Categoria: Agile

Scrum: un metodo per far lavorare il team all’unisono

Nel mondo dello Scrum, è raro che vengano fornite descrizioni complete e dettagliate di come ogni singola attività deve essere svolta in un progetto. Gran parte di questo è lasciato nelle mani del team di progetto.

Questo perché il team saprà meglio come risolvere i problemi che si presentano, dato che lavora giorno per giorno al progetto.

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Questo è il motivo per cui nel metodo Scrum, ad esempio, una riunione di pianificazione espone i risultati desiderati, invece di definire nel dettaglio le attività come avverrebbe nella maggior parte delle altre metodologie di project management.

Scrum fa affidamento su un team auto-organizzato e interfunzionale.

Il team Scrum si auto-organizza in quanto non esiste un team leader generale che decida quale persona farà quale compito o come verrà risolto un problema. Queste sono tutte questioni che vengono decise dal team nel suo insieme.

Per team interfunzionale si intende che tutti i membri sono necessari per portare avanti l’implementazione delle idee e delle attività.

Cosa prevede la metodologia Scrum?

La metodologia Scrum prevede che i progetti procedano attraverso una serie di sprint.

In linea con una metodologia agile, gli sprint sono programmati mensilmente o, ancora più comunemente, ogni due settimane.

Uno sprint inizia con una riunione di pianificazione, in cui i membri del team ricevono un elenco delle attività da eseguire durante lo sprint. In seguito, queste attività vengono organizzate – dal team – ed eseguite durante lo sprint.

Al termine di uno sprint, il team esegue una revisione del lavoro svolto ed analizza qualsiasi fattore che potrebbe influenzare lo sprint successivo, oltre a riflettere sullo sprint appena concluso e identificare eventuali opportunità per migliorare.

È un dato di fatto che, in qualsiasi progetto, si è in grado di realizzare di più lavorando in team piuttosto che individualmente.

In uno studio condotto da Salesforce in merito alle sfide sul posto di lavoro, l’86% dei project manager ha convenuto che non riuscire a lavorare insieme come team è stata la principale causa di fallimento del progetto.

Il lavoro di squadra è quindi un elemento essenziale per un’organizzazione di successo.

La metodologia Scrum può essere definita come un approccio basato sul team per fornire valore al business.

Questo metodo promuove quindi una collaborazione efficace tra i membri del team in modo che siano in grado di affrontare progetti di qualsiasi dimensione e realizzarli insieme.

5 modi per migliorare il lavoro di squadra con il metodo Scrum

Qui di seguito elencheremo 5 modi per migliorare il lavoro di squadra grazie al metodo Scrum. Avendo visto pocanzi quale importanza possa avere la collaborazione del team, l’invito è a prestare grande attenzione a quanto segue.

1. Insegnare i principi di autogestione

I team Scrum sono progettati per autogestirsi, ciò significa che sono in grado di svolgere le attività durante uno sprint, senza una supervisione o una direzione costante da parte di un project manager.

Questo livello di autosufficienza varia in base alla familiarità del team con i principi Scrum e alla complessità del progetto.

La leadership e la gestione sono sicuramente necessarie per stabilire inizialmente le indicazioni e gli obiettivi all’interno della struttura del team e nei confronti del progetto.

Per i team Scrum, il project manager è semplicemente responsabile delle fasi iniziali di uno sprint, individuando la migliore struttura del team e contribuendo a migliorare la sua capacità di sviluppo.

Dopodiché spetta ai membri della squadra assicurarsi che tutti siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e agire se alcuni membri rallentano il lavoro o rimangono indietro.

È importante quindi, nella metodologia Scrum, che il project manager incoraggi il team ad assumersi la responsabilità e gestire le sfide in gruppo, piuttosto che portare i loro problemi direttamente a un supervisore.

Ciò non solo farà risparmiare tempo al project manager, ma incoraggerà anche i dipendenti a sviluppare capacità di risoluzione dei problemi e capacità di lavoro di squadra.

2. Lavorare sulle capacità di comunicazione interna

Un team Scrum non può funzionare senza comunicazione. Questo è infatti un elemento essenziale per la fiducia e la collaborazione del team.

I membri del team devono poter condividere apertamente vittorie, perdite ed eventuali problemi interni che potrebbero impedire al team di terminare un’attività durante uno sprint.

Questo tipo di trasparenza richiede che tutti i membri siano in grado di comunicare chiaramente le proprie idee e preoccupazioni in modo adeguato.

Al fine di mantenere tutti informati, molti team Scrum adottano software di gestione dei progetti per rimanere in contatto continuo con gli altri.

3. Dedicarsi alla retrospettiva

Con retrospettiva si intende il momento in cui i membri del team si riuniscono dopo ogni sprint per parlare di tutto ciò che è accaduto durante quello specifico periodo di tempo.

I membri possono sollevare qualsiasi sfida incontrata che ha ostacolato i loro progressi oppure possono suggerire idee per rendere le cose più fluide durante la sessione successiva.

