Hay una razón por la cual gestionar varios proyectos a la vez es una habilidad muy buscada en la gestión de proyectos: la sola idea de lidiar con tantas tareas importantes puede ser una experiencia que genere ansiedad para muchos gerentes de proyecto, e incluso los profesionales más hábiles pueden encontrarse luchando.
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Sin embargo, se está volviendo progresivamente menos común que los gerentes de proyecto gestionen solo un proyecto a la vez.
Gestionar exitosamente múltiples proyectos a la vez requiere habilidades y herramientas adicionales además de las comúnmente necesarias para gestionar un solo proyecto.
Aunque los proyectos varíen ampliamente, las herramientas adecuadas pueden transformar y simplificar los flujos de trabajo y evitar complejidades innecesarias.
En este artículo, discutiremos cómo gestionar mejor múltiples proyectos a la vez.
5 estrategias para gestionar y monitorear múltiples proyectos
1. Planifica antes de empezar nada
Al gestionar varios proyectos, no debes dejar nada al azar. Es especialmente importante crear un plan de proyecto de antemano para cada escenario posible y tener planes de contingencia listos por si algo sale mal.
El gerente de proyecto debe establecer expectativas realistas para sí mismo y para el equipo, para que sea más probable que tengan éxito en todos los frentes.
Además, la clave para gestionar múltiples proyectos es planificar de manera integrada mientras también se previenen conflictos entre proyectos.
La planificación integrada te permite detectar problemas potenciales temprano e intentar reprogramar.
Aquí tienes algunas sugerencias:
- Extiende las fechas de inicio de proyectos similares: en particular, si diferentes proyectos involucran al mismo grupo de trabajo, puede ayudar extender las fechas de inicio y finalización de cada uno para que las personas no necesiten terminar todo al mismo tiempo.
- Presta atención a las dependencias: planifica el proyecto dependiente solo después de la fecha de finalización programada del primero.
- Marcas las tareas duplicadas: si presentas el mismo trabajo en dos proyectos diferentes, es crítico asegurarte de que esto se haga a tiempo para mantener ambos proyectos en curso.
2. Prioriza las actividades
Saber cómo y cuándo priorizar actividades en un proyecto es extremadamente importante.
El gerente de proyecto debe saber qué actividades tendrán el mayor impacto en la organización y priorizarlas efectivamente.
Un enfoque útil puede ser evaluar las prioridades basándose en cuatro niveles: importante, no importante, urgente y no urgente.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- Importante y urgente: organiza una reunión temprana para comenzar el nuevo proyecto;
- Importante, pero no urgente: escribe un informe de gestión de proyecto.;
- Urgente, pero no importante: tranquiliza a tu cliente de que el proyecto está dentro del plazo;
- No urgente y no importante: enviar el último informe a todas las partes interesadas fuera del equipo del proyecto.
Si hay algo importante y urgente, debe atenderse antes que cualquier otra cosa.
Las tareas importantes pero no urgentes deben programarse para una fecha posterior.
Las tareas urgentes pero no importantes pueden ser delegadas por el gerente de proyecto a otra persona del equipo del proyecto que posea la habilidad para ocuparse de ellas.
Las tareas no urgentes y no importantes deben ser reexaminadas para entender por qué se están realizando.
Por ejemplo: si nadie lee el informe, ¿por qué se dedica tiempo a crearlo y enviarlo? Puede ser importante para alguien de quien no estás al tanto; de lo contrario, la actividad podría eliminarse por completo.
3. Ajusta tu plan mediante revisiones regulares
No tiene sentido aferrarse al plan original sin importar lo que ocurra.
Ser flexible es un atributo inmensamente importante que un gerente de proyecto efectivo debe tener.
Especialmente al gestionar múltiples proyectos, hay varias variables desconocidas que a veces pueden cambiar toda la perspectiva por completo.
Por lo tanto, es importante realizar sesiones de revisión regulares donde actualices el plan original.
Aferrarse a un plan rígido sin ver el panorama general podría significar más errores y cuellos de botella en el futuro.
4. Comunicación con los miembros de tu equipo
Una comunicación efectiva es, sin duda, uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos.
Por eso escribimos un artículo entero sobre cómo comunicarte con tu equipo de proyecto.
Si no quieres leer todo el artículo, solo sabe que los problemas de comunicación en los equipos surgen de la falta de visibilidad sobre lo que están haciendo, lo que sus colegas están haciendo y lo que las partes interesadas interfuncionales están haciendo.
Cuando no tienes información sobre el trabajo que otros están logrando, pierdes el contexto para entender por qué ocurren los plazos, por qué se hacen cambios, si las prioridades permanecen iguales y cómo avanza el proyecto.
La mejor manera de comunicarse abiertamente y de manera consistente es encontrar un espacio donde cada cosa se comparta con todo el equipo.
Al gestionar múltiples proyectos, esto se vuelve aún más relevante, ya que el equipo puede enterarse de cualquier problema potencial y discutir sus soluciones antes de que ocurran retrasos graves en el proyecto.
5. Utiliza todas las herramientas disponibles
Incluso el mejor gerente de proyecto necesita ayuda.
Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser muy beneficiosas para todos y vienen con muchas funciones que hacen extremadamente fácil gestionar múltiples proyectos a la vez.
Usando buen software de gestión de proyectos, puedes ejecutar tareas diarias, rastrear el progreso del equipo, monitorear proyectos y asignaciones asignados, y mucho más con un clic.
También, cuando la información del proyecto se dispersa en múltiples archivos y está esparcida en diferentes plataformas, gestionar varios proyectos puede ser difícil.
Una herramienta de gestión de proyectos crea un centro para documentación, retroalimentación y comunicación al proporcionar claridad a las partes interesadas sobre resultados finales, plazos y expectativas.
Esta ayuda proporciona al gerente de proyecto más tiempo para refinar planes y asegurarse de que cada proyecto asignado se mantenga en curso y se complete exitosamente.
Trabajar en varios proyectos a la vez requiere la máxima dedicación y habilidades.
Sin buenas estrategias para gestionar varios proyectos a la vez, es difícil saber qué trabajo priorizar, cómo ayudar al equipo a gestionar la carga de trabajo y completar todo dentro del plazo.
Sin embargo, probablemente el consejo más importante es elegir y usar un buen software de gestión de proyectos.
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