Scopri come Cepi Silos sfrutta Twproject per monitorare i progressi dei progetti e registrare con precisione i tempi di lavoro delle risorse

La Sfida

Cepi Silos, specializzata nella progettazione, costruzione e installazione di impianti industriali completi per lo stoccaggio, trasporto e dosaggio automatizzato per l’industria alimentare, faceva affidamento su Excel e email per la gestione dei progetti. Con l’aumento del volume di lavoro, questa modalità creava inefficienze importanti.

In particolare:

• aggiornare complessi fogli Excel e decine di email era estremamente dispendioso in termini di tempo, con una visione complessiva molto limitata;
• mancava una panoramica chiara sulle risorse disponibili e sulla pianificazione reale dei carichi di lavoro;
• ogni dipartimento aveva i suoi file, senza visione condivisa, causando silos informativi e ritardi.

Grazie ad una significativa crescita delle attività aziendali, personalmente, mi sono trovato di fronte alla difficoltà di dover aggiornare diversi fogli Excel e gestire centinaia di email, un compito che richiedeva un’enorme dispendio di tempo e offriva una visione limitata delle risorse disponibili per completare i progetti nei tempi desiderati.

Twproject ha rappresentato una svolta per l’azienda. Ci ha fornito una semplificazione notevole del lavoro di gestione risorse, sia per quanto riguarda l’assegnazione dei lavori che per avere il controllo delle disponibilità del team di dipartimento.

La trasformazione

Twproject è stato scelto dopo un confronto con altre soluzioni, per la sua intuitività, flessibilità e immediata capacità d’adozione da parte dei team.

Rivoluzionare la gestione dei progetti

Cepi Silos si è posta l’obiettivo di migliorare la gestione dei progetti, abbandonando l’uso di Excel e adottando un software di gestione progetti funzionale. Twproject, grazie al diagramma di Gantt, permette di pianificare tutte le fasi di progetto, assegnandole puntualmente alle risorse corrette. Questo ha permesso a Cepi Silos di condividere tutte le scadenze senza dispendio di energia con l’invio di decine di e-mail.

Twproject offre una visione sempre aggiornata dell’avanzamento di progetto, oltre ad una visione d’insieme di tutte le attività, che permette di organizzare e definire il lavoro del gruppo, dando priorità e garantendo una vista complessiva sullo stato delle risorse, uno delle richieste fondamentali per Cepi Silos.

Ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse in corso e future

Cepi Silos aveva difficoltà nell’ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse utilizzando Excel, che presentava limitazioni nell’aggiornamento delle celle.

Twproject supera le limitazioni di Excel, consentendo un monitoraggio più efficace del carico di lavoro sulle commesse. Grazie ai calcoli avanzati di ottimizzazione, Twproject permette di gestire il carico di gruppi di risorse in modo ottimale. Ciò consente a Cepi Silos di organizzare le risorse per dipartimenti o reparti e ottenere una visione dettagliata del carico di lavoro. Inoltre, Twproject include il modulo “Piano” che permette di creare una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro durante il progetto, basata sulle preferenze specifiche. L’utilizzo di questo modulo ha aiutato l’azienda ad ottimizzare ulteriormente l’uso delle risorse disponibili.

Scaricare facilmente le ore lavorate sulle commesse

Cepi Silos aveva l’obiettivo di registrare in modo preciso le ore lavorate sulle commesse, elemento fondamentale per ottimizzare i loro processi. Prima di adottare Twproject, l’azienda utilizzava un sistema poco fluido che rendeva difficile e faticoso effettuare questa operazione in modo puntuale.

Twproject permette l’inserimento delle ore lavorate in modo molto semplice, per incontrare le esigenze di tutte le tipologie di risorse, inoltre svolge un ruolo attivo nel garantire la completezza delle registrazioni. Il sistema, infatti, invia notifiche agli assegnatari nel caso in cui siano state omesse delle registrazioni, assicurando che nulla venga trascurato.

Twproject fornisce report completi e personalizzabili che consentono un’analisi accurata dei risultati. Questa funzionalità ha permesso a Cepi Silos   di migliorare la trasparenza e la precisione dei dati sulle ore lavorate.

Centralizzare le informazioni provenienti da dipartimenti diversi

Altro obiettivo per il team di Cepi Silos era evitare la perdita di informazioni tra i diversi dipartimenti dell’azienda. Sapendo che, a volte, passavano mesi tra la comunicazione di una richiesta e la sua effettiva implementazione, desiderava trovare una soluzione pratica per evitare la dispersione di queste segnalazioni tra i dipartimenti.

Twproject risponde bene a questa necessità perché ha integrato la funzionalità di gestione ToDo nei progetti e nelle fasi. I ToDo sono oggetti altamente agili, pianificabili nel tempo, corredati di documenti, commenti e menzioni, che ti consentono di tenere traccia delle micro-attività previste nel progetto.

Con l’uso delle ToDo in Twproject, Cepi Silos è in grado di registrare e monitorare tutte le segnalazioni e le richieste tra i dipartimenti. Questa funzionalità garantisce che le informazioni non vadano perse durante il processo di comunicazione e implementazione. Ogni richiesta può essere assegnata a un destinatario, pianificata in base alle priorità e monitorata fino al suo completamento.

Il risultato concreto

L’adozione di Twproject ha portato risultati tangibili, che hanno migliorato la produttività e la collaborazione tra i team.

Cepi Silos grazie a Twproject è stata in grado di promuovere un’abitudine collettiva all’utilizzo e alla condivisione delle informazioni, ottimizzando così il flusso aziendale e la comunicazione.

I principali benefici:

• Vista unificata di tutte le commesse e delle attività per reparto, con monitoraggio continuo e flessibile;
• Ridistribuzione rapida del lavoro in risposta a imprevisti, grazie alla visibilità in tempo reale dei carichi di lavoro;
• Inserimento ore semplificato, con invio di promemoria per garantire che i log siano completi;
• Addio alla dispersione informativa tra reparti, grazie ai To-Do strutturati e integrati nel sistema

Twproject è un’ottima soluzione che ti consente di ottenere un’istantanea intuitiva e immediata della situazione di tutte le tue commesse. Ci permette, inoltre, di gestire le risorse in modo ottimale e semplice, evitando gli errori e lo sforzo energetico richiesti dalla precedente gestione tramite le celle di Excel!

Bilancio finale

In conclusione, l’adozione di Twproject da parte di Cepi Silos ha portato notevoli miglioramenti nella pianificazione e gestione dei progetti e nell’ottimizzazione del carico di lavoro sulle commesse.
Il software ha superato le limitazioni dell’uso di Excel, offrendo un’interfaccia intuitiva e facilmente adattabile che ha favorito una visione d’insieme e una migliore collaborazione tra i reparti.
Twproject ha semplificato la registrazione delle ore lavorate, garantendo la completezza dei dati.

Inoltre, l’azienda ha evitato la perdita di informazioni tra i dipartimenti, migliorando l’efficienza e la trasparenza delle comunicazioni interne.
Nel complesso, l’implementazione di Twproject ha permesso a Cepi Silos di ottimizzare i processi, migliorare la gestione delle risorse e ottenere risultati positivi a livello aziendale.

Grazie a Twproject il mio ufficio può funzionare autonomamente per un lungo periodo durante la mia assenza, il che è molto apprezzato!