La planificación de recursos es clave para el éxito en la gestión de proyectos.
En otras palabras: gestionar proyectos significa gestionar recursos.
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No importa el tipo de organización en la que te encuentres, ya sea una fábrica, una empresa de construcción o una agencia de marketing, su éxito dependerá de las personas, el equipo y los materiales utilizados; es decir, de los recursos.
Como discutimos en nuestro artículo anterior, para gestionar adecuadamente los recursos, no se puede operar por instinto, sino que el Project Manager debe tener una estrategia. Es precisamente gracias a la estrategia que se puede implementar un verdadero «Plan de gestión de recursos«.
¿Qué es un plan de recursos?
Un plan de recursos organiza, identifica y enumera los recursos necesarios para completar con éxito un proyecto.
Los recursos son una categoría amplia que incluye equipos, herramientas, suministros, materiales, tiempo y personas.
Un plan de gestión de recursos sólido detallará las cantidades exactas de recursos almacenables (como el efectivo) y no almacenables (como la mano de obra).
Las consideraciones realizadas durante la planificación de recursos influyen enormemente en la planificación y presupuestación de un proyecto.
De hecho, estos dos elementos están estrechamente relacionados.
¿Cuáles son los elementos de un plan de recursos?
El plan de recursos tiene como objetivo utilizar los recursos con la mayor eficiencia posible, contribuyendo así a la productividad general del proyecto.
El mejor enfoque es mantener un flujo constante de recursos y asegurarse de utilizarlos de manera inteligente y productiva.
Para evaluar y crear adecuadamente un plan de recursos, debes hacerte algunas preguntas sobre los elementos más importantes, incluyendo:
- ¿Cuáles son los roles del equipo del proyecto?
- ¿Cuáles son las necesidades de adquisición de tu proyecto?
- ¿Qué tipos de contratos se requieren?
- ¿Qué criterios se utilizarán para elegir contratistas o proveedores?
- ¿Cuánto del presupuesto está asignado a recursos?
- ¿Cómo se medirá el rendimiento en el proyecto?
- Tipos de recursos que se gestionarán en tus proyectos
Más específicamente, los recursos considerados pueden incluir:
- Recursos financieros: en pocas palabras, dinero. ¿Cuánto puedes invertir en nuevo equipo o capacitación de empleados?
- Recursos de personal:e., empleados. ¿Hay suficientes personas contratadas? ¿Los recursos tienen las habilidades adecuadas para completar el proyecto? ¿Se necesita contratar a alguien más?
- Recursos espaciales: e. oficinas, salones, almacenes, etc. ¿El espacio actual acomoda cómodamente a todas las personas? ¿Estos recursos se están utilizando al máximo de su capacidad?
- Recursos tecnológicos: e. software, herramientas y sistemas digitales, etc. ¿Se necesita algo y hay dinero para comprarlo o adoptarlo?
- Equipos: ¿cuentan todos con el equipo necesario para completar sus tareas y proyectos?
La planificación de recursos de un proyecto debe garantizar que todos estos recursos se utilicen de manera efectiva, dentro del cronograma y del presupuesto.
Es posible que no sean necesarias herramientas dedicadas para la planificación de recursos, pero en general es mucho más conveniente utilizar un software de gestión de proyectos como Twproject, que cuenta con una sección dedicada específicamente a la planificación de recursos, ya que te permite acceder de inmediato a todos los datos en tiempo real, así como a los datos recopilados durante el análisis previo. Puedes probarlo gratis haciendo clic aquí.
Pasos de la planificación de recursos
La planificación de recursos se divide en cuatro fases principales.
1. Prerrequisitos de la planificación de recursos
Antes de pasar a crear un plan de recursos, un gerente de proyecto necesita varios prerrequisitos.
Estos incluyen la estructura de descomposición del trabajo – o WBS – que ayuda a dividir el proyecto en secciones manejables y, por lo tanto, ayuda a entender qué tipo de equipo y recursos se necesitarán.
