Cómo y por qué obtener retroalimentación del equipo de proyecto

Obtener retroalimentación del equipo de proyecto es una de las cosas que parecen más obvias para un gerente de proyectos, pero que pueden ser muy difíciles.

Es tarea del gerente de proyectos apoyar y desafiar al equipo, para que juntos puedan lograr los resultados esperados.

Para hacer esto de manera efectiva, sin embargo, el gerente de proyectos necesita saber si está apoyando y desafiando al equipo de proyecto de la manera correcta o si, a pesar de sus buenas intenciones, lo está frenando involuntariamente.

Un gerente de proyectos debe saber qué hace bien, para poder seguir haciéndolo, pero también debe entender sus debilidades para corregirlas. En resumen … el gerente de proyectos necesita retroalimentación. ¿Cómo obtenerla entonces?

Primero, si un gerente de proyectos quiere recibir retroalimentación del equipo de proyecto, debe enfocarse en las acciones que puede tomar para recibirla.

Las tácticas que ilustraremos en este artículo ayudarán al gerente de proyectos a aumentar las probabilidades de recibir la tan deseada retroalimentación de su equipo de proyecto.

Entrevistas de salida y retroalimentación

Por lo general, las empresas se basan en las entrevistas de salida de empleados para obtener información sobre la efectividad de un gerente. Pero ¿de qué sirve entender cómo se siente un empleado sobre su gerente cuando ya ha decidido dejar la empresa?

Aunque no es demasiado tarde para que el gerente escuche esta retroalimentación, sigue siendo demasiado tarde para usarla de la manera adecuada.

La retroalimentación de calidad debería ayudar al gerente de proyectos a trabajar mejor con su equipo, mejorar su estilo de liderazgo y asegurarse de que esté consciente de los problemas antes de que se vuelvan graves y peligrosos para el proyecto. Recopilar entrevistas solo cuando los colaboradores dejan la organización, aunque no sea completamente inútil, tiene poco sentido.

Cómo obtener retroalimentación del equipo: Haz preguntas específicas

¿Le has pedido específicamente retroalimentación al equipo de proyecto recientemente? De hecho, hay una gran diferencia entre pensar que quieres recibir una retroalimentación y pedirla directamente.

Adoptar una «política de puertas abiertas» a menudo no es suficiente y es necesario pedirle al equipo directamente que dé retroalimentación.

Además, no es óptimo pedir cosas genéricas como «¿Tienes alguna retroalimentación para mí?». Esta es una solicitud vaga y es difícil saber qué quiere realmente saber la persona sin especificar un contexto.

En cambio, es buena práctica pedir retroalimentación y hacer preguntas específicas tales como:

• ¿Cómo podríamos organizar nuestras reuniones de equipo para que sean más efectivas?
• ¿Te gustaría tener más o menos dirección / apoyo de mi parte durante tu trabajo?
• ¿Qué podría hacer para que tu trabajo sea más agradable?
• ¿Crees que tus ideas son consideradas por el equipo? ¿Y por mí como gerente de proyectos?

Con preguntas específicas y dirigidas, es más fácil recibir una retroalimentación honesta.

Cómo obtener retroalimentación del equipo: Sé agradecido y acepta la retroalimentación – especialmente si es negativa

Piensa en la última vez que le diste a alguien una retroalimentación fuerte y potencialmente negativa. ¿La persona la aceptó inmediatamente? ¿O discutió e intentó decir que no era cierto?

Cualquier persona que recibe una retroalimentación bastante negativa puede estar ligeramente a la defensiva al principio, pero si la actitud es realmente extrema, hasta el punto de no aceptar la retroalimentación, responder mal e incluso ofenderse, probablemente pienses dos veces antes de dar otra retroalimentación.

¡Lo mismo aplica en el caso del gerente de proyectos! Si permanece a la defensiva ante la retroalimentación del equipo, no es de extrañar que en el futuro los miembros del equipo duden en proporcionar más retroalimentación.

Si un miembro del equipo está dando retroalimentación, considéralo como un regalo.

Esto significa que la persona le importa mucho compartir su punto de vista, para que las cosas puedan mejorar para ambos.

Es innegable que algunas píldoras son más difíciles de tragar que otras, pero eso no cambia el hecho de que la intención final es ayudar.

La próxima vez que recibas retroalimentación de un miembro del equipo, prueba este enfoque para asegurarte de que sigas recibiendo retroalimentación constructiva:

• Toma una pausa y agradece la retroalimentación antes de decir cualquier otra cosa.
• Pide a la persona que comparta una situación reciente vinculada a la retroalimentación, para contextualizarla.
• Pide aclaraciones para asegurarte de entender la esencia de la retroalimentación.
• Discute posibles soluciones o cambios o, si el comportamiento no se puede cambiar, explica por qué.

