Scopri come Cepi Silos sfrutta Twproject per monitorare i progressi dei progetti e registrare con precisione i tempi di lavoro delle risorse

La Sfida

Cepi Silos è una società che progetta, costruisce e installa impianti industriali chiavi in mano per lo stoccaggio, trasporto e dosaggio delle materie prime, con automazione integrata di tutti i sistemi e tecnologie per il completamento di ogni  processo della produzione alimentare.

Fintanto che non ha adottato Twproject, in azienda come strumenti di aggiornamento e comunicazione unica, si basavano su fogli Excel e scambio di e-mail. Tuttavia, con l’aumento del carico di lavoro aziendale, per i responsabili dei vari dipartimenti, è diventata evidente e comune l’esigenza di trovare uno strumento più adatto per supportare e semplificare il lavoro.

Marco racconta che anche lui ad un certo punto ha sentito fortemente la necessità di risolvere la situazione.

Grazie ad una significativa crescita delle attività aziendali, personalmente, mi sono trovato di fronte alla difficoltà di dover aggiornare tre fogli Excel e gestione di centinaia di email, un compito che richiedeva un’enorme dispendio di tempo e offriva una visione limitata delle risorse disponibili per completare i progetti nei tempi desiderati.

Così anche io sono stato contento nel momento in cui l’azienda ha avviato un processo di selezione di uno strumento di lavoro, in particolare la direzione ha valutato diverse soluzioni simili a Twproject e abbiamo condotto test approfonditi su tre prodotti diversi, alla fine, è stato preferito Twproject, un prodotto italiano che ci ha entusiasmato per la sua intuitività e la sua flessibilità, rispondendo perfettamente alle nostre aspettative.

Una delle principali sfide aziendali era di trovare una piattaforma affidabile per lavorare in maniera più intelligente ed efficace, che permettesse alle risorse di uniformare il metodo di lavoro e guadagnare rapidità nella pianificazione.

Twproject ha rappresentato una svolta per l’azienda. Ci ha fornito una semplificazione notevole del lavoro di gestione risorse, sia per quanto riguarda l’assegnazione dei lavori che per avere il controllo delle disponibilità del team di dipartimento.

L’approccio

Rivoluzionare la gestione dei progetti

Cepi Silos si è posta l’obiettivo di migliorare la gestione dei progetti, abbandonando l’uso di Excel e adottando un software di gestione progetti funzionale. L’uso di Excel comportava diverse limitazioni, con i vari reparti che gestivano i propri file e progetti senza una visione d’insieme tra i project manager e i responsabili tecnici. Questa dispersione di energia e la difficoltà nel monitorare l’avanzamento delle commesse rischiavano di creare colli di bottiglia.

Per affrontare il problema, l’azienda ha scelto Twproject, lo strumento che dopo il periodo di testing è sembrato più intuitivo e di facile adozione per tutti i reparti.Twproject, grazie al diagramma di Gantt interattivo permette di pianificare tutte le fasi di progetto, assegnandole puntualmente alle risorse corrette. Questo ha permesso a Cepi Silos di condividere tutte le scadenze senza dispendio di energia con l’invio di decine di e-mail.

Twproject offre una visione sempre aggiornata dell’avanzamento di progetto, oltre ad una visione d’insieme di tutte le attività, che permette di organizzare e definire il lavoro del gruppo, dando priorità e garantendo una vista complessiva sullo stato delle risorse, uno delle richieste fondamentali per Cepi Silos.

Ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse in corso e future

Cepi Silos aveva difficoltà nell’ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse utilizzando Excel, che presentava limitazioni nell’aggiornamento delle celle. Inoltre, mancava una pianificazione facile per l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro, ostacolando la coordinazione e l’organizzazione efficiente delle risorse.

Twproject supera le limitazioni di Excel, consentendo un monitoraggio più efficace del carico di lavoro sulle commesse. Grazie ai calcoli avanzati di ottimizzazione, Twproject permette di gestire il carico di gruppi di risorse in modo ottimale. Ciò consente a Cepi Silos di organizzare le risorse per dipartimenti o reparti e ottenere una visione dettagliata del carico di lavoro.

Inoltre, Twproject include il modulo “Piano” che permette di creare una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro durante il progetto, basata sulle preferenze specifiche. L’utilizzo di questo modulo ha aiutato l’azienda ad ottimizzare ulteriormente l’uso delle risorse disponibili.

Scaricare facilmente le ore lavorate sulle commesse

Cepi Silos aveva l’obiettivo di registrare in modo preciso le ore lavorate sulle commesse, elemento fondamentale per ottimizzare i loro processi. Prima di adottare Twproject, l’azienda utilizzava un sistema poco fluido che rendeva difficile e faticoso effettuare questa operazione in modo puntuale.

Twproject permette l’inserimento delle ore lavorate in modo molto semplice, per incontrare le esigenze di tutte le tipologie di risorse, inoltre svolge un ruolo attivo nel garantire la completezza delle registrazioni. Il sistema, infatti, invia notifiche agli assegnatari nel caso in cui siano state omesse delle registrazioni, assicurando che nulla venga trascurato.

Twproject fornisce report completi e personalizzabili che consentono un’analisi accurata dei risultati. Questa funzionalità ha permesso a Cepi Silos   di migliorare la trasparenza e la precisione dei dati sulle ore lavorate.

