Categoria: Gestione costi

Come ridurre i costi di un progetto e la gestione del budget rappresentano un processo continuo per il quale un project manager è sempre alla ricerca di modi innovativi.

Un’allocazione impropria delle risorse può infatti influire negativamente sulla redditività del progetto, far causare il superamento del budget rispetto alla baseline di progetto e, in certi casi, portare all’insuccesso del progetto.

A volte, l’ambito del progetto può cambiare improvvisamente, il che può sconvolgere il piano del progetto e potrebbe essere necessario aggiungere più risorse che inizialmente non erano state prese in considerazione.

Il project manager deve garantire che il budget sia rivisto regolarmente e, soprattutto, in caso di tale situazione.

Inoltre, i costi del progetto possono essere controllati esaminando i suoi progressi durante ogni tappa e assicurandosi che non vi siano discrepanze.

Ma oltre a questo, ecco alcuni suggerimenti per ridurre i costi di un progetto.

Allocare risorse competenti durante la fase di avvio del progetto

Identificare e assegnare le giuste risorse durante la fase di avvio aiuta a consegnare il progetto rispettando i tempi ed il budget.

Inoltre, aiuta a evitare di allocare risorse insufficienti o troppo qualificate – e quindi costose – per determinate attività di progetto.

Dall’altro lato, l’assegnazione di risorse sotto qualificate causerà ritardi nelle consegne e comprometterà la qualità dei risultati.

Il project manager deve quindi assicurarsi che le risorse chiave siano acquisite ed allocate in maniera consona prima dell’inizio del progetto.

Cercare risorse più economiche

Le risorse utilizzate da un progetto possono spesso essere costose e possono ridurre i margini di profitto.

Esistono molti casi di aziende che aumentano il costo delle risorse che offrono quando sono in concorrenza e di molti progetti che sprecano risorse, il che significa che si stanno pagando costi più elevati di quanto dovrebbero essere.

Tuttavia, ci sono molti modi per ridurre la quantità e il costo delle risorse utilizzate, come confrontare il prezzo di più fornitori e implementare processi snelli.

O ancora: è possibile trovare hardware già esistenti da utilizzare, invece di acquistare nuovi macchinari?

Ridurre la durata del progetto

Un altro modo in cui è possibile ridurre la spesa di un progetto è accorciare la sua durata.

Più un progetto è lungo, più risorse si dovranno utilizzare, inclusi materiali, costi amministrativi, energia e dipendenti, che dovranno essere tutti pagati.

In effetti, la lunghezza dei progetti è uno dei motivi principali per cui le aziende non riescono a rispettare il budget originale.

Per abbreviare il percorso critico, si potrebbe pensare di svolgere più attività contemporaneamente, trasformando le dipendenze complete in dipendenze parziali che possono funzionare in parallelo.

Ridurre l’ambito di progetto

Se il costo del progetto preoccupa, una soluzione potrebbe anche essere quella di considerare di ridurre l’ambito del progetto.

Sebbene l’ambito si determini durante le fasi iniziali di pianificazione, se questo è troppo ampio, ciò può rivelarsi costoso e richiedere molto tempo.

È possibile ridurre l’ambito riducendo il numero di attività che verranno soddisfatte contemporaneamente, limitando il progetto solo ai processi e ai requisiti più importanti.

Si noti però che la riduzione dell’ambito di progetto potrebbe richiedere l’autorizzazione di importanti parti interessate.

Riesaminare le stime sul carico di lavoro

Le risorse hanno davvero bisogno di 8 ore al giorno per svolgere un’attività o alcune di loro possono lavorare meno ore al giorno su quel task determinato?

Non devono essere solo le stime di durata ad essere valutate per abbreviare il programma, ma anche le stime sul carico di lavoro.

In caso questa potesse essere una soluzione, ciò potrebbe richiedere una rinegoziazione con alcuni membri del team.

Gestire il budget correttamente

Oltre ai suggerimenti precedenti, è anche importante implementare un budget sostenibile nel piano di progetto e che il project manager sia in grado di monitorarne i progressi e adattarlo alle esigenze quando necessario.

In realtà, la maggior parte dei budget è relativamente rigida a causa dell’approvazione del budget già durante la fase di pianificazione che, spesso, include un finanziamento da parte degli sponsor del progetto.

Per questo è fondamentale che il project manager sia in grado di lavorare all’interno di questi limiti durante tutto il processo.

Per fare ciò, è necessario mappare le spese prima di iniziare e utilizzare gli strumenti di monitoraggio del budget per rispettarlo durante il ciclo di vita del progetto.

Usare tecniche di gestione agile

La gestione agile può essere il modo perfetto per evitare lo spreco di risorse, il che potrebbe portare a ridurre i costi di un progetto.

