Come gestire progetti vincenti: 7 consigli

Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla capacità di un project manager di possedere un approccio metodico specifico per ciascun progetto.

L’approccio deve essere in linea con le esigenze del cliente e con i punti di forza del proprio team.

Per gestire un progetto vincente è indispensabile la creazione di una struttura di lavoro efficace non è un compito che chiunque è in grado di svolgere.

Naturalmente, la maggior parte dei project manager sa che la gestione del flusso di lavoro, come qualsiasi altro strumento che contribuisca al successo della gestione dei progetti, è importante, ma come farlo correttamente spesso non è così scontato.

Qualsiasi project manager sa che i migliori consigli e trucchi per la gestione del progetto vengono con il tempo, con l’esperienza, ma anche dai consigli di project manager più esperti.

Oggi vi vogliamo quindi dare 7 preziosi consigli per la gestione di progetti vincenti.

Come gestire progetti vincenti : Pianificare la giornata utilizzando le tecniche di gestione del tempo

Per un project manager, le capacità di gestione del tempo sono essenziali perché si ha a che fare con una serie di attività che spesso richiedono tempi di risposta rapidi.

Pianificare la giornata sarà quindi fondamentale per mantenere l’organizzazione generale ed aumentare la produttività.

Per la pianificazione delle attività esistono appositi software di gestione dei progetti che possono risultare un valido aiuto e che permettono di tenere traccia del lavoro svolto.

Se non si è molto esperti di tecnologia, anche una semplice lista di cose da fare, ordinate secondo priorità, può essere un buono strumento organizzativo.

I compiti più importanti e prioritari saranno quindi posti in cima alla lista, mentre quelli meno importanti in basso.

Un’altra idea è anche quella di usare colori differenti a seconda dell’urgenza dell’attività.

Avere un piano visivo delle attività quotidiane aiuta ad avere un quadro generale. Contribuisce ad essere consapevoli di come gestire il tempo per ogni compito specifico e per ogni singola risorsa.

Come strumento visivo non possiamo che consigliare l’utilizzo del Gantt.

Come gestire progetti vincenti: Includere gli stakeholder nelle decisioni importanti

Pur avendo molte responsabilità riguardanti il progetto, il project manager non deve mai dimenticarsi dei clienti e degli stakeholder .

Una buona comunicazione in un progetto è essenziale per tenere informate le parti sulla progressione del progetto stesso  e sull’eventuale necessità di cambiamenti di programma.

Alcuni clienti possono avere aspettative diverse quando si tratta di comunicazione, quindi già in fase di pianificazione di un progetto è importante stabilire la frequenza e il sistema di comunicazione da utilizzare, che può essere e-mail, telefonate, meeting, ecc.

Stabilire anticipatamente le aspettative di comunicazione aiuta ad alleviare l’incertezza degli stakeholder sulla frequenza e sull’arrivo delle comunicazioni.

Inoltre, può aiutare anche il project manager a stabilire i limiti per quando è libero di parlare del progetto e quando invece può considerarsi troppo impegnato per avere una conversazione – a meno che non si tratti di un’emergenza.

Come gestire progetti vincenti: Comunicare regolarmente con il team

La comunicazione quotidiana con il team aiuta a tenere sotto controllo equivoci e esigenze poco chiare.

Mantenere il proprio team informato in ogni fase del progetto è essenziale per il successo della gestione dei progetti.

Buone capacità comunicative sono un cornerstone del project management.

In altre parole, una comunicazione chiara e frequente influenza positivamente il modo in cui i membri del team vedono il loro project manager come leader, aiuta a controllare la qualità del prodotto e la durata del progetto, oltre a favorire il risk management.

Inoltre, uno studio pubblicato da Procedia Technology ha rilevato che alcuni metodi di comunicazione sono più efficaci rispetto ad altri.

I ricercatori hanno scoperto che la comunicazione funziona meglio nel seguente ordine, dal più al meno efficace:

1. Comunicazione elettronica (con gli strumenti giusti);
2. Comunicazione scritta;
3. Comunicazione verbale;
4. Comunicazione visuale;
5. Comunicazione non verbale.

Come gestire progetti vincenti: Anticipare le possibili situazioni di stallo del progetto

Anche i migliori piani possono andare male. Anche con un alto livello di pianificazione e attenzione ai dettagli, il progetto potrebbe comunque incontrare alcune difficoltà.

Prestare attenzione ai reclami delle parti interessate o dei colleghi e altri segnali di allarme, come un termine mancato o un superamento dei costi, è fondamentale.

Prevenire una crisi permetterà al progetto di proseguire senza troppi intoppi, risparmiando un sacco di tempo e mantenendo coesi team, stakeholders e project manager.

Sfortunatamente non tutte le complicazioni possono essere evitate. Le capacità di gestione delle crisi sono essenziali per affrontare l’imprevisto.

I project manager devono essere flessibili e pragmatici, improvvisare e prendere decisioni precise quando necessario.

Come gestire progetti vincenti: Conoscere i propri limiti come project manager

Molti progetti sono destinati a fallire sin dall’inizio a causa di aspettative non realistiche (puoi leggere come gestire le aspettative di un progetto).

Stabilire scadenze impossibili o assegnare troppo lavoro ai membri del team porterà sicuramente a lavori poco curati e spesso al mancato rispetto delle scadenze.

Errori e ritardi nel lavoro possono dirigere il progetto verso l’insuccesso, rendendo necessari lavori di aggiustamento e “rattoppamento”, estensioni del calendario e andando a minare la fiducia degli stakeholder e del team stesso.

Prendersi il tempo per conoscere la squadra con cui lavorare aiuterà a comprendere i punti di forza e di debolezza di ognuno e ad assegnare quindi i compiti giusti.

La delega dei task alla persona giusta è molto importante perché il successo dipende dal modo in cui i membri del team possono e sono in grado di eseguire i loro compiti.

Come gestire progetti vincenti: Rimanere concentrati sui dettagli

Un problema comune riscontrato dai project manager è che gli obiettivi del progetto non sono in linea con gli obiettivi aziendali.

Un grande project manager definirà un piano strategico per il progetto in grado di riportare al successo l’azienda.

È troppo facile perdersi in dettagli minori e dimenticare quale è l’obiettivo, quindi un obiettivo del progetto ben pianificato è essenziale per il successo.

Avere una scadenza e un budget prestabiliti aiuteranno a mantenere una struttura per il progetto, scandito da traguardi e da una lista scritta di requisiti.

Come gestire progetti vincenti: Essere aggiornati sugli ultimi trend di project management

Upskilling è molto utile se non indispensabile per la gestione dei progetti.

Sfortunatamente, con l’elevato carico di lavoro e lo stress del lavoro a tempo pieno, può essere difficile trovare il tempo per partecipare a corsi di formazione o di aggiornamento.

D’altro canto, esistono molti corsi sul project management che vengono svolti online e la maggior parte delle aziende saranno felici di rimborsare il loro costo.

Lo sviluppo professionale non dovrebbe mai fermarsi. La forza lavoro è in costante cambiamento, aggiungendo nuovi strumenti e ruoli di gestione del progetto che non esistevano fino a pochi anni fa.

Per concludere, un project manager deve essere un esperto in leadership, comunicazione e capacità organizzative.

Con l’alto carico di lavoro e lo stress, è essenziale avere le competenze necessarie per raggiungere ogni traguardo.

Rimanere responsabile e consapevole di tutti gli aspetti del progetto guiderà al successo.

Quali sono i vostri suggerimenti per la gestione di progetti vincenti?