Categoria: Produttività

Strategie per ottimizzare il fattore produttivo dei progetti

Il fattore produttivo, data la natura sempre più competitiva della maggior parte delle industrie moderne, è spesso considerato una priorità dai leader aziendali che si impegnano a ottimizzarlo.

 Il successo in questo caso richiede di superare numerose sfide: avere un team competente, definire obiettivi chiari, stabilire tempistiche e, soprattutto, garantire prestazioni efficaci del progetto.

 Il miglioramento delle prestazioni di un progetto è un processo dinamico con elementi complessi e interrelati. Vediamo quali sono.

INDICE DEI CONTENUTI

5 fattori chiave per ottimizzare il fattore produttivo di un progetto

1.  Migliorare le previsioni

Affinare le previsioni è importante perché la capacità di prevedere con precisione la domanda futura consente ai project manager, e in generale agli stakeholder, di prendere decisioni informate su volumi di produzione, tempistiche e requisiti di risorse e materie prime.

Per esempio, se un’azienda che produce articoli sportivi prevede un aumento della domanda durante l’estate, dovrà pianificare in anticipo l’approvvigionamento di materie prime come il tessuto per abbigliamento tecnico, evitando ritardi o carenze di stock.

Migliorare l’accuratezza delle previsioni è un processo continuo che richiede una vigilanza costante.

Questo ciclo produttivo implica l’analisi dei dati storici, l’utilizzo di vari metodi e l’aggiornamento regolare delle previsioni.

2.  Documentare la capacità produttiva

La capacità produttiva si riferisce alla quantità massima di lavoro che un’organizzazione può completare in un dato periodo.

Senza una chiara comprensione di questo dato, un’azienda corre il rischio di non soddisfare la domanda o di sprecare risorse attraverso la sovrapproduzione.

 Per calcolare la capacità produttiva, è necessario comprendere la produzione massima che è possibile garantire durante il normale orario di lavoro, in genere misurata in unità prodotte all’ora, al turno o al giorno.

Ad esempio, una fabbrica di abbigliamento può documentare che la sua capacità produttiva è di 500 capi di abbigliamento al giorno, ma durante i periodi di picco potrebbe aumentare la capacità con turni aggiuntivi.

Quindi, è importante regolare fattori quali il tempo di manutenzione, le pause dei dipendenti e altri periodi non produttivi per determinare la vera capacità produttiva.

3.  Standardizzare fasi e tempistiche

Stabilendo una procedura standard per ogni operazione e individuando la quantità ottimale di tempo necessaria per il completamento, i project manager possono creare un processo prevedibile e ripetibile.

Ciò favorisce una pianificazione più precisa, la riduzione degli sprechi e l’eliminazione di variazioni non necessarie che potrebbero interrompere il flusso di produzione.

Senza tale standardizzazione, si potrebbe incorrere in rischi come una qualità del prodotto incoerente a causa di procedure diverse o un utilizzo inefficiente delle risorse dovuto a tempi di produzione variabili.

twproject time management strategie per ottimizzare l-fattore produttivo dei progetti

Ecco alcuni suggerimenti per implementare la standardizzazione:

·  Mappare l’intero processo produttivo, identificando ogni fase e determinando il tempo medio di completamento.

·  Cercare opportunità per semplificare e ottimizzare ogni fase, semplificando ove possibile.

·  Coinvolgere tutti i dipendenti in questo processo in quanto possono offrire preziose informazioni su potenziali miglioramenti in base alla loro esperienza pratica.

·  Assicurarsi che tutti i processi standardizzati siano ben documentati e facilmente accessibili a tutto il personale.

4.  Monitorare in tempo reale

Il monitoraggio in tempo reale svolge un ruolo trasformativo nell’ottimizzare il fattore produttivo.

I software moderni presenti sul mercato che si avvalgono di tecnologie come quella dei big data, l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico permettono di semplificare questo step.

Esaminare e analizzare regolarmente i dati raccolti aiuta poi ad identificare le aree di miglioramento.

5.  Valutare i fattori di rischio

Elevati tassi di scarto possono influire sulla produzione, sui costi operativi, sull’allocazione delle risorse e sul tasso di fatturato.

Allo stesso modo elevati costi di manodopera possono derivare da una scarsa pianificazione delle risorse.

Per gestire il rischio di sprechi nella produzione o mal gestione della manodopera, l’analisi dei dati diventa fondamentale.

Identificando i colli di bottiglia e le aree di miglioramento, i project manager possono ottimizzare i costi di manodopera e il fattore produttivo.

Come Twproject può migliorare le prestazioni di progetto

Una gestione efficace del progetto non si limita a organizzare le attività e stabilire le scadenze, ma implica la massimizzazione dell’efficienza e della produttività.

Una delle strategie più efficaci per migliorare le prestazioni del progetto è sfruttare gli strumenti e i tools disponibile sul mercato.

Fra questi spicca Twproject, un innovativo software di project management in grado di:

Uno strumento come Twproject può aiutare a potenziare gli sforzi di ogni membro del team, offrendo una serie di preziose funzionalità.

Twproject è una piattaforma innovativa che si concentra sul miglioramento delle prestazioni e dell’efficienza del progetto, apportando coerenza, trasparenza e responsabilità ad ogni task.

 Con il monitoraggio in tempo reale, la gestione delle risorse e un’interfaccia intuitiva, Twproject consente al project manager di gestire le risorse del team con facilità.

Inoltre, questo software permette di collaborare su attività e documenti, personalizzare le visualizzazioni del progetto e inviare aggiornamenti di stato; tutto all’interno di una singola piattaforma.

 In sintesi, l’integrazione di uno strumento come Twproject nel lavoro giornaliero può permettere di creare un flusso di lavoro più snello, portando quindi ad ottimizzare il fattore produttivo di ogni progetto.

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Misurare l’efficienza del progetto con gli indici di produttività

Valutare e misurare il successo di un progetto utilizzando i corretti indici di produttività è un aspetto fondamentale del project management.

Le organizzazioni di tutti i settori si sforzano costantemente di raggiungere i propri obiettivi strategici e di fornire valore aggiunto agli stakeholder.

Tuttavia, determinare se un progetto ha raggiunto i suoi obiettivi e scopi previsti richiede un approccio strutturato e metodi di valutazione solidi.

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Cosa sono gli indici di produttività?

Gli indicatori o indici di produttività o di performance sono metriche importanti per monitorare quanto lavoro viene svolto in un’azienda e come questo influisce sui profitti.

Essere in grado di ottenere di più con meno risorse e in meno tempo è fondamentale in un ambiente economico competitivo come quello di oggi.

Gli indici di produttività misurano le prestazioni di un’azienda in diverse aree. 

Vengono utilizzati per analizzare l’andamento di processi produttivi e risorse e per valutare i risultati complessivi dell’organizzazione, sia in termini quantitativi che qualitativi.

Esistono diversi tipi di indici di produttività, ognuno dei quali si concentra su specifici aspetti delle operazioni aziendali, come i processi produttivi, la gestione delle risorse umane e l’efficienza del capitale investito. 

Tra questi, ci sono metriche come il fatturato netto, che misura la capacità di un’azienda di generare entrate, e gli indicatori di produttività del capitale, che valutano quanto efficacemente vengono utilizzati gli investimenti per creare valore.

Oltre a quantificare l’efficienza, gli indici di produttività aiutano a identificare le aree che necessitano di miglioramenti, fornendo una visione chiara e obiettiva delle performance aziendali. 

Misurare questi parametri in modo chiaro e accurato è essenziale per prendere decisioni informate che possono contribuire a migliorare l’efficienza operativa complessiva.

Come funzionano gli indici di produttività?

In generale, gli indici di produttività valutano la capacità di un’azienda, team, dipendente, campagna o strategia di arrivare dal punto A al punto B.

Per poter valutare le prestazioni di un’azienda, ecco i passaggi di base:

·Comprendere la situazione attuale dell’azienda: prima di tutto, è necessario capire dove si trova l’azienda. Quanto produce all’anno? Com’è stato l’ultimo rendiconto finanziario? Com’è la base di clienti? Qual è la posizione del marchio sul mercato?

·Definire degli obiettivi: una volta stabilito dove si trova attualmente l’organizzazione, è necessario definire dove si vuole andare. In questo caso è bene stabilire obiettivi a breve, medio e lungo termine.

