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I migliori software di gestione del carico di lavoro del 2024

Sei alla ricerca del modo migliore per la gestione del carico di lavoro all’interno del tuo team? Siamo qui per guidarti nella scelta.

La gestione del carico di lavoro è un’attività cruciale per ogni responsabile di progetto.

Infatti, forse ancor più della gestione dei progetti in sé, è importante tener conto di come vengono assegnati i compiti, a chi li si assegna e perché.

Tutto questo, se fatto empiricamente, può generare il caos. Gli squilibri sono inevitabili se non si pianifica con attenzione il carico affidato a ogni risorsa.

Abbiamo già visto come calcolare il carico degli operatori e quali sono i benefici nel farlo.

Oggi proveremo a rispondere a questa domanda: a chi mi affido per farlo al meglio?

Ma prima concentriamoci un attimo sulle motivazioni che ci spingono alla gestione oculata di questo aspetto.

INDICE

Gestione del carico: tre fattori cruciali

Il primo aspetto può sembrare ovvio, e invece spesso viene tralasciato quando si programmano le assegnazioni di un progetto.

Si tende in certi casi a trascurare la visione d’insieme e dunque può capitare di distribuire i compiti a risorse già cariche.

Ciò avviene perché il carico viene preso in considerazione solo in un secondo momento, e invece dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.

Quando si compie questo errore, sarà poi inevitabile incorrere in ritardi e slittamenti di fasi e scadenze, portandoci a una pianificazione disordinata.

In secondo luogo, altro obiettivo fondamentale nella gestione del carico di lavoro è la ricerca di equilibrio.

Esistono numerosi studi che sostengono che un carico eccessivo non solo non migliori la produttività, ma al contrario la blocchi.

Dunque, una gestione efficiente del carico oltre a ridurre i costi e aumentare la produttività, accresce la soddisfazione sul lavoro e previene il burnout.

La sfida per il capo progetto è quella di assegnare il giusto carico agli membri del team: questo non deve essere eccessivo ma allo stesso tempo deve essere ben equilibrato tra tutte le persone coinvolte.

Ne deriverà un maggior senso di equità e di conseguenza impegno e coinvolgimento da parte di tutta la squadra.

È bene perciò che l’attività di distribuzione delle assegnazioni e gestione dei carichi sia trasparente.

Questa trasparenza nell’assegnazione dei compiti è possibile solo utilizzando un sistema condiviso.

Una buona piattaforma servirà dunque non solo al project manager per calcolare le assegnazioni e i carichi, ma anche ai destinatari delle assegnazioni, per sapere di non essere in sovraccarico e di poter condividere il lavoro con le altre risorse coinvolte.

Quali caratteristiche deve avere un software di gestione del carico di lavoro

Non è facile assegnare le mansioni agli operatori, tenendo conto delle priorità, delegando i compiti alla persona più adatta e verificando la sua disponibilità.

Fare a mano questa operazione è praticamente impossibile ed estremamente dispendiosa in termini di tempo, a meno che non ci si rivolga a un buon software.

Completezza e capillarità

Uno dei punti cruciali è quello di trovare un software per gestire questo processo in maniera automatica. Il software dovrà essere necessariamente collegato alla gestione dei progetti e dei task, per non dover inserire i dati più volte.

Dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.

La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto. Per questo non esistono software che sono solo addetti a questa funzione.

Ma è importante anche che il nostro software ci permetta di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni.

Distinzione tra attività

Un altro suggerimento che ti diamo è di cercare un software che distingua le diverse tipologie di attività.

A livello pratico, infatti, sappiamo che non tutte le ore di lavoro sono spese allo stesso modo.

Ci sono le attività routinarie, ossia la “normale amministrazione”: le riunioni, lo smistamento della posta, il supporto ai colleghi eccetera. A seconda delle mansioni, questa tipologia di attività avrà un impatto minore o maggiore sul carico quotidiano, ma in ogni caso una percentuale del nostro tempo è spesa mediamente così.

Ci sono poi i progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro pianificato da svolgere entro quelle date.

Infine ci sono le attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di assistenza che prevede un tot di ore di supporto annuali. Queste ore costituiscono le cosiddette attività “spot”.

Queste tre tipologie di attività non si comportano allo stesso modo quando calcoliamo il carico di lavoro.

Infatti, le ore di attività routinaria non si accumulano ai giorni successivi in caso di assenza o in caso di impegno su altri fronti.

Al contrario, le ore di attività di progetto, se non svolte per un qualsivoglia motivo, vengono ridistribuite nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.

E infine, le attività spot non sono normalmente incluse nel carico quotidiano, ma vengono inserite solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un determinato giorno.

Avere uno strumento che distingue tra queste tre tipologie di attività renderà la gestione del carico di lavoro molto più realistica e utile ai fini di una pianificazione coerente.

Ed eccoci giunti al dunque.

Quali sono i software che ci garantiscono le migliori prestazioni in termini di gestione del carico? Scopriamolo insieme.

1. Twproject

Workload su Twproject

Twproject è un software completo per la gestione dei progetti. Offre una gestione del carico di lavoro raffinata e precisa, che ci facilita molto il lavoro grazie alle sue automazioni.

Questo software basa il suo calcolo su due informazioni: la durata del progetto e la stima del lavoro stimato per una risorsa.

Il suo algoritmo ottimizza i tempi e quando due progetti si sovrappongono all’interno delle stesse giornate, Twproject ridistribuisce in maniera intelligente il carico sui giorni successivi, senza modificare così la durata dei progetti.

In caso di superamento del limite, Twproject segnala il sovraccarico, invitando dunque il project manager a rivedere le tempistiche o le assegnazioni (ossia i due dati di base forniti all’inizio).

Il workload interagisce con i to-do inseriti e con il calendario. Le informazioni inserite in questi campi vengono riportate automaticamente sulla pagina del carico di lavoro, permettendoci di risparmiare molto tempo negli inserimenti.

Inoltre, via via che le risorse inseriscono le ore svolte, il carico di Twproject, grazie alla sua dinamicità, ridistribuisce automaticamente le ore rimanenti.

Caratteristiche principali:

  • distinzione tra attività di progetto, routinarie e spot
  • ridistribuzione dinamica del carico
  • possibilità di personalizzare in qualsiasi modo l’orario di lavoro delle risorse
  • integrazione con il calendario, con il Gantt, con le assegnazioni e i to-do
  • notifiche efficaci in caso di sovraccarico
  • agile risoluzione dei conflitti (anche con un solo click)

Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.

Pro: Il carico di lavoro in Twproject è frutto di una lunga esperienza sul campo, che ha portato a sviluppare uno strumento eccellente e che riesce a tenere conto di ogni esigenza. Il suo funzionamento è intuitivo e aiuta a svolgere una pianificazione realistica e accurata.

Contro: A nostro avviso nessun difetto riscontrato.

Grazie alle sue automazioni e alla sua dinamicità, Twproject non lascia spazio all’improvvisazione, prevenendo il sovraccarico e aiutandoti a bilanciare il lavoro del tuo team.

2. Toggl

Toggl

Toogl è un altro strumento di gestione del carico di lavoro con buone funzionalità e alcune automazioni.

Il suo obiettivo è quello di aiutare a bilanciare la capacità di lavoro del team e di adattare di conseguenza il carico dei progetti.

In particolare, questo strumento mostra una certa attenzione all’aspetto visivo, ma può risultare un po’ ostico per chi è alle prime armi.

Ha uno specifico focus sul benessere del personale di lavoro e un sistema di segnalazioni che ha come scopo la prevenzione del burnout.

Una delle sue tipologie di alert, ad esempio, suggerisce quando è il caso di assumere nuovo personale all’interno dell’azienda.

Caratteristiche principali:

  • Panoramica della disponibilità accessibile su tutte le timeline del team
  • Riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse attraverso il drag and drop
  • Importazione di dati dal calendario di Google
  • Segnalazione dei conflitti
  • Visualizzazione personalizzata a seconda del ruolo della risorsa
  • Pianificazione di ore totali possibile solo a livello di task e non di progetto

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: Toggl ha una buona interfaccia e il suo metodo di analisi sul workload è ben programmato. È un software che offre una buona visione d’insieme grazie alla sua dashboard.

Contro: Nonostante una buona interfaccia utente, Toggl non offre un altrettanto buona esperienza di navigazione. È un po’ carente in quanto a strumenti di pianificazione futura.

Uno strumento di livello per chi ha come primo obiettivo l’evitamento del sovraccarico, ma che richiede una certa dose di esperienza nel settore.

3. Hive

Hive

In Hive la funzione di gestione del carico, o “Resourcing” come viene qui chiamata, è disponibile solo per la licenza di tipo Enterprise.

La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti.

Dunque Hive si connota per una alta attenzione alla gestione delle risorse interne ed è adatto a chi utilizza questa specifica procedura.

Le sue funzionalità di resourcing sono utili anche nella gestione dei progetti, e per allocare tempo e budget in modo appropriato.

L’obiettivo finale è proprio che tutti i collaboratori lavorino al massimo delle loro capacità.

Caratteristiche principali:

  • dashboard per il resourcing da cui il manager può prelevare le disponibilità per le assegnazioni
  • inserimento automatico del carico dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato
  • utilizzo di workspaces per la creazione dei team
  • uso dei filtri
  • segnalazione degli sforamenti tramite colorazione differente
  • possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
  • personalizzazione nella visualizzazione della assegnazioni tra i membri del team

Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.

