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I project manager svolgono un ruolo guida in ogni fase del ciclo di vita del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione, dal monitoraggio al controllo, fino alla chiusura.
Da loro può dipendere il successo o l’insuccesso del progetto e non solo; dalle loro capacità e competenze può dipendere la sopravvivenza stessa di una Azienda.
Vediamo in questo articolo di fare chiarezza sul ruolo del project manager e su tutto ciò che c’è da sapere su questa figura.
Ma iniziamo da una domanda fondamentale…
…chi è un project manager?
Un project manager, come detto prima, svolge un ruolo guida in ogni fase di un progetto ed è responsabile dell’ambito, delle risorse e, in conclusione, del successo o dell’insuccesso del progetto stesso.
Con l’aiuto del proprio team, il Project Manager si fa carico di molteplici responsabilità che coprono tutte le cinque fasi del ciclo di vita di un progetto.
Queste responsabilità si intersecano con le 10 aree di conoscenza: integrazione, ambito, tempi, costi, qualità, risorse umane, comunicazione, acquisizione dei rischi e gestione delle parti interessate.
Le Responsabilità del Project Manager
Vediamo nel dettaglio, dividendo ogni fase, quali sono le responsabilità di un project manager:
1. Fase di avvio
• Sviluppo di un documento del progetto
• Identificazione e gestione delle parti interessate
Si tratta di definire il perimetro o ambito del progetto e di metterlo nero su bianco in modo chiaro e di individuare gli stakeholder di progetto iscrivendoli nel registro degli stakeholder.
2. Fase di pianificazione
• Sviluppo di un piano di gestione del progetto
• Definizione e gestione dell’ambito, creazione di una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e raccolta dei requisiti
• Pianificazione, definizione e sviluppo di programmi, attività, stima delle risorse e durata delle attività
• Pianificazione e stima dei costi e determinazione dei budget
• Pianificazione e identificazione dei requisiti di qualità
• Pianificazione e identificazione delle esigenze delle risorse umane
• Pianificazione del sistema di comunicazione
• Pianificazione e identificazione dei rischi potenziali, esecuzione dell’analisi qualitativa e quantitativa del rischio e pianificazione delle strategie di mitigazione del rischio
• Pianificazione e gestione delle aspettative delle parti interessate
3. Fase di esecuzione
• Direzione e gestione di tutte le attività richieste per l’esecuzione di un progetto
• Gestione della qualità
• Selezione, sviluppo e gestione del team di progetto
• Gestione di tutti gli aspetti inerenti alla comunicazione
• Gestione di tutte le aspettative delle parti interessate
4. Fase di monitoraggio e controllo
• Monitoraggio e controllo del lavoro del progetto e gestione di tutte le modifiche necessarie
• Convalida e controllo dell’ambito del progetto
• Gestione del tempo
• Gestione e controllo dei costi di progetto
• Controllo della qualità dei risultati
• Controllo di tutte le comunicazioni tra team e parti interessate
• Controllo degli impegni da parte degli stakeholder di progetto
5. Fase di chiusura
• Chiusura di tutte le attività del progetto
• Chiusura di tutti gli appalti e rapporti con i fornitori o con terze parti
• Redazione di un documento finale di progetto inclusivo di best practice
Come avrai bel capito, per essere un project manager professionale non basta solamente possedere il know-how tecnico.
Questo ruolo richiede infatti anche una serie di competenze non tecniche e sono proprio queste soft skills che spesso determinano se un project manager – e di conseguenza i suoi progetti – avranno successo o no.
I project manager devono possedere almeno queste sette abilità non tecniche:
- Leadership,
- Motivazione,
- Capacità di comunicazione,
- Capacità organizzative,
- Definizione delle priorità,
- Risoluzione dei problemi,
- Adattabilità.
In combinazione con le competenze tecniche necessarie, queste competenze renderanno un project manager ancora più efficiente, fornendo una solida base che gli consentirà di adattarsi alle dinamiche in costante cambiamento di un progetto.
Responsabilità aggiuntive di un project manager di cui pochi parlano
Oltre alle responsabilità di cui abbiamo già parlato e che in automatico sono legate alla gestione di un progetto, ce ne sono altre che poche volte vengono nominate ma che comunque hanno un peso rilevante nel ruolo di un project manager.
Eccone due importanti:
Responsabilità aggiuntive di un project manager: Condotta etica
Un project manager si troverà inevitabilmente a lavorare con diversi tipi di persone e organizzazioni e si troverà di fronte a situazioni che possono essere affrontate con un comportamento o con un altro.
È il project manager stesso a stabilire le regole di base del comportamento come leader all’interno del suo progetto.
Per questo motivo, ogni giorno, un buon project manager dovrebbe fare tutto il possibile per guidare il progetto in modo professionale ed etico rifacendosi al Codice Etico PMI
Responsabilità aggiuntive di un project manager: Motivare e formare le persone
È facile fissare troppo duramente gli obiettivi e le scadenze del progetto e spesso ci si potrebbe dimenticare che attorno si hanno delle persone e non dei robot.
Sicuramente è importante fornire sfide e responsabilità anche ai vari membri del team, ma mantenendo un occhio di riguardo a quali sono i loro punti di forza e debolezza.
Ogni project manager è responsabile della motivazione e del modo di lavorare della sua squadra, anche quando si lavora ad un progetto a breve termine.
Le persone devono essere motivate costantemente per mantenere l’interesse verso l’organizzazione e verso il successo di un progetto e, per aumentare la produttività, un project manager dovrà anche valutare eventuali esigenze di formazione personalizzate.
L’obiettivo al termine del progetto, oltre al suo successo chiaramente, dovrebbe essere quello di avere persone desiderose di lavorare ancora.
In conclusione, un project manager deve ricordarsi che ci sono sicuramente responsabilità fisse nel suo ruolo, ma che il mondo della gestione dei progetti è talmente vasto che queste non possono essere incise nella pietra.
Se il progetto richiede qualcosa di speciale, il project manager deve essere pronto ad assumersene la responsabilità – o comunque a sapere in che modo delegarla.
Tuttavia, è importante ricordare che è il project manager ad essere in controllo del vascello e che la squadra di “marinai”, per quanto esperta possa essere, si rivolgerà sempre a lui per scegliere la direzione in cui navigare.
