Usar un chat de equipo durante un proyecto para acelerar las comunicaciones y mejorar los resultados? No solo puede ser útil, sino que diría que hoy en día se ha vuelto casi indispensable.
Desde los pictogramas grabados en piedra hasta las últimas aplicaciones de chat, los seres humanos siempre encuentran formas mejores y más rápidas de comunicarse.
No es de extrañar que MSN Messenger, por ejemplo, fuera una de las aplicaciones más utilizadas en los años 90, mientras que las aplicaciones de mensajería como WhatsApp y LINE se están convirtiendo en una constante en nuestros celulares.
No hay nada que hacer, nos gusta hablar y comunicarnos, especialmente con rapidez.
Para un equipo de proyecto, los correos electrónicos requieren generalmente un tiempo de respuesta relativamente largo y un asunto. Las videollamadas, por otro lado, pueden ser frustrantes de planificar, al igual que una reunión presencial. El chat de proyecto, por el contrario, simplifica esto.
Escribir un mensaje rápido y obtener una respuesta igual de rápida -o incluso un emoji- se utiliza a menudo para tranquilizar y continuar con el trabajo, quizás con una sonrisa en la cara. Nada complicado y sin pérdida significativa de tiempo.
¡Así es como hablamos hoy con amigos y familiares! Entonces, ¿por qué no aplicar este método también en el lugar de trabajo?
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Las mejores aplicaciones de chat de hoy te permiten organizar conversaciones grupales sobre múltiples temas. Y no solo eso… también te permiten buscar en los archivos de la organización para verificar si una pregunta ya ha sido respondida y acelerar las interacciones con robots aprovechando las integraciones presentes en las propias aplicaciones y en el software.
¿Por qué usar chat de proyecto dentro del equipo?
Hay muchas formas de hablar con el equipo, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas tradicionales, desde videoconferencias hasta redes sociales. Los SMS también pueden funcionar en algunos casos.
Un chat grupal es similar a las herramientas mencionadas anteriormente, pero tiene algo extra. Su principal ventaja es que mantiene todas las comunicaciones de la organización en un solo lugar y facilita que todos hablen. Y si necesitas decirle algo a un solo miembro del equipo sin molestar a los demás? ¡Sin problema! La comunicación puede tener lugar a través de chats grupales, pero también a través de chats privados.
A través del uso de chats como herramienta de trabajo, ya no es necesario buscar la dirección de correo electrónico de un miembro, perdiendo así tiempo. Todos están a un toque de distancia, incluso en el teléfono.
Si una llamada puede parecer más simple, ten en cuenta que los chats grupales a menudo incluyen la opción de llamadas de conferencia, chats de video y herramientas de compartir pantalla que hacen esta forma aún más efectiva.
Generalmente, si usas la herramienta de chat como herramienta de trabajo, es aconsejable crear tanto un grupo general para discusiones casuales, así como grupos para cada equipo de trabajo. También se pueden crear grupos para temas específicos que la organización necesita discutir. A menudo sucede que también tienes uno o más grupos de temas divertidos y ligeros como chistes, música, cumpleaños, etc. Estos grupos, aparentemente alejados de los propósitos de trabajo, son en cambio a menudo útiles para crear armonía dentro del equipo.
Los grupos generalmente son públicos y todos pueden participar. Gracias a los mensajes privados, por otro lado, es posible comunicarse directamente con un colega o chatear con un grupo más pequeño y reservado. A menudo, estos pequeños grupos se crean solo temporalmente para resolver pequeños problemas contingentes que involucran a pocos elementos del Equipo.
Los chats, por lo tanto, ofrecen un lugar para todo, desde conversaciones casuales hasta mensajes privados. Esto ahorrará tiempo y, con suerte, estimulará discusiones productivas. Los chats, como ya se mencionó, a veces también se convierten en herramientas lúdicas. Por ejemplo, puede suceder que comiencen guerras tontas con GIFs, lo que mantendrá la organización como un lugar divertido para trabajar, aumentando la motivación y la armonía en la oficina.
Aunque un chat puede ser un elemento extraordinariamente efectivo para un grupo de proyecto, es esencial entender que no reemplaza al correo electrónico. Pensar en usar el chat de equipo para todo puede ser un error grave y, por lo tanto, es útil y necesario saber bien cuándo usar una u otra herramienta.
Veamos cuáles son las ventajas que se pueden obtener al comenzar a comunicarse a través de un chat en un grupo de proyecto:
- Reducir drásticamente el volumen de correo electrónico, incluso hasta la mitad. Al enviar mensajes directamente a través del chat, ahorrarás tiempo y el equipo será mucho más productivo. Las conversaciones por chat están mucho más enfocadas en la actividad en cuestión y las personas involucradas serán alcanzadas directamente.
- Organizar la información con la actividad correspondiente (chats dedicados), para que la comunicación sea efectiva y directa, ya que cubre una actividad específica.
- Mantener una comunicación activa y abierta con todos los involucrados en el proyecto, ya que es fácil de usar, cómoda y accesible para todos.
- Las reuniones son dirigidas y más efectivas. Cualquier cosa que pueda aclararse a través del chat significará horas de trabajo efectivo en lugar de reuniones innecesarias.
- Promover el monitoreo y el control de la planificación. Si el equipo ingresa y sigue las conversaciones sobre las actividades, tendrá el proyecto a mano. Será más fácil y conveniente ver de qué se está hablando y, de esta manera, seguir el proceso y la planificación. Esto evitará preguntas innecesarias, dudas y tiempo perdido.
Comunicación óptima con una herramienta de chat
A veces sucede que algunos miembros del Equipo no saben cómo usar adecuadamente un chat. Por lo tanto, es útil establecer cuáles son las características fundamentales para una comunicación óptima con este instrumento:
- Chat privado: permite conectarte rápidamente con cualquier miembro del equipo y comunicarte en privado.
- Chat grupal: útil para no escribir un correo electrónico y poner a todas las partes interesadas en CC. Esto coloca una actualización del proyecto en un espacio visible para todo el equipo y puedes estar seguro de que todas las personas correctas pueden acceder a la comunicación e informarse inmediatamente.
- Chat de proyecto: cada proyecto que gestiones debe tener un chat dedicado para que las conversaciones puedan organizarse junto con el contenido del proyecto. Para proyectos más grandes, debe haber una forma de conectar hilos de chat con recursos específicos, como actividades, archivos, diagramas o texto.
- Chat de equipo de video / audio: cuando se requieren discusiones detalladas que ocurran rápidamente, la videoconferencia integrada es un requisito esencial.
- Indicadores visuales: Pistas visuales simples, como indicadores de «porcentaje completo» de actividad, iconos de ausencia o retroalimentación con emojis a comentarios, ayudan a garantizar que el equipo esté consciente del progreso y que las actualizaciones sean notadas.
- Triage: primera cosa por la mañana, o cuando regresas de unas vacaciones, debes ocuparte primero de las cosas importantes. Una vista clara de todas las notificaciones no leídas y de los proyectos de los que provienen ayudará a la persona a decidir en qué debe concentrarse y qué puede esperar.
En general, si el equipo o la organización necesita una aplicación de chat dedicada o una herramienta de proyecto que también incluya la opción de chat, hay una miríada de posibilidades en el mercado.
Las herramientas más simples te permiten organizar chats en conversaciones y hablar en tiempo real, mientras que las más avanzadas te permiten automatizar conversaciones con bots y realizar videollamadas cuando sea necesario.
Cada organización hará su elección.