De igual manera, el gerente de proyecto necesitará una duración estimada del proyecto y de las actividades, para que pueda programar los recursos del proyecto en consecuencia.
Una de las técnicas utilizadas aquí es el método de la ruta crítica, que detalla el progreso del proyecto, incluyendo dependencias, milestones y duraciones de actividades.
2. Adquisición de recursos
Después de recopilar y analizar los requisitos, el gerente de proyecto debe formar el equipo del proyecto basándose en las habilidades y la experiencia que el proyecto requiere.
Además, se deben comprar equipos y materiales, y se deben contratar contratistas y proveedores.
Habrá más o menos tipos de recursos necesarios dependiendo del tipo de proyecto.
Por ejemplo, con proyectos más simples, puede que no necesites contratar proveedores externos. Sin embargo, para proyectos más complicados, la lista y el tipo de recursos pueden ser extensos y variados.
3. Gestión de recursos
Después de establecer los roles y responsabilidades del equipo y la función de cada recurso individual, el gerente de proyecto pasará a gestionar los recursos para asegurarse de que sigan el plan establecido y lo comprendan claramente.
Siempre pueden surgir problemas y, por supuesto, si y cuando ocurran, el gerente de proyecto deberá poder identificar, analizar, corregir y revisar la situación.
4. Seguimiento de recursos
El seguimiento de recursos es un concepto diferente a la simple gestión.
Con este concepto nos referimos al monitoreo de los recursos durante la ejecución de tareas y proyectos para asegurarse de que estén entregando los resultados esperados.
Herramientas y técnicas de planificación de recursos
Un software de gestión de recursos puede automatizar tareas y hacer seguimiento de las horas de trabajo en relación con los presupuestos, proporcionar gráficos de colores para ayudar a monitorear recursos escasos y compartir datos con las partes interesadas.
De esta manera, un gerente de proyecto puede ser consciente de cualquier problema crítico desde el inicio e introducir diversas técnicas para ayudar a garantizar una planificación eficiente de los recursos.
Estos son:
- Reuniones centradas en recursos: las reuniones cortas, regulares y orientadas a la acción proporcionan un marco para que los gerentes de proyecto discutan los roles y responsabilidades relacionados con la planificación de recursos. La reunión se centra en compartir información basada en hechos y en la planificación a corto plazo de actividades y tareas críticas del proyecto. Estas reuniones suelen ayudar a crear una cultura de proyecto y proporcionar a la dirección revisiones frecuentes para acciones correctivas y aclaraciones.
- Nivelación de recursos: esta es una técnica para optimizar la asignación de recursos ajustando la programación del proyecto a lo largo del tiempo para resolver conflictos causados por la sobreasignación de recursos. Esta técnica puede influir en la ruta crítica.
- Aplanamiento de recursos: una técnica para optimizar la asignación de recursos sin afectar la ruta crítica.
- Disponibilidad y uso de recursos: Una técnica de planificación de recursos para asegurarse de que los recursos asignados al proyecto estén realmente disponibles. Esto se logra calculando el costo de usarlos, monitoreando el uso planificado frente al uso real de los recursos y tomando medidas correctivas.
- Planificación de la capacidad de recursos: una técnica de planificación utilizada por los gerentes de portafolio que supervisan la planificación de recursos y gestionan múltiples proyectos. La planificación de la capacidad consiste en determinar si hay suficientes recursos asignados para completar nuevos proyectos y si la cantidad de recursos es suficiente para los equipos de proyectos existentes.
La adopción de Twproject ha traído mejoras significativas en la planificación y gestión de proyectos y en la optimización de la carga de trabajo en las comisiones
En resumen, una planificación eficiente de recursos es señal de una estructura interna bien organizada.
Tener una visión holística de los recursos y alinearlos con el objetivo a alcanzar y el camino a seguir es indispensable si deseas un proyecto exitoso.
