Una Estructura de Desglose del Trabajo, abreviada como WBS, es una herramienta visual para la definición y seguimiento de un entregable del proyecto y todos los pequeños componentes necesarios para crearlo.
Con una Estructura de Desglose del Trabajo, el gerente de proyecto puede concentrarse en lo que debe lograr a medida que se acerca la fecha límite del proyecto.
Esta es una herramienta fundamental para un PM, ya que ayuda a planificar, gestionar y evaluar cualquier tipo de proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Con una WBS, partimos del resultado o del producto final deseado, lo analizamos y lo descomponemos en entregables más pequeños o en las actividades necesarias para crearlo.
En una WBS, el entregable puede ser un objeto, un servicio o una actividad.
Al centrarse en los entregables, en lugar de los métodos (el «qué», no el «cómo»), una WBS ayuda a eliminar el trabajo innecesario y superfluo.
Una WBS ponderada ayuda en la planificación, la estimación de costos y el análisis de riesgos.
Por lo general, es un gráfico o un diagrama visual que define la secuencia temporal y el proceso de un proyecto. Se desglosa en cada actividad que se realizará durante el ciclo de vida del proyecto.
Una WBS a menudo se representa como una estructura o como un resumen, pero también puede organizarse mediante tabulaciones u otros sistemas visuales de organización.
¿Cuáles son los propósitos de una WBS?
Estos son algunos de los beneficios que surgen con la creación de una WBS:
- Proporciona una representación visual de todas las partes de un proyecto
- Ofrece una visión continua de cómo avanza todo el proyecto, ayudando en su gestión
- Define resultados específicos y medibles
- Descompone el trabajo en bloques manejables
- Proporciona un sistema que permite que las experiencias exitosas sean repetibles
- Establece una base para estimar costos y asignar recursos, tanto humanos como de otro tipo
- Evita superposiciones o falta de trabajo para los recursos
- Minimiza la posibilidad de olvidar un resultado crítico o un riesgo.
Una WBS bien hecha puede hacer que el equipo trabaje como una máquina bien engrasada, con las siguientes ventajas:
- Aumenta la productividad
- Ayuda a los gerentes de proyecto a predecir resultados basándose en varios escenarios
- Ayuda con la organización del proyecto
- Ayuda a describir el alcance del proyecto a las partes interesadas
- Ayuda a distribuir responsabilidades
- Permite una estimación correcta de costos, riesgos y tiempo
- Aumenta y mejora la comunicación
- Permite más creatividad y lluvia de ideas
- Se enfoca en los resultados finales
- Organiza los detalles
- Previene problemas potenciales
- Aborda problemas de programación
- Ayuda a gestionar los riesgos
- Da flexibilidad al equipo
- Elimina la confusión
- Proporciona descripciones claras de las tareas de cada miembro del equipo
- Proporciona una base para un informe claro sobre el estado del proyecto, ya que cada tarea es una unidad medible
Plantillas de estructura de desglose de trabajo
Para una WBS, son posibles diferentes tipos de formatos y plantillas:
- Formato gráfico: enfatiza la visualización visual del proyecto;
- Estructura lineal: presenta un intervalo de tiempo y dependencias entre los componentes de un proyecto;
- Estructura jerárquica: coloca en la parte superior los elementos más importantes de un proyecto para mayor énfasis;
- Vista tabular: permite a los miembros del equipo navegar fácilmente a las secciones más relevantes para ellos.
No todos los proyectos requieren el mismo tipo de formato.
Esto puede y debe adaptarse al tipo de proyecto y al tipo de miembros del equipo.
Tipos de estructura de desglose de trabajo
Una estructura de desglose de trabajo puede organizarse según diferentes lógicas, basándose en la naturaleza del proyecto, el enfoque metodológico elegido y las necesidades del equipo. Comprender estos tipos es esencial para estructurar correctamente el alcance del proyecto, definir un plan de proyecto eficaz y construir una base sólida para la gestión.
- WBS basada en entregables: Esta es la forma más común y ampliamente utilizada. En una WBS basada en entregables, el proyecto se divide en resultados tangibles que deben lograrse. Cada entregable representa un objetivo intermedio o final, que a su vez se divide en actividades o work packages. Es un enfoque ideal para proyectos donde los productos o resultados finales están claramente definidos desde el inicio, como el desarrollo de software, la construcción de edificios o la entrega de campañas de marketing.
- WBS por fases del proyecto: La WBS por fases del proyecto organiza el trabajo según las principales fases del proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Cada fase se trata como un elemento principal de la estructura, del cual se derivan actividades específicas y work packages. Este modelo es útil en proyectos complejos, especialmente cuando es esencial garantizar una secuencia ordenada y un control preciso del progreso entre fases.
- WBS basada en fases: Similar al tipo anterior pero con un mayor grado de formalización, la WBS basada en fases se utiliza a menudo en contextos regulados o a largo plazo, como ingeniería, aeroespacial, proyectos públicos o aquellos financiados por organismos externos. En estos casos, las fases suelen estar estrictamente documentadas, con restricciones precisas sobre calidad, costos y tiempos. Cada entregable está vinculado a una fase y debe completarse antes de pasar a la siguiente. Esto es ideal cuando el alcance del trabajo está estrictamente definido y monitoreado formalmente.
- Estructura jerárquica: La estructura jerárquica es la representación clásica de la WBS, construida como un diagrama de árbol con el proyecto en la parte superior y niveles subsiguientes que descienden en profundidad. Cada nivel jerárquico desglosa aún más el trabajo del nivel superior, haciendo visible toda la división jerárquica del proyecto. Este tipo de visualización ayuda al equipo a comprender inmediatamente las prioridades y las relaciones entre los diferentes elementos del proyecto.