·Trovare indicatori che illustrano gli obiettivi: per ogni obiettivo è necessario definire quali indicatori saranno in grado di misurare e dimostrare i progressi.

·Stabilire obiettivi per ogni indicatore: ogni indicatore deve avere obiettivi specifici che, sommati al resto, rappresentano l’intera strategia aziendale.

Indici di produttività per misurare l’efficienza ed il successo del progetto

Ogni azienda dovrebbe utilizzare metriche di produttività per valutare le prestazioni del lavoro svolto e identificare aree di miglioramento a livello individuale, di team e organizzativo.

Gli indici di produttività dovrebbero in definitiva aiutare un’organizzazione a migliorare l’efficienza in ciò che fa e a diventare la versione migliore di se stessa. Ciò significa che le aziende dovrebbero identificare metriche che contano davvero.

Queste dovrebbero quindi avere una forte correlazione con un risultato aziendale e affrontare a sua volta tutti i singoli output di lavoro.

Un approccio completo utilizza una combinazione di metriche per fornire un quadro completo dello stato di salute e delle prestazioni dei lavori.

Ecco alcuni indici di produttività chiave da considerare:

1.  Prestazioni finanziarie

· Margine di profitto lordo (Gross Profit Margin – GPM): questa metrica calcola la redditività di un progetto misurando la percentuale di entrate rimanenti dopo aver contabilizzato il costo dei beni venduti. Un GPM elevato indica che il progetto sta generando un profitto sano dopo aver coperto i suoi costi diretti.

· Ritorno sull’investimento (Return on Investment – ROI): questa metrica valuta il ritorno finanziario complessivo del progetto rispetto all’investimento iniziale. Un ROI positivo indica che il progetto ha generato un ritorno sulle risorse investite.

· Costo effettivo (Actual Cost – AC): tiene traccia dell’importo totale di denaro speso per il progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Il monitoraggio dei costi effettivi consente di identificare potenziali sforamenti di budget e di adottare misure correttive, se necessario.

·Varianza dei costi (Cost Variance – CV): questa metrica rivela la differenza tra il budget pianificato per un progetto e i costi effettivamente sostenuti. Un CV positivo indica che il progetto è sotto budget, mentre un CV negativo indica sforamenti di costi.

· Indice di prestazione dei costi (Cost Performance Index – CPI): valuta l’efficienza con cui il progetto sta utilizzando il suo budget. Un CPI di 1 indica che il progetto è sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi di budget. Valori superiori a 1 suggeriscono prestazioni favorevoli (sotto budget), mentre valori inferiori a 1 indicano sforamenti di costi.

2.  Efficienza ed efficacia del progetto

·Produttività del lavoro: questa metrica misura l’output generato in relazione alle risorse di input utilizzate. In altre parole, potrebbe rappresentare la quantità di lavoro completato per unità di tempo o costo. Una maggiore produttività indica che il team di progetto sta lavorando in modo efficiente e massimizza l’utilizzo delle risorse.

·Valore guadagnato (Earned Value – EV): questa metrica aiuta a valutare l’avanzamento del progetto confrontando il valore del lavoro completato (in base alla pianificazione del progetto) con il budget pianificato per tale lavoro. Un EV più alto indica che il progetto è in anticipo sui tempi previsti e nel budget, mentre un EV più basso suggerisce potenziali ritardi o sforamenti di costo.

3.  Soddisfazione degli stakeholder

· Soddisfazione del cliente: questa metrica misura il livello di soddisfazione che i risultati del progetto portano ai clienti. Sondaggi sulla soddisfazione, moduli di feedback e revisioni post-progetto sono strumenti utilizzati per misurare questa metrica. Un’elevata soddisfazione del cliente indica che il progetto ha soddisfatto o superato le sue aspettative e ha prodotto valore.

·Soddisfazione dei dipendenti: questa metrica valuta il livello di soddisfazione e coinvolgimento tra i membri del team di progetto. I sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti possono rivelare informazioni preziose sul morale del team, sulla gestione del carico di lavoro e sull’esperienza complessiva durante il lavoro. Un punteggio elevato di soddisfazione dei dipendenti suggerisce un ambiente di lavoro positivo e un team investito nel successo del progetto.

Utilizzare Twproject per misurare l’efficienza del progetto

Quando si tratta di misurare gli indici di produttività, avere un solido software di project management come Twproject diventa un aiuto grandissimo.

Le numerose funzionalità di Twproject consentono di tenere traccia di una varietà di dati che possono essere utilizzati per misurare e aumentare la produttività e trovare nuovi percorsi.

Questo strumento consente inoltre di monitorare i processi produttivi per rilevare potenziali colli di bottiglia e aiuta a identificare quelle fasi del lavoro che possono essere automatizzate. 

La tecnologia fornisce una solida base per prendere decisioni più sicure e, a sua volta, ottenere risultati migliori.

Twproject permette quindi di ottimizzare i processi garantendo dati affidabili per la valutazione delle prestazioni in aggiunta a dashboard visive e altamente personalizzabili.

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Scrum Con Twproject Per Agenzie di Marketing Digitale

Spesso ci viene chiesto che cosa sono le metodologie agili e lo Scrum management e se possono essere utilizzate anche in una azienda che non produce software, come quelle di marketing digitale.

Recentemente abbiamo letto un articolo molto interessante scritto da Marcus Miller (@marcusbowlerhat) su come utilizzare la metodologia agile per gestire progetti di marketing digitale. Questo post ci ha dato lo spunto per descrivere un tipico caso d’uso di Twproject  ed entrare nel dettaglio di come utilizzare Twproject con metodologia Scrum.

Scrum: Che cosa è, e perché con Twproject?

Come troverete spiegato nel post, lo Scrum è una metodologia di gestione progetti che aiuta piccoli team, in particolare quelli di sviluppo software, a rilasciare prodotti in modo iterativo e incrementale. Questo approccio definisce un ambiente coeso e flessibile, dove un team può lavorare in modo autonomo e con obbiettivi condivisi. Un team Scrum generalmente è costituito da diverse persone ognuna con il proprio ruolo definito, che, partendo da una lista predefinita di attività (“backlog”),  lavora insieme in cicli di tempo brevi su una sotto lista prioritizzata di attività (“sprints“).

La comunicazione nel team è incoraggiata da meeting giornalieri e meeting di analisi alla fine di ogni sprint.

Anche se Twproject abbraccia entrambe le metodologie, Agile e Waterfall, il primo approccio rispetta perfettamente l’idea del nostro software. Incoraggiare la comunicazione nel team, l’auto-organizzazione e un approccio pratico ai problemi, queste sono le idee chiave del nostro software.

Ruoli Scrum per progetti in ambito di Digital Marketing

Product Owner, Scrum Master e Team member, questi sono i ruoli specifici che vi serviranno per gestire progetti con Scrum e che potrete assegnare in Twproject dalla lista dei Progetti, cliccando su + Add -> Create SCRUM.

Per comprendere appieno il ruolo di ognuna di queste figure e le sue peculiarità, potete leggere l’articolo citato all’inizio.ù

creazione di un progetto SCRUM per marketing digitale

Grazie a questa funzionalità potrete create un progetto Scrum in pochissimi minuti, selezionando il team e i ruoli corretti.

Agile tools

Una volta creato il progetto e assegnate le risorse dovrete inserire il backlog, e cioè la lista delle attività concordate e desiderate dal cliente. Questo può essere fatto facilmente sfruttando i ToDo di Twproject. Un ToDo in Twproject può essere inteso come attività di progetto, e in questo caso un elemento, o “item” del backlog, in generale qualcosa che deve essere fatto o ricordato in un determinato progetto.

I ToDo del backlog possono essere ordinati per priorità, assegnati con eventuale data di scadenza e gestiti con stati custom.

backlog items per progetti Scrum di digital marketing

Gestire gli elementi del backlog con Twproject è davvero semplice e veloce anche grazie alla Kanban board, che vi permette di visualizzare le attività per progetto, assegnatario, status, gravità e tipologia. Grazie a questo tool sarà chiaro lo stato di avanzamento del progetto e chi sta lavorando e su cosa.

Grazie al Kanban sarà anche semplice organizzare le ToDo per la divisione in sprint.

Kanban board Twproject

Una volta inseriti tutti gli elementi del backlog con la loro priorità è ora di creare il primo sprint,  ossia un sottoinsieme degli elementi definiti nel backlog.