Recibir retroalimentación no siempre es una experiencia placentera. Sin embargo, con un poco de práctica y una mente abierta, es posible hacer que el equipo de proyecto esté más tranquilo al proporcionar retroalimentación.

Esto inevitablemente hace que los empleados tengan más probabilidades de dar más retroalimentación en el futuro.

Cómo obtener retroalimentación del equipo: Actúa

Cuando el gerente de proyectos recibe retroalimentación de su equipo, su trabajo acaba de comenzar.

El equipo ha compartido retroalimentación con el gerente de proyectos porque quieren ver cambios. De lo contrario, ¿por qué se preocuparían por compartirla?

Si un hecho es tan importante que merece retroalimentación para el gerente de proyectos, es algo que el equipo quiere ver cambiar. Y si no se muestra este progreso, seguramente será desalentador para ellos.

Un gerente de proyectos que no hace nada con la retroalimentación que recibe es poco probable que obtenga más retroalimentación en el futuro, o tenga un equipo comprometido a largo plazo.

Para ello, es necesario transformar la retroalimentación en acción.

Al obtener retroalimentación, el gerente de proyectos debería tomarse unos minutos para discutir los próximos pasos.

Esta acción da a los miembros del equipo la sensación de ser escuchados y les ayuda a entender qué progreso podría lograrse en relación con su retroalimentación.

Cada situación será ligeramente diferente; en general, hay tres posibles escenarios de retroalimentación:

• El gerente de proyectos cambia algo: sus acciones confirmarán positivamente el valor del equipo para dar retroalimentación.
• El equipo de proyecto cambia algo: el gerente de proyectos ayuda al equipo a crear el tipo de organización en la que quieren trabajar.
• El gerente de proyectos explica por qué ese comportamiento particular no se puede cambiar: cuando algo no se puede cambiar, es necesario que el gerente de proyectos ayude al equipo a entender por qué la situación debe permanecer tal como está y debe crear empatía.

Cómo obtener retroalimentación del equipo: Usa la reciprocidad

¿Estás dando -como gerente de proyectos- tu retroalimentación al equipo? ¿Estás tomando acciones que te gustaría que el grupo reprodujera también?

Es importante en este caso conocer el poder de la reciprocidad. La reciprocidad está profundamente arraigada en la psique de los seres humanos.

Un pequeño ejemplo: si le das a alguien un regalo o haces algo por una persona, esa persona se sentirá en deuda contigo y, por lo tanto, estará más inclinada a devolver el favor o hacer otra cosa solicitada por ti con un valor similar.

La reciprocidad prevalece sobre los sentimientos.

Incluso si no tienes una buena relación con todos los miembros del equipo, la reciprocidad aún puede ayudarte a obtener más retroalimentación.

Como dijo Kennedy: «No preguntes qué puede hacer tu país por ti, pregunta qué puedes hacer tú por tu país«. Cambiando el concepto de «país» por el de «equipo» en el contexto de la gestión de proyectos, tenemos la definición de reciprocidad.

Cómo obtener retroalimentación del equipo: Da el ejemplo

No hay nada más importante que el ejemplo que un gerente de proyectos, como líder, da al equipo.

De hecho, el equipo de proyecto observa a diario lo que hace el gerente de proyectos, y sus acciones son aún más relevantes que sus palabras.

Si el gerente de proyectos quiere que la retroalimentación sea una parte fundamental de la cultura y los hábitos de su equipo, entonces debe aprender a dar el ejemplo correcto a seguir.

Aquí hay algunas formas de hacerlo:

• Proporciona retroalimentación y elogios al equipo: como se discutió anteriormente, es importante crear una situación de reciprocidad.
• Realiza una reunión de reflexión sobre el proyecto: cuando ocurre un problema mayor o termina un proyecto, es importante tomarse el tiempo de reunirse con el equipo para hablar sobre qué salió bien o mal y qué hacer diferente la próxima vez. Es una gran manera de mantener a todos enfocados en la mejora.
• Asume la responsabilidad de tus propios errores: si el gerente de proyectos muestra que la retroalimentación se aprecia y que esto trae un cambio, los miembros del equipo tienen más probabilidades de hacer lo mismo cuando se trata de ellos. Si un gerente de proyectos está abierto a criticarse a sí mismo constructivamente, esto hace automáticamente que todo el equipo sea más abierto.

Recibir retroalimentación constructiva puede no ser siempre fácil, especialmente cuando proviene de los empleados.

Sin embargo, la retroalimentación puede proporcionar información muy útil sobre las expectativas de los miembros del equipo, sobre las cosas que necesitan ser mejoradas en el lugar de trabajo y sobre cómo los empleados perciben a su gerente.

Siguiendo los consejos que hemos enumerado en este artículo, te ayudará a animar a los miembros del equipo a sentirse cómodos al proporcionar retroalimentación constructiva.