La retrospettiva non è pensata per essere un momento di lamentela o in cui elencare scuse per scarso rendimento, si tratta invece di una sessione di brainstorming in cui tutti dovrebbero offrire idee per azioni positive che potrebbero migliorare i risultati futuri.

Un project manager dovrebbe ispirare questo momento di riflessione all’interno dell’organizzazione tenendo riunioni in cui tutti possano condividere idee e punti di vista.

Questa pratica aiuterà significativamente le squadre in difficoltà a trovare soluzioni ai loro problemi.

4. Focus sull’individualità

Questo consiglio sembra andare contro il concetto di lavoro di squadra, tuttavia, l’individualità gioca un ruolo importante per il successo di un team Scrum.

Uno dei principali valori nella metodologia Scrum è che questa comprende che ogni membro è importante come individuo e, se una persona è in difficoltà, influisce sull’intera organizzazione.

Mentre lo sprint è sicuramente uno sforzo di squadra complessivo, molti singoli task sono assegnati ai singoli individui.

Squadre e project manager devono ricordare che ogni persona opera in modo diverso: alcuni sono più indipendenti, mentre altri desiderano una maggiore interazione con i loro leader e collaboratori.

il metodo scrum

Ponendo l’accento sull’individuo, i team Scrum possono operare in modo più efficace trovando sistemi che funzionino per tutti i soggetti coinvolti.

5. Puntare su un processo decisionale collaborativo

I team Scrum sono responsabili della determinazione del carico di lavoro durante uno sprint e dell’assegnazione dei compiti all’interno del gruppo.

Inoltre, devono anche decidere in modo collaborativo come gestire i problemi interni che possono sorgere.

Naturalmente, i team Scrum non saranno d’accordo su tutto, quindi devono anche essere disposti a negoziare e scendere a compromessi per il bene complessivo della squadra.

Questo tipo di processo decisionale collaborativo è molto utile sia per i team Scrum che per altre organizzazioni.

Gli studi hanno dimostrato che quando le imprese coinvolgono i dipendenti nei processi decisionali, i risultati sono migliori.

Coinvolgendo tutti i membri del team nel processo decisionale, i dipendenti si sentono più potenti e importanti, il che a sua volta aumenta la loro produttività e livelli di morale.

Un software di gestione progetti che supporti le metodologie agili può davvero essere un buon alleato nel costruire i progetti correttamente insegnando alle risorse a gestire il loro lavoro in modo autonomo.

Un software come Twproject può aiutarti a rendere chiaro ed intuitivo a tutto il team su cosa è necessario lavorare mantenendo un spirito collaborativo senza perdere di vista l’andamento generale del progetto.

Uno dei punti di forza sta proprio nel dare la liberta al project manager di costruire un progetto che sia in parte gestito in modo agile coinvolgendo il team ed in parte gestito con metodologia waterfall, che rende più intuitivo e gestibile l’intero flusso di progetto.

Incoraggiare una cultura del lavoro di squadra all’interno dell’organizzazione che segua la metodologia Scrum potrebbe essere la chiave del successo a lungo termine, ma non è affatto un compito facile.

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Agile coaching: un approccio fondamentale per i nuovi Project Manager

Un Agile coach aiuta le organizzazioni a implementare la metodologia Agile. Sviluppa team agili e facilita il cambiamento della cultura organizzativa per garantire risultati efficaci.

L’obiettivo di un Agile coach è quello di fornire ad un team agile le giuste conoscenze. I Team dovranno ricevere la giusta formazione e dovranno conoscere adeguatamente gli strumenti indispensabili. L’obiettivo è fare in modo che i membri siano in grado di utilizzare questa metodologia al massimo delle sue potenzialità.

Gli Agile coach possono essere dipendenti di un’organizzazione o lavorare come contraenti esterni.

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Benefici organizzativi di un Agile coach

L’implementazione di una metodologia Agile può aiutare a semplificare i processi ma, come molti sapranno, non è facile apportare cambiamenti in un’organizzazione.

È possibile raggruppare le tipiche sfide durante un cambiamento di questo tipo in cinque categorie:

  1. Problemi primari: qualsiasi situazione elementare da risolvere. Ad esempio, l’organizzazione vuole aumentare la soddisfazione del cliente. Per arrivarci sarà forse necessario ridurre i tempi di commercializzazione o mantenere la competitività in un mercato dinamico, ecc.
  2. Consapevolezza / disattenzione. Le persone non sanno ciò che non conoscono e, per questo motivo, hanno bisogno di aiuto per avere una chiara comprensione dei problemi, delle lacune e delle opportunità di miglioramento. In Agile, la consapevolezza è una condizione indispensabile per promuovere il miglioramento continuo.
  3. Basso senso di appartenenza. La mancanza di coinvolgimento e partecipazione è una delle sfide più tipiche per molte organizzazioni. Per questo motivo, molte aziende hanno bisogno di aiuto per creare elementi che favoriscano la collaborazione e aumentino il senso di appartenenza dei propri dipendenti.
  4. Divario di competenze. Forse le persone avranno bisogno di un diverso insieme di abilità per raggiungere lo stato desiderato. Il più delle volte, cambiare significa adottare comportamenti diversi e nuovi modi di lavorare. Le persone devono imparare diverse responsabilità e attività durante una trasformazione Agile. Per questo motivo, avranno bisogno di assistenza e supporto per sviluppare queste nuove competenze.
  5. Barriere organizzative. L’agilità aziendale è un grande desiderio per la maggior parte delle organizzazioni. Di conseguenza, le aziende devono ottimizzare i loro processi e progetti organizzativi al fine di ottenere maggiore flessibilità, adattabilità e reattività a cambiamenti imprevedibili. Questo è il motivo per cui le aziende hanno bisogno di aiuto per identificare e superare le barriere durante il loro percorso di miglioramento.

