El ciclo de vida del proyecto consta de cuatro fases principales en las que el gerente de proyecto y su equipo colaboran para lograr los objetivos establecidos.
Las cuatro fases que marcan la vida del proyecto son: concepción/inicio, planificación, ejecución/implementación y cierre.
Por lo tanto, cada proyecto tiene un comienzo, un periodo central, una finalización y una fase final (exitosa o no). Todas las fases que analizaremos en este artículo constituyen el llamado ciclo de vida del proyecto.
Obviamente, las mencionadas son solo las fases principales del proyecto, lo que significa el punto de partida para una subdivisión adicional en subfases, actividades y tareas, cada vez más básicas y detalladas, necesarias para el desarrollo y la asignación del trabajo entre los recursos.
Para cada fase o actividad del ciclo de vida, el gerente de proyecto debe tener claras dos cosas:
- Los objetivos de cada fase del proyecto: basados en las restricciones de la empresa, que van desde la calidad hasta los plazos y costos;
- Productos (entregables): cada actividad debe conducir a resultados que pueden ser bienes tangibles, documentación o servicios específicos, etc.
Pero ahora entramos específicamente en las cuatro fases principales del ciclo de vida del proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Ciclo de vida del proyecto: La fase de inicio
Durante esta primera fase, se identifica el objetivo o la «necesidad» del proyecto.
Esto puede ser, por ejemplo, la resolución de un problema empresarial o el análisis y creación de una oportunidad concreta.
Una respuesta adecuada a la necesidad puede documentarse en un caso de negocio con las opciones de solución recomendadas.
Luego se realiza un estudio de viabilidad para verificar si cada opción está alineada con el objetivo y se determina una solución final.
El estudio de viabilidad plantea preguntas sobre la viabilidad del proyecto. Preguntas como «¿podemos hacer el proyecto? ¿Tenemos los recursos para hacerlo?«.
Además, también se lleva a cabo una fase de estudio de justificación del proyecto, por ejemplo, respondiendo a la pregunta «¿es necesario el proyecto para este objetivo?«.
Una vez realizados estos análisis y considerado que el proyecto es viable y necesario, se inicia oficialmente y, en caso de que aún no se haya identificado, se nombra un gerente de proyecto.
Luego se identifica e involucra al equipo del proyecto, comenzando así a tomar forma.
En este punto, podemos pasar a la fase de planificación detallada.
Si utilizas una buena aplicación de gestión de proyectos, la fase de inicio será mucho más fácil y, una vez que esté completamente operativa, el propio software responderá a las preguntas mencionadas anteriormente, es decir, si tienes los recursos para hacerlo, si es funcional para el objetivo, etc.
Planificamos con anticipación y monitoreamos nuestro progreso, lo que nos permite identificar las rutas críticas, anticipar retrasos o interrupciones del proyecto antes de que ocurran y, por lo tanto, mejorar el flujo de trabajo.
Twproject es una solución completa que ofrece todas las herramientas que el gerente de proyecto necesita en esta fase. Al usar esta plataforma, tendrás la posibilidad de crear tu proyecto desde el principio y agregar a los diferentes miembros del equipo, especificando sus roles.
Ciclo de vida del proyecto: La fase de planificación
En esta fase partimos de el objetivo del proyecto y procedemos a desarrollarlo con el mayor detalle posible, planificando los pasos necesarios para alcanzar la solución final.
Luego se identifican las tareas individuales del proyecto, así como los requisitos que deben tener los recursos y la estrategia a seguir.
Se crea un plan de proyecto que ilustra las actividades, tareas y cronogramas.
El gerente de proyecto coordina la preparación de un presupuesto del proyecto proporcionando estimaciones de costos para mano de obra, equipos y materiales, si es necesario.
El presupuesto se utiliza para monitorear y controlar los gastos incurridos durante toda la fase del proyecto.
Una vez que el Gerente de Proyecto ha identificado el trabajo, preparado la estrategia y el desempeño, y estimado los costos, los componentes básicos del proceso de planificación están completos.
Llega entonces el momento adecuado para identificar y abordar cualquier factor que pueda representar una amenaza para el éxito del proyecto. Esta parte se llama gestión de riesgos.
Se identifican los problemas potenciales, así como las acciones que deben tomarse para evitarlos, resolverlos o al menos reducir su impacto.
Este también es un buen momento para identificar a todas las partes interesadas y establecer un plan de comunicación que determine la información necesaria para mantener informadas a todas las partes involucradas en el proyecto.
Finalmente, el gerente de proyecto elaborará un plan de calidad que incluya los objetivos de calidad y las medidas de control, enumerando también los criterios que deben cumplirse para obtener la aceptación del cliente, que puede ser la propia empresa.
