Durante questa riunione si suggerisce di acquisire anche input dal cliente e dagli altri stakeholder.
2. Definire le attività
Questa è la fase in cui si identificano le attività e i task specifici per raggiungere l’obiettivo del progetto, per produrre cioè i deliverables e completare il progetto con successo.
3. Sequenzializzare le attività
La fase successiva è quella di identificare le relazioni e le interdipendenze fra le attività del progetto. Per fare ciò è necessario considerare in che modo le attività si relazionano tra loro, oltre a eventuali limiti di tempo o risorse.
4. Stimare la durata delle attività
In questa fase si procede alla stima delle attività identificate con le risorse stimate.
Si tratta probabilmente di una delle parti più difficili della schedulazione di progetto, ma è anche una delle più importanti in quanto ha un enorme impatto sul costo totale.
Il termine “durata” si riferisce al numero di ore lavorative, giorni, settimane o mesi che ci si aspetta che i membri del team impieghino per completare una determinata attività.
Stimare correttamente la durata è importante per entrambe le parti: mantiene i clienti felici, dato che il lavoro procede secondo i piani, e mantiene i membri della squadra felici, poiché possono facilmente rispettare le scadenze.
5. Sviluppare la schedulazione
In questa fase si procede ad analizzare tutti i punti precedenti in modo da creare il modello definitivo di schedulazione del progetto. Spesso si utilizzano diagrammi di Gantt per tenere traccia delle attività pianificate e delle scadenze.
Vuoi provarci anche tu?
Crea subito il tuo primo diagramma di Gantt in Twproject e prova a tenere traccia di un’attività reale del tuo team.
In quest’ultima fase si procede al monitoraggio dello stato di progetto durante tutto il suo ciclo di vita in modo da aggiornare e modificare la schedulazione, man mano che i dettagli diventano più chiari.
Per i progetti più semplici e con ambito più ristretto, i punti dal numero 2 al numero 5 inclusi sono talmente collegati che possono essere eseguiti da una sola persona.
Le best practices per la schedulazione di progetto
Una volta viste le fasi fondamentali per la creazione di una schedulazione di progetto, vediamo quali sono alcune best practices.
Queste si basano sul parere e sull’esperienza di rinomate organizzazioni e società di project management come il Project Management Institute (PMI), nonché di altri esperti di gestione del progetto.
Essere chiari e dettagliati. Se così non fosse, infatti, i membri del team non saprebbero esattamente cosa fare e quando farlo. Quanto più dettagliata la schedulazione di progetto, tanto più efficace sarà il lavoro. Attenzione però a non cadere nell’errore opposto, cioè sovraccaricare il team e gli stakeholder con troppe informazioni.
Assicurarsi che il carico di lavoro previsto nella schedulazione di progetto sia bilanciato. È importante assegnare le persone giuste ai compiti giusti e che il carico di lavoro sia distribuito in modo uniforme. Ancora una volta, è consigliabile chiedere ai membri del team di rivedere il programma per assicurarsi che il carico di lavoro sia ragionevole. Ciò è particolarmente cruciale nelle organizzazioni in cui i budget sono limitati e/o il personale ha una disponibilità limitata. Si raccomanda inoltre di fare una revisione regolare di tutto ciò su cui sta lavorando il team per assicurarsi che la distribuzione si mantenga appropriata.
Costruire la schedulazione in base a risultati e pietre miliari, non attorno alle attività. Potrebbe essere istintivo costruire il programma intorno ai compiti, poiché rappresentano il lavoro effettivo della squadra, ma non c’è niente di più errato. Se la pianificazione è costruita attorno alle attività infatti, è difficile dire se le richieste di modifiche degli stakeholder o dei clienti rientrano nell’ambito del progetto o no. Le attività possono essere infatti svolte in un numero di modi diversi e possono avere una varietà di esiti. Le pietre miliari, d’altra parte, sono quantificabili e seguono determinati standard e criteri che devono soddisfare. Inoltre, la creazione di un programma su questi elementi aiuta a rimanere in linea per raggiungere gli obiettivi di progetto.
Prepararsi al cambiamento. Non è una questione di se il programma cambierà, ma di quando e come cambierà. I bisogni, gli eventi, i rischi e le attività delle parti interessate cambiano costantemente nella gestione dei progetti. Per questo motivo la schedulazione di progetto è un work in progress durante tutto il ciclo di vita di un progetto. Quando si redige la schedulazione, è opportuno fare delle ipotesi su quali cambiamenti potrebbero accadere, quando, e quale tipo di effetto potrebbero avere sul progetto. Includere tempi supplementari per compiti importanti consente di apportare modifiche senza mandare il progetto fuori rotta. Tuttavia, è necessario anche creare controlli e limitazioni per impedire che le modifiche non riguardanti l’ambito del progetto vengano approvate.
Prevedere dei meeting regolari con il team. Riunioni con il team, il cliente e le principali parti interessate aiuteranno a gestire il programma in modo più efficace. Durante queste sessioni, tutte le parti possono porre domande, ottenere aggiornamenti sull’avanzamento delle attività e prendere decisioni sulle stime e sul lavoro.
Nuovi trend nella gestione della schedulazione di progetto
Considerato il mercato globale attuale, altamente competitivo ed altamente mutevole, gestire adeguatamente la schedulazione di un progetto diventa ancora più fondamentale.
In particolare, sono due le prassi emergenti per la schedulazione di progetto:
Schedulazione iterativa con backlog
In questo modello i requisiti sono documentati negli archivi dei clienti e vengono priorizzati prima dello sviluppo dei prodotti. Idealmente, alcuni di questi deliverable possono essere completati e consegnati al cliente mentre si procede con il lavoro, invece di eseguire tutto al termine del progetto.
Il grande vantaggio di questo metodo è che accoglie ed applica le modifiche durante il ciclo di vita del progetto, quindi durante lo sviluppo dei deliverable. Si tratta quindi di un programma iterativo.
Schedulazione a richiesta
Al contrario della precedente, questo approccio non si basa su una schedulazione sviluppata in precedenza per i requisiti e lo sviluppo del prodotto. Qui il lavoro richiesto viene inserito in un backlog per essere eseguito nel momento in cui le risorse sono disponibili.
Per fare un esempio, si tratta di una situazione del tipo: “Ecco qua una lista di cose da fare. Molto bene! Maria è disponibile per svolgere questo lavoro e potrà concluderlo in una settimana”.
Software di Project Management: perché scegliere Twproject
Un altro trend della schedulazione di progetto è l’utilizzo di tool e software di project management.
Mentre la schedulazione di progetto in passato veniva svolta tramite calendari stampati e appesi su un muro condiviso o fogli di lavoro condivisi via e-mail, oggi la maggior parte delle organizzazioni e dei team utilizza strumenti e software di pianificazione dei progetti.
In genere, la schedulazione di progetto è solo una delle diverse funzionalità che un software di project management può avere.
L’utilizzo del software di gestione dei progetti aiuta i project manager ed i membri del team a comunicare, tracciare e rivedere la schedulazione in modo più efficiente ed efficace, portando quindi il progetto verso il successo.
Scopri come Twproject trasforma la schedulazione di progetto in un’esperienza semplice, collaborativa e completamente integrata:
Diagrammi di Gantt interattivi e collaborativi Crea, modifica e condividi i tuoi Gantt in pochi click. Tutto il team può aggiornare le tempistiche in tempo reale, evitando errori di versione e sovrapposizioni di attività.