Creazione sprint per progetti Scrum

Lo sprint prevede che ogni mattina sia fatto un meeting per rendere tutti allineati sullo stato di avanzamento delle attività.

Una volta creato lo sprint il gruppo può iniziare a lavorare, ogni membro del team potrà vedere le cose a lui assegnate, ordinate per priorità, nel proprio cruscotto. Twproject crea per ogni progetto una chat dedicata in cui il team può scambiare commenti e idee. Una volta concluse le attività, grazie all’agenda potrete organizzare una riunione per discutere su come si sono evolute le attività e su come procedere, e l’evento sarà per tutto il gruppo di lavoro.

Conclusione

Se è vero che “Non importa quanto si possa diventare efficienti, il lavoro deve sempre essere fatto”, allo stesso modo non importa quanto un software sia efficace, il lavoro deve comunque essere portato a termine.

Tuttavia, affidandosi ad uno strumento in grado di guidare il lavoro ridurrete di fatto il carico delle singole risorse. Per iniziare ad adottare la metodologia Scrum in un’azienda di marketing digitale non serve essere esperti, la sua struttura ciclica vi permetterà di migliorare sprint dopo sprint, raffinando le vostre tecniche di analisi, stima e comunicazione.

Se deciderete di affidarvi a Twproject per creare i vostri primi progetti Scrum, avrete una prova gratuita di 15 giorni, e inoltre il nostro team di supporto sarà a disposizione per guidarvi per tutta la fase di avvio.

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Ottimizza la lista delle cose da fare in azienda con Twproject

Organizzare la lista delle cose da fare può essere una bella sfida per un project manager, soprattutto se l’ambiente aziendale è di grandi dimensioni.

Ogni giorno, i project manager devono affrontare una miriade di compiti che devono essere completati.

Ma come riuscire a portare a termine tutto ciò che occorre fare? La risposta potrebbe essere più semplice di quanto pensi: creare una lista delle cose da fare o “to do list“.

INDICE

I project manager si trovano spesso di fronte a sfide significative quando si tratta di creare e gestire una to-do list. Queste difficoltà possono riguardare vari aspetti del loro lavoro e la natura complessa delle attività aziendali.

Di seguito, esploreremo alcune delle sfide più comuni e le varie soluzioni da attuare.

Lista delle cose da fare: le sfide che i project manager affrontano nelle grandi aziende

Gestione di molteplici progetti e compiti

Il dover gestire diversi progetti simultaneamente, ognuno con una serie di attività associate, può portare a un carico di lavoro opprimente.

Twproject offre funzionalità avanzate per la gestione dei progetti, inclusa la suddivisione dei progetti in compiti più piccoli e gestibili. Ciò consente ai project manager di visualizzare e tenere traccia di tutti i compiti in un’unica piattaforma, semplificando la gestione globale.

Coordinamento tra diversi team e dipartimenti

La collaborazione tra team e dipartimenti può essere complessa, poiché ogni gruppo potrebbe avere diverse responsabilità e tempi di completamento.

Twproject fornisce uno spazio virtuale dove i membri del team possono comunicare, condividere informazioni e aggiornamenti in tempo reale, favorendo una migliore coordinazione e una maggiore efficienza tra le diverse parti coinvolte.

Prioritizzazione dei compiti

La capacità di stabilire priorità tra i compiti è fondamentale per il successo di un project manager.

Il software consente di assegnare livelli di priorità ai compiti, fornendo una visione chiara di ciò che è urgente e ciò che può essere affrontato successivamente. Questo aiuta a evitare ritardi e a garantire che le attività più importanti siano gestite con la massima attenzione.

Gestione delle modifiche

In ambienti aziendali dinamici, le modifiche possono verificarsi frequentemente. Twproject permette di aggiornare facilmente la to-do list per riflettere le modifiche nei piani o nelle scadenze. Inoltre, offre funzioni di notifica, in modo che i membri del team siano sempre informati sugli ultimi cambiamenti e aggiornamenti.

Comunicazione efficace

Una comunicazione chiara ed efficiente è fondamentale per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dei compiti da svolgere e delle relative scadenze.

Twproject facilita la comunicazione, consentendo la condivisione di informazioni cruciali e la creazione di discussioni focalizzate sui compiti e sui progetti.

Come creare una lista di cose da fare?

Creare una lista di cose da fare in azienda può sembrare un compito semplice, ma ci sono alcuni passaggi che possono aiutarti a rendere la tua lista più efficace.

  1. Identifica le tue attività: il primo passo per creare una lista di cose da fare è identificare tutte le attività che devi svolgere. Queste possono essere grandi progetti o piccoli compiti quotidiani.
  2. Suddividi i grandi progetti in compiti più piccoli: se hai un grande progetto da svolgere, può essere utile suddividerlo in compiti più piccoli. Questo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo e a sentirti più realizzato ogni volta che completi un compito.
  3. Assegna una priorità a ogni attività: non tutte le attività sono ugualmente importanti. Assegna una priorità a ogni attività sulla tua lista. Questo ti aiuterà a concentrarti sulle attività più importanti.
  4. Imposta delle scadenze: impostare delle scadenze per ogni attività ti aiuterà a rimanere concentrato e a evitare la procrastinazione.
  5. Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.

Supponiamo che tu sia un project manager per un progetto di sviluppo software.

Vediamo come potrebbe essere gestita una to do list con Twproject:

  • Definizione delle attività: le tue attività potrebbero includere “Definire i requisiti del software”, “Coordinare con il team di sviluppo”, “Testare il software”, “Raccogliere feedback dagli utenti” e “Rilasciare la versione finale del software”.
  • Suddivisione dei grandi progetti in compiti più piccoli: prendiamo l’attività “Definire i requisiti del software”. Potrebbe essere suddivisa in compiti più piccoli come “Incontrare il cliente per discutere le esigenze”, “Raccogliere i requisiti dal team di vendita”, “Creare un documento di specifiche dei requisiti” e “Condividere e discutere il documento con il team di sviluppo”.
  • Assegnazione di priorità: utilizzando Twproject, puoi assegnare una priorità a ogni compito. Ad esempio, “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” potrebbe essere una priorità alta, mentre “Raccogliere i requisiti dal team di vendita” potrebbe essere una priorità media.
  • Impostazione delle scadenze: con Twproject, puoi impostare una data di scadenza per ogni compito. Ad esempio, potresti impostare la scadenza per “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” per la fine della settimana e la scadenza per “Creare un documento di specifiche dei requisiti” per la fine del mese.
  • Revisione e aggiornamento della lista: rivedi e aggiorna regolarmente la tua lista delle cose da fare. Con Twproject puoi facilmente vedere lo stato di ogni compito, fare aggiustamenti se necessario e assicurarti che la tua lista rimanga attuale e rilevante.

Come gestire la lista delle cose da fare di progetti complessi

La gestione di progetti complessi può diventare molto gestibile con l’approccio giusto e gli strumenti adeguati. Ecco alcuni passaggi chiave per gestire efficacemente i progetti complessi:

  • Definizione chiara degli obiettivi: prima di iniziare un progetto, è fondamentale avere obiettivi chiari e misurabili. Questi obiettivi dovrebbero guidare tutte le decisioni relative al progetto.
  • Pianificazione dettagliata: una pianificazione dettagliata è essenziale per la gestione di progetti complessi. Questo include la definizione di scadenze, l’assegnazione di compiti e la stima delle risorse necessarie.
  • Assegnazione delle responsabilità: ogni membro del team dovrebbe avere un ruolo chiaro e definito nel progetto. Questo aiuta a garantire che tutti sappiano cosa si aspetta da loro.
  • Comunicazione efficace: la comunicazione è fondamentale in ogni progetto, ma è particolarmente importante nei progetti complessi. Assicurati di avere un sistema in atto per condividere aggiornamenti e informazioni importanti con tutti i membri del team.
  • Monitoraggio e controllo: durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare i progressi e fare regolari controlli per assicurarsi che tutto stia procedendo come previsto. Se ci sono problemi, è importante affrontarli il più presto possibile.
  • Uso di strumenti di gestione dei progetti: gli strumenti di gestione dei progetti, come Twproject, possono essere estremamente utili per la gestione di progetti complessi. Questi strumenti possono aiutarti a pianificare e monitorare il tuo progetto, a comunicare con il tuo team e a tenere traccia dei progressi.

