La Oficina de Gestión de Proyectos

Cuando se trata de implementar una Oficina de Gestión de Proyectos, surge una pregunta: «¿Es realmente necesario otro departamento?».

De hecho, si estás llevando a cabo múltiples proyectos, una Oficina de Gestión de Proyectos, o PMO, es prácticamente necesaria.

Las ventajas de una PMO a menudo se ignoran o subestiman, pero tener una oficina como esta aumenta las probabilidades de éxito del portafolio de proyectos de una organización.

En general, hay muchas buenas razones para introducir una Oficina de Proyectos, especialmente en organizaciones más grandes con un volumen creciente de proyectos y complejidad.

Pero ¿qué es una Oficina de Gestión de Proyectos?

La Oficina de Gestión de Proyectos nació hace más de 100 años y su función ha evolucionado con el tiempo.

La PMO es un grupo o departamento dentro de la organización, cuyo trabajo es definir y mantener los estándares para la gestión de proyectos.

Puedes pensar en la PMO como la «comisión reguladora» que busca estandarizar e introducir modelos y estructuras repetibles en la ejecución de un proyecto para mantener la productividad.

También ofrece una guía para el proyecto y desarrolla métodos sobre la práctica y ejecución de la gestión de proyectos.

¿Qué hace exactamente una PMO?

En general, una PMO mantiene una visión general de los proyectos, conoce la estrategia de la empresa y se asegura de que ambas vayan de la mano.

Sin embargo, los campos de aplicación de una PMO varían ampliamente de una empresa a otra.

No existe un área de actividad única, pero hay diferentes posibilidades, por ejemplo:

• Compilar el portafolio de proyectos clasificando, seleccionando y priorizando proyectos según la estrategia de la empresa y los recursos disponibles, y preparando el proceso de toma de decisiones (gestión de portafolios).
• Planificar recursos a nivel de portafolio, optimizar su uso y resolver conflictos de recursos.
• Mantener actualizados los datos de los empleados, especialmente en términos de capacidad, asignaciones de proyectos y habilidades.
• Estandarizar métodos y procesos en la gestión de proyectos.
• Seleccionar, implementar e instruir a los empleados sobre herramientas y software.
• Aumentar la transparencia de los proyectos actuales y planificados mediante datos de proyectos confiables y actualizados.
• Promover el flujo de información y comunicación.
• Crear conocimiento basado en lecciones aprendidas y mejores prácticas de proyectos anteriores para evitar repetir errores.
• Monitorear el progreso del proyecto y las dependencias que afectan a los recursos, presupuestos y cronogramas.
• Formar y acompañar a los gerentes de proyecto y las partes interesadas.
• Apoyar a los gerentes de proyecto y al equipo del proyecto desde un punto de vista administrativo y operativo.

¿Cómo aporta una PMO beneficios a una organización?

En primer lugar, una PMO te permite trabajar dentro de los límites de un plan a largo plazo y, por lo tanto, ser más eficiente en la toma de decisiones gracias a su orientación.

Además, gracias a la evaluación basada en métricas, una PMO puede ayudar a mantener los proyectos en el camino correcto y alertar cuando la planificación, los presupuestos y otros problemas amenazan el proyecto. De esta manera, es posible actuar rápidamente cuando surgen problemas.

Al trabajar en diferentes proyectos, la PMO tiene una profunda comprensión de los vínculos e interdependencias entre todos los proyectos. Esto proporciona una visión general del trabajo completo, que a menudo no forma parte de la competencia o capacidad de un solo gerente de proyecto.

Una PMO también puede ser un apoyo válido para la gestión de la comunicación con las partes interesadas, así como de la comunicación en general. De hecho, esta oficina tiene relaciones y contactos con otras partes con las que un gerente de proyecto puede no ser tan «cercano».

Y estos son solo algunos ejemplos. Las ventajas de hecho son mucho más numerosas.