- Vista tabular: la vista tabular es una representación de la WBS en formato de tabla: cada fila puede representar un work package, con columnas dedicadas a la descripción, responsable, duración, estado de progreso y notas.
Este modo es muy práctico en las modernas herramientas de gestión de proyectos, donde es posible crear un desglose del trabajo de manera simple e interactiva, vinculando directamente a los miembros del equipo del proyecto con las tareas, visualizando el trabajo en diagramas de Gantt y monitoreando los entregables del proyecto.
Herramientas como Twproject te permiten crear una WBS desde cero o utilizando plantillas predefinidas, acelerando todo el proceso.
Estructura de desglose de trabajo: Mejores prácticas
1. Enfócate en los resultados finales, no en los métodos o acciones.
La clave está en pensar en el “qué”, no en el “cómo”.
El propósito principal de una WBS es definir el entregable principal teniendo en cuenta los componentes pequeños que lo componen.
Si el entregable no es un producto físico, se debe proporcionar en cualquier caso un resultado específico y medible.
Por ejemplo, si estás creando una WBS para un servicio profesional, necesitas definir los resultados de ese servicio específico.
2. Regla del 100 por ciento
El trabajo representado por la Work Breakdown Structure debe incluir el 100% del trabajo requerido para completar el resultado general sin incluir ningún trabajo extraño o no relacionado.
Incluso las subactividades, en cualquier nivel, deben tenerse en cuenta, porque todas son necesarias para completar la actividad principal.
En otras palabras, los elementos del segundo nivel equivalen al 100% y los elementos del tercer nivel y niveles inferiores se posicionan dentro del porcentaje del nivel superior con respecto a ellos.
El proyecto finalizado nunca debe dar una suma mayor o menor al 100 por ciento.
3. Regla 8/80
Uno de los errores comunes es desglosar el trabajo en exceso o no descomponerlo lo suficiente. Existen varias formas de decidir cuándo un work package es lo suficientemente pequeño sin ser demasiado reducido.
La regla 8/80 es una de las sugerencias más comunes: un work package no debe tomar menos de ocho horas de trabajo, ni más de 80 horas.
Otras reglas sugieren no asignar actividades que excedan los diez días laborables, lo que equivale a 80 horas si consideras a un empleado a tiempo completo.
En otras palabras, un work package no debería tomar más de un mes para completarse.
Claramente, esta regla debe aplicarse si tiene sentido dentro del proyecto y de la industria.
4. Atención al nivel de detalle
En general, los work packages deben incluir actividades que puedan ser completadas por un miembro del equipo, o por el equipo en general, dentro de un período de referencia.
Si el equipo tiene menos experiencia y necesita más supervisión y orientación, una solución es hacer los work packages más pequeños y de menor duración.
Si tienes un entregable que puede tardar más en completarse o costar más que tu presupuesto asignado, puede ser útil dividir el proyecto en entregables más pequeños con tiempos de trabajo más cortos.
Con una generación de informes y revisión más frecuentes, puedes resolver problemas y hacerlo antes.
Otra sugerencia es crear tareas y delegar actividades al comienzo de un proyecto, pero en caso necesario, crear nuevas tareas y nuevas delegaciones durante el transcurso del proyecto.
Logramos una optimización del tiempo gracias a la estructuración de proyectos con herramientas como el generador de plantillas y la función de clonación de proyectos completos o porciones
Cómo crear una estructura de desglose de trabajo
El primer paso para crear una WBS es reunir al equipo.
Independientemente de si el equipo trabaja en una oficina o de forma remota, es esencial que los miembros participen en la identificación de los entregables.
Los colaboradores deben saber exactamente qué está sucediendo.
El gerente de proyecto también debe reunir los documentos clave del proyecto para comenzar el desarrollo de la estructura de desglose de trabajo: el acta constitutiva del proyecto, el problema que el proyecto resolverá, la definición del alcance, la documentación que hace referencia a los procesos existentes para la gestión de proyectos, etc.
Para comenzar la creación, es necesario definir el nivel uno, es decir, el resultado principal del proyecto.
Luego, agrega gradualmente tantos detalles como sea posible. Desde el segundo nivel descenderás a las partes más pequeñas hasta el tercer nivel, al cuarto nivel y más, si es necesario.
Es importante definir siempre lo que se requiere en el nivel anterior de la manera más detallada posible antes de pasar a los siguientes niveles. Será esencial desglosar aún más el trabajo.
Aquí tienes una breve estructura que puede ser útil para escribir un WBS:
- Determina y describe el resultado del proyecto;
- Destaca todas las fases necesarias del proyecto;
- Divide los resultados finales en tareas manejables;
- Asigna cada sección y asegúrate de que cada responsable, es decir, el miembro del equipo correspondiente, tenga toda la información, habilidades y conocimientos necesarios para completar el trabajo.
- Asegura comentarios frecuentes. El WBS es un documento dinámico, cuyo contenido puede revisarse, incluso con frecuencia, para garantizar la correcta ejecución y entrega del proyecto.
En conclusión, la creación de una Work Breakdown Structure es un esfuerzo de equipo y es el punto de llegada de múltiples aportes y perspectivas para el proyecto dado.
Su objetivo es hacer que un proyecto grande sea más manejable.
La descomposición en bloques más pequeños significa que el trabajo puede ser realizado simultáneamente por diferentes miembros del equipo. Esto llevará a una mejor productividad y a una gestión más fácil del proyecto en general.
¿Alguna vez has creado una estructura WBS para tu proyecto? ¿Qué herramientas y métodos utilizaste?
Compártelos con nosotros en los comentarios a continuación.