Tenere traccia di ore e costi in tempo reale Registra in automatico il tempo speso su ogni attività. Calcola istantaneamente icosti di progetto e confrontali con il budget previsto, per avere sempre sotto controllo margini e spese.
Un processo di pianificazione integrato con chat di team e notifiche automatiche Comunica direttamente sul task attraverso la chat interna: commenti, allegati e menzioni restano sempre collegati all’attività corretta. Ricevi avvisi automatici quando scadono le milestone, cambiano le assegnazioni o si verificano ritardi.
Dashboard personalizzabili per monitorare milestone, risorse e rischi Costruisci la tua dashboard ideale scegliendo grafici e widget: dall’andamento delle pietre miliari al carico di lavoro dei membri del team, fino alla segnalazione anticipata dei possibili rischi. Condividi report one-click con stakeholder e clienti per trasparenza totale.
Con Twproject non solo ottimizzi il tuo processo di pianificazione, ma offri a tutto il team un ottimo modo per collaborare, tenere traccia delle attività e garantire il successo di ogni progetto.
Un’efficiente organizzazione del lavoro in team è un processo indispensabile per raggiungere il successo di un progetto.
Un team efficace stimola i punti di forza individuali e permette ad ogni individuo di esprimere tutto il suo potenziale.
In questo articolo spiegheremo come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team e quali strumenti scegliere per aumentare al massimo le prestazioni lavorative.
Perché l’organizzazione del lavoro nei team è importante?
Pur avendo un team composto dagli individui più brillanti, senza un lavoro di squadra efficace, produttività e qualità del lavoro molto probabilmente ne risentiranno.
Una buona organizzazione consente di distribuire i compiti in modo equo, ottimizzando le competenze di ciascun membro e riducendo il rischio di sovraccarico o di duplicazione degli sforzi.
Inoltre, facilita la comunicazione, evitando fraintendimenti e migliorando il coordinamento tra i membri del team.
Un team ben organizzato riesce a rispettare le scadenze, adattarsi più facilmente ai cambiamenti e affrontare le sfide con maggiore flessibilità.
Infine, un’organizzazione chiara e strutturata del lavoro aumenta la motivazione e il senso di responsabilità, contribuendo a un ambiente di lavoro positivo e alla crescita sia individuale che collettiva.
8 strategie su come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team
1.Formare team diversificati e inclusivi
E’ importante creare team diversificati piuttosto che gruppi di persone con idee simili.
Inizialmente potrebbe sembrare più facile lavorare con dipendenti che abbiano le stesse idee evitando così possibili discussioni, ma un gruppo di persone con background diversi ha maggiori probabilità di portare sul tavolo prospettive ed esperienze diverse.
Se tutti i membri del team la pensano allo stesso modo, provengono da background simili e hanno le stesse opinioni, il lavoro che si produce sarà probabilmente unilaterale e meno creativo.
Con più punti di vista, si ottiene un processo decisionale più approfondito creando un lavoro potenzialmente più innovativo.
2.Definire chiaramente ruoli e responsabilità per ogni membro del team
Quando i dipendenti non sono sicuri dei propri compiti e responsabilità, spesso si crea tensione all’interno del team.
È importante che ogni membro del team sappia esattamente di cosa è responsabile in modo che non ci siano sovrapposizioni nei task.
Se più dipendenti lavorano allo stesso compito a causa della confusione di responsabilità, si sprecherà il proprio tempo prezioso.
3.Costruire un clima di fiducia all’interno del team
È difficile lavorare in modo produttivo se l’atmosfera è tesa.
Per questo motivo, la fiducia è molto importante quando si vuole guidare un team verso il successo.
La fiducia tra i membri del team può prosperare con qualcosa di semplice come organizzare una cena insieme o partecipare ad attività da svolgere di team building.
È importante anche incoraggiare i membri del team a interagire tra loro al di fuori del lavoro. Ciò non solo creerà un clima di fiducia, ma aumenterà anche il morale dei dipendenti e la soddisfazione sulla vita lavorativa.
4.Incoraggiare una comunicazione chiara e frequente
Sebbene questo possa sembrare un consiglio superfluo, in realtà è uno dei primi che vengono trascurati.
Sicuramente mantenere una comunicazione chiara e frequente, soprattutto con team grandi e/o remoti, è più facile a dirsi che a farsi.
Tuttavia, comunicare in modo chiaro garantirà che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d’onda, portando a un lavoro più accurato e completato in tempi più brevi.
Una comunicazione efficace aiuta anche a creare fiducia tra i membri del team, migliorandone così le prestazioni complessive.
5.Concedere ai team autonomia nel processo decisionale
Avere fiducia nei membri del team affinché prendano le proprie decisioni è importante per creare fiducia e migliorare illavoro di squadra.
Spesso, se le persone non hanno l’autonomia e il potere di prendere decisioni in merito al lavoro in azienda, inizieranno a provare risentimento e, nel peggiore dei casi, inizieranno ad ostacolare il lavoro.
Per mantenere i membri del team coinvolti e impegnati, è importante fornire la libertà di prendere le proprie decisioni, sempre nel limite di ruolo e capacità di una persona.
6.Gestire saggiamente le riunioni di team
Le riunioni di team, indipendentemente dalla frequenza con cui si svolgono, dovrebbero essere utilizzate per pianificare, fare brainstorming, riflettere e condividere idee.
Non importa quanto spesso i team si incontrino (questo dipende dal tipo di progetto), ma ogni meeting dovrebbe avere un piano strutturato.
Non c’è niente di più frustrante che avere riunioni frequenti che non portano a nulla.
7.Non aver paura di riorganizzare le dinamiche di squadra
Se determinati ruoli e/o responsabilità non funzionano per alcuni membri del team, è importante apportare alcune modifiche.
Il project manager non deve aver paura di riorganizzare e riassegnare le attività da svolgere per migliorare le dinamiche e la produttività del team.
Se i dipendenti ricoprono ruoli in cui non hanno successo, ciò avrà un impatto negativo sull’intero team perché generalmente il lavoro di ogni persona dipende dal lavoro di uno o più altri membri del team.
Pertanto, è importante la gestione delle risorse umane e quindi, assicurarsi che tutti i membri del team ricoprano ruoli adatti che consentano loro di utilizzare le competenze che hanno e di mostrare tutto il loro potenziale.
8.Offrire al team opportunità di apprendimento
Per massimizzare i vantaggi del lavoro di squadra sul posto di lavoro, è importante fornire al team una formazione e una guida adeguate.
Offrire opportunità di apprendimento non solo migliorerà le capacità di lavoro di squadra, ma aumenterà anche il coinvolgimento e la soddisfazione lavorativa dei dipendenti.
Workshop, corsi di formazione, congressi esterni all’organizzazione sono un ottimo modo per garantire che i dipendenti comprendano l’importanza del lavoro di squadra e come essere un membro efficace del team.
Ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team con Twproject
Le strategie viste in questo articolo permetteranno di migliorare l’efficienza del lavoro nei team.
Tuttavia, c’è uno strumento in più che può essere utilizzato per semplificare ancora di più il processo: l’utilizzo di Twproject.
Twproject è un software di project management che si adatta alle esigenze aziendali e permette di mantenere il controllo di un progetto a 360 gradi.
Fra le sue funzionalità si trovano strumenti di pianificazione del team che aiutano a stabilire le priorità delle attività, gestire i carichi di lavoro e stabilire scadenze chiare.