Incoraggiare tutti a prendere parte ed accettare una nuova metodologia richiede uno sforzo significativo da parte del management.

L’agile coach a supporto del Team

Avere quindi un coach in grado di guidare ed indirizzare sulla strada giusta, può aiutare un team a superare le fasi difficili, soprattutto nel primo periodo di cambiamento.

Un Agile coach permetterà di mantenere le attività aziendali mentre, allo stesso tempo, si impegnerà a creare un team agile. Questi fattori aiuteranno, a lungo termine, a risparmiare tempo, denaro e risorse.

Inoltre, il suo compito è capire i motivi per cui, in determinati casi, l’Agile non fornisce i risultati attesi. Sarà suo compito trovare misure da adottare per porre rimedio alla situazione.

Prima che l’Agile coach termini il suo incarico, l’obiettivo è quello di avere una squadra agile pienamente funzionante e che sia pronta ad abbracciare la nuova metodologia.

La metodologia Agile è infatti facile da capire, ma difficile da padroneggiare. La conseguenza è che molti Project Manager incontrano problemi durante il passaggio.

La maggior parte di questi problemi è dovuta ad aspettative non realistiche. Si tende a sovrastimare la semplicità di implementazione dell’Agile all’interno di un team, di un reparto o dell’intera organizzazione.

Il ruolo dell’Agile coach

Il ruolo di un Agile coach può essere temporaneo o permanente, a seconda delle esigenze dell’organizzazione.

Le aziende più grandi, con più team, potrebbero voler mantenere questa figura all’interno del dipartimento delle risorse umane. La sua presenza sarà utile per aiutare a supervisionare l’applicazione della metodologia agile a lungo termine, ma la posizione è generalmente temporanea.

Per la maggior parte delle aziende, in particolare le medie e piccole organizzazioni, è più utile ed economico assumere un Agile coach in modo temporaneo per aiutare a far funzionare la squadra in maniera agile.

Non esiste una strategia valida per tutti i team e per tutte le organizzazioni quando si parla di un adattamento agile, quindi ogni azienda avrà esigenze uniche nel processo.

Gli Agile coach traggono vantaggio dal proprio background in ambito di project management, IT e altri settori correlati per capire cosa funzionerà per una determinata organizzazione e cosa no.

Le qualità indispensabili per un agile coaching

In particolare, ci sono cinque qualità necessarie per un Agile Coaching efficace:

1. Conoscenza di tutto ciò che circonda la metodologia Agile

L’Agile non è una ricetta standard, ma una filosofia completa. È una mentalità in cui il cambiamento non è l’obiettivo, ma piuttosto il punto di partenza. La metodologia Agile utilizza metodi e framework diversi, come Lean e Scrum per esempio. Un Agile Coach deve quindi essere consapevole di tutti questi diversi metodi e sapere come e quando usarli.

2. Possedere una mentalità aperta

Il lavoro che segue la metodologia Agile è relativamente nuovo ed è ancora in fase di sviluppo. Per questo, un Agile coach deve essere costantemente aperto a nuove tecniche, strumenti e approfondimenti.

3. Comprensione ed empatia

Un Agile coach non dice cosa dovrebbe accadere o cosa è andato storto, bensì aiuta la squadra a ottenere più informazioni sulle proprie prestazioni e ad assumersene la responsabilità. Questo funziona solo se questa figura è in grado di ottenere la completa fiducia dei team. Per questo un Agile Coach necessita di una buona capacità di comprensione ed empatia.
the agile coach

4. Affrontare i conflitti

In un ambiente Agile, i team autogestiti hanno lo spazio per fare il loro lavoro come meglio credono.

Ciò significa anche che devono essere in grado di risolvere le tensioni e le divergenze di opinione all’interno del gruppo stesso. Non c’è in questo caso un manager per intervenire e placare la situazione.

I conflitti sul posto di lavoro non sono di per sé un disastro, a patto che non sfuggano di mano. L’Agile coach ha quindi un ruolo importante nell’individuare tensioni aperte o sottostanti e dare l’opportunità di parlarne in maniera corretta.

5. Pazienza e perseveranza

Sviluppare una mentalità agile è solitamente un processo difficile ed alcune persone hanno bisogno di più tempo di altre.

Un agile coach deve essere in grado di focalizzarsi sulle cose che stanno andando bene e, soprattutto, continuare a guardare avanti. Le modifiche richiedono sempre più tempo di quanto si pensi.

