Come fare l’analisi dei rischi e l’analisi di fattibilità nelle aziende di ingegneria

Prima di dare il via libera a una commessa, un’azienda di ingegneria deve rispondere a una domanda tutt’altro che scontata: questo progetto è davvero sostenibile, con le risorse e i tempi che abbiamo a disposizione?

Lo studio di fattibilità e l’analisi dei rischi servono esattamente a questo; a evitare che un progetto parta su basi fragili, per poi scoprire a metà lavorazione che il carico delle risorse non regge o che le tempistiche erano irrealistiche fin dall’inizio.

Il problema, per chi gestisce progetti di ingegneria, è che questa valutazione viene spesso fatta con strumenti scollegati tra loro ai quali manca una visione d’insieme: una piattaforma per il budget, un altro sistema per il carico delle risorse, una serie di email per tenere traccia delle decisioni. Il risultato è che la fattibilità viene stimata una volta sola, all’inizio, e poi nessuno la aggiorna man mano che il progetto avanza e le condizioni cambiano.

I rischi di uno studio di fattibilità fatto “a spanne”

Prima di parlare di strumenti, vale la pena mettere a fuoco dove nascono davvero i problemi. Nella maggior parte delle aziende di ingegneria, l’analisi di fattibilità si scontra con alcune criticità ricorrenti:

• le stime di durata si basano più sull’esperienza personale del project manager che su dati storici verificabili;
• nessuno ha una visibilità reale su quanto siano già occupate le risorse su altri progetti in corso, quindi il verdetto di fattibilità viene emesso senza certezze;
• la fattibilità viene valutata una volta sola, in fase di preventivo, e poi nessuno la aggiorna man mano che il contesto cambia;
• i rischi emergono quando il progetto è già partito, quando i margini per correggere la rotta si sono ridotti drasticamente;
• la documentazione tecnica a supporto della decisione (requisiti, disegni, vincoli normativi) resta sparsa tra email, cartelle condivise e messaggi personali, difficile da recuperare nel momento in cui serve davvero.

Il risultato è uno studio di fattibilità che sembra solido sulla carta, ma che si rivela fragile alla prima variazione di scenario.

Come costruire un’analisi di fattibilità che regga nel tempo

Una buona pratica di settore prevede di affrontare la fattibilità come un processo continuo, non come un timbro messo all’inizio del progetto. Ecco i punti su cui costruirla.

1. Scomponi il progetto in fasi tracciabili, non in un’unica stima grezza

Il problema: senza una struttura chiara di fasi, sotto-fasi e dipendenze, è impossibile capire dove si annidano i rischi reali; si finisce per valutare il progetto nel suo complesso, perdendo di vista i singoli colli di bottiglia.

Come gestirlo: un Gantt interattivo come quello di Twproject, uno dei migliori tool di project management per l’ingegneria permette di scomporre il progetto in fasi e sotto-fasi con le rispettive durate e dipendenze, e di associare a ciascuna fase tutta la documentazione tecnica necessaria; in questo modo chi valuta la fattibilità lavora sempre sulle informazioni corrette, senza doverle rincorrere altrove.

A ogni fase di progetto in Twproject puoi assegnare:

• i responsabili con ruoli, carichi e assegnazioni;
• il budget e le relative spese ordinarie e accessorie con annessa documentazione finanziaria;
• le singole attività da svolgere (ToDo) per portare a termine la fase;
• la documentazione tecnica per avere sempre tutto a disposizione.

2. Verifica il carico delle risorse prima di dire “si può fare”

Il problema: approvare una nuova commessa senza sapere quanto sono già impegnate le persone che dovrebbero lavorarci è uno degli errori più comuni; il conflitto tra progetti emerge solo dopo, quando è già troppo tardi per redistribuire il lavoro con calma.

Come gestirlo: Twproject calcola il livello di occupazione delle risorse direttamente nel momento in cui vengono assegnate al progetto; questo rende immediata la valutazione se il piano è sostenibile con l’organico attuale, o se genera conflitti su attività già pianificate. Chi deve dare il via libera vede da subito dove si concentra il rischio di sovraccarico, e può intervenire ridistribuendo il lavoro, spostando una fase, o rivedendo la tempistica complessiva.

Tutte le attività di ridistribuzione possono essere svolte in automatico da Twproject che con un algoritmo intelligente ricalcola carichi o tempistiche per rendere la fase sostenibile.

3. Non fermarti alla valutazione iniziale: tieni sotto controllo gli scostamenti

Il problema: i piani cambiano; una fase che slitta, una risorsa che si ammala, un fornitore in ritardo, sono tutte variabili che rimettono in discussione la fattibilità iniziale, ma raramente qualcuno se ne accorge in tempo utile.

Come gestirlo: Twproject segnala in automatico le situazioni critiche, quando una data non è più coerente con il calendario del progetto, quando una milestone rischia di essere violata, quando un’attività si avvicina alla scadenza senza che i lavori preliminari siano completati. Questi alert permettono di intercettare i colli di bottiglia mentre sono ancora gestibili, invece di scoprirli a danno fatto.

Questa integrazione tra pianificazione, carico di lavoro e monitoraggio continuo è ciò che distingue uno studio di fattibilità solido da una stima ottimistica; ed è un tema che si lega inevitabilmente alla gestione dei costi di commessa e all’allocazione delle risorse nel tempo, due processi che in un’azienda di ingegneria non possono essere trattati separatamente dalla pianificazione stessa.

Il caso di Euroricambi Group

Euroricambi Group, realtà italiana della ricambistica aftermarket con sede a Bologna, ha affrontato per anni una gestione dei progetti frammentata, basata su strumenti non condivisi, email, telefonate e appunti personali, senza una visione chiara di chi stesse lavorando a cosa. Come racconta il tecnico IT dell’azienda:

La funzionalità Gantt, in particolare, si è rivelata determinante per gestire le attività sequenziali e valutare in anticipo la sostenibilità dei processi interni, mentre la gestione centralizzata ha permesso di ridurre i conflitti sulle risorse e di garantire continuità operativa anche nei momenti più delicati.

Fatti mostrare come si fa

Sapere che uno strumento esiste non basta; serve capire come applicarlo al proprio flusso di lavoro specifico, con le proprie fasi, i propri ruoli e le proprie criticità.

Per questo Twproject mette a disposizione un tutor dedicato, esperto del settore ingegneria, che ti mostra passo dopo passo come impostare l’analisi di fattibilità e la gestione del rischio sul tuo primo progetto reale. Richiedi una demo e scopri sul campo come funziona.

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