Anche con flussi di lavoro ben definiti e una collaborazione efficace, sfide e criticità possono comunque sorgere improvvisamente portando a distrazioni ed inefficienze che rallentano i progressi.
Uno degli aspetti più critici è il sovraccarico di dati, che può rendere difficile individuare le informazioni davvero rilevanti.
Per questo motivo, Twproject mette a disposizione strumenti avanzati per la gestione delle viste e l’uso di filtri intelligenti, permettendo di visualizzare solo ciò che è realmente necessario per ogni progetto (approfondisci questo aspetto nell’articoloLiberati dal sovraccarico di dati: ottimizza le viste con i filtri per i progetti).
Ecco perché l’utilizzo di un software di project management come Twproject aiuta il project manager ed i membri del team a mantenere la concentrazione, ottimizzare i flussi di lavoro e garantire che i progetti vengano completati in tempo.
Nel mercato odierno, sempre più dinamico e competitivo, in cui la velocità e l’agilità sono fattori chiave di successo, disporre di uno strumento che ottimizzi la gestione dei progetti non è più un’opzione ma una necessità strategica per restare.
Una cattiva pianificazione finanziaria il più delle volte porta al fallimento dei progetti o a consegne in ritardo.
Risolvere il problema non è così facile, ma in questo articolo forniremo suggerimenti su come migliorare la gestione finanziaria dei progetti e quali sono gli strumenti migliori per farlo.
La pianificazione finanziaria è l’arte di gestire tutti gli aspetti economici di un progetto, dalle spese ai possibili fondi in eccedenza.
Questo processo comprende stime, budget, gestione del rischio e rendicontazione finanziaria.
Lo scopo fondamentale della gestione finanziaria di un progetto è garantire che il lavoro venga completato entro il budget assegnato, raggiungendo allo stesso tempo gli obiettivi finanziari.
Solitamente è il project manager a lavorare insieme a un finance manager per stabilire il budget e monitorare le spese, ma queste figure possono cambiare a seconda della grandezza dell’azienda e dell’industria.
Una gestione finanziaria efficace aiuta il project manager a ottimizzare l’allocazione delle risorse, gestire i rischi e prendere decisioni consapevoli basate su dati economici in tempo reale.
Farlo correttamente può fare la differenza tra il successo o il fallimento di un progetto.
Pianificazione finanziaria durante il ciclo di vita del progetto
In genere, la pianificazione finanziaria viene eseguita in tappe che si allineano alle diverse fasi del ciclo di vita di un progetto. Ecco quali sono:
• Fase di avvio:qui viene effettuata la valutazione della situazione finanziaria del progetto in base alla capacità aziendale.
• Fase di pianificazione: Una volta che la fattibilità del progetto viene confermata, inizia la vera e propria gestione finanziaria. Le allocazioni delle spese e del budget di progetto sono sincronizzate con le principali milestone delle attività.
• Fase di esecuzione: mentre il team di progetto si concentra sul completamento dei task assegnati, il budget deve essere sempre monitorato per accorgersi in tempo di eventuali deviazioni nei costi e nelle spese e prendere misure di miglioramento.
• Fase di chiusura:qui è necessario condurre una revisione finanziaria per valutare il ritorno sull’investimento (ROI) e l’impatto finanziario complessivo del progetto.
Sfide comuni della pianificazione finanziaria di un progetto
Gestire il rendiconto finanziario di un progetto è un compito che richiede capacità di pensiero critico, analitiche e di risoluzione dei problemi.
Di seguito sono riportate alcune sfide comuni della pianificazione finanziaria di un progetto:
• Costi imprevisti: si può pianificare meticolosamente un progetto, ma possono sorgere spese impreviste che fanno sforare il budget. Queste possono essere causate da errori negli acquisti o fattori macroeconomici come cambiamenti nel mercato che non rientrano nella sfera di controllo di un´azienda.
• Previsioni di budget imprecise:la creazione del budget è una pratica complicata che richiede previsioni approssimative su eventi futuri, come il costo dei materiali, della manodopera e di altre spese.
• Gestione del flusso di cassa:anche se il budget complessivo è accurato, i ritardi nei finanziamenti o nei pagamenti possono bloccare qualsiasi progresso. È difficile sostenere con successo un flusso di cassa continuo, ma é necessario monitorare il budget da vicino.
• Scope creep: durante il ciclo di vita del progetto, gli stakeholder potrebbero richiedere alcune funzionalità o modifiche aggiuntive che inizialmente non erano state prese in considerazione. Tale situazione si traduce in costi di progetto che possono lievitare se non vengono controllati in modo proattivo.
• Comunicazione inefficiente: una comunicazione chiara tra tutte le parti è un requisito fondamentale per un’efficace gestione finanziaria del progetto. Nel caso di una comunicazione gestita male, l’equilibrio finanziario di un progetto può essere disturbato a causa di sforzi duplicati, pagamenti mancati o fondi assegnati in modo errato derivanti da una mancanza di trasparenza o incomprensioni.
Twproject: il miglior strumento per la pianificazione finanziaria di progetto
Tradizionalmente, le aziende hanno gestito le proprie finanze con metodi manuali, come i fogli di calcolo.
Tuttavia, nel mercato odierno che presenta molte più variabili rispetto al passato, la maggior parte delle organizzazioni è passata a soluzioni più automatizzate.
Le informazioni finanziarie devono essere pertinenti, tempestive e accurate; devono fornire un quadro reale delle prestazioni e fornire informazioni basate sui fatti necessarie per fare previsioni realistiche sulle prestazioni future.
Per questo motivo, scegliere un software di project management che presenta funzionalità di contabilità permette di supportare la pianificazione a lungo termine di un progetto.
Twproject è uno strumento progettato per supportare aziende di tutte le dimensioni e di qualsiasi industria.
Questo software offre una gamma di funzionalità sia per le attività quotidiane di un progetto che per iniziative più ampie a livello aziendale.
Twproject supporta budget di progetto di tutti i tipi; inoltre è possibile suddividere budget complessi in più fasi per semplificare la gestione delle finanze.
Il budget può essere monitorato in qualsiasi momento e tutte le modifiche apportate vengono automaticamente applicate ai dati in tempo reale.
Twproject presenta anche una funzione di reportistica personalizzata che permette di aggiungere alla documentazione tutti quei parametri fondamentali per un dato progetto.
Questi report possono essere condivisi con le parti interessate organizzando visualizzazioni sulla dashboard o pianificando l´invio tramite e-mail.
Queste funzionalità combinate, e altre che Twproject mette a disposizione, aiutano un project manager a gestire il quadro completo di progetto semplificando al contempo la collaborazione e la comunicazione con il team.
Come abbiamo visto, una pianificazione finanziaria ottimale è un elemento indispensabile per il successo di un progetto e di un´azienda in generale.
Dalla valutazione e stima iniziali al monitoraggio e all’adeguamento dei cambiamenti durante l’esecuzione del progetto e alla revisione finanziaria completa alla chiusura, ogni passaggio è fondamentale.
Le esigenze aziendali sono caratterizzate da cambiamenti rapidi, aumento della diversificazione e una forte spinta verso l’efficienza.
Utilizzare strumenti flessibili e potenti è diventato quindi fondamentale per ogni project manager.
In questo panorama, Twproject si distingue come un sistema in grado di adattarsi a qualsiasi contesto aziendale, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore.
Panoramica sulle funzionalità principali di Twproject
Uno dei maggiori punti di forza di Twproject è la sua capacità di centralizzare tutte le attività legate al project management.
Questo software permette infatti di pianificare, monitorare e controllare progetti, attività, risorse, tempi e costi, tutto in un’unica piattaforma.
Fra le funzionalità che rendono Twproject un software completo troviamo:
Pianificazione visiva con i diagrammi di Gantt
Un diagramma di Gantt permette di visualizzare in modo chiaro la sequenza e le dipendenze delle attività.
Twproject offre uno strumento di diagramma di Gantt interattivo che permette anche di modificare il piano in tempo reale, aggiornando le scadenze e riorganizzando le priorità. Inoltre, l’approccio dinamico di Twproject permette anche di integrare facilmente nuovi task o milestone al piano di progetto senza interrompere il flusso di lavoro.
Gestione delle risorse
Grazie a una dashboard intuitiva, Twproject permette di monitorare l’impiego delle risorse in tempo reale. Questo permette al project manager di identificare tempestivamente le risorse sovraccariche o sotto-utilizzate e riassegnare così i compiti per ottimizzare il carico di lavoro.
Una gestione equilibrata delle risorse non solo aumenta la produttività, ma contribuisce anche a mantenere alto il morale del team, evitando situazioni di stress dovute ad una distribuzione delle attività errata.
Controllo dei costi
Mantenere il controllo su costi e tempistiche è fondamentale per garantire il successo di un progetto. Twproject consente quindi ai project manager di tenere traccia di tutte le spese in tempo reale, confrontando i costi effettivi con quelli pianificati. Questo permette di identificare eventuali discrepanze, prevenire sforamenti del budget e, in generale, ottimizzare le finanze.
Monitoraggio del tempo
Oltre al controllo dei costi, Twproject presenta funzionalità per il monitoraggio del tempo. Ogni membro del team potrà registrare le ore lavorate direttamente sulla piattaforma che aggiornerà i dati in tempo reale. Ogni report dedicato al monitoraggio del tempo può essere personalizzato e adattato alle esigenze aziendali.
Condivisione dei documenti e comunicazione
Una comunicazione efficace fra i membri del team e gli stakeholder è una parte importante, ma spesso trascurata.
Twproject vuole ovviare questo problema fornendo strumenti che consentono una comunicazione facile tra i dipendenti e la condivisione di documenti in maniera rapida. Inoltre, tutte le informazioni rilevanti per il progetto – file, messaggi, documenti – possono essere salvati all’interno di questa piattaforma eliminando il bisogno di utilizzare strumenti esterni e rischiare di perdere informazioni preziose.
Accessibilità da ogni luogo e in ogni momento
Con il lavoro da remoto che assume un ruolo sempre più preponderante, è fondamentale avere un software di project management che permetta l’accesso da ogni luogo e in ogni momento. Twproject offre un’interfaccia completamente mobile permettendo ad ogni user di accedere ai dati da qualsiasi dispositivo, ovunque si trovi.
Twproject: adattabilità alle diverse esigenze e metodologie aziendali
Ogni organizzazione ha caratteristiche, processi ed esigenze uniche.
Il punto di forza di Twproject è la sua impeccabile flessibilità che lo rende capace di adattarsi a qualsiasi realtà e metodologia aziendale.
· Configurare ed organizzare i flussi di lavoro per rispecchiare la metodologia e i processi aziendali.
· Creare report e dashboard personalizzati per monitorare i KPI più rilevanti, mantenendo una visione a 360 gradi della performance.
Che si tratti di un’azienda che segue unapproccio Agile o di una realtà che preferisce metodologie più tradizionali, Twproject offre funzionalità che possono rispondere ad ogni esigenza.
Se il lavoro richiede flessibilità, Twproject si trasforma in uno strumento dinamico in grado di effettuare cambiamenti all’ultimo minuto e gestire progetti ad alta velocità.
Se invece l’azienda cerca un processo più lineare, Twproject consente una gestione strutturata con flussi di lavoro predefiniti e una pianificazione rigorosa.
Per concludere, perché scegliere Twproject?
In un mercato come quello odierno sempre più competitivo, la capacità di gestire i progetti in modo efficace e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti non è più solo un vantaggio, ma una vera e propria necessità per il successo aziendale.
Le organizzazioni si trovano infatti ad affrontare sfide sempre più complesse e mutevoli e possedere un software di project management completo può fare la differenza.
Come abbiamo visto in questo articolo, Twproject non è un semplice strumento di gestione come gli altri, ma punta a migliorare l’efficienza complessiva dei processi dell’intera organizzazione.
Questo approccio garantisce risultati positivi non solo su singoli progetti, ma sulla performance aziendale a lungo termine.
Che si tratti di un semplice progetto o di una grande iniziativa che coinvolge tutta l’azienda, Twproject offre tutti gli strumenti necessari per completare il lavoro con successo.
L’alta capacità di adattamento di Twproject permette di rispondere alle esigenze aziendali più disparate, sia che si tratti di piccole aziende con processi semplici sia che si parli di grandi organizzazioni multinazionali.
Twproject rappresenta quindi una soluzione versatile e adatta a qualsiasi settore: l’alleato ideale per ogni project manager.
Assegnare le giuste risorse a un progetto in base alle loro competenze e disponibilità rende più semplice valutare la fattibilità tecnica del progetto.
Infatti, nel corso dello studio di fattibilità del progetto, l’allocazione delle risorse attiene all’ambito della sfera tecnica ed è determinante per verificare se l’azienda dispone delle competenze adeguate per rispondere alle esigenze di progetto.
È fondamentale considerare le persone coinvolte in un progetto sin dalla fase di pianificazione, poiché sono loro a determinare il successo o l’insuccesso dell’iniziativa.
Ciò permette di pianificare le risorse in modo più efficace, facilitare la comunicazione e prevenire conflitti.
Un’attenta valutazione del fattore umano aiuta a creare un ambiente di lavoro collaborativo e a gestire meglio le dinamiche interne, contribuendo a raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficiente e armonioso.
Ricreare la struttura aziendale
È proprio perché ritiene fondamentale il fattore umano che Twproject ha implementato un sistema alberizzato per l’inserimento delle risorse umane.
Il suo sistema consente di ricostruire la struttura aziendale, riunendo il personale in gruppi e sotto-gruppi, ognuno dei quali ha la sua funzione all’interno dell’azienda.
Vedremo in seguito come e perché ci tornerà utile assegnare una fase di progetto direttamente a un gruppo di lavoro e non a una singola risorsa.
Ecco come appare la scheda principale di una risorsa in Twproject. Oltre all’appartenenza all’azienda e a un eventuale dipartimento o sotto-gruppo, possiamo anche inserire una serie di tag, che riassumano le competenze specifiche della persona.
Ad esempio all’interno del dipartimento informatico, il manager potrà inserire i linguaggi di programmazione conosciuti, i tool utilizzati, eccetera.
I tag delle risorse sono un elemento fondamentale nella ricerca delle risorse da allocare sui progetti, visualizzabile quando si utilizza uno speciale filtro per il team.
Vediamo ora come tutti questi strumenti per assegnare le risorse possono aiutare a valutare la fattibilità tecnica di un progetto nel momento in cui le attività vengono distribuite.
Assegnare una fase di progetto a un dipartimento (e dunque alle sue risorse)
Quando il capo progetto si troverà a schedulare le risorse nei progetti, potrebbe trovare utile questa opzione che Twproject offre ai suoi utenti.
Se abbiamo infatti raggruppato il personale secondo la struttura aziendale, potremo anche assegnare una fase di progetto a un intero dipartimento.