L’Agile Coaching è quindi una vasta attività mirata a permettere miglioramenti nelle organizzazioni e aiutare le persone ad evolvere la loro mentalità ed i loro comportamenti.

Il compito non è affatto semplice e può variare moltissimo in base al contesto. Esistono più forme e tecniche per farlo e sarà l’abilità dell’Agile Coach a trovare la strada migliore in ogni situazione.

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Come gestire un team di lavoro Agile

Imparare a gestire un Team di lavoro Agile, non è quella che suol definirsi una passeggiata. Per molte aziende, diventare più “agili” richiede un cambiamento significativo nel modo in cui leader e manager ricercano il successo.

I framework di gestione dei progetti affermati come Agile sono troppo spesso considerati come modelli da copiare e incollare. Ma se si vuole davvero lavorare in fretta, presentare i risultati in tempo e raggiungere gli obiettivi, è necessario adattare il metodo Agile al team.

Come funziona una squadra Agile

Un team Agile è un gruppo inter-funzionale di persone autonomo al punto che le persone del gruppo possono consegnare il prodotto senza dover attingere a competenze esterne al gruppo.

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Si tratta infatti di una “squadra completa“. Non hanno bisogno di nulla e nessuno per essere in grado di svolgere le attività.

La gestione agile è stata sviluppata come alternativa alla gestione tradizionale del progetto, diretta verso un importante ed unico risultato finale.

La metodologia Agile invece, riduce gli obiettivi in diversi (sub)prodotti indipendenti che possano essere sviluppati e rilasciati rapidamente.

I due principali stili di gestione del progetto Agile sono Scrum e Kanban. Entrambi utilizzano una scheda per visualizzare le attività in colonne che rappresentano i task da fare, quelli in corso e quelli completati.

Ci sono alcune caratteristiche che definiscono un flusso di lavoro Agile:

  • Daily stand-up: un incontro quotidiano in cui contributori e manager discutono sul lavoro svolto il giorno precedente, su cosa andranno a lavorare in giornata e su tutte le domande che si presentano.
  • Sprint: brevi intervalli in cui i prodotti sono pianificati, sviluppati, rivisti e rilasciati. Sono progetti all’interno dei progetti.
  • Revisioni periodiche e retrospettive: un team Agile gestisce sé stesso, ma esistono misure integrate per garantire che il lavoro venga consegnato con una qualità costante. Le revisioni periodiche avvengono prima che le attività vengano completate.

Con brevi intervalli di attività e pianificazioni impegnative, un flusso di lavoro Agile richiede un team coordinato.

I ruoli devono essere abbastanza circoscritti in modo che le persone sappiano ciò che devono fare in ogni momento, ma abbastanza flessibili da permettere alle persone di poter prendere l’iniziativa e superare le aspettative.

I ruoli all’interno di un team Agile

Poiché un team di sviluppo Agile deve essere “tutto”, è importante avere ruoli giusti e definiti nel gruppo. I ruoli del team Agile più comuni sono:

  • Team Leader. Se si sta usando il metodo Scrum, questo ruolo sarà lo Scrum Master. Il punto focale di questa figura è di facilitare il lavoro della squadra. Il Team Leader o Scrum Master è responsabile della ricerca di risorse per il team e garantisce che i membri del team possano lavorare tranquillamente con tutto ciò di cui hanno bisogno, consentendo loro di andare avanti ed eseguire così un ottimo lavoro.
  • Proprietario del prodotto. Questo ruolo può essere allineato ad uno sponsor di progetto nel caso di progetti non Agile. Si tratta della persona che rappresenta gli interessi del cliente / stakeholder, cioè la persona che andrà a possedere il prodotto sul quale il team Agile sta lavorando.
  • Membro del team. Qualunque persona faccia parte del team e/o abbia qualcosa di prezioso da apportare in modo da portare a termine i deliverable con successo.
  • Tester. Dato che gran parte del lavoro Agile è ancora svolto nel mondo IT (Information Tecnology), il testing del software è ancora una parte importante dei team Agile. Anche nei team non IT, una figura che possa fungere da tester potrebbe essere comunque utile. Poiché i progetti Agile vengono forniti in modo incrementale, il test è molto importante.

Su team più grandi o prodotti specializzati potrebbero essere presenti anche le seguenti figure:

  • Soggetti esperti in settori tecnici o in altri settori. Potrebbero non essere interamente parte della squadra e potrebbero essere rilasciati secondo necessità per supportare il core team.
  • Architetto. Il ruolo dell’architetto di sistema è quello di garantire che la soluzione sia adatta allo scopo e si adatti al resto dell’architettura aziendale.

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Costruire il team Agile su solide fondamenta

Una volta che il team è scelto e strutturato, è importante ricordare che i team agili sono come individui: hanno bisogno di tempo per crescere.

I team agili passano attraverso quattro fasi chiave mentre si sviluppano:

  1. Formazione: in questa fase è ancora necessario un livello di guida molto alto da parte del manager. I ruoli individuali sono ancora poco chiari ed i processi devono ancora essere stabiliti.
  2. Agitazione / Storming: qui si iniziano a capire come le decisioni del team vengono prese, lo scopo è chiaro ma le relazioni all’interno del team sono ancora confuse.
  3. Elaborazione di norme / assestamento: le relazioni sono ora ben intese all’interno del team, si vive un impegno generale per raggiungere gli obiettivi ed inizia l’ottimizzazione dei processi.
  4. Performance: in questa fase il team è al picco e ha raggiunto la maturità, necessita quindi di poca sorveglianza.

