I migliori software di time management del 2023-2024

Sei alla ricerca di un software che ti aiuti a gestire il time management nella tua azienda? Allora sei nel posto giusto.

Il nostro tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E fin qui possiamo dirci tutti d’accordo.

Ma si sa che non è facile imparare a gestire il tempo e questo è valido nella vita tanto quanto sul posto di lavoro.

Per chi ha l’esigenza lavorativa di monitorare, oltre ai propri tempi, anche quelli del proprio team, trovare delle modalità efficienti di approccio a questa attività è fondamentale: ci aiuterà a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere e la soddisfazione aziendale.

Ne consegue che i vantaggi di un monitoraggio accurato delle tempistiche nei progetti lavorativi sono molteplici:

• la riduzione dello stress lavorativo e l’incremento della produttività
• il rispetto delle scadenze
• la valutazione sul valore delle attività in cui investi più tempo
• il calcolo preciso dei tempi impiegati per svolgere attività tipiche e dunque più consapevolezza nello stilare preventivi
• infine, e ciò vale per i team di qualunque dimensione, a tutto questo si aggiungerà la condivisione delle responsabilità nel lavoro svolto

E se questo elenco di vantaggi non ti basta, dai un’occhiata all’elenco esaustivo del motivi per cui il time management è un’attività fondamentale per la tua azienda.

Probabilmente il time management è una delle principali attività di monitoraggio di qualsiasi azienda, dalla più piccola fino alla più grande e strutturata.

Ma ha un punto debole, ovvero la costanza: non sempre ne abbiamo a sufficienza per trovare gli strumenti giusti e dunque rischiamo di ricorrere a soluzioni provvisorie o incoerenti.

Dunque, occorrono sforzi condivisi, pazienza nell’implementare la registrazione e il monitoraggio, regolarità nel metterli in atto e portarli avanti nel tempo, ma anche coraggio nel cambiare strada quando ci si accorge che le cose non funzionano come dovrebbero.

Un software di time management è come un compagno di viaggio che ci affianca e ci guida in questo compito.

Bisogna sperimentarne diversi per trovare quello ideale poiché, seppur somigliandosi, non tutti funzionano allo stesso modo.

Due macro-tipologie di software di time management

Le piattaforme che monitorano le tempistiche e permettono di creare i timesheet si dividono principalmente in due categorie:

1. semplici app per la registrazione dei tempi
2. soluzioni comprensive per la gestione dei progetti di lavoro, che integrano anche altre funzionalità.

Il nostro consiglio è di combinare un software di time management con altri di pianificazione, quindi scegliere uno strumento appartenente alla seconda categoria.

In questo modo tutte le parti in gioco sono coinvolte e i tempi di lavoro sono un pezzo del puzzle che si integra con gli altri, utile ad analizzare il funzionamento dei progetti e del gruppo di lavoro nel suo complesso.

Un esempio su tutti?

Il classico caso in cui i timesheet passati vengono utilizzati per stimare il costo di attività future e pianificare il budget di nuovi progetti in maniera accurata.

Avevamo già esposto qui i numerosi vantaggi e le tecniche che potrai mettere in atto utilizzando uno strumento completo di time management all’interno della più ampia cornice di gestione integrale dei progetti.

La nostra classifica

Ed eccoci giunti al sodo. Quali sono i migliori strumenti sul mercato?

Quali sono quelli che dunque rispondono all’esigenza di combinare il time management con altri aspetti di gestione e che hanno un’altra caratteristica a nostro avviso vantaggiosa, ossia la flessibilità? Siamo qui per dirtelo.

Abbiamo testato diversi software, tra i più famosi sul mercato, che abbiano come punto focale l’inserimento e il monitoraggio dei tempi di lavoro, e abbiamo stilato una classifica.

Quindi speriamo che questa potrà esserti utile!

1. Twproject

Twproject è lo strumento che fa della flessibilità nella registrazione dei timesheet il suo punto di forza.

Con Twproject ogni modalità di inserimento è contemplata, per venire incontro alle esigenze personali.

Infatti la piattaforma offre la possibilità costante di monitorare i worklog registrati in tempo reale, evidenziando gli sforamenti rispetto al pianificato e potendoli eventualmente aggiustare.

I dati registrati possono essere esportati facilmente: per persona, progetto, cliente, date e molto altro ancora.

Questi dati vanno a inserirsi su ogni singolo aspetto della gestione aziendale con Twproject, dalla fase di pianificazione, proseguendo con l’esecuzione e fino alla fase conclusiva di fatturazione del lavoro svolto.

Inoltre, Twproject ha un sistema di notifiche che aiutano a ricordare sempre di registrare i propri worklog, per non perdere nessuna informazione.