Pro: Hive ha un’interfaccia invitante e allo stesso tempo offre un buon livello di personalizzazioni. Le sue automazioni sono efficaci e il sistema di approvazione e revisione è molto dettagliato.

Contro: Pur essendo uno strumento collaborativo, Hive ha scarse misure di sicurezza per la divulgazione di dati. Inoltre, a livello di assegnazione dei task, questo strumento non prevede la condivisione di documenti.

Buono strumento per chi sceglie, come metodologia di calcolo, di partire dalla disponibilità delle risorse per stabilire le tempistiche di progetto.

4. Zoho

Zoho

Zoho punta a una distribuzione equa del lavoro in modo da rafforzare la collaborazione all’interno del team.

Nello specifico, questo software non è uno strumento unico, ma è una sorta di mosaico composto da vaie applicazioni che si possono integrare o meno.

Dunque, non necessariamente si hanno tutte le funzioni e questo può limitare un po’ il lavoro ed essere talvolta dispersivo.

Caratteristiche principali:

  • Molteplici modi di visualizzazione del carico
  • “Heatmap” per visualizzare il tempo libero di ogni risorsa
  • Grafici di utilizzo delle risorse
  • Possibilità di automazione dei task

Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.

Pro: La principale caratteristica di Zoho è la possibilità di personalizzazione, sia in quanto a strumenti utilizzati, sia in quanto a visualizzazione dei dati. Tutto sommato, è uno strumento facile da usare e con un buon livello di intuitività.

Contro: La necessità di integrare più app della famiglia di Zoho per avere un management completo può scoraggiare alcuni utenti. Ciò fa sì inoltre che tutta l’infrastruttura di Zoho sia poco compatibile con altre applicazioni.

Un tool composito per chi vuole una gestione del workload da personalizzare a piacimento a seconda delle esigenze specifich

5. nTask

nTask

Come dice il nome stesso, questo software si focalizza sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità ad essi legate, come l’automazione dei task, i report ad essi legati eccetera.

Anche la gestione del carico di lavoro parte quindi dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.

Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a piccoli team o lavoratori autonomi.

I task possono essere distribuiti tra le risorse con una sorta di kanban board che mostra il carico di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Vista di carico in stile Kanban
  • Task liberi assegnabili tramite drag e drop
  • Rischedulazione secondo vari parametri (cambio date o cambio di impegno della risorsa)
  • Filtri per personalizzazione della vista o dell’ordinamento
  • Carico settabile in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents)

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.

Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.

Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.

Conclusioni

Per concludere, abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è il processo che identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team. All’interno di questa cornice, ci sono diverse maniere di svolgere il processo e i vari strumenti sul mercato rappresentano queste scelte metodologiche.

È dunque a partire dalla scelta dello strumento che il project manager può far brillare le proprie capacità: bisognerà trovare il giusto percorso, che tenga conto delle dimensioni del team, del settore, dei casi d’uso e dello stile del progetto.

Speriamo che questa breve guida ti aiuterà nella scelta del migliore software per la gestione del carico di lavoro per la tua azienda.

Se ti va, condividi la tua opinione con noi e inizia subito a pianificare il tuo carico: con Twproject puoi farlo gratuitamente per i primi 15 giorni.

Wrike vs Clickup: quale software di Project Management scegliere per la tua azienda?

In questo articolo vi aiuteremo a esplorare le caratteristiche principali di due giganti del software di gestione dei progetti, e scegliere quale tra i due, Wrike o Clickup, scegliere.

Immaginiamo la scena: finalmente hai deciso di adottare un sistema unificato per il tracciamento dei progetti e per l’assegnazione delle attività al tuo team di lavoro. Così facendo, speri di ottimizzare i tempi che dedichi ogni giorno destreggiandoti tra cartelle condivise, e-mail, note cartacee, file di worklog sparsi ovunque e sei alla ricerca di uno strumento unico che ti permetta di gestire tutti questi aspetti in una sola piattaforma. Ma quale scegliere?

Sicuramente il passaggio richiederà del tempo, tanti dati andranno trasferiti sul nuovo sistema e dovrai affrontare le resistenze da parte di qualcuno.

Però ormai hai maturato la consapevolezza che dovrai scegliere tra uno dei due “big” sul mercato del project management, ovvero Wrike o Clickup, e vorresti che questa valutazione non ti portasse via troppo tempo. Di solito questi software offrono una prova gratuita di due settimane, ma per chi sente l’urgenza di iniziare, consapevole del fatto che la curva di apprendimento potrebbe protrarsi per un po’, è importanze velocizzare la fase di test del software.

Ma è qui che ti veniamo incontro. Abbiamo testato a lungo i due software più popolari e possiamo fornirti un’analisi dettagliata delle principali funzionalità mettendole a confronto ed evidenziandone pro e contro. Abbiamo cercato di prevedere le domande che potresti farti e abbiamo suddiviso le principali questioni per argomento.

INDICE DEI CONTENUTI

Come premessa, ci teniamo a dirti che non ti pentirai del percorso intrapreso e che l’adozione di un buon sistema di project management ti porterà indubbi benefici, sia in termini di ottimizzazione di tempi e risorse, sia in termini di qualità del livello di collaborazione all’interno del team. Numerose ricerche hanno dimostrato che la condivisione delle informazioni e la responsabilizzazione individuale dei lavoratori, come quando vengono messi a capo di fasi di progetto, aumentano la produttività generale e la soddisfazione del team. Ma tutto questo è più facile a farsi che a dirsi quando impari ad avvalerti di buoni strumenti.

Ma veniamo al dunque e partiamo con l’analisi delle singole funzionalità di questi software, suddivise per macro aree.

Wrike o Clickup: Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt

Il primo aspetto che abbiamo preso in considerazione riguarda uno strumento che i project manager ritengono visivamente molto utile.
Se hai fatto qualche ricerca in questo campo saprai già di cosa si tratta, tuttavia si può dire semplicemente che è un grafico a barre orizzontali che mostra le varie fasi di un progetto comprese tra una data di inizio e una di fine e la eventuale relazione tra esse.

Nel corso del nostro studio di questo aspetto all’interno dei due software presi in esame, siamo stati colpiti da una buona usabilità dello strumento in entrambi, ma in particolare Clickup ci è piaciuto per un piccolo ma utile dettaglio: una barra verde che mostra l’intera durata delle fasi di progetto operando una somma tra le attività presenti al suo interno.

gantt wrike o clickup

In entrambi i software abbiamo poi trovato utile vedere il nome dell’assegnatario sulle fasi del progetto, e tuttavia sarebbe stato utile a nostro avviso poter visualizzare anche delle ulteriori informazioni, come ad esempio i codici di progetto, di cui molte aziende fanno uso per una più immediata individuazione.

In Wrike è possibile inserire i propri giorni di assenza, come vedremo nel prossimo punto, e ciò ha una ripercussione sul Gantt e sulla durata del progetto in generale, poiché fa “slittare” in avanti tutte le attività pianificate per quei giorni e tutte quelle ad esse collegate. Di conseguenza il progetto si estende oltre quanto era stato pianificato.

Inoltre, il project manager non riceve una notifica degli avvenuti cambiamenti e pertanto riteniamo questa modalità abbastanza inaccettabile per il conseguimento di buoni risultati. Su Clickup il problema non si pone perché non è contemplata la possibilità di inserire giorni di assenza da parte dei dipendenti. Dunque, anche se questa è una carenza generale, perlomeno ciò non va a intaccare le tempistiche dei progetti.

Wrike o Clickup: Carico di lavoro

Il secondo aspetto che andrai a migliorare con l’adozione di un tool di project management è la gestione del carico di lavoro. Infatti, questo è un fattore che gioca un ruolo chiave nella buona riuscita di un progetto dato che è normale in un’azienda avere il personale coinvolto su più fronti. Calcolare il carico di ogni risorsa è fondamentale per capire chi e quando potrà portare a termine le assegnazioni. Se unifichiamo i sistemi di gestione, questo lavoro sarà sicuramente più rapido ed efficace.

In Wrike abbiamo rilevato una gestione del carico di lavoro semplice e intuitiva. Questo aspetto è gestibile nell’area “Strumenti” e permette facilmente di spostare le assegnazioni da un utente all’altro, quando il carico è eccessivo. Per calcolare il carico totale, Wrike permette di inserire il numero di ore giornaliere richieste per ogni task, anche se non è possibile differenziare tra i vari giorni.

carico lavoro wrike o clickup

Purtroppo in Wrike non è possibile impostare orari di lavoro diversi dalle 8 ore e il project manager non può inserire i giorni di assenza pianificata dei dipendenti, poiché ciascun utente può inserire solo le proprie ore: questo limita un po’ i processi di gestione del carico.

In maniera forse un po’ meno intuitiva, Clickup invece propone come soluzione l’inserimento di un numero massimo di task giornalieri per ogni dipendente, ma non permette di indicare le ore da dedicare ai progetti. Riteniamo che questa modalità sia molto riduttiva poiché non tiene conto delle differenze sostanziali che possono esserci nell’impiego delle risorse a seconda delle attività da svolgere. Anche in Clickup è facile riallocare le attività tra il personale coinvolto, tuttavia il sistema pecca un po’ in accuratezza. Inoltre Clickup non supporta strumenti per la gestione degli orari, delle ferie e dei permessi. Wrike d’altro canto non ha la registrazione dei worklog.