La gestione agile utilizza infatti brevi cicli di sviluppo per far avanzare e migliorare continuamente un progetto.

Questa tecnica di gestione può aiutare a migliorare l’efficienza di un progetto che, di conseguenza, può portare a risparmiare denaro.

Cercare miglioramenti dei processi

Un’ulteriore soluzione potrebbe essere quella di verificare se esistono modi in cui è possibile raggiungere gli obiettivi in un modo diverso.

Ad esempio, è possibile svolgere un lavoro da remoto anziché richiedere visite in ufficio?

È possibile raccogliere i requisiti in un giorno, attraverso una sessione di progettazione congiunta, anziché in tre settimane utilizzando metodi tradizionali?

È possibile esternalizzare parte del lavoro a un costo inferiore rispetto a farlo internamente?

Queste e altre domande possono portare ad una modifica dei processi con conseguente risparmio di denaro.

Utilizzare un software di gestione dei progetti

Sebbene un software di gestione dei progetti abbia spesso un costo iniziale elevato, il suo utilizzo può aiutare a ridurre i costi di un progetto.

Questo perché un software apposito può aiutare a ridurre i costi dei processi manuali ed il tempo extra da investire, oltre a consentire ai dipendenti di essere più produttivi attraverso processi automatizzati, l’ottimizzazione delle risorse, la capacità di rispettare le scadenze e la riduzione degli errori amministrativi.

A questo proposito il consiglio è quello di provare gratuitamente un software per la gestione dei progetti come Twproject.

Per concludere, l’obiettivo principale della gestione dei costi di un progetto è eliminare i costi non necessari senza compromettere la qualità dei risultati finali.

Si tratta comunque di un processo continuo all’interno della gestione del progetto e richiede un monitoraggio costante per cercare di mantenere il budget del progetto.

Inoltre, identificare le discrepanze aiuta a intraprendere azioni tempestive ed evitare il superamento del budget

Molte volte i project manager riservano dal 10 al 20 percento del budget per circostanze impreviste e creano il piano di progetto con il budget rimanente in modo che non ci siano intoppi dell’ultimo minuto.

Guarda come Twproject può aiutarti a non commettere più questi errori:

L’errore umano viene fortemente ridotto quando si utilizza un software come Twproject, che ti permette di tenere conto di ogni voce di spesa, ti avverte in caso di sformanti o imprevisti e ti offre sempre un aggiornato prospetto di confronto tra stimato ed effettivo.

Come incidono costi diretti e indiretti nei progetti? Questa è la bella domanda che ci ha rivolto un nostro amico lettore e alla quale vogliamo rispondere con questo articolo.

La classificazione dei costi è un concetto importante nella definizione del budget, nella contabilità e nella gestione dei progetti (a tal proposito potrebbe tornarti utile questo articolo sui Tool per gestire i progetti).

La classificazione dei costi e la categorizzazione delle spese aiutano il team di progetto a capire che tipo di costi saranno affrontati durante il ciclo di vita di un progetto.

Durante la creazione del budget di base, dovrebbero venire elencati i costi, diretti ed indiretti.

Fondamentalmente, i costi diretti e i costi indiretti sono due concetti diversi utilizzati per la pianificazione del budget e le operazioni contabili. Tuttavia, non è sempre facile fare un elenco certo perché i costi diretti e indiretti si basano sulla natura del prodotto e dell’attività.

In genere, i costi diretti sono attribuibili a un prodotto, bene o servizio. In altre parole, i costi diretti sono direttamente correlati al prodotto.

Dall’altro lato, i costi indiretti sono quelli necessari per produrre il prodotto e non sono quindi direttamente correlati al prodotto.

Comprendere i costi diretti e indiretti è importante per monitorare correttamente le spese aziendali.

Cosa sono i costi diretti? Definizione ed esempi

I costi diretti sono spese che un’organizzazione può facilmente collegare a uno specifico oggetto di costo, che può essere un prodotto, un reparto o un progetto specifico.

Questo può includere software, attrezzature e materie prime, ma può anche includere la manodopera, supponendo che la manodopera sia specifica del prodotto, reparto o progetto.

Ad esempio, se un dipendente viene assunto per lavorare a un progetto specifico, esclusivamente o per un numero di ore assegnato, il suo lavoro su quel progetto è un costo diretto.

Se un’organizzazione sviluppa software e necessita di risorse specifiche, come applicazioni di sviluppo, questi sono anche costi diretti.

La manodopera e i materiali diretti costituiscono quindi la maggior parte dei costi diretti.