Le attività di routine non sfuggono più dalla nostra rendicontazione grazie all’uso dei ToDo. Ora, le ore registrate su Twproject sono in armonia completa con le marcature dei nostri badge, mettendo fine a qualsiasi discrepanza con la parte amministrativa

Leggi l’intervista a Defremm e scopri come ha risolto la sua necessità di maggiore accuratezza con i ToDo di Twproject

Come ottimizzare la lista delle cose da fare in azienda con Twproject

Ottimizzare la tua lista di cose da fare con Twproject può essere realizzato seguendo questi passaggi:

  • Utilizza la funzione di pianificazione: Twproject offre un planner visuale che ti permette di distribuire i compiti sul calendario. Questo ti aiuta a visualizzare facilmente quando ogni attività deve essere completata e a fare modifiche al volo ogni volta che è necessario.
  • Assegna priorità ai compiti: con il software puoi assegnare una priorità a ogni compito. Questo ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e a assicurarti che vengano completate per prime.
  • Assegna compiti a membri del team: puoi assegnare compiti a te stesso o a un membro del tuo team. Questo aiuta a distribuire il carico di lavoro in modo equo e ad assicurarti che ogni attività abbia un responsabile.
  • Imposta le notifiche: il software offre la possibilità di impostare notifiche per i compiti. Questo ti aiuta a rimanere aggiornato sullo stato dei compiti e a non dimenticare le scadenze.
  • Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.
  • Integra con altri strumenti: Twproject può essere integrato con una serie di altri strumenti, come Google Calendar e Microsoft Outlook. Questo ti permette di sincronizzare la tua to do list con il tuo calendario, rendendo ancora più facile tenere traccia delle tue attività.

In conclusione, Twproject offre una serie di strumenti e funzionalità che possono aiutarti a ottimizzare o perfezionare la tua lista di cose da fare. Puoi creare una struttura di progetto dettagliata, assegnare compiti, impostare scadenze e monitorare i progressi.

Che tu stia gestendo un piccolo progetto o un grande team, Twproject è il software di gestione del lavoro ideale per gestire efficacemente anche i progetti più complessi.

Grazie alla piattaforma intuitiva e user-friendly, puoi personalizzarla per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Con un’adeguata formazione e supporto, i puoi sfruttare appieno i vantaggi di questo strumento.

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7 Suggerimenti per aumentare la produttività del lavoro

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Aumentare la produttività del lavoro del tuo team non è un compito impossibile, ma richiede esercizio e alcune tattiche valide.

La produttività del gruppo di lavoro nel project management dipende dall’organizzazione del lavoro e dall’ausilio di tecniche e strumenti per la gestione delle attività e del tempo.

In questo articolo vedremo quindi 7 semplici strategie per aumentare la produttività nel lavoro.

7 suggerimenti per aumentare la produttività del lavoro

1. Stabilire degli obiettivi

Quando si lavora su grandi progetti, spesso l’obiettivo finale può intimidirci e creare disorientamento nel team. Il team non dovrebbe infatti avere visibilità dell’intero progetto, ma essere focalizzato sulle parti che gli competono.

Questo garantisce il coinvolgimento delle risorse in scope precisi del progetto.

In questo caso l’utilizzo di un software di gestione progetti può fare la differenza. Per esempio aiutandovi a scomporre il progetto con la WBS, assegnando le risorse nelle giuste fasi con il giusto ruolo.

Ognuno sarà focalizzato sul proprio obiettivo a breve termine, e tu potrai monitorare tutto da una visione complessiva dell’avanzamento.

2. Svolgere un’attività alla volta

Quando ci concentriamo su più di un’attività alla volta, tendiamo a sprecare tempo prezioso nel momento in cui passiamo da un’attività all’altra.

Ciò può comportare che alcuni dei compiti rimangano incompleti o vengano eseguiti con una qualità inferiore.

Molti pensano che il multitasking sia la tecnica migliore; tuttavia, anche se questo può sembrare produttivo, raramente produce i migliori risultati.

È essenziale quindi che tutti i membri del team si concentrino su un solo compito alla volta e che siano quindi in grado, ogni giorno di poter vedere velocemente la lista delle cose da fare in ordine di svolgimento, per poterle eseguire, chiuderle ed andare a quella successiva.

3. Fare delle pause regolari

Può sembrare strano suggerire di fare delle pause quando si parla di produttività sul lavoro, ma i break regolari in realtà aiutano a ridurre lo stress e ad aumentare la produttività.

Prendere una pausa può sembrare una perdita di tempo, soprattutto nel caso di una scadenza ravvicinata.

Tuttavia, se il team non si concede alcuni minuti di relax, può intaccare i progressi del lavoro a causa di affaticamento o esaurimento.

E’ bene pianificare brevi pause, 15 minuti ogni due ore, durante la giornata lavorativa.

Come project manager incentivale e partecipa anche tu!

4. Dare priorità ai compiti più importanti

Concentrarsi sulle attività più impegnative e che richiedono più tempo prima di qualsiasi altra cosa può aiutarti a rimanere più concentrato.

Può essere allettante evitare compiti difficili o che richiedono tempo e concentrazione per focalizzarsi invece su vittorie rapide.

Tuttavia, portare a termine i progetti più difficili già all’inizio, può aumentare la motivazione e la concentrazione per il resto della giornata.

Dare quindi priorità alle attività più importanti già all’inizio della giornata lavorativa o generalmente in un momento in cui sei più vigile ed energico.

Questo è vero per te come per tutto il tuo team, accertati quindi che ognuno di loro abbia chiaro cosa fare e con quale priorità.

Per questa attività, come per la stesura dei compiti può davvero esserti utile un software di project management.

Con Twproject per esempio, dopo aver suddiviso il progetto in fasi e assegnato le risorse corrette su ogni fase, potrai aggiungere tutti i task con la giusta priorità, ognuno saprà cosa fare ed entro quando.

Il lavoro condiviso su un unico strumento ti permetterà di avere visibilità completa su cosa è stato fatto e su ciò che rimane da fare.

5. Delega alcuni compiti

Delegare non significa scaricare il lavoro che non vuoi fare, ma si tratta di garantire che tutti stiano lavorando alle attività più adatte alle loro capacità e disponibilità.

Come responsabile di progetto, prendi in considerazione l’utilizzo di metodi di delega per suddividere i compiti tra i membri del tuo team.

Delegare rende le risorse più coinvolte e responsabili all’interno del progetto, e per quanto ti spaventi, ti permetterà di non doverti occupare dell’inserimento di ogni piccola attività.

Questo, che può sembrare infattibile senza un controllo generale del progetto, diventa immediato con l’uso di uno strumento che ti permette di avere tutte le informazioni in un unico posto.

Un errore comune che intacca la produttività è che spesso ci occupiamo di lavori troppo specifici, che esulano dal nostro mandato e che possono essere svolti molto più rapidamente dai membri del nostro team.

6. No alle riunioni

La maggior parte delle riunioni si affermano come grandi perdite di tempo, eppure regna la tendenza di continuare ad organizzarle senza porsi domande.

Prima di organizzare – o confermare la partecipazione – ad una prossima riunione, chiediti se puoi raggiungere gli stessi obiettivi tramite altri canali, come e-mail, una telefonata, ecc.

E se devi assolutamente tenere o partecipare ad una riunione, esistono prove che gli stand-up meeting, cioè gli incontri in cui tutti stanno in piedi, possono provocare un aumento dell’eccitazione del gruppo, una diminuzione della territorialità e migliori prestazioni.

Un altro suggerimento che si basa su uno studio svolto dal Massachusetts Institute of Technology (MIT) è quello di avere tre giorni alla settimana completamente liberi da meeting.

La produttività lavorativa in questi casi è aumentata del 73%, la soddisfazione dei lavoratori è cresciuta del 65%, mentre i livelli di stress dei dipendenti sono diminuiti del 57%.

Le riunioni sono sicuramente importanti per stabilire obiettivi e valutare i risultati dell’organizzazione.

Tuttavia, meeting ogni giorno causano disinteresse, soprattutto quando sono organizzati senza preavviso, senza preparazione e su questioni di poca importanza.

7. Affidati ad un software di project management

Come avrai capito, tutto quello che puoi fare per aumentare la produttività del tuo team, raggiungendo gli obiettivi di progetto può essere molto più semplice se ti affidi ad un software di project management.

Con Twproject potrai facilmente creare progetti con la loro WBS, pianificare le attività, priorittizzarle, delegare, mantenendo il controllo e la visione d’insieme del progetto.

