Completar un proyecto con éxito

Completar un proyecto con éxito no es tarea fácil, ni siquiera para los gerentes de proyecto más experimentados.

La planificación, ejecución y finalización, así como la agregación y separación de actividades por equipos y empleados en una entidad cohesiva, son solo una parte de lo que esto implica.

En este artículo, nos gustaría compartir 7 consejos para completar un proyecto con éxito.

Completar un proyecto con éxito: Define claramente el alcance del proyecto

Sabemos que un problema – o, en este caso, el alcance del proyecto – bien planteado está medio resuelto.

Sea como sea, debes ser claro sobre los objetivos del proyecto, el presupuesto y la metodología desde el principio.

Demasiadas veces aún ocurre que, al unirse a una organización y preguntar a un gerente de proyecto por qué trabaja en un proyecto en particular, la respuesta es «Porque ese tipo me dijo que hiciera esto».

La capacidad de entender por qué un proyecto es crítico para la organización y cómo se ajusta al plan estratégico general es un componente central de su éxito.

Poder relacionar el éxito del proyecto con todos los objetivos y estrategias organizacionales es una forma fácil de aumentar la dedicación, la moral y el sentido de importancia de los miembros del equipo, pero también del propio gerente de proyecto.

Completar un proyecto con éxito: Elige a los miembros del equipo con sabiduría

Después de definir claramente el alcance del proyecto, se vuelve más fácil determinar el talento necesario para alcanzar el objetivo previsto.

El gerente de proyecto debe seleccionar cuidadosamente a las personas que formarán el equipo, para que pueda confiar al delegar tareas y actividades a las personas mejor adecuadas para cada una. La experiencia del Equipo de Proyecto es crítica.

Una delegación adecuada de tareas puede ser una señal de confianza en las capacidades de tus miembros del equipo, lo cual a su vez impulsa la moral y se convierte en instrumental para lograr los mejores resultados posibles del proyecto; una especie de efecto dominó.

Completar un proyecto con éxito: Establece objetivos y manténlos SMART

Para completar un proyecto con éxito, primero debes tener una imagen clara de lo que esperar de una salida final. Esto te permite crear objetivos intermedios y a corto plazo y los correspondientes milestones.

Después dedelegar las actividades correctas a los miembros del equipo, el gerente de proyecto puede pedirles a cada uno que liste las actividades secundarias que actuarán como milestones hacia su objetivo final, y luego dejar que establezcan sus propios plazos para cada milestone.

Naturalmente, el gerente de proyecto puede – y debe – apoyar a los miembros del equipo en la planificación de su trabajo y la identificación de objetivos y milestones.

Estos plazos, por supuesto, deben coincidir con los objetivos temporales generales del proyecto.

Cuántos niveles de detalle se necesitan en la estructura de trabajo dependerá del tamaño y lacomplejidad del proyecto.

Completar un proyecto con éxito: Gestiona los datos

Almacenar datos se está volviendo cada vez más conveniente y accesible, especialmente cuando se usa un buensoftware de gestión de proyectos.

Sin embargo, con el aumento de la accesibilidad, pueden surgir problemas de seguridad.

Aunque la mayoría de las soluciones de gestión de datos tienen la seguridad de los datos en el corazón, a veces las cosas pueden escapar por las grietas.

Para estar doblemente seguro, es imperativo gestionar los permisos de archivo, las propiedades de los documentos y monitorear las versiones de datos de manera consistente.

Completar un proyecto con éxito: Sigue el progreso cada día

Estar informado sobreplazos, proyecto y equipo es un requisito absoluto para llevar a cabo un proyecto con éxito.

Enviar actualizaciones regulares de estado mediante reuniones presenciales o virtuales, o a través de una herramienta de comunicación centralizada, asegura que todos tengan una visión general del progreso del proyecto y cómo la contribución de cada individuo se ajusta al todo.

También es prudente configurar alertas para elementos que se acercan a su fecha de finalización planificada, así como para aquellos que están atrasados.

Aquí es donde unGantt como el de Twproject resulta muy útil.

Completar un proyecto con éxito: Mantén informada a toda la gente

Mantén a todas las partes interesadas actualizadas sobre el progreso durante todo elciclo de vida del proyecto.

También, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo entiendan lo que otros están haciendo.

Particularmente cuando se hacen cambios, es importante informar al equipo lo antes posible.

Muchos equipos de proyecto efectivos sostienen reuniones diarias cortas; no es suficiente enviar correos electrónicos ocasionales o esperar a comunicar cuando surge un problema.

Comunicación con el Equipo de Proyecto es clave para el éxito del propio proyecto y mantener el flujo de un proyecto moviéndose en la dirección correcta.

La comunicación es aún más importante conempleados trabajando de forma remota.

Completar un proyecto con éxito: Motiva a tu equipo

Cuando se trata demotivación del equipo, recompensar a los miembros del equipo por un buen desempeño definitivamente va mucho más lejos que «castigar» a aquellos que rinden menos.

Cuando un miembro del equipo alcanza un milestone, es importante para el gerente de proyecto recompensar sus logros o darles reconocimiento frente a todo el equipo.

De esta manera, saber que las contribuciones son apreciadas por la empresa hace que las personas estén más motivadas, enfocadas y dispuestas a esforzarse.

 

Con múltiples piezas móviles y varias personas involucradas en el éxito del proyecto, es crítico que los gerentes de proyecto se mantengan un paso adelante del juego.

La capacidad de mantener el alcance, las personas y los horarios en curso puede hacer o romper un proyecto.

Gestionar proyectos exitosos requiere no solo aprender los consejos incluidos en este artículo, sino también implementarlos en el trabajo.