Ad esempio, per creare il suo prodotto, un produttore di elettrodomestici richiede acciaio, componenti elettronici e altre materie prime.

Di solito, la maggior parte dei costi diretti è variabile. L’hardware dello smartphone, ad esempio, è un costo diretto e variabile perché la sua produzione dipende dal numero di unità ordinate.

Un’eccezione notevole sono i costi diretti del lavoro, che di solito rimangono costanti durante tutto l’anno. In genere, infatti, il salario di un dipendente non aumenta o diminuisce in relazione diretta al numero di output prodotti.

Cosa sono i costi indiretti? Definizione ed esempi

I costi indiretti vanno oltre le spese sostenute per la creazione di un prodotto per includere i costi relativi al mantenimento e alla gestione di un’azienda.

Questi costi generali sono quelli rimanenti dopo aver calcolato i costi diretti.

I materiali e le forniture necessari per le operazioni quotidiane di un’azienda sono esempi di costi indiretti.

Sebbene questi elementi contribuiscano all’azienda nel suo insieme, non sono assegnati alla creazione di alcun servizio.

I costi indiretti includono forniture, utenze, noleggio di apparecchiature per ufficio, computer e telefoni cellulari aziendali.

Proprio come i costi diretti, i costi indiretti possono essere sia fissi che variabili. I costi indiretti fissi includono cose come l’affitto, mentre i costi indiretti variabili includono le fluttuazioni dei costi di elettricità e gas.

Differenze tra costi diretti e indiretti

Un semplice trucco per classificare i pagamenti come costi diretti o indiretti è che i costi diretti comprendono i costi coinvolti nella creazione, sviluppo e rilascio di un prodotto.

I costi diretti includono:

• Forniture di produzione
• Attrezzature
• Materiali grezzi
• Costo del lavoro
• Altri costi di produzione

Al contrario, i costi indiretti comprendono i costi non direttamente correlati allo sviluppo del prodotto o servizio di un’organizzazione.

I costi indiretti includono:

• Utilità
• Forniture per ufficio
• Tecnologia per ufficio
• Campagne di marketing
• Programmi di benefici e vantaggi per i dipendenti
• Costi assicurativi

In qualità di project manager, conoscere la differenza tra entrambi i tipi di costi è importante, perché ciò aiuta ad avere una maggiore comprensione del prodotto o servizio che si sta producendo e perché si può avere una migliore conoscenza della contabilità e pianificare meglio il futuro dell’attività.

Ci sono alcuni costi che si trovano nella zona grigia che però devono essere conteggiati come costi diretti o indiretti.

Le spese di spedizione o del lavoro di un commercialista a volte sono difficili da inserire in una categoria specifica, dato che possono riguardare differenti attività.

Ciò che le aziende fanno è vedere qual è il loro utilizzo e pertinenza e collocare questi costi nelle rispettive categorie.

Differenze chiave tra costi diretti e indiretti

Ecco le differenze chiave tra costi diretti e costi indiretti:

• Il modo migliore per determinare se un costo è un costo diretto è confrontare le variazioni del costo con le modifiche dell’oggetto di costo associato. I costi indiretti sono costi utilizzati da più attività e che quindi non possono essere attribuiti a oggetti di costo specifici.
• Il concetto di costo diretto è estremamente utile per le decisioni a breve termine, ma può portare a risultati negativi se utilizzato per il processo decisionale a lungo termine, poiché non include tutti i costi che possono essere applicati alle decisioni a lungo termine. Il concetto di costo indiretto è invece utile per il processo decisionale a breve e lungo termine. I costi indiretti sono quelli necessari per mantenere in moto un’attività o un’organizzazione.
• I costi diretti variano in modo significativo all’interno di un determinato volume di prodotto, pertanto sono considerati un costo variabile. I costi indiretti non variano in modo significativo all’interno di determinati volumi di prodotto o altri indicatori di attività e pertanto sono considerati un costo fisso.
• Il concetto di leva operativa misura la composizione di un’organizzazione dal costo fisso e dal costo variabile rispetto al costo totale. Se una parte importante dei costi dell’azienda è un costo fisso (costo indiretto), allora questa ha un’elevata leva operativa e può guadagnare un grande profitto su ogni vendita incrementale, ma deve raggiungere un volume di vendite sufficiente per superare il breakeven. D’altra parte, se una parte importante dei costi dell’organizzazione sono dati da costi variabili (costo diretto), allora questa ha una leva operativa bassa e l’azienda guadagna un profitto minore su ogni vendita incrementale, ma non deve generare molto volume di vendite per coprire il suo costo fisso inferiore.
• I costi diretti sono facilmente tracciabili secondo l’oggetto di costo, mentre i costi indiretti non possono essere identificati facilmente.