Consenti a te stesso e al tuo team di applicare questi suggerimenti e di utilizzare strumenti di project management come Twproject per aumentare la produttività del lavoro del team e massimizzare gli obiettivi professionali e personali.

Aumenta la produttività del lavoro.

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Aumentare la produttività del team: 7 consigli da seguire

Gestire e aumentare la produttività del team non è un compito facile.

Da un lato, si vogliono mantenere livelli motivazionali sani all’interno della squadra, ma dall’altro è comunque necessario lavorare sodo verso gli obiettivi organizzativi.

INDICE DEI CONTENUTI

A volte, non importa quanto si lavora duramente, il risultato sembra non arrivare.

Ma essere produttivi non significa semplicemente lavorare più ore, anzi, sapere che si lavorerà fino a tardi potrebbe persino essere una scusa per procrastinare e rimandare le attività.

Ma niente paura! Nonostante tutto, è ancora possibile migliorare la produttività del team e raccogliere i frutti anche grazie ai 7 consigli contenuti in questo articolo.

Migliorare la produttività del team: Essere realistici sulle tempistiche

  • Quanto tempo si ha a disposizione?
  • Cosa è possibile fare in questo tempo determinato?
  • Quanto tempo ci vuole per svolgere i diversi compiti?

Rispondere a queste domande è il primo passo per aumentare la produttività. A volte, si va incontro al fallimento solo perché non si è realistici riguardo alle tempistiche.

Sapere quanto tempo ci vuole per fare qualcosa e sapere quanto tempo si ha a disposizione è essenziale.

Inoltre, bisogna tenere conto che la produttività non è statica e ogni giorno si può essere più o meno efficienti e concentrati nel lavoro.

Per questo è importante concedersi del tempo di riserva in cui è possibile recuperare le attività che non sono state terminate.

Un esempio è quello di lasciare i venerdì pomeriggio tendenzialmente liberi in modo da avere spazio per terminare il lavoro.

Aumentare la produttività del team: Valutare i processi

Allo stesso modo in cui si rivaluta e si misura il tempo necessario per ogni attività, così si dovrebbe valutare e misurare l’efficienza dei processi (che sono diversi dai progetti).

A volte, il modo in cui si fanno le cose è stabilito da persone che non stanno facendo quel lavoro o forse quei processi sono basati su vecchie tecnologie e vecchi modi di lavorare.

Tutto ciò può avere un impatto significativo sulla produttività del team.

Nella rivalutazione di ogni processo è importante assicurarsi di riconsiderare come vengono fatte le cose e non aver paura del cambiamento.

Inoltre, è essenziale coinvolgere quelle persone che utilizzano attivamente quei processi.

Aumentare la produttività del team: Evitare il multitasking

Tutti incontrano durante la giornata lavorativa molteplici distrazioni che fanno perdere la concentrazione.

Un esempio comune: si perde la concentrazione anche solo rispondendo a un’e-mail di 2 minuti nel mezzo di un’altra attività.

Recuperare quella concentrazione è ciò che richiede più tempo e, a sua volta, rende meno produttivi.

È necessario insegnare al team a focalizzare tutta l’energia e attenzione nel compito da svolgere, dimenticando, per il momento, il resto.

aumentare la produttivita del team

Incrementare la produttività del team: Dare priorità e organizzare il carico di lavoro in modo efficiente

Essere organizzati è un elemento cruciale per il successo e avere elenchi di cose da fare è un’ottima tecnica organizzativa.

Il project manager può aiutare i membri del team ad organizzare il carico di lavoro indicando ed individuando le priorità.

Ci saranno sempre molte diverse cose da fare, ma il trucco è stabilire le priorità e organizzare l’agenda di conseguenza.

In tutto questo un peso notevole lo avrà la modalità con cui è stato creato il team di progetto. Se si sono scelte le persone sbagliate sarà molto complicato organizzarle al meglio. A tal proposito potrebbe interessarti questo articolo su come creare un team di progetto.

Migliorare la produttività del team: Essere consapevoli di sé stessi

Essere produttivi dipende dalla consapevolezza di sé.

È essenziale insegnare ai membri del team a riconoscere quando sono più produttivi e quando svolgono il lavoro migliore.

Conoscendo questo, è possibile organizzare il lavoro, del singolo e della squadra, in modo più efficiente.

In questo senso il project manager dovrebbe essere più elastico, ciò significa che non tutte le attività devono necessariamente essere svolte seduti in ufficio.

Alcune persone, ad esempio, quando devono ascoltare un video o devono fare telefonate, potrebbero farlo in maniera più produttiva mentre camminano.

Ogni membro del team lavora al meglio quando gli viene dato un ambiente in cui gli è permesso di fare le cose “a modo suo”, chiaramente entro certi limiti.

Migliorare la produttività del team: Fornire feedback costruttivi

È importante che i membri del team ricevano regolarmente feedback sul loro lavoro.

I veri leader comprendono l’importanza del feedback, sapendo come fornirlo in modo efficace e costruttivo.

Che sia positivo o negativo, questo deve essere sempre onesto.

Il project manager deve essere chiaro su cosa e perché, portando esempi oggettivi e aiutando ad immaginare il futuro post-cambiamento.

Allo stesso modo, il feedback deve essere anche positivo nel caso di attività ben fatte e piccole vittorie.

L’apprezzamento è un bisogno umano fondamentale ed è essenziale per un posto di lavoro di successo.

Tutto ciò contribuirà a instillare una cultura di fiducia e crescita personale, poiché i dipendenti si sentiranno valorizzati.

Aumentare la produttività del team: Saper ascoltare e capire

Anche se questo dovrebbe essere una cosa automatica in tutte le organizzazioni, in realtà è ancora un problema che viene costantemente affrontato dai dipendenti.

In qualità di manager, è essenziale incoraggiare una comunicazione bidirezionale, lavorando per comprendere le esigenze dei membri del team.

È anche utile ascoltare tutte le idee che possono avere, perché se i dipendenti si sentono messi da parte, ciò influenzerà i loro livelli di motivazione avendo un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza del team.

Usare questi 7 suggerimenti significa essere consapevoli di ciò su cui concentrarsi e sapere quando è il momento di lasciar andare.

La produttività del team è simile a quella di preparare una torta in cui gli ingredienti giusti – i membri del team – devono essere scelti e mescolati nel giusto modo.

Nel complesso, non esiste un unico modo per consentire al team di essere più produttivo, anzi, con piccoli e costanti accorgimenti si possono gettare le basi di un ambiente produttivo.

Collabora efficacemente con il tuo team.

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Il project management del 21esimo secolo e l’aumento della produttività

La gestione del progetto è una professione che esiste da tempo e nel secolo passato, il project management è diventata una vera e propria disciplina al centro di molti studi e ricerche.

INDICE DEI CONTENUTI

Secondo una gestione del progetto classica, e troppo spesso utilizzata anche oggi, il successo di un progetto è misurato in termini di tempi, budget e metriche dell’ambito.

Di conseguenza, c’è poca attenzione sui vantaggi aziendali generali sia in termini di valore per il cliente che di profitti per l’organizzazione.

Certamente, la gestione dei progetti è migliorata negli ultimi decenni, ma è chiaro che è necessario trasformare rapidamente le pratiche di gestione dei progetti per affrontare le sfide del XXI secolo.

Ma cosa significa questo in concreto? Vediamolo in questo articolo.

La trasformazione del project management nel XXI secolo

Il 21° secolo ci sfida a cambiare il modo in cui si gestisce il cambiamento all’interno delle organizzazioni.

I lavori tradizionali stanno cambiando e nuovi ne stanno nascendo, il vecchio concetto di lavoro d’ufficio dalle 8 di mattina alle 5 di sera non è più attuale, i mezzi e le opportunità di comunicazione stanno evolvendo, così come la tecnologia che migliora continuamente…

Le organizzazioni hanno bisogno di pensatori critici con la capacità di adattarsi, inventare e reinventare; collaborare, creare ed innovare, comprendere e sfruttare le complessità per lasciare sfogo alla creatività.

Ecco quindi che anche il project management e l’analisi aziendale si stanno trasformando davanti ai nostri occhi per poter raggiungere e creare migliori risultati aziendali.

Alcuni si riferiscono ad esso come “Breakthrough Project Management” (o BPM), un approccio innovativo all’approvvigionamento e gestione dei progetti.

