Actividades del proyecto: rol y características

En este artículo examinaremos las actividades del proyecto, su rol y características.

Para lograrlo, nos gustaría comenzar desde lo básico, es decir, la definición de un proyecto y luego comprender plenamente las actividades necesarias para su desarrollo.

Lo que queremos hacer es crear un mapa mental en el que las actividades individuales del proyecto no se confundan ni sean aleatorias, sino que encuentren un contexto significativo y temporal en tu mente.

¿Qué define a un proyecto?

La definición de PMbok de un proyecto es «un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único».

En otras palabras, es cualquier empresa, realizada individualmente o colaborativamente, diseñada para alcanzar un objetivo particular.

Así, los proyectos son un esfuerzo temporal que se planifica cuidadosamente, se investiga, se ejecuta, se monitorea y se entrega dentro de un período especificado y dentro de un costo dado.

Los proyectos pueden variar de simples a complejos y pueden ser gestionados por un individuo o por un equipo de proyecto completo.

Un proyecto debe seguir 5 principios básicos:

1. Clarificar objetivos y alcance del proyecto

Antes de que comience un proyecto, el objetivo general, el alcance y la escala del proyecto deben establecerse claramente y acordarse. Puedes leer este artículo sobre el alcance del proyecto.

2. Desarrollar una estructura de descomposición del trabajo

Crear una Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure – WBS) es una parte importante del proceso de gestión de proyectos, donde los entregables se dividen en asignaciones y actividades necesarias para lograrlos.

3. Entregar un cronograma realista

Este es, sin duda, uno de los errores más comunes que los gerentes de proyecto y equipos cometen durante la gestión de proyectos. A menudo, las personas se vuelven demasiado optimistas y ambiciosas sobre cuándo se puede entregar un proyecto, lo que resulta en problemas para ellas mismas y para los resultados del proyecto.

La mejor manera en este caso es visualizar todos los aspectos y necesidades del proyecto en un solo lugar, visualizar la secuencia temporal del proyecto, estimar cuánto tiempo tomaría cada tarea y crear un cronograma realista en consecuencia. Esto se puede hacer usando el Gantt de un software de gestión de proyectos.

4. Crear un plan de riesgos del proyecto

Después de que hayas creado una lista exhaustiva de actividades, subactividades y milestones para el proyecto, es hora de determinar todos los riesgos posibles y potenciales involucrados. En esta etapa, necesitas pensar en cualquier riesgo que pueda impactar el proyecto realizando un análisis adecuado de riesgos del proyecto, mientras también estimas la gravedad del impacto. Una vez terminado, necesitas crear un plan de respuesta a riesgos del proyecto explicando la gestión de riesgos.

5. Gestionar solicitudes de cambio

Un proyecto, por definición, es algo que no permanece estático con el tiempo y está sujeto a cierto grado de cambio que puede relacionarse, por ejemplo, con el flujo de trabajo o la fuerza laboral. Sin importar qué cambio o solicitudes de cambio del proyecto se reciban, un gerente de proyecto debe tener un claro entendimiento de cuál será el impacto de este cambio y cómo asegurar que se maneje de manera fluida y rápida.

Actividades del proyecto: planificación y desarrollo

Como puedes ver, un proyecto está por lo tanto compuesto por actividades, y es a través de estas actividades – organizadas de manera relevante– que un proyecto puede lograr su resultado previsto y completarse con éxito.

Entonces, veamos más específicamente el rol y las características de las actividades del proyecto.

La gestión del tiempo del proyecto comprende dos conjuntos de procesos para planificar y programar las actividades del proyecto necesarias para la finalización oportuna del proyecto.

1. Planificación y programación de actividades del proyecto.
2. Desarrollo del programa de implementación del proyecto.

Al planificar y programar tareas y actividades del proyecto, el gerente de proyecto debe realizar los siguientes cuatro pasos:

• Configuración de actividades.
• Definición de relaciones entre actividades.
• Estimación de los recursos necesarios para realizar las actividades.
• Estimación de la duración de las actividades.

Examinemos cada paso en más detalle:

1. Configuración de las actividades del proyecto

La primera fase de la planificación y programación de las actividades del proyecto requiere que el gerente de proyecto establezca la cantidad de acciones y actividades necesarias para producir los entregables del proyecto a tiempo.

La entrada a este proceso será la definición de los entregables del proyecto.

El gerente de proyecto también debería trabajar en el desarrollo de plantillas de actividades del proyecto para ayudar a agilizar el proceso de planificación del proyecto.

Deben identificarse y aprobarse pasos específicos -o milestones– para cada una de las actividades listadas.

2. Definición de relaciones entre actividades

El siguiente paso en la planificación de actividades del proyecto implica que el gerente de proyecto ordene todas las actividades determinadas en el paso anterior.

El gerente utilizará las listas de tareas del proyecto, la lista de milestones y la declaración de alcance del proyecto para definir las relaciones entre las tareas.

Con la ayuda de un software de gestión de proyectos, puedes establecer prioridades para cada una de las actividades del proyecto y hacer que las secuencias de actividades estén organizadas y ordenadas por importancia y urgencia.

También necesitas definir dependencias entre actividades, que pueden ser internas o externas.

Las actividades con dependencias internas están relacionadas con cualquier acción que el equipo del proyecto tomará para producir entregables dentro del entorno de trabajo existente, mientras que las actividades con dependencias externas están relacionadas con factores no relacionados con el proyecto que definen el éxito de las actividades relacionadas con el proyecto.

Ambos tipos de dependencias de actividades deben abordarse y agregarse a las listas de tareas secuenciadas y priorizadas.

Una vez definidas las relaciones, el gerente de proyecto debe actualizar las plantillas de actividades del proyecto, detallar las dependencias y vincularlas a la declaración de alcance del producto.

3. Estimación de los recursos necesarios para realizar las actividades

En esta etapa, el gerente de proyecto debe revisar los requisitos de los stakeholders y la declaración de alcance para evaluar la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.

También se debe usar la opinión de expertos y el análisis de alternativas en algunos casos para este propósito.

Luego, el gerente de proyecto también debe desarrollar calendarios de recursos y definir los tipos de recursos requeridos.

Una vez que toda esta información haya sido recopilada y analizada, debe usarse para hacer una descomposición de recursos de actividades ordenadas por tipo, prioridad y tiempo.

Esta descomposición es crucial para crear el cronograma de implementación del proyecto.

4. Estimación de la duración de las actividades

La etapa final de la planificación y programación de actividades del proyecto implica que el gerente de proyecto defina y estime la cantidad de tiempo de trabajo necesario para completar cada actividad identificada.

La cantidad de tiempo dependerá de la cantidad de esfuerzo de trabajo y recursos disponibles para la actividad.

El gerente de proyecto debe revisar la descomposición de recursos y los modelos de actividades del proyecto para estimar el número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades identificadas y, de ese modo, producir los resultados deseados.

La salida de este proceso son las estimaciones de actividades vinculadas a los cronogramas de recursos.

 

Las cuatro etapas de planificación y programación de actividades del proyecto sientan las bases para crear un cronograma detallado de implementación del proyecto.

En resumen, un proyecto exitoso se basa, por lo tanto, en la efectividad de las actividades individuales del proyecto que forman parte del proyecto.