Quando viene introdotto un cambiamento, come ad esempio una nuova assunzione, il pensionamento di un membro, ecc. La squadra ritorna alla fase di formazione mentre assorbe il cambiamento.

Due pilastri che caratterizzano i grandi team agili

  • Mentoring continuo. Uno dei grandi vantaggi nel lavorare in una squadra è che i colleghi imparano gli uni dagli altri e si aiutano a vicenda. Il mentoring non è solo un’attività per i membri junior che vanno ad imparare dai membri senior. Tutti i membri del team imparano gli uni dagli altri in modo che l’impatto della squadra nel suo insieme sia maggiore della somma dell’impatto dei singoli membri.
  • Set di abilità condivise. Le abilità condivise sbloccano la potenza della squadra per affrontare il lavoro eterogeneo. Qualsiasi sia il ruolo, è sempre importante imparare nuove competenze perché ci rende più preziosi per l’organizzazione e meglio equipaggiati per supportarci reciprocamente. In questo modo, i membri del team scopriranno sempre modi nuovi e migliori di eseguire le attività. Questo fattore porterà avanti non solo il progetto, ma l’intera organizzazione.
    In definitiva, le persone di un team Agile contano tanto quanto la struttura ed il piano di un progetto.

Se le persone sono state indirizzate ed assegnati a ruoli in cui possono eccellere e stabilire standard chiari che li rendano responsabili, si potranno vedere non solo prodotti e risultati migliori, ma un team ed un’organizzazione che migliora in modo misurabile con ciascun progetto.

In questa ottica spesso, gestire questo tipo di team e di progetti senza uno strumento di supporto, può essere davvero complicato.

Con Twproject potrai iniziare a gestire il tuo Team in modo agile con un supporto concreto che ti guiderà nei vari step, sia di definizione che di svolgimento del progetto.

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Lean e Agile: differenze e similitudini

Agile e Lean sono due metodi popolari nel mondo del project management per aiutare i team a fornire risultati più rapidi e più sostenibili.

Tuttavia, spesso non sono chiare le differenze e le somiglianze tra queste due metodologie.

Addirittura i termini sono spesso erroneamente usati come sinonimi per descrivere un particolare insieme di pratiche.

Per un project manager, è importante però comprendere le differenze e le similitudini tra metodologia Lean e Agile al fine di garantire la corretta applicazione e ottenere un’organizzazione efficace ed efficiente.

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Cosa è la metodologia Lean?

“Lean” si riferisce generalmente ad un insieme di conoscenze chiamato più specificamente “Lean Manufacturing” , sviluppato in Giappone negli anni ’50 e ’60 da un ingegnere di nome Taiichi Ohno.

Il Lean Manufacturing ha trasformato molti concetti tradizionali fra cui:

  • La produzione dovrebbe essere basata sulla domanda e non sull’offerta. Si tratta quindi di fare qualcosa quando qualcuno la desidera e la ordina, piuttosto che farla prima sperando che qualcuno ne abbia bisogno;
  • La produzione è più efficiente se eseguita in piccoli lotti per sfruttare le economie di scala;
  • Prendersi il tempo per concentrarsi anche sulla qualità aumenta la produzione e l’efficienza;
  • I lavoratori, non i manager, sono responsabili della definizione del loro modo di lavorare;
  • Piuttosto che eseguire compiti predefiniti più e più volte, i lavoratori devono migliorare continuamente il loro modo di lavorare (il cosiddetto “Kaizen“).

agile e lean - kaizen

Queste idee, al tempo, sembravano eretiche agli occhi dell’industria americana ed occidentale, ma le società industriali giapponesi che hanno adottato queste filosofie hanno rapidamente sovraperformato rispetto ai loro “colleghi”.

In poche parole, la metodologia Lean dice di eliminare implacabilmente tutto ciò che non aggiunge valore.

Eliminare gli sprechi significa eliminare riunioni, compiti e documentazione inutili, ma significa anche eliminare i modi di lavorare inefficienti, come ad esempio il multitasking.

La metodologia Lean pone anche un’enfasi molto forte su ciò che chiama “il sistema”, cioè il modo in cui il team opera nel suo insieme.

Si ha sempre bisogno di guardare il lavoro da un livello superiore per garantire che si stia davvero ottimizzando il processo, noi per esempio usiamo Twproject per monitorare l’andamento dei nostri progetti complessivamente, dal livello più alto dell’albero che poi è gestito in modo agile sui suoi nodi.

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Questa metodologia dice di rispettare il fatto che le persone che si occupano di eseguire il lavoro sono quelle che sanno come farlo meglio. Una volta offerto loro ciò di cui hanno bisogno per essere efficaci, bisogna lasciarle fare e fidarsi.

Cosa è la metodologia Agile?