Per farlo, selezioneremo dal diagramma di Gantt, ad esempio, l’intero dipartimento IT quale responsabile generale di tutta la fase di creazione dell’infrastruttura di un’applicazione.
Questa operazione può avere due vantaggi:
consente di vedere immediatamente il carico totale per tutto il dipartimento e dunque valutare la disponibilità del personale e la fattibilità della fase di progetto.
permette di rimandare a un secondo momento l’affidamento diretto dei compiti alle risorse; o altrimenti lascia la decisione ai diretti responsabili del reparto, che meglio conoscono le risorse, le loro competenze e disponibilità.
Se inseriamo il carico di lavoro stimato, vedremo aggiornarsi la percentuale di disponibilità per tutto il dipartimento. Questa percentuale indica quanto sono occupate durante la fase di progetto in questione tutte le risorse presenti un dipartimento.
Questo garantisce che ci sia la disponibilità generica a svolgere l’attività: chi e come dovrà svolgere i singoli compiti potremo vederlo in seguito.
Assegnare alle risorse dirette: l’uso dei tag
Venendo nel caso specifico degli affidamenti diretti, ecco come ottimizzare le allocazioni alle risorse selezionando queste ultime per competenze specifiche possedute.
Mettiamo il caso che per la fase di design del nostro progetto abbiamo bisogno di un esperto di CAD.
Utilizzando il pulsante + Team dalla finestra di assegnazione delle risorse del Gantt, potremo visualizzare tutte le risorse a cui è stato attribuito in precedenza quel tag.
Se abbiamo svolto un buon lavoro durante la fase di inserimento delle risorse, i tag ci torneranno molto utili in questo frangente.
Possiamo anche inserire temporaneamente tutte le risorse con quel tag e vedere poi quale di esse ha più disponibilità per svolgere il progetto.
Ipotizzando un carico di lavoro stimato di 100 ore, vediamo che la risorsa con maggiore disponibilità, nell’immagine qui sopra, è Robert.
Per non sovraccaricare le altre due colleghe, potremo quindi scegliere Robert come assegnatario della fase di progetto.
Questa funzione è dunque molto utile per trovare la persona giusta in base alle sue competenze e, insieme alla visualizzazione del carico, ci consente di svolgere al meglio il nostro piano di gestione delle risorse.
Ripianificare le tempistiche di progetto se le risorse sono a pieno carico
Abbiamo visto come si assegnano le fasi di progetto ai gruppi di lavoro o alle singole persone in base alle loro competenze specifiche.
E Twproject, nel farlo, ci mostra da subito quanto la nuova assegnazione inciderà sul carico di lavoro.
Ma cosa succede se la risorsa scelta o ancora peggio tutto il dipartimento sono già a pieno carico per il periodo di riferimento?
Questo non dovrà necessariamente compromettere la fattibilità del progetto; semmai, ci consentirà di differire la fase a un periodo con maggiori disponibilità del personale coinvolto.
Con Twproject non serva fare calcoli complicati per individuare le tempistiche giuste, e tanto meno dovremo posticipare il lavoro a un momento futuro indefinito.
Infatti possiamo sfruttare gli strumenti che il Gantt ci mette a disposizione per fare questi calcoli al posto nostro.
Innanzitutto dovremo selezionare l’icona del carico di lavoro, che mostrerà in rosso la percentuale di lavoro della risorsa attualmente in sovraccarico.
Contemporaneamente apparirà accanto alle date di progetto l’icona per la rischedulazione delle tempistiche. Cliccando su di essa, il Gantt suggerirà un aggiustamento delle tempistiche che consente di rispettare il carico massimo della risorsa.
In questo caso vediamo che ci viene proposto di differire la data di fine fase di una decina di giorni, in modo da non sovraccaricare le risorse coinvolte.
Quello che il Gantt ci suggerisce è un consiglio, che potremo accettare o meno, o modificare a nostro piacimento.
Il diagramma Gantt di Twproject è infatti uno strumento operativo, che consente di fare prove e ipotizzare scenari. Ogni modifica è provvisoria e per renderla definitiva dovremo effettuare il salvataggio dei dati.
A quel punto il nostro cronoprogramma sarà salvato e pronto per essere condiviso.
Per concludere, in sintesi
In questo post abbiamo provato a fornirti alcuni esempi di come stimare le risorse di un progetto in maniera pratica e con la solita flessibilità che offre Twproject.
L’intento è quello di mostrarti quanto è facile personalizzare questa attività in base alle tue esigenze.
Ma ancora di più crediamo che se svolta con cura, l’assegnazione delle risorse di progetto è un fattore cruciale per valutare la fattibilità tecnica dello stesso.
Nel caso la fattibilità non sia garantita, Twproject ha anche gli strumenti giusti per riprogrammare al meglio il nostro piano di progetto e garantire una migliore riuscita.
L’ottimizzazione dei processi aziendali rappresenta una grande sfida nella maggior parte delle organizzazioni.
I processi sono semplicemente il cuore di un’azienda e del lavoro che qui viene svolto, esistono in ogni reparto e team e sono fondamentali per il risultato delle operazioni.
I processi aziendali possono essere considerati come una mappa che definisce i percorsie il flusso delle attivitàaziendali che si svolgono all’interno e tra le diverse funzioni aziendali.
Ma passare dal punto “A” al punto “B” lungo questi percorsi, e farlo nel modo più efficiente possibile, spesso rappresenta un grande sforzo.
Per farlo ci vogliono tempo, risorse e una buona pianificazione. Bisogna inoltre assicurarsi che i processi siano validi e che il lavoro funzioni senza intoppi.
È qui che entra in gioco la gestione aziendale e l’ottimizzazione dei processi aziendali.
Che cos’è l’ottimizzazione dei processi aziendali e quali sono i vantaggi?
L’ottimizzazione dei processi aziendali è la pratica che permette di aumentare l’efficienza organizzativa migliorando i processi.
Processi ottimizzati portano conseguentemente a obiettivi aziendali ottimizzati.
Alcuni esempi di ottimizzazione includono:
Eliminazione dei licenziamenti
Semplificazione dei flussi di lavoro
Miglioramento della comunicazione
Tutte le organizzazioni, in qualsiasi settore, sono in costante competizione, affrontando regolarmente minacce provenienti da altre società, tecnologie dirompenti e cambiamenti nelle norme.
L’ottimizzazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi che possono aiutare le organizzazioni a rimanere a galla affrontando le grandi ondate di cambiamento, attraverso:
Conformità al mercato
Operazioni ottimizzate
Rischi ridotti
Risorse ben utilizzate
Consistenza
Qualità garantita
Visibilità end-to-end
Quali sono i passaggi per implementare l’ottimizzazione dei processi aziendali?
La pianificazione è essenziale per ottenere il massimo dagli sforzi della gestione dei processi aziendali.
Ecco una breve guida dettagliata per realizzare un piano di ottimizzazione del processo.
Identificare
Per avviare un efficace processo di ottimizzazione, è fondamentale esaminare lo stato attuale del processo individuando eventuali criticità e inefficienze che ne compromettono il funzionamento. È necessario selezionare il processo problematico su cui intervenire, definendone con chiarezza lo scopo e gli obiettivi.
Un aspetto essenziale è la raccolta di dati affidabili, insieme ai feedback dei dipendenti direttamente coinvolti nelle operazioni quotidiane, al fine di comprendere appieno le difficoltà operative e individuare possibili soluzioni praticabili.
