Project work performance domain per processi efficienti

Project work performance domain è uno degli otto domini di prestazioni introdotti nella settima edizione del PMBOK, e che formano un sistema integrato per garantire la consegna di successo di un progetto.

Vediamo di capire di cosa si tratta in questo articolo.

Che cos’è il project work performance domain?

Il Project Work Performance Domain si occupa dell’effettivo lavoro di progetto che verrà eseguito e di tutto ciò che è associato all’esecuzione di tale lavoro.

Nello specifico, questo dominio affronta le attività e le funzioni associate alla creazione di processi di progetto, alla gestione delle risorse fisiche e alla promozione di un ambiente di apprendimento.

Il lavoro del progetto include la definizione dei processi e l’esecuzione del lavoro, oltre alla comunicazione, all’impegno, alla gestione delle risorse fisiche, agli acquisti e agli altri elementi chiave per eseguire le operazioni senza intoppi.

Tra le funzioni necessarie che fanno parte di questo dominio troviamo la necessità di una valutazione continua dei processi.

La personalizzazione è un elemento importante in quanto quando si tratta di progetti il copia e incolla difficilmente funziona.

Secondo l’ultima edizione del Project Management Book of Knowledge, il lavoro del progetto include:

• Gestire il flusso di lavoro esistente oltre all’eventuale nuovo lavoro e modifiche;
• Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto;
• Stabilire sistemi e processi di progetto efficienti;
• Comunicare con le parti interessate;
• Gestire le risorse fisiche, come materiali, attrezzature, forniture;
• Lavorare con fornitori per pianificare e gestire appalti e contratti;
• Monitorare le modifiche che possono influire sul progetto;
• Consentire l’apprendimento e il trasferimento delle conoscenze.

Vediamo questi punti più nel dettaglio:

Gestire il flusso di lavoro esistente

Il project manager e il team di progetto stabiliscono e riesaminano periodicamente i processi che il team sta seguendo.

La personalizzazione del processo può essere utilizzata per ottimizzare i lavori a seconda delle esigenze del progetto.

Oltre ad essere efficienti, i processi dovrebbero essere efficaci.  Questo significa che devono rispettare i requisiti di qualità, i regolamenti, gli standard e le politiche organizzative oltre a produrre il risultato desiderato.

Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto

Ciò comporta la valutazione nel breve e lungo termine dei progressi verso gli obiettivi di consegna.

Questo significa assicurare il bilanciamento del carico di lavoro e la soddisfazione e motivazione dei dipendenti.

Comunicare con le parti interessate

La comunicazione può essere formale e informale, verbale e scritta. A seconda degli stakeholder possono essere usati canali di comunicazione e coinvolgimento differenti.

Le informazioni possono essere scambiate in riunioni, conversazioni, archivi elettronici, ecc. a seconda delle esigenze.

Gestire le risorse fisiche

Gli obiettivi dal punto di vista delle risorse fisiche sono:

• Ridurre o eliminare la movimentazione e lo stoccaggio dei materiali in loco;
• Eliminare i tempi di attesa per i materiali;
• Ridurre al minimo gli scarti e gli sprechi;
• Facilitare un ambiente di lavoro sicuro.

Lavorare con i fornitori

Molti progetti comportano una qualche forma di collaborazione con fornitori esterni. L’approvvigionamento può coprire tutto, dal materiale a strumenti, da manodopera a servizi specifici.

Le organizzazioni hanno di solito politiche e procedure rigorose quando si tratta di appalti e collaborazioni con fornitori. Queste identificano chi ha l’autorità per stipulare un contratto, i limiti di questa autorità e i processi e procedure che dovrebbero essere seguite.

Monitorare le modifiche

Ogni progetto inevitabilmente affronterà delle modifiche, più o meno importanti a seconda dei casi. Questi cambiamenti dovranno essere accompagnati dagli opportuni adattamenti per quanto riguarda il personale, le risorse, il budget, le tempistiche, ecc.

E’ il project manager a doversi occupare della gestione delle modifiche per guidare in maniera corretta il cambiamento.

Consentire l’apprendimento durante e dopo il progetto

Periodicamente e al termine del progetto, il team e gli stakeholders possono incontrarsi per discutere ciò che ha funzionato durante il lavoro e cosa si può migliorare in futuro.

Questi incontri retrospettivi danno vita alle cosiddette “lessons learned” o lezioni apprese che saranno utili per progetti successivi.

Interazione del project work performance domain con altri domini di prestazione

Tutti i domini di prestazione sono strettamente connessi l’uno con l’altro.

Il Project Work Performance Domain abilita e supporta la pianificazione, consegna e misurazione efficienti ed efficaci.

Inoltre, questo dominio supporta la navigazione nell’ incertezza, ambiguità e complessità e bilancia i loro impatti grazie all’integrazione con gli altri domini.

Interfacciare il Project Work Performance Domain con Twproject

Twproject può supportare in maniera notevole l’implementazione di tutte le attività descritte nel Project Work Performance Domain.

Permette di personalizzare i processi di lavoro, monitorare le attività e apportare modifiche in maniera efficiente.

Con l’uso di dashboard e report, contribuisce a mantenere alta la motivazione del team, bilanciando il carico di lavoro e monitorando le prestazioni del team.

Il software offre anche un sistema integrato di comunicazione che facilita lo scambio di informazioni tra i membri del team e con le altre parti interessate.

In termini di risorse fisiche, Twproject aiuta a tracciare l’uso delle risorse, minimizzare gli sprechi e ottimizzare l’utilizzo dei materiali. Permette anche una gestione efficace delle relazioni con i fornitori, il monitoraggio dei contratti e la tracciabilità delle consegne.

 Inoltre, fornisce strumenti utili per identificare e implementare rapidamente le modifiche necessarie ai progetti.

Infine, facilita l’apprendimento all’interno dell’organizzazione, permettendo di documentare e condividere facilmente le lezioni apprese.

L’uso di Twproject in combinazione con il Project Work Performance Domain può portare a una gestione dei progetti più efficace ed efficiente.

Utilizzando strumenti moderni e principi di gestione del progetto riconosciuti, i manager hanno la possibilità di ottimizzare i loro processi di lavoro, migliorare la comunicazione, gestire efficacemente le risorse e collaborare più efficientemente con i fornitori.