Work packages: ¿qué son y qué relación tienen con el WBS?

¿Quieres saber cómo estructurar proyectos utilizando “work packages”, una herramienta versátil que forma la base de la gestión de proyectos? Lo hablamos aquí.

Los work packages son un concepto clave en la gestión de proyectos y representan el nivel más bajo de una WBS (Work Breakdown Structure). Comprender qué son, cómo se crean y cómo se relacionan con el WBS es esencial para planificar proyectos complejos de manera clara y manejable.

Lee este artículo hasta el final, donde encontrarás:

• La definición de work packages y sus características

• Por qué son importantes en la planificación de proyectos

• Cómo medir su desempeño

• Pautas para prepararlos correctamente, con ejemplos prácticos y consejos para su uso en Twproject.

Qué son los work package de un proyecto

Un work package es un conjunto de actividades interrelacionadas dentro de un proyecto.

Estas actividades se agrupan para crear una especie de mini-proyecto dentro de un proyecto.

Los work packages, en resumen, son la unidad de trabajo más pequeña en la que se puede dividir un proyecto durante la creación de la estructura de desglose del trabajo, la llamada WBS.

Características principales de los work packages

Un work package generalmente se establece como resultado de las siguientes características que las actividades pueden compartir:

• Tipo de trabajo involucrado (es decir, marketing, finanzas, etc.).
• Resultados de la tarea
• Ubicación geográfica donde se llevan a cabo dichas actividades
• Momento en que se completarán las actividades
• Tecnología o materiales que se utilizarán
• Líderes de equipo a cargo
• Partes interesadas específicas

Al agrupar las actividades relacionadas, un work package se convierte en un elemento más fácil de entender para el equipo del proyecto.

De este modo, los miembros del equipo pueden ver la conexión entre diferentes flujos de trabajo y centrarse en aquellos que les corresponden.

Como parte de un programa de desglose de trabajo – estructura de desglose de trabajo WBS –, el uso de work packages ofrece una mayor comprensión, ya que cada bloque de actividades relacionadas puede visualizarse fácilmente.

Para distinguir entre lo que es un work package y un proyecto independiente real, debes examinar los resultados.

Cada work package es siempre solo un elemento de algo más grande, por lo que sus resultados estarán directamente relacionados con la promoción de los objetivos del proyecto general.

Usemos el siguiente ejemplo: si agregas una nueva función a un producto tecnológico, como software de gestión de proyectos, puede haber varios work packages relacionados con su desarrollo, incluidos:

• Diseño
• Desarrollo
• Pruebas
• Integración
• Implementación

Con Twproject, puedes crear la WBS fácilmente, desde el nivel más alto hasta los work packages individuales.

Uso de Work Packages

Dentro de cada uno de estos work packages habrá una variedad de actividades diferentes. Sin embargo, al mantener las actividades relacionadas organizadas, será más fácil comunicarse con los equipos líderes y establecer milestones y plazos para gestionar mejor la ruta crítica de todo el proyecto.

El uso de work packages también proporciona un punto de referencia para describir y gestionar las diversas métricas relacionadas con un proyecto, tales como:

• Presupuesto: saber cuánto se asigna a cada área y qué tan bien se está cumpliendo.
• Plazos: qué tan bien se están cumpliendo y si algunas áreas están causando más retrasos que otras.
• Riesgos: qué es necesario monitorear para saber dónde y cuán probable es que ocurran problemas.
• Prioridades: la importancia de las diferentes áreas y en qué necesitas enfocarte primero.
• Stakeholders: saber quiénes necesitan mantenerse actualizados sobre los diferentes aspectos del negocio.

¿Por qué son importantes los work packages?

Al segmentar un proyecto en work packages, el desarrollo de las estructuras WBS se vuelve más fácil y los gerentes de proyecto tendrán un mayor nivel de control sobre las diversas tareas.

Otros beneficios incluyen:

• Los work packages permiten el trabajo simultáneo de múltiples equipos en diferentes componentes de un proyecto. Cada equipo sigue las tareas definidas para ese work package y las completa dentro del plazo establecido.
• Cuando los equipos han completado sus work packages individuales, todo el proyecto se reintegra sin problemas. La finalización de un work package suele ser supervisada por una persona específica, que puede ser el propio gerente de proyecto o un supervisor asignado específicamente.
• Aunque los costos se estiman a nivel de actividad, estas estimaciones se agregan a nivel de work package, donde se miden, gestionan y controlan.
• Para cada work package, se pueden determinar los costos directos de mano de obra, los costos directos de materiales, equipos, viajes, servicios contractuales y otros recursos no personales, así como los costos indirectos asociados. Luego, los costos individuales de todos los work packages se agregan para alcanzar la línea base de costos autorizada o el presupuesto autorizado para el proyecto.

¿Cómo medir el rendimiento de un work package?