Analizzare
Dopo aver individuato il processo su cui intervenire, è necessario valutarne le prestazioni rispetto agli obiettivi aziendali per comprendere il divario tra lo stato attuale e quello desiderato.
È fondamentale identificare le cause principali di eventuali rallentamenti ed errori, analizzando in dettaglio il flusso di lavoro per individuare ridondanze o sprechi di risorse. Un’analisi approfondita consente di stimare i benefici potenziali derivanti dall’ottimizzazione, permettendo così di determinare l’efficacia delle modifiche da apportare e la loro sostenibilità nel lungo periodo.
Implementare
Dopo aver analizzato le criticità del processo e individuato le soluzioni più efficaci, è necessario sviluppare un piano d’azione chiaro e dettagliato per la sua ristrutturazione.
Questo può includere la rimozione di attività superflue, la semplificazione di passaggi complessi e l’adozione di nuove metodologie di lavoro. Inoltre, l’implementazione di strumenti tecnologici può facilitare l’automazione delle operazioni ripetitive, riducendo il margine di errore e migliorando la produttività complessiva.
Un aspetto cruciale in questa fase è il coinvolgimento del personale, affinché la transizione avvenga in modo fluido e le nuove pratiche vengano adottate in maniera efficace e sostenibile nel tempo.
Monitorare
Una volta implementate le modifiche, è fondamentale monitorare costantemente il processo per valutarne l’efficacia.
È necessario tenere sotto controllo gli indicatori chiave di prestazione per misurare l’impatto dei cambiamenti introdotti e verificare che abbiano effettivamente portato i benefici attesi.
Inoltre, è utile effettuare verifiche periodiche per identificare eventuali nuove criticità o inefficienze che potrebbero emergere nel tempo. Sulla base dei dati raccolti, si possono apportare ulteriori miglioramenti per perfezionare il processo e mantenerlo in linea con gli obiettivi aziendali.
Solo attraverso un monitoraggio costante e un approccio iterativo è possibile garantire un’ottimizzazione efficace e duratura.
Come eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali
Come già accennato, possono esistere molti modi diversi per eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali.
Questo, ovviamente, dipende dal processo in questione: non esiste infatti una soluzione adatta a tutti i singoli scenari.
Nella maggior parte dei casi, tuttavia, l’ottimizzazione viene eseguita tramite uno dei seguenti metodi:
Miglioramento del processo o ristrutturazione
Questo è piuttosto semplice: tutto ciò che serve è una buona analisi dei processi aziendali.
L’idea generale è quella di identificare le aree di miglioramento nei processi aziendali:
Uno spreco: ogni passaggio all’interno di un processo dovrebbe, in qualche modo, aggiungere un certo valore all’obiettivo finale. Il processo stesso dovrebbe portare valore aggiunto al contesto degli obiettivi organizzativi. A volte, tuttavia, si può scoprire che determinati passaggi o processi sono effettivamente inutili e senza alcun tipo di valore.
Un’Inefficienza o un fattore migliorabile: ciò significa che un passaggio o un processo non è così efficiente come potrebbe essere. I processi di approvazione all’interno di un’organizzazione, ad esempio, tendono a rientrare spesso in questa categoria perché lenti e complessi.
Una volta individuati i processi o i passaggi che rientrano in queste categorie, è sufficiente intervenire su di esse per migliorare l’efficienza operativa..
Questo può essere fatto ristrutturando il processo, ad esempio cambiando i passaggi o il loro ordine, oppure eliminando i processi inutili, oppure ancora mischiando entrambe le strategie.
Automazione
A nessuno piace il lavoro manuale e, a volte, ci sono casi in cui quello che si sta facendo potrebbe benissimo essere rimpiazzato da un robot che lavora in automatico.
In questo caso tutto ciò che si deve fare è trovare lo strumento o il software giusto.
L’automazione dei processi aziendali può quindi ridurre gli sprechi e aiutare a eliminare qualsiasi lavoro manuale non necessario dal carico lavoro dei dipendenti, il che porta a un aumento della produttività e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
Ecco un esempio comune:
Se si considera il settore del customer service, probabilmente esiste in quasi tutte le aziende un modulo di assistenza clienti reperibile sulla pagina web.
Supponiamo che a causa di un aggiornamento del prodotto, il 10% dei clienti cominci a riscontrare un difetto.
È probabile quindi che la casella di posta degli addetti al customer service cominci ad ostruirsi.
In questi casi, un software che permette l’invio automatico di una risposta in base al reclamo dell’utente, potrebbe alleggerire il carico di lavoro degli addetti del customer service che possono così guadagnare tempo prezioso per gestire le richieste più complicate.
Twproject include un algoritmo del calcolo ottimizzato del carico che consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, e di avere una visione chiara delle competenze disponibili e delle assegnazioni di lavoro
Twproject include un algoritmo del calcolo ottimizzato del carico che consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, e di avere una visione chiara delle competenze disponibili e delle assegnazioni di lavoro
Adozione di una nuova tecnologia e modifica completa del processo
Adottare la giusta tecnologia può davvero cambiare il modo di lavorare.
A differenza delle prime due opzioni, questa soluzione non ottimizza esattamente un processo, ma piuttosto lo cambia completamente.
Ad esempio, per gestire i task quotidiani che devono essere svolti all’interno di un’organizzazione, il management, invece che usare un foglio Excel, può decidere di adottare un nuovo software di gestione delle attività come Twproject.
Questo permette di ricordare le scadenze attraverso messaggi e notifiche automatiche, di creare nuove attività ed assegnarle ai dipendenti in automatico (piuttosto che inviare un’email), tenere automaticamente traccia dei flussi di lavoro, effettuare il monitoraggio e l’analisi delle attività in modo più celere e preciso, ecc.
In conclusione, l’ottimizzazione di un processo aziendale richiede uno sforzo maggiore rispetto al semplice acquisto di nuovo software.
L’ottimizzazione dei processi aziendali richiede infatti la pianificazione e l’identificazione del processo che richiede ottimizzazione e la definizione di obiettivi e scopi.
Strumenti come Twproject possono svolgere un ruolo cruciale in questo percorso, fornendo una piattaforma completa per la gestione delle attività, il monitoraggio dei progetti e l’ottimizzazione del flusso di lavoro.
Ciò consentirà quindi di valutare lo stato corrente del processo per determinarne le prestazioni e i fattori inutili o inefficienti.
Tracciare ore di lavoro con un sistema di time tracking permette di monitorare il tempo speso per le singole attività e per il progetto nel suo complesso.
Questa visibilità aiuta a valutare l’accuratezza delle stime di lavoro e l’efficacia dei dipendenti, fornendo una panoramica sia sul carico di lavoro di ogni risorsa sia sulla presenza dei dipendenti nei vari progetti.
In particolare, il monitoraggio del tempo all’interno di un software di project management dovrebbe consentire ai membri del team di aggiungere facilmente voci di tempo alle attività e di visualizzare report sulle tempistiche.
Vediamo in questo articolo quali sono i vantaggi del monitoraggio del tempo e come Twproject permette di tenere traccia delle ore di lavoro.
7 motivi per utilizzare Twproject per il monitoraggio del tempo
Ci sono molte aziende che scelgono ancora di tracciare il tempo manualmente.
Tuttavia, il conteggio manuale del tempo comporta molto più lavoro amministrativo, può portare a sostenere costi aggiuntivi e incrementa la possibilità di errori di rendicontazione.
