Todo lo que necesitas saber sobre la gestión de carteras con Twproject

¿Te gustaría aprender más sobre todos los métodos y herramientas que Twproject te ofrece para una gestión de carteras eficaz y rentable? Aquí encontrarás mucha información útil y también algunos consejos para poner en práctica.

La gestión de carteras es un tipo de gestión estratégica más amplia que se ocupa de evaluar los proyectos en su conjunto y la capacidad de la organización para ejecutarlos.

En el entorno cada vez más dinámico y exigente de hoy en día, el papel del gestor de carteras, un puesto distinto al del director de proyecto, es crucial. La tarea del gestor de carteras es mantener la cohesión y ayudar a las empresas a evolucionar y alcanzar sus objetivos estratégicos.

Objetivos de la gestión de carteras

Comencemos con una definición: cuando hablamos de Gestión de Portafolio, nos referimos a la gestión coordinada de varios proyectos corporativos, realizada con diversos fines estratégicos.

La gestión de portafolio de proyectos puede tener, de hecho, diversos objetivos y propósitos, que son:

• Tener una visión general de todos los proyectos y categorías de proyectos (o programas), para evaluar la eficiencia empresarial, el retorno de la inversión (ROI) y la dirección hacia opciones específicas de innovación.

• Lograr mayor transparencia en los objetivos corporativos y la gestión de recursos y poder compartir estos datos interna y externamente (equipos y partes interesadas)

• Garantizar que la asignación de recursos (recursos humanos, pero también activos, materiales y servicios) sea siempre óptima y esté alineada con las estrategias de planificación corporativa.

• Proporcionar información sobre la viabilidad financiera de los proyectos, para destacar las líneas en las que se deben realizar las inversiones adecuadas en el futuro.

• Garantizar que la relevancia de los proyectos se analice periódicamente y se modifique según sea necesario, para que el tiempo y los recursos se inviertan en consecuencia.

Twproject cuenta con una solución óptima para todos estos objetivos y te proporciona diversas herramientas para la gestión de portafolio.

Echemos un vistazo a las principales herramientas que ofrece.

Realizar una buena gestión de cartera con Twproject

En la gestión de cartera, Twproject ofrece herramientas y metodologías muy útiles para coordinar y definir claramente el trabajo de todo el equipo.

En términos generales, su objetivo es vincular el trabajo diario con los objetivos estratégicos de la empresa, ayudando a definir un plan de acción.

En esta sección veremos qué áreas considerar al llevar a cabo esta actividad y cómo podemos hacer uso de las funcionalidades de Twproject.

Visión general de cualquier problema de planificación

Twproject cuenta con una potente y precisa gestión de filtros aplicada a varias funciones de la plataforma. Incluso para la gestión de cartera, los filtros te ayudan a seleccionar y mostrar proyectos con una increíble variedad de opciones.

Los filtros pueden combinarse entre sí y referirse a las tres áreas principales de datos, es decir, aquellas relacionadas con el proyecto (tipo, presupuesto, características, etc.), el plazo (duración, fechas relevantes, etc.) y los recursos involucrados.

Hay un filtro predeterminado en la barra de búsqueda principal, pero es posible guardar nuevas configuraciones personalizadas e incluso definir un filtro específico como la selección predeterminada.

Un buen uso de los filtros satisface así el primer requisito de la gestión de cartera, que es tener una visión general de áreas específicas o grupos de proyectos.

Además de la vista clásica de Portafolio, también es posible filtrar en el panel de estadísticas para obtener una visión general del rendimiento de los proyectos seleccionados según diferentes factores de progreso.

Gestión financiera

Para calcular el ROI y ver qué objetivos comerciales se han cumplido, también es importante estar atento al presupuesto del proyecto cuando se trata de la Gestión de Portafolio.

Entre los filtros que ofrece Twproject, el filtro ‘Desbordamiento del presupuesto‘ es muy útil, ya que te permite seleccionar todos los proyectos que están experimentando dificultades financieras.

Esto nos permitirá no perpetuar el error y tomar las medidas correctivas necesarias.

Además, en la vista clásica de Portafolio, que en Twproject está representada por un gran diagrama de Gantt global, tenemos el comando ‘Datos financieros‘.

Esta función permitirá asociar cada proyecto de la lista con su informe financiero, relacionando el presupuesto con los costos estimados y reales.

Esta vista es muy útil para realizar análisis de flujo de caja y evaluar los proyectos de mejor rendimiento de un vistazo.

De hecho, la gestión financiera en la Gestión de Portafolio ayuda a medir el valor creado por cada proyecto y a tomar decisiones sobre las áreas de inversión más rentables.

