Sprint planning: come pianificarlo per raggiungere gli obiettivi

Lo sprint planning è una parte essenziale del processo di gestione Scrum.

Creare uno sprint planning efficace è come scrivere indizi per una caccia al tesoro. Se troppo dettagliati uccideranno il divertimento, se insufficienti non faranno trovare il tesoro a nessuno.

Vediamo quindi in questo articolo che cos’è uno sprint planning e come pianificarlo per raggiungere gli obiettivi.

Che cos’è uno sprint planning?

Lo sprint planning è un evento nel framework Scrum in cui il team determina gli elementi del product backlog su cui lavorerà durante quel determinato sprint.

Ci sono diversi elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in ogni piano sprint. Ecco quali sono i più importanti:

• Obiettivi dello sprint: devono essere specifici, misurabili e realizzabili. Devono inoltre essere in linea con gli obiettivi generali dell’azienda.
• Compiti necessari per raggiungere tali obiettivi: una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di capire cosa è necessario fare per raggiungerli. Ciò include una sequenza temporale e una stima per ciascuna attività.
• Assegnazione delle attività ai membri del team: dopo che i singoli compiti sono stati identificati, sarà necessario assegnarli a specifici membri del team. Ciò aiuta a garantire che tutti abbiano una chiara comprensione di ciò che devono fare e previene la sovrapposizione.
• Sprint backlog: questo è un elenco di tutte le attività che devono essere completate nello sprint corrente, nonché il loro livello di priorità.

Esecuzione dello sprint planning

Ecco come si esegue uno sprint planning nella maggior parte dei casi:

1. Sprint planning meeting

Il primo passo è incontrare tutti gli stakeholder che necessitano di essere aggiornati sull’andamento dello sprint. Ciò può includere, ad esempio, il top management, i clienti o altri dipartimenti all’interno della stessa organizzazione.

2. Revisione degli sprint passati

Per stabilire un piano realistico per lo sprint in corso, è utile rivedere ciò che è stato realizzato in passato. Questo può essere un grande aiuto per fissare obiettivi raggiungibili ed evitare ripetizioni.

3. Stabilire lo sprint goal

L’obiettivo dello sprint dovrebbe essere chiaramente comunicato a tutti i membri del team di sviluppo e a tutti gli stakeholder. Inoltre, dovrebbe essere scritto e accessibile a tutti in ogni momento.

4. Suddividere l’obiettivo in compiti

È qui che inizia il vero lavoro: ogni attività dovrebbe essere chiaramente delineata e assegnata a una persona specifica per completarla.

5. Assegnazione delle risorse

Una volta assegnate le attività, si deve determinare chi ha il tempo e le risorse per completare i vari compiti.

6. Impostazione di un periodo di tempo

Ogni attività dovrebbe essere assegnata ad un periodo di tempo specifico. Questo aiuta a mantenere i lavori sulla buona strada e impedisce che le attività si trascinino troppo a lungo.

7. Misurare il progresso

È importante tenere traccia dei progressi della squadra durante lo sprint per assicurarsi che siano sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi. In Twproject, ad esempio, esiste la possibilità di verificare se il Team sta usando gli strumenti di Project grazie ad un punteggio utente.

8. Sprint review

Il passaggio finale consiste in una revisione dello sprint al termine dei lavori per valutare ciò che è stato realizzato e determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Questo incontro dovrebbe essere utilizzato anche per generare feedback che possono essere utilizzati negli sprint futuri.

I benefici di uno sprint planning di successo

Lavorare con gli sprint è un ottimo modo per affrontare progetti complicati.

Dividendo un progetto complesso in compiti più piccoli, sul modello della Work breakdown structure, è possibile garantire la qualità del prodotto e consegnarlo in tempo.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che lo sprint planning comporta:

1. Maggiore concentrazione

Dividendo l’intero progetto in una serie di attività più piccole, è possibile dirigere il focus del team sulla risoluzione del problema in questione e sul raggiungimento dello specifico obiettivo.

2. Costi ridotti

Utilizzando gli sprint è possibile soddisfare qualsiasi richiesta di modifica che vada ad intaccare gli sprint successivi, mentre le attività degli sprint precedenti rimarranno inalterate. Ciò permette di risparmiare tempo e ridurre i costi complessivi del progetto.

3. Più trasparenza

I team Agile sono tenuti a condividere tutte le informazioni e ogni membro lavora avendo in mente la stessa visione del risultato finale. Dal momento che tutti sono sulla stessa pagina le possibilità che il progetto vada fuori strada si riducono drasticamente.

4. Miglioramento del morale

Le metodologie agili non limitano i membri del team alla gerarchia organizzativa; ciò significa che l’opinione di ciascun membro ha uguale importanza e rispetto. Questa sensazione di essere apprezzati all’interno del team motiva i dipendenti a lavorare meglio e ad allineare i propri interessi personali con l’organizzazione.

5. Maggiore produttività

Gli sprint nella gestione dei progetti aumentano l’efficienza del team e consentono miglioramenti continui. Questo ovviamente ha un effetto diretto sull’aumento complessivo della produttività della squadra.

6. Maggiore soddisfazione del cliente

Poiché i clienti possono condividere i propri pensieri durante tutto il ciclo di vita del progetto, il prodotto finale è generalmente all’altezza delle loro aspettative.

7. Adattabilità

Sprint più brevi consentono al team di cambiare in base alla situazione e alle richieste del cliente.

8. Team building

I team di progetto sono spesso composti da persone diverse che difficilmente interagirebbero in circostanze normali. Gli sprint agili incoraggiano la collaborazione tra tutti i membri e queste interazioni possono aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio l’uno con l’altro.

9. Rischi ridotti

Mentre lavora ad uno sprint di progetto, un team ha molteplici opportunità per affrontare un potenziale problema prima che si concretizzi. Attraverso stand-up quotidiani, i dipendenti conoscono i problemi che ogni membro deve affrontare e lavorano tempestivamente per risolverlo.

Per concludere, un’adeguata pianificazione degli sprint grazie al giusto software di project management può trasformare l’obiettivo finale in una guida facile da seguire.

Dopo una riunione di pianificazione, tutti i membri del team sapranno qual è l’obiettivo finale e si impegneranno per raggiungerlo.

Con un efficiente sprint planning il rischio di sorprese si riduce drasticamente permettendo di concentrarsi pienamente sulla produzione di un lavoro di qualità.