Questo metodo fornisce una base solida e ripetibile per consegnare i progetti:

  • Rispettando la deadline
  • Utilizzando un budget ridotto
  • Senza compromettere la portata o la qualità

Sebbene l’approccio tradizionale al project management sia ancora efficace nel caso di progetti da bassi a moderatamente complessi, per quanto riguarda i compiti più difficili, questo metodo diventa insufficiente e diventa necessario seguire una nuova via anche considerando il continuo cambiamento del mercato.

pm nel 21 secolo

Il ruolo del project manager

Il project manager, in questo quadro, non dovrà essere fossilizzato sull’approccio classico della gestione dei progetti, ma dovrà essere sempre alla ricerca di nuove prospettive e di nuove innovazioni del settore.

È chiaro che il mondo, anche nel business, sta cambiando rapidamente, i progressi della tecnologia sono rapidi e furiosi e le organizzazioni sono costrette ad innovare continuamente.

In effetti, il nuovo approccio Agile ai progetti può essere vincente in questo senso.

In questo caso vengono sfruttate le sinergie necessarie per stimolare la creatività e l’innovazione.

La parola chiave diventa quindi “innovare” o permanere nel mercato e affrontare la concorrenza diventerà sempre più complicato.

Innovare diventa quindi la linfa vitale della sopravvivenza organizzativa.

Il project manager deve concentrarsi quindi sulla fornitura continua di valore aziendale e innovazione, comprendendo la natura olistica del cambiamento.

Questo cambiamento richiede attenzione a persone, processi, organizzazioni, regole, dati, tecnologie per costituire una pratica commerciale trasformativa.

Rendendosi conto che una visione olistica del cambiamento è sia un’arte che una scienza, il project manager deve trovare un equilibrio tra analisi e intuizione, tra ordine e cambiamento dirompente.

Il processo decisionale diventa quindi collaborativo; il pensiero è inclusivo e strategico; la complessità viene sfruttata per raggiungere la creatività; la leadership è condivisa e diversificata; i team sono collaborativi e altamente performanti; i metodi sono adattivi, creativi, agili; le soluzioni sono innovative, competitive e creano valore per l’organizzazione.

Le pratiche innovative del progetto producono quindi risultati rivoluzionari e richiedono un pensiero diverso e nuove pratiche e sistemi.

I criteri di successo del progetto devono quindi essere cambiati per includere anche il concetto di valore, ricchezza e benefici per l’azienda, innovazione e creatività.

 

In conclusione, gli strumenti e le tecniche tradizionali di gestione dei progetti, sono spesso oggi ritenute inadeguate.

Questi approcci tradizionali che utilizzano un metodo statico, infatti, forniscono ai project manager stime non realistiche che ignorano i processi di feedback multipli e le relazioni non lineari del progetto.

Le interrelazioni tra le componenti di un progetto sono più complesse di quelle raffigurate nel modello classico di project management e le rende inadeguate alle sfide del dinamico ambiente di progetto del XXI secolo.

I nuovi ambienti complessi e dinamici richiedono quindi ai project manager di ripensare la definizione tradizionale di un progetto e le modalità classiche di gestione.

I project manager devono essere in grado di prendere decisioni in questi sistemi dinamici ed instabili che cambiano continuamente e si evolvono in modo casuale e sono difficili da prevedere, molto diversi dai sistemi lineari e prevedibili tradizionalmente studiati.

Per raggiungere questo obiettivo, devono essere quindi studiati approcci più integrati per la gestione di progetti in ambienti complessi e nuovi metodi di pianificazione, programmazione, esecuzione e controllo dei progetti.

Come detto precedentemente, “innovare” deve essere la parola chiave nel project management del XXI secolo.

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Una prova è meglio di mille parole.

Chat di progetto: come usarla per motivare il team

Usare una chat di Team durante la realizzazione di un progetto per velocizzare le comunicazioni e migliorare i risultati? Non solo può essere utile, ma direi che oggi è diventato quasi indispensabile.

Dai pittogrammi scolpiti nella pietra alle ultime app di chat, gli esseri umani trovano modi sempre migliori e rapidi per comunicare.

Non sorprende che MSN Messenger, ad esempio, sia stata una delle app più utilizzate negli anni ’90, mentre le app di messaggistica come WhatsApp e LINE stanno diventando immancabili all’interno dei nostri smartphone.

Non c’è niente da fare, ci piace parlare e comunicare, soprattutto rapidamente.

Per un Team di progetto, le e-mail richiedono un tempo di risposta generalmente relativamente lungo ed un titolo. Le videochiamate, di contro, possono essere frustranti da programmare, proprio come una riunione faccia a faccia. La chat di progetto invece semplifica tutto questo.

Scrivere un messaggio veloce e ottenere una risposta altrettanto rapida o anche solo un emoji serve spesso a rassicurarsi e a continuare con il lavoro, magari con un sorriso sulle labbra. Niente di complicato e nessuna perdita importante di tempo.

È così che oggi parliamo con amici e parenti! Perché quindi non applicare questo metodo anche sul posto di lavoro?

INDICE DEI CONTENUTI

Le migliori app di chat di oggi consentono di organizzare conversazioni di gruppo su più argomenti. Non solo… consentono anche di cercare negli archivi dell’organizzazione per vedere se una domanda ha già avuto risposta e accelerare le interazioni con i robot sfruttando le integrazioni presenti nelle stesse app e nei software.

Perché utilizzare una chat di progetto all’interno del team?

 Ci sono tanti modi per parlare con il team, dalle e-mail alle telefonate tradizionali, dalle videoconferenze fino ai social network. Anche gli SMS potrebbero funzionare in alcuni casi.

La chat di gruppo è simile ai già citati strumenti, ma ha una marcia in più. Il suo principale vantaggio è che mantiene tutte le comunicazioni dell’organizzazione in un unico posto e rende facile a tutti parlare. E se si dovesse aver bisogno dire qualcosa ad un singolo componente del Team senza disturbare gli altri? Nessun problema! La comunicazione può avvenire attraverso chat di gruppo ma anche grazie a chat private.

Attraverso l’uso delle chat come strumento di lavoro del Team, non è più necessario cercare l’indirizzo e-mail di un membro perdendo tempo. Tutti sono a portata di un tocco, anche sul telefono.

Se una chiamata può apparire più semplice, bisogna pensare che le chat di gruppo includono spesso l’opzione di chiamate in conferenza, chat video e strumenti di condivisione dello schermo che rendono lo strumento ancora più efficace.

Di solito, usando lo strumento della chat come strumento di lavoro, è opportuno creare sia un gruppo generale per discussioni casuali, che gruppi per ogni team di lavoro. Si possono creare gruppi anche per argomenti specifici di cui l’organizzazione ha necessità di discutere e comunicare. Spesso capita di avere anche uno o più gruppi di argomenti divertenti e leggeri come barzellette, musica, compleanni, ecc. Questi gruppi, apparentemente lontani dagli scopi lavorativi, risultano invece spesso vincenti per creare affiatamento nel team.

I gruppi in genere sono pubblici e tutti vi possono partecipare. Grazie ai messaggi privati, invece, è possibile comunicare direttamente con un collega o chattare con un gruppo più piccolo e riservato, lontano dalle discussioni di gruppo. Spesso, questi piccoli gruppi, vengono creati solo temporaneamente per risolvere piccole problematiche contingenti che coinvolgono pochi elementi del Team.

Le chat offrono quindi un posto per tutto, dalle conversazioni casuali ai messaggi privati. Ciò consentirà di risparmiare tempo e, auspicabilmente, stimolerà discussioni produttive. Le chat, come già detto, a volte si trasformano anche in strumenti ludici. Può capitare che si attuino ad esempio sciocche guerre con GIF, che manterranno l’organizzazione un posto divertente dove lavorare, aumentando la motivazione e l’affiatamento in ufficio.

Per quanto la chat possa risultare un elemento straordinariamente efficace per un gruppo di progetto, è però essenziale comprendere che non sostituisce l’e-mail. Pensare di usare la chat del Team per tutto può risultare un grave errore ed è quindi utile e necessario sapere bene quando utilizzare l’una e quando utilizzare l’altra.

