New Twproject Release – My Weekly Workspace: pianifica e gestisci la tua settimana operativa

Siamo entusiasti di presentarti una delle novità più attese e concrete che abbiamo introdotto in Twproject ultimamente: My Weekly Workspace, una funzionalità che trasforma radicalmente il modo in cui pianifichi e visualizzi la tua settimana lavorativa direttamente nell’Agenda.

Se ti è mai capitato di sentirti sopraffatto dai ToDo, di non riuscire a capire quanto tempo ti resta davvero in una giornata, o di arrivare a venerdì con attività ancora in sospeso perché non avevi pianificato i tempi, questa novità è stata pensata esattamente per te.

Cos’è My Weekly Workspace e perché cambia tutto

My Weekly Workspace è il nuovo strumento di pianificazione integrato nell’Agenda Settimanale di Twproject che ti consente di comporre un quadro completo, preciso e realistico della tua settimana di lavoro.

Non si tratta di un semplice calendario: è uno spazio in cui ToDo, lavoro sui progetti ed eventi pianificati convivono in modo fluido, permettendoti di distribuire le attività giorno per giorno e con una durata definita. Finalmente puoi vedere con precisione quanto hai in programma, quanto tempo puoi ancora allocare e dove si concentra il carico maggiore. Non è un caso che Twproject sia valutato come uno dei migliori software per la gestione di ToDo e task.

Per attivare la funzionalità, vai su: Agenda Settimanale → Opzioni (icona ingranaggio) → Mostra attività pianificate.

Da quel momento, i tuoi impegni lavorativi per la settimana non saranno più una lista piatta: diventeranno una mappa visiva distribuita nel tempo.

I ToDo senza data: finalmente trovano il loro posto

Uno dei problemi più comuni nella gestione quotidiana delle attività è questo: hai una serie di ToDo assegnati, ma senza una data specifica. Restano lì, in attesa, senza una collocazione precisa nel tempo.

Con My Weekly Workspace, questi ToDo appaiono in una colonna dedicata sul lato sinistro dell’Agenda. Da lì, puoi semplicemente trascinarli nel giorno e nell’orario che preferisci, assegnando loro anche una durata.

Il risultato è che eviterai di dimenticare attività importanti e dunque non avrai brutte sorprese a fine settimana. Pianificando in questo modo, ogni ToDo avrà il suo slot temporale, in modo da sapere esattamente quando lo affronterai.

I ToDo con data: trascinali dove vuoi

Ma ci sono anche i ToDo con una data assegnata, e dunque con un’organizzazione più precisa: questi compaiono in alto nell’Agenda, posizionati sopra il giorno corrispondente. Da lì puoi:

• Trascinarli in un orario preciso della giornata
• Ridimensionarli per aumentare o ridurre la durata stimata
• Spostarli in un altro giorno se le priorità cambiano

Questa flessibilità ti permette di ricalibrare il carico in tempo reale, senza dover uscire dall’agenda o accedere ad altre sezioni. La settimana operativa si adatta a te, non il contrario.

Aggiungi nuovi ToDo direttamente dall’Agenda

Questa novità ti evita di dover saltare da una sezione all’altra per creare nuove attività. Infatti, anche i ToDo si armonizzano con tutti gli altri eventi della tua settimana operativa e puoi dunque aggiungere nuovi ToDo personali direttamente dall’Agenda, in questo modo:

• Trascina direttamente sull’Agenda l’occupazione temporale che l’attività ti richiederà e dalla finestra scegli il tab ToDo.
• Procedi poi con l’inserimento di tutti i dettagli obbligatori e opzionali che come sempre compongono i ToDo in Twproject (titolo, descrizione, priorità, progetto, tag, eccetera).

Questa modalità di inserimento rapida e immediata è la soluzione ideale per quei momenti in cui, mentre stai organizzando la settimana, ti rendi conto di dover inserire un’attività che avevi dimenticato. In pochi clic, è già nel posto giusto.

I Piani di Lavoro: segnala il tuo impegno su un progetto

A volte non si tratta di un compito specifico, ma di tempo che dedicherai a un determinato progetto: una sessione di lavoro concentrato, un blocco di ore riservato alla revisione di un deliverable, una mattinata di sviluppo su un task complesso.

Per questo abbiamo introdotto i Piani di Lavoro (PdL): blocchi che puoi inserire nell’Agenda per segnalare il tuo impegno su un progetto, anche senza che sia legato a un ToDo preciso.

I Piani di Lavoro ti aiutano a:

• Proteggere il tuo tempo da interruzioni e sovrapposizioni
• Comunicare agli altri che in quella fascia oraria sei concentrato su un’attività specifica
• Monitorare quanto tempo hai dedicato a ciascun progetto nel corso della settimana

Anche i Piani di Lavoro possono essere inseriti rapidamente in Agenda attraverso la medesima modalità dei ToDo: posiziona il cursore, trascina per selezionare la durata, aggiungi una descrizione e il gioco è fatto!

“Segna come occupato”: la tua agenda parla anche agli altri

Sia per i ToDo che per i Piani di Lavoro, è disponibile un’opzione molto pratica: “Segna come occupato”.

Attivandola, quello slot temporale risulterà impegnato nell’agenda anche quando viene consultata da altri colleghi o dal tuo responsabile. Eviterai le sovrapposizioni involontarie di meeting e le richieste di disponibilità nei momenti sbagliati.

E c’è di più: se associ il ToDo o il Piano di Lavoro a un calendario esterno (come Google Calendar o Outlook), l’evento verrà automaticamente esportato su quel calendario e la risorsa risulterà occupata di default, senza bisogno di alcuna operazione aggiuntiva.

La sincronizzazione bidirezionale con i calendari esterni, già introdotta con la release 7.2, si integra così in modo ancora più profondo con la pianificazione settimanale.

Tutto si riflette sul carico della risorsa

Ogni attività che pianifichi in My Weekly Workspace — che sia un ToDo, un Piano di Lavoro o un impegno con orario preciso — si riflette automaticamente sul carico della risorsa.

Questo significa che chi gestisce il team ha sempre una visione realistica e aggiornata di quanto ogni persona è impegnata. Il vantaggio reale è che invece di utilizzare stime approssimative o dover aggiornare i dati provenienti da più fonti, le informazioni fluiscono in modo coerente attraverso tutta la piattaforma.

Per i project manager, questo si traduce in una pianificazione più equilibrata, con la possibilità di distribuire meglio il lavoro e prevenire situazioni di sovraccarico prima che diventino un problema.

Prova subito il nuovo Twproject!

Come sempre, questa release è gratuita per tutti gli utenti Twproject. Gli utenti cloud riceveranno l’aggiornamento nelle prossime settimane.

La release include molte altre nuove funzionalità come il restore degli oggetti cancellati. Se per errore viene cancellato un oggetto da questa nuova release è possibile recuperarli in toto.

Se vuoi esplorare tutti i dettagli tecnici di questa e delle release precedenti, visita la pagina del changelog.

E se ancora non conosci Twproject e vuoi scoprire quanto può semplificare la gestione dei tuoi progetti e del tuo team, inizia una prova gratuita oggi stesso, con l’assistenza del nostro team di supporto inclusa.