Centralizzare le informazioni provenienti da dipartimenti diversi

Altro obiettivo per il team di Cepi Silos era evitare la perdita di informazioni tra i diversi dipartimenti dell’azienda. Sapendo che, a volte, passavano mesi tra la comunicazione di una richiesta e la sua effettiva implementazione, desiderava trovare una soluzione pratica per evitare la dispersione di queste segnalazioni tra i dipartimenti.

Twproject risponde bene a questa necessità perché ha integrato la funzionalità di gestione ToDo nei progetti e nelle fasi. I ToDo sono oggetti altamente agili, pianificabili nel tempo, corredati di documenti, commenti e menzioni, che ti consentono di tenere traccia delle micro-attività previste nel progetto.

Con l’uso delle ToDo in Twproject, Cepi Silos è in grado di registrare e monitorare tutte le segnalazioni e le richieste tra i dipartimenti. Questa funzionalità garantisce che le informazioni non vadano perse durante il processo di comunicazione e implementazione. Ogni richiesta può essere assegnata a un destinatario, pianificata in base alle priorità e monitorata fino al suo completamento.

Risultati

Rivoluzionare la gestione dei progetti, nel contempo risolvere l’ottimizzazione del  carico di lavoro sulle commesse in corso e future

Decidendo di sfruttare Twproject come strumento di lavoro, Cepi Silos ha scoperto in esso un’interfaccia intuitiva e facilmente adattabile, che gli ha permesso di ottenere una visione d’insieme di tutte le commesse coinvolgendo i vari reparti.

Cepi Silos grazie a Twproject è stata in grado di promuovere un’abitudine collettiva all’utilizzo e alla condivisione delle informazioni, ottimizzando così il flusso aziendale e la comunicazione.

L’azienda grazie al Gantt interattivo di Twproject adesso può coordinare e monitorare due importanti fasi del progetto: La fase di progettazione e quella di produzione. Questo consente di gestire in modo efficiente le risorse di dipartimenti diversi assegnando attività in base ai tempi di ognuno.

Cepi Silos con Twproject controlla la distribuzione del lavoro in qualsiasi momento e lo riprogramma tenendo conto di nuove variabili e facendo stime più precise rispetto alle ipotesi iniziali.

L’azienda ha centrato l’obiettivo di riuscire con semplicità a monitorare  l’avanzamento delle commesse e di poter stimare bene gli effetti dell’ingresso di nuove commesse, verificando il carico di lavoro ed evitando di avere colli di bottiglia..

Twproject è un’ottima soluzione che ti consente di ottenere un’istantanea intuitiva e immediata della situazione di tutte le tue commesse. Ci permette, inoltre, di gestire le risorse in modo ottimale e semplice, evitando gli errori e lo sforzo energetico richiesti dalla precedente gestione tramite le celle di Excel!

Migliorare la possibilità di scaricare le ore di lavoro delle commesse

Grazie all’adozione di Twproject, Cepi Silos ha superato la sfida della rendicontazione faticosa e poco puntuale delle ore lavorate sulle commesse. Twproject ha semplificato notevolmente questo processo, migliorando l’efficienza operativa e garantendo una gestione accurata delle risorse e del tempo impiegato nel progetto.

Twproject ha un sistema efficiente e user-friendly per rendicontare le ore di lavoro, il processo di rendicontazione si è snellito, registrare il lavoro e analizzarlo è diventato più semplice

Non perdere più le informazioni provenienti da un dipartimento e l’altro

Durante l’avanzamento di un progetto, alcuni reparti di Cepi Silos devono aspettare per lunghi periodi di tempo lo svolgimento delle attività assegnate ad altri reparti, allo stesso modo però, sin da subito, può essere utile prendere nota delle considerazioni o delle caratteristiche che devono essere rispettate nelle fasi successive. Con i “ToDo” di Twproject, il dipartimento ha trovato una soluzione pratica per evitare di smarrire queste segnalazioni o richieste tra i diversi team.

In Twproject mi ha sorpreso l’efficacia anche delle ToDo assegnabili ai suoi progetti/fasi. Le ToDo sono uno strumento agile e pratico da programmare nel tempo, il che significa che è molto affidabile per tenere traccia di compiti e promemoria futuri. Ti permette di scaricare la tua mente, in modo da non dover ricordare tutto a memoria.

Le ToDo offrono un modo pratico per liberare la mente dagli impegni futuri, consentendo ai membri del gruppo di concentrarsi meglio sulle attività correnti. Cepi Silos grazie a questa caratteristica di Twproject, può garantire una gestione efficiente delle richieste e una migliore collaborazione tra i dipartimenti, riducendo al minimo il rischio di perdere importanti informazioni aziendali.

Bilancio finale

In conclusione, l’adozione di Twproject da parte di Cepi Silos ha portato notevoli miglioramenti nella pianificazione e gestione dei progetti e nell’ottimizzazione del carico di lavoro sulle commesse.
Il software ha superato le limitazioni dell’uso di Excel, offrendo un’interfaccia intuitiva e facilmente adattabile che ha favorito una visione d’insieme e una migliore collaborazione tra i reparti.
Twproject ha semplificato la registrazione delle ore lavorate, garantendo la completezza dei dati.

Inoltre, l’azienda ha evitato la perdita di informazioni tra i dipartimenti, migliorando l’efficienza e la trasparenza delle comunicazioni interne.
Nel complesso, l’implementazione di Twproject ha permesso a Cepi Silos di ottimizzare i processi, migliorare la gestione delle risorse e ottenere risultati positivi a livello aziendale.

Grazie a Twproject il mio ufficio può funzionare autonomamente per un lungo periodo durante la mia assenza, il che è molto apprezzato!