Vediamo quali sono i vantaggi che si possono ottenere iniziando a comunicare attraverso una chat in un gruppo di progetto:

  • Ridurre drasticamente il volume della posta elettronica, anche fino alla metà. Inviando messaggi direttamente attraverso la chat, si risparmierà tempo ed il team sarà molto più produttivo. Le conversazioni in chat sono molto più focalizzate sull’attività in questione e si raggiungeranno direttamente le persone coinvolte.
  • Organizzare le informazioni con l’attività corrispondente (chat dedicate), in modo che la comunicazione sia efficace e diretta in quanto copre una specifica attività.
  • Mantenersi attivi, aprire la comunicazione con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto in quanto è facile da usare, comodo e accessibile a tutti.
  • Gli incontri sono mirati e più efficaci. Tutto ciò che si può chiarire attraverso la chat significherà ore di lavoro efficace invece di riunioni inutili.
  • Promuovere il monitoraggio e il controllo della pianificazione. Se il team entra e segue le conversazioni sulle attività, avrà il progetto a portata di mano. Sarà più facile e più comodo vedere di cosa si parla e seguire il processo e la pianificazione. Si eviteranno così domande inutili, dubbi e perdite di tempo.

chat di progetto

La comunicazione ottimale con uno strumento di chat

Capita a volte che alcuni membri del Team facciano confusione sulle modalità di uso della chat. E’ quindi utile stabilire quali sono le caratteristiche fondamentali per una comunicazione ottimale con questo strumento:

  • Chat individuale: permette di connettersi rapidamente con qualsiasi membro del team e comunicare privatamente.
  • Chat di squadra: utile per non scrivere un’e-mail e mettere tutti gli interessati in CC. In questo modo si posta un aggiornamento sul progetto in uno spazio di squadra e si può essere sicuri che tutte le persone giuste possono accedere alla comunicazione e venire informate immediatamente.
  • Chat di progetto e contenuto: ogni progetto che si gestisce dovrebbe avere una chat dedicata in modo che le conversazioni possano essere organizzate insieme al contenuto del progetto. Per i progetti più grandi, deve esistere un modo per collegare i thread di chat a risorse specifiche come attività, file, diagrammi o testo.
  • Chat video / audio di squadra: quando è necessario che le discussioni nel dettaglio avvengano rapidamente, la videoconferenza incorporata è un requisito essenziale.
  • Indicatori visivi: segnali visivi semplici come indicatori di “percentuale completa” su attività, icone fuori ufficio o reazioni emoji ai commenti aiutano a far sì che il team sia consapevole del progresso, delle persone assenti e degli aggiornamenti che vengono notati.
  • Triage: come prima cosa al mattino, o al ritorno da una vacanza, bisogna prima affrontare le cose importanti. Una vista chiara di tutte le notifiche non lette e dei progetti da cui provengono aiuterà la persona a decidere ciò che richiede la sua attenzione nell’immediato e cosa invece può aspettare.

In generale, se il team o l’organizzazione hanno bisogno di un’app di chat dedicata o di uno strumento di progetto che includa anche l’opzione di chat, sul mercato esistono una miriade di possibilità.

Gli strumenti più semplici consentono di organizzare chat in conversazioni e parlare in tempo reale, mentre quelli più avanzati consentono di automatizzare le conversazioni con i bot e di effettuare videochiamate quando necessario.

Ad ogni organizzazione la scelta.

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Gestire Team Distribuiti – La Soluzione é il Progetto

I team distribuiti e dinamici sono ormai una realtà costante nel mondo del lavoro.  La loro crescita va però di pari passi con l’aumento della difficoltà di analisi dei progetti.

Questa prassi, ormai cosi diffusa, è infatti di non facile gestione. Gestire team distribuiti in termini di avanzamento di progetto, comunicazione e tempi di lavoro è complicato, per ogni project manager.

Molti progetti – tanti team

Le grandi aziende, ma anche quelle piccole, con un gran numero di progetti possono veder crescere di numero anche i propri team, e quando dico team intendo persone che stanno lavorando sul progetto. Anche se la tua azienda è composta da appena sette colleghi come la nostra, e tu hai un solo team che lavora su svariati progetti, puoi trovarti davanti allo stesso problema: un meeting per un progetto, un meeting per un altro, infinite e-mail relative ad un progetto, molte riferite ad un altro, che disastro!
Per questo motivo non possiamo sottovalutare questa tendenza e proveremo a gestirla al meglio.

Il problema della comunicazione

Lavorare attivamente su un progetto spesso implica l’invio di tonnellate di e-mail per tenere tutti aggiornati su cosa sta accadendo, gestire team distribuiti comporta condividere documenti e informazioni sull’avanzamento e l’impegno, programmare meeting con i clienti e i colleghi, condividere la lista dei to-do per il completamento del progetto.

Questo continuo flusso di informazioni assume che tu abbia sempre presente da chi è composto un certo team distribuito. Quanto tempo impieghi nel controllare la lista dei destinatari di una mail per avere la certezza che tutti siano stati aggiunti? Cosa succede se  dimentichi qualcuno?

Team distribuiti – Qualcuno mi aiuti!

È chiaro adesso che abbiamo bisogno di qualcosa che ci aiuti a gestire team distribuiti.  Ma cosa succede se ti dico che la soluzione è a un passo? Tutti i tuoi team sono implicitamente definiti dal tuo progetto. Nessuno conosce meglio, chi è coinvolto, del tuo software di project management.

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Nodo per nodo, progetto per progetto, potranno essere assegnate persone diverse e potranno essere condivise informazioni diverse. Semplicemente guardando al team dal punto di vista del progetto, vedrai il gruppo di lavoro che cambia.

Questa semplice ma efficace idea, ti consente di iniziare dal punto di vista del progetto: quando hai un’informazione da condividere devi solo pensare a quale progetto si riferiscono, il tuo team è già lì! Basta aprire il tuo software di project management, navigare fino al progetto che ti interessa e vedrai che il tuo team è salvato lì!

Se vuoi introdurre nella tua azienda un software di project management, puoi provare Twproject che risolve questo problema con un insieme di funzionalità che partono esattamente dal gruppo di lavoro creato sul progetto.

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Come Introdurre un Software di Gestione Progetti e Avere Successo

Una delle sfide più grandi che un project manager si trova ad affrontare in un nuovo team è quella di migliorare la gestione dei progetti  e fare in modo che abbiano questi cambiamenti siano accettati dal gruppo senza resistenza.
Uno degli esempi più frequenti è quando un project manager decide di introdurre un nuovo strumento di project management.
Questa fase di cambiamento, anche se percepita molto stressante, è una grande opportunità per l’azienda per migliorare la propria organizzazione e la propria strategia.
Bene, cosa succede se sei tu quel project manager? Cosa fare se davvero vuoi cambiare le cose nell’organizzazione della tua azienda con un nuovo software di project management?

Individua i tuoi obbiettivi:

 

Una delle cose più importanti da fare prima di introdurre un nuovo software è individuare i tuoi obiettivi. Dovrai rispondere a 2 domande:

  1. Qual è la ragione principale che ti spinge a cercare uno strumento di project management?
  2. Quali sono le caratteristiche principali dello strumento che hai scelto?

Queste semplici domande ti consentono di analizzare quello che manca oggi al tuo team e quali sono gli obbiettivi che vuoi raggiungere nel futuro. Ecco alcuni esempi:
“Ho bisogno che ognuno veda su cosa sta lavorando, che smetta di perdere tempo con le e-mail, segnalando problemi e ritardi. Il software che ho scelto ha delle utilissime dashboard con la lista delle assegnazioni attive ordinate per priorità.”
“Ho iniziato a cercare un software di project management perché non avevamo idea del costo dei nostri progetti. Volevamo tracciare il tempo impiegato e produrre dei report con il costo delle risorse. Abbiamo scelto il software che ci permette di gestire facilmente i costi delle risorse e che, allo stesso tempo, ha uno strumento di time tracking”

Una volta che i tuoi obiettivi saranno chiari, cerca di essere concreto e fissa alcuni piccoli compiti per il futuro prossimo. Avere aspettative realistiche è molto importante, anzi è un punto fondamentale, se prevedi di raggiungere obiettivi non realistici subito riscontrerai nel tuo team un senso di fallimento e questo porterà il software a fallire.

Allo stesso tempo, se non comunichi le tue aspettative, nessuno capirà quanto sarà utile questo cambiamento e abbandoneranno il software.
Nessuno ha detto che sarebbe stato facile…

stereotype metapher leadership or exclusion
stereotype metaphor leadership or exclusion

Comunicare con il team, stiamo cercando di miglioreare..