Perché è importante definire i costi diretti e indiretti

Può sembrare un lavoro inutile dal punto di vista contabile, ma classificare correttamente i costi diretti e indiretti apporterà vantaggi ad un’organizzazione e ad un progetto in diversi modi.

1. Prezzi più accurati: Il monitoraggio dei costi diretti e indiretti è essenziale per determinare il costo del prodotto finale. Se non si sa quanto costa produrre il prodotto, come è possibile sapere quanto addebitare ai clienti? Quando si impostano i prezzi per i prodotti, è importante non dimenticare di tenere conto anche dei costi indiretti per assicurarsi che il margine di profitto sia sufficiente.

2. Potenziali vantaggi fiscali: Molte spese di lavoro sono deducibili dalle tasse, ma questi costi dovranno essere contabilizzati accuratamente per ottenere eventuali detrazioni o possibili finanziamenti. In caso di contributi pubblici o altre forme di finanziamento esterno, per esempio, l’identificazione dei costi diretti e indiretti diventa doppiamente importante. Le regole delle sovvenzioni sono spesso molto rigide su ciò che costituisce un costo diretto o indiretto e a ciascuna classificazione verrà assegnato un importo specifico di finanziamento. In alcuni casi, questo finanziamento può sostenere ampiamente i costi diretti di un progetto ed è per questo che è molto importante classificarli esattamente.

3. Budgeting più accurato: È impossibile creare un budget accurato senza tenere adeguatamente conto dei costi diretti e indiretti. Se si sta preparando un budget per l’anno successivo, è importante sapere quanto si sta attualmente pagando per materiali e forniture, nonché quanto sono i costi diretti di manodopera. Inoltre, si dovranno anche preventivare altre eventuali spese operative come affitto, assicurazione, tasse e forniture per ufficio.

4. Rendicontazione finanziaria accurata: Soprattutto nel caso di piccole imprese, se le spese dirette e indirette non sono adeguatamente contabilizzate, i costi potrebbero essere sottostimati, il che porterà a sovrastimare erroneamente il proprio reddito netto credendo di avere più entrate di quante se ne abbia effettivamente.

Essere consapevoli dei costi diretti e indiretti consente al project manager di ottenere una visione migliore della salute finanziaria del suo progetto e, perché no, dell’organizzazione in generale.

È possibile identificare rapidamente le aree che comportano una perdita di denaro e quelle in cui è necessario ridurre i costi.

In altre parole, il processo di classificazione dei costi è molto importante nella gestione dei costi di progetto, in quanto consente di sviluppare un efficace sistema di controllo dei costi e una corretta pianificazione dei profitti.

Twproject ti consente di classificare diversamente i tuoi costi, se diretti o indiretti, e dunque potrai avere una visione molto più realistica della gestione dei flussi ed evitare dunque gli sforamenti e pianificare al meglio le tue risorse finanziarie.

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Pianificare il budget del progetto è un aspetto fondamentale, si tratta della linfa vitale del progetto.

Il concetto è semplice: se non si hanno fondi, non si può completare un progetto con successo.

Ecco perché quando si alloca un budget per il progetto, è necessario dedicare tutto il tempo atto a svolgere un lavoro completo e definire un budget il più preciso possibile.

Ciò consentirà di garantire il successo del progetto, del project manager e del team.

Vediamo quindi quali sono i 7 suggerimenti chiave per redigere il miglior budget possibile per ogni fase di sviluppo del progetto.

Cos’è un budget di progetto?

Un budget di progetto è il totale dei costi previsti necessari per completare un progetto in un periodo di tempo definito.

Viene utilizzato per stimare quali saranno i costi del progetto in ogni singola fase.

Il budget del progetto includerà differenti fattori come il costo del lavoro, i costi di approvvigionamento dei materiali, i costi operativi, ecc.

Attenzione però, il budget di progetto non è un valore ed un documento statico.

Questo valore viene infatti rivisto e ripristinato durante il ciclo di vita del progetto e adeguandosi e modificandosi man mano che il progetto evolve in funzione delle varie spese e necessità.

Il budget è il motore che guida i finanziamenti di un progetto e comunica alle parti interessate quanto denaro è necessario, quando è necessario e perché è necessario.

Ma non è solo un mezzo per ottenere le cose che il progetto richiede; l’altra cosa che rende un budget di progetto fondamentale è il fatto che si tratti di uno strumento per controllare i costi del progetto.

Il budget è un piano che funge da base per misurare le prestazioni mentre si raccolgono i costi effettivi,  mentre il progetto procede.

Come creare un budget di progetto?