Se dunque Wrike si presenta dal punto di vista del carico di lavoro come superiore rispetto al suo principale competitor, sarebbe utile a nostro avviso fare un passo ulteriore e permettere di allocare il carico in maniera dinamica, con una distribuzione ottimizzata che assegni le ore sui progetti anche in maniera differenziata tra i giorni, a seconda che la risorsa sia impegnata o meno su altri fronti.

Wrike o Clickup: Gestione Agile con il Kanban

Per individuare quale fra Wrike e Clickup presenti un migliore approccio alla metodologia Agile ci siamo concentrati principalmente sulla composizione della loro Kanban board. Questa sorta di “lavagna” al cui interno le attività di progetto compaiono come dei post-it disposti su colonne in base al loro stato di produzione è molto amata da chi vuole velocizzare i tempi di aggiornamento dei dati.

Anche in questo caso le due piattaforme si sono dimostrate esteticamente appaganti e facili nell’uso, ma Clickup ha ottenuto un punteggio leggermente superiore per averci permesso di personalizzare gli stati delle fasi dei task. Non solo quegli stati standard previsti dal software in uso (tipicamente: da fare – in corso – da approvare – chiuso) ma tutti quelli di cui abbiamo bisogno e con un’etichetta scelta da noi.

kanban board wrike o clickup

Ancora meglio sarebbe stato dare la possibilità di organizzare le colonne secondo altri criteri oltre che allo stato, ma in generale abbiamo trovato questa funzione soddisfacente.

Wrike o Clickup: Gestione dei costi

Ed eccoci giunti all’ultimo punto preso in esame e anche quello che ha collezionato più note dolenti dal nostro punto di vista. La gestione dei costi non offre nessun vantaggio ulteriore rispetto al mero utilizzo dei classici fogli di calcolo e l’unico vantaggio è dunque quello di poterla integrare nel software utilizzato. Ma il project manager dovrà inserire tutto manualmente e definire senza alcun supporto da parte del sistema i valori da prendere in esame.

Nessuna delle due piattaforme presenta funzionalità di calcolo automatico e il budget dei progetti è un valore quasi accessorio, di nessuna utilità nelle funzionalità di base.

Wrike recupera un po’ di terreno nella sua versione “Enterprise” poiché offre la possibilità di scaricare della reportistica avanzata con diversi template predefiniti da cui prendere spunto e all’evenienza modificare.

budget wrike o clickup

Ma occorrono competenze di alto livello per riuscire a capire il funzionamento della sezione Report, molto poco intuitiva rispetto al resto della piattaforma, e ciò potrebbe scoraggiare i project manager di piccole imprese o chi è alle prime armi con l’argomento.

E se esistesse una terza soluzione?

In sintesi, abbiamo preso in esame quattro specifici argomenti che riteniamo fondamentali nel settore del project management e la sfida tra Wrike o Clickup è finita in pari merito. Benché offrano entrambi una soluzione alle quattro problematiche proposte nessuno dei due può essere ritenuto completo.

Le carenze riscontrate ci fanno affermare con certezza che esiste una terza via: Twproject. Abbiamo messo alla prova le funzionalità delle due più grandi piattaforme di project management sul mercato e abbiamo scoperto che tutte le loro caratteristiche sono presenti con una maggiore scrupolosità in Twproject e in particolare:

1. La pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt: l’impostazione delle tempistiche di un progetto e delle dipendenze tra le sue fasi è il lavoro di base del project manager che deve essere svolto con attenzione, considerando molteplici aspetti e non soltanto la disponibilità di un lavoratore.

gantt twproject


Perciò la nostra scelta in Twproject è di lasciar gestire autonomamente le disponibilità dei dipendenti in base ai loro fogli di presenza, ma l’assenza di un dipendente non modificherà le date del progetto e delle sue fasi, ma semplicemente sarà ricalcolato il carico di lavoro.

Il Gantt di Twproject offre inoltre la possibilità di gestire dinamicamente le dipendenze tra le fasi, che non necessariamente devono essere consequenziali e senza intervalli fra esse, come invece avviene altrove.
Ancora, offre una vista integrata con le liste di ToDo, consentendo anche di agire su di essi dal Gantt stesso, integrando dunque due dei principali strumenti di project management in una sola vista.

2. Il carico di lavoro: la distribuzione del carico di lavoro in Twproject è realmente dinamica e ottimizzata, qualità che manca agli altri software. Ecco infatti come si presenta la nostra gestione intelligente delle ore.

carico lavoro twproject

Nell’immagine i colori diversi rappresentano diversi progetti e le ore dedicate cambiano a seconda del carico di ogni singolo giorno. Twproject infatti utilizza un algoritmo per la distribuzione del carico che ottimizza la capacità delle risorse, non esegue una mera somma dei valori proposti dall’utente.

Twproject distingue inoltre tra attività di progetto, routinarie e “spot”, permettendo di pianificare più realisticamente i tempi di realizzazione delle attività.

3. La gestione Agile con il Kanban: qui Twproject fa un salto ulteriore rispetto ai suoi competitor e ti permette di visualizzare le colonne del tuo Kanban secondo altri criteri oltre allo stato. Infatti, potrà esserti utile visualizzare tante colonne quanti sono i tuoi Progetti: potrai spostare agilmente i To-Do da un progetto all’altro. Ancora, potrai avere gli Assegnatari organizzati in colonne e muovere i compiti da una persona all’altra o anche distribuire i compiti non ancora assegnati. Se desideri, puoi visualizzare i To-Do in colonne di Priorità e dunque riassegnarle di conseguenza.

kanban board twproject

4. La gestione dei costi: come abbiamo visto, la pianificazione del budget non è praticamente contemplata nei due software analizzati. Al contrario, con Twproject, la gestione dei costi è una funzione di rilievo e permette davvero di curare questa esigenza in maniera completa all’interno del software, senza la necessità di avvalersi di ulteriori strumenti esterni. Il nostro software vi segue passo passo nella creazione del budget dei progetti poiché ha un prospetto dedicato per ogni progetto inserito e anche per le sue sotto-fasi e attività.

budget twproject

All’interno di questo prospetto il project manager può inserire il costo pianificato e la sua reale applicazione, suddivisa tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.
Infatti, solamente Twproject permette di indicare il costo orario dei dipendenti e via via che essi inseriranno le ore lavorate sui progetti queste andranno a incrementare le spese sostenute su un progetto o una sua fase. Parallelamente, il project manager può registrare tutti i costi addizionali, partendo da cifre stimate e poi in seguito inserendo le voci di spesa reali.

In questo modo potrai tenere sempre sotto controllo le spese e confrontarle con i costi pianificati. Potrai eventualmente aggiustare i dati nel corso del tempo e il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget pianificato.

Mettici alla prova

Il fatto che Twproject si sia rivelato migliore, anche rispetto ai grandi nomi, sotto molti aspetti chiave, è dovuto all’esperienza acquisita in oltre vent’anni di lavoro. Sin dalla prima release del software, abbiamo potuto confrontarci con ogni esigenza di aziende grandi e piccole e trovare soluzioni ad hoc per ciascuna di loro.

Twproject è un software sviluppato interamente in Italia e ti offre una prova gratuita di quindici giorni, durante i quali potrai avvalerti dei consigli del nostro team di supporto.

Facci sapere se lo proverai e non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza.

Prova l’alternativa di Twproject.

Inizia subito

I migliori software di gestione costi di progetto del 2023

Nel vasto mondo del software aziendale c’è un settore specifico che non andrebbe mai trascurato, ed è proprio la gestione dei costi di progetto. 

L’attività di tracciamento dei costi di progetto è infatti un’attività essenziale nel project management e se fatta intelligentemente può ridurre gli sprechi, aumentare la consapevolezza ma anche migliorare la collaborazione e la soddisfazione personale. 

Ma cos’è esattamente il “Project Cost Management”? È un processo che si occupa di stimare e rendicontare i costi dei progetti aziendali mettendoli in relazione al budget. 

Permette in altre parole di creare dei bilanci tra entrate e uscite in progetti e attività di ogni tipo, e di conseguenza di apportare aggiustamenti e fare previsioni accurate.

Un software per gestire questa complessità può essere la chiave di volta. La compilazione di fogli di calcolo oltre che time-consuming può risultare confusionaria: si rischia di disperdere le informazioni, dover ripetere gli stessi dati più volte rischiando di sbagliare e in ogni caso generando caos. 

In questo post vedremo i migliori software di gestione costi di progetto.

Gli obiettivi

Entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono le tipiche funzioni di un software di cost management:

  1. Settaggio del budget: questo è utile per avere un limite di spesa. Il budget può coincidere con il ricavo previsto ma anche con l’intenzione di spesa. Leggi qui per una panoramica esaustiva sui vari approcci nella redazione di un budget. Il budget può essere assegnato al progetto nella sua interezza ma può anche essere suddivise nelle varie fasi di progetto.
  1. Assegnazione dei costi: i costi orari dei dipendenti devono essere registrati nel sistema, ma allo stesso tempo bisogna garantire flessibilità nel loro impiego.
  1. Distinzione tra costi stimati ed effettivi: per ogni voce di spesa, un confronto tra il valore previsto e quello reale è utile per compiere aggiustamenti al budget e rivedere le tempistiche.
  1. Multiple voci di spesa: qualsiasi progetto è fatto di costi ordinari e accessori. Un buon software deve permettere di registrare tutto con la massima accuratezza e flessibilità.
  1. Timeline: è importante prevedere un grafico con l’andamento dei costi, per vedere l’evoluzione della situazione finanziaria nel tempo e compiere statistiche aggiornate. 
  1. Gestione documenti: un ulteriore vantaggio nell’usare un buon software è la possibilità di creare e archiviare la documentazione legata alle spese di progetto (offerte, fatture, ecc.) in un’unica comoda posizione. 