El rendimiento de un work package se puede medir utilizando la técnica de gestión del valor ganado.

Esto integra las medidas de alcance del proyecto, costos y cronograma para ayudar al equipo a evaluar y medir el rendimiento y el progreso del proyecto.

Implica preparar una línea base contra la cual se puede medir el rendimiento de los work packages durante la duración del proyecto.

La gestión del valor ganado desarrolla y monitorea tres dimensiones clave para cada work package:

• Valor planificado (PV): el valor planificado es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que se debe realizar para el work package.
• Valor ganado (EV): el valor ganado es el valor del trabajo realizado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado al work package.
• Costo real (AC): el costo real es el costo total realmente incurrido y registrado para la ejecución del trabajo realizado para un work package.

Directrices para la preparación de work packages

Al desglosar una WBS hasta el nivel de work package, los nodos de la WBS pueden dividirse a niveles extremos, lo que desperdicia tiempo y dificulta la comprensión, gestión y ajuste del proyecto.

Hay muchos factores a considerar al decidir hasta qué punto descomponer la WBS; sin embargo, los más importantes son:

• Los work packages deben ser lo suficientemente pequeños como para estimar el tiempo y el costo.
• El gerente de proyecto y el equipo del proyecto deben estar seguros de que el nivel actual de detalle proporciona suficiente información para proceder con las siguientes tareas.
• Los work packages deben ser lo suficientemente pequeños como para asignarse a una sola persona o grupo que pueda rendir cuentas por los resultados.
• Aunque esto puede variar de proyecto a proyecto, la mayoría de los gerentes de proyecto coinciden en que la regla 8/80 se puede aplicar para medir un work package. Esta regla establece que ningún work package debe tener menos de 8 horas ni más de 80 horas.
• Los work packages pueden residir en diferentes niveles de la jerarquía de la WBS. Los gerentes de proyecto no deben forzar artificialmente la WBS hacia una estructura donde todos los work packages estén en el mismo nivel jerárquico. Esto podría provocar problemas a medida que avanza el proyecto, como detalles forzados o falta de control donde realmente se necesita.

Work Package vs Attività vs Deliverable: las diferencias

Uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es confundir los work packages con las activities o los deliverables. En realidad, estos son elementos distintos que operan en diferentes niveles del WBS.

Work Package: representa el nivel más bajo de control en el WBS y es la unidad contra la cual se miden los costos, el tiempo y el rendimiento (Gestión del Valor Ganado).

Contiene uno o más entregables parciales y se desglosa en actividades operativas.

Siempre tiene un gestor dedicado y es la base para la asignación del presupuesto y la generación de informes.

Activities: son las acciones operativas necesarias para completar un work package.

No gestionan directamente el presupuesto, pero contribuyen a la medición del esfuerzo y el progreso.

Se planifican en diagramas de Gantt o tableros Kanban vinculados a los work packages.

Deliverable: El deliverable es el resultado verificable, tangible o intangible, producido por uno o más work packages.

Sobre esto se basa la validación de los objetivos y la aprobación de los hitos del proyecto.

En otras palabras, representa lo que realmente se entrega al cliente o a las partes interesadas.

Cuándo esta distinción marca la diferencia

Comprender la diferencia entre work packages, actividades y entregables no es solo un ejercicio teórico: tiene un impacto directo en la gestión de proyectos.

Por ejemplo, la asignación presupuestaria se realiza a nivel de work package, porque es ahí donde se estiman y controlan los recursos económicos necesarios.

El seguimiento del progreso sigue la misma lógica: las tareas proporcionan datos operativos detallados, pero los informes para la dirección se elaboran utilizando los work packages como unidades de referencia.

Finalmente, durante la fase de aceptación del proyecto, son los entregables aprobados los que certifican oficialmente que un work package, o incluso una fase completa del proyecto, se ha completado con éxito.

Comienza de inmediato: crea y gestiona WBS y Work Packages con TWPROJECT

¿Ves cómo el uso efectivo de los work packages es esencial para los gerentes de proyecto? En resumen, te permite diferenciar y delegar fácilmente las tareas necesarias para entregar un proyecto.

Por esta razón, es esencial contar con un software de gestión de proyectos que te ayude.

Un software como Twproject podría ayudarte a diseñar el WBS fácilmente, dividiendo el proyecto en work packages para mejorar la delegación.

Sin embargo, el beneficio más importante es que los work packages permiten segmentar un proyecto grande en partes más manejables, de modo que ni el gestor de proyectos ni el equipo se vean abrumados por la magnitud del proyecto emprendido.

En Twproject, cada work package es independiente en términos de progreso, costos, recursos y roles del proyecto. Al mismo tiempo, la agregación de estos datos proporciona una visión general del rendimiento del proyecto.

Solo Twproject ofrece esta variedad de perspectivas, por lo que cada vez más gestores de proyectos lo eligen para su trabajo diario.

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