Con una PMO, puedes alinear múltiples proyectos con tus objetivos de negocio.
Siempre con la ayuda de una PMO, estos proyectos pueden implementarse dentro del presupuesto, utilizando la capacidad de los recursos disponibles.

Esto significa que los costos del proyecto disminuyen y menos proyectos fallan. Como consecuencia, todo mejora la satisfacción del cliente.

Por supuesto, solo configurar una PMO no es suficiente; de hecho, necesitas recursos válidos, procesos probados y tecnología de soporte para obtener el máximo provecho de ella.

El éxito de una PMO no siempre es inmediatamente visible o medible. Sin embargo, el beneficio a medio y largo plazo de las PMO de alto funcionamiento ha sido confirmado por muchos estudios.

¿Cuándo necesita realmente una organización una Oficina de Gestión de Proyectos?

Antes de comenzar la implementación de una oficina dedicada, es bueno considerar su valor real.
De hecho, es bueno definir si y cómo esta oficina puede aportar beneficios a la organización.
Lo primero a considerar es el estado del arte de la empresa: ¿los departamentos se comunican entre sí y trabajan en armonía? ¿O trabajan en compartimentos estancos?

Obviamente, en el segundo caso, una oficina de PM puede ser la solución ideal.

¿Cómo activar una Oficina de Gestión de Proyectos en la organización?

Después de la definición de la PMO y ver los beneficios que puede aportar a una organización, veamos ahora los pasos para implementarla.

El proceso está estructurado en tres pasos.

Paso 1: Análisis de la situación

Todo comienza con un análisis de la situación actual de la organización.
Se revisan los métodos, procesos y herramientas de gestión de proyectos y se identifican señales de debilidad.

Por lo tanto, se crea una lista de proyectos. Esta debe ser informativa, completa y actualizada para determinar quién está trabajando en qué.

Tener esta documentación del proyecto es de vital importancia para luego aplicar mejoras al sistema.

Paso 2: Diseño de responsabilidades y dinámicas del Área

Una vez identificada la lista de proyectos, es necesario establecer las áreas de responsabilidad, la posición jerárquica y los poderes de la PMO.

Por ejemplo, ¿es una unidad de servicio que proporciona las herramientas necesarias o está configurada para la formación y apoyo de los gerentes de proyecto para garantizar la calidad del proyecto?

Hay varias áreas que la PMO puede cubrir, incluyendo:

1. Formación, acompañamiento y participación en el desarrollo del personal.
2. Apoyo operativo, organización de talleres o controlador de proyectos.
3. Análisis y gestión de métodos y procesos.
4. Oficina de gestión de proyectos estratégica, responsable de la configuración e implementación del proyecto, la selección de proyectos y su prioridad mediante análisis costo-beneficio y otras variables.

Sea cual sea el área elegida, es necesario no sobrecargar la PMO justo al principio.
Recomendamos limitarlo a una o dos áreas de responsabilidad.

Paso 3: Activar la PMO

Al igual que cualquier otro proyecto, se procede paso a paso.

Una vez en funcionamiento, después de activar las responsabilidades del personal interno, el departamento está listo para demostrar su validez.
La nueva PMO debe convencer a todas las partes interesadas de los beneficios que aporta y proporciona.

Si la PMO está compuesta por las personas adecuadas, no habrá duda de que este nuevo departamento será bienvenido calurosamente por la organización.

Y si la PMO se equipa inmediatamente con una infraestructura tecnológica y un software de gestión multiproyecto, el rendimiento aumenta decisivamente.

¿Qué futuro para la PMO?

La PMO de hoy puede no ser la de los próximos años.
De hecho, algunas encuestas de la industria indican un declive en estas áreas de la empresa en los próximos años, en favor de nuevos equipos digitales (link a https://twproject.com/it/blog/gestire-un-team-di-lavoro/) . Esto requerirá ajustes a nuevas prácticas, también dependiendo de la evolución de la fuerza laboral y los equipos.

¿Tú también tienes esta visión? Cuéntanos, ¡nos gustaría imaginar la PMO del futuro juntos!