Tutto ciò deve essere presente in un buon software di gestione costi di progetto e concorre a ottenere migliori prestazioni finanziarie e risultati ottimali nella gestione dei progetti, riducendo i tempi che in passato venivano spesi a implementare tediose e ripetitive liste di voci di spesa, costi del personale, pagamenti e via dicendo. 

Ecco i migliori software di gestione costi di progetto

Se dunque ti abbiamo convinto ad adottare un software che migliorerà enormemente la qualità del tuo lavoro (e della tua vita) per la gestione finanziaria, ecco la nostra personale selezione dei 7 migliori software di cost management sul mercato:

1. Twproject

Twproject è la sintesi perfetta tra la classica gestione dei progetti e il controllo dei costi.

Si pone come obiettivo quello di ridurre gli strumenti usati in azienda fornendone uno che copra al 100% le esigenze di ogni project manager.

La particolarità di questa soluzione è che, all’interno di un software di project management si trovano tutte le funzionalità per una accurata gestione dei costi di progetto. Non è quindi necessario utilizzare uno strumento ad hoc per avere sotto controllo spese e budget.

Vuoi un esempio dei vantaggi che può offrire la gestione integrata di Twproject? Il project manager può costruire il suo Gantt di progetto definendo tempi e dipendenze, assegnare le risorse che gestiscono le loro attività e allo stesso tempo definire un budget ad ogni livello dell’albero, inserire le previsioni di spesa e di fatturazione e le spese effettive via via che il progetto procede. Twproject include anche i costi delle risorse e la rendicontazione per una gestione finanziaria completa.

Per sintetizzare, ecco le sue principali funzionalità:

  • Gestione del budget/costi integrata alla struttura di progetto
  • Gestione costi delle risorse
  • Comparazione di costi stimati ed effettivi
  • Segnalazione degli sforamenti
  • Inserimento di scontrini e fatture, anche da mobile
  • Filtri che permettono di esportare i costi per diverse voci
  • Grafici di riepilogo

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: Twproject gestisce in un unico ambiente i costi di progetto, i ricavi e i costi delle risorse, mettendoli in relazione tra loro. Lo strumento è di facile utilizzo, ma allo stesso tempo molto adattabile alle singole esigenze, personali e aziendali.

Contro: Nessun contro rilevato.

Twproject è un sistema sempre al passo coi tempi, e tra i software di project management ha una gestione dei costi avanzatissima e accurata.

2. Scoro

Anche Scoro è una piattaforma inclusiva che combina funzionalità di gestione budget, CRM e project management.

 Il sistema permette di integrare il tracciamento dei tempi con i dati finanziari, in modo da far avere all’azienda uno sguardo accurato sui profitti. Una grande importanza è infatti data ai tempi di lavoro, per massimizzare l’efficienza interna.

Le principali funzionalità di Scoro sono:

  • Sistema integrato di fatturazione
  • Reportistiche di entrate e uscite
  • Monitoraggio dei tempi di lavoro su task, progetti o clienti

Costi: a partire da 26 $ utente/mese

Pro: buona usabilità, il flusso di lavoro è lineare e permette di tenere diversi aspetti sotto controllo.

Contro: le fasi di progetto non hanno un budget indipendente; i prezzi sono più onerosi rispetto ad altri sistemi.

Scoro aiuta le aziende a massimizzare l’efficienza dei dipendenti mettendo al centro il valore dei tempi di lavoro.

3. Centage

Centage è un’applicazione cloud che si pone come obiettivo quello di supportare nei processi aziendali di budgeting, previsione e reportistica.

Il sistema è integrabile con diverse fonti di dati, permettendo dunque alle aziende di mantenere i sistemi attualmente usati e facilitare la transizione.

Presenta dei modelli precostituiti per operazioni quali la pianificazione dei ricavi e l’assegnazione di budget alle risorse.

Le sue funzioni possono essere così sintetizzate:

  • Funzionalità di previsione con diversi scenari
  • Rendicontazione integrata di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa
  • Strumenti di collaborazione
  • Semplice importazione/esportazione
  • Procedure guidate

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: non è adatto a chi cerca una soluzione all-in-one perché necessita dell’integrazione con altri sistemi.

Centage è un potente strumento di budgeting per piccole e grandi imprese, pur essendo un po’ carente in quanto a versatilità.

4. Prophix

Prophix è un o strumento utile a chi vuole fare della buona pianificazione finanziaria. Offre infatti svariati modelli di ottimizzazione dei profitti e permette di predire la redditività dei progetti.

Si rivela una soluzione robusta per aziende di varia misura, con un’interfaccia di facile utilizzo e una buona quantità di grafici e tabelle, che tuttavia non sono personalizzabili.

Tra le sue funzionalità citiamo:

  • Previsione e pianificazione di budget
  • Analisi dei dati storici
  • Utilizzo di formule
  • Export di modelli

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: prodotto molto specializzato e che offre raffinati strumenti di analisi e previsione.

Contro: la curva di apprendimento può essere talvolta un po’ insidiosa per chi non ha un’ottima competenza informatica e tecnica.

Il budgeting, le previsioni e la reportistica sono utili ed efficienti, una volta che si è riusciti a capire i modelli, cosa che può richiedere un po’ di tempo.

5. Anaplan

Anaplan è un software particolarmente specializzato nella pianificazione finanziaria che offre soluzioni dinamiche e punta molto sulla collaborazione interna al team.

Anche Anaplan offre strumenti di pianificazione futura molto raffinati, ma come molti sistemi complessi, il suo utilizzo non è immediato. Ogni dato deve essere completamente pianificato sin dalla prima implementazione, al fine di costruire un sistema che sia scalabile a lungo termine e che rimanga flessibile ai cambiamenti aziendali.

Cosa offre Anaplan:

  • Personalizzazioni e integrazioni
  • Strumenti di pianificazione e previsione
  • Analisi e report dei dati
  • Controlli di accesso e sicurezza

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: totalmente personalizzabile; offre all’azienda buoni strumenti di auto-analisi; collaborazione in tempo reale; buone funzioni di calcolo.

Contro: mancanza di alcune tipologie di visualizzazione; poca flessibilità nei report; inefficiente con dati frammentati.

Uno strumento potente ma che può presentare alcune insidie per chi è all’inizio del percorso.

6. Vena

Vena si distingue per avere come obiettivo quello di non disorientare gli affezionati ai vecchi fogli di calcolo Excel. La sua interfaccia è dunque specificamente studiata per tracciare una continuità con i vecchi sistemi usati normalmente nelle aziende.

Allo stesso tempo però, vuole incoraggiare la condivisione a la collaborazione all”interno della squadra di lavoro e perciò punta molto sugli strumenti di condivisione, sulla sicurezza dei ruoli, eccetera.

Offre la possibilità di partire da modelli precostituiti oppure di customizzare i propri prospetti di budget management basandosi su strutture in uso.

Le principali caratteristiche di Vena sono:

  • Importazione di dati e modelli
  • Utilizzo formule di calcolo
  • Strumenti di previsione con diversi tipi di analisi
  • Oggetti personalizzabili

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: snellimento dei flussi di lavoro; interfaccia user-friendly; possibilità di combinare i dati tra i vari reparti aziendali.

Contro: complessità del settaggio inziale; lentezza nel caricamento dei dati.

La familiarità dell’interfaccia di Excel unita a un buon motore di calcolo.

7. Budgyt

Per chi è abituato a un approccio agile, Budgyt può essere una buona soluzione. Infatti questo strumento di gestione costi presenta funzioni adatte all’analisi di piccoli dati, senza dover necessariamente inserire tutto il business plan aziendale.

Oltre a promuovere la collaborazione, mettendo a disposizione strumenti per una gestione condivisa, Budgyt tiene alla velocità e all’efficienza nella presentazione dei dati.

È uno strumento apprezzato da chi ama la facilità d’uso, la velocità di inserimento dei dati e un’interfaccia pulita e semplice.

Tra le sue funzioni principali citiamo:

  • Dashboard per le presentazioni
  • Singolo punto di accesso dei dati
  • Visualizzazione dati flessibile e customizzabile
  • Suddivisione dei ruoli a ogni livello del sistema
  • Approccio granulare

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: facile utilizzo e breve curva di apprendimento; leggibilità dei dati anche per i non addetti ai lavori, utile alla condivisione dei dati.

Contro: poco fruibile da mobile; aggiornamenti non sempre immediati.

Un tentativo parzialmente riuscito di applicare la filosofia agile al budget management.

Conclusioni

Speriamo che questa panoramica dei migliori software di gestione costi di progetto potrà esserti utile nella scelta di un software di cost management per la tua azienda. 

In ultima analisi, grazie anche alle ricerche fatte per scrivere questo breve articolo, siamo giunti ad alcune conclusioni che ci sentiamo di darti quando farai le tue valutazioni. 

Le caratteristiche che dovrai ricercare all’interno del tuo software sono: 

1. l’intuitività: se un software è facile da usare e di rapido apprendimento, la sua implementazione potrà essere rapida e in questo modo ci potrà essere un reale vantaggio rispetto alla compilazione del classici fogli di calcolo.

2. Automatizzazione dei processi: di conseguenza al precedente punto, la riduzione del lavoro manuale deve essere il punto focale, soprattutto per quanto riguarda i processi ripetitivi e routinari. 

3. Il budget planning deve poter essere collegato a diversi target, non solo al progetto ma anche alle sue singole fasi o al cliente. Insomma, la flessibilità di obiettivo deve essere garantita.

Twproject possiede tutte queste qualità ed è un’eccellente commistione tra efficienza e versatilità. Un’azienda, sia essa di piccole o grandi dimensioni, può sfruttare Twproject come unica soluzione per la gestione di tantissime funzioni, tra cui quella del cost management.

E tu, hai mai provato ad avvalerti del supporto di un software per la gestione finanziaria? 

Provalo gratuitamente per 15 giorni e facci sapere la tua opinione!

I migliori software di time management del 2023-2024

Sei alla ricerca di un software che ti aiuti a gestire il time management nella tua azienda? Allora sei nel posto giusto.

Il nostro tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E fin qui possiamo dirci tutti d’accordo.

Ma si sa che non è facile imparare a gestire il tempo e questo è valido nella vita tanto quanto sul posto di lavoro.

Per chi ha l’esigenza lavorativa di monitorare, oltre ai propri tempi, anche quelli del proprio team, trovare delle modalità efficienti di approccio a questa attività è fondamentale: ci aiuterà a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere e la soddisfazione aziendale.

Ne consegue che i vantaggi di un monitoraggio accurato delle tempistiche nei progetti lavorativi sono molteplici:

  • la riduzione dello stress lavorativo e l’incremento della produttività
  • il rispetto delle scadenze
  • la valutazione sul valore delle attività in cui investi più tempo
  • il calcolo preciso dei tempi impiegati per svolgere attività tipiche e dunque più consapevolezza nello stilare preventivi
  • infine, e ciò vale per i team di qualunque dimensione, a tutto questo si aggiungerà la condivisione delle responsabilità nel lavoro svolto

E se questo elenco di vantaggi non ti basta, dai un’occhiata all’elenco esaustivo del motivi per cui il time management è un’attività fondamentale per la tua azienda.

Probabilmente il time management è una delle principali attività di monitoraggio di qualsiasi azienda, dalla più piccola fino alla più grande e strutturata.

INDICE

Ma ha un punto debole, ovvero la costanza: non sempre ne abbiamo a sufficienza per trovare gli strumenti giusti e dunque rischiamo di ricorrere a soluzioni provvisorie o incoerenti.

Dunque, occorrono sforzi condivisi, pazienza nell’implementare la registrazione e il monitoraggio, regolarità nel metterli in atto e portarli avanti nel tempo, ma anche coraggio nel cambiare strada quando ci si accorge che le cose non funzionano come dovrebbero.

Un software di time management è come un compagno di viaggio che ci affianca e ci guida in questo compito.

Bisogna sperimentarne diversi per trovare quello ideale poiché, seppur somigliandosi, non tutti funzionano allo stesso modo.

Due macro-tipologie di software di time management

Le piattaforme che monitorano le tempistiche e permettono di creare i timesheet si dividono principalmente in due categorie:

  1. semplici app per la registrazione dei tempi
  2. soluzioni comprensive per la gestione dei progetti di lavoro, che integrano anche altre funzionalità.

Il nostro consiglio è di combinare un software di time management con altri di pianificazione, quindi scegliere uno strumento appartenente alla seconda categoria.

In questo modo tutte le parti in gioco sono coinvolte e i tempi di lavoro sono un pezzo del puzzle che si integra con gli altri, utile ad analizzare il funzionamento dei progetti e del gruppo di lavoro nel suo complesso.

Un esempio su tutti?

Il classico caso in cui i timesheet passati vengono utilizzati per stimare il costo di attività future e pianificare il budget di nuovi progetti in maniera accurata.

Avevamo già esposto qui i numerosi vantaggi e le tecniche che potrai mettere in atto utilizzando uno strumento completo di time management all’interno della più ampia cornice di gestione integrale dei progetti.

La nostra classifica

Ed eccoci giunti al sodo. Quali sono i migliori strumenti sul mercato?

Quali sono quelli che dunque rispondono all’esigenza di combinare il time management con altri aspetti di gestione e che hanno un’altra caratteristica a nostro avviso vantaggiosa, ossia la flessibilità? Siamo qui per dirtelo.

Abbiamo testato diversi software, tra i più famosi sul mercato, che abbiano come punto focale l’inserimento e il monitoraggio dei tempi di lavoro, e abbiamo stilato una classifica.

Quindi speriamo che questa potrà esserti utile!

1. Twproject

Twproject Tracciamento tempi di lavoro

Twproject è lo strumento che fa della flessibilità nella registrazione dei timesheet il suo punto di forza.

Con Twproject ogni modalità di inserimento è contemplata, per venire incontro alle esigenze personali.

Infatti la piattaforma offre la possibilità costante di monitorare i worklog registrati in tempo reale, evidenziando gli sforamenti rispetto al pianificato e potendoli eventualmente aggiustare.

I dati registrati possono essere esportati facilmente: per persona, progetto, cliente, date e molto altro ancora.

Questi dati vanno a inserirsi su ogni singolo aspetto della gestione aziendale con Twproject, dalla fase di pianificazione, proseguendo con l’esecuzione e fino alla fase conclusiva di fatturazione del lavoro svolto.

Inoltre, Twproject ha un sistema di notifiche che aiutano a ricordare sempre di registrare i propri worklog, per non perdere nessuna informazione.

Caratteristiche principali:

  • Varia modalità di registrazione: è possibile inserire le ore svolte con fogli presenza che mostrano un intervallo di tempo prescelto, o con un cronometro attivabile all’occorrenza, o ancora attraverso i ToDo assegnati.
  • Vari accessi alla registrazione: in qualunque pagina della piattaforma è possibile inserire i propri worklog, a partire dalla dashboard e proseguendo sulle singole pagine di progetti e fasi, sulla lista di ToDo o ancora sul proprio foglio presenze, con diversi intervalli temporali.
  • Calendario: personalizzabile a livello di intervallo temporale (settimanale, bisettimanale, mensile), integrato con la pagina di timesheet.
  • ToDo: strumento molto flessibile e di facile utilizzo. Attraverso i ToDo il lavoratore può inserire le ore lavorate sulle singole attività, manualmente o con timer. Quando un ToDo viene chiuso si apre automaticamente la finestra per la registrazione dei worklog.
  • Costi: la funzione di budgeting (destinata ai manager dei progetti o delle singole fasi) riporta in automatico le ore di lavoro svolto sui vari nodi della WBS. Nel prospetto dei costi è possibile visualizzare il dettagli delle attività svolte da ciascun lavoratore. Inoltre, si può visualizzare il confronto tra lavoro stimato e lavoro svolto e si possono naturalmente aggiungere i costi addizionali.
  • Ricavi: anche in questa sezione vengono distinti i ricavi stimati da quelli fatturati ed è possibile salvare i documenti di fatturazione.
  • Gestione dei worklog: questa funzione permette di visualizzare l’andamento dei worklog e anche di approvare, da parte del project manager, quelli inseriti dai lavoratori. Di default tutti i worklog hanno status “da approvare”, ma è possibile personalizzare questa opzione a seconda delle esigenze aziendali.
  • Analisi e gestione del carico di lavoro: in base ai tempi di lavoro inseriti, dalla disponibilità, e tenendo conto di eventuali assenze, è possibile pianificare in anticipo il carico degli operatori o di rimodulare le assegnazioni in corso d’opera. Il carico di lavoro in Twproject è molto efficiente e consente di distinguere anche le attività routinarie da quelle dirette sui progetti.
  • Pianificazione progetti: le ore lavorate in determinati progetti possono servire da fonte di pianificazione per progetti simili successivi. Twproject offre strumenti per una pianificazione dettagliata e permette di scomporre il progetto nelle sue singole fasi, assegnando a ciascuna di esse caratteristiche specifiche.
  • Gantt interattivo: il primo è più utile strumento di pianificazione è rappresentato dal diagramma di Gantt, che permette di settare le tempistiche delle fasi, le scadenze, le milestone, eccetera.
  • Pagina statistiche: raccoglie i dati dei worklog inseriti per generare grafici sull’andamento del progetto o delle sue fasi, mettendo questi dati in relazione con i costi. In questa pagina è inoltre possibile visualizzare la situazione in qualunque data dell’arco di vita del progetto in corso.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è lo strumento collaborativo per eccellenza, permette di inserire i timesheet in una cornice più ampia, permette al manager di avere sotto controllo budget, carico operatori, statistiche ecc. e al lavoratore di avere sempre chiaro l’utilizzo del proprio tempo. Inoltre aiuta a non dimenticarsi di inserire le ore lavorate. Si adatta alle esigenze di qualunque team.

Contro: Non rileviamo alcun contro.

Per chi cerca un sistema completo e collaborativo di gestione dei tempi di lavoro, la scelta migliore è Twproject: semplice e adattabile a ogni esigenza, consente di monitorare il lavoro in maniera efficace.

2. Timey App

Timey

Timey App è un’app web e mobile che consente il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in un’ottica collaborativa.

È progettato per aiutare  individui e team a tenere traccia del tempo che dedicano a  diverse attività e progetti, nonché a gestire e organizzare i progetti.

