Il cronoprogramma può essere definito come un grafico che aiuta a comprendere l’avanzamento del progetto in termini di attività sull’asse Y e loro durata sull’asse X. Abbiamo già parlato del Gantt in diversi articoli, oggi proveremo ad analizzare altri aspetti di un cronoprogramma.
INDICE DEI CONTENUTI
- Come il cronoprogramma Gantt automatizzato aiuta il team di progetto?
- Il cronoprogramma Gantt per gestire le informazioni complesse
- Il cronoprogramma Gantt per migliorare la produttività del team
- Il cronoprogramma Gantt per una pianificazione delle risorse più efficace
- Il cronoprogramma Gantt per centralizzare le informazioni
- Il cronoprogramma Gantt per rendere chiari i requisiti del progetto e del team
Se il tradizionale elenco di cose da fare verticale non fornisse le informazioni necessarie per gestire un progetto, il cronoprogramma potrebbe essere la soluzione; si tratta infatti di uno strumento prezioso nella pianificazione di progetto.
Inoltre, la possibilità di avere il cronoprogramma Gantt in maniera automatizzata può migliorare esponenzialmente il flusso di lavoro ed il suo diagramma.
Vediamo quindi in questo articolo l’importanza del cronoprogramma in un software di project management.
Come il cronoprogramma Gantt automatizzato aiuta il team di progetto?
Il cronoprogramma Gantt è uno strumento che viene utilizzato per due fasi critiche del ciclo di vita del progetto: pianificazione e monitoraggio.
Le azioni di project management più comuni eseguite utilizzando questo strumento sono:
- Visualizzare la pianificazione
- Assegnare date di scadenza alle attività
- Assegnare le risorse alle attività
- Identificare il percorso critico
- Tenere traccia della progressione degli elementi di lavoro
Alcuni degli elementi distintivi che caratterizzano i software di project management da un cronoprogramma Gantt manuale, includono:
- Codifica a colori. Per rappresentare diversi attributi dell’attività, come chi è responsabile del suo completamento. Per esempio: tutte le attività di Maria sono blu, tutte le attività di Francesco sono gialle, ecc.
- Per rappresentare quanto lavoro di una determinata attività è stato completato. Per esempio, un’attività completata al 50% è ombreggiata a metà.
- Attività dipendenti. Un software consente di passare automaticamente attraverso la pianificazione quando vengono apportate modifiche a una delle attività collegate.
- Drag-and-drop. Questo consente agli utenti di spostare facilmente un’attività per modificare la pianificazione, addirittura aggiornando in automatico le date di scadenza delle attività successive.
- Nascondere o mostrare facilmente i dettagli dell’attività. Gli utenti possono fare clic o passare il mouse su un’attività per visualizzarne i dettagli, come la data di inizio, la data di fine prevista, la percentuale di completamento e chi è responsabile.
Ma vediamo ora ulteriori vantaggi che l’avere il cronoprogramma in un software di project management porta.
Il cronoprogramma Gantt per gestire le informazioni complesse
Il cronoprogramma Gantt rende le informazioni critiche di un progetto facilmente gestibili e visibili.
Gli utenti possono sapere a colpo d’occhio:
- Chi della squadra completerà l’attività
- Quando l’attività sarà completata
- Come quella singola attività si relaziona al progetto nel suo complesso
Per trasmettere queste informazioni, le attività vengono visualizzate come barre orizzontali e sono codificate in base a colori che rappresentano il dipendente o il reparto a cui sono assegnate.
Il cronoprogramma Gantt per migliorare la produttività del team
L’assegnazione dei compiti e le informazioni sullo stato di avanzamento vengono mostrate pubblicamente nelle riunioni sullo stato di avanzamento lavori, aiutando le persone a mantenere il controllo sul proprio lavoro e consentendo ai membri del team di assumersi la propria responsabilità.
Una volta che un progetto è iniziato, il cronoprogramma Gantt di Twproject, ad esempio, mostra l’avanzamento in diversi modi, tra cui:
- L’attività sarà ombreggiata, riflettendo la percentuale di completamento.
- Gli utenti possono passare il mouse o fare clic su un’attività per visualizzare ulteriori dettagli, come “data di inizio e fine” e “durata“.
- Inoltre, alcuni strumenti consentono ai manager o agli amministratori di programmare notificazioni tramite posta elettronica o altri strumenti di messaggistica quando un’attività si avvicina alla data di scadenza o se un’attività rischia di non essere completata in tempo, consentendo di attuare misure correttive.
Tracciando pubblicamente i progressi quindi, il cronoprogramma automatizzato può anche servire come strumento motivazionale.
Il monitoraggio dei progressi può essere utilizzato per motivare i team a sforzarsi di raggiungere e completare i task di cui sono responsabili.
Il cronoprogramma Gantt per una pianificazione delle risorse più efficace
Il cronoprogramma consente al project manager di distribuire il lavoro in modo più efficace tra le risorse grazie alle pianificazioni dei progetti attuali e futuri mappate nelle rispettive tempistiche.
Ovviamente, il Gantt non è l’unico strumento di pianificazione utilizzato e molti software di project management includono funzionalità di gestione delle risorse.
Tuttavia, un software che includa il cronoprogramma offre ulteriori informazioni sull’utilità e la disponibilità dei dipendenti.
Twproject è uno strumento che ci ha permesso di pianificare i progetti in modo eccellente e con trasparenza, migliorando l’efficienza del team e massimizzando la produttività complessiva
Il cronoprogramma Gantt per centralizzare le informazioni
La centralizzazione delle informazioni sul progetto grazie al cronoprogramma aiuta ad allineare le diverse parti interessate, consentendo loro di condividere facilmente le informazioni e rimanere aggiornati.
Questo è un ottimo modo per riassumere i dati di progetti complessi per un pubblico vario, dato che gli utenti possono scegliere di visualizzare solo le informazioni per loro più importanti.
Il cronoprogramma Gantt è infatti comprimibile ed espandibile, consentendo all’utente di scegliere il livello di dettaglio appropriato.
Ciò è particolarmente vero quando si utilizza un software di gestione dei progetti su cloud che si aggiorna automaticamente e riflette in tempo reale eventuali modifiche apportate.
Poiché queste soluzioni consentono a qualsiasi utente di accedere in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo, i team remoti possono essere così ancora più connessi.
Il cronoprogramma Gantt per rendere chiari i requisiti del progetto e del team
Il cronoprogramma aiuta i dipendenti a comprendere meglio le proprie responsabilità e il modo in cui le loro attività sono correlate all’intero progetto.
Questo aiuta anche i project manager e le altre parti interessate a determinare le tappe fondamentali del progetto.
Il cronoprogramma fondamentalmente è una sorta di mappa che aiuta tutti coloro che sono legati a un progetto a visualizzare come arriveranno dall’inizio al risultato finale.
Inizia subito con Twproject
Nessuno può negare l’importanza dei diagrammi di Gantt una volta che hai familiarità con l’importanza, e disegnarli con un software come Twproject è molto semplice.
Twproject permette di disegnare la wbs del progetto, aggiungere i tempi e le dipendenze tra i vari nodi dell’albero, assegnare le risorse, fino ad avere un Gantt completo dell’intero progetto che vi guiderà in tutto il suo ciclo di vita.
