La asignación de los recursos adecuados a un proyecto según sus habilidades y disponibilidad facilita la evaluación de la viabilidad técnica del proyecto.
De hecho, durante el estudio de viabilidad del proyecto, la asignación de recursos se relaciona con el ámbito técnico y es crucial para verificar si la empresa cuenta con las habilidades apropiadas para cumplir con los requisitos del proyecto.
CONTENIDO
Es esencial considerar a las personas involucradas en un proyecto desde la etapa de planificación, ya que son ellas quienes determinan el éxito o el fracaso de la iniciativa.
Esto permite planificar los recursos de manera más efectiva, facilitar la comunicación y prevenir conflictos.
Una evaluación cuidadosa del factor humano ayuda a crear un entorno de trabajo colaborativo y a gestionar mejor la dinámica interna, contribuyendo a lograr los objetivos del proyecto de manera más eficiente y armoniosa.
Recrear la estructura corporativa
Es precisamente porque consideramos que el factor humano es fundamental que en Twproject hemos implementado un sistema basado en árboles para la entrada de recursos humanos.
Este sistema permite reconstruir la estructura de la empresa agrupando al personal en grupos y subgrupos, cada uno de los cuales tiene su propia función dentro de la empresa.
Recrear la estructura corporativa, o en el caso de proyectos individuales la estructura organizativa del proyecto, no es un fin en sí mismo.
Más adelante veremos cómo y por qué es útil asignar una fase del proyecto directamente a un equipo y no a un solo recurso.
Así es como se ve una tarjeta de recurso en Twproject. Además de pertenecer a la empresa y a un posible departamento o subgrupo, también podemos insertar una serie de etiquetas, que resumen las competencias específicas de la persona.
Por ejemplo, dentro del departamento de TI, el gerente puede ingresar con qué lenguajes de programación están familiarizados los recursos, qué herramientas utilizan, etc.
Las etiquetas de recursos son un elemento clave en la búsqueda de recursos para asignar a proyectos, que se pueden mostrar al usar un filtro de equipo especial.
Veamos ahora cómo todas estas herramientas para asignar recursos pueden ayudar a evaluar la viabilidad técnica de un proyecto cuando distribuimos las actividades.
Asignar una fase del proyecto a un departamento (y por lo tanto a sus recursos)
Cuando el gerente de proyecto llega a programar recursos en proyectos, Twproject ofrece una opción útil.
Si hemos agrupado al personal según la estructura de la empresa, también podemos asignar una fase del proyecto a un departamento completo.
Para hacer esto, seleccionaremos en el diagrama de Gantt, por ejemplo, a todo el departamento de TI como generalmente responsable de toda la fase de creación de infraestructura de una aplicación.
Esto puede tener dos ventajas:
1. nos permite ver inmediatamente la carga total para todo el departamento y así evaluar la disponibilidad del personal y la viabilidad de la fase del proyecto.
2. permite posponer la asignación directa de tareas a los recursos para una fecha posterior; o bien deja la decisión en manos de los gerentes directos del departamento, quienes conocen mejor los recursos, sus habilidades y su disponibilidad.
Si ingresamos la carga de trabajo estimada, veremos actualizado el porcentaje de disponibilidad para todo el departamento. Este porcentaje indica cuán ocupados están todos los recursos de un departamento durante la fase del proyecto en cuestión.
Esto asegura que exista una disposición general para realizar la actividad: quién y cómo se realizarán las tareas individuales puede verse más adelante.
Asignación a recursos directos: el uso de etiquetas
En el caso específico de la contratación directa, así es como puedes optimizar la asignación de recursos en un proyecto seleccionándolos según las habilidades específicas que poseen.
Digamos que para la fase de diseño de nuestro proyecto necesitamos un experto en CAD.
Usando el botón +Equipo desde la ventana de asignación de recursos del Gantt, puedes mostrar todos los recursos a los que previamente se les ha asignado esa etiqueta.
Si has hecho un buen trabajo durante la fase de ingreso de recursos, las etiquetas serán muy útiles en esta etapa.
También puedes colocar temporalmente todos los recursos con esa etiqueta y luego ver cuál tiene la mayor disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.
Suponiendo una carga de trabajo estimada de 100 horas, vemos que el recurso con mayor disponibilidad, en la imagen anterior, es Robert.
Para no sobrecargar a los otros dos colegas, podríamos entonces elegir a Robert como responsable de la fase del proyecto.
Esta función es, por lo tanto, muy útil para encontrar a la persona adecuada según sus habilidades y, junto con la visualización de la carga, nos permite llevar a cabo mejor nuestro plan de gestión de recursos.
Reprogramación de los plazos del proyecto si los recursos alcanzan su capacidad máxima
Hemos visto cómo las fases del proyecto se asignan a equipos o individuos según sus habilidades específicas.
Y Twproject, al hacerlo, nos muestra inmediatamente cuánto afectará la nueva asignación a la carga de trabajo.
¿Pero qué pasa si el recurso elegido o, peor aún, todo el departamento ya está completamente cargado para el período dado?
Esto no necesariamente pondrá en peligro la viabilidad del proyecto; en cambio, nos permitirá posponer la fase a un período con mayor disponibilidad del personal involucrado.
Con Twproject, no es necesario realizar cálculos complicados para encontrar el momento adecuado, ni tenemos que posponer el trabajo a un futuro indefinido.
De hecho, podemos aprovechar las herramientas que proporciona el diagrama de Gantt para realizar estos cálculos por nosotros.
- En primer lugar, debemos seleccionar el icono de carga de trabajo, que mostrará en rojo el porcentaje de carga del recurso que está actualmente sobrecargado.
- Al mismo tiempo, aparecerá el icono para reprogramar los tiempos junto a las fechas del proyecto. Al hacer clic en él, el Gantt sugerirá un ajuste del cronograma que permite respetar la carga máxima de recursos.
En este caso, vemos que la sugerencia es posponer la fecha de finalización de la fase unos diez días, para no sobrecargar los recursos implicados.
Lo que el Gantt nos sugiere es una propuesta, que podemos aceptar o no, o modificar a nuestro gusto.
El diagrama de Gantt de Twproject es, de hecho, una herramienta operativa que permite probar y plantear escenarios. Cada cambio es provisional y, para hacerlo definitivo, debemos guardar los datos.
Luego podemos guardar nuestro programa y compartirlo fácilmente.
Resumen final
En esta publicación hemos intentado ofrecerte algunos ejemplos de cómo estimar los recursos de un proyecto de manera práctica y con la flexibilidad habitual que ofrece Twproject.
El propósito es mostrarte lo fácil que es personalizar esta actividad según tus necesidades.
Pero, aún más importante, creemos que si se hace con cuidado, la asignación de recursos del proyecto es un factor crucial para evaluar la viabilidad técnica del proyecto.
En caso de que la viabilidad no esté garantizada, Twproject también cuenta con las herramientas adecuadas para reprogramar mejor nuestro plan de proyecto y asegurar un mayor éxito.
Si estas son las soluciones que buscas, prueba Twproject gratis durante 14 días y descubre lo fácil e intuitivo que es planificar de esta manera.