Llegados a este punto, el proyecto ha sido discutido y planificado en detalle, y está listo para ejecutarse y pasar a la siguiente etapa.
Twproject también puede ayudarte en esta fase, definiendo las actividades mediante la elaboración de la WBS y continuando inmediatamente con la planificación de las fases en el tiempo con un editor de Gantt interactivo:
Ciclo de vida del proyecto: La fase de ejecución
Durante la tercera fase, la de implementación, el plan del proyecto se pone en marcha y el trabajo se realiza de forma concreta, siguiendo los pasos estructurados en la fase de planificación.
Es importante y fundamental mantener el control y comunicar cómo y cuándo sea necesario durante toda esta fase.
El progreso se monitorea continuamente y se realizan y documentan los cambios apropiados como variaciones con respecto al plan original.
Sea cual sea el proyecto, un gerente de proyecto suele pasar la mayor parte del tiempo en esta etapa.
Durante la ejecución del proyecto, las personas realizan sus tareas y la información sobre el progreso se intercambia a través de reuniones de equipo regulares, las llamadas reuniones de estado del progreso.
El gerente de proyecto utiliza esta información para mantener el control sobre la dirección del proyecto comparando los informes de progreso con el plan del proyecto, para medir el desempeño de las actividades y tomar acciones correctivas si es necesario.
La estrategia principal siempre debe ser devolver el proyecto a su curso original, el del plan del proyecto elaborado en la fase anterior. Si esto no es posible, los cambios con respecto al plan original deben registrarse y el plan modificado debe formalizarse.
Durante este paso, los patrocinadores del proyecto y todas las demás partes interesadas deben ser informados regularmente sobre el progreso del trabajo.
Cada resultado del producto debe ser analizado y aceptado.
Una vez que se han producido los resultados de las diversas etapas y el cliente ha aceptado la solución final, el proyecto está listo para su cierre.
Twproject te ayuda a gestionar la fase de ejecución, en dos niveles, para el gerente de proyecto y para los miembros del equipo.
El gerente de proyecto puede monitorear constantemente las actividades en curso:
El equipo, por otro lado, tendrá una herramienta de gestión de tareas pendientes simple y extremadamente flexible. Las tareas pendientes pueden representar actividades diarias, tickets, errores o ideas, organizadas en forma de lista o tablero Kanban.
Ciclo de vida del proyecto: La fase de cierre
Durante esta fase de cierre, se hace hincapié en:
- los resultados finales;
- la entrega de la documentación del proyecto;
- la terminación de los contratos con proveedores;
- la liberación de los recursos del proyecto;
- la comunicación del cierre del proyecto a todas las partes interesadas.
El último paso pendiente es realizar un análisis de lo que salió bien y lo que no.
A través de este tipo de análisis se adquiere experiencia y conocimiento, factores que ayudarán al gerente de proyecto y al equipo en general para futuros proyectos.
Desafortunadamente, la fase de cierre a menudo se subestima y en muchas empresas el proyecto se entrega sin una evaluación adicional; solo importa si el proyecto fue un éxito o no.
En realidad, no solo es importante concluir un proyecto con éxito, sino también poder ejecutarlo de la manera establecida en el plan original del proyecto.
No faltan casos en los que se ha logrado el objetivo a pesar de haber experimentado una fase de ejecución llena de cambios, retrasos y problemas.
La fase de cierre también sirve para analizar esto, con el fin de evitar cometer los mismos errores en el futuro y no evaluar adecuadamente ciertos riesgos.
Las cuatro fases de este ciclo de vida pueden variar según el sector y el tipo de proyecto, pero en general son válidas en cualquier área.
Cuando un gerente de proyecto sigue el Ciclo de Vida del Proyecto teniendo en cuenta todos los factores de cada fase individual, ya habrá dado el primer paso hacia el éxito.
Cuéntanos sobre tu experiencia personal de éxito.
¿Cómo puede un software de gestión de proyectos ayudarte a gestionar el ciclo de vida?
Como se muestra, un buen software de gestión de proyectos puede marcar una gran diferencia en cada una de las 4 fases del ciclo de vida del proyecto, ya que puede:
- ayudarte a elaborar la WBS;
- guiarte en la planificación y ejecución;
- monitorear y verificar las fases de un proyecto con un diagrama de Gantt interactivo;
- verificar el equilibrio correcto de la carga de trabajo de los recursos.
Por eso una herramienta como Twproject es fundamental para el resultado de un proyecto, ya que cuenta con todas las herramientas adecuadas para seguir cada fase del ciclo de vida de un proyecto, proporcionando al gestor de proyectos una visión completa y constantemente actualizada.
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