Un’ottima alternativa è usare quindi un software di gestione dei progetti, come Twproject, che permette di monitorare il tempo e ottimizzare il carico di lavorodel team o del dipartimento.
Ecco quali sono i vantaggi nell’utilizzo:
1.Garantisce trasparenza
Twproject consentirà di aggiungere un livello di trasparenza alle attività e al modo in cui project manager e team gestiscono il tempo.
Tutti gli utenti sapranno esattamente quanto tempo si è impiegato per completare una determinata attività.
Questo non solo aiuterà a creare stime migliori in futuro, ma assicurerà anche di essere trasparenti sui dati.
2.Meno lavoro amministrativo
Twproject è in grado di monitorare automaticamente il tempo reale di lavoro.
Ciò non solo consentirà di raccogliere dati più accurati rispetto al monitoraggio manuale del tempo, ma ridurrà anche i tempi e i costi di elaborazione delle buste paga.
Ciò è particolarmente importante per quelle aziende che hanno a che fare con team remoti, assistenti virtuali o liberi professionisti che lavorano e vengono pagati a ore.
Dedicare meno tempo al lavoro amministrativo significa permettere ai dipendenti di concentrare la loro energia su attività che fanno progredire il progetto.
3.Offre una visione dettagliata delle prestazioni del team
Twproject offre una visione più approfondita delle prestazioni del team, consentendo al project manager di gestirlo in modo più efficace.
Il lavoro di squadra diventa una realtà concreta soltanto quando tutti danno il meglio di sé e si assumono le proprie responsabilità è possibile assicurarsi che i progetti su cui si lavora vengano completati con successo.
Il monitoraggio del tempo consente di esaminare le prestazioni dei dipendenti, ovvero sapere quanto tempo hanno impiegato per completare le attività e la qualità complessiva dei risultati.
Questo fornisce un quadro accurato di quanto sia produttivo il team, sia nel complesso che individualmente.
Quanto tempo impiegano i singoli membri del team a completare determinate attività;
Quale dipendente è in grado di completare le proprie attività più velocemente di altri;
Quali e se alcuni membri del team hanno difficoltà o impiegano troppo tempo per completare specifici tipi di attività;
Con queste informazioni, il project manager potrà identificare i dipendenti più performanti e determinare chi è più adatto a quale tipo di attività.
4.Monitora i progressi del progetto
Con Twproject è possibile monitorare i progressi del progetto, rendendo più facile il rispetto delle scadenze.
Questo consentirà di terminare le attività in tempo e, in definitiva, di fornire ai clienti un lavoro di qualità.
5.Fornisce timesheet precisi
Se i timesheet sono imprecisi, molto probabilmente si avranno problemi con la gestione del progetto in generale.
Come sappiamo bene, una parte importante del project management è il monitoraggio dei costi, quindi fogli orari errati possono avere gravi conseguenze per il progetto, come ad esempio:
Aziende che sostengono costi aggiuntivi;
Addebiti insufficienti o eccessivi ai clienti;
Pagamento insufficiente o eccessivo dei dipendenti;
Influenza negativa sulla tempistica del progetto;
Influenza negativa sulle relazioni con i clienti;
I timesheet imprecisi possono anche tramutarsi in dispute legali, poiché sono di fatto documenti ufficiali.
6.Genera report con facilità
I project manager non sono gli unici a voler tenere d’occhio l’andamento di un progetto specifico.
Di solito, anche i clienti, i dirigenti aziendali e altri stakeholder vogliono essere informati regolarmente.
Con Twproject è quindi possibile creare report dettagliati e personalizzati e inviarli ai diretti interessati.
I report forniscono agli stakeholder la prova che il lavoro viene eseguito, garantendo trasparenza e fiducia e semplificando notevolmente l’intero processo di fatturazione.
7.Traccia il tempo ovunque
Quando si ha a che fare con team da remoto, freelance da tutto il mondo o dipendenti regolari che devono fare molto lavoro sul campo, Twproject permette di tracciare e registrare il tempo da qualsiasi luogo.
Il software è accessibile anche da mobile e permette quindi di collegarsi alla piattaforma in qualsiasi orario e da qualsiasi posizione geografica.
In questo modo, non ci saranno scuse per registrare tempestivamente il tempo che ogni singola attività richiede, ottimizzando la presenza dei dipendenti e garantendo un flusso di lavoro sempre aggiornato in tempo reale.
Twproject: la scelta ideale per tracciare le ore di lavoro
In definitiva, la gestione accurata e il corretto calcolo delle ore lavorative delle risorse rappresentano un elemento fondamentale per garantire il successo e la sostenibilità di qualsiasi progetto.
Questo aspetto, spesso sottovalutato, ha un impatto diretto non solo sull’organizzazione interna, ma anche sulla soddisfazione del personale e sull’efficienza complessiva dei processi operativi.
L’adozione di strumenti avanzati come Twproject trasforma radicalmente il modo in cui le ore lavorative vengono monitorate e gestite.
Questo software, come abbiamo visto, non si limita a semplificare le operazioni di registrazione del tempo, ma introduce un livello superiore di precisione, contribuendo a ottimizzare la produttività, migliorare la trasparenza nei confronti dei dipendenti e garantire un’accurata fatturazione dei progetti.
Inoltre, grazie alla riduzione degli errori che possono derivare da metodi manuali, si possono risparmiare risorse preziose e prevenire controversie legate alla gestione del tempo.
Investire in una tecnologia di questo tipo offre alle aziende un vantaggio competitivo in un contesto di mercato sempre più caratterizzato da cambiamenti rapidi e richieste di flessibilità.
Inizia a pianificare il carico di lavoro del tuo team
Il tempo stimato nei progetti è fondamentale per determinare la fattibilità e la percentuale di successo di un progetto.
Questa stima deve essere tenuta in considerazione per garantire l’allineamento fra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi aziendali, della garanzia di un utilizzo efficiente delle risorse, della definizione delle aspettative del cliente e del team e della mitigazione dei potenziali rischi.
Vediamo in questo articolo di capire meglio come pianificare il tempo stimato nei progetti.
Pianificare il tempo stimato nei progetti: come fare?
1.Analizzare i dati storici da progetti simili
Utilizzare dati documentati da progetti analoghi è fondamentale per una stima precisa dei tempi. Si può iniziare esaminando attentamente i progetti che rispecchiano l’ambito e la complessità dell’impegno attuale.
Questi dati possono essere completati ed aggiornati tenendo presente le tendenze e le sfide più attuali. In questo modo sarà possibile dare stime basate su metriche di prestazioni effettive anziché su ipotesi.
2.Creare un documento di ambito generale del progetto
Sviluppare un ampio documento di ambito del progetto è necessario per completare una stima precisa dei tempi. Questo documento deve delineare tutti i risultati, gli obiettivi e i requisiti del progetto.
Definire chiaramente l’ambito aiuta a mitigare il cosiddetto effetto creep dell’ambito, che può compromettere le stime. Questo documento funziona come la baseline di progetto, assicurando che ogni attività venga eseguita in maniera chiara e che tutti i membri del team abbiano una comprensione unificata degli obiettivi.
3.Creare un elenco di attività per l’intero progetto
Per farlo in maniera più semplice si può scomporre il progetto in attività gestibili, assegnando loro la priorità in base a importanza e sequenza. Inizialmente ci si può concentrare solamente sull’elenco delle attività senza stimare le durate per ottenere una chiara prospettiva del carico di lavoro, identificando scadenze e dipendenze critiche.
