Una línea de tiempo puede describirse como un gráfico que ayuda a comprender el progreso de un proyecto en términos de actividades en el eje Y y su duración en el eje X. Ya habíamos tratado el tema del Gantt en un artículo diferente; hoy intentaremos explorar otros aspectos de una línea de tiempo.
CONTENIDO
- ¿Cómo ayuda la línea de tiempo de Gantt automatizada al equipo del proyecto?
- La línea de tiempo de Gantt para gestionar información compleja
- La línea de tiempo de Gantt para mejorar la productividad del equipo
- La línea de tiempo de Gantt para una planificación de recursos más eficaz
- La línea de tiempo de Gantt para centralizar la información
- La línea de tiempo de Gantt para clarificar los requisitos del proyecto y del equipo
Si la lista vertical estándar de tareas pendientes no proporciona la información necesaria para gestionar un proyecto, la línea de tiempo podría ser la solución; es una herramienta extremadamente útil en la planificación de proyectos.
Además, la opción de tener la línea de tiempo de Gantt disponible de forma automatizada puede mejorar exponencialmente el flujo de trabajo y su representación gráfica.
Veamos entonces en este artículo la importancia de una línea de tiempo en un software de gestión de proyectos.
¿Cómo ayuda la línea de tiempo Gantt automatizada al equipo del proyecto?
La línea de tiempo Gantt es una herramienta que se utiliza en dos fases clave del ciclo de vida del proyecto: planificación y supervisión.
Las acciones más comunes de gestión de proyectos que se realizan con esta herramienta son:
- Visualizar el cronograma
- Asignar fechas de vencimiento a las tareas
- Asignar recursos a las actividades
- Identificar la ruta crítica
- Seguimiento del progreso de los elementos de trabajo
Algunos de los elementos distintivos que diferencian el software de gestión de proyectos de una línea de tiempo Gantt manual son:
- Código de colores. Para representar diferentes atributos de la actividad, como quién es responsable de su finalización. Por ejemplo: todas las actividades de María son azules, todas las actividades de Francesco son amarillas, etc.
- Para mostrar cuánto trabajo de una tarea determinada se ha completado. Por ejemplo, una tarea que está al 50% completa tiene la mitad sombreada.
- Actividades dependientes. Un software permite recorrer automáticamente la planificación cuando se realizan cambios en una de las actividades dependientes.
- Arrastrar y soltar. Esto permite a los usuarios mover fácilmente una tarea para cambiar el cronograma, incluso actualizando automáticamente las fechas de vencimiento de las tareas siguientes.
- Ocultar o mostrar fácilmente los detalles de una tarea. Los usuarios pueden hacer clic o pasar el cursor sobre una tarea para ver sus detalles, como la fecha de inicio, la fecha de finalización prevista, el porcentaje de cumplimiento y quién está a cargo.
Ahora veamos qué beneficios adicionales ofrece tener la línea de tiempo en un software de gestión de proyectos.
La línea de tiempo Gantt para gestionar información compleja
La línea de tiempo Gantt hace que la información crítica de un proyecto sea fácilmente manejable y accesible.
Los usuarios pueden saber de un vistazo:
- Quién en el equipo realizará la tarea
- Cuándo se completará la tarea
- Cómo se relaciona esa tarea específica con el proyecto en su conjunto
Para transmitir esta información, las tareas se muestran como barras horizontales y se codifican por colores para representar al empleado o departamento al que están asignadas.
La línea de tiempo Gantt para mejorar la productividad del equipo en un proyecto de gestión
La asignación de tareas y la información sobre el progreso se muestran públicamente en reuniones de avance del trabajo, ayudando a las personas a mantener el control sobre su trabajo y permitiendo que los miembros del equipo asuman responsabilidades.
Una vez que un proyecto está en marcha, la línea de tiempo Gantt en Twproject, por ejemplo, muestra el progreso de varias maneras, incluyendo:
- La actividad se sombreará, reflejando así el porcentaje de finalización.
- Los usuarios pueden pasar el cursor o hacer clic en una tarea para ver detalles adicionales, como «fecha de inicio y finalización» y «duración».
- Además, algunas herramientas permiten a los gerentes o administradores programar alertas mediante correo electrónico u otras herramientas de mensajería cuando una tarea se acerca a su fecha de vencimiento o si hay riesgo de que no se complete a tiempo, lo que permite implementar medidas correctivas.
Así, al hacer un seguimiento público del progreso, la línea de tiempo automatizada también puede utilizarse como una herramienta de motivación.
El seguimiento del progreso puede utilizarse para motivar a los equipos a esforzarse por alcanzar y completar las tareas por las que son responsables.
La línea de tiempo Gantt para una planificación de recursos más eficaz
La línea de tiempo Gantt permite al gerente del proyecto distribuir el trabajo de manera más eficaz entre los recursos gracias a los cronogramas actuales y futuros del proyecto, representados en sus respectivas líneas de tiempo.
Obviamente, Gantt no es la única herramienta de planificación utilizada, y muchos softwares de gestión de proyectos incluyen funciones de gestión de recursos.
Sin embargo, cualquier software que incluya una línea de tiempo ofrece una visión adicional sobre el uso y disponibilidad de los empleados.
Twproject es una herramienta que nos ha permitido planificar proyectos de forma excelente y transparente, mejorando la eficiencia del equipo y maximizando la productividad general
La línea de tiempo Gantt para centralizar la información
Centralizar la información del proyecto mediante una línea de tiempo ayuda a mantener alineados a los diferentes interesados, permitiéndoles compartir información fácilmente y mantenerse actualizados.
Esta es una excelente manera de resumir datos complejos del proyecto para diversos públicos, ya que los usuarios pueden elegir ver únicamente la información más relevante para ellos.
De hecho, la línea de tiempo Gantt es compresible y expandible, lo que permite al usuario seleccionar el nivel de detalle adecuado.
Esto es especialmente cierto al usar un software de gestión de proyectos basado en la nube que actualiza y refleja automáticamente cualquier cambio realizado en tiempo real.
Dado que estas soluciones permiten que cualquier usuario inicie sesión en cualquier momento desde cualquier dispositivo, los equipos remotos pueden estar aún más conectados.
La línea de tiempo Gantt para clarificar los requisitos del proyecto y del equipo
La línea de tiempo ayuda a los empleados a comprender mejor sus responsabilidades y cómo sus actividades están relacionadas con el proyecto general.
Esto también ayuda a los gerentes de proyecto y a otras partes interesadas a determinar los hitos del proyecto.
La línea de tiempo es básicamente un tipo de mapa que ayuda a todos los involucrados en un proyecto a visualizar cómo pasarán del inicio al resultado final.
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La importancia de los diagramas de Gantt no se puede negar una vez que te familiarizas con ellos, y con Twproject es mucho más fácil.
Twproject te permite dibujar el wbs del proyecto, agregar duraciones y dependencias entre los nodos del árbol, asignar recursos, hasta tener un diagrama de Gantt completo del proyecto que te guiará durante todo su ciclo de vida:
