¿Cómo puedo crear un presupuesto para un proyecto si no tengo datos históricos sobre los cuales orientarme?
Cuando se inicia un proyecto, es difícil saber cuánto costará.
Si se trata de un proyecto repetitivo en el tiempo, muy probablemente tendremos un historial sobre el cual basarnos.
En este caso, puede resultar más fácil elaborar un presupuesto de proyecto, pero la situación es diferente en el caso de un proyecto nuevo.
Los gerentes de proyecto deben rendir cuentas de sus estimaciones de presupuesto.
Considerada la gran incertidumbre que suele prevalecer en la fase inicial de un proyecto, esto puede representar uno de los mayores desafíos para los gerentes de proyecto.
La capacidad de crear un presupuesto preciso es una habilidad esencial para un gerente de proyecto.
Puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los nuevos gerentes de proyecto; sin embargo, una vez creado el primer presupuesto, tendrás un primer sistema de referencia.
A partir de entonces, será más sencillo gestionar este aspecto para proyectos futuros.
INDICE DEI CONTENUTI
Enfoques para elaborar un presupuesto
Existen dos enfoques principales que puedes adoptar al elaborar un presupuesto:
- Enfoque descendente (top-down): decidir cuánto costará el proyecto en total y dividir el importe entre las distintas fases de trabajo;
- Enfoque ascendente (bottom-up): calcular las fases de trabajo individuales, partiendo del nivel más bajo, y luego sumar todo para estimar el costo total del proyecto.
Ambos enfoques, como todo, tienen sus ventajas y desventajas. Intentemos evaluarlos juntos.
Cómo hacer un presupuesto de proyecto: El enfoque descendente (top-down)
El enfoque de arriba hacia abajo, literalmente de arriba a abajo, es más que adivinar una cifra total en la que basar todo el proyecto.
De hecho, es necesario explicar cómo se llevará a cabo y estructurará el trabajo dentro de la cantidad de presupuesto asignada para cada fase del proyecto.
Deberías preguntarte si el presupuesto parece realista basándote en la experiencia de proyectos anteriores, si los hay.
La ventaja del enfoque de presupuesto de arriba hacia abajo es que se centra en completar el proyecto dentro del presupuesto asignado y conduce a la eficiencia y a la reducción de prácticas costosas.
Una desventaja es que presupone que la persona que crea el presupuesto cuenta con los conocimientos y habilidades suficientes para realizar una estimación de costos razonable.
Si no fuera así, podría surgir un conflicto cuando se asigna a una persona del equipo un presupuesto poco realista e insuficiente para completar su fase de trabajo.
De hecho, existe el riesgo de que se creen presupuestos artificialmente bajos con la –falsa– convicción de que esto fomentará el ahorro de costos y la eliminación de desperdicios.
Cómo hacer un presupuesto de proyecto: el enfoque de abajo hacia arriba
En el segundo enfoque, de abajo hacia arriba, literalmente de abajo a arriba, el presupuesto del proyecto se construye a partir de las fases de trabajo individuales, desde el nivel más bajo, y sumándolas para llegar al costo total del proyecto.
El equipo suele estar involucrado para identificar las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto y para estimar los diversos costos.
La ventaja del enfoque de presupuesto bottom-up es su precisión, siempre que no hayas olvidado ninguna actividad y, en consecuencia, su costo.
Es positivo para la moral del equipo porque el project manager involucra al equipo en la creación del presupuesto.
Por esta razón, este enfoque a veces también se llama presupuesto participativo.
Una desventaja del enfoque bottom-up es la dificultad para obtener una lista completa de actividades y tareas necesarias para completar el proyecto, especialmente si se trata de algo nuevo o si trabajamos con un equipo joven y/o inexperto en el sector.
El riesgo, de hecho, al iniciar proyectos nuevos o al involucrar recursos junior, puede ser no considerar fases enteras de actividad y proceso.
Esto lleva inevitablemente a desajustar totalmente tanto los costos como los tiempos de realización del proyecto.
Los diferentes tipos de costo en la creación del presupuesto
En la creación del presupuesto, el Project Manager debe tener en cuenta varios factores y, sobre todo, los diferentes tipos de costo.
Básicamente, existen dos tipos de costos que interesan a los project managers cuando crean un presupuesto:
- los costos directos;
- y los indirectos.
Los primeros se atribuyen exclusivamente al proyecto y son fácilmente identificables, como por ejemplo: el costo del personal, del equipo, de los viajes de negocios, de los consultores, etc.
Los costos indirectos, en cambio, corresponden a partidas de gasto que se imputan simultáneamente a más de un proyecto.
Solo una parte de su costo total corre a cargo de un único proyecto.
Son, por ejemplo: las facturas de teléfono, el alquiler de las oficinas, el seguro empresarial, el material de oficina, etc.
¿Cómo calcular estos costos?
Por ejemplo, si el proyecto requiere 6 semanas y la factura de internet es de 50€ al mes, el costo total correspondiente al proyecto será de 75€.
Para tener una idea sobre los otros costos, puedes revisar el año anterior.
Deberás ver lo que se gastó en total y dividirlo por 52 (el número de semanas del año) para obtener un costo semanal promedio.
Esto puede ser válido para un costo indirecto como el del equipo.