Come accennato in precedenza, ci sono molti fattori diversi necessari per creare un budget come, ad esempio, costi fissi e variabili, manodopera, costi diretti e indiretti, materiali e licenze, ecc.

Esistono, inoltre differenti modalità per creare un budget di progetto.

Per soddisfare tutte queste diverse esigenze e requisiti di progetto, il budget deve essere creato con la massima dedizione e attenzione.

Ecco, quindi  7 suggerimenti chiave per redigere un budget di progetto di successo.

1. Usare la cronologia ed i dati di progetti precedenti

Il nuovo progetto a cui ci si approccia non è nè il primo né l’ultimo che sta cercando di raggiungere una pietra miliare o un obiettivo specifico nel mercato.

Questo è il motivo per cui, prima di iniziare qualsiasi lavoro sul nuovo progetto, è molto utile dare un’occhiata a tutti i progetti di successo similari del passato e ai loro relativi budget.

I dati storici possono anche aiutare ad individuare gli errori che, forse, in passato hanno portato a spendere più soldi del necessario e, quindi, ad evitarli.

I progetti storici di successo, diventano a tal fine un parametro di partenza per avere un’idea generale sul possibile ammontare del budget per il nuovo progetto.

2. Rivolgersi ad alcuni esperti

Non importa quale sia il problema o il settore, ovunque ci saranno delle persone esperte di riferimento che hanno anni e anni di esperienza alle spalle.

Queste persone spesso conoscono il mercato come le loro tasche, sanno dove si trovano le opportunità e quali sono i rischi potenziali.

Quindi, per creare un budget di successo, a volte è necessario contattare questi “guru” per ricevere informazioni preziose.

Oppure consultare il nostro blog, ricco di informazioni ed articoli dedicati.

3. Confermare la precisione dei dati

Dopo aver creato il tanto atteso documento di bilancio, è necessario assicurarsi che tutti i dati statistici inclusi in esso siano corretti.

Durante la fase di sviluppo, infatti, non è possibile permettersi errori grossolani come un numero riportato male o una valutazione scorretta perché potrebbero portare a una fatalità – anche molto grave – a lungo termine.

4. Mantenere il budget dinamico

Di tanto in tanto, le esigenze e le risorse dell’azienda cambieranno e, di conseguenza, anche il budget.

Il project management è una disciplina dinamica e, di conseguenza, dinamico deve essere anche il budget dedicato ad ogni singolo progetto.

Quindi, quando arriva il momento delle modifiche al progetto, è importante assicurarsi di riportare queste modifiche anche al budget.

Un consiglio in più è quello di prevedere un cuscinetto, un “buffer”, che contenga una determinata quantità (discussa e accordata inizialmente) per far fronte ad eventuali modifiche che richiedano un aumento del budget.

5. Aggiornare il budget in tempo reale

A proposito di modifiche al budget, il project manager deve assicurarsi che il budget sia sempre aggiornato in tempo reale.

Un errore assolutamente da evitare è infatti quello di rimandare l’aggiornamento dei costi e delle spese – magari perché è pausa pranzo – rischiando poi di dimenticarsene.

Ciò eviterà di commettere errori, anche molto gravi, sulla base di informazioni errate.

6. Usare un software di project management

Il project manager ha un compito: tenere sotto controllo tutte le attività di un progetto.

E cosa può aiutare in questo più che utilizzare un buon software di project management?

Grazie a questo, il project manager non solo sarà in grado di mantenere la visione generale di tutto il progetto, ma anche di avere sotto gli occhi, in ogni momento, il budget.

Con il software di project Management di TWproject  non elimini il rischio del superamento dei costi, ma ti può aiutare a gestirli.

 

Dunque un compito delicato quello di redigere un budget di progetto: e soprattutto un aspetto che accompagna l’evoluzione stessa del progetto lungo tutte le sue fasi.

Il project Manager ha necessità di essere sempre vigile, non deve mai abbassare la guardia! Il nostro software è sviluppato per questo: essere un utile e valido strumento di successo del progetto.

Stimare l’effort ed i costi di un progetto è, per alcuni project manager, uno degli aspetti più difficili della gestione del progetto stesso.

Per preparare un piano di progetto accurato e completo, sarà necessario, infatti, stimare molte cose. Quanto tempo ci vorrà per fare il lavoro, quanto costa il lavoro, quanti soldi il progetto permetterà di risparmiare o di guadagnare, l’entità del rischio e una moltitudine di altri aspetti.

Con stima si intende determinare approssimativamente la dimensione, l’estensione, il valore, il costo o la natura di qualcosa.

Come diranno molti project manager, la parola chiave in questa definizione è “approssimativamente”.

