Una «lista de tareas» es una herramienta primordial pero poderosa para organizar.
Hacemos listas para todas las ocasiones. Comienzas de niño con la lista de deseos para Santa Claus. Vas creciendo y tu lista se convierte en una lista de compras, una lista de viaje o una lista de documentos necesarios para abrir una cuenta bancaria.
Incluso en el trabajo haces listas de bienes ordenados, de las tareas de la semana próxima, de las actividades necesarias para cerrar un proyecto.
¿Qué hace tan atractivas a las listas?
La respuesta inmediata es «nos ayudan a no olvidar nada».
Parece que no confiamos demasiado en nuestra capacidad de recordar, pero eso es solo parte de la historia.
¿Crees que es culpa de la modernidad y nuestra vida frenética que no nos permite detenernos a reflexionar y unir ideas? Lamentablemente, no lo es.
Incluso Michelangelo, en 1518, tenía el mismo problema, aunque su lista era mucho más artística que la nuestra.
La mejor característica de una lista es «liberarnos del miedo a olvidar«.
¿Alguna vez has tenido, en medio de la noche, una genial idea que resolverá un problema antiguo?
El miedo a olvidarla te impedirá dormir.
Así que toma una hoja de papel, escríbela, da la vuelta y duerme tranquilo.
El simple hecho de poder depositar en un lugar seguro (el papel) ayuda a «descargar» la mente.
Por lo tanto, la «lista» puede ser una lista de verificación (la lista de viaje o de compras), un contenedor de ideas, pero también una lista de tareas o to-do list.
¿Funcionan las listas de tareas?
Pude experimentar el poder de las listas de tareas en el entorno doméstico. Me gustan los pequeños reparos, construir objetos, coser, reciclar, etc.
Admito que soy un fanático del bricolaje. Lamentablemente, el tiempo libre es corto y cuando finalmente encuentro unos minutos solo me vienen a la mente trabajos complejos. Entonces la pereza se apodera de mí y enciendo la televisión.
Hace algunos años empecé a usar Twproject para gestionar estas pequeñas actividades. Creo un proyecto privado que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre (¿sabías que los proyectos privados en Twproject solo pueden ser vistos por las personas que trabajan allí y nadie más?) en el que registro mis tareas pendientes.
Entonces, cuando tengo tiempo libre, tomo mi celular, abro Twproject, miro la lista de tareas, elijo la que me inspira (y que es compatible con el tiempo disponible) y me pongo a trabajar.
Si no puedo encontrarla ….. enciendo la televisión.
Desde que uso Twproject, o mejor dicho, su lista de tareas pendientes, he realizado cientos de reparaciones, decenas de nuevos artículos, arreglos y más, que llevaban años esperando tristemente:
¡Funciona!
Lista de tareas pendientes y gestión de proyectos
¿Podemos usar la lista de tareas pendientes para la gestión de proyectos? Por supuesto.
La gestión de proyectos «clásica» siempre ha considerado este enfoque desestructurado, algo simplista e inmaduro. Definitivamente no es adecuado para gestionar proyectos complejos.
El surgimiento de metodologías Agile cambió esta percepción; simplificando, podemos considerar algunas de ellas, como Kanban, una gestión potenciada de listas de tareas pendientes. Esto llevó a una cierta aceptación de las listas de tareas en el mundo clásico de la gestión de proyectos.
Pero el escepticismo persiste, también debido a herramientas inadecuadas.
Hay varios productos de listas de tareas en el mercado que se presentan como sistemas de gestión de proyectos. ¿Es posible que funcionen bien? ¿Cuáles son los requisitos que deben tener para aprovechar al máximo la gestión de un proyecto?
Veamos algunos de ellos.
Lista de tareas: Datos básicos
No sabemos qué datos deberá contener nuestra lista de tareas para ser efectiva.
¡Un amplio espacio descriptivo es imprescindible! Un título para facilitar una vista compacta de la lista será muy útil.
Si tienes que gestionar muchas tareas, debes tener la posibilidad de etiquetarlas. Los equipes deberían poder crear sus propios tipos, como «ideas», «reparaciones», «por discutir», etc. Tipos fuertemente tipados ayudarán a definir una taxonomía común sobre lo que representa cada tarea.
En Twproject, también encontrarás código, impacto, severidad, prioridad, duración estimada, fecha de reporte, comentarios y adjuntos:
… y, para rematar, hasta ocho campos personalizables completos.
Lista de tareas: Estado
En una visión simplista, un ToDo tiene dos estados: «por hacer» o «hecho».
En un entorno más complejo, necesitarás adaptar mejor el proceso de negocio.
Es conveniente tener la opción de múltiples estados, como «suspendido», «por probar«, «aprobación del jefe», y así sucesivamente. Esta posibilidad te permitirá modelar mejor tu gestión de proyectos Agile.
Con Twproject puedes definir tantos estados como necesites para adaptarte perfectamente a tu modus operandi.
Al definir un estado, puedes indicar si se comporta como «cerrado» o «abierto»:
Puede que no lo sepas, pero en Twproject, cuando cierras un ToDo, es posible que se te pida ingresar cuánto tiempo tomó «cerrarlo».
Si vas a rastrear los tiempos de trabajo (y por lo tanto los costos) del proyecto, la recopilación de los tiempos de cierre de los ToDos es información de «alta calidad».
En el momento exacto del cierre recuerdas cuánto tiempo tomó, estás contento de haber cerrado la actividad y, por lo tanto, estás en el estado de ánimo adecuado para proporcionar información precisa.
