Kanban es una palabra japonesa que significa signo más o menos o etiqueta; forma parte de un método de organización de la producción (llamado TPS) adoptado en las fábricas de Toyota en la década de 1950.
En la gestión de proyectos, el uso de Kanban se ha convertido en una metodología real que se refleja perfectamente en los principios de la Metodología Agile.
El movimiento Agile nació en el campo del desarrollo de software, pero muchos de sus principios, herramientas y metodologías se utilizan ampliamente fuera de este nicho específico.
En particular, en esta publicación hablaremos sobre Kanban, cómo funciona y cómo podemos usarlo en nuestros proyectos.
Tablero Kanban: qué es y cómo funciona
La idea básica es bastante simple y consiste en organizar en un «tablero», el tablero Kanban, algunas tarjetas que describen las actividades a realizar.
Estas «tarjetas de actividad» se organizan en columnas según la etapa de producción a la que han llegado y se mueven cuando una actividad cambia de «estado».
Típicamente, el desplazamiento ocurre de izquierda a derecha.
Así se ve un tablero kanban en Twproject:
La ventaja inmediata de esta herramienta es que todos los recursos involucrados en el proceso están informados, o mejor dicho, ven el estado general actual. Otra ventaja es la facilidad de uso, que no desperdicia demasiado tiempo en actualizar las tarjetas.
Los nombres de las columnas son específicos para la actividad de la empresa que aplica el Kanban.
Por ejemplo, para un proyecto de desarrollo de software podrías usar columnas como «abierto, en desarrollo, en pruebas, completado, fallido».
Una pequeña empresa de fabricación de piezas mecánicas podría usar «en cola, diseño CAD/CAM, configuración de máquina, fabricación, acabado, envío, completado, bloqueado».
Es obligatorio poder configurar las columnas según tus necesidades.
Tablero Kanban y tarjetas
El lead time, es decir, el tiempo necesario para que la tarjeta pase de la primera a la última columna, depende del tipo de proceso y puede variar desde unas pocas horas para un centro de llamadas de soporte hasta varias semanas para una empresa de moldeo de plástico.
Esta consideración nos lleva a investigar qué representa una sola tarjeta.
También en este caso depende del proceso/proyecto en el que usamos el Kanban; en los casos mencionados anteriormente, por ejemplo, una tarjeta podría ser un error (bug) por resolver o una funcionalidad por desarrollar y, por lo tanto, por resolver en unas pocas horas, así como también podría ser un pedido completo de varios días para la empresa mecánica.
Dentro de la misma empresa, puedo necesitar diferentes tableros Kanban. Por ejemplo, podría tener lanzamientos de software o «epics» en tableros dedicados al uso de planificación/gestión y tener tableros kanban del equipo para la parte más operativa.
Por eso es importante tener una herramienta flexible que lo permita de manera fácil.
Por lo tanto, es importante que las tarjetas sean simples de usar pero, al mismo tiempo, capaces de携带 mucha información con ellas, por ejemplo: descripciones, códigos, etiquetas, anotaciones, archivos adjuntos o imágenes.
Tarjeta Kanban en Twproject
Una tarjeta kanban en Twproject es una tarea pendiente (ToDo); simple y potente al mismo tiempo.
Las tareas ToDo incluyen dos elementos de información adicionales: el responsable y el proyecto / fase, lo que amplía enormemente las posibilidades del kanban clásico.
En Twproject será posible organizar el tablero kanban no solo por el estado clásico «abierto / en desarrollo / etc…», sino también por fase / proyecto, responsable o severidad (otros agrupamientos están en desarrollo).
Esta es la vista clásica por estado:
Si lo ordenamos por proyecto / fase, adquiere un nuevo potencial:
En este caso, las columnas no son simples etiquetas, sino los objetos queridos por los gerentes de proyecto con toda la información, el potencial y las restricciones necesarias para la gestión de los proyectos más complejos.
En este caso, el Kanban actúa como un nexo entre un enfoque clásico (proyectos, fases, WBS, Gantt, presupuesto, etc.) y uno más ágil orientado a las tareas ToDo.
Twproject es, si no la única, una de las pocas herramientas que permite esta versatilidad; puedes tener un proyecto creado con la metodología cascada clásica, que desde cierta profundidad puede gestionarse de manera ágil.
Tablero Kanban para equilibrar las actividades de los recursos
El agrupamiento por recurso asignado también es interesante:
En este caso, el foco está en el equilibrio de actividades, la asignación por habilidades y la supervisión.
Este agrupamiento es particularmente útil para el equipo dentro de una fase del proyecto, a fin de asignarse tareas.
Un último, pero no menos útil agrupamiento es por gravedad / prioridad.
Se utiliza con frecuencia al trabajar con una única «cola infinita». En este caso, el grupo de trabajo se centra en completar las tareas de alta gravedad. A veces, errores de percepción o, más comúnmente, malos hábitos provocan que solo la columna de mayor prioridad crezca.
En este caso, el tablero Kanban nos ayuda a realizar rápidamente un nuevo «triaje», permitiéndonos redistribuir las actividades correctamente.
Por supuesto, es aconsejable contar con parámetros objetivos para la asignación de prioridades, a fin de no crear este tipo de situaciones.
En conclusión, con Twproject puedes gestionar incluso proyectos complejos de manera ágil, gracias al tablero Kanban multidimensional.
Twproject es Agile:
es diseñado por personas Agile
desarrollado con metodología Agile
para ser utilizado por clientes Agile
Y es concreto, para dar una respuesta real a los problemas diarios de los gerentes de proyecto y equipos que, por un lado, desean supervisar el progreso y, por otro, trabajar con simplicidad.
Ahora que has descubierto una herramienta tan versátil, solo queda probarla.