L’essenza del project management è così, anche con una significativa esperienza precedente, l’incertezza inerente a qualsiasi progetto. Questa semplicemente non consente una precisione assoluta nelle stime.

Approcci di stima per l’effort ed i costi di progetto

Inutile tornare a parlare delle differenze tra effort e durata delle quali abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo Restiamo sul concetto che la stima è essenzialmente un’ipotesi, e vediamo cosa è possibile fare per renderla la migliore ipotesi possibile.

Ecco cinque metodi per ottenere stime il più realistiche possibili:

• Chiedere alla persona responsabile dell’esecuzione del lavoro di preparare il preventivo.
• Chiedere ad un esperto in materia o una persona con esperienza in quella determinata area di fornire la sua opinione.
• Utilizzare i dati storici – magari provenienti da progetti passati simili – e apportare le modifiche appropriate (lezioni apprese).
• Utilizzare come guida prove, studi sul campo o altre esperienze simulate.

Tutti questi approcci sono sicuramente validi e, a seconda dell’occasione, alcuni funzioneranno meglio di altri.

L’approccio migliore dipenderà da fattori quali la disponibilità di dati storici, le capacità di stima degli esecutori delle attività o degli esperti in materia e la quantità di tempo disponibile per preparare una stima.

Le stime dovrebbero riflettere ciò che il project manager ritenga sia il risultato più probabile e quindi non deve aver paura di applicare il suo giudizio sull’input che riceve, purché abbia una ragione per farlo.

Stimare le insidie

Stimare è sicuramente un processo difficile e ci sono molti fattori che possono minare l’accuratezza o la validità delle stime di effort o di costo di un progetto.

Tra le insidie più comuni ci sono le seguenti:

• Ambito di lavoro mal definito: ciò può accadere quando il lavoro non è suddiviso sufficientemente o i singoli elementi di lavoro sono interpretati male.
• Omissioni: in poche parole, ci si è dimenticati qualcosa.
• Ottimismo eccessivo: in questo caso, uno scenario di successo viene utilizzato come base per la stima ed il worst case non viene neanche considerato.
• Padding – imbottitura: questo accade quando lo stimatore include un fattore di sicurezza nella stima, una sorta di cuscino che assicuri che la stima venga soddisfatta o non superata.
• Mancata valutazione del rischio e dell’incertezza.
• Stime frettolose: se le stime sono fatte frettolosamente per rispettare una deadline troppo ravvicinata, quasi probabilmente non saranno realistiche.
• L’esecutore e lo stimatore hanno due diversi livelli di abilità: le persone lavorano a diversi livelli di efficienza e a volte incidendo in modo significativo sui tempi e sui costi di un’attività. Per questo è necessario fare una stima considerando chi andrà realmente a svolgere il lavoro.
• Pressione esterna: a molti project manager vengono assegnati obiettivi specifici – e a volte irrealistici – di effort e costo di progetto. Se un project manager si dovesse trovare in questa situazione, dovrebbe comunicare ciò che ritiene sia ragionevolmente raggiungibile.
• Mancato coinvolgimento degli esecutori delle attività: una stima sviluppata senza coinvolgere chi andrà ad eseguire quell’attività potrebbe essere inaccurata perché basata su concezioni errate. Per questo è importante sempre un confronto diretto fra lo stimatore e l’esecutore.

Il Planning Game: un metodo di stima

Oltre ai tradizionali metodi per stimare effort e costi di un progetto, ne esiste un altro, principalmente utilizzato dai team Agili: il Planning Game.

Il motivo per utilizzare questo metodo è di evitare l’influenza degli altri partecipanti.

Il Planning Game dovrebbe costringere le persone a pensare in modo indipendente e proporre i loro numeri di stima contemporaneamente, senza suggerimenti ed influenze da parte di altri partecipanti.

Vediamo in che modo normalmente si svolge un planning game. Ogni partecipante ha a disposizione una serie di carte che riportano un valore di stima (i valori possono essere quelli, anche approssimativi, della successione di Fibonacci).

Verranno quindi prese in considerazione le singole attività da svolgere. Ogni membro del team esamina tutti i fattori della attività di progetto e seleziona una carta che piazzerà a faccia in giù sul tavolo. Una volta che tutti i partecipanti hanno fatto la loro mossa, si girano le carte.

Non è possibile selezionare due carte per la stessa attività.

A questo punto, i partecipanti esamineranno le valutazioni fatte e si discuterà insieme sulle motivazioni delle scelte.

Ogni partecipante, in questo modo, penserà autonomamente e quanto sforzo il team spenderà per completare completamente l’attività in oggetto.

