El plan de seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto juega un papel vital en los procesos de toma de decisiones de un gerente de proyecto.

Sin embargo, a pesar de ser un método que a menudo se pasa por alto, si se pone en práctica, el seguimiento del proyecto puede ayudar al gerente de proyecto y a su equipo a prever riesgos y obstáculos potenciales que, si no se abordan, podrían llevar el proyecto en la dirección equivocada.

¿Qué es un plan de seguimiento del proyecto?

El plan de seguimiento de un proyecto consiste en realizar un registro y monitoreo de todos los datos relacionados con el proyecto.

Gracias a esta actividad, el Gerente de Proyecto puede tener siempre el control de la situación, identificar problemas potenciales y poner en práctica las acciones correctivas. El plan de seguimiento asegura que el proyecto esté dentro del alcance definido y respete los plazos y el presupuesto especificados.

En términos simples,

El seguimiento del proyecto sirve para supervisar todas las actividades del proyecto con el fin de asegurar que todo esté según lo planificado.

El seguimiento es la cuarta fase de las cinco fases de la gestión de proyectos según el PMBOK: inicio, planificación, ejecución, seguimiento -precisamente- y cierre.

La fase de seguimiento debe realizarse junto con la ejecución del proyecto, para contar con información útil sobre el mismo.

El seguimiento del proyecto ayuda a mantener un registro del rendimiento y el progreso del proyecto utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI) definidos durante la planificación del proyecto.

La parte más importante de esta fase es identificar cuándo se necesita un cambio, qué implica el cambio y cómo implementarlo afectando lo menos posible al proyecto.

¿Por qué es importante el plan de seguimiento del proyecto?

Cuando los gerentes de proyecto toman decisiones importantes sin datos verificados, es como si se movieran en una habitación oscura que no conocen con los ojos cerrados.

Las decisiones se basarán en muy poca o ninguna evidencia. Por lo tanto, la acción podría no ser muy eficiente y podría ser solo una pérdida de tiempo y recursos.

Por eso es importante monitorear los proyectos diligentemente y utilizar los datos recopilados para tomar decisiones racionales y lógicas.

Estas son algunas preguntas básicas que debes hacer durante la fase de seguimiento del proyecto:

• ¿Se están realizando las actividades según lo planeado?
• ¿Existen consecuencias no previstas que surgen como resultado de estas actividades?
• ¿Hay algún elemento del proyecto que necesite ser modificado y, de ser así, cuáles son?
• ¿Cuál es el impacto de estos cambios?
• ¿Llevarán estas acciones correctivas a los resultados esperados?

Automatización en el seguimiento de proyectos

Las herramientas y tecnologías automatizadas pueden simplificar el proceso de seguimiento del proyecto.

La mayoría de los gerentes de proyecto ya han adoptado herramientas de gestión de proyectos para delegar tareas y monitorear sus proyectos.

Sin embargo, el seguimiento del proyecto es un proceso complejo y aquí el gerente de proyecto debe estar siempre activamente involucrado.

Las seis ventajas del seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto ofrece seis ventajas:

1. Alinear el progreso con el plan

El seguimiento del progreso del proyecto ayudará a evaluar si el proyecto está en línea con el plan original. Además, ayudará a entender, si el proyecto va mal, qué acciones correctivas aplicar.

2. Involucramiento de las partes interesadas

El seguimiento mejora la participación de las partes interesadas. Si un problema o riesgo se detecta demasiado tarde, el patrocinador del proyecto a menudo no puede hacer nada. Con un seguimiento regular y una comunicación clara, será más fácil manejar los riesgos y las contingencias.

3. Satisfacción del cliente

La comunicación abierta y la retroalimentación aumentan la probabilidad de que el resultado final cumpla con las expectativas, considerando así el proyecto un éxito.

4. Motivación y responsabilidad del equipo.

La motivación del equipo tendrá fluctuaciones durante la ejecución del proyecto. Al monitorear el progreso y completar los milestone, el equipo tendrá objetivos claros para el proyecto.

5. Gestión de proveedores externos.

La comunicación es esencial para cualquier proyecto, especialmente cuando se trabaja con proveedores externos. Monitorear el desempeño de estos recursos ayudará a cumplir con los plazos clave, gestionar el presupuesto asignado y tener en cuenta los retrasos inesperados en la planificación del proyecto. De manera similar, es necesario compartir los cambios del proyecto con los proveedores, para que puedan actualizar sus planes internos y estar disponibles en consecuencia.

6. Aprendizaje y mejora continua.

El monitoreo representa una oportunidad ideal para el aprendizaje y la mejora continua, así como para la planificación y la ejecución del proyecto. Una vez que el proyecto ha finalizado, es esencial documentar las lecciones aprendidas, una tarea que es más fácil si el proyecto fue monitoreado durante la ejecución.

Métodos y técnicas para monitorear el proyecto

El monitoreo del proyecto comienza ya durante la fase de planificación del proyecto.

