Las reuniones de trabajo pueden ser estresantes y a menudo se perciben como una pérdida de tiempo para todo tu equipo. Encontrar el mejor momento, llegar con una idea clara del propósito de la reunión, tomar decisiones importantes, definir el plan del proyecto y todos los recursos designados: todos estos puntos pueden determinar si tu reunión será un fracaso total o un éxito.
Si estás a punto de programar una con tu equipo, es mejor que prestes atención a estos 5 secretos para mejorar tu reunión y lograr una conversación satisfactoria y efectiva.
Usa un software de gestión de proyectos con agendas compartidas Encontrar el mejor momento para programar una reunión es muy importante. Podría parecer obvio, pero no se trata solo de encontrar un día en que el equipo esté disponible, sino de encontrar un día en que ninguno de tus colegas tenga plazos importantes, citas programadas o tareas de alta prioridad por cerrar. Tener un software que te permita verificar todo esto te ayudará a tener un equipo enfocado.
Antes de la reunión, crea un tablero de ideas Si tienes que gestionar asuntos importantes, será muy útil tener una idea de los pensamientos de tus colegas antes de la reunión. Puedes usar esto para entender qué colegas comparten tus ideas. Un tablero de ideas también es muy útil para darle a todo tu equipo la posibilidad de compartir su opinión, incluso a aquellos no tan familiarizados con las discusiones animadas de las reuniones.
Escucha todos los puntos de vista y compártelos Tener la mente abierta es muy útil durante las reuniones. Debes ser abierto también a aquellos que probablemente te dirán que tus ideas no son tan brillantes; recuerda que tu objetivo es terminar la reunión con decisiones tomadas y un plan de lo que hacer a continuación.
Usa un software de gestión de borradores Escribe todo lo que se diga. La gestión de borradores es muy importante para recordar todas las decisiones tomadas y todas las discusiones que llevaron a ellas. Con un borrador en la mano, podrás detectar fácilmente cuáles son los puntos clave para tu equipo y por qué.
Convierte las decisiones en un plan real Una vez que todo esté decidido, necesitarás definir un plan de proyecto, así que usa parte del tiempo de tu reunión para un repaso, lee el borrador en detalle y crea una lista de tareas pendientes. Puedes usar un software de gestión de proyectos para este propósito también, asigna estas tareas a tu equipo y programa los plazos.
Las reuniones efectivas son difíciles de lograr, generalmente porque estás quitando recursos de sus proyectos «reales». Organizarlas adecuadamente, involucrar a todos los miembros del equipo en el proceso de decisión y transformar las discusiones en tareas por hacer mejorará increíblemente la cultura de tu equipo.
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