El plan de participación de las partes interesadas y la gestión de las partes interesadas son, sin duda, fundamentales para el éxito del proyecto, pero, a pesar de esto, a menudo se consideran una actividad marginal.
La participación de las partes interesadas es, en cambio, un tema esencial y al mismo tiempo amplio.
Incluye la recopilación y el intercambio de información, la gestión de preocupaciones y quejas, la medición del impacto y la importancia de los diferentes grupos de partes interesadas, la comunicación eficiente y más.
Por eso decidimos dedicar este artículo a cómo planificar la participación de las partes interesadas.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
El plan de participación de las partes interesadas
Como con cualquier otro proceso empresarial, el proceso de participación de las partes interesadas debe ser sistemático, lógico y práctico.
Este proceso puede representarse de forma cíclica. Es un proceso constante y las lecciones aprendidas de la experiencia pasada determinan la planificación y el compromiso futuros.
El proceso no es lineal, sino que es un proceso iterativo .
La organización aprende y mejora su capacidad para involucrar a las partes interesadas clave. Esta mejora tiene lugar mientras se desarrollan relaciones de respeto mutuo, que reemplazan las consultas puntuales.
Veamos las diversas fases del plan de participación de las partes interesadas:
1. Planificación
En primer lugar, debemos identificar los objetivos básicos, los problemas que deben abordarse y las partes interesadas a quienes se deben asignar las prioridades críticas para la organización.
Aunque la planificación debe realizarse al comienzo del proyecto, un análisis de cambios debe llevarse a cabo regularmente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
2. Comprensión de las partes interesadas
Además, debemos identificar la urgencia que sienten por sus problemas, la legitimidad de su interés y el poder que tienen para impactar en la organización en general.
Comprender sus motivaciones, objetivos y problemas, y cuáles de estos son realmente los problemas del proyecto: de esta manera será posible delinear las partes interesadas prioritarias.
3. Generar confianza
Las diferentes partes interesadas tendrán distintos niveles de confianza y seguridad. Reconocer esto y la forma en que interactúas con ellas hará que debas adaptar tu enfoque al nivel de confianza.
4. Consulta
Para lograr el éxito general, es importante contar con una representación justa de todas las partes interesadas durante esta fase y, en consecuencia:
- Proporcionar información y propuestas que respondan directamente a las expectativas e intereses de las partes interesadas identificadas previamente, y no solo a información que responda a objetivos y actividades internas.
- Proporcionar información contextual detallada a las partes interesadas que deben llegar a conclusiones justas y razonables.
- Sé realista en las negociaciones respecto a las expectativas, necesidades y objetivos. Esto ayudará a llegar a un acuerdo y generar confianza.
El proceso de consulta incluye entrevistas personales, talleres, grupos focales, reuniones públicas, encuestas y otras herramientas participativas. Es importante elegir el proceso adecuado para cada grupo de partes interesadas; un modelo no sirve para todos.
5. Responder e implementar
Una vez más, es crucial decidir un plan de acción para cada tema acordado, aprendiendo a comprender las posibles reacciones de las partes interesadas ante una propuesta.
Un medio de comunicación útil en este sentido puede ser la página pública del proyecto, una herramienta sencilla para compartir cierta información y facilitar el diálogo.
6. Monitorear, evaluar y documentar
La gestión del conocimiento es esencial para adquirir información y compartir lo aprendido.
La transparencia del proceso se ve muy favorecida por una documentación precisa. Recuerda informar a las partes interesadas sobre el progreso, en un formato y lenguaje que puedan entender.
Las reglas de oro para un plan óptimo de compromiso con las partes interesadas
- Alineación interna de la organización en términos de expectativas, roles y resultados. Ser flexible ayudará a lograr esto, así como a apreciar los diferentes puntos de vista, presiones y objetivos comerciales.
- Construir una relación de confianza con las partes interesadas es muy importante, lo cual se facilita comprendiendo sus puntos de vista y sus motivaciones. Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben evaluar el nivel de confianza en las relaciones, pero no ser demasiado apresurados en su juicio.
- Comprender las motivaciones de las partes interesadas y de la organización, y ser transparente, puede ayudar a superar las diferencias. Reconociendo que la motivación fundamental de cada parte puede ser muy diferente de la de otra. Sin embargo, comprender y articular esta diferencia ya puede ayudar a llenar los vacíos.
- La organización debe reconocer la importancia de las opiniones y el compromiso de las partes interesadas. Es esencial que la organización en su conjunto valore la contribución que las partes interesadas hacen al éxito general de la empresa.
- Es importante planificar el compromiso y la comunicación de manera que se fomente la perspectiva de todos.
- La cultura de la organización tendrá un impacto en cómo se produce la participación de las partes interesadas. Por esta razón, la evaluación de la cultura corporativa es importante para identificar los factores habilitantes y los obstáculos para las actividades de involucramiento de las partes interesadas.
- Evaluar una participación pasada no productiva ayudará a la organización a aprender de experiencias anteriores. Por lo tanto, es importante recopilar esta información desde el punto de vista de la organización y de las partes interesadas.
En conclusión, las organizaciones ya no pueden elegir si quieren interactuar con las partes interesadas o no; la única decisión que deben tomar es cuándo y cómo involucrarse con ellas con éxito.
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