Nel corso dei decenni ci sono stati notevoli progressi tecnologici che permettono di approcciare metodi e problematiche in maniera più efficiente, fra cui la gestione dei lead e lag time.
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In un mondo ideale, tutte le attività del progetto sono allineate in sequenza una dopo l’altra.
Quindi, è responsabilità del project manager assicurarsi che tutte queste attività inizino e terminino in base alla pianificazione del progetto.
Tuttavia, in alcuni casi, il project manager ha bisogno di accelerare o ritardare intenzionalmente le attività dipendenti mantenendo comunque le relazioni.
È qui che si muovono i lead e i lag come gli elementi costitutivi più essenziali e fondamentali della pianificazione.
Vediamolo meglio in questo articolo.
Cosa sono i lead e i lag in un progetto?
Proviamo a vedere insieme ciò di cui stiamo parlando e cominciamo dal capire cosa sono i lead e i lag in un progetto.
Che cos’è il lead time?
Il Lead time viene definito nel PMBOK come “la quantità di tempo in cui un’attività successiva può essere avanzata rispetto a un’attività precedente”.
Ciò significa che quando un’attività è ancora in esecuzione e allo stesso tempo inizia il lavoro su un’altra attività, il lead time indica la sovrapposizione tra la prima e la seconda attività.
In un esempio pratico: nell’introduzione di un nuovo software di gestione degli ordini, l’organizzazione può decidere di cominciare la fase di formazione dei dipendenti del Team di progetto nello stesso momento in cui il team di sviluppo sta ancora svolgendo le attività di test sul software.
Che cos’è il lead time nella gestione dei progetti?
Il lead time nella gestione del progetto definisce un progetto finito, una tantum, o il completamento di una parte importante del progetto.
Viene spesso utilizzato nei flussi di lavoro Kanban: in caso di schede denominate “Da fare”, “Attività in corso” e “Attività in attesa di passaggi successivi”, il tempo di consegna – o lead time – si estenderebbe su tutte e tre queste colonne.
Identificare quindi il lead time può aiutare il project manager a ripianificare le attività in modo da anticiparne alcune successive e riducendo così il tempo necessario per completare un ciclo di attività.
Ad esempio, se si hanno due attività, una che durerà 5 giorni e l’altra 4, il totale è di 9 giorni di lavoro.
Se, per ipotesi, la seconda attività avesse due giorni di lead time, cioè è possibile iniziare a lavoraci due giorni prima rispetto al termine dell’attività precedente, la durata totale di questo ciclo si potrà ridurre a 7 giorni invece che 9.
Che cos’è il lag?
Il lag time è, secondo il PMBOK, “il tempo durante il quale un’attività successiva deve essere ritardata rispetto ad un’attività precedente”.
Questo ritardo è raramente intenzionale o positivo e spesso impedisce di passare alla fase successiva del progetto.
Se la prima attività è stata terminata con successo ma si è verificato un ritardo con l’inizio della seconda, questo lasso di tempo è il lag time.
Che cos’è un lag nella gestione dei progetti?
Nella gestione dei progetti, il lag – ritardo – può verificarsi quando due o più attività dipendenti l’una dall’altra vengono rallentate da un errore lungo il percorso.
Quando una viene fermata, le altre devono aspettare che il problema venga risolto per andare avanti.
Il ritardo nella gestione del progetto può portare a deadline mancate e problemi di budget se non si dispone di un piano di backup in anticipo.
Gli indicatori lead e lag nella gestione dei progetti e l’importanza dell’uso di un software
Gli indicatori di lead e lag nella gestione dei progetti aiutano quindi a valutare le prestazioni.
Grazie ad un software di project management è possibile confrontare più facilmente l’indicatore di lead con l’indicatore di lag per vedere cosa è andato bene e cosa no.
Nel caso di una serie di attività o progetti ricorrenti, è possibile confrontare gli indicatori di lead e lag passati per trovare modelli, implementare modifiche e continuare a migliorare.
L’utilizzo di un software permette di eseguire questo confronto in maniera più rapida grazie a dati storici che possono essere salvati e ritrovati.
La tecnica di pianificazione più utilizzata è il metodo dei diagrammi delle precedenze per implementare il metodo del percorso critico per la pianificazione.
Questo metodo calcola il tempo minimo di completamento di un progetto insieme ai possibili tempi di inizio e fine per le attività del progetto.
Un software di project management come TWproject con i suoi algoritmi per la pianificazione dei percorsi critici permette di gestire in modo efficiente progetti con migliaia di attività.
L’effettiva rappresentazione informatica della pianificazione del progetto generalmente consiste in un elenco di attività con le relative durate, risorse richieste e attività precedenti.
Le rappresentazioni grafiche della rete, piuttosto che utilizzare un semplice elenco, sono utili per la visualizzazione del piano e per assicurare che i requisiti matematici siano soddisfatti.
Può, infatti, essere difficile per il project manager da solo identificare tutti i lead e lag, per questo l’aiuto di un software è essenziale.
Una capacità di molti software di pianificazione consiste nell’incorporare tipi di interazioni di attività oltre al semplice vincolo di fine predecessore a inizio successore.
Questa possibilità è particolarmente importante per assicurare pianificazioni realistiche e una visione del lavoro reale.
È comunque fondamentale capire come il software gestisce i calcoli, in modo da riuscire ad utilizzarlo nella maniera più efficiente possibile.
Per concludere, il lead e lag time permettono al project manager di avere flessibilità nello sviluppo di un programma di progetto.
Un project manager sovrintende affinché un progetto finisca in tempo e deve mantenere le attività nei tempi previsti.
Un forte ritardo è spesso visto come un fallimento nel project management e mantenere un progetto nei tempi previsti è quindi importante per il successo del team di gestione del progetto.
Con un software di project management è possibile la gestione efficace dei lead e dei lag in un progetto aiutando a monitorare la durata tutte le attività all’interno del ciclo di vita del progetto.
Lead e lag sfruttano la flessibilità nelle dipendenze tra le attività che vanno oltre le relazioni fine-inizio.
Sono quindi tecniche indispensabili per una corretta ed efficiente programmazione delle attività, l’ottimizzazione di una tempistica e come input per determinare un percorso critico.
