Gestión de proyectos utiliza conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para entregar algo de valor a personas y/o organizaciones.
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Desarrollar software para mejorar los procesos empresariales, construir un edificio, esfuerzos de alivio tras un desastre natural, expandir las ventas a un nuevo mercado… todos estos son ejemplos de proyectos.
Por lo tanto, un proyecto es un esfuerzo temporal, que dura más o menos tiempo, para crear valor a través de un producto, servicio o resultado.
Todos los proyectos tienen una estructura, un equipo con roles y responsabilidades, objetivos por cumplir y un gerente de proyecto que los coordina.
Además, cada proyecto es único y difiere de las operaciones rutinarias de una organización.
Hoy, echemos un vistazo más detallado a cómo funciona la gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos y de dónde proviene?
La gestión de proyectos se puede definir como la disciplina de aplicar procesos y principios específicos para iniciar, planificar, ejecutar y gestionar cómo se implementan nuevas iniciativas o cambios dentro de una organización.
La gestión de proyectos es diferente a la gestión regular de tareas porque implica crear nuevos work packages y actividades para lograr objetivos acordados.
A lo largo de la historia humana, la gestión de proyectos siempre se ha practicado de forma informal. Sin embargo, comenzó a emerger como una profesión distinta a mediados del siglo XX, gracias a un grupo de profesionales de las industrias aeroespacial, de ingeniería, farmacéutica y de telecomunicaciones.
Motivados por la necesidad de abordar los problemas de planificación y recursos asociados con proyectos cada vez más complejos, se reunieron para definir y estandarizar herramientas para una nueva profesión…
… Así, en 1969, nació el Instituto de Gestión de Proyectos, o PMI, la autoridad mundial en gestión de proyectos.
Desde entonces, la gestión de proyectos se ha convertido en un área especializada de los negocios, y los proyectos, en general, se han vuelto cada vez más la fuerza impulsora detrás de la manera en que se realiza el trabajo.
Ahora está ampliamente reconocido que un conocimiento básico de la gestión de proyectos puede proporcionar valor a personas en diversos roles en una amplia gama de actividades.
Estructura de la gestión de proyectos
Los componentes clave de la gestión de proyectos son:
- Tiempo: la duración esperada del trabajo.
- Costo: El presupuesto asignado para el trabajo.
- Alcance: qué innovaciones o cambios proporcionará el proyecto.
- Calidad: el estándar del resultado del proyecto.
Si bien hay una variedad de metodologías y enfoques para gestionar un proyecto, la mayoría sigue estos pasos:
- Iniciación del proyecto: el gerente de proyecto define lo que el proyecto logrará y alcanzará, trabajando con patrocinadores y partes interesadas para acordar los resultados.
- Planificación: el gerente de proyecto registra todas las actividades, asigna fechas límite para cada una y establece relaciones y dependencias.
- Ejecución: el gerente de proyecto reúne al equipo del proyecto, recopila y asigna recursos y presupuestos disponibles para tareas específicas.
- Monitoreo: el gerente de proyecto supervisa el progreso del trabajo del proyecto y actualiza los planes del proyecto para reflejar el desempeño real.
- Cierre: El gerente de proyecto se asegura de que las salidas proporcionadas por el proyecto sean aceptadas por la empresa y libera al equipo del proyecto.
Roles y responsabilidades en la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se reconoce como una función empresarial distinta dentro de una organización, y los gerentes de proyecto tienen un rol y responsabilidades específicas para lograr los objetivos de sus proyectos.
El gerente de proyecto definirá y ejecutará el proyecto, liderará al equipo y decidirá cómo abordar el trabajo basándose en varios factores, incluyendo el tipo de proyecto, las necesidades de la empresa y la experiencia de los colegas que trabajan en el proyecto.
Dado que los gerentes de proyecto son responsables de entregar los proyectos en los que trabajan, necesitan un amplio rango de habilidades, incluyendo buena comunicación verbal y escrita, liderazgo, habilidades de planificación, resolución de problemas y conflictos, gestión del tiempo y negociación.
Pero los gerentes de proyecto no son los únicos actores en la gestión de proyectos: el equipo del proyecto y otras partes interesadas también juegan un papel esencial.
De hecho, el gerente de proyecto coordina al equipo del proyecto. Sin embargo, sería imposible completar un proyecto sin personas que puedan trabajar profesionalmente en sus tareas y que crean en los objetivos por alcanzar.
La gestión de proyectos también involucra a otros individuos y, en algunos casos, incluso a otras organizaciones cuyos intereses están relacionados con el proyecto y sus resultados.
Estos se llaman partes interesadas del proyecto, y para que el resultado sea un éxito, cada individuo debe conocer su rol y responsabilidades específicas durante todo el ciclo de vida de un proyecto.
Entonces, ¿por qué la gestión de proyectos es tan importante? Porque nada se hace por accidente y sin antes crear un plan siguiendo los procesos adecuados.
Por lo tanto, la gestión de proyectos es la acción que te ayuda y permite crear esos objetivos esperados.
