Verificaciones con el cliente y documentos de aprobación del proyecto

La aprobación por parte del cliente describe la aceptación por parte del cliente o el contratista del resultado obtenido al final de un proyecto.

Denota la entrega exitosa del producto – bienes o servicios – que cumple con los requisitos establecidos al inicio del proyecto.

La entrega de los bienes o servicios acordados inmediatamente después de la producción es exactamente lo que el cliente espera. Una entrega que completa el pedido según los requisitos acordados en el momento del contrato.

Verificación y aprobación como hitos de un proyecto

La aprobación es, por lo tanto, un milestone fundamental en el proyecto. La aprobación significa la verificación del producto, donde el cliente determina si el contratista ha entregado un activo que satisface las metas acordadas o no.

Sin la verificación, y consecuentemente la aprobación, un proyecto no se completa correctamente. Esto aplica incluso si se ha completado dentro del plazo y / o el presupuesto establecido.

Al aceptar los entregables del proyecto, el cliente reconoce que el producto o servicio entregado está completo, lo que significa que puede ser utilizado para el propósito previsto.

Sin embargo, la verificación y la aprobación final no son las únicas pruebas que pueden ocurrir en el proyecto. En el contexto de la gestión de proyectos, también pueden ocurrir varias otras situaciones donde se solicita aprobación, como aprobar el plan del proyecto o ajustar el alcance.

En este caso, la aprobación significa mantener a todas las partes interesadas actualizadas sobre el estado del proyecto y luego pasar a las siguientes fases del proyecto.

¿Cuáles son los criterios de verificación y aceptación por parte del cliente?

Los criterios de verificación son criterios que incluyen requisitos de rendimiento y condiciones esenciales que deben cumplirse necesariamente antes de que se acepten los entregables del proyecto.

Establecen circunstancias específicas bajo las cuales el cliente aceptará la salida final del proyecto.

Deben ser criterios medibles a través de los cuales sea posible demostrar que el proyecto se ha completado con éxito.

Los elementos fundamentales de la verificación por parte del cliente

El objetivo del PM es asegurarse de que al final del proyecto, el cliente verifique y acepte positivamente los entregables producidos.

Es obvio que para que esto suceda, el gerente de proyecto debe trabajar inmediatamente en algunos elementos de verificación que más adelante se volverán fundamentales. Veámoslos juntos

1. Establecer el nivel de expectativas del cliente

El éxito o fracaso de los proyectos depende de si el producto final cumple con los criterios de aceptación de los clientes.

Tener un conjunto claramente definido de criterios de verificación, el gerente de proyecto con su equipo es capaz de establecer el nivel de expectativas del cliente y sentar las bases para el producto completado.

Criterios de verificación y aceptación inexactos o ausentes pueden llevar a bajos niveles de satisfacción del cliente, fechas de entrega perdidas y / o costos de desarrollo excedidos.

2. Trabajar en los criterios de verificación para hacerlos relevantes, medibles y tangibles

Los criterios de aceptación se utilizan generalmente para proyectos donde el cliente paga por los resultados finales o la finalización de las fases del proyecto.

Por esta razón, el gerente de proyecto debe asegurarse de que los criterios de aceptación sean relevantes, medibles y tangibles para cada entregable.

Puede ocurrir que el cliente se niegue a firmar los resultados por dos razones legítimas:

• Los resultados del proyecto no cumplen con las necesidades,
• El gerente de proyecto y el equipo no tienen claridad sobre las necesidades de los clientes.

Trabajar hacia un conjunto bien definido de criterios de verificación y aceptación antes de comenzar a trabajar en los resultados finales, protege al gerente de proyecto y al equipo del proyecto, junto con la organización en general.

Dado que el cliente del proyecto es responsable de la aprobación del producto final, también es responsable de aprobar los criterios de verificación y aceptación.

Si se cumplen los criterios de aceptación, no debería haber razones por las cuales el cliente no deba aprobar y aceptar el producto final.

Principales desafíos y mejores prácticas para redactar criterios de verificación

Los criterios de verificación y aceptación parecen muy fáciles de escribir. Sin embargo, su redacción y formalización representan un desafío para muchos gerentes de proyecto.

Veamos de cerca las mejores prácticas que ayudan a evitar errores comunes al redactar criterios de verificación del proyecto.

Documentar los criterios de verificación antes del desarrollo del producto

Los criterios de verificación y aceptación deben documentarse antes de que comience el proyecto – es decir, el desarrollo real de la salida -. De esta manera, el gerente de proyecto podrá capturar todas las necesidades del cliente de antemano. Los criterios deben luego ser acordados y aceptados por ambas partes y utilizados para planificar el proceso inherente al proyecto.

No hacer los criterios de verificación y aceptación demasiado específicos

Los criterios de verificación y aceptación no deben ser demasiado específicos y dar pocas o ninguna opción de maniobra. Para evitar esto, es necesario que los criterios de verificación transmitan la intención y el objetivo buscado, no exactamente la solución final.

Mantener los criterios alcanzables

Este punto intersecta estrechamente con el anterior. Los criterios efectivos de verificación y aceptación definen el mínimo razonable de funcionalidad que el cliente está inclinado a aceptar. En caso de que se describan todos los menores detalles, existe el riesgo de que el equipo del proyecto permanezca bloqueado para enfocarse en cientos de pequeñas tareas, a veces no estrictamente necesarias para el éxito del proyecto.

