5 errores comunes en la planificación de proyectos que debes evitar (Parte 1 de 5)

Gestionar un proyecto es complicado y cometer errores que puedan comprometer el avance de todas las actividades es muy fácil.

Una de las fases más delicadas desde este punto de vista es la planificación del proyecto: los errores cometidos en esta fase son, de hecho, los más graves y pueden afectar negativamente el logro de todo el proyecto.

El problema es que a menudo te das cuenta de que algo está mal cuando ya es demasiado tarde y no queda nada por hacer para limitar los daños.

En este artículo explicaremos cuáles son los errores más comunes en la planificación de proyectos y qué estrategias puedes implementar para evitarlos.

Los errores comunes de gestión se agrupan en 5 categorías:

• errores de planificación
• errores en la gestión de prioridades
• errores de comunicación
• errores de responsabilidad
• errores de organización

Hoy te ayudaremos a identificar los de la primera categoría.

La planificación de un proyecto generalmente consta de dos fases principales. Ambas fases pueden enfrentar distintos problemas críticos:

Análisis del proyecto: fases y dependencias

Cuando comienzas a analizar una nueva actividad y estás a punto de programarla, debes tener en cuenta estos 3 errores comunes que podrían comprometer el éxito de tu negocio:

1) El alcance del proyecto es demasiado amplio

Problema: Aunque el objetivo del proyecto sea claro, incluso descrito con detalle mediante especificaciones y acordado con el cliente, enfocarte únicamente en el objetivo final, especialmente si la fecha de finalización es a largo plazo, puede tener consecuencias graves. Gestionar proyectos grandes es muy complicado; las variables involucradas son numerosas y centrarse solo en el objetivo final puede llevarte a subestimar muchas pequeñas contingencias que hacen que el proyecto crezca sin control.

Solución: La mejor forma de evitar un alcance demasiado amplio es realizar una lluvia de ideas con tu equipo hasta poder definir objetivos pequeños que sean fáciles de gestionar. Esta lluvia de ideas también es muy útil para dividir tu proyecto en fases. Las subfases no necesitan superponerse perfectamente con los subobjetivos; servirán como guía, como pasos fundamentales a corto plazo en los que debes concentrarte para mantenerlo todo bajo control.

2) Microgestión

Una vez identificados los objetivos tanto a largo plazo como, aún mejor, a mediano y corto plazo, será necesario desglosar el proyecto en fases con ayuda de lo definido anteriormente.

Problema: Independientemente de la herramienta que uses para gestionar tu diagrama de proyecto, no debes ser demasiado ambicioso. Ten cuidado y evita caer en el error opuesto al del punto 1: desglosar tu proyecto en demasiadas actividades, cuyo mantenimiento puede volverse extremadamente oneroso.

Solución: ¿Cuándo detenerse? Una fase, en particular si el proyecto principal dura más de 6 meses, no debe durar menos de una semana. Esto no es una regla general y depende del caso concreto, pero aplica bien en la mayoría de las situaciones. Por debajo de este valor (actividades que duran solo unas pocas horas), puedes gestionar las tareas con listas de pendientes, listas de verificación, de forma sencilla usando ToDo en Twproject, más flexible que un Gantt chart. Usar estas herramientas ayudará a tu equipo a trabajar mejor, sin necesidad de tu asistencia constante, aumentando su compromiso.

3) El proyecto no sigue una metodología estándar de gestión

Problema: Para programar y gestionar tus actividades es fundamental usar una herramienta que te apoye en esta tarea. Si no usas un software o, en términos generales, una metodología de planificación, la probabilidad de que el proyecto se vuelva caótico aumenta exponencialmente. Distintos proyectos, gestionados por distintas personas, podrían organizarse de formas diametralmente opuestas e incluso usar una terminología completamente distinta que desoriente a tus recursos.

Solución: Confía en una metodología, cualquiera que sea, siempre que sea compartida por tu equipo. Al principio podría ser difícil, pero con el tiempo, al adoptarla y adaptarla mejor a tus necesidades, te ayudará a mantener al equipo unido bajo un mismo método y una misma terminología. Usa un software que incorpore esta metodología: una correcta gestión de fases, dependencias y cronogramas reducirá drásticamente los retrasos y los malentendidos.

Análisis de tiempos y esfuerzos

Una vez creados el diagrama y las dependencias entre fases, es necesario estimar los esfuerzos y programarlos en el tiempo:

4) Planes demasiado ambiciosos

Problema: Un error común en la planificación es ser demasiado ambicioso y seguir exactamente el tiempo esperado para las actividades. Al enfrentar varias fases, es importante evaluar un cierto margen de error que proteja al proyecto de múltiples ajustes. Contar con el conocimiento de tu equipo es esencial, porque tienen un conocimiento detallado de todas las actividades y los posibles riesgos.

Solución: Aprende de tu equipo y evalúa con ellos los riesgos de cada fase para dar una estimación realista. Confía en ellos, no solo en tu propia experiencia.

5) Falta de planificación por presión del cliente

Problema: Puede suceder que no planifiques adecuadamente un proyecto simplemente por la presión del cliente, quien a menudo tiene muchas solicitudes, presupuestos reducidos y ningún tiempo disponible. Uno de los errores más comunes es darle al cliente la impresión de que algunas actividades son fáciles de implementar o incluso gratuitas, errores cometidos para obtener el proyecto ofreciendo un precio conveniente.

Solución: Incluso si deseas ofrecer un precio conveniente, habla del proyecto tal como es, sin descontar tiempo ni esfuerzo, lo que te ayudará a evitar malentendidos con tu cliente. Al estimar un proyecto, tanto en esfuerzo como en costos, hazlo sin considerar la fecha de finalización acordada ni el presupuesto establecido. Una vez completada la estimación realista, compárala con lo que espera el cliente e intenta alinear ambas versiones. De este modo, entenderás de inmediato si el proyecto corre riesgo de pérdidas o de retrasos, sin sorpresas desagradables durante su desarrollo. Una evaluación correcta de la realidad y las expectativas evita frustraciones en el equipo y problemas de comunicación.

Conclusión

Si eres gestor de proyectos, probablemente sepas que la lista de errores que puedes cometer es mucho más larga, pero sin duda estos 5 problemas no solo son muy comunes, sino que también son 5 de los más riesgosos para lograr tu objetivo.

Como puedes ver en los puntos enumerados, creemos firmemente que el uso de un software de gestión de proyectos, como Twproject, podría facilitar todo tu trabajo al evitar muchos de los posibles errores en la planificación de un proyecto.

Un software de gestión de proyectos te ayudará a resolver cada uno de los 5 problemas enumerados:

1. Puedes asociar al proyecto discusiones y reuniones que destaquen todos los objetivos para ayudarte en la redacción de las fases
2. Tendrás un Editor Gantt que te ayudará a crear fases y dependencias y que te permitirá gestionar listas de pendientes y listas de verificación para evitar la microgestión
3. Te ayudará a adoptar una metodología y a estandarizar la terminología en todo el equipo
4. Te ayudará a aprovechar el conocimiento de tu equipo para una estimación realista del proyecto
5. Podrás gestionar los planes durante la fase de cotización y la fase de desarrollo, teniendo siempre claros los tiempos y los costos

Si quieres comenzar ahora a confiar en un software de gestión de proyectos para ayudarte a evitar todos estos errores, prueba Twproject.