Agile fa riferimento a un insieme di valori e principi esposti nel Manifesto Agile.

Il Manifesto Agile sottolinea fondamentalmente i seguenti aspetti:

  • Interazione degli individui su strumenti e processi
  • Collaborazione con i potenziali clienti nella negoziazione dei risultati di progetto
  • Rispondere al cambiamento con un piano

La metodologia Agile è molto simile alla metodologia Lean e per questo si potranno vedere molti temi e punti simili fra i due.

La metodologia Agile, in generale, è maggiormente basata sullo sviluppo piuttosto che sulla produzione.

Agile e Lean sono molto simili…

Ci sono alcune chiare somiglianze tra metodologia Agile e Lean.

La metodologia Lean prescrive la costruzione di oggetti/prodotti nel minor numero possibile di lotti. Il concetto è che sia più efficiente in questo modo.

La metodologia Agile prevede molte piccole versioni frequenti di un prodotto, piuttosto che una produzione di grandi dimensioni.

La metodologia Lean dice anche che ogni processo dovrebbe essere continuamente ispezionato e adattato in modo da migliorarlo. Questo metodo è quindi molto centrato sul miglioramento continuo, il cosiddetto Kaizen.

Anche la metodologia Agile prevede dei controlli regolari dei risultati e del metodo di lavoro in modo da valutare possibili migliorie.

Un’altra somiglianza tra Lean e Agile la troviamo nel focus sulla cooperazione tra i dipendenti.

In entrambe le metodologie, le persone – i lavoratori – che svolgono i compiti sono più importanti degli strumenti che usano.

agile e lean (3)

Quando si tratta di Agile e di Lean, nulla è più importante del risultato finale. Questo risultato deve creare valore per il cliente ed è l’unico obiettivo del processo di sviluppo.

La metodologia Agile consente al cliente di riadattare costantemente le sue esigenze, mentre quella Lean prevede la fabbricazione del prodotto in modo tale che non ci siano sprechi. In ogni caso, il cliente deve ottenere esattamente ciò che si aspetta.

Ma Agile e Lean sono anche molto diversi

La differenza principale è che la metodologia Agile riguarda l’ottimizzazione di un processo di sviluppo, mentre quella Lean riguarda l’ottimizzazione di un processo di produzione.

Nella produzione si ha generalmente un prodotto predefinito e si vuole produrre quanti più prodotti di alta qualità possibili, nel modo più economico possibile.

Nella produzione la variazione e la rilavorazione sono negative e dispendiose, mentre in un processo di sviluppo sono buone ed ottimali.

Nel processo di sviluppo infatti si continuano a rivedere i fattori, cambiandoli dove necessario in base a nuove informazioni o feedback.

Non a caso infatti, il Lean Management è nato nel settore industriale con l’intenzione di rendere i sistemi di produzione più efficienti, mentre la metodologia Agile è nata nell’ambiente creativo e di sviluppo dei software.

Nel primo è importante che i processi funzionino in modo tale che non avvengano sprechi.  Questo alla fine si traduce in un prodotto finale che viene prodotto nel modo più efficiente possibile.

Nel secondo caso si prevede invece lo sviluppo di prototipi che prima vengono testati e valutati per sviluppare poi il prodotto finale.

Ma le differenze tra Lean e Agile non sono finite.

La metodologia Lean viene spesso applicata per migliorare i processi in tutte le organizzazioni. La metodologia Agile, d’altra parte, è applicata all’interno di un contesto di squadra, spesso composta da non più di una decina di persone.

Quindi Lean o Agile, un software in questo può aiutarti?

È difficile dire quale metodo sia migliore. Questo è qualcosa che le persone devono capire da sé e dipende anche dall’organizzazione e dal tipo di progetto che si deve sviluppare.

Entrambi i metodi sono strettamente interconnessi, tutto ruota attorno al focus sui clienti e al dare loro il prodotto che desiderano nella maniera più efficiente possibile.

Ecco perchè un software di project management deve guidarti ma non importi una metodologia piuttosto che l’altra, anzi deve adattarsi alle tue esigenze e permetterti di gestire anche progetti diversi in modo diverso.

Ogni metodo ha i suoi punti di forza e di debolezza ed è necessario conoscere le caratteristiche di entrambi per poterli valutare.

Twproject ti permette di fare proprio questo fornendoti tutti gli strumenti per l’uno o l’altro approccio.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

  1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste splendidamente
  2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

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Metodologia Agile: vantaggi e svantaggi di un metodo innovativo

La metodologia Agile è una metodologia di project management che utilizza cicli di sviluppo brevi, denominati “sprint”, per concentrarsi sul miglioramento continuo nello sviluppo di un prodotto o servizio.

