En la gestión de proyectos, nos preguntamos constantemente qué nos permite crear valor para stakeholders, lo que implica considerar beneficios tangibles.
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No todos los beneficios financieros son iguales, por lo que es crucial saber cuántos y cuáles son todos los beneficios esperados.
En este artículo te explicaremos qué son los beneficios tangibles, qué beneficios aportan a un proyecto y cómo medirlos.
¿Qué son los beneficios tangibles?
Los beneficios tangibles son todos aquellos beneficios que son cuantificables y medibles.
En pocas palabras, son beneficios del proyecto a los que se les puede asignar un valor monetario, el número de horas de trabajo u otras métricas específicas.
Por lo tanto, el factor definitorio es si un beneficio incluye evidencia objetiva medible.
Estos son diferentes de los beneficios intangibles, o beneficios no tangibles, que no pueden cuantificarse financieramente.
A continuación, presentamos algunos ejemplos prácticos de beneficios tangibles de un proyecto:
- Aumento de la facturación;
- Ahorro en costos de recursos;
- Ahorro en costos de hardware;
- Aumento de la productividad;
- Mejora de la calidad,
- Reducción de los costos de producción,
- Reducción de la tasa de errores,
- Un mejor servicio al cliente,
- Aumento de la tasa de retención de clientes.
Proceso de gestión de beneficios tangibles
El proceso de gestión de beneficios del proyecto consta de cuatro partes diferentes. Estas son:
Definición de beneficios tangibles
El proyecto debe identificar claramente qué beneficios tangibles se entregarán y cómo se cuantificarán.
Es importante recordar que, la mayoría de las veces, estos beneficios solo se harán evidentes una vez que se haya entregado el resultado.
Organización de beneficios
Cuando se trata de beneficios, es crucial identificar los siguientes elementos:
- Qué medir,
- Qué esperar,
- Cuándo y cómo se evaluarán los beneficios,
- Cuál es el umbral mínimo para declarar el éxito,
- Cuál será el impacto en el proyecto si los beneficios medidos no coinciden con los beneficios esperados.
Implementación y seguimiento de beneficios tangibles
Una vez que comienza el proyecto, es importante medir, registrar e informar cuáles son los resultados reales en comparación con los resultados esperados.
Esto debe hacerse durante todo el ciclo de vida del proyecto y no solo al final del trabajo.
Los informes regulares darán una indicación clara de si un proyecto sigue en curso o no.
Evaluación de beneficios
El seguimiento de las métricas de beneficios y su comparación con los beneficios esperados indicará el rendimiento de un proyecto.
Contar con datos reales y compararlos con un umbral predeterminado ayudará a la organización a maximizar el potencial de un proyecto.
Cómo evaluar los beneficios tangibles
La evaluación de beneficios tangibles tiene como objetivo establecer si una organización está alcanzando sus objetivos declarados.
Esta perspectiva se centra en cálculos que buscan eliminar la subjetividad de los resultados.
La información obtenida de esta evaluación es crucial para ayudar a alcanzar objetivos a largo plazo.
A continuación, te mostramos cómo se realizan tres tipos de evaluación:
- Indicadores de rendimiento
Las evaluaciones de beneficios tangibles utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia para realizar mediciones objetivas.
Los KPI elegidos para evaluar un beneficio tangible están relacionados directamente con una medición de referencia específica.
Por ejemplo, la productividad de los empleados y la satisfacción del cliente pueden ser beneficios tangibles en un negocio minorista.
Los KPI relacionados con la productividad de los empleados podrían incluir el tiempo promedio para completar una tarea y el número de veces que el proceso de pago se realiza dentro de un intervalo establecido.
Los KPI de satisfacción del cliente podrían incluir el número de quejas de clientes en un período determinado y las calificaciones del servicio al cliente.
- Análisis costo-beneficio
Un análisis costo-beneficio es más útil al evaluar un beneficio tangible de costo-beneficio.
Un ejemplo sería determinar si un aumento estimado en los ingresos de un programa sugerido es mayor que el costo del programa.
Una evaluación comienza identificando los beneficios tangibles existentes o potenciales y calculando o estimando el costo financiero de lograr estos beneficios.
Cada beneficio se mide luego en relación con un punto de referencia.
Generalmente, el costo de lograr un beneficio tangible debería ser inferior al 50 por ciento de sus beneficios financieros reales o estimados, y el período de amortización no debería exceder los 12 meses.
- Análisis de costo de oportunidad
Un análisis de costo de oportunidad amplía el concepto de análisis costo-beneficio para incluir una diversa gama de opciones.
Por ejemplo, crear un sitio web corporativo puede aumentar la satisfacción del cliente e impulsar los ingresos por ventas.
Sin embargo, hay varias otras opciones disponibles para lograr estos mismos objetivos, cada una de las cuales tiene costos diferentes.
Aunque desarrollar un sitio web internamente, en lugar de externalizar el proyecto, puede reducir los costos iniciales, puede poner en riesgo la satisfacción del cliente y los ingresos si la empresa no tiene las habilidades suficientes para construir un sitio totalmente funcional de inmediato.
En este caso, a menudo se prefiere la opción que mejora los beneficios tangibles.
La conclusión es que los beneficios tangibles son un elemento clave en un proyecto.
Sin beneficios palpables, es improbable que los stakeholders acepten iniciar el trabajo.
Por lo tanto, es esencial saber distinguir todos los beneficios tangibles que un proyecto puede aportar a una organización y cómo medirlos objetivamente.