Cómo elaborar un presupuesto de proyecto: la reserva de gestión
Una reserva de gestión o reserva de contingencia se suele añadir a los proyectos y normalmente corresponde a un porcentaje del costo y del tiempo totales del proyecto.
Este fondo se utiliza cuando ocurren eventos relacionados con costos imprevistos durante el proyecto.
Debes ajustar la reserva de gestión según el nivel de riesgo identificado para el proyecto.
Claramente, cuanto más riesgoso sea el proyecto, mayor deberá ser la reserva de gestión, y viceversa.
Un proyecto rutinario, ya realizado varias veces, tendrá una reserva de gestión menor en comparación con un proyecto totalmente nuevo.
El presupuesto estará compuesto por costos directos, costos indirectos y el monto que funciona como reserva de gestión.
Cómo elaborar un presupuesto de proyecto: los costos no admisibles
También existen costos que generalmente no son admisibles en un proyecto y, por lo tanto, no pueden incluirse en el presupuesto.
En general, podemos identificarlos en los siguientes:
- Gastos no justificables, por ejemplo, el trabajo voluntario;
- Costos de inversión de capital;
- Gastos financieros;
- Intereses pasivos;
- Pérdidas causadas por el tipo de cambio, entre otras cosas no cuantificables dada la volatilidad;
- El IVA en el caso de que se tratara de un costo recuperable;
- Gastos cuyo costo está cubierto por una financiación de la Unión Europea o por otro tipo de financiación estatal;
- Sanciones.
Gestionar las variaciones del presupuesto
Los proyectos rara vez siguen los planes en cada detalle.
Por lo tanto, es necesario que el project manager sea capaz de identificar cuándo los costos varían respecto al presupuesto y gestionar dichas variaciones.
Un project manager debe comparar regularmente la cantidad de dinero gastado con el monto previsto e informar esta información a los gerentes, al presidente de la empresa y a las partes interesadas.
Por lo tanto, es necesario establecer un método sobre cómo se medirán y reportarán estos avances.
Un método ampliamente utilizado para proyectos de media y alta complejidad es el método del earned value.
Se trata de un método de comparación periódica de los costos presupuestados – budget value – con los costos reales durante el proyecto – actual value.
El método del earned value puede proporcionar información no solo sobre las desviaciones de costo, sino también sobre las desviaciones de tiempo, es decir, si el proyecto está atrasado o adelantado.
El project manager debe saber si el proyecto se está desarrollando dentro de los plazos previstos y dentro del presupuesto establecido.
Un método simple para evaluar el avance del proyecto es considerar dos valores:
- Costos directos porcentuales devengados de una actividad;
- Suma de las horas ya trabajadas en la actividad y la previsión de las horas restantes.
El avance de la actividad resultará entonces del producto de estos dos indicadores.
Si es inferior a 1, significa que nos enfrentamos a un retraso del proyecto.
Al finalizar un proyecto, será necesario evaluar si se ha producido una desviación del presupuesto y cuáles han sido los motivos que la han causado.
Independientemente del enfoque que elijas para elaborar el presupuesto, es fundamental dedicar tiempo a controlarlo y mantenerlo supervisado durante toda la duración del proyecto.
Para la gestión de proyectos, de hecho, el monitoreo de los costos es un aspecto estratégico.
Por esto, en Twproject hemos desarrollado funcionalidades capaces de ingresar y gestionar tanto los costos generados por el trabajo (costos directos) como los costos adicionales (costos indirectos), reservando, naturalmente, este acceso solo a los Project Managers.
¡La importancia de monitorear y gestionar un presupuesto es fundamental!
A continuación, presentamos un pequeño ejemplo de cómo Twproject puede apoyarte.
En este ejemplo (parte integrante de la pantalla anterior), tu margen de previsión (calculado a partir del presupuesto y los costos planificados) es 850.
Esta es la primera estimación que hiciste, y probablemente está muy cerca de lo que le dijiste a tu cliente.
Luego, en una segunda fase, refinaste tu estimación: la segunda fila representa cómo va el proyecto en relación con lo planificado.
La última fila es la situación “real”, tienes un presupuesto de 2500 y has gastado 1285. ¡Excelente! Hay un margen de 1215, mejor de lo previsto.
Al simplificar la gestión interna de proyectos mediante Twproject, Temera logró implementar un control de costos muy sólido y eficaz sobre los recursos directamente involucrados en los proyectos por encargo, e incluir y representar los costos y recursos de otros servicios y sistemas en la misma herramienta de gestión
¿Qué herramienta usar para hacer un presupuesto de proyecto?
Construir, personalizar y monitorear el presupuesto son aspectos fundamentales para un proyecto exitoso.
Por lo tanto, se trata de una de las tareas principales del project manager, quien también tiene a cargo muchas otras actividades durante el ciclo de vida del proyecto.
El soporte de un software de gestión de proyectos puede resultar una medida muy eficaz, no tanto para eliminar el riesgo de exceder los costos, sino para ayudar a mantenerlos bajo control.
Una herramienta como Twproject está desarrollada para responder a la necesidad de supervisión del Project Manager y de quienes en la empresa se encargan de la gestión de costos.
Mira lo útil que es usar Twproject para gestionar tus costos:
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