I Principi chiave della metodologia agile nella gestione di un progetto

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12 sono i principi chiave che guidano la gestione del progetto secondo la metodologia Agile:

  1. La soddisfazione del cliente è sempre la massima priorità e viene raggiunta attraverso una consegna rapida e precisa;
  2. L’evoluzione, sotto tutti gli aspetti connessi con il progetto, viene adottata in qualsiasi fase del processo;
  3. Un prodotto o servizio viene consegnato con una frequenza più alta;
  4. Gli stakeholder e gli sviluppatori collaborano strettamente ogni giorno;
  5. Tutti gli stakeholder e i membri del team devono rimanere motivati per ottenere risultati di progetto ottimali. I team dispongono di tutti gli strumenti e il supporto necessari per poter raggiungere gli obiettivi del progetto;
  6. Le riunioni faccia a faccia sono considerate la forma di comunicazione più efficiente ed efficace per il successo del progetto;
  7. Un prodotto finale funzionante è la misura finale del successo;
  8. Lo sviluppo sostenibile si realizza attraverso processi agili in cui team di sviluppo e stakeholder sono in grado di mantenere un ritmo costante e continuo;
  9. L’agilità è migliorata attraverso una continua attenzione all’eccellenza tecnica e alla corretta progettazione;
  10. La semplicità è un elemento essenziale, in ogni fase del progetto;
  11. I team auto-organizzati hanno maggiori probabilità di sviluppare le migliori idee e progetti e di soddisfare i requisiti prefissati;
  12. I team effettuano cambi di comportamento per migliorare l’efficacia e l’efficienza del lavoro.

I vantaggi della metodologia Agile

La metodologia Agile è stata originariamente sviluppata per l’industria del software.

Il suo compito era di ottimizzare e migliorare il processo di sviluppo nel tentativo di identificare e correggere rapidamente problemi e difetti.

Questa metodologia permette di fornire un prodotto migliore, in modo più rapido, attraverso sessioni / sprint brevi e interattive.

Noi per esempio usiamo Twproject per gestire tutto il processo di sviluppo del software, usando strumenti come la kanban board per gestire i bug e le nuove funzionalità.

Twproject ci permette di gestire la lista delle cose da fare, mantenere bilanciato il carico delle risorse, avere un contatto diretto con il cliente e monitorare l’andamento generale dell’intero progetto.

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Nell’era della trasformazione digitale, con molte aziende che migrano verso un luogo di lavoro digitale, la metodologia Agile si adatta perfettamente alle organizzazioni che cercano di trasformare il modo in cui si gestiscono i progetti e il modo in cui operano nel loro complesso.

In termini di benefici per l’azienda, il posto di lavoro digitale e l’Agile forniscono:

  • Maggiore flessibilità;
  • Maggiore produttività;
  • Maggiore trasparenza;
  • Prodotti di qualità superiore;
  • Diminuzione del rischio di mancati obiettivi;
  • Maggiore coinvolgimento e soddisfazione delle parti interessate.
metodologia Agile

Nel campo della gestione del progetto, la metodologia Agile fornisce ai team, agli sponsor, ai project manager ed ai clienti molti vantaggi specifici, tra cui:

  • Implementazione più rapida di soluzioni;
  • Riduzione degli sprechi grazie alla riduzione al minimo delle risorse;
  • Maggiore flessibilità e adattabilità al cambiamento;
  • Maggiore successo grazie a sforzi più mirati;
  • Tempi di consegna più rapidi;
  • Rilevamento più veloce di problemi e difetti;
  • Processi di sviluppo ottimizzati;
  • Una struttura più leggera;
  • Controllo ottimale del progetto;
  • Maggiore attenzione a specifiche esigenze del cliente;
  • Maggiore frequenza di collaborazione e feedback.

Gli svantaggi dell’Agile

Come nel caso di qualsiasi altra metodologia, anche l’approccio Agile non è adatto ad ogni progetto.

Si raccomanda quindi sempre un’adeguata analisi per identificare la migliore metodologia da applicare ad ogni situazione.

L’Agile potrebbe non funzionare come previsto, ad esempio, se un cliente non è chiaro sugli obiettivi, se il project manager o il team non hanno esperienza o se questi non „funzionano bene” sotto pressione.

A causa dei suoi processi meno formali e più flessibili, la metodologia Agile potrebbe non essere sempre facilmente assorbita all’interno di organizzazioni più grandi e tradizionali.

Qui, infatti, potrebbe regnare la rigidità all’interno di processi, delle politiche o dei team.

La metodologia Agile è anche difficile da attuare nel caso di clienti che seguono processi o metodi operativi rigidi.

Inoltre, dato che questa metodologia si concentra principalmente sul breve termine, sussiste il rischio che si perda la visione a lungo termine.

La sesta edizione del PmBok e la metodologia Agile

A questo punto è opportuno fare delle piccole considerazioni in funzione del fatto che il PmBok, ovvero la bibbia del Project Manager, si basa principalmente sull’approccio cosiddetto “Waterfall” – a cascata – che prevede uno sviluppo sequenziale in fasi, il ciclo di vita del progetto.

Ebbene, in alcune di queste fasi, il PmBok prevede la possibile applicazione di un approccio Agile, a patto che questo sia in linea con gli obiettivi del progetto.

