Gestión de proyectos es una serie de actividades que, coordinadas entre sí, permiten implementar con éxito ciertos proyectos.
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Sin embargo, muchas organizaciones tienen dificultades para comprender cómo controlar el éxito y la rentabilidad de sus proyectos, y la razón es muy sencilla: pierden de vista cuáles son los verdaderos fundamentos sobre los que se construye la gestión de proyectos: las personas, los procesos y la tecnología.
Las empresas que desean implementar nuevos objetivos estratégicos deben saber que las personas, los procesos y la tecnología son los impulsores del cambio que deben identificarse como catalizadores del éxito.
Solo cuando estos tres pilares están alineados es posible que toda la organización funcione como una unidad.
Veamos, pues, con mayor detalle los atributos fundamentales de una gestión de proyectos excelente.
El primer fundamento de la gestión de proyectos: las personas
La gestión del talento es importante para una gestión eficaz de proyectos, y la gestión de proyectos es importante para una gestión eficaz del talento.
Son las personas quienes trabajan y entregan los proyectos.
Los recursos deben integrarse en un grupo de alto rendimiento para entregar el proyecto de forma eficaz. Esto comienza con las habilidades de liderazgo del gerente de proyectos.
Esto incluye «habilidades transversales», como comunicación, visión empresarial y gestión del cambio —con un enfoque creciente en la comprensión de los requisitos y restricciones de los clientes y partes interesadas, las capacidades de gestión de relaciones con los clientes son esenciales.
Aunque este vínculo entre talento y gestión de proyectos lleva años existiendo, actualmente se valora más ampliamente la importancia de «las personas», ya que los empleados y sus diversas habilidades ofrecen a las organizaciones la oportunidad de obtener una ventaja competitiva.
Los gerentes de proyectos pueden desempeñar distintos roles según el proyecto, pero sigue siendo fundamental comprender y colaborar con otros miembros del equipo.
La mentalidad para el éxito es sencilla: las personas primero.
El objetivo es encontrar, contratar y retener gerentes de proyectos que combinen competencias técnicas con un liderazgo sólido y posean habilidades estratégicas y de gestión empresarial.
Además, dada la importancia otorgada a la individualidad de cada persona y su relación con su desempeño dentro de la organización, la gestión del talento también debe considerar otras características, como la personalidad, el estilo de comunicación e incluso la actitud.
El proceso puede ser complejo, pero el objetivo es sencillo: ejecutar los objetivos del proyecto de forma eficiente, utilizando las personas adecuadas.
Sin embargo, considerar a las personas únicamente como «herramientas» especializadas para la tarea en cuestión no es tan sencillo como parece.
Una persona no es simplemente una «herramienta» con la que se trabaja, sino un individuo que necesita comunicación constante y orientación para cumplir correctamente con su trabajo.
Actualmente, los mejores gerentes de proyectos cuentan con una comprensión multinivel del desafío empresarial, un enfoque multidisciplinario del proyecto y una comunicación efectiva con las partes interesadas.
Además, la clave del éxito de cualquier proyecto es garantizar que todas las partes interesadas mantengan entusiasmo e inspiración ante tareas frecuentemente tediosas y desarrollos inesperados, especialmente en proyectos a largo plazo.
El segundo fundamento de la gestión de proyectos: el proceso
El segundo pilar, tanto para la gestión del talento como para la gestión de proyectos, se basa en contar con procesos sólidos.
Aunque cada organización probablemente los adapte para ajustarlos mejor a su estructura empresarial, el valor de tener uno (o varios) sigue siendo similar.
El proceso, independientemente del sector al que pertenezca, puede dividirse en tres fases generales:
- preparación,
- identificación,
- comunicación.
La fase de preparación comienza con una comprensión de las necesidades de la organización y con la forma óptima de satisfacer esa necesidad, tanto en la actualidad como en el futuro.
En el proceso de identificación, comenzamos a buscar los factores o atributos clave que ya se han analizado previamente.
La fase de comunicación, como su nombre indica, requiere acciones estratégicas para iniciar la interacción.
Esta fase no solo genera conciencia sobre las oportunidades disponibles, sino que también representa el tiempo, la energía y las habilidades necesarias para concluir el proceso con éxito.
Los procesos empresariales deben basarse en las mejores prácticas adaptadas a la situación específica de la empresa y sus clientes.
Organismos como el Project Management Institute (PMI), por ejemplo, ayudan a establecer estas prácticas y ofrecen oportunidades de aprendizaje y desarrollo para los gerentes de proyectos.
Entre las ventajas de implementar procesos y metodologías claros en una organización se incluyen:
- Evitar el uso de un conjunto de herramientas innecesario para reducir costos innecesarios y, por ende, disminuir el riesgo de errores.
- Al reducir el desperdicio de tiempo, un proyecto puede completarse más rápido y con mayor eficacia.
- Se observa una mayor satisfacción entre las principales partes interesadas del proyecto.
- Mejor eficacia y motivación del equipo de proyecto, que percibe que trabaja en un entorno de certeza organizacional.
- Mejor reputación de la organización que desarrolla proyectos exitosos mediante el trabajo de un equipo comprometido.
- Mayor oportunidad de aprovechar potenciales oportunidades gracias a una mejor reputación y mayores capacidades de los equipos de proyecto para responder a las demandas de los clientes y del mercado.
- Mayor flexibilidad organizacional gracias a una mayor capacidad de previsión proporcionada por los procesos de monitoreo y control.
- Mejores posibilidades de predecir y gestionar riesgos potenciales mediante estrategias de respuesta específicas.
- Mejora de la calidad de los resultados gracias a la menor probabilidad de errores, lo que permite concentrar los esfuerzos en la innovación y la mejora de procesos.
- En definitiva, mayor y mejor productividad mediante una mayor eficiencia.
El tercer fundamento de la gestión de proyectos: la tecnología
Con una cantidad creciente de herramientas de TI entre las que elegir, decidir cuál es la mejor para el equipo puede resultar un desafío.
Sin embargo, la introducción de nuevas tecnologías también puede desempeñar un papel clave en la forma en que los equipos de gestión del talento y de gestión de proyectos se comunican, influyéndolos a menudo para adoptar proactivamente nuevas soluciones innovadoras.
Para todos, y especialmente para los gerentes de proyectos, el proceso de aprendizaje es constante y se ha convertido en una expectativa para cualquier persona que trabaje en proyectos complejos.
La tecnología también ha influido en el desarrollo de nuevas herramientas de gestión y planificación de proyectos, con decenas de modelos disponibles, desde software complejo hasta interfaces simples basadas en la nube.
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Contar con una herramienta unificada que se integre con el software existente dentro de una organización es una forma sencilla de aumentar la eficiencia tanto para los gerentes de proyectos como para el equipo en general.
Estos son, pues, los tres principales fundamentos y herramientas de la gestión de proyectos.
Antes de iniciar cualquier trabajo, una organización debe asegurarse, por tanto, de no tener brechas en estas áreas.
Una vez que se tiene esta «base» establecida, puedes profundizar en la gestión de proyectos para garantizar proyectos exitosos y equipos motivados.