Si vas a rastrear los tiempos de trabajo (y por lo tanto los costos) del proyecto, la recopilación de los tiempos de cierre de los ToDos es información de «alta calidad».
El hecho de que la entrada sea rápida y fácil aumenta la calidad de la información en sí misma.
Lista de tareas: Alcance
Al trabajar con proyectos no triviales, una sola lista de ToDo podría volverse muy larga y difícil de gestionar rápidamente. Es necesario que sea posible desglosar la «lista principal» en sublistas o agrupar los ToDos.
Existen muchas soluciones que se pueden adoptar, pero sin inventar nuevas, el desglose según estructuras jerárquicas, bien conocidas por los gestores de proyectos, como la WBS o estructuras temporales como Gantt, son las preferibles.
Son preferibles como herramientas diseñadas precisamente para dar un orden aproximado de ejecución. No es necesario entrar en demasiado detalle con la estructuración: 2-3 niveles son más que suficientes incluso para proyectos de complejidad moderada.
Los ToDo son en Twproject los elementos más pequeños de un proyecto y «viven» dentro de un proyecto / fase, lo que hace que la gestión sea muy fácil.
En este caso, la navegación se realizará a través del proyecto y su WBS:
Se puede ver una lista resumen entre proyectos a través de criterios de filtrado (… ¿sabías que todas las listas en Twproject utilizan un potente sistema de filtrado Query By Example y que siempre se pueden exportar a Excel? Si quieres saber más, consulta «búsqueda en Twproject«.
Twproject es la solución perfecta para rastrear impecablemente la actividad de nuestros colaboradores y monitorear las horas gastadas en cada etapa del proyecto
Lista de tareas: Responsabilidad
Cuando un equipo aborda una lista de tareas, debe tener la capacidad de especificar quién es responsable de completar una tarea. Por lo tanto, nuestra herramienta deberá gestionar la información relacionada con el asignatario.
La asignación puede realizarse según diferentes criterios; habilidades específicas, menor carga de trabajo, responsabilidad ante el cliente o ante el proyecto, etc.
En particular, sería importante llevar un registro claro de quién es el solicitante de la actividad, ya que no todos los solicitantes tienen el mismo «peso».
En Twproject, el responsable y el solicitante siempre son claramente visibles:
Lista de tareas: Cronología
Por lo general, las tareas listadas se realizan en orden, pero debes poder especificar el «cuándo».
Con esta información, tu lista de tareas puede convertirse en un verdadero cronograma.
La fecha de ejecución prevista es importante para la carga de trabajo del responsable, pero también para cualquier restricción con actividades dependientes.
Otro aspecto es que las actividades pueden ser repetitivas, por lo que la herramienta también debe gestionar tareas recurrentes.
Incluso la fecha en la que se solicitó una actividad puede ser de gran importancia cuando nuestras tareas son «tickets». En este caso, podría haber restricciones de tiempo para la ejecución basadas en la «severidad».
En Twproject siempre sabrás cuándo se ha reportado una tarea, puedes especificar la fecha de ejecución prevista o ingresar una recurrencia.
Dado que las tareas «viven» dentro de un proyecto / fase, deberán respetar sus fechas y cualquier dependencia. Un proyecto / fase no puede declararse cerrado si aún tiene tareas que no han sido completadas.
Si un proyecto se gestiona mediante listas de tareas por hacer, en Twproject puedes calcular automáticamente el porcentaje de avance del proyecto basándote en las tareas completadas.
Lista de tareas: Herramientas de gestión
Para ser verdaderamente funcional, una herramienta de gestión de tareas debe permitir una reorganización rápida y sin esfuerzo de la lista.
Ordenación: una lista no puede carecer de la posibilidad de ser ordenable. Es esencial que puedas ordenar las tareas según tus criterios. Casi todas las herramientas permiten el arrastrar y soltar (drag & drop) de tareas.
Con Twproject puedes ordenar tanto manualmente con D&D como actuando directamente sobre las columnas para mayor control:
Luego están algunas actividades típicas que sería necesario poder gestionar en una o muchas tareas con unos pocos clics, como la asignación.
Al distribuir tareas entre los miembros del equipo, es importante que puedas reasignar las tareas fácilmente.
También será importante poder reclasificar mediante etiquetas, fusionar tareas similares, moverlas a diferentes listas, cambiar su estado, asignar una fecha, agregar comentarios, etc.
Además, la posibilidad de realizar acciones en muchas tareas a la vez no debe pasarse por alto si piensas usarlas en entornos con un mínimo de complejidad.
Twproject te ofrece una serie de acciones «en lote» que puedes aplicar con unos pocos clics:
También tendrás dos herramientas visuales más para organizar tus tareas pendientes: el Kanban y el Planificador.
La primera te permite organizar entre estados, fases, responsables y severidad:
La segunda te permite programar las tareas pendientes, es decir, tu cronograma:
Conclusiones
Las listas de tareas pendientes representan un enfoque Agile, rápido y fácil de entender, por lo que son bien aceptadas por los equipos de trabajo.
Para aprovechar al máximo la gestión de múltiples proyectos con equipos de trabajo heterogéneos, es importante que la herramienta te permita enriquecer tus tareas pendientes con toda la información necesaria y te proporcione las herramientas de gestión y supervisión requeridas.
Twproject combina todos estos aspectos de la mejor manera posible, proporcionándote una herramienta de trabajo muy fácil de usar, pero al mismo tiempo con herramientas de gestión profesionales que pueden satisfacer tanto la necesidad de inmediatez de las pequeñas empresas como los requisitos de proyectos complejos con grandes grupos de trabajo de corporaciones grandes.
