Comunícate con el equipo del proyecto: las mejores técnicas para usar

Una buena comunicación con el equipo es el método principal para una excelente gestión de proyectos. De hecho, una comunicación efectiva permite que un proyecto tenga una conclusión exitosa, pero por otro lado, una mala comunicación podría ser fatal.

Los equipos de proyecto están en un estado constante de comunicación: correos electrónicos, videoconferencias, llamadas telefónicas, mensajes, discusiones cara a cara e interacciones no verbales.

Sea cual sea el tipo de medio utilizado, los equipos de proyecto pueden aumentar las probabilidades de alcanzar sus objetivos si se desarrollan las estrategias de comunicación adecuadas y si todos se mantienen informados sobre lo que está ocurriendo.

Aquí tienes algunas sugerencias para el gerente de proyecto a fin de comunicarse efectivamente con el equipo durante el proyecto.

Adopta una política de «puerta abierta»

Una política de «puerta abierta» permite a cualquier persona hacer preguntas y exponer preocupaciones e ideas en cualquier momento.

Esta es una parte importante para construir confianza dentro del equipo. Saber que es posible hacer preguntas sobre cualquier preocupación es una gran motivación para los miembros del equipo. Les hace sentirse importantes y una parte integral del proyecto.

Otra sugerencia es no solo «abrir la puerta» figurativamente, sino también literalmente. Eliminar obstáculos físicos entre empleados crea un sentido de confianza mutua y fomenta un intercambio abierto de ideas.

Sé abierto al feedback mutuo

Nadie es perfecto, así que todos necesitamos feedback de vez en cuando.

Una crítica o feedback es útil cuando es constructiva y, para ser efectiva, debe ser clara y detallada.

Y no debemos olvidar que el feedback o la crítica, sea cual sea, debe ser aceptado y procesado por la persona que lo recibe. Un buen Gerente de Proyecto debe estar preparado para examinar cuidadosamente el feedback recibido del equipo y tomar, donde sea necesario, las medidas y/o correcciones adecuadas.

Sé claro sobre las actividades para que todos conozcan su responsabilidad

Nadie puede completar una actividad si no está seguro de cuáles son sus responsabilidades.

Para un gerente de proyecto, es esencial asegurarse de que todo el equipo conozca el propósito del proyecto y que cada individuo tenga una idea clara de lo que exactamente se espera de él. En esto, una matriz RACI puede ser muy útil.

Reunir al equipo regularmente para monitorear el progreso, hacer preguntas y abordar cualquier problema es otra manera efectiva de mantener a todos en el camino correcto. Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén conscientes de sus responsabilidades dentro del proyecto.

Haz cosas divertidas para mejorar la moral

Ejercicios de team building han sido utilizados durante mucho tiempo para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo.

Además de organizar juegos de roles u otras actividades laborales, también es posible organizar una cena (por ejemplo, una vez al mes).

El objetivo es crear socialización entre los miembros del equipo. Cuando los colegas se sienten cómodos entre sí, se comunican mejor.

La sensación de tener una segunda familia en el trabajo hace que las personas estén más dispuestas a trabajar más duro hacia un objetivo común.

Da un propósito a los descansos de café

Vinculado al punto anterior y al team building: un descanso de café permite a todos interactuar informalmente mientras siguen en el lugar de trabajo.

El café es el combustible que permite a la mayoría de las personas «sobrevivir» durante los días de trabajo, así que ¿por qué no hacerlo agradable y productivo al mismo tiempo?

Cursos de formación en comunicación

Esto puede ser muy efectivo para mejorar la comunicación grupal.

La formación centrada en la comunicación no se trata solo de habilidades básicas de conversación, sino que, dependiendo del curso, podría incluir habilidades de presentación, habilidades de escritura y formación en habilidades gerenciales.

Decide qué forma de comunicación funciona mejor

Diferentes situaciones requieren diferentes formas de comunicación.

Para un proyecto que involucra miembros del equipo que trabajan de forma remota, por ejemplo, una videoconferencia es una excelente manera de mantenerse en contacto e intercambiar información sobre el progreso y los objetivos.

Para proyectos con un equipo interno, las reuniones cara a cara suelen ser el mejor método de comunicación.

En resumen, dependiendo del tipo de proyecto y equipo, la forma de comunicación más eficiente podría ser diferente. Por lo tanto, es importante elegirla bien.

