En un entorno cada vez más especializado, la necesidad de una visión general en equipos de ingeniería es un requisito fundamental. La falta de esta perspectiva puede llevar a ineficiencias y dificultades en la coordinación entre diferentes áreas de especialización.
TABLA DE CONTENIDOS
- 1. Qué se entiende por Visión General
- 1.1 Ampliar la perspectiva
- 1.2 Comunicación
- 1.3. Flexibilidad
- 2. Soluciones para mejorar la visión de conjunto
- 2.1 Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) y diagrama de Gantt
- 2.2 Técnicas de comunicación: metodología Scrum y uso de alertas
- 2.3 Herramientas integradas de gestión de proyectos
- 3. Mejores Prácticas
- Twproject tiene las herramientas adecuadas para la gestión de proyectos en un equipo de ingeniería
En este artículo exploraremos las habilidades clave y las soluciones prácticas necesarias para mejorar la colaboración y el entendimiento dentro de los equipos.
1. Qué se entiende por Visión General
1.1 Ampliar la perspectiva
Al tratar con proyectos complejos que requieren las habilidades técnicas de varios profesionales, es esencial la capacidad de comprender el proyecto como un todo y las interrelaciones entre las distintas fases.
Los ingenieros tienen una tendencia natural hacia el sectarismo, al haberse especializado en un campo muy técnico, donde la experiencia específica sobre un tema determinado es crucial.
Esto necesariamente lleva a la necesidad de que el equipo técnico sea apoyado por otros que coordinen a las partes y también se encarguen de los aspectos financieros y administrativos de los proyectos, como los ingenieros de gestión y los gerentes de proyecto.
Pero a veces persiste un problema de ampliación de la perspectiva: esto solo se puede lograr compartiendo un conjunto más amplio pero aún aceptable de datos e información, que no sea abrumador pero que ofrezca una visión justa de los desarrollos futuros y aspectos más allá de tu área de especialización.
1.2 Comunicación
Para ejemplificar lo que ocurre cuando falta la comunicación, planteemos el caso en que el gerente de proyecto solicita al equipo de ingeniería un análisis de factibilidad útil para desbloquear un permiso.
Si no está adecuadamente informado del propósito, la persona responsable del análisis puede retrasarse en la operación, por ejemplo, debido a la voluntad de proporcionar el máximo nivel de detalle.
Sin embargo, puede ocurrir que este nivel de precisión, una cualidad fundamental para un ingeniero, no sea necesario en esa etapa del proyecto. En cambio, a veces es útil llegar a acuerdos para avanzar en el proceso, cumplir con los cronogramas de entrega, desbloquear aprobaciones y hacer que todo funcione con mayor fluidez.
Este ejemplo tiene como objetivo mostrar que cuando todas las partes involucradas en los proyectos están alineadas e informadas sobre los objetivos de cada fase del proyecto, el trabajo fluye mejor.
De ello se desprende que la comunicación efectiva es esencial, no solo dentro de cada área técnica, sino también entre diferentes disciplinas.
1.3. Flexibilidad
Cuando te comunicas de manera efectiva y con las formas y herramientas adecuadas, permites que cada miembro del equipo gane flexibilidad en su trabajo.
La interacción horizontal (entre fases temporales) y vertical (entre sectores) es esencial para cubrir las brechas de habilidades técnicas.
Así, en los equipos de ingeniería, así como en todos los sectores productivos, saber qué ocurre en las etapas posteriores del proyecto y en todas las demás áreas involucradas ayuda a aumentar la flexibilidad.
Una actitud flexible es crucial para adaptarse a los cambios y a las necesidades evolutivas del proyecto.
Permite a los equipos responder rápidamente a nueva información o problemas inesperados.
2. Soluciones para mejorar la visión general
Como hemos visto, la ingeniería moderna se caracteriza por una alta especialización, con ingenieros tradicionales y de gestión trabajando en campos distintos.
Esta separación puede llevar a una falta de visión a largo plazo y dificultad para coordinar las diferentes fases y figuras involucradas en el proyecto.
La primera regla es comenzar con un buen plan de gestión de proyectos y luego adaptarlo según las necesidades del negocio utilizando las herramientas adecuadas.
En resumen, un buen plan de gestión consiste en las siguientes operaciones:
- Identificar objetivos a corto y largo plazo
- Definir el alcance de la acción y cómo se llevará a cabo
- Desarrollar un cronograma de plazos
- Planificar la gestión de riesgos
- Seleccionar al equipo involucrado y definir su composición jerárquica
- Desarrollar un plan de comunicación interno y externo
Veamos ahora las mejores herramientas para llevar a cabo estas tareas, con algunas soluciones prácticas para ampliar la perspectiva del equipo en la ejecución del proyecto y lograr una interacción mejor y más efectiva entre las partes involucradas.
2.1 Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) y diagrama de Gantt
La WBS es una estructura en forma de árbol que permite dividir el proyecto en fases y microfases.
Este enfoque tiene la ventaja de satisfacer la necesidad de especificidad y detalle, al mismo tiempo que fomenta una comprensión más amplia del proyecto.
En un segundo paso, el WBS se puede convertir fácilmente en un diagrama de Gantt, lo que permite visualizar las correlaciones entre diferentes actividades, incluso si pertenecen a distintos sectores.
Twproject es un software de gestión de proyectos que ha dotado a su diagrama de Gantt de funciones dinámicas e interactivas, convirtiéndolo en una herramienta colaborativa esencial y no simplemente en una cronología teórica.