Durante esta fase, el gerente de proyecto debe decidir cuáles son los factores que definirán el éxito del proyecto. También determinará cómo medir el objetivo utilizando indicadores clave de desempeño (KPI).

En esta fase, también es necesario consultar al equipo y al patrocinador del proyecto.

Los KPI utilizados para rastrear y medir el éxito pueden ser, por ejemplo:

• Tiempo de ciclo: el tiempo necesario para completar una actividad.
• Número de ajustes del plan: la frecuencia con la que se ha modificado la planificación del proyecto.
• Desviación presupuestaria: cuánto varía el presupuesto real respecto al presupuesto del proyecto.
• Número de errores: la cantidad de veces que es necesario repetir el trabajo.

Además, es posible realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente, las horas de trabajo planificadas en comparación con las reales, etc.

Por lo tanto, elegir los KPI es la primera pieza del rompecabezas.

Las 6 fases del seguimiento del proyecto

1. Identificar los objetivos del proyecto

La definición de los objetivos del plan comienza con la respuesta a tres preguntas:

• ¿Qué problema intenta resolver el proyecto?
• ¿Qué pasos se siguen para resolver este problema?
• ¿Cómo sabrá el equipo del proyecto cuándo el proyecto ha tenido éxito en la resolución del problema?

Responder a estas preguntas ayudará a identificar qué debe hacer el proyecto y cómo el equipo, y especialmente el gerente de proyecto, sabrá si fue un éxito o no.

2. Definir los indicadores

Una vez definidos los objetivos del proyecto, es momento de definir los indicadores para seguir el progreso hacia su logro. Los indicadores rastrean el avance del proyecto y ayudan a responder la pregunta «¿Se están implementando las actividades según lo planificado?»

3. Definir los métodos y la frecuencia de recopilación de datos

Ahora es el momento de decidir los métodos para la recopilación de datos y con qué frecuencia se recopilarán. El método elegido tendrá importantes implicaciones para el seguimiento del proyecto. De hecho, un método incorrecto podría llevar a una percepción errónea.

4. Identificar roles y responsabilidades durante el seguimiento

Es importante decidir quién es responsable de recopilar los datos para cada indicador desde las primeras etapas de la planificación. Los roles de gestión de datos deben decidirse claramente para que todos estén alineados.

5. Crear un plan de análisis y plantillas de informes

Una vez que se hayan recopilado todos los datos, alguien tendrá que elaborar una tabla de resultados para la revisión interna y los informes externos. El plan de seguimiento del proyecto debe incluir, por lo tanto, detalles sobre qué datos se analizarán y cómo se presentarán los resultados.

6. Planificar la divulgación de datos

El último elemento del plan de seguimiento describe cómo y a quién se proporcionarán los datos. Por ejemplo, un equipo de proyecto podría querer revisar los datos mensualmente para tomar decisiones estratégicas y desarrollar planes de trabajo futuros, mientras que otras partes interesadas podrían querer revisar los datos cada trimestre. Estas opciones deben discutirse con las partes interesadas para determinar expectativas razonables para la revisión de datos y desarrollar planes de difusión al comienzo del proyecto.

Estos seis pasos son todo lo que necesitas para establecer un plan de seguimiento de proyectos de buena calidad.

Al aplicar consistentemente estos pasos, cada gerente de proyecto podrá ver cómo va su proyecto. Sobre todo, podrá intervenir oportunamente para corregir el rumbo cuando sea necesario, evitando fallos inadecuados.

Las ventajas de usar una herramienta inteligente como Twproject

¿Te parece abrumador configurar todos estos parámetros también?

Si es así, tenemos buenas noticias: la vida de un gerente de proyecto puede simplificarse considerablemente utilizando una herramienta tecnológica avanzada como Twproject, que configura automáticamente el resumen de estos datos y ayuda a monitorear el progreso de todos los proyectos en curso con gráficos simples.

De hecho, Twproject proporciona estadísticas personalizables y constantemente actualizadas sobre el progreso de los proyectos y, gracias a las alertas, advierte sobre situaciones críticas.

Además, garantiza que puedas hacer seguimiento a la evolución de tu proyecto y volver a etapas anteriores en cualquier momento, gracias a su muy útil Línea de tiempo del proyecto.

Con base en los datos ingresados mediante un procedimiento guiado, Twproject generará para cada proyecto diagramas de progreso que evalúan varios parámetros. Así, el gerente de proyecto siempre estará al tanto de cualquier retraso en las fases planificadas, excesos en los tiempos establecidos y en el presupuesto previsto, vencimiento de plazos y sobrecarga de recursos.

Entre los software de gestión de proyectos, es el único que ofrece una vista tan detallada del proyecto y esta es definitivamente su principal fortaleza.

Pero eso no es todo: Twproject ofrece un análisis tan detallado en cada nivel del árbol del proyecto, por lo tanto, también para todas las subfases insertadas durante la elaboración de la WBS.

En resumen, en todos los niveles de la gestión de proyectos y para las diversas áreas involucradas, ayuda a tener una visión completa del progreso de los proyectos en curso.

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