Usa software de gestión de proyectos para mayor transparencia

El software de gestión de proyectos permite la transparencia en todo el equipo, dando la posibilidad de monitorear el progreso, colaborar con otros miembros y verificar detalles y plazos.

Con un sistema simplificado, todos tienen acceso a las especificaciones del proyecto y pueden dejar comentarios que otros pueden ver. Además, un chat dentro del software, facilitará enormemente la comunicación entre los miembros.

Identifica líderes del grupo

En la mayoría de los equipos de proyecto, puede haber varios líderes (debajo del gerente de proyecto) que coordinan subgrupos del equipo.

Es importante dejar claro desde el inicio quiénes son esos líderes, para que los miembros del equipo, pero también el propio gerente de proyecto, saben exactamente a quién contactar en caso de problemas o preguntas.

Este proceso distribuye el trabajo de manera más equitativa entre los líderes y reduce el estrés en los miembros individuales del equipo.

Comprender los problemas de diversidad

Cuando personas de diferentes nacionalidades, ideologías y idiomas colaboran, las ideas que provienen de ellas pueden crear algo realmente especial.

Pero la diversidad no viene sin sus desafíos: los acentos, dialectos y diálogos culturales a veces pueden llevar a una comunicación confusa y crear malentendidos.

Para evitar estas dificultades, los líderes del equipo, junto con el gerente de proyecto, deben trabajar en una estrategia para minimizar estos problemas.

Identifica las fortalezas de cada individuo

No todas las personas les gusta comunicarse de la misma manera.

Las personas visuales, por ejemplo, tienden a preferir formas escritas de comunicación, como correo electrónico o software, mientras que otro tipo de personas se benefician más de una llamada telefónica, chat de video o reuniones cara a cara.

Tomar nota del hecho de que todos son diferentes y prefieren una forma diferente de comunicación, no solo mejora la difusión de información, sino que nos permite reconocer a las personas como individuos y no como simples números.

Sé abierto y honesto con los miembros del equipo

Quizás la manera más efectiva de mejorar la comunicación interpersonal en el lugar de trabajo sea difundir un sentido de confianza entre los miembros del equipo.

La transparencia es la clave. Si los miembros del equipo sienten que cierta información se mantiene en secreto, cualquier confianza que se haya construido con el tiempo desaparece.

Obviamente, cierta información sensible debe mantenerse en secreto, pero cuando se trata de algo relacionado con los miembros del equipo, ellos tienen derecho a saberlo.

El gerente de proyecto debe ser, por lo tanto, abierto y honesto con ellos y pedirles que hagan lo mismo.

La confianza mutua es importante en toda relación, incluidas las relaciones profesionales.

Aprovecha los dispositivos móviles

Hoy en día, casi todos tienen un celular u otro dispositivo móvil conectado a la red.

Entonces, ¿por qué no aprovechar las oportunidades que el progreso tecnológico nos ofrece?

Algunas soluciones de software para la gestión de proyectos, por ejemplo, pueden ofrecer una aplicación para gerentes de proyecto y miembros del equipo, con la cual es posible mantenerse al día sobre los desarrollos del proyecto en tiempo real. En Twproject, por ejemplo, puedes usar el chat.

Realiza una encuesta anónima

En muchos lugares de trabajo, puede ser difícil para los miembros del equipo ser siempre honestos.

Para entender las necesidades y preocupaciones del equipo, una solución puede ser realizar una encuesta anónima.

De esta manera, será posible recopilar todas las preocupaciones que no se comunican directamente y descubrir posibles problemas que el gerente de proyecto podría no conocer.

Las personas son más propensas a ser honestas si saben que sus opiniones son y permanecerán anónimas.

Asume la responsabilidad de los errores

Los mejores gerentes son aquellos que asumen sus responsabilidades, incluso – y sobre todo – cuando se trata de errores.

Todos cometemos errores, así que al confesar su propia falta, un gerente de proyecto mostrará ser humano, igual que sus empleados.

Usando estas sugerencias, puedes unir al equipo, mejorar la comunicación y, en general, hacer del lugar de trabajo un mejor lugar.

Estos factores conducen a una mejora en la calidad del proyecto, un mejor control sobre el presupuesto y una mayor satisfacción del cliente.

Cuando el lugar de trabajo se convierte en un segundo hogar y los colegas en una segunda familia, esta cohesión se traduce en una productividad máxima del equipo.