Mantener los criterios medibles y no demasiado amplios

Este es exactamente el error opuesto comparado con los puntos anteriores. Criterios demasiado amplios hacen que las solicitudes del cliente sean vagas. Deben delinear el propósito del trabajo para que el gerente de proyecto y el equipo puedan planificar y estimar su esfuerzo correctamente.

Evitar detalles técnicos

Como se mencionó, los criterios de verificación y aceptación deben escribirse de una manera simple. Esto los hará claros y fáciles de entender para todos, ya que no todos podrían tener un fondo técnico o especializado en el tema.

Alcanzar el consenso

Es necesario que el gerente de proyecto se asegure de que haya comunicado los criterios de verificación y aceptación a las partes interesadas y que haya alcanzado un acuerdo mutuo. Lo mismo aplica a los miembros del equipo que tendrán que trabajar directamente en la producción de la salida. Todas las partes interesadas deben confirmar que entienden y están de acuerdo con cada criterio formalizado.

Algunos ejemplos de criterios de verificación por parte del cliente

Los criterios de verificación y aceptación son condiciones que se utilizan para determinar si el trabajo se ha completado según los requisitos inicialmente establecidos.

En particular, los criterios de aceptación están diseñados para no ser ambiguos.

Los siguientes son ejemplos de posibles criterios de verificación y aceptación utilizados por el cliente:

• Comportamiento de un sistema o instrumento que puede ser probado con uso.
• Especificaciones de las fases de un proceso incluyendo pasos automatizados y actividades humanas. Por ejemplo, «Cuando el cliente envía una solicitud, se crea una actividad en el sistema de ventas».
• Especificación para un cálculo que puede incluir reglas de negocio, algoritmos y fórmulas.
• Aspectos de un producto que lo hacen agradable de usar.
• Expectativas de implementación que permiten a arquitectos, diseñadores, ingenieros y expertos ser flexibles en su trabajo.
• Requisitos de rendimiento como «el sistema tendrá un tiempo de carga de página de menos de 3 segundos cuando 500 usuarios estén en línea simultáneamente».
• Definiciones de controles internos.
• Requisitos operativos como «la plataforma se integrará con otra».
• Expectativas de calidad.
• Restricciones sobre materiales, como «todos los ingredientes tendrán una certificación orgánica».

Por qué es esencial una documentación de aprobación

La documentación de aprobación es esencial para cualquier proyecto para mantener un registro de lo que se ha acordado.

Sin esta documentación para acompañar el ciclo de vida de un proyecto, el gerente de proyecto, el equipo y el cliente pueden encontrarse teniendo diferentes ideas sobre el concepto, la forma de los resultados finales e incluso el cronograma de entrega.

Incluso para gerentes de proyecto que odian el papeleo, esta documentación es una especie de «bendición», porque sirve como un recordatorio simple de las expectativas de ambas partes, clientes y equipo del proyecto.

Cualquiera con una pregunta sobre las diferentes fases del proyecto puede referirse a la documentación de aprobación para ver qué acciones necesitan tomarse basándose en los requisitos aprobados.

Las 3 ventajas de la documentación de aceptación son:

• Gestionar las expectativas entre el cliente y el equipo del proyecto.
• Dejar espacio para adiciones o modificaciones manteniendo una comunicación clara.
• Mantener la máxima responsabilidad para cada fase del proyecto.

¿Cómo se ve el proceso de aprobación del proyecto?

Obtener el registro formal es importante porque indica el fin oficial de un proyecto y la finalización y aceptación de un entregable por parte del cliente.

Cuando el proyecto está terminado y el entregable ha sido producido, el gerente de proyecto está listo para examinarlo con el cliente.

Ofrecer la oportunidad al cliente para una revisión completa dará tiempo para considerar y aceptar el resultado o proporcionar retroalimentación para organizar cualquier revisión a la salida.

Una vez que el proyecto es considerado satisfactorio por todas las partes interesadas, el formulario de aprobación entra en juego.

Todos los principales interesados firmarán su parte de esta documentación y, una vez aprobado en su totalidad, el proyecto terminará oficialmente con éxito.

Una vez que un proyecto se cierra oficialmente, el equipo tiene la libertad de comenzar un nuevo proyecto para ese mismo cliente o para otros.

Una vez que la documentación de aprobación y el proyecto están completos, el gerente de proyecto puede desear revisar el proyecto en su totalidad con su equipo para identificar qué salió bien y qué puede mejorarse en el futuro.

Un gerente de proyecto también puede decidir pedirle retroalimentación al cliente, no solo sobre la salida final, sino también sobre el proyecto en su conjunto, para así tener más elementos de evaluación.

Conclusiones

Los criterios de verificación y aceptación de una salida por parte del cliente representan una lista específica y definida de condiciones que deben cumplirse antes de que un proyecto pueda considerarse completado y los resultados finales del proyecto sean aceptados por el cliente.

Tener criterios de aceptación claramente definidos puede ayudar al equipo del proyecto de muchas maneras, incluyendo:

• Establecer las expectativas del cliente respecto al producto final.
• Medir, alcanzar y demostrar a los clientes que el trabajo está completo.
• Obtener desvinculaciones formales del cliente sobre los resultados finales en el proyecto.
• Proteger al gerente de proyecto, al equipo y a la organización de problemas como pagos impagos por parte de los clientes.

Claramente, definir criterios de evaluación de aceptación también puede ayudar a evitar problemas de comunicación y maniobras políticas en proyectos internos.

Ahora, esperamos que no queden más dudas sobre por qué los criterios de verificación deben incluirse en el acuerdo contractual con los clientes, así como en la declaración de alcance del proyecto y en los documentos de requisitos.