Caratteristiche principali:

  • Monitoraggio dei tempi: Timey semplifica questa attività con funzionalità di timbratura in entrata e in uscita, garantendo una registrazione precisa dell’orario di lavoro. Inoltre, registra facilmente le pause, consentendo un monitoraggio accurato del tempo e una migliore gestione delle risorse.
  • Gestione dei progetti Kanban: puoi visualizzare l’avanzamento del progetto utilizzando le schede Kanban, semplificando la transizione dei progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
  • Panoramica del progetto: puoi conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo con la funzionalità di panoramica del progetto. Monitora attività, orari di lavoro, report e traguardi per garantire che tutto rimanga secondo quanto pianificato.
  • Pianificazione delle ferie: tieni traccia delle richieste di ferie del team, inclusi giorni di assenza, permessi e malattia.
  • Fatturazione ai clienti: crea e invia fatture ai clienti, con la possibilità di monitorare lo stato dei pagamenti e aggiungere sconti o tasse.

Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.

Pro: Timey semplifica il monitoraggio del tempo, ottimizzando il processo per individui e team. La sua interfaccia intuitiva e l’accessibilità mobile svolgono questo compito in modo accurato ed efficiente.

Contro: sebbene sia un buono strumento, potrebbe avere una curva di apprendimento per alcuni utenti che sono nuovi a questo tipo di software. Potrebbero essere necessari corsi di formazione o tutorial per utilizzare appieno le sue funzionalità.

Una soluzione software per professionisti o aziende che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.

3. Clockify

clockify

Clockify è un’applicazione per la registrazione delle ore di lavoro e la creazione di fogli di presenza che permette di monitorare il lavoro tra i vari progetti e renderlo fatturabile.

Fornisce inoltre informazioni sulle abitudini di lavoro e report sulle prestazioni del team.

Caratteristiche principali:

  • Time tracker a cronometro o manuale: permette di registrare i tempi di lavoro e segnarli come fatturabili. I timesheet registrati sono poi editabili in un secondo momento per aggiungere maggiori informazioni.
  • Calendario: integrabile anche con il calendario di Google o Microsoft, offre funzioni di gestione delle ferie con protocollo di richiesta e approvazione.
  • Funzione “chiosco”: permette di creare punti di accesso a cui ci si logga in modo da monitorare i tempi di lavoro su certi progetti. Più utenti possono essere loggati contemporaneamente allo stesso chiosco.
  • Dashoard: permette di visualizzare le statistiche su come il team ha usato il proprio tempo.
  • Report: Permettono di esportare i dati secondo diversi criteri.
  • Schedulazione e gestione progetti: assegnazione di task con una vista di carico degli operatori semplificata; anche la gestione dei progetti ha funzioni basiche.
  • Budget: è possibile inserire spese aggiuntive che vanno a sommarsi ai costi del personale e successivamente creare le ricevute al cliente.
  • Mappe: monitora gli spostamenti degli utenti loggati su un determinato territorio, funzione utile per team che lavorano in mobilità.

Prezzo: licenza basic a partire da 3.99 $ utente/mese.

Pro: User friendly, semplice da usare; accessibilità da vari device e buona versione app mobile.

Contro: poche o quasi nulle customizzazioni. Non adatto a grossi team, aziende con vari dipartimenti ecc. Mancanza del Gantt.

Un’applicazione nata con la funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso altre attività basiche di project management.

4. Harvest

Harvest

Harvest è un sistema web-based di timesheet management che ha una forte connessione con la gestione del budget e della fatturazione. Per altre funzionalità usa invece le integrazioni con altri sistemi paralleli.

Dunque può essere una soluzione conveniente per free lance o piccoli team.

Caratteristiche principali:

  • Progetti: possibile creare progetti suddivisi per cliente, di tre tipologie: a consumo, con costo fisso e non fatturabili. Ogni progetto ha dei task predefiniti ai quali i dipendenti lavorano.
  • Registrazione con timer o manuale, attraverso il planner settimanale. Il cronometro non si interrompe se si cambia finestra o anche se si chiude il browser.
  • Budget per progetto: settabile in ore o denaro. Aggiunta di spese extra.
  • Invoicing: funzionalità con molte opzioni per creare fatture a partire dalle ore lavorate sui progetti.
  • Grafici di riepilogo: grafici lineari o a blocchi per visualizzare l’andamento delle entrate e uscite e delle ore lavorate, divise tra fatturabili e non.
  • Gestione del team: mostra il riepilogo delle ore svolte, segnala gli sforamenti, ma non ha vere e proprie funzioni di workload balancing perché non permette di riallocare i compiti.

Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: Gestione basata sui progetti per cliente: può non essere indicato per team che lavorano diversamente. Non è possibile segnare le ore lavorate a più livelli, ma solo per i task specifici di un progetto, quindi non sulle fasi, non sul progetto in generale, ecc.

Harvest propone strumenti di analisi per il monitoraggio dei tempi ed è adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica, pur peccando in rigidità.

5. TimeCamp

TimeCamp

TimeCamp è un’applicazione per il time tracking che presta attenzione al budgeting dei progetti e alla trasparenza nella comunicazione e gestione dei tempi di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Tipologie di inserimento: con cronometro o con inserimento manuale.
  • Automatizzazioni: inserimento automatico con analisi di url e keyword che permette di individuare il progetto a cui si sta lavorando; funzionalità “idle tracking” che mette automaticamente in pausa il cronometro quando l’utente non è attivo.
  • Status dei timesheet: sono tutti soggetti ad approvazione da parte del responsabile.
  • Visualizzazioni diverse: classica vista timesheet o in stile “calendario”.
  • Report: presenza di oltre venti tipologie di report precostituiti per verificare l’andamento delle produttività del gruppo di lavoro. Possibilità di creare report personalizzati.
  • Fatturazione: a partire dai timesheet dei lavoratori, a cui è possibile applicare diversi costi orari, è possibile creare ed esportare direttamente le fatture.
  • Budget: creazione di un budget con aggiunta di costi previsti. Notifiche in caso di sforamento.

Prezzo: licenza starter a partire da 2.99 $ utente/mese.

Pro: Utile a chi serve strumento basic. Per tutte le altre funzioni di project management si affida a strumenti esterni, consentendo alcune integrazioni.

Contro: Carente nella gestione dei progetti, non presenta funzioni di pianificazione oltre alle tempistiche.

Strumento innovativo e con alcune interessanti automazioni, più adatto a freelance che ad aziende strutturate.

6. Sunsama

Sunsama

Software che utilizza metodologia agile per la gestione dei task e il loro tracciamento. Fa un uso principale della kanban board, al cui interno inserisce le tempistiche.

Caratteristiche principali:

  • Personalizzazione sulle modalità di lavoro: offre molte opzioni di pianificazione personale e gestione dei tempi.
  • Task management: i task possono essere aggiunti dal calendario, che ha una vista stile kanban board, e assegnati (se si vuole) a un channel e poi posizionati al posto giusto nel giorno, nella settimana o nel mese. Ci sono task che possono essere impostati come routinari e aggiunti di default.
  • Date di inizio e fine dei task: possono essere settate a piacere.
  • Channels: sorta di aree all’interno delle quali inserire i propri task. È possibile avere anche dei sub-channels. Altrimenti i task rimangono non categorizzati.
  • Archivio: può essere personalizzabile oppure reso automatico. Nel secondo caso si occupa automaticamente di salvare i task passati.
  • Carico operatori: segnala in rosso se un task assegnato provoca un superamento delle ore di lavoro previste.
  • Review: ha funzionalità di revisione settimanale in cui si analizza il raggiungimento degli obiettivi.

Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.

Pro: Strumento molto attento al benessere personale e a una gestione bilanciata dei tempi di lavoro.

Contro: Sunsama è un buon strumento per la produttività personale. Ma potrebbe non essere la scelta migliore per progetti di gruppo più ampi e per la collaborazione con i colleghi.

La filosofia di lavoro agile si rispecchia in questa applicazione sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.

7. ActiveCollab

ActiveCollab

Strumento di gestione progetti con funzionalità di time tracking che permette di monitorare e gestire i tempi di lavoro, per progetto, per cliente, per ambito o assegnatario.

Caratteristiche principali:

  • Gestione progetti: permette di creare progetti con dati quali descrizione, categoria e cliente. I clienti possono essere inseriti nei progetti ma si può scegliere di nascondere alcune attività alla loro vista. Non sono presenti sotto-fasi di progetto.
  • Gestione task: ogni task ha un assegnatario e una data di consegna.
  • Cronometro: deve essere attivato sui progetti dal project manager e a quel punto permette di monitorare i tempi di lavoro.
  • Timesheet: è possibile anche aggiungere le ore in un secondo momento nel timesheet, che a seconda di quanto dichiarato mostrerà con diversi colori le eventuali ore in eccesso o in difetto.
  • Gestione risorse: possibile creare diverse figure professionali con costo orario personalizzato, e modificare il costo orario a seconda dei singoli clienti.
  • Report: filtrabili per finestra temporale o anche per cliente o tipologia. Mostrano i progressi sul lavoro svolto.
  • Budget: permette di distinguere tra ore lavorate e stimate, anche in percentuale, e di calcolare il totale fatturabile.

Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: buona completezza degli strumenti a disposizione, facilità di apprendimento.

Contro: report e interfacce poco personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.

Un software adatto a diverse tipologie di professionisti e imprese. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.

Conclusioni

Abbiamo dunque visto quali sono i migliori strumenti per aiutare manager e lavoratori a tenere traccia del tempo dedicato a vari compiti, progetti e altre deliverables.