Fatta la discussione si ripeterà la valutazione fino a che tutti i partecipanti attribuiranno lo stesso valore all’attività. A quel punto, si scriverà tale valore sull’attività in questione e si ripeterà il processo per l’attività di progetto successiva, e così via fino al termine.

Per ogni attività saranno importanti soprattutto i valori più alti e quelli più bassi attribuiti. Non è detto infatti che chi ha dato tali valutazioni sia in torto, è possibile, invece, che questi membri del team possano avere informazioni o conoscenze preziose per una stima più realistica.

In questo modo, al termine del Planning Game, si avrà una stima condivisa di ogni singola attività di progetto. In questo modo nessun membro del team e nessuna parte interessata esterna potrà incolpare nessuno per stime errate.

Il Planning Game è a volte anche chiamato Planning Poker o Scrum Poker, e deriva dal Metodo Delphi, una tecnica decisionale di gruppo, in cui i partecipanti danno la loro stima a un facilitatore incaricato di fornire un riepilogo anonimo delle valutazioni degli esperti insieme alla relativa spiegazione.

Il Planning Game per superare i rischi di stima dell’effort: conclusioni

In conclusione, la tecnica di stima più appropriata dell’effort e dei costi per ogni singolo progetto dipende dall’esperienza del project manager, dalla sua preferenza e dai parametri disponibili in ogni situazione.

Inoltre, ora esistono software di project management che utilizzano le statistiche per aiutare i project manager a calcolare la contingenza per far fronte a rischi, incertezze e incognite in modo relativamente indolore.

Sebbene ci siano alcune lievi differenze, il concetto di base è lo stesso in tutti gli strumenti: fornire una serie di possibili risultati per i singoli elementi di lavoro di ogni progetto. Hai già provato gratuitamente le statistiche di TwProject? Se non lo hai ancora fatto approfitta ora della prova gratuita di 15 giorni.

 

Il termine “sostenibilità” sta guadagnando una popolarità sempre più significativa nello sviluppo del business negli ultimi decenni.

Senza molti di giri di parole, si tratta di un fattore per garantire il successo di un progetto e di un’organizzazione in generale.

L’uso corrente della parola implica qualcosa che continua a lungo.

La sostenibilità finanziaria di un progetto implica quindi la continuazione delle attività del progetto senza riscontrare perdite.

Bisogna capire che garantire la sostenibilità finanziaria di un progetto richiede una pianificazione a lungo termine per facilitare il coinvolgimento degli stakeholder e degli eventuali investitori – anche esterni ad un’organizzazione.

I presupposti di base per la sostenibilità finanziaria

Prima di iniziare a scrivere il piano di sostenibilità finanziaria di un progetto, è importante per un project manager discutere con il team dei vari processi e meccanismi che possono essere utilizzati per garantire la sostenibilità.

E’ importante quindi considerare quanto segue:

• Visione a lungo termine: soprattutto nel caso di progetti complessi e che si espandono a lungo nel tempo, è importante sapere dove si vede l’organizzazione dopo un periodo che può essere anche di diversi anni. Si deve riflettere a fondo su come e cosa si farà a lungo termine. Una volta che si conosce questa visione, è quindi più facile elaborare i fattori necessari per raggiungerla. Con l’uso di dati concreti, è possibile spiegare all’organizzazione e agli investitori, l’obiettivo a lungo termine ed i processi e le risorse necessarie per garantire il successo.
• Integrare la sostenibilità finanziaria in tutti i progetti: è sempre consigliabile integrare la sostenibilità finanziaria in ogni progetto dell’organizzazione fin dall’inizio. Ciò aiuterà a sviluppare buone relazioni con le parti interessate fin dalla prima fase di sviluppo del progetto.
• Comunicazione e sensibilizzazione: è importante sviluppare una forte strategia di comunicazione in modo che i risultati del progetto possano essere condivisi con gli stakeholder. Risultati del progetto ben documentati possono aiutare a ottenere il supporto dalle parti interessate. Una strategia di comunicazione con gli stakeholder ben ponderata può evitare la corsa all’ultimo minuto alla ricerca di investitori.
• Coinvolgere le principali parti interessate: durante l’intero ciclo di vita del progetto è possibile avviare occasioni di dialogo – meeting, e-mail, calls, ecc. – con le parti interessate per continuare a coinvolgere le persone rilevanti nel progetto.
• Diversificare le fonti di finanziamento: in alcuni progetti, è importante per la sostenibilità finanziaria, diversificare la base degli investimenti e sviluppare partenariati a lungo termine con gli investitori per mantenere un continuo supporto.
• Creare un inventario delle risorse: alcuni dispositivi e attrezzature acquistati durante un progetto possono essere utilizzati in futuro per altri progetti, rendendo più facile la sostenibilità finanziaria di questi perché alcuni costi sono così già coperti.