Con Gantt, todo el equipo de ingeniería puede sincronizarse y alinearse fácilmente en torno a la información esencial del proyecto y los cronogramas de las fases.
Las razones de la desaceleración, es decir, los cuellos de botella, se pueden identificar fácilmente, limitando así los esfuerzos y manteniendo los proyectos en buen estado.
Una de las muchas funciones útiles es, por ejemplo, el intercambio de documentos directamente a través de la vista de Gantt en Twproject. Esta función, junto con asignaciones rápidas y la posibilidad de comentar etiquetando a los miembros del equipo, facilita la interacción centrada en la dinámica del proyecto.
Además, al gestionar varios proyectos simultáneamente, la visualización del portafolio de proyectos ayuda a establecer prioridades y formular un plan estratégico más amplio.
2.2 Técnicas de comunicación: metodología Scrum y uso de alertas
Existen varias técnicas para mejorar la comunicación dentro del equipo y aquí consideramos dos que son particularmente adecuadas para equipos de ingeniería.
- Uso de la metodología Scrum: este método de trabajo puede mejorar la comunicación y la colaboración. Implica establecer objetivos claros, asignar recursos y programar reuniones ágiles para monitorear el progreso.
Con la metodología Scrum en Twproject, se maximiza la productividad con una planificación de sprints adaptada a la carga de trabajo de los recursos. Es una metodología muy útil para gestionar equipos que necesitan mejorar su flexibilidad, ya que les anima a adaptarse rápidamente a los cambios.
- Al mismo tiempo, es conveniente contar con herramientas que proporcionen alertas para prevenir posibles imprevistos.
Las alertas y notificaciones son una excelente manera de mantener el control del proyecto, pero si no se gestionan adecuadamente pueden resultar abrumadoras.
Por esta razón, es crucial que el software de gestión de proyectos permita la personalización de las notificaciones según las necesidades de la empresa, del proyecto y del plazo.
Twproject te permite configurar los tipos de notificaciones, así como quién y cuándo las recibirá, lo que permite al gestor de proyectos definir un plan estratégico sobre las responsabilidades de las distintas figuras involucradas en el proyecto.
2.3 Herramientas integradas de gestión de proyectos
Por lo tanto, es fundamental concienciar al equipo sobre los distintos aspectos del proyecto mediante diversas herramientas de compartición.
Un área que nunca debe ignorarse, incluso por quienes no la gestionan directamente, es el aspecto financiero de los proyectos.
Quien dirige un equipo de ingenieros sin duda comprende claramente la necesidad de herramientas confiables y profesionales para la gestión financiera.
Pero si estas herramientas no se comunican con los sistemas de gestión de proyectos, cierta información importante queda únicamente en manos de los gestores administrativos.
Por el contrario, la ventaja de usar plataformas integradas, que combinan la gestión de proyectos y recursos con la gestión financiera, es la mayor agilidad en la transferencia de datos y la posibilidad de compartirlos con todo el equipo.
Con Twproject, se pueden definir autorizaciones para ver e interactuar con datos financieros, lo que permite, por ejemplo, encomendar la gestión del aspecto económico de pasos individuales a algunos gestores y el aspecto macro a otros.
Además, la herramienta de gestión de costos en Twproject permite diferenciar entre costos e ingresos estimados y reales. En paralelo, esto también aplica a los plazos, que pueden calcularse como estimados y reales.
Los análisis detallados e integrados de costos y tiempos combinan aspectos técnicos y de gestión, facilitando la colaboración.
3. Mejores prácticas
Implementar estas soluciones permite que las mejores prácticas fundamentales se establezcan y consoliden en los equipos de ingeniería.
Podemos resumirlas de la siguiente manera:
- Hacer que todo el equipo sea consciente de los aspectos generales del proyecto
- Definición de objetivos para pasos individuales y compartirlos con las partes involucradas
- Establecer un plan estratégico prospectivo, considerando posibles desarrollos futuros tras el logro de los objetivos
- Comunicación constante, ya sea directa o indirecta, sobre la aparición de problemas relacionados con los plazos o los excesos de presupuesto
- Compartir experiencias y resultados para la mejora de procesos
La transición a Twproject nos permitió centralizar y tener una visión clara del progreso de las actividades. Con el tiempo, hemos refinado un proceso muy específico, que en la mayoría de los casos implica una reunión semanal con los gerentes de proyecto sobre el estudio del progreso.
Twproject tiene las herramientas adecuadas para la gestión de proyectos en un equipo de ingeniería
Mejorar la visión general en los equipos de ingeniería requiere un enfoque integrado que fomente la comunicación, la flexibilidad y el uso de herramientas apropiadas.
Al implementar las soluciones y mejores prácticas discutidas, los equipos pueden enfrentar los desafíos de la especialización y trabajar de manera más sinérgica, contribuyendo al éxito de los proyectos.
El uso de software de gestión de proyectos y monitoreo de proyectos es una práctica común en los equipos de ingeniería, pero si estos son sectoriales y se limitan a un área específica, no son, en nuestra opinión, efectivos para lograr los resultados aquí descritos.
Por el contrario, una herramienta integrada como Twproject, que al mismo tiempo ofrece una precisión increíble en todos los aspectos: desde la planificación hasta las finanzas y la tecnología, permite una visión más amplia.
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