Una buona scelta concorrerà a compiere decisioni aziendali più consapevoli e consentirà un generale innalzamento di produttività e redditività.

Perciò l’ideale è trovare uno strumento che assecondi le singole esigenze, che tenga conto delle peculiarità personali e che allo stesso tempo incorpori quest’attività all’interno di una cornice più ampia, affinché il time tracking non rimanga un elemento a se stante, isolato dal resto dei processi aziendali.

Con Twproject ogni risorsa coinvolta può seguire i propri schemi e registrare il lavoro come meglio crede. Il project manager potrà in un secondo momento analizzare questi dati con facilità, poiché saranno già correttamente integrati sotto ogni aspetto di project management.

Dunque speriamo di averti convinto che time management non equivale a una lotta contro il tempo. Significa al contrario intraprendere un viaggio e imparare lungo il cammino, acquisendo quella pratica che solo la giusta esperienza ti può dare.

Prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e non perdere nessun dettaglio sull’impiego del tuoi tempi di lavoro!

I migliori software di gestione task e to-do list del 2023

Se stai cercando una soluzione ottimale per gestire i task e le to-do list del tuo team, in questo breve articolo ti aiuteremo a trovare il software che fa al caso tuo, con una panoramica aggiornata al 2023.

Rispetto ad altre lunghe liste che troverai online, la nostra sarà breve ed efficace, perché abbiamo selezionato e testato per te i 6 migliori prodotti sul mercato, e li esamineremo nelle loro versioni free e a pagamento.

1. Twproject

Twproject

Se stai cercando un software flessibile e in grado di soddisfare le esigenze di gruppi di lavoro di qualsiasi dimensioni, dalle piccole realtà alle aziende più grandi, puoi dare una chance a Twproject.

Twproject è uno strumento ottimale perché nella sua semplicità offre i tool utili alla gestione dei progetti in tutti i loro aspetti chiave, dalle to-do list, alle assegnazioni di task, ai worklog, fino alla gestione del budget e del carico di lavoro. Il suo punto di forza è quello di combinare una gestione waterfall, altamente strutturata e utile al project manager per tenere sotto controllo l’intero ciclo di produzione, con un sistema agile che risponde alle esigenze del singolo lavoratore di gestire quotidianamente le proprie assegnazioni attraverso strumenti semplici. Abbiamo parlato in un recente articolo della differenza tra gestione waterfall vs agile.

Nella fase iniziale, il project manager può impostare su Twproject una WBS generale e un Gantt interattivo, che permetteranno di tenere sotto controllo scadenze e budget nel corso del tempo. Potrà poi assegnare i task e gestire il lavoro quotidiano attraverso le to-do list, le kanban board, i planner settimanali. Ogni esigenza, sia essa del pm o del dipendente, è contemplata in Twproject.

In sintesi, le principali funzionalità di Twproject sono:

  • Gestione waterfall/agile
  • Diagramma di Gantt
  • Kanban board
  • To-do list
  • Condivisione di file
  • Worklog e fogli presenze
  • Gestione budget e risorse
  • Gestione carico di lavoro

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: Twproject è uno strumento completo per tutte le diverse figure lavorative, permettendo di differenziare i ruoli e offrendo una gestione di tempi e costi migliore di molti altri prodotti sul mercato. Il pm ha sempre una vista complessiva del progetto costantemente aggiornata. Twproject offre tra l’altro supporto e interfaccia anche in italiano!

Contro: Non ne abbiamo riscontrati.

Twproject è la giusta risposta a chi cerca un sistema completo ma semplice da usare, esaustivo ma altamente flessibile.

2. Wrike

Wrike

Anche Wrike è un software molto conosciuto nell’ambito del task management e si adatta bene alle esigenze sia di piccoli gruppi di lavoro sia alle imprese di dimensioni più grandi.

Ha un sistema integrato di tracciamento dei tempi di lavoro, ma è un po’ carente sulla possibilità di aggiungere annotazioni libere perché non ha strumenti per le note o per le mappe concettuali.

Le principali funzionalità di Wrike sono:

  • Condivisione di file
  • Monitoraggio dei progressi nei task
  • Stati del flusso di lavoro
  • Milestone

Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 24,80 $ utente/mese

Pro: progetti illimitati; personalizzazione a seconda delle diverse esigenze della tipologia di team.

Contro: diagramma di Gantt e timer per il monitoraggio disponibili solo nei piani a pagamento; scarsità di strumenti per le annotazioni.

Che tu faccia parte di un piccolo team o che tu gestisca un grosso ramo aziendale, Wrike può fare al caso tuo. Tuttavia, se sei un pensatore creativo, ti potresti sentire un po’ limitato.

3. Monday.com

Monday

Monday.com è un prodotto attualmente molto pubblicizzato e che offre funzioni di task management di utilizzo semplice e intuitivo. Presenta diverse funzionalità di gestione delle attività che ti consentiranno di creare assegnazioni con facilità.

Tuttavia, come è prevedibile per uno strumento tanto sponsorizzato, i suoi costi non sono esattamente tra i più economici.

Le principali funzionalità di Monday.com sono:

  • Visualizzazione a calendario
  • Monitoraggio delle tempistiche
  • Automazioni
  • Schede illimitate

Costi: versione a pagamento da 8 € a 16 € utente/mese.

Pro: sistema di messaggistica integrato specialmente indicato per i team che lavorano da remoto; interfaccia utente che permette di visualizzare più informazioni in un solo punto.

Contro: navigazione un po’ disorganizzata e dispersiva; mancanza di alcune funzioni, in particolare la dashboard, nella versione mobile.

Attualmente uno dei principali attori sul mercato per la gestione di task e to-do-list, con strumenti che favoriscono la collaborazione nel team. Tuttavia speriamo che col tempo migliori in flessibilità.

4. ProofHub

Proofhub

ProofHub è un efficiente software all-inclusive per la gestione dei progetti e la collaborazione del team, che offre ottime funzionalità di gestione delle attività e permette di ottenere buoni risultati. Dalla definizione delle priorità con elenchi di attività personalizzati all’assegnazione di compiti e scadenze, ProofHub assicura che tutti siano allineati.

È inoltre possibile collaborare su documenti, file e presentazioni e comunicare con i membri del team tramite chat, commenti e discussioni. ProofHub è facile da usare e il suo piano tariffario fisso lo rende un’ottima opzione per le aziende di tutte le dimensioni.

Principali funzionalità:

  • Viste multiple delle attività: tabella, lavagna, Gantt, calendario
  • Chat integrata
  • Reporting su campi personalizzati
  • Tracciamento dei tempi
  • Commenti e @menzioni per una collaborazione efficace
  • Flussi di lavoro personalizzati
  • Prova di stampa online

Costi: Prezzo fisso di 45 $ al mese (con fatturazione annuale) per un numero illimitato di utenti.

Pro: curva di apprendimento semplice, adatto a team di varie dimensioni, un hub centralizzato per organizzare e archiviare i dati.

Contro: le notifiche sono talvolta invadenti.

Software all-in-one per la gestione dei progetti e la collaborazione aziendale, ProofHub soddisfa le esigenze di scalabilità di team di qualsiasi dimensione. Questo rende lo strumento adatto a diversi settori e flussi di lavoro.

5. Basecamp

Basecamp

Anche Basecamp è un’applicazione particolarmente utile per team che lavorano da remoto. Il suo funzionamento è semplice: inserisci un progetto e lo suddividi in task da completare, poi salvi questi ultimi sotto forma di to-do list. A quel punto puoi assegnare i tasks, definire le date di scadenza, aggiungere note e allegati.

Tuttavia, dentro Basecamp mancano alcune funzionalità di gestione dei progetti piuttosto basilari: innanzitutto la possibilità di assegnare priorità alle attività e monitorare i tempi; inoltre questa piattaforma non offre strumenti quali le kanban board e i diagrammi di Gantt. Se il tuo team può fare a meno di questi strumenti, Basecamp è una buona soluzione per un’azienda di medie dimensioni.

Cosa offre Basecamp:

  • Messaggistica in tempo reale
  • Gestione delle attività semplificata
  • Check-in automatico
  • Monitoraggio dell’avanzamento del progetto (Hillcharts)

Costi: da 15 $ utente/mese fino a 299 $ mensili per utenti illimitati

Pro: buon rapporto qualità/prezzo; collocazione di tutti gli strumenti, le comunicazioni e i documenti relativi a un progetto in un singolo punto, cosa che agevola la collaborazione nel gruppo.

Contro: mancanza di alcune funzionalità base; spazio di archiviazione piuttosto limitato se si collabora a più progetti e se i membri del team caricano diversi file.

Un’interfaccia semplice e con le informazioni essenziali concentrate in un’unica visualizzazione, efficace in particolare se si lavoro da remoto e con tempistiche indipendenti.

6. Trello

Trello

Trello si distingue per avere come focus principale le kanban board: dunque la sua interfaccia principale si presenta come una grande bacheca con diverse schede su cui gli utenti agiscono come se stessero annotando informazioni su dei post-it.

Affinché Trello sia efficiente anche per progetti di complessità superiore, è necessario acquistare un licenza a pagamento. In quel caso potrai sbloccare alcune funzionalità ulteriori come i diagrammi Gantt e altre. Rimane quindi il dubbio che lo sforzo valga la pena, dal momento che ci sono altri software che offrono le stesse funzionalità a prezzi più bassi.

