Gestione dei progetti: come coordinare un progetto al meglio

La gestione dei progetti implica un insieme diversificato di abilità, conoscenze, gestione del tempo e capacità comunicative.

Per affrontare efficacemente tutte queste attività è molto importante che un project manager segua determinati aspetti per coordinare un progetto al meglio e per concluderlo con successo.

Vediamo quindi quali sono gli aspetti principali di una buona gestione dei progetti in questo articolo.

Gestione dei progetti: Gestione dello scopo di progetto

Questo è il primo passo nel coordinamento di qualsiasi progetto.

Identificare lo scopo di progetto significa studiarne in modo dettagliato i requisiti per ottenere una descrizione dettagliata del prodotto o del servizio che il progetto andrà a creare. Sarà necessario poi trasformare questo elenco di requisiti in una struttura di progetto suddivisa in fasi e sotto fasi. Se vuoi approfondire qui trovi un post dedicato all’ ambito del progetto.

Tutto questo deve essere raccolto in una documentazione ufficiale che fungerà da guida durante il ciclo di vita del progetto.

Gestione dei progetti: Gestione delle priorità

In qualità di project manager, l’obiettivo principale deve essere assicurarsi che le attività si svolgano senza intoppi e siano allineate con l’obiettivo comune per il quale si sta lavorando.

Questa capacità di assegnare le giuste priorità alle attività, suddividere in compartimenti più gestibili il progetto e documentare qualsiasi cosa in modo ordinato, è l’essenza di un buon coordinamento di progetto.

Affidandoti ad un software di project management come Twproject, avrai tutti gli strumenti per coordinare il progetto al meglio, potrai raccogliere i requisiti, suddividere in fasi con l’editor della WBS e pianificarle con il Gantt interattivo. Potrai poi gestire tutte le attività prioritizzandole e assegnandole alle tue risorse.

Gestione dei progetti: Gestione della comunicazione

La maggior parte del successo di un progetto dipende da una comunicazione efficace.

Un project manager deve rispettare i requisiti del progetto ed è essenziale quindi che questi vengano chiaramente comunicati al team.

Ognuno deve esattamente sapere cosa deve essere fatto entro quando e le eventuali soluzioni alternative.

Una buona gestione della comunicazione è necessaria nelle situazioni più varie, fra cui:

• Informare le parti interessate sul piano ed ambito del progetto.
• Tenere informati i membri del team sui cambiamenti nella pianificazione del progetto.
• Essere in grado di evidenziare problemi e rischi nel progetto
• Essere in grado di fornire una visibilità chiara e reale dello status del progetto.
• Per ottenere il consenso o il supporto del senior management se qualcosa dovesse andare storto.

Con Twproject, tutti avranno accesso alle informazioni di progetto, avendo chiaro lo stato di avanzamento, gli eventuali ritardi ed una lista chiara di chi deve fare cosa e quando.

Gestione dei progetti: Gestione delle aspettative degli stakeholder

Il coordinamento del progetto implica la collaborazione con molte parti interessate.

Per coordinare un progetto al meglio, è quindi necessario garantire che non solo i membri del team, ma anche tutte le parti interessate coinvolte, siano consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro.

Ciò significa avere ruoli e responsabilità e vincoli di tempo chiari. Inoltre, è responsabilità del project manager tenere tutti aggiornati regolarmente, ma aiutandoti con un software di gestione progetti le informazioni saranno già accessibili a tutti senza l’invio di montagne di email.

Professionalmente, ma anche personalmente, se ci si impegna nella creazione di interazioni positive, sarà possibile creare un’atmosfera e a una visione più positive.

Gestione dei progetti: Gestione dei cambiamenti

Anche con uno scopo del progetto ben definito ed un piano solido in atto, potranno esserci inevitabilmente modifiche al progetto.

Lo sviluppo di un processo di gestione del cambiamento proattivo consente al team di proseguire il lavoro e non rimanere bloccato, andando avanti con sicurezza.

Chiaramente non ogni modifica deve essere approvata a priori, ma è necessario individuare la problematica o il rischio e valutare il cambiamento e cosa significa per il progetto.

Se la modifica viene approvata, bisognerà aggiornare il piano di progetto e presentare trasparentemente il cambiamento alla squadra e alle parti interessate.

Gestione dei progetti:  Migliorare l’efficienza con un software

Scegliere un software di project manager per aumentare l’efficienza della gestione di progetto, può essere un grande aiuto.

In questo modo è possibile riunire tutte le informazioni in un unico luogo accessibile al team come agli stakeholder.

Alcune funzionalità potrebbero aiutare ad automatizzare delle attività, liberando il team di progetto per concentrarsi su altri compiti.

Inoltre l’utilizzo di un software di project management aiuta a monitorare i risultati e assicurarsi che il progetto rimanga dentro i binari.

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Per concludere, la gestione dei progetti può essere molto impegnativa, soprattutto per quelli più complessi, ma affrontare la sfida con un piano strutturato e processi chiari aiuterà il project manager a coordinare un progetto al meglio.

Con i suggerimenti sopra elencati, il coordinatore di progetto avrà le conoscenze e gli strumenti per creare un ambiente di lavoro soddisfacente, aumentare la produttività e, naturalmente, raggiungere il successo dei progetti.