I vantaggi dell’approccio Waterfall sono:

  • Requisiti definiti, concordati e formalizzati;
  • Possibili difetti o rischi sono già valutati nelle fasi iniziali del progetto;
  • Documentazione redatta dettagliata e puntuale;
  • Anche dei collaboratori non esperti possono gestire il progetto data la documentazione dettagliata sul progetto;

Gli svantaggi di questo approccio sono invece i seguenti:

  • Le attività di analisi e pianificazione possono richiedere molto tempo e ritardare così l’avvio vero e proprio del progetto;
  • I requisiti, appena formalizzati, possono venire modificati solo attraverso un altro processo, che richiede tempo;
  • Durante l’elaborazione del progetto, possono insorgere nuove esigenze o nuovi strumenti per i quali potrebbe essere necessaria più flessibilità.

La metodologia Agile si focalizza principalmente sull’ottimizzazione del processo.

Il PmBok, e quindi il metodo Waterfall, si concentra maggiormente sulla gestione di obiettivi e rischi e sulla previsione ed il controllo dei costi.

Un approccio Agile funziona meglio in situazioni che hanno un livello relativamente alto di incertezza, in cui creatività e innovazione per trovare la soluzione appropriata sono più importanti della prevedibilità.

metodologia agile

Un esempio molto chiaro può essere la ricerca per trovare una cura per il cancro.

Sarebbe infatti ridicolo, in questo caso, lo sviluppo di un piano dettagliato sulla strategia da seguire.

Un approccio tradizionale, com’è ad esempio il Waterfall, funziona bene in situazioni che hanno un livello relativamente basso di incertezza e in cui la prevedibilità, la pianificazione e il controllo sono fondamentali.

Qui l’esempio migliore può essere la costruzione di un ponte che deve necessariamente seguire sempre uno stesso sistema.

Molti project manager hanno visto – e vedono ancora – questi due approcci come competitivi fra loro.

Ci vuole un alto livello di abilità per vedere questi due approcci in una nuova prospettiva, come complementari l’uno rispetto all’altro.

Entrambe le metodologie sono infatti valide, ma richiedono una grande capacità interpretativa – oltre che esperienza – per poter applicare i principi corretti ad una determinata situazione.

Nel percorso di sviluppo del software Twproject siamo arrivati ad una considerazione molto importante.

Approcci particolari possono aiutare a risolvere certe classi di problemi, ma non copriranno mai la totalità delle attività lavorative di un’azienda.

Quindi sarebbe estremamente non-agile avere un software specifico per i progetti “agili”, e uno per gli altri.

E anche i progetti “agili” avranno tante varianti, che si inseriranno nella metafora agile a livelli diversi, e difficilmente in un singolo “modello di software”.

Siamo pertanto giunti ad un assunto di base: l’agilità è nella metodologia, non nel software.

I progetti di innovazione devono essere agili e spesso sono finanziati attraverso delle agevolazioni. Twproject riduce il sovraccarico associato alla registrazione del tempo e rende più veloce la raccolta dei dati

Leggi l’intervista a Oberalp e scopri come ha beneficiato dell’approccio agile in Twproject

Un software, dovrebbe essere sufficientemente flessibile da lasciarti mappare i progetti, task, issue, a persone e clienti, in infiniti modi, ma in modo che tutti i dati provenienti da progetti e metodologie diverse finiscano nello stesso posto.

Quindi abbiamo reso Twproject un vero e proprio strumento di gestione progetti, qualsiasi sia l’approccio scelto.

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Inizia a gestire i tuoi progetti.

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Come Applicare il metodo kanban al project management

Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.

“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.

Oggi questo metodo è di gran moda.

Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.

INDICE DEI CONTENUTI

In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.

Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.

I vantaggi del metodo sono diversi.

Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.

Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.

Il kanban è usato spesso da aziende che producono software per la gestione dei bug e delle nuove funzionalità. Noi per esempio usiamo Twproject per gestire lo stato delle nuove funzionalità che vengono introdotte nelle nuove release.

Twproject include strategie di pianificazione più flessibili, output più rapido, maggiore attenzione e trasparenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

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Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.

Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.

Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.

Che cos’è una Kanban Board?

Una Kanban Board è come una lavagna.

Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.

Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.

Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.

È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.

Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.

Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:

  • Lavoro/attività in attesa;
  • Lavoro/attività in corso;
  • Lavoro/attività completata.

Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.

I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.

Le schede Kanban permettono di:

  • Visualizzare il flusso di lavoro;
  • Limitare il numero di attività in corso;
  • Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
  • Monitoraggio, adattamento e miglioramento.

Cosa sono le carte kanban?

Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.

Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.

Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.

I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.

Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:

  • Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
  • Facilitare la comunicazione in tutto il team;
  • Informazioni sui documenti;
  • Aiuto al flusso di lavoro futuro.

Come utilizzare il metodo Kanban nel project management

Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.

In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.

Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.

E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.

Vediamo il perché più nel dettaglio:

Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse

Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.

Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.

Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.

Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.

Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro

Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.

Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.

metodo kanban

Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.

Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi

Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.

Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.

Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.

Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.

Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.

Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.

Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.

Il metodo Kanban nei software

Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.

Per questo in Twproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.

I ToDo, che in Twproject sono utilizzate come card, possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.

Esso, infatti, permette di organizzare i ToDo in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.

Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.

Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?

Utilizza la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del tuo progetto

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Una prova vale più di mille parole.