Coinvolgere i team in questo processo può garantire una copertura completa di tutti i task necessari.
4.Prevedere la cronologia del progetto, incluse le dipendenze
Una volta redatto l’elenco completo delle attività, si passa a prevedere la cronologia del progetto assegnando durate stimate a ciascuna attività. Considerando le dipendenze delle attività si può determinare la sequenza ottimale per il completamento dei lavori.
Questo passaggio aiuta a comprendere il flusso del progetto, identificare potenziali colli di bottigliaed evitare conflitti di programmazione. Una previsione accurata facilita l’impostazione di scadenze realistiche, garantendo l’aderenza del progetto durante tutto il suo ciclo di vita.
5.Studiare le tecniche e le tendenze di stima del progetto
Rimanere aggiornati sulle ultime tecniche di stima e sulle tendenze del settore prendendo familiarità con vari metodi può aiutare a determinare l’approccio più adatto al progetto.
Esistono diverse tecniche comunemente utilizzate per stimare la durata delle attività, ciascuna con i propri vantaggi e applicazioni specifiche. Ecco le principali:
a.Stima analogica: consiste nel confrontare il progetto corrente con progetti simili svolti in passato.
b. Stima parametrica: si basa su dati storici e relazioni matematiche per calcolare la durata. Ad esempio, se un chilometro di strada richiede 2 giorni per essere costruito, 5 chilometri richiederanno 10 giorni.
c.Stima Bottom-Up: implica la scomposizione delle attività in compiti più piccoli e la stima della durata per ciascuno di essi, aggregando poi i risultati.
d.Stima a tre valori: utilizza tre valori per stimare la durata. Questi sono:
ipotesi ottimistica
ipotesi pessimistica
scenario più probabile
La stima finale è calcolata usando la formula:
E=O+4M+P6E = \frac{O + 4M + P}{6}E=6O+4M+P
e.Analisi di Monte Carlo: utilizza simulazioni statistiche per stimare la probabilità di diversi risultati basati su molteplici scenari.
f. Stima basata sul giudizio esperto: come dice il nome stesso, si basa sull’esperienza e sulla conoscenza di esperti del settore.
g. Diagramma di Gantt e metodi visivi: utilizza strumenti visivi per pianificare le tempistiche, spesso abbinati a tecniche di stima come quelle sopra descritte.
· Metodo del percorso critico (CPM): identifica le attività critiche che determinano la durata minima del progetto.
Queste tecniche possono essere combinate o adattate in base alle caratteristiche specifiche del progetto, al livello di incertezza e ai dati disponibili.
6.Tenere conto dei rischi e degli scenari peggiori
Questo significa incorporare buffer per rischi e potenziali ritardi nelle tue stime di tempo aggiungendo tempo extra per problemi e complicazioni impreviste.
Per capire dove giacciono i rischi, è importante coinvolgere il team e gli stakeholder nella valutazione. Prepararsi per gli scenari peggiori aumenta la resilienza del progetto e garantisce che i ritardi non facciano deragliare la tempistica del progetto.
7. Rivedere l’intero progetto e creare una stima realistica
Una volta considerati tutti questi elementi, sarà possibile finalizzare la durata stimata e convalidarla con il team e gli stakeholder.
In questa fase, è fondamentale rivedere l’intero progetto con un focus particolare sulle stime già fatte, sulle risorse disponibili e sugli eventuali imprevisti che potrebbero influenzare i tempi. Questa revisione può rivelarsi utile per correggere eventuali discrepanze e per allinearsi su aspettative più realistiche.
Coinvolgere i membri del team in questa fase è cruciale. Ogni membro del team avrà una visione diretta sulle difficoltà o opportunità che potrebbero non essere immediatamente evidenti nella pianificazione iniziale.
Discutere apertamente delle stime, dei rischi e delle risorse necessarie per completare il progetto è un’opportunità per migliorare la previsione finale e adattarla meglio alla realtà operativa.
Inoltre, è importante mantenere un approccio flessibile. La stima dal basso verso l’alto, che consiste nel raccogliere la stima dei tempi direttamente dalle singole attività e aggregarla per ottenere la durata complessiva, consente di migliorare la precisione.
In questo modo, si possono identificare potenziali aree di incertezza che potrebbero richiedere aggiustamenti durante il ciclo di vita del progetto.
Infine, ogni attività va verificata in base agli obiettivi strategici aziendali e alle priorità del cliente. Se dovessero emergere cambiamenti o modifiche nelle priorità, potrebbe essere necessario rivedere la pianificazione e aggiustare le risorse necessarie per completare il progetto nei tempi previsti.
La revisione periodica permette di garantire che il progetto rimanga sulla giusta traiettoria e che il tempo stimato sia sempre allineato con gli sviluppi effettivi.
La creazione di una stima realistica non è un processo una tantum, ma un’attività che richiede una continua analisi e adattamento alle circostanze mutevoli.
Attraverso una pianificazione accurata e un costante monitoraggio, si riduce al minimo il rischio di superare i tempi previsti e si aumenta la probabilità di successo del progetto.
Come utilizzare Twproject per pianificare il tempo stimato nei progetti?
Un software di project management come Twproject può semplificare e automatizzare i processi di stima di cui abbiamo parlato in questo articolo.
E fra le diverse opzioni presenti nel mercato, Twproject è un eccellente strumento per quanto riguarda la pianificazione del tempo stimato.
In particolare, utilizza la funzionalità dei cosiddetti timesheets, o schede attività, per registrare il tempo necessario per i singoli task e quindi confrontare questi dati con le stime iniziali.
I timesheet permettono al project manager di monitorare e gestire il tempo impiegato per completare ogni attività e di identificare rapidamente eventuali discrepanze tra il tempo stimato e quello effettivamente impiegato.
Ciò aiuta a monitorare l’avanzamento del progetto in generale, a valutare la produttività del team e a capire quanto il progetto sta costando.
Inoltre, Twproject consente di monitorare le risorse allocate, garantendo che ogni attività riceva il giusto livello di attenzione e risorse. Questo sistema facilita la gestione dei tempi, la pianificazione delle risorse e l’assegnazione dei task ai membri del team in modo efficiente.
Il software aiuta a tracciare i progressi in tempo reale, consentendo ai project manager di apportare modifiche tempestive, se necessario, e di rispondere rapidamente a eventuali ritardi o cambiamenti nel progetto, così da completare nel tempo richiesto.
La piattaforma fornisce anche strumenti per la creazione di report personalizzati che consentono di avere una visione chiara dell’andamento del progetto, confrontando il tempo necessario per il completamento di ciascuna attività con le previsioni iniziali.
Questo aiuta a mantenere il progetto nei tempi previsti e a ottimizzare la gestione delle risorse, garantendo che le risorse necessarie siano adeguatamente distribuite in base alle priorità del progetto.
Inoltre, con la gestione delle dipendenze tra le attività, è possibile ottimizzare la pianificazione dei progetti, migliorando la sequenza delle operazioni e riducendo il rischio di colli di bottiglia. Questo assicura che ogni fase del progetto venga completata in modo coerente e tempestivo.
Twproject permette di visualizzare i progressi in modo chiaro tramite diagrammi di Gantt interattivi, che forniscono una panoramica visiva della pianificazione del progetto e delle scadenze.
Questo rende più facile per il project manager identificare rapidamente qualsiasi deviazione dal piano originale e apportare le correzioni necessarie per garantire che il progetto venga completato nei tempi previsti.
