Cómo iniciar un proyecto con éxito

Muchos gerentes de proyectos confirmarán que los proyectos más exitosos comienzan con la fase de planificación, la cual determina cómo iniciar un proyecto con éxito.

Contar con una base sólida para lanzar el proyecto te permite gestionar todo con mucha más facilidad.

En este artículo explicaremos cómo iniciar un proyecto con éxito, estableciendo las expectativas correctas.

¿Qué es la fase de lanzamiento del proyecto?

Sea cual sea la metodología o el proceso que elijas, todo proyecto debe comenzar en algún lugar. Cualquier tipo de proyecto generalmente se compone de cinco pasos:

• inicio
• planificación
• ejecución
• seguimiento y control
• cierre

La fase de inicio es, por lo tanto, la primera fase, es decir, aquella en la que se inicia el proyecto tanto con el equipo como con las partes interesadas.

Aquí se recopila toda la información disponible para establecer y definir el alcance, los plazos y los costos del proyecto.

Cómo iniciar un proyecto

Una buena práctica para iniciar un proyecto con éxito es examinar lo que debe definirse para el proyecto en tres áreas: personas, procesos y producto.

Estos tres factores son clave para cualquier proyecto. Veámoslos con más detalle.

Cómo iniciar un proyecto: Las personas

Configuración del equipo

En la fase de inicio del proyecto, necesitas definir y configurar el equipo. Partiendo de los resultados finales que deseas lograr, puedes establecer qué tipo de equipo será necesario. ¿Qué habilidades serán realmente importantes para llevar las actividades a una conclusión exitosa? ¿Durante cuánto tiempo necesitarás contar con los recursos para entregar los resultados a tiempo? Por lo tanto, verifica la disponibilidad de las personas y asegúrate de que estarán disponibles para trabajar en el proyecto.

Involucrar al equipo

Vale la pena preceder cualquier reunión de inicio con el cliente con una sesión interna de inicio. Esto ayuda a lograr que el equipo del proyecto se involucre desde el principio. La mejor manera de iniciar un proyecto con éxito es establecer claramente y gestionar las expectativas por adelantado. Algunas áreas para discutir durante la reunión de inicio con el equipo incluyen las siguientes:

• ¿Cómo quiere trabajar el equipo?
• ¿Cómo y cuándo debe recibir el equipo comentarios de las partes interesadas?
• ¿Cómo desea comunicarse el equipo con las partes interesadas?
• ¿Qué reuniones regulares son necesarias internamente?

Partes interesadas

También como parte del inicio del proyecto, es importante delinear y definir la participación de los stakeholder. Ya sean clientes o partes interesadas internas, es realmente necesario aclarar quién va a llevar a cabo qué actividades.

Inicio con las partes interesadas

Después de realizar el primer inicio interno, llega el momento de reunirse con las partes interesadas. Aquí hay algunos puntos a abordar durante esta reunión:

• Presentaciones
• Roles y responsabilidades
• Productos finales
• Riesgos
• Plazos
• Costos

Gerente de proyecto

Una vez definidos los recursos involucrados en el proyecto, durante la fase de planificación, será importante asignar su rol fase por fase para que sepan fácilmente dónde trabajar, cuándo y con qué responsabilidades.

Cómo iniciar un proyecto: Procesos

Es importante definir los procesos del proyecto al inicio para que el gerente de proyecto y el equipo tengan límites claros que seguir. Es importante evitar perderse en procesos demasiado complicados, ya que es la forma más rápida de acabar con el entusiasmo del equipo. Hay algunas áreas clave que definir al comenzar un proyecto:

Metodología

No debería haber una metodología preestablecida en una empresa, sino que, al examinar el proyecto, sería mejor elegir de vez en cuando la que mejor se adapte al logro de los objetivos. El resultado también podría ser una mezcla de diferentes metodologías. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a elegir:

• ¿Qué tan grande es el proyecto?
• ¿Qué tan fijos son el alcance, los plazos y el presupuesto?
• ¿Cómo está estructurado el equipo?
• ¿Cómo trabaja actualmente el cliente?

Herramientas

La herramienta que una empresa elige para la gestión de proyectos puede marcar realmente la diferencia. Hay varios puntos a tener en cuenta, considerando también lo que acabamos de ver: la herramienta debe ser flexible y permitir la gestión de múltiples metodologías, debe poder gestionar diferentes roles, ofreciendo a cada uno funcionalidades específicas. Un software de gestión de proyectos, de hecho, funciona si todos los miembros del equipo lo utilizan.

Además de esto, hay muchas características fundamentales que no pueden faltar:

• Planificación y gestión de recursos (gestión de carga de trabajo y hoja de horas)
• Planificación y gestión del cronograma (diagrama de Gantt interactivo)
• Gestión de tareas
• Seguimiento de proyectos
• Análisis de proyectos

Twproject combina todas estas necesidades en una sola herramienta.

Cómo iniciar un proyecto: El Producto

Llegamos a la tercera área clave para iniciar un proyecto correctamente: el producto, es decir, lo que deseas crear a través del proyecto. Estos son los factores a considerar en este caso:

Requisitos y alcance

¿Cuáles son los requisitos del proyecto? ¿Cuáles son las necesidades que el producto debe satisfacer?

Una vez identificados los requisitos, es necesario establecer límites alrededor de ellos: el alcance del proyecto.

Medición del éxito

¿Cómo determinas si el proyecto ha tenido éxito o no? No olvides que necesitas mediciones para entender si el producto cumple con los requisitos o no, y para revisar y comprender dónde las cosas funcionaron o no. En este caso, áreas como:

• KPI principales, por ejemplo, aumentar los visitantes de un sitio web
• Satisfacción del cliente, es decir, ¿qué tan satisfecho estuvo el cliente con el desarrollo del proyecto?
• Satisfacción del equipo, es decir, ¿qué tan satisfecho estuvo el equipo con el desarrollo del proyecto?
• Variación en el cronograma
• Variación del presupuesto

Si los procesos del proyecto se establecen desde el principio y se siguen paso a paso, se pueden evitar algunos errores comunes.

Desde la estimación hasta la asignación de recursos, desde el alcance hasta la definición de requisitos, desde la reunión informativa con el equipo hasta la importantísima primera reunión con el cliente, hay muchas actividades que forman parte de la fase de inicio de un proyecto.

Sea como sea, un inicio de proyecto bien organizado es crucial para su éxito futuro.

Sin embargo, esto no tiene por qué ser tan estresante y complicado como muchos piensan. Con los consejos dados en este artículo, un proyecto puede iniciarse con éxito y lograr resultados óptimos.