Relevancia entre proyectos

Después de medir el rendimiento de los proyectos, es importante que la herramienta digital permita establecer la prioridad que tiene cada proyecto sobre los demás.

Twproject te permite asignar un valor de relevancia a los proyectos y este valor se puede definir y mostrar en el Portfolio.

Podemos ordenar los proyectos según su relevancia creciente o decreciente para que los plazos y las asignaciones también se puedan redefinir según este criterio.

De hecho, a través del Portfolio, puedes reprogramar fácilmente las fechas de inicio y fin de los proyectos y relacionarlas con la línea de tiempo general.

Por ejemplo, un proyecto menos relevante se puede mover a una fecha posterior, eligiendo dar prioridad a otros proyectos más beneficiosos.

Gestión y asignación de recursos

Además, una función importante de la gestión de Portfolio es la distribución de la carga de trabajo entre diferentes proyectos, también según su relevancia estratégica y económica.

De hecho, es útil que los esfuerzos de los recursos estén bien distribuidos, pero también bien enfocados en los proyectos que tienen la mayor prioridad, tanto en términos de plazos como de relevancia estratégica.

Este nivel de prioridad solo es detectable, como hemos visto, con la actividad de gestión de Portfolio.

Twproject lleva esto un paso más allá y te permite redistribuir la carga de manera inteligente y reflexiva, con solo un clic.

Así es como puedes hacerlo con este sencillo truco:

1. Desde la vista principal del Portafolio, observa cuáles de tus recursos están sobrecargados con el icono ‘mostrar/ocultar carga de trabajo’ (balanza).
2. En segundo lugar, filtra los proyectos por responsable, limitando la vista a aquellos en los que está incluido el recurso (o recursos) sobrecargado.
3. Después de filtrar, organiza los proyectos obtenidos según el orden de relevancia.
4. Por último, utiliza el comando ‘optimizar fecha de finalización según la capacidad del recurso’ (la varita mágica) en el proyecto con menor relevancia: las fechas de este se extenderán hasta alcanzar una carga óptima para la persona involucrada.

La planificación estratégica que tiene en cuenta estos factores aumenta el bienestar corporativo y la satisfacción de todo el equipo.

Además de, por supuesto, optimizar los niveles generales de productividad.

Capacidad de compartir

En última instancia, la función de la gestión de carteras también es facilitar la comunicación grupal y garantizar que todas las partes involucradas en los proyectos estén coordinadas entre sí.

Es crucial proporcionar informes periódicos sobre el progreso de toda la cartera y su sostenibilidad en relación con los objetivos de la empresa.

El panel de estadísticas de Portfolio en Twproject muestra el estado general del trabajo, con gráficos e información actualizada en tiempo real. Podemos filtrar estos datos según cualquier necesidad, como ya se ha visto, y exportarlos fácilmente en varios formatos para compartirlos completamente.

Además, en la página principal de Portfolio, puedes poner información sobre el estado de las tareas pendientes junto a cada línea de proyecto, gracias al comando ‘Datos de tareas pendientes’.

Conocer el estado de las actividades de cada proyecto es muy útil para fines de planificación, pero también para compartir la situación actualizada con los recursos involucrados, en un esfuerzo cohesionado para lograr los objetivos.

De hecho, crear un entorno colaborativo para un intercambio de información más rápido es uno de los objetivos de la gestión de carteras, con el objetivo final de agilizar la planificación de las actividades y su seguimiento.

Twproject responde a la pregunta central de la gestión de carteras

Podemos resumir todas las operaciones que hemos visto con una sola pregunta que el gestor de carteras intenta responder con las herramientas más adecuadas.

La pregunta es: ¿qué proyectos contribuyen a la estrategia corporativa y, por lo tanto, deben recibir mayor prioridad, y cuáles deben eliminarse o posponerse?

Twproject es una herramienta única que responde a esta pregunta, y lo hace de manera articulada, proporcionándote datos concretos para tus análisis.

Cada objetivo de análisis se cubre con Twproject: el costo total de cada proyecto, el consumo de recursos (humanos y otros), la duración planificada y el cronograma de inversión, los beneficios y las relaciones o interdependencias con otros proyectos en la cartera.

No necesitas nada más para la planificación general de los proyectos de tu empresa y Twproject te guía paso a paso.

Si quieres ponerlo a prueba, puedes hacer una suscripción gratuita de 15 días durante la cual verás cómo realizar todas las actividades principales de Gestión de Carteras, con la ayuda de nuestro equipo de soporte.

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