El recurso más disponible no siempre es el más adecuado: la asignación de competencias a los proyectos de ingeniería

Si trabajas en un equipo de ingeniería , es posible que esta situación te resulte familiar: uno de los recursos tiene algo de tiempo libre esta semana → El jefe de proyecto le asigna la fase retrasada → Dos días después, descubren que esa fase requería una competencia que esa persona no posee → el trabajo tiene que reasignarse a otra persona, con lo que el retraso se duplica.

En este caso, el error fue no preguntarse «¿quién está disponible y cuenta con la experiencia necesaria?», sino simplemente seleccionar a un recurso que estuviera disponible en ese momento.

En esta breve entrada, veremos cómo utilizar las adecuadas herramientas de planificación del trabajo para responder correctamente a esta pregunta.

Por qué esto es más importante en ingeniería que en otros ámbitos

En muchos contextos organizativos, dos personas que desempeñan el mismo puesto son, dentro de ciertos límites, intercambiables; este no es el caso en ingeniería.

Un ingeniero estructural no puede sustituir a un ingeniero eléctrico, un ingeniero de pruebas no puede hacer las veces de un diseñador mecánico, y la especialización no puede ser un detalle que se resuelva sobre la marcha, sino que constituye una restricción estructural del proyecto.

Cuando la planificación del equipo del proyecto pasa por alto este aspecto y se centra únicamente en la disponibilidad por horas, existe el riesgo de reprogramar los recursos, lo que en proyectos técnicos cuesta mucho más que el tiempo perdido.

Contrastar la disponibilidad con las competencias no es fácil (veremos en detalle por qué), pero existen herramientas que simplifican estos procesos gracias a algoritmos probados y contrastados.

A continuación se presenta un caso práctico de una empresa de ingeniería que encontró una solución a este problema gracias a las funcionalidades de un programa de software.

El caso de Repower AG

En Repower AG, una empresa del sector energético con sede en Suiza, se comparten el mismo tipo de recursos técnicos entre diferentes departamentos: un recurso puede estar involucrado en un proyecto de desarrollo y, al mismo tiempo, en una tarea solicitada por otro departamento.

Antes de descubrir Twproject, uno de los mejores programas de gestión de proyectos para ingeniería, identificar estos solapamientos requería un proceso de verificación manual y laborioso, que no resultaba muy escalable a medida que aumentaba el número de personas implicadas.

Con Twproject, el nivel de utilización de un recurso se calcula directamente en el momento en que se le asigna una nueva tarea, lo que permite identificar la sobrecarga antes de que se convierta en un problema.

Al mismo tiempo, Twproject te permite asignar competencias a equipos y a miembros individuales del personal de forma precisa y oportuna, realizar un seguimiento del desarrollo de las competencias del equipo y cruzar estos datos con la disponibilidad y las cargas de trabajo.

A continuación, analizaremos los principales retos a los que se enfrentan las empresas de ingeniería en la asignación de recursos y veremos cómo abordarlos.

1. Asignar tareas en función de la experiencia, no solo del empleado

Una buena herramienta de gestión de proyectos te permite clasificar a los miembros del equipo no solo por función organizativa, sino también por las habilidades que poseen.

Twproject te permite asociar cada recurso con etiquetas que describen sus habilidades específicas: lenguajes de programación, certificaciones, el tipo de pruebas que pueden realizar y las herramientas que saben utilizar.

Cuando el gestor de proyectos necesita cubrir una fase técnica, puede filtrar los recursos disponibles por esa etiqueta específica, en lugar de desplazarse por una lista de nombres y confiar en su memoria.

Entre los recursos que cuentan con la experiencia necesaria, la visión general de la carga de trabajo revela de inmediato quién dispone realmente de capacidad libre, por lo que la elección final tiene en cuenta ambos factores: competencias y disponibilidad.

En otras palabras, Twproject garantiza la viabilidad técnica de un proyecto precisamente mediante la asignación de recursos.

2. Asignar tareas al equipo, no (solo) a la persona

Existe otra opción útil cuando unafase es técnicamente compleja e implica a varias personas: asignarla a todo un equipo o departamento, en lugar de a una sola persona.

De este modo, el responsable general del proyecto comprueba de inmediato la disponibilidad conjunta del grupo, lo cual es suficiente para evaluar la viabilidad de la fase; a continuación, deja la asignación de tareas en manos del jefe de ese equipo, que conoce las competencias internas mejor que nadie.

La toma de decisiones operativas se delega en quienes disponen de la información más precisa, sin que el director general del proyecto pierda la visión general del proyecto.

3. Un gestor de proyectos diferente para cada fase técnica

En los proyectos de ingeniería multidisciplinares, la coordinación general y los conocimientos técnicos detallados no suelen recaer en la misma persona.

Por este motivo, en el WBS de Twproject, que es muy flexible y personalizable, las subfases de un proyecto pueden tener un gestor de proyecto distinto al del proyecto principal.

De este modo, el gestor de proyectos general mantiene la visión de conjunto, los plazos generales y los procesos de revisión; al mismo tiempo, una fase altamente especializada, como las pruebas eléctricas o la validación estructural, cuenta con un gestor responsable de los aspectos técnicos, sin tener que someter cada decisión a la coordinación central.

El resultado es una cadena de responsabilidad que refleja fielmente cómo funciona un departamento de ingeniería, en lugar de un diagrama simplificado que no guarda relación con la realidad.

4. Cuando se requiere la misma competencia en más de un ámbito

Una vez que hayas encontrado los recursos con las habilidades adecuadas, debes establecer las prioridades. De hecho, a veces el personal cuenta con las habilidades necesarias, pero varios proyectos las requieren al mismo tiempo.

En tales casos, establecer prioridades directamente en las asignaciones permite al recurso saber en qué centrarse primero y permite al gestor de proyectos ajustar la secuencia de actividades sin tener que convocar una reunión cada vez que cambian las prioridades.

Por cierto, este mismo mecanismo de priorización es el que simplifica el aspecto más operativo, es decir, la gestión de los tickets técnicos: saber quién debe ocuparse de qué en primer lugar, en lugar de limitarse a quién es el responsable general de ello.

Una función vinculada a otras áreas del proyecto

La asignación basada en el devengo no es un elemento aislado. La carga de trabajo asignada a un recurso, sean cuales sean los criterios utilizados para seleccionarla, se refleja en su horario semanal, donde se puede ajustar día a día (ya lo comentamos en relación con Mi espacio de trabajo semanal).

Y las mismas habilidades que se requieren hoy en día para asignar una fase son aquellas que, incluso antes de que el proyecto se ponga en marcha, deben evaluarse para determinar su viabilidad técnica, una cuestión vinculada al análisis de riesgos.

Todo el departamento de ingeniería, al fin y al cabo, se basa en este tipo de continuidad entre procesos, que Twproject unifica y simplifica.

Para ver una breve descripción general de cómo funciona la gestión de recursos en Twproject, mira:

Y, más concretamente, así es como puedes aprovechar al máximo a tu equipo:

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