Semplificare i processi nei progetti evita complicazioni inutili. Per quanto ovvio, la inutile complessità è uno dei maggiori ostacoli al completamento di un progetto nei tempi e nel budget previsti.
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Anche i progetti ben organizzati e chiaramente definiti possono andare fuori controllo e trasformarsi in qualcosa che non avrebbero mai dovuto essere.
Fortunatamente, ci sono diverse strategie da seguire che permettono di semplificare i processi in un progetto e di rimanere concentrati sugli obiettivi finali.
Vediamo quali sono in questo articolo.
Tenere d’occhio il quadro generale
La gestione di un progetto può essere paragonata all’assemblaggio di un puzzle: è necessario prendere spunto dall’immagine sulla copertina della scatola per sapere come far combaciare i pezzi.
Se ci si fissa su uno o due pezzi e non si osserva la figura finale, il progetto può fermarsi.
Spesso, infatti, si pensa a pianificare le singole attività focalizzandosi sul fare, piuttosto che concentrandosi sui risultati finali o intermedi.
In questo modo il punto focale passa dalla pianificazione dell’attività in sé, alla pianificazione dei tasks di progetto in base ai risultati sperati. Un concetto totalmente diverso.
Prendere spunto o seguire processi già approvati
Quando si crea un piano di progetto, e in generale durante tutto il suo ciclo di vita, non bisogna aver paura di seguire dei processi che già hanno funzionato per altre situazioni similari.
Se un altro team ha sviluppato con successo un processo che completa attività simili, si può o prendere spunto o copiarlo del tutto.
Le best practice rappresentano un magazzino di strumenti di successo che possono essere applicati ad altri progetti e condivisi con altri team. A tal proposito può tornarti molto utile questo articolo sulle “Lezioni Apprese”.
Assegnare nomi, date e conseguenze
Per semplificare le cose non sempre bisogna agire sulle attività. A volte basta usare la chiarezza!
Un esempio? Quando assegniamo un compito, spesso, non è sufficiente dire che qualcuno è responsabile di un questo o di quello e lasciare che questa persona si organizzi da sola.
Nella maggior parte dei casi, il project manager deve non solo assegnare un nome ad un’attività, ma anche fornire informazioni sulla data di scadenza e identificare le eventuali conseguenze che il mancato rispetto di tali termini può portare.
Ciò non significa minacciare il team di licenziamento, ma solamente far sapere quali altri compiti sono subordinati a questa determinata attività e le potenziali implicazioni sui costi o sul risultato finale di un ritardo.
In molti casi, le persone coinvolte ricevono solamente un pezzo del puzzle e non hanno l’occasione di vedere l’immagine finale nella sua interezza.
Per questo potrebbero non essere consapevoli degli altri pezzi in movimento e dicendo loro cosa è coinvolto, li aiuterà a capire meglio l’importanza delle loro azioni e l’ignoranza non sarà una scusa.
Utilizzare un software di gestione dei progetti
Un software di gestione dei progetti aiuta a riunire tutte le informazioni di un progetto in unico luogo permettendo di sapere in ogni momento lo status in cui si trova.
Scegliere un software di project management, ci assicura che non solo il project manager, ma anche l’intero team, siano sulla stessa pagina, anche in caso di lavori da remoto.
Inoltre, questo tipo di software è particolarmente utile per le notifiche giornaliere, settimanali o mensili che possono aiutare a mantenere il lavoro in carreggiata, a ricordare le scadenze e le deadline, a gestire le priorità.
Liberando i membri del team dal dover ricordare le loro attività quotidiane, questi avranno più energia mentale per concentrarsi su alti tipi di task “non automatizzati”.
Mantenere l’ordine
Il project manager è responsabile della gestione di tutti i dettagli che permettono ad un progetto di avanzare con successo.
Questi dettagli includono il monitoraggio delle attività assegnate e il monitoraggio delle attività completate.
Per tenere il progetto sotto controllo, è necessario rendere abituali le seguenti azioni per mantenere l’ordine:
- Aggiornare lo stato delle attività nel software di gestione dei progetti su base frequente e regolare
- Contrassegnare le attività come completate non appena sono terminate
- Assegnare compiti ai membri del team a intervalli regolari ma senza caricarli troppo per evitare una riduzione delle prestazioni.
Mantenendo l’ordine e avendo sempre sotto controllo il livello di carico di lavoro dei membri del team, aiuta a mantenere alti l’efficienza e il morale dei collaboratori.
Gestire le priorità e ridurre le dimensioni delle attività
Soprattutto nel caso di più progetti in contemporanea, è importante gestire le priorità e scegliere un ordine di lavoro che soddisfi la legge dei rendimenti decrescenti.
Quando ciò non accade, i piani falliscono e i progetti non vengono completati nel modo più rapido o efficiente possibile.
Per semplificare il processo, il project manager deve dare maggiore attenzione ad alcuni progetti piuttosto che provare a destreggiarsi nella gestione di tutti, soprattutto quando devi gestire risorse limitate.
Stesso discorso vale nel caso in cui si abbiano più attività contemporanee.
Una delle chiavi per la semplificazione dei processi è capire cosa è veramente importante – e cosa non lo è – e rivalutare continuamente l’elenco delle priorità man mano che vengono aggiunte nuove cose.
Inoltre, anche ridurre le dimensioni delle attività, è una strategia che aiuta a semplificare i processi nei progetti.
I project manager devono quindi sviluppare la semplificazione dei processi come capacità di leadership fondamentale.
Con un approccio ben strutturato e organizzato e seguendo le differenti strategie presentate in questo articolo, sarà possibile eliminare le complessità inutili e completare i progetti più velocemente ed efficacemente.
Infine, è importante tenere a mente che la complessità è come un’erbaccia nel giardino… anche quando si elimina, può ripresentarsi in ogni momento.
Ogni volta che ciò accade, è possibile rivedere queste strategie per semplificare i processi nei progetti.