Le principali caratteristiche di Trello sono:

  • Organizzazione in “bacheche”, “elenchi” e “schede”
  • Checklist
  • Possibilità di allegare file
  • Integrazioni illimitate (versione premium)
  • Bacheche pubbliche/private (versione premium)
  • Maggiore supporto clienti (versione premium)

Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 17,50 $ utente/mese

Pro: sistema di notifiche istantanee; facilità nella visualizzazione delle scadenze; buona navigazione e visibilità anche nella versione mobile.

Contro: impossibilità di lavorare offline; limitazioni nel caricamento di file; non adatto a progetti con più squadre di lavoro.

Trello è una soluzione molto visiva e altamente adattabile, utile quando si lavora a distanza. Tuttavia non è pratica quando si lavora su grossi progetti o se si intendono fare piani a lungo termine.

Conclusioni: come scegliere il software di task management e to-do list più adatto a te

1. Definisci le principali esigenze del tuo team

In un precedente articolo abbiamo affrontato i motivi che dovrebbero spingerti a scegliere un software di gestione dei progetti, invece che affidarti alle singole iniziative personali, che ancora troppo spesso si limitano ad appunti cartacei o al massimo a fogli Excel condivisi.

Nella nostra esperienza, buona parte degli impiegati in azienda lamenta di non avere la tecnologia e gli strumenti adeguati per ottimizzare il proprio lavoro. Infatti non è sempre possibile tenere traccia di ogni attività del progetto, rispettare le scadenze, monitorare i progressi e gestire il proprio team senza uno strumento adeguato.

Ma come capire cosa utilizzare? Recentemente abbiamo parlato dei dieci aspetti da tenere a mente per scegliere un buon tool di project management. In poche parole, dovresti concentrarti sugli aspetti chiave del task management a capire quali sono quelli fondamentali per il tuo team. Considera questi dieci punti e mettili in ordine di priorità:

  • Flusso di lavoro: le fasi del progetto
  • Diagrammi di Gantt
  • Liste To-Do
  • Monitoraggio del tempo e gestione delle risorse
  • Collaborazione interna
  • Gestione del budget
  • Personalizzazione
  • Integrazioni
  • Fruizione da remoto e/o su mobile
  • Lingua e assistenza

Ricordati poi che la finalità ultima di un buon task management è il non lasciare nessuno indietro. Con una gestione delle attività oculata potrai rafforzare il senso di appartenenza del gruppo e non sprecare risorse, economiche ma anche e soprattutto umane.

2. Fai una prova gratuita

Come hai visto, è chiaro che ormai la scelta di soluzioni software nel mondo del task management sia vasta. Perciò dopo che avrai optato per una o più soluzioni, il nostro consiglio è sempre quello di fare una prova gratuita. I motivi sono a nostro avviso i seguenti:

  • Non spendere subito i tuoi soldi acquistando il primo software di project management che ti viene in mente; molti offrono un periodo di prova gratuita. Naturalmente, fai attenzione a utilizzare bene questo servizio e occhio alla scadenza del periodo di prova! Scegli chi dà maggiori garanzie anche in questo senso.
  • Molto spesso, insieme alla prova gratuita potrai accedere al supporto clienti e dunque esplorare tutte le funzionalità, capire il loro utilizzo e confrontare le tue esigenze con l’esperienza di chi conosce bene il sistema, sfruttando anche le eventuali personalizzazioni. Inoltre ricorda: se la piattaforma scelta non ha le funzionalità che desideri non significa che queste non ci saranno in futuro: le migliori aziende software testano costantemente e rilasciano regolarmente nuove versioni del prodotto.
  • Vuoi dare una chance al nostro primo della lista? Twproject ti offre una prova gratuita di 15 giorni e a nostro avviso è utile alla gestione di progetti per team di tutte le dimensioni, perfetto se hai bisogno di affidarti a un unico software facile ma completo.

Questi sono per noi i migliori software di task management e to-do list del 2023.

Facci sapere quale è stata la tua esperienza e quale sarà la tua scelta finale!

I migliori software di project management del 2022

Se stai cercando i migliori software di project management del 2022 sei finalmente approdato sulla lista giusta.

Online troverai molte liste come questa, la maggior parte di esse però include sempre gli stessi software che, diciamocelo, non risolvono neanche il 10% di tutti i problemi che un project manager e più in generale un’azienda affrontano quotidianamente.

Quali sono questi problemi?

Gestire progetti in modo eterogeneo: Chi ha detto che un’azienda debba gestire tutti i suoi progetti con metodologie waterfall piuttosto che agili?

Affidarsi ad un unico software per l’intera gestione del progetto: quello che ad oggi tutti cerchiamo è un software unico, che ci dia una panoramica completa di tutto il progetto, delle risorse coinvolte, dei costi.

Un software che vada bene per tutte le figure aziendali: quello che si cerca è un software che risponda non solo alle esigenze di usabilità del team, ma anche alla completezza dei dati per il management, o mi sbaglio?

In questa lista troverete i migliori software di project management che rispondono davvero a queste esigenze. Niente male vero?

1. Twproject

Twproject è una soluzione perfetta per ogni tipo di azienda perché fa della flessibilità il suo cavallo di battaglia. E’ semplicissimo da usare ma allo stesso tempo offre tutti gli strumenti per un completa gestione del progetto.

Twproject ti permette di gestire il progetto dalla fase iniziale di pianificazione, con una WBS ed un Gantt interattivo, potrai bilanciare le risorse e ottimizzare i budget. Ti seguirà in tutto lo svolgimento del progetto, aiutandoti ad avere tutto sotto controllo, scadenze, colli di bottiglia e sforamenti di budget.

Allo stesso tempo avrai a disposizione una serie di funzionalità per gestire semplicemente il lavoro quotidiano come To-do list, kanban board, planner settimanali.

Il costo di questo software parte da 4.89 eur per utente/mese.

Pro: Twproject è uno strumento davvero completo, che offre anche time-tracking e gestione costi e documenti e che meglio di molti altri da la possibilità al project manager di avere una vista complessiva del progetto sempre aggiornata. Ultima cosa non trascurabile ha interfaccia e supporto in Italiano.

Contro: Non ne abbiamo rilevati.

Twproject risponde perfettamente a tutte e 3 i problemi citati : è flessibile, è completo ed è semplicissimo da usare.

2. Monday

Anche Monday si presenta come uno strumento davvero completo i cui punti di forza sono senza dubbio la configurabilità e l’integrabilità. Monday offre molti template da cui partire e un set di configurazioni davvero raffinate. E’ possibile gestire progetti complessi e risorse.

Il costo parte da 8 eur per utente/mese.

Pro: uno dei punti forte è senza dubbio l’assistenza, che nel nostro caso stata davvero puntuale e precisa.

Contro: le cose che ci hanno lasciati più perplessi sono la mancanza di uno strumento di time tracking e soprattutto l’impossibilità di inserire una data di inizio e fine del progetto.

Monday non includendo time tracking e date di progetto non può ritenersi completo se usato da solo, ma la sua integrabilità copre ciò che non è previsto di default

3. Zoho

Zoho offre un bundle di strumenti che una volta acquistati come pacchetto copriranno davvero tutte le vostre necessità, uno dei vantaggi principali è il poter acquistare solo quelli che servono davvero in azienda, eliminando quindi funzionalità non richieste, è però chiaramente uno degli strumenti più cari.

Zoho offre funzionalità dedicate alla gestione dei progetti, dei clienti con il suo CRM e una suite dedicata allo smart working.

Il costo per utente per il bundle completo è di 37 eur utente/mese.

Pro: Zoho ha lanciato una tecnologia basata su intelligenza artificiale che vi aiuterà nelle ipotesi di progetto. Uno strumento davvero innovativo.

Contro: Nella nostra esperienza la parte più carente è a livello di supporto clienti, oltre al costo. Lato utilizzo della piattaforma non sono stati rilevati particolari problemi.

Zoho risponde in modo efficace a tutte le problematiche citate, anche se in modo un po’ costoso.

4. Basecamp

E’ uno degli strumenti più conosciuti e probabilmente il più semplice da usare. Nonostante non sia a nostro avviso completo in termini di funzionalità per il top management, merita comunque di essere incluso per la sua semplicità di utilizzo. Se il tuo team risulta davvero irremovibile sul non accettare nuovi software forse Basecamp fa al caso tuo.

La sua gestione di liste di cose da fare è davvero completa, e mette in comunicazione tutti i membri del team in modo efficace e produttivo.

Pro: senza dubbio la sua semplicità d’uso ed il costo di 99 usd al mese per utenti illimitati

Contro: non include lo strumento di time tracking che a nostro avviso è un elemento fondamentale per la gestione dei progetti, oltre alla possibilità di strutturare i progetti in modo complesso.

Basecamp non è completo ma è la risposta se devi cedere ad un team che non è disposto ad usare niente di più complicato di una ToDo list

Conclusione

Riassumendo, ognuno di questi 4 software vale la pena di essere provato, in base alle proprio esigenze e in considerazione del contesto in cui va inserito.

Ognuno di essi ha i suoi punti di forza e qualche debolezza, Twproject è perfetto se avete bisogno di affidarvi davvero ad un unico software semplice ma completo, Basecamp è quello giusto se vi serve un software davvero basic e semplice da usare, Zoho al contrario se cercate una suite che anche se costosa copre tutte le funzionalità possibili.

Questi sono per noi i migliori software di project management del 2022.

Fateci sapere la vostra esperienza e la vostra scelta finale!