Antes de dar luz verde a un proyecto, una empresa de ingeniería debe responder a una pregunta que dista mucho de ser sencilla: ¿Es este proyecto realmente sostenible, teniendo en cuenta los recursos y el plazo de que disponemos?
Esto es precisamente para lo que sirven el estudio de viabilidad y el análisis de riesgos sirven: para evitar que un proyecto se ponga en marcha sobre cimientos inestables, solo para descubrir a mitad de camino que la carga de trabajo de los recursos es insostenible o que los plazos eran poco realistas desde el principio.
ÍNDICE
- Los riesgos de un estudio de viabilidad «improvisado»
- Cómo elaborar un análisis de viabilidad que resista el paso del tiempo
- 1. Desglosa el proyecto en fases trazables, en lugar de una única estimación aproximada
- 2. Comprueba la disponibilidad de recursos antes de afirmar que «se puede hacer»
- 3. No te limites a la evaluación inicial: no pierdas de vista las desviaciones
- El caso del Grupo Euroricambi
- Déjanos mostrarte cómo se hace
El problema para quienes gestionan proyectos de ingeniería es que esta evaluación suele realizarse utilizando herramientas que no están interconectadas entre sí y que carecen de una visión global: una plataforma para el presupuesto, otro sistema para la asignación de recursos y una serie de correos electrónicos para hacer un seguimiento de las decisiones. El resultado es que la viabilidad se evalúa solo una vez, al principio, y luego nadie la actualiza a medida que el proyecto avanza y las condiciones cambian.
Los riesgos de un estudio de viabilidad «improvisado»
Antes de abordar las herramientas, conviene centrarse en dónde surgen realmente los problemas. En la mayoría de las empresas de ingeniería, el análisis de viabilidad se enfrenta a una serie de retos recurrentes :
- las estimaciones de duración se basan más en la experiencia personal del jefe de proyecto que en datos históricos verificables;
- nadie tiene una visión real de cuántos recursos están ya comprometidos en otros proyectos en curso, por lo que la evaluación de viabilidad se emite sin ninguna certeza;
- la viabilidad solo se evalúa una vez, durante la fase de presupuesto, y después nadie la actualiza a medida que cambia el contexto;
- los riesgos solo salen a la luz una vez que el proyecto ya ha comenzado, cuando el margen para corregir el rumbo se ha reducido drásticamente;
- la documentación técnica que respalda la decisión (requisitos, planos, restricciones normativas) permanece dispersa entre correos electrónicos, carpetas compartidas y mensajes privados, lo que dificulta su recuperación cuando realmente se necesita.
El resultado es un estudio de viabilidad que parece sólido sobre el papel, pero que resulta frágil ante el primer cambio de circunstancias.
Cómo elaborar un análisis de viabilidad que resista el paso del tiempo
Las buenas prácticas del sector consisten en tratar la viabilidad como un proceso continuo, en lugar de como un sello que se estampa al inicio del proyecto. A continuación se exponen los puntos clave en los que basarlo.
1. Desglosa el proyecto en fases trazables, en lugar de una única estimación aproximada
El problema: sin una estructura clara de fases, subfases y dependencias, es imposible comprender dónde residen los riesgos reales; se acaba evaluando el proyecto en su conjunto, perdiendo de vista los cuellos de botella individuales.
Cómo gestionarlo: un diagrama de Gantt interactivo como el de Twproject, una de las
Para cada fase del proyecto en Twproject , puedes asignar:
- los responsables, con sus funciones, cargas de trabajo y asignaciones;
- el presupuesto y los gastos ordinarios y extraordinarios relacionados, con la documentación financiera correspondiente;
- las tareas individuales que deben llevarse a cabo (tareas pendientes) para completar la fase;
- la documentación técnica para que todo esté siempre a mano.
2. Comprueba la disponibilidad de recursos antes de afirmar que «se puede hacer»
El problema: aprobar un nuevo proyecto sin saber cuánto trabajo tiene ya el equipo entre manos es uno de los errores más comunes; los conflictos entre proyectos solo surgen más tarde, cuando ya es demasiado tarde para redistribuir el trabajo de forma sensata.
Cómo gestionarlo: Twproject calcula el nivel de utilización de recursos directamente en el momento en que se asignados al proyecto; esto permite evaluar de inmediato si el plan es sostenible con la plantilla actual o si genera conflictos con actividades que ya se han planificado. Los responsables de dar luz verde pueden ver de inmediato dónde se concentra el riesgo de sobrecarga e intervenir redistribuiendo el trabajo, reprogramando una fase o revisando el calendario general.
Todas las tareas de reasignación pueden llevarse a cabo automáticamente mediante Twproject, que utiliza un algoritmo inteligente para recalcular las cargas de trabajo o los plazos con el fin de garantizar que la fase sea sostenible.
3. No te limites a la evaluación inicial: no pierdas de vista las desviaciones
El problema: los planes cambian; una fase retrasada, un miembro del personal que enferma, un proveedor que se retrasa… Todas estas son variables que ponen en duda la viabilidad inicial, pero rara vez alguien se da cuenta a tiempo.
Cómo gestionar esto: Twproject señala automáticamente situaciones críticas cuando una fecha ya no coincide con el calendario del proyecto, cuando un hito corre el riesgo de no cumplirse, o cuando una tarea se acerca a su fecha límite sin que se haya completado el trabajo preliminar. Estas alertas te permiten identificar cuellos de botella mientras aún son gestionables, en lugar de descubrirlos cuando el daño ya está hecho.
Esta integración de la planificación, la carga de trabajo y la supervisión continua es lo que distingue un estudio de viabilidad sólido de una estimación optimista; y es un tema que está inevitablemente vinculado a la gestión de los costes del proyecto y a la asignación de recursos a lo largo del tiempo, dos procesos que, en una empresa de ingeniería, no pueden tratarse por separado de la propia planificación.
El caso del Grupo Euroricambi
El Grupo Euroricambi, una empresa de recambios del mercado posventa con sede en Italia, llevaba años lidiando con una gestión de proyectos fragmentada, basándose en herramientas no compartidas, correos electrónicos, llamadas telefónicas y notas personales, sin una visión clara de quién estaba trabajando en qué. Tal y como explica el técnico informático de la empresa:
Twproject nos ha proporcionado una visibilidad completa de los proyectos en curso y las tareas asignadas. Ahora podemos supervisar fácilmente el progreso de cada proyecto, asignar tareas con mayor precisión e intervenir rápidamente si algo no sale según lo previsto.
La función Gantt, en particular, resultó crucial para gestionar tareas secuenciales y evaluar de antemano la sostenibilidad de los procesos internos, mientras que la gestión centralizada ayudó a reducir los conflictos por los recursos y a garantizar la continuidad operativa incluso en los momentos más difíciles.
Déjanos mostrarte cómo se hace
No basta con saber que existe una herramienta; es necesario comprender cómo aplicarla a su flujo de trabajo específico, con sus propias etapas, funciones y aspectos críticos.
Por eso Twproject te ofrece un tutor dedicado, un experto en el sector de la ingeniería, que te mostrará paso a paso cómo configurar el análisis de viabilidad y la gestión de riesgos para tu primer proyecto real. Solicita una demostración y descubre de primera mano cómo funciona.
👉 Reserva una demostración personalizada