Caratteristiche principali:

• Varia modalità di registrazione: è possibile inserire le ore svolte con fogli presenza che mostrano un intervallo di tempo prescelto, o con un cronometro attivabile all’occorrenza, o ancora attraverso i ToDo assegnati.

• Vari accessi alla registrazione: in qualunque pagina della piattaforma è possibile inserire i propri worklog, a partire dalla dashboard e proseguendo sulle singole pagine di progetti e fasi, sulla lista di ToDo o ancora sul proprio foglio presenze, con diversi intervalli temporali.

• Calendario: personalizzabile a livello di intervallo temporale (settimanale, bisettimanale, mensile), integrato con la pagina di timesheet.

• ToDo: strumento molto flessibile e di facile utilizzo. Attraverso i ToDo il lavoratore può inserire le ore lavorate sulle singole attività, manualmente o con timer. Quando un ToDo viene chiuso si apre automaticamente la finestra per la registrazione dei worklog.

• Costi: la funzione di budgeting (destinata ai manager dei progetti o delle singole fasi) riporta in automatico le ore di lavoro svolto sui vari nodi della WBS. Nel prospetto dei costi è possibile visualizzare il dettagli delle attività svolte da ciascun lavoratore. Inoltre, si può visualizzare il confronto tra lavoro stimato e lavoro svolto e si possono naturalmente aggiungere i costi addizionali.

• Ricavi: anche in questa sezione vengono distinti i ricavi stimati da quelli fatturati ed è possibile salvare i documenti di fatturazione.

• Gestione dei worklog: questa funzione permette di visualizzare l’andamento dei worklog e anche di approvare, da parte del project manager, quelli inseriti dai lavoratori. Di default tutti i worklog hanno status “da approvare”, ma è possibile personalizzare questa opzione a seconda delle esigenze aziendali.

• Analisi e gestione del carico di lavoro: in base ai tempi di lavoro inseriti, dalla disponibilità, e tenendo conto di eventuali assenze, è possibile pianificare in anticipo il carico degli operatori o di rimodulare le assegnazioni in corso d’opera. Il carico di lavoro in Twproject è molto efficiente e consente di distinguere anche le attività routinarie da quelle dirette sui progetti.

• Pianificazione progetti: le ore lavorate in determinati progetti possono servire da fonte di pianificazione per progetti simili successivi. Twproject offre strumenti per una pianificazione dettagliata e permette di scomporre il progetto nelle sue singole fasi, assegnando a ciascuna di esse caratteristiche specifiche.

• Gantt interattivo: il primo è più utile strumento di pianificazione è rappresentato dal diagramma di Gantt, che permette di settare le tempistiche delle fasi, le scadenze, le milestone, eccetera.

• Pagina statistiche: raccoglie i dati dei worklog inseriti per generare grafici sull’andamento del progetto o delle sue fasi, mettendo questi dati in relazione con i costi. In questa pagina è inoltre possibile visualizzare la situazione in qualunque data dell’arco di vita del progetto in corso.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è lo strumento collaborativo per eccellenza, permette di inserire i timesheet in una cornice più ampia, permette al manager di avere sotto controllo budget, carico operatori, statistiche ecc. e al lavoratore di avere sempre chiaro l’utilizzo del proprio tempo. Inoltre aiuta a non dimenticarsi di inserire le ore lavorate. Si adatta alle esigenze di qualunque team.

Contro: Non rileviamo alcun contro.

Per chi cerca un sistema completo e collaborativo di gestione dei tempi di lavoro, la scelta migliore è Twproject: semplice e adattabile a ogni esigenza, consente di monitorare il lavoro in maniera efficace.

2. Timey App

Timey App è un’app web e mobile che consente il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in un’ottica collaborativa.

È progettato per aiutare  individui e team a tenere traccia del tempo che dedicano a  diverse attività e progetti, nonché a gestire e organizzare i progetti.

Caratteristiche principali:

• Monitoraggio dei tempi: Timey semplifica questa attività con funzionalità di timbratura in entrata e in uscita, garantendo una registrazione precisa dell’orario di lavoro. Inoltre, registra facilmente le pause, consentendo un monitoraggio accurato del tempo e una migliore gestione delle risorse.
  
• Gestione dei progetti Kanban: puoi visualizzare l’avanzamento del progetto utilizzando le schede Kanban, semplificando la transizione dei progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
  
• Panoramica del progetto: puoi conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo con la funzionalità di panoramica del progetto. Monitora attività, orari di lavoro, report e traguardi per garantire che tutto rimanga secondo quanto pianificato.
  
• Pianificazione delle ferie: tieni traccia delle richieste di ferie del team, inclusi giorni di assenza, permessi e malattia.
  
• Fatturazione ai clienti: crea e invia fatture ai clienti, con la possibilità di monitorare lo stato dei pagamenti e aggiungere sconti o tasse.

Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.

Pro: Timey semplifica il monitoraggio del tempo, ottimizzando il processo per individui e team. La sua interfaccia intuitiva e l’accessibilità mobile svolgono questo compito in modo accurato ed efficiente.

Contro: sebbene sia un buono strumento, potrebbe avere una curva di apprendimento per alcuni utenti che sono nuovi a questo tipo di software. Potrebbero essere necessari corsi di formazione o tutorial per utilizzare appieno le sue funzionalità.

Una soluzione software per professionisti o aziende che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.

3. Clockify

Clockify è un’applicazione per la registrazione delle ore di lavoro e la creazione di fogli di presenza che permette di monitorare il lavoro tra i vari progetti e renderlo fatturabile.

Fornisce inoltre informazioni sulle abitudini di lavoro e report sulle prestazioni del team.

Caratteristiche principali:

• Time tracker a cronometro o manuale: permette di registrare i tempi di lavoro e segnarli come fatturabili. I timesheet registrati sono poi editabili in un secondo momento per aggiungere maggiori informazioni.

• Calendario: integrabile anche con il calendario di Google o Microsoft, offre funzioni di gestione delle ferie con protocollo di richiesta e approvazione.

• Funzione “chiosco”: permette di creare punti di accesso a cui ci si logga in modo da monitorare i tempi di lavoro su certi progetti. Più utenti possono essere loggati contemporaneamente allo stesso chiosco.

• Dashoard: permette di visualizzare le statistiche su come il team ha usato il proprio tempo.

• Report: Permettono di esportare i dati secondo diversi criteri.

• Schedulazione e gestione progetti: assegnazione di task con una vista di carico degli operatori semplificata; anche la gestione dei progetti ha funzioni basiche.

• Budget: è possibile inserire spese aggiuntive che vanno a sommarsi ai costi del personale e successivamente creare le ricevute al cliente.

• Mappe: monitora gli spostamenti degli utenti loggati su un determinato territorio, funzione utile per team che lavorano in mobilità.

Prezzo: licenza basic a partire da 3.99 $ utente/mese.

Pro: User friendly, semplice da usare; accessibilità da vari device e buona versione app mobile.

Contro: poche o quasi nulle customizzazioni. Non adatto a grossi team, aziende con vari dipartimenti ecc. Mancanza del Gantt.

Un’applicazione nata con la funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso altre attività basiche di project management.

4. Harvest

Harvest è un sistema web-based di timesheet management che ha una forte connessione con la gestione del budget e della fatturazione. Per altre funzionalità usa invece le integrazioni con altri sistemi paralleli.

Dunque può essere una soluzione conveniente per free lance o piccoli team.

Caratteristiche principali:

• Progetti: possibile creare progetti suddivisi per cliente, di tre tipologie: a consumo, con costo fisso e non fatturabili. Ogni progetto ha dei task predefiniti ai quali i dipendenti lavorano.

• Registrazione con timer o manuale, attraverso il planner settimanale. Il cronometro non si interrompe se si cambia finestra o anche se si chiude il browser.

• Budget per progetto: settabile in ore o denaro. Aggiunta di spese extra.

• Invoicing: funzionalità con molte opzioni per creare fatture a partire dalle ore lavorate sui progetti.

• Grafici di riepilogo: grafici lineari o a blocchi per visualizzare l’andamento delle entrate e uscite e delle ore lavorate, divise tra fatturabili e non.

• Gestione del team: mostra il riepilogo delle ore svolte, segnala gli sforamenti, ma non ha vere e proprie funzioni di workload balancing perché non permette di riallocare i compiti.

Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: Gestione basata sui progetti per cliente: può non essere indicato per team che lavorano diversamente. Non è possibile segnare le ore lavorate a più livelli, ma solo per i task specifici di un progetto, quindi non sulle fasi, non sul progetto in generale, ecc.

Harvest propone strumenti di analisi per il monitoraggio dei tempi ed è adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica, pur peccando in rigidità.

5. TimeCamp

TimeCamp è un’applicazione per il time tracking che presta attenzione al budgeting dei progetti e alla trasparenza nella comunicazione e gestione dei tempi di lavoro.

Caratteristiche principali:

• Tipologie di inserimento: con cronometro o con inserimento manuale.

• Automatizzazioni: inserimento automatico con analisi di url e keyword che permette di individuare il progetto a cui si sta lavorando; funzionalità “idle tracking” che mette automaticamente in pausa il cronometro quando l’utente non è attivo.

• Status dei timesheet: sono tutti soggetti ad approvazione da parte del responsabile.

• Visualizzazioni diverse: classica vista timesheet o in stile “calendario”.

• Report: presenza di oltre venti tipologie di report precostituiti per verificare l’andamento delle produttività del gruppo di lavoro. Possibilità di creare report personalizzati.