Come è possibile progettare la sostenibilità finanziaria di un progetto?

Ogni organizzazione è unica ed ognuna avrà il suo modo specifico di fare le cose.

Tuttavia, la pianificazione della sostenibilità finanziaria segue dei punti chiave che possiamo riassumere in questi 5 punti.

1. Decidere chi svilupperà il piano finanziario

Se non è il project manager stesso, questo dovrà decidere chi si occuperà di redigere il piano finanziario di progetto. Lo sviluppo di un piano è più facile e più efficace con una leadership condivisa, mantenendo una comunicazione aperta.

2. Effettuare un controllo interno

Scoprire cioè quali risorse e spese l’organizzazione ha già effettuato. Non si può decidere dove si sta andando se non si sa dove si è adesso. Assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette e che tutti coloro che lavorano al piano di sostenibilità finanziaria le comprendano.

3. Determinare di quanto budget si ha bisogno

Questo passaggio si divide in due parti: elencare ciò che si sta facendo attualmente e ciò che l’organizzazione già possiede e che può essere utilizzato ed elencare poi ciò che necessariamente deve essere ottenuto – acquistato – per svolgere il progetto, con il relativo costo. Inoltre, è possibile impostare obiettivi di finanziamento specifici, sia a breve che a lungo termine. Ad esempio, un obiettivo a breve termine potrebbe essere un incremento dei membri del team con due nuovi dipendenti, mentre un obiettivo a lungo termine potrebbe essere l’acquisto di uno spazio per nuovi uffici.

4. Sviluppare un piano per la sostenibilità finanziaria

Questa bozza dovrebbe includere tutte le informazioni raccolte finora, tra cui:

• L’attuale situazione finanziaria, incluso il budget annuale
• Gli obiettivi finanziari a lungo e breve termine
• Le strategie generali che si useranno per raggiungere tali obiettivi
• La cronologia con azioni specifiche
• Un “sommario esecutivo” di una pagina all’inizio del documento che riassume il tuo lavoro

Gli stakeholder potranno poi commentare il piano e dare suggerimenti per il miglioramento. Ottenere feedback a questo punto può essere molto utile per almeno due motivi. In primo luogo, potrebbero essere forniti suggerimenti che renderanno il piano più forte di quanto non sarebbe stato altrimenti. In secondo luogo, dando a coloro che saranno coinvolti nell’attuazione del piano la possibilità di modificarlo, questo diventa anche loro e, in generale, le persone sono più disposte a lavorare su qualcosa che hanno creato.

5. Monitorare e valutare il progresso

Quando i pezzi del piano sono stati confermati e cominciano ad essere implementati, il processo non è ancora terminato. Finché il progetto continua e si mantiene vivo, è necessaria la continua valutazione ed il continuo monitoraggio dei progressi e, se necessario, prendere provvedimenti per implementare le modifiche.

Perché è necessario completare un piano di sostenibilità finanziaria?

Redigere un piano di sostenibilità finanziaria richiede sicuramente del tempo, ma porta con sé una serie di vantaggi. Ciò significa:

• Una maggiore attenzione al vero lavoro: è possibile fare più liberamente ciò che si è deciso di fare, perché il focus potrà essere sulla missione e sul risultato, non sulla sopravvivenza quotidiana.
• Diventare più competitivo nel campo: ad esempio, più denaro consente di assumere personale migliore e più numeroso, il che, ancora una volta, consente di fare di più per raggiungere l’obiettivo.
• Transizioni più facili: un piano può aiutare l’organizzazione a superare con successo un momento in cui i finanziamenti si esauriscono temporaneamente.
• Supporto degli investitori: a volte non si ha scelta, alcuni investitori richiedono espressamente lo sviluppo di un piano per la sostenibilità finanziaria di un progetto come condizione per le loro sovvenzioni.

Quando si deve sviluppare un piano di sostenibilità finanziaria?

La risposta è molto semplice: non è mai troppo presto per iniziare a pianificare la sostenibilità finanziaria di un progetto.

La pianificazione dovrebbe aver luogo non appena inizia il progetto.

Anche se l’organizzazione è nel mercato da un po’ di tempo e ricopre un ottimo ruolo, questa non è scusa per sviluppare un piano di sostenibilità finanziaria per ogni suo singolo progetto.

In sintesi, lo sviluppo di un piano per la sostenibilità finanziaria, come per qualsiasi altro piano, richiede molto lavoro da svolgere nel modo giusto.

Ma creando un piano di sostenibilità finanziaria efficace, i membri di un’organizzazione saranno in grado di fare di più per trasformare gli obiettivi in realtà e portare a termine la missione.