L’altro punto chiave nell’introduzione di un nuovo software in un’azienda, è far sapere a tutti che questo aiuterà tutti a lavorare meglio, non solo il project manager.
Questo, in alcuni casi, è molto difficile.
Se sei il project manager di un team molto unito, forse per te può non valere, ma adesso io sto parlando a tutti quei pm che hanno un team grande da gestire, magari distribuito su più sedi e con persone che lavorano in maniera diversa. Quindi, come far percepire positivamente questi cambiamenti?
Non è un software per controllare chi lavora e chi no. Sembra brutto da dire, ma molte volte questi tipi di software sono percepiti come uno strumento di controllo. Non lo sono, e va detto chiaramente. Non importa se poi otterrai report sorprendenti su tutte le ore lavorate, oppure se, grazie al software, vedrai chi ha troppo carico. Il motivo del cambiamento non è avere più controllo, almeno non dovrebbe esserlo ;-).
Diventa il pm di te stesso e organizza al meglio il tuo lavoro. Una volta che il project manager ha creato la struttura del task, con dipendenze e tempistiche, tutto il team potrà controllare le priorità, organizzare i to-do e gestire il lavoro in autonomia. Se tu, come pm, riuscirai a fargli capire l’utilità di questo nuovo impegno, allora avrai il team dalla tua parte.
Questi sono solo due esempi da riportare al tuo team per fargli capire quanto utile può essere un software di project management e fargli capire che è uno strumento per tutto il team.

Prendi il meglio del software

Seguendo questa semplice ma efficace strategia per introdurre il nuovo software in azienda, otterrai nel tempo risultati incredibili. Se il tuo team userà il software, inserendo e aggiornando dati senza sforzo, otterrai qualcosa come:
Inserendo stime e worklog -> carico di lavoro del team e tracking dei costi
Quando il software sarà adottato, inizierai a inserire grafici di progetto e assegnare le tue risorse con stime e costi orari. Grazie a questo e all’inserimento dei worklog da parte del team, potrai vedere le risorse con sovraccarico di lavoro, controllare l’avanzamento dei task e verificare i costi, tutte le informazioni aggiornate in tempo reale.
Gestendo team e agenda -> condivisione di meeting e documenti
Utilizzando un’agenda condivisa, potrai condividere appuntamenti e creare facilmente meeting in base al gruppo di lavoro del task, controllare la disponibilità delle risorse e allo stesso modo condividere documenti.
Leggi qui per sapere di più sulla gestione dell’agenda del team.

Usando la check list del task -> autogestione e responsabilità

Quando il software di pm è adottato, ti darà inoltre la possibilità di monitorare le liste di to-do legate al progetto. I to-do sono un sistema facile per tutti gli utenti per organizzare e dare le priorità al proprio lavoro, finalmente smetteranno di usare foglietti sul tavolo e nessuna idea o comunicazione andrà persa.
Se credi che il tuo team abbia bisogno di un modo più strutturato per lavorare, è probabilmente arrivato il momento di introdurre un software di project management. Sì, sarà un cambiamento importante ma otterrai dei risultati incredibili se seguirai la nostra strategia. Il nostro software, Twproject, può davvero portarti ai risultati scritti sopra, tutto questo in un solo software.

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La migliore Tecnica di Stima Progetto

Stimare i progetti è una attività complessa che ogni project manager deve affrontare. Non importa se si tratta di stimare un progetto per valutare il carico degli operatori o semplicemente per sottoporre un’offerta ad un cliente, il problema rimane lo stesso. Come si possono prevedere le eccezioni? Che impatto hanno queste eccezioni sulla stima finale? Posso fare una stima di progetto tenendo conto di queste eccezioni, dei possibili colli di bottiglia che sia il più possibile vicina alla realtà? La risposta è si, purché ci si affidi al proprio gruppo di lavoro.

Identificare il problema

Stimare è difficile, in modo particolare quando si devono affrontare progetti complessi e magari di lunga durata. In questi casi specifici la stima potrebbe essere quasi un numero casuale, dato a sentimento. Una stima inaccurata tuttavia può generare diversi problemi, per il team e per l’azienda in generale:

  • Sottostimare i progetti: questo è ciò che avviene più frequentemente, in particolare quando i project manager hanno un rapporto diretto con i clienti, se siete interessati a capire come mai la sottostima sia cosi frequente vi invito a leggere questo post.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’] Roberto lavora per una piccola azienda per cui è project manager ma anche direttore commerciale. Roberto sa che il suo team sta facendo del suo meglio, ma sa anche che non può perdere nessuna opportunità di lavora in questo momento delicato. Per questa ragione tende a sottostimare ogni progetto convincendo il team che ogni nuovo progetto è di fatto una opportunità dell’azienda per crescere. Facendo cosi le sue risorse sono sovraccaricate di lavoro, la qualità del prodotto diminuisce e Roberto perde completamente il controllo dei progetti e delle reali date di consegna e dei costi.Roberto sa che la sua azienda soffrirà per un alto turn over di risorse.

[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

  • Sovrastimare i progetti: I project manager maggiormente connessi al team tendono invece a fare l’opposto.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]John è un project manager ma anche un capo progettista in una azienda di produzione software. Ogni volta che gli viene assegnato un nuovo progetto lui cerca di analizzarlo con il suo team, ma, essendo vicino alle problematiche affrontate ogni giorno tende a sovrastimare ogni possibile eccezione sovrastimando il progetto finale. Le risorse del suo team sembrano sempre caricate al massimo quando invece non lo sono, alla fine dell’anno non ci sono stati ritardi ma John sa che avrebbero potuto chiudere più progetti di quelli realizzati realmente.

Se anche tu sei un project manager che fatica trovare la corretta stima di progetto, probabilmente ti riconoscerai in una delle situazioni sopra descritte. Sicuramente stimare correttamente una attività è la chiave per avere una schedulazione corretta ed un corretto carico degli operatori, come facciamo quindi a raffinare le nostre tecniche di stima di progetto?

 

Trova la soluzione:

Ogni project manager conosce molto bene le tecniche di gestione progetto, sa quanto effort è necessario per gestire un conflitto nel team, conosce le tecniche motivazionali, ma quando si tratta di una specifica attività per la realizzazione del prodotto finito? Il project manager Sa identificare perfettamente ogni fase del progetto, ma chi meglio del team sa quanto tempo occorre per realizzare una specifica e puntuale attività? La chiave per stimare un progetto risiede nella conoscenza del proprio team.

Nicole è un project manager alla ACME spa. Lei lavora con un team molto diversificato e agile. Ogni volta che viene assegnata su un nuovo progetto organizza un team con il gruppo di lavoro per definire il Gantt di progetto. Nicole setta le milestone se il suo progetto le prevede e cerca di stabile una data di consegna. Identifica le risorse migliori per quel lavoro e le assegna sulle specifiche fasi. A questo punto chiede loro di stimare in dettaglio le loro singole sotto- fasi. Nessuno meglio di Giulia sa quanto occorre per creare un perfetto layout per una newsletter. Nicole chiede a tutto il suo team di diventare ognuno il project manager della sua singola fase.

La conoscenza del team è molto specifica e tecnica, il team conosce le eccezioni, conosce i colli di bottiglia, ognuno della sua singola fase. Per avere una stima accurata è necessario analizzare a fondo un progetto con il team, delegando la stima a chi lavora davvero sulle attività. UN buon metodo, se si hanno progetti che si ripetono nel tempo è quale di salvare la stesura e la stima di tutte le attività svolte, anche quelle aggiunte in corso d’opera, in modo da farle diventare una vera knowledge base per i progetti futuri.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

Conclusione

Utilizzando questa strategia sarà possibile avere un’idea piu chiara dell’effort richiesto da n progetto:

  • Identifica le fasi di progetto e le date di rilascio
  • Identifica le milestones e discutine col tuo team
  • Scegliete le migliori risorse per le singole fasi e delegate il lavoro.
  • Lasciate che ogni fase venga gestita dal team assegnato, che venga scomposto in ulteriori sotto fasi e stimato in dettaglio
  • Usate la conoscenza del team su ogni specifica fase per stimare l’intero progetto dal basso verso l’alto.

Usare questa strategia insieme ad un software per il project management che vi aiuti a creare i Gantt di progetto, assegnare le risorse e delegare, controllare il carico  e stimare può davvero aiutarvi in questo arduo compito.

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