• Fatturazione: a partire dai timesheet dei lavoratori, a cui è possibile applicare diversi costi orari, è possibile creare ed esportare direttamente le fatture.

• Budget: creazione di un budget con aggiunta di costi previsti. Notifiche in caso di sforamento.

Prezzo: licenza starter a partire da 2.99 $ utente/mese.

Pro: Utile a chi serve strumento basic. Per tutte le altre funzioni di project management si affida a strumenti esterni, consentendo alcune integrazioni.

Contro: Carente nella gestione dei progetti, non presenta funzioni di pianificazione oltre alle tempistiche.

Strumento innovativo e con alcune interessanti automazioni, più adatto a freelance che ad aziende strutturate.

6. Sunsama

Software che utilizza metodologia agile per la gestione dei task e il loro tracciamento. Fa un uso principale della kanban board, al cui interno inserisce le tempistiche.

Caratteristiche principali:

• Personalizzazione sulle modalità di lavoro: offre molte opzioni di pianificazione personale e gestione dei tempi.

• Task management: i task possono essere aggiunti dal calendario, che ha una vista stile kanban board, e assegnati (se si vuole) a un channel e poi posizionati al posto giusto nel giorno, nella settimana o nel mese. Ci sono task che possono essere impostati come routinari e aggiunti di default.

• Date di inizio e fine dei task: possono essere settate a piacere.

• Channels: sorta di aree all’interno delle quali inserire i propri task. È possibile avere anche dei sub-channels. Altrimenti i task rimangono non categorizzati.

• Archivio: può essere personalizzabile oppure reso automatico. Nel secondo caso si occupa automaticamente di salvare i task passati.

• Carico operatori: segnala in rosso se un task assegnato provoca un superamento delle ore di lavoro previste.

• Review: ha funzionalità di revisione settimanale in cui si analizza il raggiungimento degli obiettivi.

Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.

Pro: Strumento molto attento al benessere personale e a una gestione bilanciata dei tempi di lavoro.

Contro: Sunsama è un buon strumento per la produttività personale. Ma potrebbe non essere la scelta migliore per progetti di gruppo più ampi e per la collaborazione con i colleghi.

La filosofia di lavoro agile si rispecchia in questa applicazione sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.

7. ActiveCollab

Strumento di gestione progetti con funzionalità di time tracking che permette di monitorare e gestire i tempi di lavoro, per progetto, per cliente, per ambito o assegnatario.

Caratteristiche principali:

• Gestione progetti: permette di creare progetti con dati quali descrizione, categoria e cliente. I clienti possono essere inseriti nei progetti ma si può scegliere di nascondere alcune attività alla loro vista. Non sono presenti sotto-fasi di progetto.

• Gestione task: ogni task ha un assegnatario e una data di consegna.

• Cronometro: deve essere attivato sui progetti dal project manager e a quel punto permette di monitorare i tempi di lavoro.

• Timesheet: è possibile anche aggiungere le ore in un secondo momento nel timesheet, che a seconda di quanto dichiarato mostrerà con diversi colori le eventuali ore in eccesso o in difetto.

• Gestione risorse: possibile creare diverse figure professionali con costo orario personalizzato, e modificare il costo orario a seconda dei singoli clienti.

• Report: filtrabili per finestra temporale o anche per cliente o tipologia. Mostrano i progressi sul lavoro svolto.

• Budget: permette di distinguere tra ore lavorate e stimate, anche in percentuale, e di calcolare il totale fatturabile.

Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: buona completezza degli strumenti a disposizione, facilità di apprendimento.

Contro: report e interfacce poco personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.

Un software adatto a diverse tipologie di professionisti e imprese. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.

Conclusioni

Abbiamo dunque visto quali sono i migliori strumenti per aiutare manager e lavoratori a tenere traccia del tempo dedicato a vari compiti, progetti e altre deliverables.

Una buona scelta concorrerà a compiere decisioni aziendali più consapevoli e consentirà un generale innalzamento di produttività e redditività.

Perciò l’ideale è trovare uno strumento che assecondi le singole esigenze, che tenga conto delle peculiarità personali e che allo stesso tempo incorpori quest’attività all’interno di una cornice più ampia, affinché il time tracking non rimanga un elemento a se stante, isolato dal resto dei processi aziendali.

Con Twproject ogni risorsa coinvolta può seguire i propri schemi e registrare il lavoro come meglio crede. Il project manager potrà in un secondo momento analizzare questi dati con facilità, poiché saranno già correttamente integrati sotto ogni aspetto di project management.

Dunque speriamo di averti convinto che time management non equivale a una lotta contro il tempo. Significa al contrario intraprendere un viaggio e imparare lungo il cammino, acquisendo quella pratica che solo la giusta esperienza ti può dare.

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