La sostenibilidad financiera de un proyecto

El término «sostenibilidad» ha ganado una popularidad cada vez más significativa en el desarrollo empresarial en las últimas décadas.

Sin rodeos, es un factor que garantiza el éxito de un proyecto y, en general, de una organización.

El uso actual de la palabra implica algo que dura mucho tiempo.

La sostenibilidad financiera de un proyecto implica, por tanto, la continuidad de las actividades del proyecto sin pérdidas.

Debe reconocerse que garantizar la sostenibilidad financiera de un proyecto requiere una planificación a largo plazo para facilitar el compromiso de los interesados y de posibles inversionistas, incluidos aquellos externos a una organización.

Condiciones clave para la sostenibilidad financiera

Antes de comenzar a redactar el plan de sostenibilidad financiera de un proyecto, es importante que el gerente de proyectos analice con su equipo los diversos procesos y mecanismos que pueden utilizarse para garantizar dicha sostenibilidad.

Por lo tanto, es fundamental considerar lo siguiente:

• Visión a largo plazo: especialmente en el caso de proyectos complejos que abarcan un período prolongado, es importante saber dónde se visualiza a la organización después de un lapso que puede durar varios años. Es fundamental reflexionar sobre cómo y qué se logrará a largo plazo. Una vez que esta visión esté clara, será más fácil identificar los factores necesarios para alcanzarla. Con datos concretos, es posible explicar a la organización y a los inversionistas la meta a largo plazo, así como los procesos y recursos necesarios para asegurar el éxito.
• Integrar la sostenibilidad financiera en todos los proyectos: siempre es recomendable integrar la sostenibilidad financiera en cada proyecto de la organización desde sus primeras etapas. Esto ayudará a desarrollar relaciones positivas con los interesados desde la fase inicial del desarrollo del proyecto.
• Comunicación y concienciación: es fundamental desarrollar una estrategia sólida de comunicación para compartir los resultados del proyecto con los interesados. Resultados bien documentados pueden ayudar a obtener apoyo de los interesados. Una estrategia bien pensada de comunicación con los interesados puede evitar una carrera de último minuto para conseguir inversionistas.
• Involucrar a los actores clave: durante todo el ciclo de vida del proyecto, es posible establecer oportunidades de diálogo —reuniones, correos electrónicos, llamadas, etc.— con las partes interesadas relevantes para seguir involucrando a los actores pertinentes en el proyecto.
• Diversificar las fuentes de financiamiento: en algunos proyectos, para garantizar la sostenibilidad financiera, es importante diversificar la base de inversión y desarrollar alianzas a largo plazo con inversionistas para mantener un apoyo continuo.
• Crear un inventario de recursos: algunos equipos y dispositivos adquiridos durante un proyecto podrían utilizarse posteriormente en otros proyectos, facilitando así su viabilidad financiera, ya que parte de los costos ya estarían cubiertos.

¿Cómo se puede planificar la sostenibilidad financiera de un proyecto?

Cada organización es única y cada una tendrá su propia forma específica de llevar a cabo las tareas.

No obstante, la planificación de la sostenibilidad financiera sigue algunos hitos clave que podemos resumir en estos cinco puntos.

1. Decidir quién elaborará el plan financiero

Si no lo hace el propio gerente de proyectos, entonces deberá decidir quién será responsable de redactar el plan financiero del proyecto. Elaborar un plan resulta más fácil y eficaz con liderazgo compartido, manteniendo una comunicación abierta.

2. Realizar una auditoría interna

Es decir, identificar qué recursos y gastos ya ha realizado la organización. No se puede decidir hacia dónde se va si no se sabe dónde se está en este momento. Asegúrate de que toda la información sea correcta y de que todas las personas que trabajan en el plan de sostenibilidad financiera lo entiendan.

3. Determinar el presupuesto requerido

Esta etapa se divide en dos partes: primero, enumerar lo que actualmente se está haciendo y lo que la organización ya posee y puede utilizar; y segundo, enumerar lo que necesariamente debe obtenerse —comprarse— para ejecutar el proyecto, junto con sus costos correspondientes. Además, es posible establecer objetivos específicos de financiamiento, tanto a corto como a largo plazo. Por ejemplo, un objetivo a corto plazo podría ser ampliar el equipo con dos nuevos empleados, mientras que un objetivo a largo plazo podría ser adquirir espacio adicional de oficina.

4. Elaborar un plan para la sostenibilidad financiera

Este borrador debe incluir toda la información recopilada hasta ahora, entre ella:

• La situación financiera real, incluido el presupuesto anual
• Objetivos financieros a largo y corto plazo
• Estrategias generales que se adoptarán para alcanzar dichos objetivos
• Historial con acciones específicas
• Un «resumen ejecutivo» de una página al inicio del documento que sintetice tu trabajo

Los interesados podrán entonces comentar el plan y hacer sugerencias para mejorarlo. Obtener retroalimentación en esta etapa puede ser muy útil por al menos dos razones. En primer lugar, podrían surgir sugerencias que fortalezcan el plan más allá de lo que hubiera sido posible de otro modo. En segundo lugar, al dar a quienes participarán en la implementación del plan la oportunidad de modificarlo, también se vuelve suyo y, en general, las personas están más dispuestas a trabajar en algo que han contribuido a crear.

5. Supervisar y evaluar el progreso

Cuando las partes del plan hayan sido confirmadas y comiencen a implementarse, el proceso aún no ha terminado. Mientras el proyecto continúe activo, se requiere una evaluación y supervisión continuas del progreso y, si es necesario, se deben tomar medidas para implementar los cambios.

¿Por qué es necesario elaborar un plan de sostenibilidad financiera?

Elaborar un plan de sostenibilidad financiera ciertamente lleva tiempo, pero conlleva una serie de beneficios. Esto significa:

• Más atención al trabajo real: es posible realizar con mayor libertad lo que se ha decidido hacer, porque el enfoque estará en la misión y el resultado, no en la supervivencia diaria.
• Mayor competitividad en el sector: por ejemplo, contar con más recursos permite contratar más personal y de mejor calidad, lo que, una vez más, permite hacer más para alcanzar el objetivo.
• Transiciones más sencillas: un plan puede ayudar a la organización a superar con éxito una escasez temporal de financiamiento.
• Apoyo de los inversionistas: en ocasiones no hay alternativa, porque algunos inversionistas exigen expresamente la elaboración de un plan de sostenibilidad financiera de un proyecto como condición para otorgar su financiamiento.

¿Cuándo debe elaborarse un plan de sostenibilidad financiera?

La respuesta es clara: nunca es demasiado temprano para comenzar a planificar la sostenibilidad financiera de un proyecto.

La planificación debe iniciarse tan pronto como comience el proyecto.

Incluso si la organización lleva tiempo en el mercado y ocupa una posición muy sólida, esto no justifica omitir la elaboración de un plan de sostenibilidad financiera para cada uno de sus proyectos individuales.

En resumen, elaborar un plan de sostenibilidad financiera, como cualquier otro plan, requiere mucho trabajo para hacerlo correctamente.

No obstante, al crear un plan efectivo de sostenibilidad financiera, los miembros de una organización podrán lograr más para convertir sus metas en realidad y cumplir su misión.